Hướng dẫn lưu Word sang PDF Word 365

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Lưu file Word sang PDF nghe thì đơn giản, đúng không? Nhưng nếu bạn đã từng rơi vào cảnh “sao mở lên nó lệch font?”, “ủa hình ảnh đâu mất rồi?”, hay “trang bìa đẹp vậy mà sang PDF nhìn khác hẳn”, thì bạn sẽ hiểu: không phải cứ bấm Save là xong. Đặc biệt với Word 365, phiên bản tưởng chừng rất thông minh nhưng lại có kha khá tuỳ chọn nhỏ nhỏ dễ bị bỏ qua. Bài này mình sẽ nói chuyện với bạn đúng kiểu đời thường, vừa hướng dẫn, vừa chia sẻ kinh nghiệm, để việc lưu Word sang PDF trong Word 365 trở nên gọn gàng, dễ chịu hơn nhiều.

Vì sao nên lưu Word sang PDF?

Trước khi đi vào thao tác, nói nhanh một chút cho rõ bối cảnh. PDF là định dạng “khó tính” nhưng rất được việc. Khi bạn gửi file PDF cho người khác, gần như chắc chắn bố cục, font chữ, hình ảnh sẽ giữ nguyên. Không bị lỗi do khác phiên bản Word, không sợ thiếu font, cũng không ai chỉnh sửa lung tung được (trừ khi họ cố tình).

Thường thì bạn sẽ cần lưu Word sang PDF khi:

• Gửi CV, hồ sơ xin việc.

• Nộp bài tập, luận văn, báo cáo.

• Gửi hợp đồng, tài liệu chính thức.

• Hoặc đơn giản là muốn “chốt bản cuối”, không cho sửa nữa.

Và Word 365 thì sao? Tin vui là nó hỗ trợ lưu sang PDF rất tốt. Tin… hơi kém vui là nếu không để ý vài tuỳ chọn, file PDF tạo ra có thể chưa đúng như bạn mong muốn.

Cách lưu Word sang PDF trong Word 365 (cách cơ bản nhất)

Bắt đầu từ cách dễ nhất nhé. Đây là cách mà 90% mọi người dùng, và đa phần là đủ dùng.

Các bước như sau:

1. Mở file Word cần lưu.

2. Bấm File (Tệp).

3. Chọn Save As (Lưu dưới dạng).

4. Chọn vị trí lưu file.

5. Ở mục Save as type, chọn PDF (*.pdf).

6. Đặt tên file, rồi bấm Save.

Xong. File PDF sẽ được tạo ngay, thường là khá ổn. Nhưng… nếu bạn để ý kỹ, trước khi bấm Save có một nút nhỏ tên là Options. Và đó chính là nơi “ma thuật” bắt đầu.

Tuỳ chọn Options: Nhỏ nhưng có võ

Nhiều người bỏ qua nút Options vì nghĩ không cần. Nhưng thật ra, nếu bạn làm tài liệu nghiêm túc, nút này rất đáng để bấm vào một lần cho biết.

Khi bấm Options, bạn sẽ thấy vài lựa chọn như:

• Page range: Lưu toàn bộ tài liệu hay chỉ một vài trang.

• Publish what: Lưu Document (tài liệu) hay chỉ Comments, Markup.

• Include non-printing information: Có thể chọn lưu bookmark, tag PDF.

• ISO 19005-1 compliant (PDF/A): Dùng khi cần lưu trữ lâu dài, thường áp dụng cho hồ sơ hành chính.

Ví dụ nhé: bạn có file Word dài 50 trang, nhưng chỉ cần gửi PDF từ trang 5 đến trang 10. Không cần copy ra file mới đâu, chỉ việc chọn Page range là xong. Gọn lẹ!

Hoặc nếu file Word của bạn có Track Changes, comment mà bạn không muốn người nhận thấy, hãy chắc chắn Publish what đang để là Document, không phải Markup. Cái này nhiều người dính lỗi lắm, gửi PDF mà bên kia mở ra thấy đầy comment đỏ chót. Ngại thật sự.

Lưu Word sang PDF nhưng giữ chất lượng hình ảnh

Một câu hỏi rất hay, và rất thường gặp: “Sao hình trong PDF mờ hơn trong Word vậy?”. Nguyên nhân thường nằm ở thiết lập tối ưu dung lượng.

Trong cửa sổ Save As, bạn để ý phía dưới sẽ có hai lựa chọn:

• Standard (publishing online and printing)

• Minimum size (publishing online)

Nếu bạn chọn Minimum size, Word sẽ nén hình ảnh khá mạnh để giảm dung lượng file. Phù hợp khi gửi mail nhanh, nhưng không phù hợp nếu:

• In ấn.

• Nộp luận văn.

• Gửi hồ sơ cần hình ảnh rõ nét.

Lời khuyên chân thành: nếu không bị giới hạn dung lượng, cứ chọn Standard. File nặng hơn chút xíu nhưng nhìn “đã mắt” hơn nhiều.

Một cách khác: Export sang PDF (ít người để ý)

Ngoài Save As, Word 365 còn có cách Export sang PDF. Nghe có vẻ khác, nhưng thực ra cũng là một con đường hợp pháp và đôi khi dễ kiểm soát hơn.

Cách làm:

1. Vào File.

2. Chọn Export.

3. Chọn Create PDF/XPS Document.

4. Bấm Create PDF/XPS.

5. Chọn nơi lưu, chỉnh Options nếu cần, rồi Save.

Cách này hơi dài hơn một bước, nhưng có cảm giác “tôi đang chủ động xuất bản file” hơn là chỉ lưu lại. Một số người thích cảm giác này, nhất là khi làm tài liệu chính thức.

Lỗi thường gặp khi lưu Word sang PDF và cách tránh

Nói thật nhé, lỗi không phải do Word 365 dở, mà do mình… hơi vội.

• Lệch font: Thường do font lạ. Giải pháp: dùng font phổ biến (Arial, Times New Roman) hoặc embed font trước khi lưu.

• Mất hình, lệch hình: Kiểm tra lại chế độ nén ảnh, tránh dùng Minimum size.

• PDF có comment, Track Changes: Trước khi lưu, chuyển sang No Markup, hoặc kiểm tra kỹ phần Options.

• Trang bị cắt sai: Kiểm tra lại khổ giấy (A4, Letter) trong Word trước khi lưu.

Chỉ cần để ý mấy điểm này, bạn đã tránh được 80% rắc rối rồi.

Một chút kinh nghiệm cá nhân (không sách vở)

Nếu bạn hỏi mình: “Khi nào thì nên lưu Word sang PDF?”, câu trả lời rất đơn giản: khi bạn không muốn ai sửa nữa. PDF giống như câu chốt hạ: “Đây là bản cuối nhé!”. Và Word 365 thì đủ thông minh để giúp bạn làm điều đó một cách gọn gàng.

Trước khi bấm Save, mình thường làm 3 việc:

1. Xem lại bố cục một lượt ở chế độ Print Layout.

2. Chuyển sang No Markup nếu có chỉnh sửa.

3. Chọn Standard thay vì Minimum size.

Cách thực hiện Header/Footer trang đầu khác trong Word 365 – nhìn đơn giản nhưng không biết là dễ làm sai!

Th12 12, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Word 365, khả năng rất cao là bạn đã từng bối rối với chuyện này: trang đầu thì muốn để trống hoàn toàn cho đẹp, còn trang sau lại cần số trang, tiêu đề, logo, hoặc footer chuẩn chỉnh. Nhưng làm hoài không đúng, xóa trang đầu thì trang sau mất theo, chỉnh trang sau thì trang đầu cũng dính luôn. Khó chịu thật sự!

Thực ra Word 365 làm chuyện này rất thông minh, chỉ là nhiều người chưa để ý đúng chỗ. Chỉ cần bật đúng một tuỳ chọn, mọi thứ sẽ tách bạch rõ ràng: trang đầu ra trang đầu, các trang sau ra các trang sau. Không lỗi, không loạn.

1. Khi nào cần đặt Header/Footer trang đầu khác trong Word 365?

Trang đầu trong tài liệu thường mang tính “trình diện”, không phải nội dung chính. Vì vậy, rất nhiều trường hợp bạn bắt buộc phải để Header/Footer khác biệt:

• Trang bìa luận văn, báo cáo

• Trang cover gửi khách hàng

• Đơn xin việc, CV

• Hợp đồng, văn bản pháp lý

• Tài liệu in ấn chuyên nghiệp

Trang đầu cần gọn gàng, sạch sẽ, nhìn vào là thấy ngay sự chỉnh chu. Trong khi đó, từ trang thứ hai trở đi, header/footer lại đóng vai trò định hướng: số trang, tên tài liệu, tên công ty, ghi chú… Nếu không tách riêng, tài liệu sẽ trông rất “nghiệp dư”.

2. Cách bật Header/Footer trang đầu khác trong Word 365 (đúng chuẩn, không lỗi)

Word 365 có giao diện hiện đại hơn Word 2019 hay 2021, nhưng thao tác cốt lõi vẫn giữ nguyên. Bạn chỉ cần làm đúng các bước sau:

🔹 Bước 1: Mở tài liệu Word 365

Có thể là file đang làm hoặc file mới.

🔹 Bước 2: Nhấp đôi chuột vào vùng Header hoặc Footer

Bạn click đúp vào phần trên cùng (Header) hoặc dưới cùng (Footer) của trang.

Ngay lập tức, Word 365 sẽ mở tab Header & Footer trên thanh Ribbon.

🔹 Bước 3: Tick chọn Different First Page

Trong nhóm Options, bạn sẽ thấy tuỳ chọn:

✔ Different First Page

Ngay khi tick:

• Header/Footer trang đầu được tách riêng

• Các trang sau giữ Header/Footer chung

• Trang đầu có vùng chỉnh độc lập (First Page Header/Footer)

🔹 Bước 4: Nhập Header/Footer cho các trang sau

Chuyển sang trang 2, nhập số trang, logo, tiêu đề…

Tất cả các trang từ trang 2 trở đi sẽ đồng bộ, không ảnh hưởng trang đầu.

Chỉ vậy thôi, nhưng làm đúng là tài liệu thay đổi hẳn.

3. Tùy chỉnh Header/Footer trang đầu trong Word 365 – linh hoạt hơn bạn nghĩ

Sau khi bật Different First Page, Word 365 tạo ra hai vùng hoàn toàn độc lập:

🟦 First Page Header/Footer

Dành riêng cho trang đầu.

🟩 Header/Footer (Section)

Áp dụng cho trang 2 trở đi.

Bạn có thể làm rất nhiều cách:

✔ Để trang đầu trống hoàn toàn
✔ Chỉ đặt logo nhỏ ở trang đầu
✔ Chỉ thêm footer ở trang đầu, không thêm header
✔ Trang đầu có slogan, trang sau chỉ có số trang

Word 365 xử lý tách vùng rất tốt, nên miễn là bạn chỉnh đúng vùng, sẽ không xảy ra lỗi “dây chuyền”.

Một mẹo nhỏ: hãy để ý dòng chữ nhỏ Word hiển thị khi chỉnh sửa, ví dụ:

• First Page Header

• Header – Section 1

Nhìn dòng này để biết mình đang chỉnh đúng trang hay chưa.

4. Những lỗi thường gặp trong Word 365 và cách xử lý nhanh

Dù thao tác đúng, vẫn có vài lỗi “kinh điển” bạn nên biết để xử lý nhanh.

❗ Lỗi 1: Trang đầu vẫn hiện số trang

Nguyên nhân: số trang được chèn sẵn trước khi bật Different First Page.

👉 Cách sửa:

1. Nhấp đôi Footer trang đầu

2. Xóa số trang tại trang đầu

3. Trang sau vẫn giữ nguyên

❗ Lỗi 2: Trang 2 sửa Header kéo theo trang 3, 4

→ Đây là hoạt động bình thường. Các trang sau dùng chung Header/Footer.

❗ Lỗi 3: Header trang đầu biến mất hoàn toàn

→ Không phải lỗi. Word tạo vùng mới cho First Page.

👉 Nếu cần, chỉ cần nhập lại nội dung cho trang đầu.

❗ Lỗi 4: Header/Footer bị sát mép hoặc lệch

👉 Vào Header & Footer → Position
→ Điều chỉnh khoảng cách Header from Top / Footer from Bottom
→ Kiểm tra lại Margins.

❗ Lỗi 5: Trang 2 không hiện Header/Footer

→ Do bạn chỉnh nhầm vùng First Page Header.

👉 Nhấp sang trang 2 và nhập lại.

🎯 Kết luận – Word 365 làm việc này rất tốt, chỉ cần bạn bật đúng chỗ

Tạo Header/Footer khác trang đầu trong Word 365 không hề phức tạp. Chỉ cần nhớ một nguyên tắc cốt lõi:

👉 Different First Page = tách riêng trang đầu

Chỉ với một dấu tick nhỏ, bạn đã:

✔ Làm tài liệu gọn gàng hơn
✔ Trình bày đúng chuẩn
✔ Tránh lỗi số trang, header loạn
✔ Tăng độ chuyên nghiệp khi gửi file

Đây là kỹ năng ai dùng Word thường xuyên cũng nên nắm, đặc biệt trong môi trường công việc và học tập.

Cách thực hiện lưu Word sang PDF Word 2010

Th12 12, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Dù đã ra mắt khá lâu, Word 2010 đến giờ vẫn được rất nhiều người dùng, đặc biệt là dân văn phòng, giáo viên hay sinh viên sử dụng hằng ngày. Một trong những thao tác tưởng chừng đơn giản nhưng lại hay khiến người mới bối rối chính là lưu file Word sang PDF. Nghe thì dễ, nhưng không phải ai cũng làm đúng ngay từ lần đầu. Có người lưu xong thì vỡ font, có người mất hình ảnh, có người lại không biết tìm file PDF nằm ở đâu. Bạn có từng rơi vào tình huống đó chưa?

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ cách thực hiện lưu Word sang PDF trong Word 2010 một cách dễ hiểu, từng bước một, đúng kiểu “ngồi cạnh chỉ tay”. Không lý thuyết khô khan, không quá học thuật, cứ nhẹ nhàng như đang trò chuyện vậy.

Vì sao nên lưu Word sang PDF trong Word 2010?

Trước khi đi vào cách làm, nói một chút cho rõ. PDF là định dạng gần như “bất biến”. Khi bạn gửi file PDF cho người khác, nội dung, bố cục, font chữ sẽ được giữ nguyên, không lo bị lệch dòng hay vỡ chữ như file Word. Đặc biệt, PDF mở trên máy nào cũng giống nhau, từ Windows, Mac cho tới điện thoại.

Chính vì vậy, khi gửi hợp đồng, bài luận, báo cáo hay hồ sơ xin việc, PDF luôn là lựa chọn an toàn hơn. Và tin vui là Word 2010 đã hỗ trợ xuất PDF trực tiếp, không cần cài thêm phần mềm ngoài.

Cách 1: Lưu Word 2010 sang PDF bằng tính năng Save As (cách phổ biến nhất)

Đây là cách nhanh, gọn và được dùng nhiều nhất. Nếu bạn chỉ cần lưu file sang PDF bình thường, không chỉnh sửa nâng cao gì thêm thì cứ áp dụng cách này.

Đầu tiên, bạn mở file Word cần chuyển sang PDF trong Word 2010. Kiểm tra lại nội dung một lần nữa cho chắc. Hình ảnh đã đúng vị trí chưa? Font chữ có bị lỗi không? Căn lề đã ổn chưa? Vì một khi đã xuất sang PDF, chỉnh sửa sẽ hơi bất tiện hơn.

Tiếp theo, bạn nhìn lên góc trên bên trái, bấm vào File. Trong menu hiện ra, chọn Save As. Lúc này, một cửa sổ lưu file quen thuộc sẽ xuất hiện.

Ở mục Save as type, bạn nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn PDF (*.pdf). Sau đó, đặt tên file theo ý bạn, chọn thư mục lưu cho dễ tìm, rồi nhấn Save. Thế là xong!

Nghe có vẻ quá đơn giản đúng không? Nhưng chính vì đơn giản nên nhiều người lại hay bỏ sót bước chọn đúng định dạng PDF.

Cách 2: Lưu Word 2010 sang PDF bằng Export (ít người để ý nhưng rất hay)

Ngoài Save As, Word 2010 còn có một cách khác là dùng Export. Cách này phù hợp nếu bạn muốn kiểm soát chất lượng file PDF kỹ hơn một chút.

Bạn vẫn bắt đầu bằng cách mở file Word cần lưu. Sau đó, vào File → chọn Save & Send. Ở khung bên phải, bạn nhấn vào Create PDF/XPS Document, rồi bấm nút Create PDF/XPS.

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể đặt tên file, chọn nơi lưu, và đặc biệt là chọn Optimize for. Nếu bạn cần file PDF nhẹ để gửi email, chọn Minimum size. Còn nếu muốn in ấn rõ nét, hãy chọn Standard.

Cuối cùng, nhấn Publish. Word sẽ tự động chuyển file sang PDF cho bạn.

Cách này hơi dài hơn một chút, nhưng đổi lại bạn kiểm soát được mục đích sử dụng của file PDF ngay từ đầu.

Một vài lỗi thường gặp khi lưu Word 2010 sang PDF

Không phải lúc nào lưu sang PDF cũng “mượt” ngay. Dưới đây là vài lỗi phổ biến mà nhiều người hay gặp.

Thứ nhất là lỗi font chữ. Một số font lạ, font tải trên mạng có thể không được nhúng đầy đủ khi xuất PDF. Kết quả là chữ bị nhảy, bị sai ký tự. Để tránh lỗi này, bạn nên dùng các font phổ biến như Times New Roman, Arial, Calibri hoặc bật tùy chọn nhúng font trong Word.

Thứ hai là hình ảnh bị mờ. Nguyên nhân thường do bạn chọn chế độ Minimum size. Nếu file dùng để in, hãy ưu tiên Standard để đảm bảo chất lượng.

Cuối cùng, có người lưu xong mà… không biết file PDF nằm ở đâu. Lý do đơn giản thôi: lúc Save As, bạn quên để ý thư mục lưu. Mẹo nhỏ là hãy luôn lưu file ở Desktop hoặc một thư mục quen thuộc.

Một vài mẹo nhỏ giúp file PDF đẹp và chuyên nghiệp hơn

Trước khi lưu sang PDF, hãy dành vài phút chỉnh lại bố cục. Căn lề đều, tiêu đề rõ ràng, khoảng cách dòng dễ đọc. Những chi tiết nhỏ này khi xuất sang PDF sẽ tạo cảm giác rất chuyên nghiệp.

Nếu tài liệu dài, đừng quên đánh số trang. PDF mà không có số trang thì đọc khá bất tiện, nhất là khi in ra. Ngoài ra, bạn cũng nên xem trước bản PDF sau khi lưu để chắc chắn mọi thứ hiển thị đúng như mong muốn.

Lời kết

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể lưu Word sang PDF trong Word 2010 một cách dễ dàng rồi. Dù là dùng Save As hay Export, mỗi cách đều có ưu điểm riêng, quan trọng là bạn chọn cách phù hợp với nhu cầu của mình.

Nếu bạn thường xuyên phải gửi tài liệu cho người khác, hãy tập thói quen lưu PDF trước khi gửi. Vừa gọn gàng, vừa chuyên nghiệp, lại tránh được đủ thứ lỗi không đáng có. Thử ngay với file Word tiếp theo của bạn xem sao nhé!

Cách thực hiện Header/Footer trang đầu khác trong Word 2021 – thao tác nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng!

Th12 11, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn thường xuyên làm tài liệu Word 2021 để nộp, gửi khách hàng hoặc in ấn, bạn sẽ gặp tình huống quen thuộc: trang đầu tiên phải thật sạch sẽ, không có số trang, không có header/logo, không ghi chú, không gì hết – trong khi những trang phía sau vẫn cần đầy đủ thông tin như tiêu đề, số trang, footer… để tài liệu trông chuyên nghiệp.

Tin vui là Word 2021 hỗ trợ điều này rất tốt. Chỉ cần bật đúng một tuỳ chọn, bạn có thể tách riêng Header/Footer của trang đầu và chỉnh theo ý mình. Nhanh – gọn – không gây lỗi.

1. Khi nào cần dùng chế độ “Header/Footer khác trang đầu”?

Trong Word 2021, việc tách trang đầu khỏi những trang còn lại không chỉ là nhu cầu thẩm mỹ mà còn là yêu cầu trình bày chuẩn mực:

• Trang bìa luận văn → không được có số trang

• Trang cover báo cáo → chỉ hiển thị tiêu đề, không có header

• Hợp đồng → trang đầu sạch, các trang sau ghi số hợp đồng

• Hồ sơ gửi khách → trang đầu riêng biệt

• Tài liệu in ấn → bìa phải trống hoàn toàn

Nói ngắn gọn: trang đầu là trang “giới thiệu”, các trang còn lại là “nội dung chính”. Tách riêng header/footer giúp tài liệu dễ đọc, rõ ràng, chuyên nghiệp ngay từ cái nhìn đầu tiên.

2. Cách bật Header/Footer khác trang đầu trong Word 2021 (đúng chuẩn từng bước)

Dù Word 2016 và Word 2021 khá giống nhau, nhưng Word 2021 có giao diện hiện đại hơn một chút, dễ nhìn hơn và gọn hơn. Tuy nhiên, thao tác cốt lõi vẫn giữ nguyên.

Dưới đây là các bước thực hiện đúng nhất:

🔹 Bước 1: Mở tài liệu Word 2021

Trang đầu có thể là trang bìa hoặc bất kỳ trang nào bạn muốn giữ riêng.

🔹 Bước 2: Nhấp đôi chuột vào Header hoặc Footer

Chỉ cần click đúp vào phần trên cùng (header) hoặc dưới cùng (footer) của trang.

Ngay lập tức, tab Header & Footer xuất hiện trên thanh Ribbon.

🔹 Bước 3: Tìm ô Different First Page và tick vào

Trong nhóm Options, bạn sẽ thấy lựa chọn:

✔ Different First Page

Ngay khi tick:

• Trang đầu sẽ tách riêng header/footer

• Các trang sau vẫn giữ header/footer hiện tại

• Bạn có vùng riêng để thêm nội dung cho trang đầu (hoặc để trắng hoàn toàn)

🔹 Bước 4: Nhập Header/Footer cho các trang sau

Chuyển sang trang 2
→ Nhập số trang, tiêu đề, logo,…
→ Tự động áp dụng cho toàn bộ các trang sau.

Tới đây là bạn đã hoàn thành bước quan trọng nhất rồi!

3. Tùy chỉnh Header/Footer trang đầu – linh hoạt, đẹp mắt, không ảnh hưởng trang sau

Khi bật Different First Page, bạn sẽ có hai vùng hoàn toàn độc lập:

🟦 First Page Header/Footer

Dùng cho trang đầu → có thể để trống hoặc tùy chỉnh nhẹ nhàng.

🟩 Header/Footer của phần còn lại (Section)

Áp dụng cho trang 2 trở đi.

Điều này cho bạn sự tự do tuyệt đối. Bạn có thể:

✔ Để trang đầu trống hoàn toàn
✔ Chỉ thêm logo nhỏ, không thêm số trang
✔ Thêm dòng ghi chú “Tài liệu nội bộ – không phát hành bên ngoài”
✔ Thiết kế header riêng cho trang đầu – trang sau là dạng thu gọn

Word 2021 xử lý cực tốt việc tách vùng, giúp bạn chỉnh dễ dàng mà không sợ kéo theo các trang khác.

4. Những lỗi thường gặp & cách khắc phục nhanh trong Word 2021

Đôi khi bạn đã tick Different First Page nhưng tài liệu vẫn “dở chứng”. Đây là các lỗi phổ biến nhất:

❗ 1. Số trang vẫn hiện ở trang đầu

→ Do Word chưa tách vùng hiển thị số trang.

Cách sửa:

1. Nhấp đôi Footer trang đầu

2. Xóa số trang thủ công

3. Trang sau vẫn giữ nguyên

❗ 2. Header trang 2 thay đổi kéo theo các trang sau

→ Đây là hoạt động đúng. Từ trang 2 trở đi luôn dùng chung 1 header/footer.

❗ 3. Nội dung header trang đầu biến mất sau khi tick Different First Page

→ Word tạo header mới hoàn toàn cho First Page, không phải lỗi.

Bạn chỉ cần nhập lại nội dung.

❗ 4. Header/Footer bị lệch vị trí hoặc sát mép quá

Giải pháp:

• Header & Footer → Position

• Chỉnh thông số “Header from Top” hoặc “Footer from Bottom”

• Kiểm tra lại lề của trang (Margins)

❗ 5. Trang 2 không có Header/Footer dù đã nhập

→ Bạn đang chỉnh nhầm vùng First Page Header.

🎉 Kết luận – Word 2021 giúp bạn trình bày tài liệu đẹp và chuyên nghiệp chỉ với 1 dấu tick

Việc tạo Header/Footer khác trang đầu trong Word 2021 vô cùng dễ nếu bạn hiểu đúng nguyên tắc: tách vùng bằng tùy chọn Different First Page.

Chỉ cần:

✔ Mở Header/Footer
✔ Tick “Different First Page”
✔ Chỉnh trang đầu và trang sau riêng biệt

Tài liệu của bạn lập tức trở nên chỉn chu hơn, chuyên nghiệp hơn và đáp ứng đúng mọi tiêu chuẩn trình bày hiện nay.

Cách thực hiện Header/Footer trang đầu khác trong Word 2016 – thao tác nhỏ tạo sự chuyên nghiệp lớn!

Th12 10, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn thường xuyên làm báo cáo, luận văn, hợp đồng hay bất kỳ tài liệu có trang bìa, chắc hẳn bạn từng gặp tình huống: trang đầu cần sạch sẽ hoàn toàn, không muốn số trang, không muốn header/logo hay bất kỳ thông tin phụ nào. Trong khi đó, các trang tiếp theo vẫn cần định dạng chuẩn mực, có số trang và header riêng.

Tin vui là Word 2016 hỗ trợ việc tạo Header/Footer khác biệt cho trang đầu chỉ bằng một dấu tick nhỏ. Nhưng nếu làm sai bước, bạn sẽ thấy số trang biến mất lung tung, header nhảy chỗ hoặc trang 2–3 cũng bị ảnh hưởng. Thế nên, bài viết này sẽ giúp bạn làm đúng ngay từ đầu – đơn giản mà hiệu quả.

1. Tại sao cần đặt Header/Footer trang đầu khác trong Word 2016?

Trang đầu trong tài liệu thường mang tính trình bày, thể hiện sự trang trọng:

• Trang bìa luận văn

• Bìa báo cáo nội bộ

• Hợp đồng hoặc văn bản pháp lý

• Đơn xin việc

• Hồ sơ gửi khách hàng

Trang đầu không nên xuất hiện số trang, header, footer hoặc các thông tin rườm rà khác. Trong khi đó, các trang nội dung bên trong lại cần định dạng thống nhất, như:

✔ Số trang
✔ Logo công ty
✔ Tên tài liệu
✔ Footer ghi chú

Việc “tách riêng” là cực kỳ cần thiết để tài liệu trông chuyên nghiệp và gọn mắt hơn.

2. Cách bật chế độ Header/Footer khác trang đầu trong Word 2016

Thực hiện rất nhanh – nhưng chỉ đúng khi bạn làm theo đúng thứ tự bước sau:

🔹 Bước 1: Mở tài liệu trong Word 2016

Bạn có thể mở một file đã soạn hoặc tạo mới.

🔹 Bước 2: Nhấp đôi chuột vào vùng Header hoặc Footer

Khi bạn nhấp đúp, Word tự động mở tab:

Header & Footer Tools → Design

Đây là nơi chứa toàn bộ công cụ chỉnh Header/Footer.

🔹 Bước 3: Bật chế độ Different First Page

Trong nhóm Options, bạn tìm thấy mục:

✔ Different First Page

Ngay khi tick vào, Word sẽ:

• Xóa Header/Footer của trang đầu

• Giữ lại Header/Footer trang thứ 2 trở đi

• Tạo vùng chỉnh riêng cho trang bìa (First Page Header)

🔹 Bước 4: Nhập nội dung cho Header/Footer trang sau

Chuyển sang trang 2 → nhập số trang, logo, tên tài liệu…
Nội dung này sẽ tự động áp dụng cho toàn bộ các trang phía sau.

Vậy là xong phần quan trọng nhất!

3. Tùy chỉnh Header/Footer trang đầu – bạn có thể tạo phong cách riêng

Sau khi bật Different First Page, bạn có 2 vùng độc lập:

• First Page Header – dành riêng cho trang đầu

• Header – Section 1 – dành cho các trang còn lại

Điều này có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể:

• Giữ trang đầu trống hoàn toàn

• Hoặc đặt logo nhỏ, tiêu đề trang nhã

• Hoặc thêm ghi chú đặc biệt chỉ xuất hiện ở trang đầu

Không sợ ảnh hưởng các trang sau – vì chúng tách biệt hoàn toàn.

Một số kiểu tùy chỉnh phổ biến:

✔ Trang đầu trống nhưng các trang sau có số trang
✔ Trang đầu có logo lớn, trang sau chỉ có chữ nhỏ
✔ Trang đầu có slogan công ty, phần nội dung không có
✔ Trang đầu không header nhưng có footer (hoặc ngược lại)

Word 2016 làm rất tốt việc chia vùng rõ ràng, chỉ cần bạn chỉnh đúng vùng là mọi thứ ổn thỏa.

4. Những lỗi thường gặp khi tạo Header/Footer khác trang đầu (và cách xử lý)

Nhiều bạn làm đúng gần hết nhưng gặp một trong các lỗi nhỏ dưới đây. Đừng lo, mỗi lỗi đều có cách sửa nhanh.

❗ Lỗi 1: Trang đầu vẫn hiện số trang dù đã tick Different First Page

Nguyên nhân: số trang được chèn bằng Insert → Page Number nhưng Word chưa tách vùng.

Cách sửa:

1. Nhấp đôi vào Footer trang đầu

2. Xóa số trang thủ công → trang sau vẫn giữ nguyên

❗ Lỗi 2: Sửa Header trang 2 nhưng trang 3 cũng thay đổi

→ Đây là hoạt động bình thường. Tất cả trang sau chia sẻ cùng một Header/Footer.

❗ Lỗi 3: Header trang đầu bị xóa hoàn toàn khi bật Different First Page

→ Word tách vùng, nên bạn cần chèn lại nội dung nếu muốn có header riêng.

❗ Lỗi 4: Header/Footer bị lệch so với vị trí mong muốn

Giải pháp:

• Vào Design → Position

• Điều chỉnh “Header from Top” hoặc “Footer from Bottom”

• Kiểm tra lề trên/dưới của tài liệu

❗ Lỗi 5: Trang đầu không có header, nhưng trang 2 cũng mất theo

Nguyên nhân: bạn đang chỉnh sai vùng Header/Footer.

Cách xử lý:

1. Nhấp vào trang 2

2. Đảm bảo Word hiển thị nhãn “Header – Section 1”

3. Nhập lại nội dung

🎉 Kết luận – chỉ một dấu tick, nhưng tạo sự chuyên nghiệp vượt bậc

Với Word 2016, việc tạo Header/Footer khác trang đầu chưa bao giờ dễ đến vậy. Chỉ cần:

✔ Nhấp đôi vào Header/Footer
✔ Tick Different First Page
✔ Chỉnh riêng nội dung từng vùng

Thế là tài liệu trở nên gọn gàng, sang trọng, đúng chuẩn trình bày cho mọi loại báo cáo, luận văn, công văn, hợp đồng…

Đây là kỹ năng mà bất cứ ai làm văn phòng đều nên nắm. Làm đúng một lần → dùng trọn đời!