Khi bạn in hoặc gửi email tài liệu ở dạng word sẽ rất dễ bị nhảy chữ và cần phải chỉnh sửa lại. Ngoài ra, văn bản dạng PDF còn được bảo mật cực tốt, không cho phép người dùng chỉnh sửa nội dung của tài liệu gốc. Vậy nên chuyển file word sang PDF là việc rất cần thiết. Bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn cách chuyển file Word sang PDF cực nhanh, cực dễ.
Cách 1: Sử dụng “Save As” để chuyển file Word sang PDF
Sử dụng “Save As” để chuyển file Word sang PDF
Ở 2 phiên bản Word 2007 và Word 2010 đã có sẵn tính năng chuyển đổi file Word sang file PDF. Sau khi chuyển đổi thành file PDF, nội dung của văn bản vẫn được giữ nguyên. Đồng thời các liên kết URL trong bản Word gốc vẫn không bị ảnh hưởng gì. Để chuyển file Word thành PDF bằng Save As trong Word, bạn hãy làm theo từng bước sau:
Bước 1: Bạn mở file Word cần chuyển sang PDF ra, tiếp theo click chọn File > click Save As.
Bước 2: Chọn nơi để lưu, định dạng file PDF sau khi chuyển đổi
- File name: Đặt tên cho file PDF sau khi chuyển đổi hoàn thành. Nếu không, Word sẽ mặc định tên của file PDF trùng với tên của file Word gốc.
- Save as type: Chọn định dạng PDF mà bạn cần chuyển đổi, ví dụ như: PDF (*.pdf).
Bước 3: Click vào Save để bắt đầu quá trình chuyển đổi. Trong phần Optimize for sẽ có 2 lựa chọn:
Standard (publishing online and printing): Nếu bạn chọn phần này, đồng nghĩa là bạn chọn kích thước tiêu chuẩn cho file PDF với việc xuất bản trực tuyến và in ấn.
Minimum size (publishing online and printing): Nếu bạn chọn phần này nghĩa là bạn chọn kích thước nhỏ nhất cho file PDF với việc xuất bản trực tuyến và in ấn.
Ngoài ra khi bạn chọn “Open file after publishing”: Nghĩa là ngay sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, Word sẽ tự mở file PDF đã chuyển đổi.
Cách thứ 2. Dùng tính năng Print để chuyển file Word sang PDF
Dùng tính năng Print để chuyển file Word sang PDF
Để thực hiện chuyển file Word thành file PDF bằng cách này, bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn mở file Word cần chuyển ra, sau đó click vào File (hoặc biểu tượng của Office nằm ở góc phía trên bên trái màn hình). Tiếp theo bạn chọn vào mục Print hoặc sau khi mở file Word lên bạn dùng tổ hợp phím Ctrl + P để mở tính năng Print.
Bước 2: Cửa sổ Print mở ra, bạn chọn Microsoft Print to PDF ở phần Printer, sau đó click Print hoặc OK để bắt đầu xuất file PDF.
Bước 3: Khi cửa sổ Save Print Output As hiện ra, bạn điền tên cho file PDF và chọn vị trí lưu file. Sau cùng bạn ấn Save để hoàn thành việc chuyển file Word sang PDF.
Cách thứ 3: Sử dụng công cụ online để chuyển file Word sang PDF
Hiện nay, có khá nhiều Website cho phép người dùng thực hiện chuyển đổi file Word sang PDF miễn phí. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn Online Convert để chuyển Word thành PDF:
Sử dụng công cụ online để chuyển file Word sang PDF
Bước 1: Đầu tiên bạn truy cập vào link document.online-convert.com/convert-to-pdf để vào trang chủ của web.
Bước 2: Tải file Word cần chuyển vào web. Để đổi file Word sang PDF, bạn có thể lấy file từ máy tính, hoặc lấy tại link nào đó, hoặc lấy trên Dropbox. Trong phần “Optional settings” có hai chỗ bạn cần chú ý:
- Use OCR: Nếu file của bạn thuộc dạng các công thức hóa học, vật lý, toán học, thì hãy chọn ô “Optical character recognition”.
- Source language: Phần này cho phép bạn chọn ngôn ngữ gốc để chuyển đổi.
Bước 3: Tiếp theo bạn click vào Convert file để bắt đầu tiến hành chuyển đổi. Chờ vài giây Website sẽ gửi file PDF đã chuyển đổi cho bạn. Bạn hãy lưu file PDF vừa chuyển xong vào máy rồi mở ra kiểm tra.
Cách thứ 4: Chuyển file Word sang PDF bằng phần mềm
Hiện có rất nhiều phần mềm để chuyển đổi Word sang PDF. Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn sử dụng 2 phần mềm miễn phí và hiệu quả nhất:
Phần mềm chuyển Word sang PDF Advanced Word to PDF Converter:
Phần mềm chuyển Word sang PDF Advanced Word to PDF Converter
Phần mềm cho phép người dùng tạo file PDF từ Word. Công cụ này rất nhỏ gọn, không tốn nhiều dung lượng, bạn có thể download về máy để dùng. Tương tự như những phần mềm chuyển Word sang PDF khác, Advanced Word to PDF Converter cũng có 3 bước cơ bản:
- Bước 1. Add File: Tải file Word mà bạn cần chuyển đổi vào phần mềm.
- Bước 2. Convert: Tiến hành chuyển đổi.
- Bước 3. Save Folder: Lưu file đã chuyển đổi.
Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ người dùng chuyển nhiều file cùng một lúc bằng cách chọn Add Folder…
Phần mềm doPDF
Phần mềm doPDF
Đây được xem như máy in ảo PDF, sau khi hoàn tất cài đặt bạn hãy mở một tài liệu bất kì rồi chọn Print và click in bởi phần mềm doPDF. Ưu điểm của doPDF là hoàn toàn miễn phí, hỗ trợ hơn 20 ngôn ngữ, cấu hình thấp, tốn ít dung lượng. Phần mềm doPDF có mộ nhược điểm là chỉ hỗ trợ trên hệ điều hành Windows.
Cách dùng phần mềm doPDF:
- Bước 1: Sau khi cài đặt vào máy tính xong, bạn mở phần mềm lên, rồi sau đó mở file Word cần chuyển và chọn Print trong tab File.
- Bước 2: Trong cửa sổ mới mở ra, tại phần Name bạn hãy chọn doPDF v7 và bấm OK.
- Bước 3: Bạn chọn nơi lưu, đặt tên cho file PDF ở phần File name xong ấn OK để chuyển.
Như vậy Aiie.me đã vừa gợi ý cho bạn những cách chuyển file Word sang PDF nhanh nhất, đơn giản nhất hiện nay. Mong rằng, bài viết sẽ giúp ích được cho công việc của bạn.
