Có một thời làm việc nhóm nghĩa là… gửi file qua lại. Người A chỉnh xong gửi cho người B. Người B sửa tiếp rồi lưu thành “file_final_v2”. Xong lại có “final_v2_sửa_lần_cuối”. Nghe quen không? Và rồi đến lúc cần tổng hợp lại thì chẳng biết bản nào mới nhất. Nghĩ lại thấy hơi “mệt não” thật.
May là Office 2021 có co-authoring – đồng biên tập thời gian thực. Nói đơn giản, nhiều người có thể mở cùng một file, chỉnh sửa cùng lúc, và thấy thay đổi của nhau ngay lập tức. Nghe giống Google Docs đúng không? Nhưng nếu bạn quen hệ sinh thái Microsoft thì đây là thứ rất đáng dùng.
Vấn đề là… nhiều người biết có, nhưng chưa dùng. Hoặc có thử rồi mà thấy hơi lúng túng. Bài này sẽ đi từ từ thôi, kiểu như ngồi cạnh chỉ bạn làm vậy.
Co-authoring là gì mà nghe “xịn” vậy?
Thực ra không có gì phức tạp. Co-authoring chỉ là việc nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu trong cùng một thời điểm.
Bạn gõ một dòng. Người khác thấy ngay. Người kia sửa một đoạn. Bạn cũng thấy ngay. Không cần gửi file, không cần merge lại. Mọi thứ diễn ra gần như tức thì.
Cảm giác lúc đầu hơi lạ. Nhưng quen rồi thì… khó quay lại cách cũ.
Điều kiện để dùng co-authoring trong Office 2021
Đây là phần quan trọng, vì nhiều người không để ý nên dùng không được.
Bạn cần:
- File phải lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
- Đăng nhập tài khoản Microsoft
- File ở định dạng mới (.docx, .xlsx, .pptx)
Nếu file nằm trên máy (desktop) thì sẽ không dùng được co-authoring. Đây là chỗ nhiều người hay nhầm.
Nói đơn giản: muốn làm chung thời gian thực, file phải nằm trên cloud.
Cách bắt đầu đồng biên tập trong Office 2021
Không cần cài gì thêm. Làm theo mấy bước này là được.
Bước 1: Lưu file lên OneDrive hoặc SharePoint
Mở file Word, Excel hoặc PowerPoint → chọn File → Save As → OneDrive
Chọn vị trí lưu. Xong.
Bước 2: Nhấn Share
Ở góc trên bên phải sẽ có nút Share. Bấm vào.
Bước 3: Mời người khác
Nhập email người cần làm chung. Hoặc copy link gửi qua Zalo, Teams, gì cũng được.
Bước 4: Chọn quyền
- Can view → chỉ xem
- Can edit → được chỉnh sửa
Muốn làm co-authoring thì phải chọn Can edit nhé.
Bước 5: Bắt đầu làm việc chung
Khi người khác mở file, bạn sẽ thấy tên họ xuất hiện. Nếu họ đang gõ, bạn sẽ thấy con trỏ của họ luôn.
Đúng nghĩa “người thật việc thật” ngay trên màn hình.
Trải nghiệm thực tế khi dùng co-authoring
Lúc đầu sẽ hơi bất ngờ.
Bạn đang viết, tự nhiên thấy chữ nhảy ở chỗ khác. À, hóa ra người khác đang sửa. Rồi thấy nhiều con trỏ màu khác nhau. Mỗi người một màu.
Nếu dùng Word, bạn có thể thấy ai đang ở đoạn nào. Nếu dùng Excel, bạn sẽ thấy người khác chỉnh ô nào. PowerPoint thì thấy slide nào đang được sửa.
Cảm giác khá… sống động.
Nhưng cũng có lúc hơi “rối” nếu nhiều người chỉnh cùng lúc. Nhất là khi mọi người sửa cùng một đoạn. Lúc đó cần một chút “kỷ luật nhẹ”.
Một vài mẹo để làm việc mượt hơn
Không có quy tắc cứng, nhưng có vài cách giúp đỡ rối.
Chia vùng làm việc
Ví dụ:
- Người A làm phần mở đầu
- Người B làm nội dung chính
- Người C làm kết luận
Tránh việc 3 người cùng sửa một đoạn.
Dùng comment thay vì sửa trực tiếp
Nếu chưa chắc chắn, hãy comment. Đỡ làm rối nội dung chính.
Thống nhất trước cách làm
Nghe hơi “hành chính”, nhưng rất hữu ích. Ví dụ:
- Ai phụ trách phần nào
- Có cần review lại không
- Khi nào chốt
Chỉ cần nói trước một chút là mọi thứ mượt hơn hẳn.
Những lỗi thường gặp khi dùng co-authoring
Dùng một thời gian sẽ thấy vài lỗi quen thuộc.
Không thấy người khác đang chỉnh sửa
Nguyên nhân thường là:
- File chưa lưu trên OneDrive
- Người kia mở bản offline
- Hoặc chưa đăng nhập
Thay đổi không cập nhật
Thường do mạng yếu hoặc file chưa sync. Đợi một chút hoặc refresh lại.
Bị “đè nội dung”
Xảy ra khi nhiều người sửa cùng một chỗ. Đây không phải lỗi hệ thống, mà là cách làm việc. Nên chia vùng hoặc dùng comment.
Không chỉnh sửa được
Có thể bạn chỉ có quyền view, không phải edit. Kiểm tra lại quyền.
Khi nào nên dùng co-authoring?
Không phải lúc nào cũng cần.
Co-authoring phù hợp khi:
- Làm việc nhóm
- Cần chỉnh sửa nhanh
- Cần feedback liên tục
- Làm tài liệu chung
Còn nếu bạn làm việc cá nhân, hoặc tài liệu nhạy cảm, thì có thể không cần.
Co-authoring có thay thế hoàn toàn cách làm cũ không?
Không hẳn. Nhưng nó thay đổi cách làm việc khá nhiều.
Thay vì làm riêng rồi gộp lại, bạn làm chung ngay từ đầu. Mọi thứ minh bạch hơn. Ai làm gì cũng thấy. Tiến độ cũng rõ hơn.
Nhưng đổi lại, cần một chút kỷ luật. Không phải muốn sửa đâu cũng được. Làm việc chung thì phải “nhường nhau” một chút.
