Outlook 365 Không Tìm Kiếm Được Email?

Th2 12, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Có một chuyện nghe thì nhỏ nhưng đủ khiến bạn toát mồ hôi: cần tìm gấp một email quan trọng trong Outlook 365, gõ từ khóa rất tự tin… và chẳng có gì hiện ra. Trống trơn. Không kết quả. Không gợi ý. Không chút hy vọng. Bạn thử lại lần nữa. Thêm vài từ khóa khác. Vẫn im lặng. Lúc này bắt đầu có cảm giác khó chịu len vào. Email đó chắc chắn tồn tại mà. Mới tuần trước còn mở ra đọc lại cơ. Không lẽ mình xóa nhầm? Hay Outlook dở chứng? Thực tế, trong phần lớn trường hợp, email vẫn nằm yên ở đó. Vấn đề nằm ở Search Index – hệ thống lập chỉ mục giúp Outlook 365 tìm kiếm nhanh chóng. Khi index gặp trục trặc, Outlook gần như “mất phương hướng”.

Outlook 365 tìm kiếm hoạt động như thế nào?

Nghe hơi kỹ thuật một chút nhưng thật ra khá dễ hiểu. Outlook 365 không lục từng email mỗi lần bạn tìm kiếm. Thay vào đó, nó dựa vào Windows Search để lập chỉ mục toàn bộ dữ liệu trong file OST hoặc PST.

Hãy tưởng tượng bạn có một thư viện lớn. Thay vì tìm từng cuốn sách trên kệ, bạn chỉ cần tra mục lục. Index chính là mục lục đó.

Nhưng nếu mục lục sai thì sao? Bạn tìm mãi cũng không thấy sách, dù sách vẫn ở đó. Chính xác là tình huống của chúng ta.

Dấu hiệu phổ biến khi index gặp lỗi:

• Không tìm thấy email dù chắc chắn tồn tại

• Hiện thông báo “We couldn’t find what you were looking for”

• Kết quả tìm kiếm không đầy đủ

• Tìm kiếm rất chậm

Nghe quen không? Nếu có, khả năng cao là bạn cần rebuild index.

Vì sao Search Index bị lỗi?

Có nhiều nguyên nhân lắm. Windows cập nhật giữa chừng. Máy tính bị tắt đột ngột. Ổ cứng gần đầy. File dữ liệu quá lớn. Hoặc thậm chí do xung đột add-in.

Outlook 365 thường xuyên được cập nhật, và đôi khi một bản update mới có thể làm index “rối nhẹ”. Không nghiêm trọng, nhưng đủ để bạn phải xử lý.

May mắn là giải pháp không quá phức tạp.

Cách Rebuild Index trong Outlook 365

Trước khi làm gì phức tạp, ta kiểm tra bước cơ bản nhất.

Bước 1: Kiểm tra Windows Search

1. Nhấn Windows + R

2. Gõ services.msc

3. Tìm “Windows Search”

4. Xem trạng thái có là “Running”

Nếu dịch vụ này đang dừng, chỉ cần nhấn Start. Nghe đơn giản thật, nhưng nhiều khi chỉ cần vậy là xong chuyện.

Nếu Windows Search vẫn hoạt động bình thường mà Outlook vẫn không tìm được email, ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Rebuild lại Search Index

Đây là phần quan trọng nhất.

1. Mở Control Panel

2. Chọn “Indexing Options”

3. Nhấn “Advanced”

4. Trong tab “Index Settings”, chọn “Rebuild”

Hệ thống sẽ cảnh báo rằng việc rebuild có thể mất thời gian. Và đúng là như vậy. Nếu bạn có hàng chục nghìn email, quá trình này có thể kéo dài từ vài chục phút đến vài giờ.

Trong lúc đó, tốt nhất là để máy yên. Đừng tắt giữa chừng. Đừng restart liên tục. Cứ để Windows làm việc của nó.

Bạn có thể theo dõi tiến trình bằng cách mở Outlook, nhấp vào ô tìm kiếm và xem trạng thái index còn bao nhiêu mục chưa xử lý. Con số giảm dần. Nhìn nó giảm cũng thấy yên tâm phần nào.

Khi rebuild xong mà vẫn chưa ổn

Đây là lúc bạn bắt đầu hơi nản. Nhưng đừng vội kết luận.

Kiểm tra file dữ liệu bằng ScanPST

File OST hoặc PST có thể bị lỗi. Khi đó, index dù có rebuild cũng không thể hoạt động đúng.

Bạn có thể dùng công cụ ScanPST.exe:

1. Tìm ScanPST.exe trong thư mục cài đặt Office

2. Mở chương trình

3. Chọn file dữ liệu

4. Nhấn Scan và Repair

Sau khi sửa xong, khởi động lại Outlook và để hệ thống index lại.

Nhiều người bỏ qua bước này vì nghĩ file dữ liệu “chắc vẫn ổn”. Nhưng thực tế, lỗi nhỏ trong cấu trúc file cũng đủ làm tìm kiếm hoạt động sai.

Add-in cũng có thể là thủ phạm

Outlook 365 hỗ trợ rất nhiều add-in. Từ quản lý công việc, CRM đến các tiện ích email marketing. Nhưng không phải add-in nào cũng tương thích hoàn hảo.

Bạn có thể thử mở Outlook ở Safe Mode:

Windows + R → gõ outlook.exe /safe

Nếu trong Safe Mode tìm kiếm hoạt động bình thường, gần như chắc chắn một add-in nào đó đang gây xung đột.

Vào:

File → Options → Add-ins

Tắt từng add-in không cần thiết, rồi kiểm tra lại.

Đôi khi chỉ cần vô hiệu hóa một tiện ích là mọi thứ trở lại bình thường.

Giải pháp mạnh tay hơn: Tạo profile mới

Nếu đã thử mọi cách mà vẫn không được, có thể profile Outlook của bạn đã bị lỗi.

Cách xử lý:

1. Vào Control Panel

2. Chọn “Mail”

3. Nhấn “Show Profiles”

4. Tạo profile mới

Sau khi cấu hình lại tài khoản, Outlook sẽ xây dựng lại dữ liệu và index từ đầu.

Hơi mất thời gian thật. Nhưng nhiều trường hợp đây là cách triệt để nhất.

Một vài lưu ý nhỏ nhưng đáng nhớ

• Đảm bảo Microsoft Outlook được tick chọn trong Indexing Options → Modify

• Kiểm tra dung lượng ổ C

• Cập nhật Windows và Office lên bản mới nhất

• Tránh tắt máy đột ngột

Những điều nghe có vẻ nhỏ nhặt này lại ảnh hưởng khá nhiều đến sự ổn định của Outlook.

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 365

Th2 11, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 2021

Th2 11, 2026 | powerpoint, excel 365, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2019

Th2 10, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2016

Th2 9, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 2010

Th2 9, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Ai từng đi làm văn phòng rồi chắc đều quen cảm giác này: vừa nộp đơn nghỉ phép xong thì trong đầu lại bật lên hàng loạt câu hỏi. Lỡ khách hàng gửi mail thì sao? Lỡ sếp cần gấp thì sao? Lỡ người khác tưởng mình lơ là công việc thì sao?

Thế là nghỉ mà không nghỉ hẳn. Đi chơi mà vẫn thấp thỏm mở điện thoại kiểm tra inbox. Mệt ghê.

Thật ra, Outlook 2010 đã có sẵn một tính năng sinh ra để giải quyết đúng chuyện đó, chỉ là nhiều người chưa từng để ý tới. Đó chính là Automatic Replies – hay còn gọi quen miệng là Out of Office.

Out of Office trong Outlook 2010 thực chất là gì?

Nói một cách đời thường cho dễ hiểu: Out of Office là email trả lời tự động. Khi bạn bật tính năng này, bất kỳ ai gửi email cho bạn trong thời gian bạn vắng mặt đều sẽ nhận được một phản hồi ngay lập tức, do Outlook gửi thay bạn.

Nội dung phản hồi thường gồm:

• Bạn đang nghỉ hay không có mặt

• Thời gian bạn quay lại

• Ai là người nên liên hệ trong trường hợp khẩn cấp

Không phải để khoe là mình đang đi chơi đâu. Mà là để tránh hiểu lầm, tránh chờ đợi vô ích, và giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

Khi nào thì nên bật Out of Office?

Nhiều người nghĩ chỉ khi nghỉ dài ngày mới cần. Nhưng thật ra, bạn nên bật OOF trong khá nhiều trường hợp:

• Nghỉ phép vài ngày

• Đi công tác nhưng không thường xuyên check mail

• Nghỉ bệnh

• Nghỉ lễ dài

• Hoặc đơn giản là bạn biết mình sẽ không phản hồi email trong một khoảng thời gian nhất định

Bật hay không là quyền của bạn, nhưng không bật đôi khi lại gây phiền cho người khác nhiều hơn.

Điều kiện quan trọng: Outlook 2010 và loại tài khoản email

Trước khi làm tiếp, cần xác định một chuyện rất quan trọng: email của bạn đang dùng loại nào.

Trường hợp 1: Email công ty dùng Exchange Server

Đây là trường hợp lý tưởng nhất. Outlook 2010 hỗ trợ Out of Office trực tiếp, đầy đủ, có hẹn giờ bật/tắt tự động.

Trường hợp 2: Email POP3 hoặc IMAP (email cá nhân)

Outlook 2010 không có nút Out of Office chuẩn cho loại này. Nhưng vẫn có cách khác (dùng Rule). Chút nữa mình sẽ nói kỹ.

Biết mình đang ở trường hợp nào giúp bạn đỡ loay hoay vô ích.

Cách bật Out of Office trong Outlook 2010 (dùng Exchange) – từng bước một

Giờ vào phần chính nhé.

Bước 1: Mở Outlook 2010 và vào menu File

Sau khi mở Outlook, bạn nhìn góc trên bên trái, bấm vào File. Đây là nơi chứa các thiết lập quan trọng nhất.

Bước 2: Chọn Automatic Replies (Out of Office)

Trong màn hình File, bạn sẽ thấy mục Automatic Replies (Out of Office). Bấm vào đó.

Nếu bạn không thấy mục này, rất có thể email của bạn không phải Exchange.

Thiết lập thời gian bật/tắt Out of Office cho khỏi quên

Sau khi bấm vào Automatic Replies, một cửa sổ mới hiện ra.

Tại đây, bạn chọn Send automatic replies. Ngay bên dưới, Outlook cho phép bạn đặt thời gian bắt đầu và kết thúc. Đây là điểm cực kỳ hay.

Bạn chỉ cần:

• Chọn ngày giờ bắt đầu nghỉ

• Chọn ngày giờ quay lại

Outlook sẽ tự bật và tự tắt đúng thời điểm. Không cần nhớ. Không cần lo quên.

Viết nội dung trả lời cho người trong công ty (Inside My Organization)

Tab đầu tiên là Inside My Organization. Đây là email gửi cho đồng nghiệp, sếp, các phòng ban nội bộ.

Bạn có thể viết chi tiết hơn một chút, ví dụ:

• Nghỉ từ ngày nào đến ngày nào

• Khi nào trả lời lại

• Ai phụ trách công việc thay bạn

Ví dụ:

“Chào anh/chị,
Tôi đang nghỉ phép từ ngày 12/4 đến hết ngày 16/4 và sẽ phản hồi email sau khi quay lại.
Trong trường hợp cần gấp, vui lòng liên hệ anh B (IT) hoặc chị C (HR).
Cảm ơn anh/chị.”

Không cần văn vẻ. Rõ ràng là đủ.

Viết nội dung trả lời cho người bên ngoài (Outside My Organization)

Tab thứ hai là Outside My Organization. Phần này dành cho khách hàng, đối tác, người ngoài công ty.

Ở đây, bạn nên:

• Viết ngắn gọn hơn

• Không nêu quá nhiều thông tin nội bộ

• Tránh ghi tên nhân sự nếu không cần thiết

Ví dụ:

“Xin chào,
Tôi hiện đang vắng mặt và sẽ phản hồi email sau khi quay lại.
Cảm ơn bạn đã liên hệ.”

Chỉ vậy thôi cũng đủ lịch sự rồi.

Nếu Outlook 2010 không có Automatic Replies thì làm sao?

Giờ đến trường hợp hơi “khó chịu” một chút: email không dùng Exchange.

Outlook 2010 lúc này không có Out of Office thật sự. Nhưng bạn vẫn có thể giả lập bằng cách:

1. Tạo một email mẫu (template)

2. Tạo Rule để tự động trả lời bằng email đó

Cách này hoạt động ổn, nhưng có nhược điểm:

• Outlook phải luôn mở

• Máy phải bật

• Không có hẹn giờ tự động

Dùng tạm thì được, nhưng nếu là môi trường công ty, nên đề xuất IT nâng cấp hoặc chuyển sang Exchange.

Những lỗi thường gặp khi dùng Out of Office trong Outlook 2010

Có vài lỗi rất “con người”:

• Quên chỉnh lại ngày tháng

• Quên tắt sau khi đi làm lại

• Ghi nội dung quá dài, đọc mệt

• Dùng chung một nội dung cho mọi đối tượng

Không nguy hiểm, nhưng hơi thiếu chuyên nghiệp. Trước khi nghỉ, dành 2 phút kiểm tra lại là ổn.

Out of Office không chỉ là tính năng, mà là văn hóa làm việc

Một điều thú vị là: những người dùng Out of Office đều đặn thường là người biết quản lý ranh giới công việc. Họ không biến mình thành “online 24/7”, nhưng cũng không bỏ mặc người khác.

Outlook 2010 có thể cũ, giao diện không còn bóng bẩy, nhưng những giá trị này thì vẫn còn nguyên.

Lời kết – để Outlook trả lời thay bạn, còn bạn thì nghỉ cho trọn

Nghỉ phép mà vẫn lo email thì chưa phải nghỉ thật. Out of Office trong Outlook 2010 giúp bạn giải quyết chuyện đó một cách rất gọn gàng.

Thiết lập một lần, yên tâm cả kỳ nghỉ. Inbox vẫn được chăm sóc, còn bạn thì có thời gian cho bản thân.

Vậy thôi. Đơn giản, nhưng đáng làm.