Nếu bạn dùng Outlook 2019 thường xuyên, chắc hẳn đã từng gặp cảnh này: mở Inbox ra là thấy email chất đống. Mail khách hàng, mail hệ thống, mail quảng cáo, mail thông báo… đủ cả. Có hôm chưa kịp đọc xong thì mail mới đã nhảy vào thêm vài cái nữa.
Và thế là bạn lại làm một việc quen thuộc:
kéo – thả – phân loại – đánh dấu – rồi lặp lại mỗi ngày.
Nghe mệt không?
Thực ra, Outlook có thể làm gần hết những việc đó tự động, nếu bạn biết dùng Rule.
Tin vui là: tạo Rule trong Outlook 2019 không hề khó. Chỉ cần làm đúng một lần, bạn sẽ nhàn về sau rất lâu.
Rule trong Outlook là gì?
Nói cho dễ hiểu, Rule là các quy tắc bạn đặt ra để Outlook tự xử lý email khi nó vừa tới.
Ví dụ:
-
Mail từ sếp → đưa thẳng vào folder “Quan trọng”
-
Mail từ hệ thống → tự động chuyển sang folder riêng
-
Mail có chữ “Invoice” → đánh dấu cờ
-
Mail quảng cáo → cho ra khỏi Inbox
Tất cả diễn ra tự động, bạn không cần đụng tay vào.
Vì sao bạn nên dùng Rule trong Outlook 2019?
Có người hỏi: “Inbox nhiều thì đọc dần thôi, cần gì Rule?”
Cũng được. Nhưng dùng Rule có mấy cái lợi rất rõ:
-
Inbox gọn gàng, dễ tập trung
-
Không bỏ sót mail quan trọng
-
Tiết kiệm thời gian mỗi ngày
-
Làm việc có hệ thống hơn
Đặc biệt nếu bạn nhận nhiều email mỗi ngày, Rule gần như là thứ… bắt buộc nên có.
Cách tạo Rule trong Outlook 2019 – từng bước dễ làm
Giờ vào phần chính nhé.
Cách 1: Tạo Rule nhanh từ một email có sẵn
Đây là cách nhanh nhất, rất phù hợp cho người mới.
Bước 1:
Mở Outlook 2019, chọn một email mẫu (ví dụ mail từ khách hàng, hệ thống…).
Bước 2:
Click chuột phải vào email đó → chọn Rules → Create Rule…
Bước 3:
Một cửa sổ nhỏ hiện ra. Ở đây bạn có thể chọn:
-
Email từ người này
-
Có tiêu đề chứa từ nào đó
-
Thực hiện hành động: chuyển vào folder, đánh dấu, xóa…
Chọn xong → bấm OK.
Vậy là xong. Những email tương tự về sau sẽ được xử lý tự động.
Nhanh gọn. Không rườm rà.
Cách 2: Tạo Rule nâng cao bằng Rule Wizard
Nếu bạn muốn Rule “thông minh” hơn, làm được nhiều điều kiện cùng lúc, thì đây là cách nên dùng.
Bước 1:
Vào File → Manage Rules & Alerts
Bước 2:
Chọn New Rule…
Outlook sẽ mở Rules Wizard với nhiều mẫu sẵn.
Một số Rule phổ biến bạn nên biết
-
Move messages from someone to a folder
→ Tự động chuyển mail từ người gửi cụ thể -
Move messages with specific words in the subject
→ Lọc mail theo từ khóa -
Apply rule on messages I receive
→ Tạo Rule từ đầu, toàn quyền tùy chỉnh
Chọn mẫu phù hợp → Next.
Thiết lập điều kiện (Conditions)
Đây là phần “bộ não” của Rule.
Bạn có thể chọn:
-
Người gửi
-
Người nhận
-
Từ khóa trong tiêu đề
-
Có đính kèm hay không
-
Mail gửi trực tiếp hay CC
Bạn có thể chọn nhiều điều kiện cùng lúc. Càng chọn kỹ, Rule càng chính xác.
Thiết lập hành động (Actions)
Sau khi chọn điều kiện, Outlook hỏi: “Mail này thì làm gì?”
Một số hành động hay dùng:
-
Move it to a specified folder
-
Mark it as important
-
Flag it for follow up
-
Delete it
Chọn xong → Next.
Ngoại lệ (Exceptions) – phần nhiều người bỏ qua
Đây là chỗ rất hay nhưng hay bị bỏ sót.
Ví dụ:
-
Mail từ khách hàng nhưng có chữ “Urgent” thì không chuyển folder
-
Mail hệ thống nhưng có đính kèm thì vẫn giữ ở Inbox
Chỉ cần tick thêm ngoại lệ là Rule thông minh hơn hẳn.
Sau cùng:
-
Đặt tên cho Rule
-
Tick Turn on this rule
-
Bấm Finish
Một vài mẹo dùng Rule trong Outlook 2019 cho hiệu quả
1. Đừng tạo Rule quá chung chung
Rule quá rộng sẽ lọc nhầm mail quan trọng. Hãy bắt đầu đơn giản, rồi chỉnh dần.
2. Sắp xếp thứ tự Rule
Outlook xử lý Rule từ trên xuống dưới.
Rule quan trọng nên để ở trên.
3. Kiểm tra định kỳ
Thỉnh thoảng vào Manage Rules & Alerts xem lại, chỉnh nếu cần. Công việc thay đổi, Rule cũng nên thay đổi theo.
Những lỗi thường gặp khi tạo Rule
-
Rule chạy nhưng không đúng ý → điều kiện chọn chưa chuẩn
-
Mail không bị lọc → Rule chưa bật
-
Rule không áp dụng cho mail cũ → cần chạy Rule thủ công
👉 Trong Manage Rules, bạn có thể chọn Run Rules Now để áp dụng cho mail đã có.
Kết lại cho nhẹ nhàng
Tạo Rule tự động hóa trong Outlook 2019 là một kỹ năng nhỏ, nhưng giá trị mang lại thì rất lớn. Chỉ cần bỏ ra vài phút thiết lập, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi ngày, Inbox gọn gàng hơn, công việc cũng trôi chảy hơn.
Đừng đợi đến khi email quá tải mới xử lý. Hãy để Outlook làm việc cho bạn, thay vì bạn phải làm việc cho… Inbox.
Và tin mình đi, một Inbox gọn gàng buổi sáng luôn khiến tinh thần làm việc dễ chịu hơn hẳn.
