Nếu bạn từng rơi vào tình huống này thì chắc sẽ nhớ rất lâu. Slide làm ở nhà thì đẹp, chữ nét, bố cục gọn gàng. Đến lúc mang sang máy công ty, máy phòng họp, hay tệ hơn là máy của khách hàng… mở ra cái là đứng hình. Font bị đổi. Chữ bị giãn. Dòng bị lệch. Cả slide trông như vừa bị “xào nấu” lại một lượt. Lúc đó chỉ muốn hỏi một câu rất quen: “Ủa, sao lại ra nông nỗi này?”
Thủ phạm thường không phải PowerPoint 2021 bị lỗi, mà là font chữ không được nhúng. Tin vui là PowerPoint 2021 xử lý chuyện này khá ổn. Chỉ cần bạn biết và nhớ làm đúng một bước thôi.
1. Vì sao PowerPoint 2021 vẫn bị lỗi font chữ?
Nghe thì hơi vô lý, vì PowerPoint 2021 là bản mới mà. Nhưng thật ra, chuyện lỗi font không phụ thuộc vào phiên bản PowerPoint, mà phụ thuộc vào… máy mở file.
Nguyên tắc rất đơn giản:
-
Bạn dùng font A trên máy mình
-
Máy khác không có font A
-
PowerPoint tự động thay font khác cho “tạm ổn”
Vấn đề là cái “tạm ổn” đó thường không ổn chút nào. Khoảng cách chữ thay đổi, độ rộng khác đi, dẫn đến vỡ layout.
Những trường hợp dễ dính lỗi nhất:
-
Dùng font tải từ Internet
-
Dùng font Việt hóa
-
Dùng font nội bộ của công ty
-
Dùng font lạ, ít phổ biến
2. Nhúng font chữ là gì, và vì sao nó quan trọng?
Nhúng font (Embed Fonts) nghĩa là PowerPoint sẽ đóng gói font chữ bạn dùng vào trong file. Khi mang file đi đâu, mở trên máy nào, PowerPoint cũng dùng đúng font đó để hiển thị.
Nói cho dễ hình dung:
-
Không cần cài font trên máy khác
-
Không phụ thuộc vào hệ điều hành
-
Không sợ PowerPoint tự đổi font
Nếu bạn:
-
Trình chiếu trên máy lạ
-
Gửi slide cho người khác
-
Làm bài nộp, báo cáo, pitching
…thì nhúng font gần như là bước bắt buộc nếu không muốn “toang”.
3. Cách nhúng font chữ trong PowerPoint 2021 (rất nhanh, thật)
Phần này nhiều người nghĩ phức tạp, nhưng thực ra làm chưa tới 30 giây.
Bạn làm như sau:
-
Mở file PowerPoint 2021
-
Chọn File
-
Chọn Options
-
Vào mục Save
-
Tích vào ô Embed fonts in the file
Ngay bên dưới sẽ có hai lựa chọn nhỏ:
-
Embed only the characters used in the presentation
-
Embed all characters
Tích xong là PowerPoint sẽ tự động nhúng font khi bạn lưu file.
4. Nên chọn “Embed only” hay “Embed all”?
Đây là chỗ nhiều người hay lăn tăn nhất. Chọn sai thì không sao, nhưng chọn đúng thì yên tâm hơn nhiều.
-
Embed only the characters used
→ File nhẹ hơn
→ Phù hợp khi chỉ trình chiếu, không chỉnh sửa -
Embed all characters
→ File nặng hơn một chút
→ Người khác vẫn chỉnh sửa nội dung mà không lỗi font
Kinh nghiệm thực tế:
-
Trình chiếu một chiều → Embed only
-
Gửi file cho người khác sửa → Embed all
Nếu không chắc, cứ chọn Embed all cho an toàn.
5. Có font nào không nhúng được không? Có đấy!
Không phải font nào cũng cho phép nhúng. Một số font bị giới hạn bản quyền, PowerPoint sẽ:
-
Không nhúng được
-
Hoặc nhúng không đầy đủ
Kết quả là bạn tưởng đã nhúng, nhưng mở trên máy khác vẫn lỗi.
Cách xử lý:
-
Đổi sang font cho phép embed
-
Ưu tiên font phổ biến, an toàn
-
Hoặc trong trường hợp bất khả kháng, chuyển chữ thành hình (dùng rất hạn chế)
Mẹo nhỏ: trước khi làm slide quan trọng, hãy test font đó có nhúng được không bằng cách mở file trên máy khác.
6. Cách kiểm tra xem đã nhúng font thành công chưa
Đừng tin 100% vào cảm giác. Kiểm tra cho chắc vẫn hơn.
Cách đơn giản nhất:
-
Copy file PowerPoint sang máy khác
-
Mở thử
-
So sánh layout, font, khoảng cách chữ
Nếu mọi thứ y như trên máy gốc, bạn đã nhúng font thành công.
7. Những lỗi người dùng PowerPoint 2021 hay mắc phải
Dưới đây là mấy lỗi rất đời, ai cũng có thể gặp:
-
Quên nhúng font trước khi gửi file
-
Nhúng font xong lại đổi font khác
-
Dùng quá nhiều font trong một bài
-
Dùng font không cho phép embed
Một nguyên tắc rất đáng nhớ:
👉 Một bài slide chuyên nghiệp thường chỉ cần 1–2 font là đủ.
Vừa đẹp, vừa nhẹ file, vừa ít rủi ro.
8. Nhúng font có làm file nặng không?
Có, nhưng thường là không đáng kể.
File có thể tăng thêm:
-
Vài trăm KB
-
Hoặc vài MB nếu font nặng
So với việc slide hiển thị đúng hay sai, thì cái giá này quá hợp lý. Chỉ cần bạn không dùng quá nhiều font “độc lạ”, thì file vẫn rất ổn.
