Nếu bạn từng sử dụng OneNote 2010 để ghi chú công việc hay lưu trữ tài liệu cá nhân, chắc hẳn bạn cũng biết cảm giác này. Mọi ghi chú đều nằm trong máy tính. Rất tiện khi dùng ở nhà… nhưng đến khi ra ngoài thì lại hơi bất tiện.
Ví dụ nhé. Bạn cần xem lại ghi chú khi đang ở công ty hoặc trên laptop khác. Nhưng notebook lại nằm trong máy tính ở nhà. Lúc đó mới thấy giá mà dữ liệu nằm trên cloud thì hay biết mấy.
Tin vui là OneNote 2010 hoàn toàn có thể chuyển sổ tay lên OneDrive để đồng bộ. Khi đó bạn có thể mở ghi chú ở bất cứ đâu – máy tính khác, trình duyệt web, thậm chí là điện thoại.
Nghe hấp dẫn đúng không? Và cách làm thì cũng không quá phức tạp đâu.
Vì sao nên chuyển sổ tay OneNote lên OneDrive?
Trước khi nói đến các bước thực hiện, mình thử nghĩ xem vì sao nên làm điều này.
Thứ nhất, đồng bộ dữ liệu tự động. Khi notebook nằm trên OneDrive, mọi thay đổi sẽ được cập nhật liên tục. Bạn chỉnh sửa trên máy này, mở máy khác là thấy ngay.
Thứ hai, truy cập ở mọi nơi. Chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft là có thể xem lại toàn bộ ghi chú.
Thứ ba, an toàn dữ liệu. Nếu máy tính gặp sự cố, notebook vẫn nằm trên cloud. Không lo mất dữ liệu.
Nghe đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, nhất là với những ai sử dụng OneNote để làm việc mỗi ngày.
Chuẩn bị trước khi chuyển sổ tay
Trước khi bắt đầu, bạn cần chuẩn bị một vài thứ.
Không nhiều đâu, chỉ vài điều cơ bản thôi.
Trước hết, bạn cần tài khoản Microsoft. Đây là tài khoản dùng để đăng nhập OneDrive. Nếu đã từng dùng Outlook, Hotmail hay Microsoft 365 thì có thể dùng luôn.
Tiếp theo, máy tính cần kết nối internet ổn định. Vì quá trình chuyển notebook thực chất là tải dữ liệu lên cloud.
Cuối cùng, bạn nên kiểm tra notebook hiện tại. Nếu có nhiều file lớn hoặc hình ảnh dung lượng cao thì quá trình upload có thể mất thêm chút thời gian.
Bước 1: Mở notebook cần chuyển lên OneDrive
Đầu tiên, hãy mở OneNote 2010 như bình thường.
Sau đó tìm đến notebook bạn muốn chuyển lên OneDrive.
Ở thanh bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các notebook đang sử dụng. Nhấp chuột phải vào notebook cần chuyển.
Một menu nhỏ sẽ xuất hiện. Trong đó có tùy chọn Share This Notebook.
Đây chính là chức năng giúp notebook chuyển sang chế độ đồng bộ cloud.
Bước 2: Chọn vị trí lưu trên OneDrive
Sau khi chọn Share This Notebook, OneNote sẽ mở cửa sổ thiết lập chia sẻ.
Tại đây bạn sẽ thấy một vài lựa chọn lưu trữ. Trong đó có:
-
Web
-
Network
-
SharePoint
Để sử dụng OneDrive, bạn chọn Web.
Sau đó đăng nhập tài khoản Microsoft nếu hệ thống yêu cầu.
Một thư mục OneDrive sẽ xuất hiện. Bạn có thể chọn thư mục có sẵn hoặc tạo thư mục mới để lưu notebook.
Bước 3: Bắt đầu chuyển notebook lên cloud
Sau khi chọn vị trí lưu, OneNote sẽ bắt đầu tải toàn bộ notebook lên OneDrive.
Thời gian tải phụ thuộc vào dung lượng notebook và tốc độ internet.
Nếu notebook chỉ chứa vài trang ghi chú đơn giản thì quá trình này diễn ra khá nhanh. Nhưng nếu có nhiều hình ảnh, file đính kèm hoặc nội dung lớn thì có thể mất vài phút.
Trong lúc đó bạn chỉ cần chờ. OneNote sẽ tự động hoàn tất quá trình.
Bước 4: Kiểm tra đồng bộ notebook
Sau khi upload hoàn tất, notebook của bạn sẽ nằm trên OneDrive.
Lúc này bạn có thể thử kiểm tra.
Ví dụ:
-
Đăng nhập OneDrive trên trình duyệt
-
Mở OneNote Online
-
Hoặc mở OneNote trên máy khác
Nếu notebook xuất hiện và nội dung đầy đủ thì quá trình chuyển đã thành công.
Vậy là từ bây giờ notebook sẽ tự động đồng bộ giữa các thiết bị.
Một vài lưu ý nhỏ khi sử dụng OneNote với OneDrive
Sau khi chuyển notebook lên cloud, bạn cũng nên lưu ý một vài điều nhỏ.
Ví dụ như luôn đảm bảo internet ổn định khi chỉnh sửa notebook. Nếu mạng chập chờn, việc đồng bộ có thể bị gián đoạn.
Ngoài ra, nếu làm việc trên nhiều thiết bị cùng lúc, hãy để OneNote đồng bộ xong trước khi chỉnh sửa tiếp. Điều này giúp tránh xung đột dữ liệu.
Một thói quen nhỏ nữa là thỉnh thoảng kiểm tra trạng thái đồng bộ trong OneNote. Chỉ mất vài giây thôi nhưng giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật.
Kết luận
Việc chuyển sổ tay OneNote 2010 lên OneDrive thực ra không quá phức tạp. Chỉ cần vài bước thiết lập là notebook có thể lưu trên cloud và đồng bộ tự động.
Lợi ích thì khá rõ ràng: truy cập ghi chú mọi nơi, dữ liệu an toàn hơn và làm việc linh hoạt hơn.
Nếu bạn vẫn đang lưu notebook trong máy tính cá nhân, có lẽ đã đến lúc thử chuyển chúng lên OneDrive. Một khi quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên tiện lợi hơn rất nhiều.
