Nếu bạn đã từng dùng OneNote một thời gian, chắc chắn sẽ thấy một điều: ghi chú ngày càng nhiều. Ban đầu chỉ vài trang thì còn dễ tìm, nhưng sau vài tháng hoặc vài năm… mọi thứ bắt đầu trở nên rối rắm. Lúc này, Tags (thẻ) chính là “cứu tinh”.
Trong OneNote 2010, Tags cho phép bạn đánh dấu những nội dung quan trọng như việc cần làm, ý tưởng, câu hỏi, hoặc thông tin cần nhớ. Và điều thú vị là bạn có thể tìm kiếm tất cả nội dung được gắn thẻ chỉ trong vài giây. Không cần mở từng trang một.
Nghe khá tiện đúng không? Hãy cùng xem cách thực hiện.
Tags trong OneNote 2010 là gì?
Trước khi nói về tìm kiếm, ta cần hiểu nhanh về Tags.
Tags trong OneNote giống như nhãn đánh dấu nội dung quan trọng. Ví dụ:
-
To Do – việc cần làm
-
Important – thông tin quan trọng
-
Question – câu hỏi cần giải đáp
-
Idea – ý tưởng
Bạn chỉ cần bôi đen một dòng ghi chú rồi gắn tag. Sau này khi tìm kiếm, OneNote sẽ gom tất cả các tag đó lại thành một danh sách.
Nói cách khác, thay vì tìm theo từ khóa, bạn có thể tìm theo loại thông tin. Ví dụ: tất cả việc cần làm trong tuần, hoặc mọi câu hỏi trong dự án.
Khá thông minh, phải không?
Cách gắn Tags vào ghi chú
Trước khi tìm kiếm theo thẻ, tất nhiên bạn phải gắn thẻ cho nội dung trước đã.
Thao tác rất nhanh:
-
Mở trang ghi chú trong OneNote 2010
-
Bôi đen đoạn nội dung cần đánh dấu
-
Trên thanh Home, tìm nhóm Tags
-
Chọn loại tag mong muốn (To Do, Important, Question…)
Ngay lập tức biểu tượng tag sẽ xuất hiện ở đầu dòng ghi chú.
Bạn cũng có thể dùng phím tắt. Ví dụ:
-
Ctrl + 1 → To Do
-
Ctrl + 2 → Important
-
Ctrl + 3 → Question
Chỉ cần vài lần sử dụng, bạn sẽ quen ngay.
Cách tìm kiếm nội dung theo Tags
Sau khi các ghi chú đã được gắn thẻ, việc tìm kiếm trở nên cực kỳ dễ dàng.
Bước 1: Mở công cụ Find Tags
Trong OneNote 2010:
-
Nhấn tab Home
-
Tìm nhóm Tags
-
Nhấn Find Tags
Một bảng tìm kiếm sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình.
Ngay lập tức bạn sẽ thấy tất cả các ghi chú có tag được liệt kê trong danh sách.
Bước 2: Lọc kết quả tìm kiếm
Danh sách tag có thể khá dài nếu notebook của bạn nhiều nội dung. Vì vậy OneNote cung cấp vài tùy chọn lọc.
Bạn có thể tìm theo phạm vi:
-
This Page – chỉ trong trang hiện tại
-
This Section – trong toàn bộ section
-
This Section Group – nhóm section
-
This Notebook – toàn bộ notebook
-
All Notebooks – tất cả notebook
Thông thường, nếu bạn muốn tìm toàn bộ việc cần làm, hãy chọn This Notebook.
Bước 3: Mở nội dung từ kết quả tìm kiếm
Khi bạn nhấp vào một tag trong danh sách, OneNote sẽ tự động chuyển đến trang chứa nội dung đó.
Đây là điểm rất tiện.
Thay vì nhớ chính xác ghi chú nằm ở đâu, bạn chỉ cần tìm tag là xong.
Tạo danh sách tổng hợp từ Tags
Một tính năng khá hay trong OneNote 2010 là Create Summary Page.
Chức năng này sẽ tạo ra một trang tổng hợp tất cả tag bạn tìm thấy.
Cách làm như sau:
-
Mở Find Tags
-
Nhấn Create Summary Page
Ngay lập tức OneNote sẽ tạo một trang mới chứa danh sách tất cả tag.
Trang này hoạt động giống như bảng điều khiển công việc. Bạn có thể nhìn thấy mọi việc cần làm, mọi ý tưởng hoặc mọi câu hỏi ở cùng một nơi.
Đối với người dùng OneNote để quản lý dự án hoặc học tập, tính năng này cực kỳ hữu ích.
Một vài mẹo sử dụng Tags hiệu quả
Dù tính năng tìm kiếm tag rất mạnh, nhưng để tận dụng tối đa, bạn nên có một chút “chiến lược”.
Thứ nhất, đừng dùng quá nhiều loại tag.
Nếu notebook có hàng chục loại tag khác nhau, việc tìm kiếm sẽ lại trở nên rối.
Thứ hai, nên dùng tag nhất quán.
Ví dụ: mọi việc cần làm đều dùng To Do, đừng lúc thì Important, lúc thì Star.
Thứ ba, hãy kiểm tra danh sách tag thường xuyên.
Nhiều người tạo tag xong rồi… quên luôn. Trong khi Find Tags có thể trở thành bảng quản lý công việc rất tiện.
Kết luận
Tìm kiếm theo Tags trong OneNote 2010 là một trong những tính năng nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích. Chỉ cần vài thao tác gắn thẻ, bạn có thể nhanh chóng tìm lại thông tin quan trọng, việc cần làm hay ý tưởng đã ghi trước đó.
Với công cụ Find Tags và Summary Page, OneNote không chỉ là nơi ghi chú nữa. Nó gần giống một hệ thống quản lý thông tin cá nhân.
Và nếu bạn dùng OneNote mỗi ngày, việc tận dụng Tags sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thật đấy. Một khi đã quen, bạn sẽ khó mà quay lại cách tìm ghi chú thủ công như trước.
