Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown Excel 2010

Th12 30, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Excel 2010 nghe thì có vẻ “đời cũ”, nhưng ai làm văn phòng lâu năm đều biết: nhiều lúc chính mấy phiên bản này lại ổn định và dễ dùng nhất. Và trong số những tính năng rất đáng giá của Excel 2010, Data Validation tạo dropdown chắc chắn là một thứ bạn nên nắm thật chắc.

Bạn đã bao giờ mở một file Excel ra và thấy dữ liệu mỗi dòng mỗi kiểu chưa? Người thì gõ “Hoàn thành”, người khác ghi “xong”, có người lại viết “done”. Nhìn mà chỉ muốn thở dài. Lúc này, dropdown chính là cứu cánh. Đơn giản, gọn gàng, và cực kỳ hiệu quả.

1. Data Validation dropdown là gì mà nhiều người thích vậy?

Nói một cách dễ hiểu, Data Validation là công cụ giúp bạn kiểm soát dữ liệu được nhập vào ô Excel. Thay vì cho người dùng gõ tự do, bạn giới hạn họ chỉ được chọn trong những giá trị bạn cho phép.

Với kiểu List, Excel sẽ tạo ra một mũi tên nhỏ trong ô, bấm vào là hiện danh sách để chọn. Không cần gõ, không lo sai chính tả. Nghe thôi đã thấy “nhẹ đầu” rồi đúng không?

Dropdown thường được dùng cho:

• Trạng thái công việc

• Phòng ban

• Nhóm sản phẩm

• Kết quả (Đạt / Không đạt)

• Có / Không

Một khi bạn quen dùng rồi, rất khó quay lại kiểu nhập tay lung tung như trước.

2. Chuẩn bị danh sách nguồn cho dropdown

Trước khi tạo dropdown, bạn cần xác định danh sách giá trị sẽ cho người dùng chọn. Có hai cách làm phổ biến.

Cách 1: Nhập trực tiếp danh sách

Cách này nhanh, gọn, dùng khi danh sách ngắn và ít thay đổi. Ví dụ:

Nhược điểm là nếu sau này muốn sửa hay thêm giá trị, bạn phải mở lại Data Validation để chỉnh.

Cách 2: Tạo danh sách trong sheet (nên dùng)

Bạn tạo một sheet riêng, ví dụ tên là DanhMuc, rồi nhập các giá trị theo cột dọc. Cách này nhìn chuyên nghiệp hơn và dễ quản lý về lâu dài.

Tin mình đi, khi file Excel bắt đầu phình to, bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã chọn cách này.

3. Các bước tạo dropdown bằng Data Validation trong Excel 2010

Giờ vào phần quan trọng nhất đây, làm từng bước nhé.

Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô cần tạo dropdown
Ví dụ: chọn từ D2 đến D200 trong cột “Trạng thái”.

Bước 2: Trên thanh menu, vào Data → Data Validation

Bước 3: Hộp thoại hiện ra, ở tab Settings:

• Mục Allow: chọn List

• Đảm bảo đã tick In-cell dropdown

• Mục Source: nhập nguồn danh sách

Nếu bạn nhập trực tiếp:

Nếu bạn lấy từ sheet DanhMuc, ví dụ vùng A2:A5:

Nhấn OK. Xong! Dropdown đã xuất hiện. Chỉ cần bấm vào mũi tên là chọn được ngay.

4. Mẹo hay: dùng Named Range cho dropdown

Nếu bạn muốn làm việc “ngầu” hơn một chút, hãy dùng Named Range. Thay vì trỏ trực tiếp tới vùng ô, bạn đặt tên cho danh sách.

Cách làm:

1. Bôi đen danh sách (ví dụ A2:A20)

2. Nhìn lên góc trái trên cùng (ô Name Box)

3. Gõ tên, ví dụ: TrangThai

4. Nhấn Enter

Sau đó, trong Source của Data Validation, bạn chỉ cần nhập:

Rất gọn. Và đặc biệt hữu ích khi bạn dùng cùng một dropdown ở nhiều nơi.

5. Thông báo nhập liệu: nhỏ nhưng có võ

Data Validation còn cho phép bạn tạo thông báo để hướng dẫn người dùng.

Input Message

Thông báo hiện khi chọn vào ô.
Ví dụ: “Vui lòng chọn trạng thái từ danh sách có sẵn.”

Error Alert

Hiện khi người dùng nhập sai dữ liệu.
Bạn có thể chọn:

• Stop: không cho nhập sai

• Warning: cảnh báo nhưng vẫn cho nhập

• Information: nhắc nhẹ nhàng

Tuỳ mức độ “khó tính” của bạn mà chọn. Với dữ liệu quan trọng, mình thường chọn Stop cho chắc ăn.

6. Dropdown phụ thuộc có làm được không?

Có nhé. Excel 2010 hoàn toàn làm được dropdown phụ thuộc, kiểu chọn “Danh mục” rồi dropdown “Sản phẩm” tự thay đổi. Tuy nhiên phần này cần dùng Named Range kết hợp hàm INDIRECT, hơi dài dòng hơn.

Nếu bạn chỉ cần dropdown cơ bản để nhập liệu chuẩn, thì những gì ở trên là quá đủ rồi. Còn nâng cao hơn, mình khuyên nên tách thành một bài riêng để dễ theo dõi.

7. Một vài lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh

• Dropdown không hiện: kiểm tra lại In-cell dropdown

• Source báo lỗi: xem lại dấu = và tên sheet

• Copy dropdown bị sai dữ liệu: dùng địa chỉ tuyệt đối hoặc Named Range

• Danh sách có dấu phẩy: nên dùng vùng ô làm nguồn

Excel đôi khi “khó ở”, nhưng phần lớn lỗi đều do mình gõ thiếu hoặc trỏ nhầm. Bình tĩnh là xử được hết.

Kết luận

Data Validation tạo dropdown trong Excel 2010 là một kỹ năng nhỏ nhưng lợi ích thì rất lớn. Bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, dữ liệu nhìn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn hẳn. Một khi đã quen tay, bạn sẽ thấy Excel “dễ chịu” hơn rất nhiều.

Nếu bạn muốn mình viết tiếp về dropdown phụ thuộc, danh sách tự mở rộng, hoặc áp dụng dropdown trong báo cáo thực tế, cứ nói nhé. Mình làm tiếp cho bạn ngay.

Cách thực hiện Conditional Formatting tìm trùng lặp Excel 2021

Th12 30, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Có những lúc bạn mở Excel ra, dữ liệu dài ngoằng, nhìn qua thì có vẻ ổn, nhưng trong lòng lại lăn tăn: “Ủa, danh sách này có bị trùng không ta?”
Trùng mã khách, trùng số điện thoại, trùng email, trùng mã sản phẩm… nghe thì nhỏ thôi, nhưng lỡ lọt một chỗ là báo cáo sai, gửi đi rồi mới phát hiện thì đúng là muốn “xỉu ngang”. 😅

May mà Excel 2021 có sẵn một tính năng cực tiện: Conditional Formatting. Chỉ cần vài thao tác là Excel tự tô màu những giá trị bị trùng. Bạn không phải dò từng dòng, không phải lọc lằng nhằng, càng không cần công thức phức tạp. Nhanh gọn, rõ ràng.

Prompt tạo ảnh 1:
“Excel 2021 spreadsheet with a large dataset, user preparing to highlight duplicate values using Conditional Formatting, modern desk setup, realistic lighting”

Conditional Formatting là gì? (Nói đơn giản thôi)

Conditional Formatting nghĩa là định dạng có điều kiện. Bạn đặt ra một “luật” nhỏ, ví dụ như:

• Ô nào lớn hơn 100 thì tô màu

• Ô nào chứa chữ “Lỗi” thì đổi màu chữ

• Và hôm nay: ô nào trùng lặp thì làm nổi bật

Điểm hay là:

• Không thay đổi dữ liệu gốc

• Dữ liệu cập nhật thì màu cũng đổi theo

• Bạn có thể chỉnh lại hoặc xóa bất cứ lúc nào

Nó giống như cái “đèn cảnh báo” ngay trong bảng tính vậy. Nhìn một cái là biết.

Khi nào nên dùng Conditional Formatting để tìm trùng?

Rất nhiều tình huống “đời thường” luôn:

• Danh sách khách hàng: kiểm tra trùng số điện thoại/email

• Danh sách nhân sự: trùng mã NV, CCCD

• Danh sách đơn hàng: trùng mã đơn

• Gộp nhiều file lại: muốn biết chỗ nào bị nhập lặp

Nói chung, cứ khi nào bạn cần kiểm tra nhanh “có bị trùng không”, thì Conditional Formatting là lựa chọn tiện nhất.

Cách tìm trùng lặp bằng Conditional Formatting trong Excel 2021 (cơ bản mà hiệu quả)

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra

Bạn bôi đen:

• Một cột (ví dụ cột SĐT)

• Hoặc một vùng nhiều cột

• Hoặc cả bảng (nếu bạn muốn kiểm tra tổng thể)

📌 Mẹo nhỏ: Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra trùng trong một cột, thì chỉ chọn đúng cột đó thôi. Chọn cả bảng đôi khi gây “nhiễu”, vì Excel sẽ xem trùng trong toàn vùng được chọn.

Bước 2: Mở tính năng Duplicate Values

1. Vào tab Home

2. Chọn Conditional Formatting

3. Chọn Highlight Cells Rules

4. Chọn Duplicate Values…

Bước 3: Chọn Duplicate và màu hiển thị

Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ thấy:

• Duplicate (giá trị trùng)

• Unique (giá trị không trùng)

Thông thường bạn chọn Duplicate.
Bên cạnh là phần chọn màu: đỏ, vàng, xanh… tùy bạn.

Nhấn OK.

Xong. Ngay lập tức, Excel sẽ tô màu tất cả giá trị bị trùng trong vùng bạn chọn. Nhanh kiểu “chưa kịp uống miếng nước đã xong”.

Những thứ hay khiến bạn tưởng “không trùng” nhưng thật ra… có vấn đề

Đây là đoạn mà nhiều người gặp rồi mới ngớ ra. Vì Excel so sánh rất “máy móc”, nên có vài trường hợp nhìn giống nhưng nó lại không tô màu (hoặc tô màu sai kỳ vọng).

1) Dấu cách thừa (siêu thường gặp)

Ví dụ:

• 0909123456

• 0909123456 (thừa dấu cách cuối)

Mắt thường nhìn như nhau, Excel thì coi khác nhau.

Cách xử lý: dùng TRIM để xóa khoảng trắng thừa, hoặc Copy → Paste Values sau khi làm sạch.

2) Số và text nhìn giống nhưng không phải

• 123 dạng Number

• "123" dạng Text

Trông giống 100%, nhưng bản chất khác. Excel có thể không đánh dấu trùng như bạn nghĩ.

3) Dữ liệu copy từ web có ký tự ẩn

Có khi bạn copy danh sách từ website hoặc PDF, nhìn thì bình thường, nhưng bên trong có ký tự ẩn. Khi đó Conditional Formatting có thể “bỏ lọt”.

Cách xử lý: dùng CLEAN hoặc dán dạng Values trước.

Tìm trùng lặp trong nhiều cột cùng lúc (khá hay ho)

Bạn hoàn toàn có thể bôi đen nhiều cột, ví dụ A:C, rồi áp dụng Duplicate Values. Excel sẽ tìm trùng trong toàn bộ vùng đó.

Nhưng nhớ nhé:

• Nó không chỉ tìm trùng trong từng cột riêng lẻ

• Mà tìm trùng trong tất cả các ô thuộc vùng bạn chọn

Cách này rất hợp để:

• So sánh 2 danh sách đặt cạnh nhau

• Kiểm tra trùng giữa nhiều cột dữ liệu

Cách xóa hoặc chỉnh sửa Conditional Formatting

Làm xong rồi, bạn có thể muốn bỏ màu để bảng sạch sẽ hơn.

Xóa nhanh:

1. Chọn vùng dữ liệu (hoặc cả sheet)

2. Home → Conditional Formatting → Clear Rules

3. Chọn:

   • Clear Rules from Selected Cells

   • hoặc Clear Rules from Entire Sheet

Chỉnh sửa:

• Conditional Formatting → Manage Rules
  Ở đây bạn đổi màu, đổi phạm vi áp dụng, hoặc xóa từng rule cụ thể.

Kết lại – tìm trùng lặp trong Excel 2021 dễ hơn bạn nghĩ

Thật ra, Conditional Formatting tìm trùng lặp trong Excel 2021 là một kỹ năng nhỏ nhưng cực hữu dụng. Nó giúp bạn phát hiện lỗi nhanh, trực quan, không cần công thức, không cần mẹo phức tạp.

Chỉ cần nhớ một đường đi:
Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values
là bạn đã có thể “soi” trùng lặp ngon lành rồi.