Cách thực hiện chia sẻ file qua OneDrive/SharePoint Office 2019

Có một thời, gửi file nghĩa là đính kèm email. File nhỏ thì ổn, file lớn thì bắt đầu “khổ”. Gửi không được, hoặc gửi xong người nhận mở ra lại lỗi font, lệch định dạng. Rồi chuyện chỉnh sửa qua lại, mỗi người một phiên bản, cuối cùng chẳng biết file nào là bản mới nhất. Nghe quen không? Ai làm việc văn phòng một thời gian chắc đều từng gặp.

Rồi OneDrive và SharePoint xuất hiện, đặc biệt là khi dùng Office 2019. Mọi thứ thay đổi khá rõ. Không cần gửi file lòng vòng nữa. Chỉ cần chia sẻ link, người khác có thể xem, chỉnh sửa trực tiếp. Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng nếu chưa quen thì lúc đầu cũng hơi rối. Chia sẻ kiểu gì? Quyền xem hay sửa? Gửi link hay gửi email? Bài này sẽ đi từng bước, nhẹ nhàng thôi, để bạn nắm được cách làm mà không thấy “ngợp”.

OneDrive và SharePoint khác gì nhau?

Trước khi đi vào cách làm, nói nhanh một chút cho dễ hiểu.

OneDrive giống như ổ lưu trữ cá nhân trên cloud. Bạn lưu file của mình lên đó, rồi chia sẻ khi cần.
SharePoint thường dùng trong môi trường công ty. Nó giống như một “kho chung” để cả team cùng làm việc.

Nghe vậy là đủ rồi. Không cần đào sâu quá. Với người dùng Office 2019, cách chia sẻ file trên hai nền tảng này khá giống nhau. Khác biệt chủ yếu nằm ở nơi lưu file thôi.

Vì sao nên dùng OneDrive/SharePoint thay vì gửi file truyền thống?

Nói thật, nếu chỉ gửi một file nhỏ, dùng email vẫn được. Nhưng khi làm việc lâu dài, đặc biệt là làm việc nhóm, thì OneDrive hoặc SharePoint tiện hơn hẳn.

Thứ nhất là không bị giới hạn dung lượng kiểu email. File nặng bao nhiêu cũng gửi được, miễn là bạn upload lên trước.

Thứ hai là tránh bị loạn phiên bản. Mọi người cùng làm trên một file, không phải gửi qua gửi lại. Đỡ cảnh “file_final_v2_final_lầncuối.docx”.

Thứ ba là có thể kiểm soát quyền truy cập. Bạn có thể cho người khác chỉ xem, hoặc cho phép chỉnh sửa. Thậm chí có thể thu hồi quyền bất cứ lúc nào.

Và cuối cùng, cái hay nhất: làm việc cùng lúc. Nhiều người mở cùng một file, chỉnh sửa song song. Nhìn thấy nhau đang gõ luôn. Khá thú vị.

Cách chia sẻ file từ Office 2019 qua OneDrive

Giờ vào phần chính nhé.

Bước 1: Lưu file lên OneDrive

Trước tiên, bạn cần lưu file lên OneDrive. Nếu file đang nằm trên máy, bạn làm như sau:

Mở file Word, Excel hoặc PowerPoint
Chọn File → Save As
Chọn OneDrive làm nơi lưu

Nếu bạn chưa đăng nhập tài khoản Microsoft, Office sẽ yêu cầu đăng nhập. Làm một lần là xong, lần sau không cần nữa.

Bước 2: Nhấn nút Share

Sau khi file đã nằm trên OneDrive, bạn sẽ thấy nút Share ở góc trên bên phải.

Bấm vào đó, một cửa sổ chia sẻ sẽ hiện ra. Đây là trung tâm điều khiển mọi thứ liên quan đến chia sẻ file.

Bước 3: Chọn người nhận

Bạn có thể nhập email của người cần chia sẻ. Ví dụ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc bất kỳ ai.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn Copy link để lấy link gửi qua Zalo, Teams, hoặc bất cứ đâu bạn muốn.

Bước 4: Chọn quyền truy cập

Đây là bước rất quan trọng.

Bạn có thể chọn:

Can view (chỉ xem)
Can edit (được chỉnh sửa)

Đừng chọn bừa nhé. Nếu file quan trọng, cân nhắc kỹ. Cho quyền edit là người khác có thể thay đổi nội dung ngay.

Bước 5: Gửi

Sau khi chọn xong, bạn có thể:

Nhấn Send để gửi trực tiếp qua email
Hoặc copy link rồi gửi theo cách riêng

Xong. Nghe đơn giản không? Thật ra đúng là đơn giản.

Cách chia sẻ file qua SharePoint

Với SharePoint, thao tác gần như giống hệt.

Nếu file đã nằm trong SharePoint (thường là thư mục chung của công ty), bạn chỉ cần:

Mở file
Nhấn Share
Nhập email hoặc copy link
Chọn quyền truy cập
Gửi

Điểm khác là SharePoint thường đã có sẵn quyền theo nhóm. Ví dụ team của bạn có thể đã được cấp quyền chỉnh sửa sẵn. Khi đó, việc chia sẻ chỉ là mở rộng thêm cho người ngoài.