Cách thực hiện template trang ghi chú OneNote 2021

Có một điều khá thú vị khi bạn sử dụng OneNote 2021 trong thời gian dài. Lúc đầu mọi thứ rất đơn giản. Mở notebook, tạo một trang mới, rồi ghi chép những gì mình cần.

Có khi chỉ vài dòng ngắn. Có khi cả trang dài.

Mọi thứ khá thoải mái.

Nhưng sau vài tuần hoặc vài tháng, notebook bắt đầu đầy dần. Trang ghi chú ngày một nhiều. Nội dung cũng đủ loại: ghi chú học tập, kế hoạch công việc, danh sách việc cần làm, ý tưởng mới…

Và rồi bạn sẽ nhận ra một chuyện nhỏ:

Các trang ghi chú trông không giống nhau.

Trang thì có tiêu đề rõ ràng, trang khác lại chỉ có nội dung. Có trang chia mục rất gọn gàng, còn trang khác thì viết liền một mạch.

Khi cần mở lại để tìm thông tin cũ, đôi lúc phải đọc khá lâu mới thấy phần mình cần.

Lúc này, việc sử dụng template trang ghi chú thực sự rất hữu ích.

Template trong OneNote 2021 là gì?

Template có thể hiểu đơn giản là một mẫu trang ghi chú được thiết kế sẵn.

Thay vì mỗi lần tạo trang mới phải tự chia mục nội dung, tạo tiêu đề hoặc thêm checklist, bạn chỉ cần áp dụng template.

Trang ghi chú sẽ tự động có bố cục giống nhau.

Ví dụ một template có thể bao gồm:

Tiêu đề trang
Nội dung chính
Ghi chú quan trọng
Danh sách công việc

Nhờ vậy, khi nhìn vào notebook, mọi trang ghi chú đều có cấu trúc rõ ràng. Việc đọc lại thông tin cũng dễ dàng hơn.

Vì sao nên sử dụng template khi ghi chú?

Template mang lại khá nhiều lợi ích, dù nghe qua có vẻ đơn giản.

Đầu tiên là tiết kiệm thời gian.

Khi template đã có sẵn bố cục, bạn không cần tạo lại các phần như tiêu đề, danh sách công việc hay ghi chú quan trọng.

Chỉ cần mở trang mới và bắt đầu viết.

Một lợi ích khác là tạo sự đồng nhất cho notebook.

Khi tất cả trang ghi chú đều có cấu trúc giống nhau, việc đọc lại thông tin sẽ nhanh hơn. Bạn biết ngay phần nào là nội dung chính, phần nào là ghi chú quan trọng.

Ngoài ra, template cũng giúp quản lý công việc rõ ràng hơn. Ví dụ nếu mỗi trang đều có checklist, bạn sẽ dễ theo dõi tiến độ công việc.

Cách tạo template trang ghi chú trong OneNote 2021

Để tạo template, trước tiên bạn cần thiết kế một trang ghi chú mẫu.

Hãy mở OneNote 2021 và tạo một trang mới.

Trang này sẽ được dùng để xây dựng template.

Sau đó bạn có thể thêm các phần nội dung như:

Tiêu đề lớn ở đầu trang
Mục nội dung chính
Danh sách việc cần làm
Ghi chú bổ sung

Bạn cũng có thể thêm bảng hoặc đường phân cách để trang ghi chú dễ đọc hơn.

Điều quan trọng là bố cục phải đơn giản và dễ sử dụng lâu dài.

Lưu trang ghi chú thành template

Sau khi thiết kế xong trang ghi chú mẫu, bước tiếp theo là lưu nó thành template.

Các bước thực hiện khá dễ:

Chọn tab Insert trên thanh công cụ.
Nhấn vào Page Templates.
Trong bảng bên phải, chọn Save current page as a template.

Sau đó OneNote sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho template.

Bạn có thể đặt tên như:

Template ghi chú công việc
Template họp nhóm
Template kế hoạch ngày

Sau khi lưu xong, template sẽ xuất hiện trong danh sách.

Cách áp dụng template cho trang ghi chú mới

Khi muốn tạo một trang ghi chú mới theo mẫu, bạn chỉ cần tạo trang mới trong notebook.

Sau đó mở mục Page Templates.

Trong danh sách template, hãy chọn mẫu mà bạn đã lưu trước đó.

Ngay lập tức trang ghi chú sẽ hiển thị đúng bố cục của template.

Lúc này bạn chỉ cần nhập nội dung vào các phần đã có sẵn.

Không cần chỉnh sửa định dạng nữa.

Một vài mẹo để template hoạt động hiệu quả hơn

Sau khi sử dụng template một thời gian, bạn có thể thử thêm vài cách để ghi chú tiện lợi hơn.

Ví dụ, hãy tạo nhiều template cho nhiều mục đích khác nhau. Một template cho công việc, một template cho học tập, và một template cho ghi chú ý tưởng.

Ngoài ra, hãy giữ template đơn giản và rõ ràng. Nhiều người thêm quá nhiều mục khiến trang ghi chú trở nên rối mắt.

Một template tốt là template giúp bạn viết nhanh và đọc lại dễ dàng.