Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Nếu bạn đã từng mở một file Excel và thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên phải, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, chắc hẳn bạn cũng từng nghĩ: “Ủa, cái này làm sao mà hay vậy?” Tin vui là trong Excel 2021, việc tạo dropdown bằng Data Validation vẫn cực kỳ dễ, không cần công thức cao siêu, không cần VBA, chỉ cần vài bước là xong. Nhưng cái hay của nó thì lại không hề “nhỏ”.

Dropdown trong Excel là gì và vì sao nên dùng?

Dropdown (danh sách thả xuống) là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích lại rất rõ:

Tránh sai chính tả
Dữ liệu đồng nhất
Dễ lọc, dễ thống kê
File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn

Ví dụ rất đời thường:

Cột Giới tính: Nam / Nữ
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để mọi người tự gõ, kiểu gì cũng có “nam”, “Nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc tổng hợp dữ liệu chỉ muốn thở dài. Dropdown sinh ra là để tránh mấy chuyện đó.

Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua bước này)

Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị dùng cho dropdown. Có hai cách:

Cách 1: Gõ trực tiếp (nhanh nhưng ít dùng lâu dài)

Phù hợp khi danh sách rất ngắn, ví dụ: Có / Không.

Cách 2: Tạo danh sách trong một vùng ô (nên dùng)

Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:

F2: Nam
F3: Nữ

Hoặc:

F2: Kế toán
F3: Kinh doanh
F4: IT

Cách này tiện vì:

Dễ chỉnh sửa
Dùng lại được
Áp dụng cho nhiều ô

Chuẩn bị xong rồi, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.

Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều ô (ví dụ B2:B50), bạn bôi đen luôn một lần cho tiện.

Bước 2: Mở Data Validation

Trên thanh menu:

Chọn tab Data
Tìm nhóm Data Tools
Click Data Validation

Một hộp thoại hiện ra. Đừng lo, mình chỉ dùng vài mục cơ bản thôi.

Bước 3: Thiết lập dropdown

Trong tab Settings:

Allow: chọn List
Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)
Tích chọn In-cell dropdown

Sau đó bấm OK.

Giờ bạn quay lại ô vừa chọn, bấm thử xem. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra bên phải ô, bấm vào có danh sách hiện lên, thì chúc mừng nhé—bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

Dùng dấu phẩy , để phân tách
Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải quay lại Data Validation chỉnh lại. Với file dùng lâu dài, mình vẫn khuyên dùng danh sách trong vùng ô riêng.