Cách thực hiện lưu thành PDF Office 2016

Nói thật nhé, nếu bạn từng làm bài tập, báo cáo hay luận văn trên Word mà chưa biết lưu thành PDF thì… hơi phí 😄. Vì sao? Vì PDF gần như là “chuẩn chung” rồi. Gửi đi đâu người ta cũng mở được, mà lại không bị lỗi font, không sợ người khác chỉnh sửa lung tung.

Hồi trước mình cũng nghĩ phải cài phần mềm ngoài mới chuyển được. Loay hoay tìm trên mạng, tải linh tinh các kiểu. Xong rồi mới phát hiện ra: Office 2016 có sẵn luôn chức năng này. Kiểu “ủa, sao không biết sớm hơn ta?”

Nếu bạn đang dùng Word, Excel hay PowerPoint 2016 mà chưa tận dụng tính năng này, thì bài này sẽ giúp bạn hiểu rõ từ A đến Z. Làm một lần là nhớ luôn.

1. PDF là gì và tại sao lại quan trọng đến vậy?

Trước khi đi vào cách làm, mình nói nhanh cho dễ hình dung.

PDF (Portable Document Format) hiểu đơn giản là định dạng tài liệu “cố định”. Nghĩa là khi bạn lưu file sang PDF, mọi thứ sẽ được giữ nguyên: font chữ, hình ảnh, khoảng cách dòng, bố cục trang…

Bạn có thể tự hỏi: “Ủa, Word cũng giữ được mà?”
Không hẳn đâu.

Ví dụ:

Bạn dùng font lạ → máy người nhận không có → lỗi font ngay
Bạn căn lề đẹp đẽ → máy khác mở → lệch hết

Còn PDF thì gần như “miễn nhiễm” với mấy lỗi này.

Chưa kể, nhìn file PDF lúc nào cũng chuyên nghiệp hơn hẳn. Gửi CV mà dùng file .docx nhiều khi nhìn hơi… thiếu chỉn chu.

2. Cách lưu file Word 2016 thành PDF (cách phổ biến nhất)

Giờ vào phần chính nhé. Cách này là cách cơ bản nhất, ai cũng nên biết.

Giả sử bạn đang mở file Word:

Bước 1: Nhấn vào File ở góc trên bên trái
Bước 2: Chọn Save As (Lưu thành)
Bước 3: Chọn nơi lưu file (Desktop, Documents hoặc USB…)
Bước 4: Ở dòng Save as type, chọn PDF (*.pdf)
Bước 5: Nhấn Save

Thế là xong. Nhanh gọn trong chưa tới 10 giây.

Nhưng khoan, đừng vội thoát 😄. Có một vài tùy chỉnh nhỏ mà rất đáng để bạn để ý.

Ví dụ:

Standard (chuẩn): chất lượng cao, dùng để in
Minimum size: giảm dung lượng, tiện gửi email

Ngoài ra, bạn còn có thể chọn:

Lưu toàn bộ file
Hoặc chỉ lưu một vài trang (ví dụ từ trang 1–5)

Những cái này tuy nhỏ nhưng dùng đúng lúc thì cực kỳ tiện.

3. Cách thứ hai: Dùng Export – nhìn “xịn” hơn một chút

Nếu bạn thích cảm giác chuyên nghiệp hơn, có thể dùng cách này.

Bước 1: Nhấn File
Bước 2: Chọn Export
Bước 3: Nhấn Create PDF/XPS
Bước 4: Chọn nơi lưu → nhấn Publish

Cách này thực chất không khác nhiều so với Save As. Nhưng nó được thiết kế riêng cho việc xuất file, nên nhìn “đúng bài” hơn.

Nhiều người làm báo cáo, khóa luận hay dùng cách này vì nó rõ ràng, dễ thao tác.

4. Áp dụng cho Excel và PowerPoint – có gì khác không?

Câu trả lời là: gần như giống hệt.

Bạn chỉ cần nhớ 2 cách:

Save As → chọn PDF
Export → Create PDF

Tuy nhiên, mỗi phần mềm lại có một chút “lưu ý riêng”:

Với Excel:
Đây là phần dễ lỗi nhất. Vì Excel có bảng dài, nhiều cột.

→ Bạn nên:

Chọn đúng vùng cần in (Print Area)
Kiểm tra trước bằng Print Preview

Không thì file PDF sẽ bị cắt bảng, nhìn rất khó chịu.

Với PowerPoint:
Bạn có thể chọn:

1 slide/trang (đẹp, rõ)
Hoặc nhiều slide/trang (tiết kiệm giấy)

Cái này cực kỳ hữu ích nếu bạn in tài liệu học.

5. Những lỗi thường gặp (ai cũng từng dính)

Không phải lúc nào cũng “mượt” đâu. Có vài lỗi rất phổ biến:

1. Lỗi font chữ
→ Nhìn chữ bị sai, ký tự lạ
→ Nguyên nhân: font không tương thích

✔ Cách xử lý:

Dùng font phổ biến như Arial, Times New Roman
Hoặc nhúng font trước khi lưu

2. File PDF quá nặng
→ Gửi mail không được

✔ Cách xử lý:

Chọn “Minimum size” khi lưu
Giảm dung lượng hình ảnh trong file

3. Lệch trang, mất nội dung
→ Thường gặp với Excel

✔ Cách xử lý:

Kiểm tra Print Preview
Chỉnh lại khổ giấy (A4, A3…)

Nghe thì nhiều lỗi, nhưng thật ra gặp vài lần là bạn quen ngay.

6. Mẹo nhỏ nhưng cực kỳ đáng giá

Có một thói quen mình khuyên bạn nên tập:

👉 Luôn xem Print Preview trước khi lưu PDF

Đây giống như bản “xem trước” của file cuối cùng.

Nếu ở đây mà:

Lệch → PDF sẽ lệch
Thiếu → PDF sẽ thiếu

Chỉ cần nhìn qua 5–10 giây thôi, nhưng giúp bạn tránh rất nhiều lỗi.

Ngoài ra, nếu bạn cần bảo mật file PDF (không cho copy, không cho sửa), thì Office 2016 chưa hỗ trợ mạnh. Bạn có thể dùng thêm phần mềm như Foxit hoặc Adobe.