Cách thực hiện sửa lỗi gõ tiếng Việt Office 2021

Có một kiểu lỗi rất “trời ơi”, nghe thì nhỏ mà lúc gặp lại đủ sức làm người ta bực cả buổi. Đó là lỗi gõ tiếng Việt trong Office 2021. Bạn đang mở Word để làm báo cáo, soạn hợp đồng, viết bài hay chỉ đơn giản là gõ vài dòng ghi chú thôi, vậy mà chữ bắt đầu nhảy dấu loạn xạ, lúc ra tiếng Việt lúc không, có khi gõ “thông báo” lại thành một chuỗi ký tự nhìn vừa sai vừa khó hiểu. Khó chịu thật. Nhất là khi công việc đang dồn, đầu óc đang chạy mượt, tự nhiên bị chặn ngang bởi một lỗi cỏn con như thế. Ai mà chẳng cáu!

Nhưng nói cho công bằng, lỗi này không phải chuyện quá ghê gớm. Nó cũng không hiếm. Thậm chí nhiều người dùng Office 2021 từng gặp rồi mà chưa chắc nhớ mình đã xử lý kiểu gì. Có điều, nếu không biết bắt đầu từ đâu thì rất dễ loay hoay. Sửa bộ gõ một chút, đổi font một chút, khởi động lại máy một chút, cuối cùng mọi thứ vẫn rối như thường. Vậy nên cách tốt nhất là đi theo từng bước, kiểm tra từ nguyên nhân phổ biến nhất trước. Làm vậy vừa đỡ mất thời gian, vừa dễ trúng bệnh hơn.

Vì sao Office 2021 lại bị lỗi gõ tiếng Việt?

Đây là chỗ nhiều người hay hiểu nhầm. Cứ thấy Word gõ sai tiếng Việt là mặc định nghĩ ngay Office 2021 có vấn đề. Nghe cũng hợp lý đấy, nhưng thật ra chưa chắc. Trong khá nhiều trường hợp, Office vẫn hoạt động bình thường, còn lỗi lại nằm ở bộ gõ tiếng Việt, ở font chữ, hoặc ở thiết lập nhập liệu của Windows. Tức là cái mình nhìn thấy chỉ là biểu hiện thôi, chứ nguyên nhân thật có thể nằm chỗ khác.

Ví dụ đơn giản nhé. Bạn đang dùng Unikey với bảng mã Unicode, nhưng file tài liệu mở ra lại dùng font theo kiểu cũ như VNI hoặc TCVN3. Kết quả là chữ lỗi ngay. Hoặc máy đang chạy đồng thời hai bộ gõ, một cái là Unikey, cái kia là phần mềm cũ nào đó còn chạy nền mà bạn không để ý. Hai chương trình cùng chen vào bàn phím thì ký tự nhảy loạn cũng là chuyện dễ hiểu. Ngoài ra, Word 2021 còn có mấy tính năng tự động sửa văn bản. Mấy tính năng này bình thường khá tiện, nhưng đôi lúc lại “nhiệt tình” quá mức, thành ra tiếng Việt bị can thiệp sai.

Việc đầu tiên nên làm: kiểm tra bộ gõ tiếng Việt

Nếu bạn đang dùng Unikey, đây là nơi nên kiểm tra trước nhất. Mở Unikey lên và nhìn vào hai mục quan trọng: bảng mã và kiểu gõ. Với Office 2021, lựa chọn an toàn và phổ biến nhất thường vẫn là:

Bảng mã: Unicode
Kiểu gõ: Telex hoặc VNI

Nếu bạn gõ trên những font quen thuộc như Times New Roman, Arial, Calibri, Tahoma hay Cambria thì gần như cứ để Unicode là ổn. Nhiều người gặp lỗi rồi hoảng, trong khi nguyên nhân đôi khi chỉ là chọn sai bảng mã. Nhỏ thật, nhưng đủ làm cả đoạn văn trở nên méo mó. Có buồn cười không? Buồn cười chứ, nhưng lúc đang làm việc thì chẳng ai thấy vui nổi.

Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra xem máy có đang chạy nhiều bộ gõ cùng lúc hay không. Đây là chuyện không hiếm trên các máy đã dùng lâu hoặc từng cài nhiều phần mềm. Unikey vẫn còn, nhưng đâu đó có thêm một tiện ích gõ tiếng Việt khác đang nằm dưới nền. Khi hai bộ gõ cùng hoạt động, lỗi xuất hiện gần như là điều tất yếu. Cách xử lý đơn giản thôi: chỉ để lại một bộ gõ duy nhất.

Chạy Unikey bằng quyền Administrator

Nghe có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thao tác này thật ra rất dễ. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng Unikey rồi chọn Run as administrator. Xong. Đơn giản thế thôi mà đôi khi lại cực hiệu quả.

Lý do là Office 2021 trong một số trường hợp chạy với quyền cao hơn bộ gõ. Khi đó, Unikey không thể can thiệp ổn định vào vùng nhập văn bản trong Word hoặc Excel. Hậu quả là dấu tiếng Việt bị mất, chữ hiện không đúng, hoặc gõ lúc được lúc không. Khó chịu vô cùng. Chạy bằng quyền admin thường giúp Unikey hoạt động ổn định hơn với Office.

Nếu muốn tiện lâu dài, bạn có thể thiết lập để Unikey luôn chạy với quyền quản trị. Nhấp chuột phải vào shortcut Unikey, chọn Properties, vào tab Compatibility, rồi tích vào mục Run this program as an administrator. Làm một lần, về sau đỡ phải nhớ.

Kiểm tra font chữ và bảng mã của tài liệu

Đây là điểm mà nhiều người hay bỏ qua nhất. Trong khi thật ra, lỗi font và lỗi bảng mã lại là nguyên nhân rất phổ biến. Bộ gõ và font phải tương thích với nhau. Nếu không khớp, bạn có gõ đúng đến đâu thì văn bản vẫn sai.

Với Office 2021, nếu đang dùng Unicode thì nên ưu tiên các font phổ biến như:

Times New Roman
Arial
Calibri
Tahoma
Cambria

Những font này hoạt động khá ổn với Unicode và ít phát sinh lỗi. Ngược lại, nếu bạn mở một file cũ dùng font kiểu .VnTime, VNI-Times hoặc một số font lạ thuộc bộ mã cũ, thì phải cẩn thận. Nếu vẫn để Unikey ở Unicode rồi gõ tiếp, chữ sẽ lỗi ngay. Có lúc không chỉ sai dấu mà còn biến thành ký tự lạ nhìn chẳng hiểu gì.

Một mẹo khá thực tế là hãy tạo một file Word mới hoàn toàn, chọn font Times New Roman, để Unikey ở Unicode rồi gõ thử vài câu. Nếu file mới gõ mượt mà còn file cũ vẫn lỗi, gần như chắc chắn vấn đề nằm ở chính tài liệu cũ, không phải ở Word hay bộ gõ nói chung. Khoanh vùng như vậy sẽ dễ sửa hơn nhiều.

Kiểm tra AutoCorrect và các tính năng tự động sửa của Word

Word 2021 có khá nhiều tính năng hỗ trợ nhập liệu. Bình thường chúng hữu ích, nhưng đôi khi lại thành ra phiền. Có lúc bạn vừa gõ xong một từ, Word đã tự sửa thành thứ khác. Nhìn phát là muốn hỏi: “Ủa, ai nhờ vậy?” Đúng kiểu giúp không đúng lúc.

Bạn có thể kiểm tra phần này bằng cách vào:

File > Options > Proofing > AutoCorrect Options

Tại đây, hãy xem các mục như tự động thay thế ký tự, tự sửa từ đang nhập, tự viết hoa đầu câu, hoặc các thiết lập can thiệp vào văn bản khi đang gõ. Nếu bạn đang bị lỗi tiếng Việt liên tục, hãy thử tắt bớt một số mục. Không nhất thiết phải tắt hết, nhưng nên giảm những tính năng sửa tự động quá mạnh tay. Nhiều khi Word không hề bị hỏng, chỉ là nó đang “nhiệt tình” quá mức thôi.

Đừng quên kiểm tra cài đặt bàn phím trong Windows

Nghe có vẻ không liên quan lắm, nhưng lỗi gõ tiếng Việt trong Office 2021 đôi khi lại xuất phát từ cài đặt bàn phím của Windows. Có những máy cài quá nhiều layout bàn phím hoặc quá nhiều ngôn ngữ nhập liệu. Ví dụ như English US, Vietnamese, rồi thêm vài kiểu nhập khác nữa. Trong lúc thao tác, người dùng vô tình bấm tổ hợp phím chuyển đổi mà không hề biết. Thế là Word nhận sai chế độ nhập và bắt đầu sinh lỗi.

Bạn nên vào phần cài đặt bàn phím trong Windows để kiểm tra lại. Nếu không thật sự cần, hãy xóa bớt những layout thừa. Máy càng gọn, càng ít xung đột. Nói thật, máy tính nhiều lúc cũng giống bàn làm việc vậy. Càng chất quá nhiều thứ không cần thiết, càng dễ loạn.

Dùng tính năng Repair của Office 2021 nếu cần

Nếu đã kiểm tra bộ gõ, font chữ, AutoCorrect và cài đặt bàn phím mà mọi thứ vẫn chưa ổn, lúc đó hãy chuyển sang kiểm tra chính bộ Office. Cách dễ nhất là dùng tính năng Repair.

Bạn làm như sau:

Vào Control Panel
Chọn Programs and Features
Tìm Microsoft Office 2021
Nhấn Change
Chọn Quick Repair hoặc Online Repair

Quick Repair thường nhanh hơn, nên có thể thử trước. Nếu vẫn chưa hết lỗi thì chuyển sang Online Repair để sửa sâu hơn. Cách này mất thêm thời gian một chút, nhưng khá hiệu quả nếu Office thực sự bị lỗi thành phần hoặc cấu hình.