Cách Thực Hiện Query Join Và Lọc Dữ Liệu Trong Access 365

Có một thời mình nghĩ Access chỉ để nhập dữ liệu rồi… lưu đó. Thế thôi. Nhưng đến khi phải làm báo cáo tổng hợp, so sánh doanh thu, tìm khách hàng chưa mua hàng, lọc đơn theo từng tháng… mới nhận ra: nếu không biết dùng Query thì coi như đang bỏ phí 70% sức mạnh của Access 365.

Và trong Query, hai thứ quan trọng nhất chính là Join và lọc dữ liệu.

Nghe có vẻ khô khan. Nhưng thật ra khi làm được rồi, bạn sẽ thấy nó thú vị kiểu “à ha, ra là vậy!”.

Query Join là gì? Nói đơn giản thôi

Join nghĩa là nối dữ liệu từ nhiều bảng lại với nhau.

Ví dụ bạn có hai bảng:

KhachHang (chứa thông tin khách hàng)
DonHang (chứa thông tin đơn hàng)

Bảng DonHang có trường MaKhachHang để biết đơn đó thuộc về ai. Nếu bạn muốn xem:

“Danh sách đơn hàng kèm tên khách hàng”

thì bắt buộc phải Join hai bảng này.

Không Join thì sao?
Thì bạn chỉ xem được từng bảng riêng lẻ. Không có bức tranh tổng thể.

Join chính là cách để dữ liệu bắt đầu “kể chuyện”.

Các loại Join trong Access 365

Khi vào Query Design và thêm hai bảng đã có relationship, Access sẽ tự động vẽ một đường nối giữa chúng.

Nhấp đúp vào đường nối đó, bạn sẽ thấy 3 kiểu Join:

Inner Join – Chỉ hiển thị những bản ghi có khớp ở cả hai bảng.
Left Join – Hiển thị tất cả bản ghi từ bảng bên trái, kể cả khi không khớp.
Right Join – Ngược lại với Left Join.

Inner Join là loại phổ biến nhất. Ví dụ bạn chỉ muốn xem những đơn hàng có khách hàng hợp lệ.

Left Join lại cực kỳ hữu ích khi muốn tìm:

Khách hàng chưa từng đặt đơn
Sản phẩm chưa từng được bán

Chỉ cần đổi kiểu Join một chút, kết quả đã khác hẳn.

Đôi khi chỉ cần một cú click mà mở ra cả góc nhìn mới về dữ liệu.

Cách tạo Query Join trong Access 365

Giờ làm thử nhé.

Vào tab Create
Chọn Query Design
Thêm các bảng cần sử dụng
Nếu chưa có đường nối, kéo trường liên kết từ bảng này sang bảng kia

Sau đó, nhấp đúp vào các trường bạn muốn hiển thị để thêm xuống lưới thiết kế (Design Grid).

Nhấn nút Run (dấu chấm than màu đỏ).

Kết quả hiện ra ngay.

Không cần viết SQL nếu bạn không thích. Access cho phép thao tác trực quan, rất dễ nhìn.

Lọc dữ liệu – Phần làm nên sự khác biệt

Join giúp bạn kết hợp bảng. Nhưng lọc (Filter) mới là thứ làm dữ liệu trở nên “có ý nghĩa”.

Ví dụ bạn chỉ muốn xem:

Đơn hàng trong tháng 3
Khách hàng ở Hà Nội
Đơn hàng trên 10 triệu

Trong Query Design, bạn chỉ cần nhập điều kiện vào dòng Criteria.

Ví dụ:

Tháng 3: Month([NgayDat])=3
Hà Nội: "Hà Nội"
Trên 10 triệu: >10000000

Nhấn Run.

Dữ liệu lập tức được thu hẹp lại.

Nhìn bảng kết quả gọn gàng hơn hẳn. Không còn cả đống thông tin thừa nữa.

Kết hợp Join và lọc – Sức mạnh thực sự nằm ở đây

Giả sử bạn muốn:

“Hiển thị tất cả khách hàng ở Đà Nẵng chưa từng đặt đơn.”

Cách làm:

Dùng Left Join giữa KhachHang và DonHang
Ở trường DonHang.MaKhachHang nhập điều kiện: Is Null
Thêm điều kiện ThànhPho = “Đà Nẵng”

Chạy Query.

Bạn sẽ có danh sách chính xác những người chưa mua hàng.

Lúc này Access không chỉ lưu dữ liệu, mà đang giúp bạn phân tích chiến lược kinh doanh.

Thật sự rất đã.

Khi nào nên dùng SQL View?

Access cho phép chuyển sang SQL View nếu bạn muốn viết câu lệnh trực tiếp.

Ví dụ:

SELECT KhachHang.TenKhachHang, DonHang.NgayDat

FROM KhachHang

LEFT JOIN DonHang

ON KhachHang.MaKhachHang = DonHang.MaKhachHang

WHERE DonHang.MaKhachHang IS NULL;