Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2021

Th12 25, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Có một sự thật hơi buồn cười thế này: rất nhiều người dùng Excel mỗi ngày, làm báo cáo liên tục, mà vẫn… chưa đụng tới PivotTable. Không phải vì họ không giỏi, mà vì nghe cái tên “PivotTable” đã thấy hơi căng rồi. Xoay bảng, tổng hợp dữ liệu, phân tích đa chiều… nghe thôi là thấy mệt. Nhưng tin mình đi, PivotTable trong Excel 2021 thực ra dễ dùng hơn bạn nghĩ nhiều. Chỉ cần hiểu bản chất, còn lại là kéo – thả – xem kết quả. Đơn giản vậy thôi!

1. PivotTable là gì và vì sao nên dùng?

Nói ngắn gọn, PivotTable là công cụ giúp bạn tổng hợp dữ liệu nhanh chóng mà không cần viết công thức dài ngoằng. Thay vì ngồi cộng từng cột, lọc từng dòng, bạn chỉ cần vài thao tác là có ngay bảng tổng hợp gọn gàng.

PivotTable thường dùng để:

• Tổng doanh thu theo tháng, quý, năm

• Đếm số đơn hàng theo nhân viên

• So sánh số lượng theo khu vực, sản phẩm

• Phân tích dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau

Cái hay là PivotTable không làm thay đổi dữ liệu gốc. Nó giống như một “bản sao thông minh” để bạn xoay qua xoay lại dữ liệu cho dễ nhìn. Sai thì làm lại, không sợ hỏng file.

2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable (đừng bỏ qua bước này)

PivotTable rất mạnh, nhưng nó cũng khá… khó tính. Trước khi tạo, bạn nên kiểm tra bảng dữ liệu của mình:

• Mỗi cột phải có tiêu đề rõ ràng

• Không có dòng trống xen giữa dữ liệu

• Một cột chỉ chứa một loại dữ liệu (đừng trộn chữ với số)

• Tránh gộp ô (merge cells)

• Tốt nhất nên để dữ liệu dạng bảng chuẩn, liên tục

Nếu dữ liệu lộn xộn, PivotTable vẫn tạo được, nhưng kết quả thường không như mong đợi. Làm sạch dữ liệu trước sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian về sau.

3. Cách tạo PivotTable trong Excel 2021

Giờ vào phần chính nhé. Các bước tạo PivotTable trong Excel 2021 như sau:

1. Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.

2. Vào tab Insert trên thanh công cụ.

3. Chọn PivotTable.

4. Excel sẽ tự chọn vùng dữ liệu (thường là đúng).

5. Chọn nơi đặt PivotTable:

   • New Worksheet (trang tính mới – nên chọn)

   • Hoặc Existing Worksheet nếu bạn muốn đặt vào trang hiện tại.

6. Bấm OK.

Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy:

• Một khung PivotTable trống ở bên trái

• Bảng PivotTable Fields xuất hiện bên phải

Đây chính là “bộ não điều khiển” của PivotTable.

4. Hiểu PivotTable Fields: kéo đúng chỗ là ra kết quả

Phần PivotTable Fields nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực chất rất logic. Bạn chỉ cần nhớ 4 khu vực chính:

Rows (Hàng)

• Hiển thị dữ liệu theo chiều dọc

• Ví dụ: Nhân viên, Sản phẩm, Tháng

Columns (Cột)

• Hiển thị theo chiều ngang

• Ví dụ: Năm, Khu vực

Values (Giá trị)

• Đây là nơi tính toán

• Ví dụ: Tổng doanh thu, số lượng đơn hàng

Filters (Bộ lọc)

• Dùng để lọc toàn bộ PivotTable theo một điều kiện

• Ví dụ: Chỉ xem dữ liệu của năm 2023

Ví dụ nhanh cho dễ hình dung

Bạn có bảng gồm: Ngày – Nhân viên – Doanh thu

• Kéo Nhân viên vào Rows

• Kéo Doanh thu vào Values

Thế là bạn có ngay bảng tổng doanh thu theo từng nhân viên. Không cần công thức SUM, không cần lọc thủ công.

5. Thay đổi cách tính: không chỉ có Sum

Nhiều người tưởng PivotTable chỉ để cộng tổng. Thật ra bạn có rất nhiều lựa chọn khác.

Cách đổi kiểu tính:

1. Click vào mũi tên bên cạnh trường trong Values

2. Chọn Value Field Settings

3. Chọn kiểu tính phù hợp:

   • Sum (Tổng)

   • Count (Đếm)

   • Average (Trung bình)

   • Max, Min…

Ví dụ:

• Muốn biết có bao nhiêu đơn hàng → dùng Count

• Muốn biết doanh thu trung bình mỗi đơn → dùng Average

Một dữ liệu, nhiều cách nhìn. Đó là điểm PivotTable “ăn tiền”.

6. Nhóm dữ liệu theo tháng, quý, năm (tính năng rất đáng dùng)

Nếu bảng của bạn có cột ngày tháng, PivotTable trong Excel 2021 xử lý chuyện này rất tốt.

Ví dụ bạn muốn xem doanh thu theo tháng:

1. Kéo cột Ngày vào Rows

2. Click chuột phải vào một ngày bất kỳ trong PivotTable

3. Chọn Group

4. Chọn Months, Years hoặc Quarters tuỳ nhu cầu

5. Bấm OK

Ngay lập tức, dữ liệu được gom gọn lại. Không cần tạo thêm cột phụ trong bảng gốc. Nhẹ nhàng mà hiệu quả.

7. Cập nhật PivotTable khi dữ liệu thay đổi

Một lỗi rất hay gặp: sửa dữ liệu gốc rồi mà PivotTable không thay đổi gì. Không phải Excel lỗi, mà là bạn chưa Refresh.

Cách làm:

• Click chuột phải vào PivotTable → chọn Refresh

• Hoặc vào tab PivotTable Analyze → Refresh

Nếu dữ liệu thay đổi thường xuyên, nhớ thao tác này. PivotTable không tự cập nhật đâu nhé.

8. Một vài mẹo nhỏ giúp PivotTable dễ nhìn hơn

• Đổi tên các trường trong PivotTable cho dễ hiểu (double-click vào tiêu đề).

• Tắt Subtotals nếu bảng nhìn quá rối.

• Dùng PivotChart để tạo biểu đồ từ PivotTable, nhìn trực quan hơn rất nhiều.

• Nếu dữ liệu lớn, nên chuyển bảng gốc thành Table (Ctrl + T) trước khi tạo PivotTable.

Những mẹo nhỏ này không bắt buộc, nhưng dùng rồi sẽ thấy PivotTable “dễ thở” hơn hẳn.

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2019

Th12 25, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Có một khoảnh khắc mà gần như ai dùng Excel cũng từng trải qua: mở một bảng dữ liệu dài cả ngàn dòng, kéo chuột xuống mà thấy chóng mặt, rồi tự hỏi trong đầu: “Giờ mình tổng hợp kiểu gì đây?” Lọc tay thì mệt, cộng thủ công thì dễ sai, còn viết công thức thì… chưa chắc đã nhớ hết. Và đó chính là lúc PivotTable bước ra sân khấu.

PivotTable trong Excel 2019 không phải thứ gì quá cao siêu. Nhưng nếu chưa từng dùng, bạn sẽ thấy nó hơi “ngợp” lúc đầu. Ngược lại, khi đã hiểu cách vận hành, bạn sẽ có cảm giác như vừa mở được một cánh cửa bí mật: dữ liệu dù nhiều tới đâu, cũng xoay xoay vài cái là ra kết quả gọn gàng ngay.

1. PivotTable là gì mà ai cũng bảo “phải học”?

Nói ngắn gọn, PivotTable là công cụ giúp bạn tóm tắt, tổng hợp, phân tích dữ liệu mà không cần viết công thức phức tạp. Bạn có thể:

• Tổng doanh thu theo tháng

• Đếm số đơn hàng theo nhân viên

• So sánh số lượng sản phẩm theo khu vực

• Lọc nhanh dữ liệu theo nhiều tiêu chí

Điều hay ở PivotTable là: bạn không phá dữ liệu gốc. Nó tạo ra một bảng mới, giống như một “bản tổng hợp thông minh”, muốn xoay kiểu gì thì xoay. Sai thì làm lại, không sao cả.

2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable (bước này rất quan trọng)

Trước khi bấm Insert PivotTable, bạn nên kiểm tra nhanh bảng dữ liệu của mình. PivotTable dễ tính, nhưng không phải kiểu “chiều hư”.

Một bảng dữ liệu chuẩn nên có:

• Mỗi cột có tiêu đề rõ ràng (ví dụ: Ngày, Nhân viên, Sản phẩm, Doanh thu…)

• Không có dòng trống ở giữa bảng

• Dữ liệu cùng loại nằm chung một cột (đừng trộn chữ với số lung tung)

• Tốt nhất là không gộp ô (merge cells)

Chỉ cần mấy nguyên tắc đó thôi là PivotTable chạy mượt hơn hẳn. Nhiều người gặp lỗi PivotTable “khó ở” thực ra là do dữ liệu gốc chưa sạch.

3. Cách tạo PivotTable trong Excel 2019

Giờ vào phần chính nhé. Các bước cơ bản như sau:

1. Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.

2. Vào tab Insert trên thanh công cụ.

3. Chọn PivotTable.

4. Excel sẽ tự động chọn vùng dữ liệu cho bạn (thường là đúng).

5. Chọn nơi đặt PivotTable:

   • New Worksheet (trang tính mới – khuyến nghị)

   • Existing Worksheet (đặt vào trang đang dùng)

6. Bấm OK.

Ngay lập tức, bạn sẽ thấy:

• Một khung PivotTable trống ở bên trái

• Bảng PivotTable Fields ở bên phải (đây là “trung tâm điều khiển”)

4. Hiểu nhanh PivotTable Fields: kéo – thả là xong

Đây là phần khiến người mới hơi bối rối, nhưng thật ra rất logic.

Trong PivotTable Fields, bạn sẽ thấy 4 khu vực chính:

Rows (Hàng)

• Dùng để hiển thị dữ liệu theo chiều dọc.

• Ví dụ: Nhân viên, Sản phẩm, Tháng…

Columns (Cột)

• Hiển thị dữ liệu theo chiều ngang.

• Ví dụ: Năm, Khu vực, Loại sản phẩm…

Values (Giá trị)

• Đây là nơi tính toán: Sum, Count, Average…

• Ví dụ: Tổng doanh thu, số lượng đơn hàng.

Filters (Bộ lọc)

• Lọc toàn bộ PivotTable theo một tiêu chí.

• Ví dụ: Chỉ xem dữ liệu năm 2024.

Ví dụ đơn giản:

Bạn có bảng bán hàng gồm: Ngày – Nhân viên – Doanh thu

• Kéo Nhân viên vào Rows

• Kéo Doanh thu vào Values

Bùm! Bạn có ngay bảng tổng doanh thu theo từng nhân viên. Không cần một dòng công thức nào.

5. Thay đổi cách tính trong PivotTable (Sum, Count, Average…)

Mặc định, Excel thường tính Sum nếu cột là số. Nhưng bạn hoàn toàn đổi được.

Cách làm:

1. Click vào mũi tên cạnh trường trong Values

2. Chọn Value Field Settings

3. Chọn kiểu tính:

   • Sum (Tổng)

   • Count (Đếm)

   • Average (Trung bình)

   • Max, Min…

Ví dụ:

• Muốn đếm số đơn hàng, dùng Count

• Muốn biết doanh thu trung bình, dùng Average

Một dữ liệu, nhiều góc nhìn. Đây là điểm “đã” nhất của PivotTable.

6. Nhóm dữ liệu thông minh: theo tháng, quý, năm

PivotTable còn có một chiêu rất lợi hại: Group.

Ví dụ bạn có cột Ngày bán, muốn xem:

• Tổng theo tháng

• Hoặc theo quý

• Hoặc theo năm

Cách làm:

1. Kéo cột Ngày vào Rows

2. Click chuột phải vào một ngày bất kỳ trong PivotTable

3. Chọn Group

4. Tick chọn: Months, Quarters, Years… theo nhu cầu

5. Bấm OK

Thế là dữ liệu tự gom lại gọn gàng. Không cần thêm cột phụ trong bảng gốc.

7. Cập nhật PivotTable khi dữ liệu thay đổi

Một lỗi “kinh điển”: sửa dữ liệu gốc xong, PivotTable không đổi gì hết. Không phải nó hư, mà là bạn chưa Refresh.

Cách cập nhật:

• Click vào PivotTable

• Chuột phải → Refresh

• Hoặc vào tab Analyze → Refresh

Nếu dữ liệu gốc thay đổi thường xuyên, nhớ thao tác này. PivotTable không tự động cập nhật đâu nhé.

8. Một vài mẹo nhỏ để PivotTable “dễ xài” hơn

• Đổi tên các trường trong PivotTable cho dễ hiểu (double-click vào tiêu đề).

• Tắt Subtotal nếu thấy bảng quá rối.

• Dùng PivotChart để vẽ biểu đồ từ PivotTable, rất nhanh và trực quan.

• Nếu bảng dữ liệu lớn, cân nhắc chuyển dữ liệu gốc thành Table (Ctrl + T) trước khi tạo PivotTable, Excel sẽ quản lý tốt hơn.