Th12 31, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn từng làm việc với Excel đủ lâu, mình cá là bạn đã gặp cảnh này ít nhất một lần: mở file ra, kéo xuống vài trăm dòng, rồi chợt nhận ra… “Ơ, sao dữ liệu này lặp lại hoài vậy?”. Tên khách hàng trùng, mã sản phẩm giống nhau, email copy tới copy lui. Nhìn mà chỉ muốn thở dài. Nhưng khoan, đừng hoảng. Remove Duplicates trong Excel 2016 sinh ra là để xử mấy chuyện rắc rối kiểu đó.
Tin vui là thao tác này không hề phức tạp. Tin vui hơn nữa: Excel 2016 làm rất nhanh, rất gọn. Chỉ cần vài cú click là dữ liệu sạch sẽ trở lại, nhẹ đầu hẳn ra.
1. Remove Duplicates là gì và tại sao bạn nên dùng?
Remove Duplicates hiểu nôm na là loại bỏ các dòng dữ liệu trùng nhau trong bảng Excel. “Trùng” ở đây có thể là:
Thử nghĩ xem, nếu bạn có danh sách 5.000 khách hàng mà trong đó có vài trăm bản ghi trùng, báo cáo sẽ lệch đi bao nhiêu? Gửi mail marketing cũng sai, thống kê cũng méo. Lúc này, Remove Duplicates giống như cái chổi thần kỳ, quét một phát là sạch.
Và hay ở chỗ, Excel không xóa bừa. Nó cho bạn chọn rất rõ: trùng theo cột nào, giữ lại cái gì, bỏ cái gì. Chủ động hẳn hoi.
2. Chuẩn bị trước khi xóa trùng: đừng bỏ qua bước này
Nghe thì hơi “già đời”, nhưng mình vẫn phải nói: hãy sao lưu dữ liệu trước. Chỉ cần copy sheet sang một sheet khác là đủ. Vì Remove Duplicates xóa là xóa thật, không hỏi lại đâu.
Tiếp theo, bạn nên:
-
Kiểm tra hàng tiêu đề (header)
-
Đảm bảo dữ liệu không có khoảng trắng thừa
-
Xác định rõ: bạn muốn xóa trùng theo cột nào?
Chỉ cần rõ mấy điều này là làm rất mượt.
3. Cách Remove Duplicates cơ bản trong Excel 2016
Giờ vào phần chính nhé.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu
Bạn có thể:
Mẹo nhỏ: nếu dữ liệu của bạn liền mạch, chỉ cần click vào một ô bất kỳ trong bảng là Excel sẽ tự hiểu.
Bước 2: Vào công cụ Remove Duplicates
Trên thanh menu:
Data → Remove Duplicates
Một hộp thoại hiện ra, và đây chính là “trung tâm điều khiển”.
Bước 3: Chọn cột để kiểm tra trùng
Ví dụ:
Nhấn OK. Excel xử lý trong nháy mắt.
4. Kết quả sau khi xóa trùng: Excel nói cho bạn biết hết
Sau khi chạy xong, Excel sẽ hiện một thông báo kiểu:
Cảm giác lúc này khá đã. Nhìn bảng dữ liệu gọn gàng hẳn, không còn mấy dòng “bản sao vô duyên” nữa. Thật sự là nhẹ người!
5. Remove Duplicates theo một cột (tình huống hay gặp nhất)
Giả sử bạn có bảng:
-
Họ tên
-
Email
-
Số điện thoại
Tên có thể trùng, nhưng email thì phải là duy nhất. Lúc này bạn chỉ cần:
-
Chọn toàn bộ bảng
-
Vào Remove Duplicates
-
Chỉ tick cột Email
Excel sẽ giữ lại bản ghi đầu tiên, các bản ghi sau có email trùng sẽ bị xóa. Đơn giản, nhanh, không cần công thức gì cả.
6. Một vài lỗi thường gặp khi dùng Remove Duplicates
Không có công cụ nào hoàn hảo tuyệt đối, và Remove Duplicates cũng vậy. Một số lỗi hay gặp gồm:
-
Khoảng trắng thừa: “abc@gmail.com” và “abc@gmail.com ” nhìn giống nhưng Excel coi là khác
→ Giải pháp: dùng TRIM trước
-
Khác chữ hoa – chữ thường: Excel không phân biệt hoa thường, nên “A” và “a” vẫn bị coi là trùng
-
Dữ liệu ghép từ nhiều nguồn: dễ có ký tự ẩn
→ Nên dán dưới dạng Values
Biết trước mấy lỗi này thì xử lý rất nhanh, không có gì căng.
7. Khi nào KHÔNG nên dùng Remove Duplicates?
Có một điều quan trọng: Remove Duplicates xóa dữ liệu gốc. Vì vậy, bạn không nên dùng khi:
-
Cần giữ toàn bộ dữ liệu để đối soát
-
Cần lọc tạm thời chứ không xóa
-
Muốn tạo danh sách duy nhất ở sheet khác
Trong mấy trường hợp đó, bạn nên dùng Advanced Filter hoặc PivotTable sẽ an toàn hơn. Nhưng nếu mục tiêu là “dọn dẹp nhanh”, thì Remove Duplicates vẫn là vua.
Remove Duplicates trong Excel 2016 là một tính năng nhỏ nhưng sức mạnh thì không hề nhỏ. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót, và quan trọng nhất là làm cho dữ liệu trở nên đáng tin cậy hơn. Chỉ cần hiểu đúng và dùng đúng, bạn sẽ thấy Excel bớt “khó ưa” đi rất nhiều.
Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365
Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn để mọi người gõ tay dữ liệu lung tung, thì nói thật nhé… bạn đang tự làm khổ mình đó. Chỉ cần một cột giới tính, trạng thái hay phòng ban thôi, là kiểu gì cũng xuất hiện đủ biến thể: “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”, “nữ”. Đến lúc lọc dữ liệu hay làm báo cáo, chỉ muốn thở dài cho qua chuyện. Và đó chính là lúc Data Validation tạo dropdown phát huy tác dụng.
Nghe thì có vẻ kỹ thuật, nhưng thực ra làm dropdown trong Excel 365 rất dễ. Dễ đến mức nhiều người làm xong rồi mới thốt lên: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này sớm hơn ta?” Bài này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, theo kiểu nói chuyện đời thường. Không giáo điều, không ép nhớ. Cứ đọc tới đâu, mở Excel làm tới đó là ổn.
Dropdown trong Excel là gì mà “nhỏ nhưng có võ” vậy?
Dropdown, hay danh sách thả xuống, là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người nhập chỉ việc bấm vào mũi tên nhỏ rồi chọn giá trị có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích thì không hề nhỏ:
Ví dụ rất thực tế:
Chỉ cần một dropdown thôi, bạn đã giảm được kha khá lỗi nhập liệu rồi.
Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua nhé)
Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị để đưa vào dropdown. Có hai cách làm, nhưng mình khuyên bạn nên dùng cách thứ hai.
Cách 1: Gõ trực tiếp danh sách (nhanh nhưng ít bền)
Phù hợp khi danh sách cực ngắn, ví dụ:
Cách này tiện, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải chỉnh lại từng dropdown.
Cách 2: Tạo danh sách trong vùng ô riêng (nên dùng)
Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:
Hoặc:
-
F2: Kế toán
-
F3: Kinh doanh
-
F4: IT
Cách này được ưa chuộng vì:
Chuẩn bị xong phần này, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.
Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365
Bước 1: Chọn ô (hoặc vùng ô) cần tạo dropdown
Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều dòng, cứ bôi đen cả vùng luôn, ví dụ B2:B100.
Bước 2: Mở Data Validation
Trên thanh menu:
-
Chọn tab Data
-
Tìm nhóm Data Tools
-
Click Data Validation
Một hộp thoại hiện ra. Nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực tế mình chỉ dùng vài cái thôi.
Bước 3: Thiết lập dropdown
Trong tab Settings:
Xong xuôi, bạn bấm OK.
Giờ quay lại ô ban nãy, bấm thử vào. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra và chọn được giá trị, thì chúc mừng—bạn làm đúng rồi đó!
Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)
Nếu bạn lười tạo vùng dữ liệu riêng và danh sách chỉ có vài giá trị, có thể nhập trực tiếp trong ô Source.
Ví dụ:
Hoặc:
Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:
Cách này nhanh thật, nhưng nếu file dùng lâu dài hoặc nhiều người nhập, bạn sẽ thấy cách dùng vùng dữ liệu riêng “đỡ mệt” hơn nhiều.
Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu
Đây là phần rất hay nhưng hay bị bỏ qua.
Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô
Trong tab Input Message:
Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng thôi, nhưng giúp người nhập không bị lúng túng.
Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu
Trong tab Error Alert, bạn có thể:
Ví dụ:
“Giá trị không hợp lệ. Vui lòng chọn trong danh sách.”
Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.
Một vài lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)
-
Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa
-
Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng Source
-
Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng bằng $
-
Không chọn được giá trị → vùng dữ liệu nguồn có thể đã bị xóa
Mẹo nhỏ:
Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?
Bạn nên dùng dropdown khi:
-
File có nhiều người nhập dữ liệu
-
Cần dữ liệu đồng nhất
-
Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo
-
Muốn file Excel nhìn “ra dáng” hơn
Một dropdown nhỏ thôi, nhưng hiệu quả thì rất rõ. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.
Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365
Nếu bạn đã từng mở một file Excel và thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên phải, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, chắc hẳn bạn cũng từng nghĩ: “Ủa, cái này làm sao mà hay vậy?” Tin vui là trong Excel 2021, việc tạo dropdown bằng Data Validation vẫn cực kỳ dễ, không cần công thức cao siêu, không cần VBA, chỉ cần vài bước là xong. Nhưng cái hay của nó thì lại không hề “nhỏ”.
Dropdown trong Excel là gì và vì sao nên dùng?
Dropdown (danh sách thả xuống) là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích lại rất rõ:
Ví dụ rất đời thường:
-
Cột Giới tính: Nam / Nữ
-
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
-
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT
Nếu để mọi người tự gõ, kiểu gì cũng có “nam”, “Nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc tổng hợp dữ liệu chỉ muốn thở dài. Dropdown sinh ra là để tránh mấy chuyện đó.
Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua bước này)
Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị dùng cho dropdown. Có hai cách:
Cách 1: Gõ trực tiếp (nhanh nhưng ít dùng lâu dài)
Phù hợp khi danh sách rất ngắn, ví dụ: Có / Không.
Cách 2: Tạo danh sách trong một vùng ô (nên dùng)
Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:
Hoặc:
-
F2: Kế toán
-
F3: Kinh doanh
-
F4: IT
Cách này tiện vì:
-
Dễ chỉnh sửa
-
Dùng lại được
-
Áp dụng cho nhiều ô
Chuẩn bị xong rồi, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.
Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021
Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown
Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều ô (ví dụ B2:B50), bạn bôi đen luôn một lần cho tiện.
Bước 2: Mở Data Validation
Trên thanh menu:
-
Chọn tab Data
-
Tìm nhóm Data Tools
-
Click Data Validation
Một hộp thoại hiện ra. Đừng lo, mình chỉ dùng vài mục cơ bản thôi.
Bước 3: Thiết lập dropdown
Trong tab Settings:
Sau đó bấm OK.
Giờ bạn quay lại ô vừa chọn, bấm thử xem. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra bên phải ô, bấm vào có danh sách hiện lên, thì chúc mừng nhé—bạn làm đúng rồi!
Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)
Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.
Ví dụ:
Hoặc:
Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:
Cách này nhanh, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải quay lại Data Validation chỉnh lại. Với file dùng lâu dài, mình vẫn khuyên dùng danh sách trong vùng ô riêng.
Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu
Đây là phần nhiều người bỏ qua, nhưng dùng rồi mới thấy rất “đáng”.
Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô
Trong tab Input Message:
Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng nhưng hiệu quả, nhất là khi file gửi cho nhiều người.
Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu
Trong tab Error Alert, bạn có thể:
-
Chặn nhập sai hoàn toàn
-
Hoặc chỉ cảnh báo
Ví dụ thông báo:
“Chỉ được chọn giá trị có sẵn trong danh sách”
Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.
Một vài lỗi thường gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)
-
Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa
-
Không chọn được giá trị → vùng Source có thể bị xóa hoặc sai
-
Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng tham chiếu
-
Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng Source bằng $
Mẹo nhỏ:
Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?
Bạn nên dùng dropdown khi:
-
File có nhiều người nhập dữ liệu
-
Cần dữ liệu đồng nhất
-
Dùng dữ liệu để lọc, thống kê, báo cáo
-
Muốn file Excel trông chuyên nghiệp hơn
Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365
Có bao giờ bạn mở một file Excel lên, nhìn thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên cạnh, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, gọn gàng hẳn không? Và bạn nghĩ thầm: “Ủa, cái này làm sao vậy ta?” Tin mình đi, đó chính là dropdown bằng Data Validation, và trong Excel 2019, nó vẫn là một trong những tính năng cực kỳ đáng dùng, dù nhìn qua thì có vẻ… bình thường.
Dropdown trong Excel là gì mà ai cũng khuyên nên dùng?
Nói đơn giản nhé, dropdown là danh sách thả xuống cho phép người dùng chọn giá trị có sẵn, thay vì gõ tay. Nhờ vậy:
-
Tránh gõ sai chính tả
-
Dữ liệu đồng nhất hơn
-
File nhìn chuyên nghiệp hơn
-
Dễ tổng hợp, lọc, làm báo cáo
Ví dụ rất đời:
-
Cột Giới tính: Nam / Nữ
-
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
-
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT
Nếu để người khác gõ tay, kiểu gì cũng có “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc đó tổng hợp dữ liệu chỉ muốn… thở dài. Dropdown sinh ra là để giải quyết mấy chuyện đó.
Chuẩn bị trước khi tạo dropdown (nhẹ nhàng thôi)
Trước khi vào Data Validation, bạn nên chuẩn bị danh sách giá trị sẽ dùng cho dropdown. Có hai cách phổ biến:
-
Gõ trực tiếp danh sách vào Data Validation
-
Tạo danh sách sẵn trong một vùng ô, rồi liên kết tới đó
Cách thứ hai được dùng nhiều hơn, vì:
-
Dễ sửa
-
Dùng lại được
-
Gọn gàng, chuyên nghiệp
Ví dụ, bạn tạo một danh sách ở cột F:
Hoặc:
-
F2: Kế toán
-
F3: Kinh doanh
-
F4: IT
Chuẩn bị xong, mình bắt đầu nhé.
Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019
Giờ vào phần chính đây. Các bước rất thẳng, không rối.
Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown
Bạn click vào ô (hoặc bôi đen nhiều ô) mà bạn muốn tạo dropdown. Ví dụ: cột B từ B2 đến B20.
Bước 2: Vào Data Validation
Trên thanh menu:
Một hộp thoại sẽ hiện ra. Đừng hoảng, mình chỉ dùng có vài mục thôi.
Bước 3: Thiết lập danh sách dropdown
Trong tab Settings:
Nhớ tích chọn:
Xong bước này, bạn bấm OK. Quay lại ô ban nãy, bấm thử vào xem sao. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra là… chúc mừng, bạn làm đúng rồi!
Tạo dropdown bằng cách gõ trực tiếp (dùng khi danh sách ngắn)
Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.
Ví dụ:
Hoặc:
Lưu ý nhỏ:
Cách này nhanh, nhưng không linh hoạt bằng việc dùng vùng dữ liệu riêng. Khi file lớn, mình vẫn khuyên dùng cách chuẩn hơn.
Một vài tùy chọn hay ho trong Data Validation
Hiển thị thông báo khi chọn ô
Trong tab Input Message, bạn có thể:
Khi người dùng click vào ô, thông báo sẽ hiện lên. Nhỏ thôi, nhưng rất hữu ích nếu file gửi cho nhiều người dùng.
Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu
Tab Error Alert cho phép bạn:
-
Chặn nhập sai hoàn toàn
-
Hoặc chỉ cảnh báo
Ví dụ, bạn có thể để thông báo:
“Chỉ được chọn giá trị trong danh sách”
Nhờ vậy, người dùng khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.
Một số lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)
-
Dropdown không hiện mũi tên: kiểm tra lại đã tick In-cell dropdown chưa
-
Không chọn được giá trị: vùng Source có thể bị xóa hoặc sai
-
Chỉnh sửa danh sách mà dropdown không đổi: có thể do tham chiếu chưa đúng
-
Copy ô dropdown sang chỗ khác bị lỗi: kiểm tra lại vùng dữ liệu có cố định $ chưa
Mẹo nhỏ:
Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?
Bạn nên dùng dropdown khi:
-
File có nhiều người nhập dữ liệu
-
Cần đồng nhất giá trị
-
Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo
-
Muốn file nhìn chuyên nghiệp hơn
Một dropdown nhỏ thôi, nhưng giúp giảm lỗi nhập liệu rất nhiều. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.
Th12 31, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Không biết bạn có từng gặp cảnh này chưa: làm một file Excel cho nhiều người nhập liệu, bạn đã dặn kỹ “nhập đúng trạng thái: Đã thanh toán / Chưa thanh toán” rồi… nhưng cuối cùng vẫn có người gõ “da thanh toan”, “Đã TT”, “done”, thậm chí “ok”. Thế là dữ liệu loạn, lọc không ra, PivotTable cũng méo mó. Mệt ghê!
Và đây chính là lúc Data Validation tạo dropdown trong Excel 2016 phát huy tác dụng. Nói nôm na, bạn tạo sẵn danh sách lựa chọn, người nhập chỉ việc bấm mũi tên và chọn. Không gõ tay nữa, sai chính tả gần như biến mất. Vừa nhanh, vừa sạch dữ liệu. Quá lợi!
Data Validation là gì? (Nói đơn giản cho dễ hiểu)
Data Validation là tính năng giúp bạn giới hạn kiểu dữ liệu được phép nhập vào ô. Ví dụ:
-
Chỉ cho nhập số từ 1 đến 100
-
Chỉ cho nhập ngày trong khoảng nào đó
-
Chỉ cho phép nhập theo danh sách có sẵn (dropdown)
Và phần “dropdown” chính là cái nhiều người dùng nhất, vì nó giải quyết đúng một vấn đề muôn thuở: nhập liệu sai và không đồng nhất.
Khi nào nên tạo dropdown bằng Data Validation?
Bạn nên dùng dropdown khi:
-
Có trường “Trạng thái” (Đã xử lý / Chưa xử lý / Hủy)
-
Có “Loại” (Online / Offline / COD)
-
Có danh sách “Phòng ban”, “Chi nhánh”, “Nhân viên”
-
Có lựa chọn lặp đi lặp lại nhiều lần trong file
Nói chung, cứ cái gì mà bạn muốn người khác chọn chứ không muốn họ tự gõ, thì dropdown là “chân ái”.
Cách tạo dropdown Data Validation trong Excel 2016 (cơ bản và phổ biến nhất)
Mình hướng dẫn theo cách dễ làm nhất nhé: tạo danh sách ở một vùng riêng rồi dùng Data Validation trỏ tới đó.
Bước 1: Tạo danh sách lựa chọn
Bạn chọn một cột trống (ví dụ cột H) và nhập các lựa chọn theo từng dòng, ví dụ:
-
Đã thanh toán
-
Chưa thanh toán
-
Hoàn tiền
Cứ mỗi lựa chọn một dòng là được. Đừng gõ chung một ô, kẻo lát nữa khó chọn.
Bước 2: Chọn ô/vùng cần áp dụng dropdown
Bạn bôi đen các ô mà bạn muốn người dùng chọn từ danh sách.
Ví dụ: cột “Trạng thái” từ D2 đến D500.
Bước 3: Mở Data Validation
-
Vào tab Data
-
Chọn Data Validation
-
Ở mục Allow, chọn List
-
Ở ô Source, quét chọn vùng danh sách vừa tạo (ví dụ H2:H4)
-
Tick vào In-cell dropdown (thường mặc định đã tick)
-
Nhấn OK
Xong! Giờ bạn click vào ô trong cột Trạng thái sẽ thấy mũi tên dropdown. Chọn cái rẹt là có.
Một cách nhanh khác: nhập trực tiếp danh sách vào Source
Nếu danh sách ngắn, bạn có thể nhập thẳng vào Source mà không cần tạo vùng danh sách riêng.
Ví dụ Source:
Đã thanh toán,Chưa thanh toán,Hoàn tiền
Nhưng lưu ý nhé:
Cách này phù hợp cho danh sách ngắn và ít thay đổi thôi.
Mẹo hay: đặt tên vùng (Named Range) để dropdown “xịn” hơn
Nếu bạn muốn dropdown dễ quản lý, nhất là danh sách dài, hãy đặt tên vùng:
-
Bôi đen danh sách (H2:H20)
-
Vào Formulas → Define Name
-
Đặt tên, ví dụ: DS_TrangThai
-
Trong Data Validation, Source chỉ cần nhập:
Ưu điểm:
Làm sao để dropdown tự mở rộng khi thêm lựa chọn?
Bạn có thể biến danh sách thành Table (Ctrl + T).
Sau đó dropdown sẽ linh hoạt hơn, vì Table tự động mở rộng khi bạn thêm dòng mới.
Cách làm:
-
Chọn danh sách
-
Nhấn Ctrl + T để tạo Table
-
Dùng cột trong Table làm nguồn cho dropdown (kết hợp Named Range nếu cần)
Đây là cách khá “đáng tiền” khi bạn làm file nhập liệu lâu dài.
Một vài lỗi hay gặp khi tạo dropdown (và cách né)
1) Dropdown không hiện mũi tên
2) Không cho nhập giá trị ngoài danh sách
Trong tab Error Alert, bạn có thể chọn:
-
Stop (chặn luôn)
-
Warning (cảnh báo)
-
Information (nhắc nhẹ)
Nếu bạn muốn dữ liệu sạch tuyệt đối, cứ để Stop. Cứng nhưng hiệu quả.
3) Copy ô dropdown sang nơi khác bị lỗi
Hãy dùng Paste Special → Validation nếu bạn chỉ muốn copy quy tắc dropdown, không copy nội dung.
Kết lại – dropdown nhỏ thôi nhưng cứu cả file dữ liệu
Thật ra, tạo dropdown bằng Data Validation trong Excel 2016 là một kỹ năng rất “đời”. Nó không màu mè, nhưng giúp dữ liệu:
Bạn làm một lần, dùng cả tháng, cả năm. Đỡ phải ngồi sửa lỗi nhập liệu, đỡ mệt đầu. Quá đáng để áp dụng luôn.
Th12 30, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Excel 2010 nghe thì có vẻ “đời cũ”, nhưng ai làm văn phòng lâu năm đều biết: nhiều lúc chính mấy phiên bản này lại ổn định và dễ dùng nhất. Và trong số những tính năng rất đáng giá của Excel 2010, Data Validation tạo dropdown chắc chắn là một thứ bạn nên nắm thật chắc.
Bạn đã bao giờ mở một file Excel ra và thấy dữ liệu mỗi dòng mỗi kiểu chưa? Người thì gõ “Hoàn thành”, người khác ghi “xong”, có người lại viết “done”. Nhìn mà chỉ muốn thở dài. Lúc này, dropdown chính là cứu cánh. Đơn giản, gọn gàng, và cực kỳ hiệu quả.
1. Data Validation dropdown là gì mà nhiều người thích vậy?
Nói một cách dễ hiểu, Data Validation là công cụ giúp bạn kiểm soát dữ liệu được nhập vào ô Excel. Thay vì cho người dùng gõ tự do, bạn giới hạn họ chỉ được chọn trong những giá trị bạn cho phép.
Với kiểu List, Excel sẽ tạo ra một mũi tên nhỏ trong ô, bấm vào là hiện danh sách để chọn. Không cần gõ, không lo sai chính tả. Nghe thôi đã thấy “nhẹ đầu” rồi đúng không?
Dropdown thường được dùng cho:
Một khi bạn quen dùng rồi, rất khó quay lại kiểu nhập tay lung tung như trước.
2. Chuẩn bị danh sách nguồn cho dropdown
Trước khi tạo dropdown, bạn cần xác định danh sách giá trị sẽ cho người dùng chọn. Có hai cách làm phổ biến.
Cách 1: Nhập trực tiếp danh sách
Cách này nhanh, gọn, dùng khi danh sách ngắn và ít thay đổi. Ví dụ:
Nhược điểm là nếu sau này muốn sửa hay thêm giá trị, bạn phải mở lại Data Validation để chỉnh.
Cách 2: Tạo danh sách trong sheet (nên dùng)
Bạn tạo một sheet riêng, ví dụ tên là DanhMuc, rồi nhập các giá trị theo cột dọc. Cách này nhìn chuyên nghiệp hơn và dễ quản lý về lâu dài.
Tin mình đi, khi file Excel bắt đầu phình to, bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã chọn cách này.
3. Các bước tạo dropdown bằng Data Validation trong Excel 2010
Giờ vào phần quan trọng nhất đây, làm từng bước nhé.
Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô cần tạo dropdown
Ví dụ: chọn từ D2 đến D200 trong cột “Trạng thái”.
Bước 2: Trên thanh menu, vào Data → Data Validation
Bước 3: Hộp thoại hiện ra, ở tab Settings:
Nếu bạn nhập trực tiếp:
Nếu bạn lấy từ sheet DanhMuc, ví dụ vùng A2:A5:
Nhấn OK. Xong! Dropdown đã xuất hiện. Chỉ cần bấm vào mũi tên là chọn được ngay.
4. Mẹo hay: dùng Named Range cho dropdown
Nếu bạn muốn làm việc “ngầu” hơn một chút, hãy dùng Named Range. Thay vì trỏ trực tiếp tới vùng ô, bạn đặt tên cho danh sách.
Cách làm:
-
Bôi đen danh sách (ví dụ A2:A20)
-
Nhìn lên góc trái trên cùng (ô Name Box)
-
Gõ tên, ví dụ: TrangThai
-
Nhấn Enter
Sau đó, trong Source của Data Validation, bạn chỉ cần nhập:
Rất gọn. Và đặc biệt hữu ích khi bạn dùng cùng một dropdown ở nhiều nơi.
5. Thông báo nhập liệu: nhỏ nhưng có võ
Data Validation còn cho phép bạn tạo thông báo để hướng dẫn người dùng.
Input Message
Thông báo hiện khi chọn vào ô.
Ví dụ: “Vui lòng chọn trạng thái từ danh sách có sẵn.”
Error Alert
Hiện khi người dùng nhập sai dữ liệu.
Bạn có thể chọn:
Tuỳ mức độ “khó tính” của bạn mà chọn. Với dữ liệu quan trọng, mình thường chọn Stop cho chắc ăn.
6. Dropdown phụ thuộc có làm được không?
Có nhé. Excel 2010 hoàn toàn làm được dropdown phụ thuộc, kiểu chọn “Danh mục” rồi dropdown “Sản phẩm” tự thay đổi. Tuy nhiên phần này cần dùng Named Range kết hợp hàm INDIRECT, hơi dài dòng hơn.
Nếu bạn chỉ cần dropdown cơ bản để nhập liệu chuẩn, thì những gì ở trên là quá đủ rồi. Còn nâng cao hơn, mình khuyên nên tách thành một bài riêng để dễ theo dõi.
7. Một vài lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
-
Dropdown không hiện: kiểm tra lại In-cell dropdown
-
Source báo lỗi: xem lại dấu = và tên sheet
-
Copy dropdown bị sai dữ liệu: dùng địa chỉ tuyệt đối hoặc Named Range
-
Danh sách có dấu phẩy: nên dùng vùng ô làm nguồn
Excel đôi khi “khó ở”, nhưng phần lớn lỗi đều do mình gõ thiếu hoặc trỏ nhầm. Bình tĩnh là xử được hết.
Kết luận
Data Validation tạo dropdown trong Excel 2010 là một kỹ năng nhỏ nhưng lợi ích thì rất lớn. Bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, dữ liệu nhìn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn hẳn. Một khi đã quen tay, bạn sẽ thấy Excel “dễ chịu” hơn rất nhiều.
Nếu bạn muốn mình viết tiếp về dropdown phụ thuộc, danh sách tự mở rộng, hoặc áp dụng dropdown trong báo cáo thực tế, cứ nói nhé. Mình làm tiếp cho bạn ngay.
