Cách thực hiện Conditional Formatting để tìm trùng lặp trong Excel 2016 – nhìn phát là thấy liền

Th12 29, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Có bao giờ bạn mở một file Excel ra, kéo xuống thấy cả trăm, cả nghìn dòng dữ liệu rồi tự hỏi:
“Trong này có bị trùng không ta?”

Ngồi dò từng dòng? Thôi, nghĩ thôi đã thấy mệt rồi.
May mà Excel 2016 có một tính năng cực kỳ hữu ích, nhẹ nhàng nhưng hiệu quả: Conditional Formatting. Chỉ vài cú click là những dữ liệu trùng lặp sẽ tự động “nhảy ra ánh sáng”, không cần công thức phức tạp, không cần lọc rườm rà.

Vấn đề là, nhiều người biết tên nhưng chưa dùng bao giờ, hoặc dùng rồi mà chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Hôm nay mình sẽ đi từng bước, chậm rãi, dễ hiểu, để bạn dùng được ngay.

Conditional Formatting là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng

Conditional Formatting, hiểu nôm na là định dạng có điều kiện.
Tức là Excel sẽ tự động:

• Tô màu

• Đổi màu chữ

• Đổi kiểu hiển thị

dựa trên điều kiện bạn đặt ra.

Trong trường hợp này, điều kiện của chúng ta rất rõ ràng:
👉 Giá trị nào bị trùng lặp thì làm nổi bật nó lên.

Điểm hay là:

• Không làm thay đổi dữ liệu gốc

• Có thể bật, tắt, chỉnh sửa bất cứ lúc nào

• Dữ liệu thay đổi thì màu sắc tự cập nhật theo

Rất phù hợp để kiểm tra dữ liệu nhanh.

Khi nào nên dùng Conditional Formatting để tìm trùng?

Tính năng này cực kỳ hữu ích trong nhiều tình huống thực tế, ví dụ như:

• Danh sách khách hàng → kiểm tra trùng số điện thoại, email

• Danh sách mã sản phẩm → tránh nhập trùng mã

• Danh sách nhân viên → phát hiện trùng CMND, mã NV

• File tổng hợp nhiều nguồn → kiểm tra lỗi nhập liệu

Nếu bạn làm việc với Excel thường xuyên, gần như tuần nào cũng sẽ cần đến nó.

Cách tìm dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting trong Excel 2016

Đây là phần quan trọng nhất, và cũng là phần dễ nhất.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra

• Bôi đen cột hoặc vùng dữ liệu bạn muốn tìm trùng

• Có thể là:

  • Một cột

  • Nhiều cột

  • Hoặc cả bảng (tùy mục đích)

📌 Lưu ý nhỏ: chỉ chọn đúng vùng cần kiểm tra, tránh chọn dư để không bị nhiễu.

Bước 2: Mở Conditional Formatting

1. Vào tab Home

2. Chọn Conditional Formatting

3. Chọn Highlight Cells Rules

4. Chọn Duplicate Values…

Ngay lúc này, Excel đã hiểu bạn muốn làm gì rồi.

Bước 3: Chọn kiểu hiển thị

Một hộp thoại nhỏ hiện ra, bạn sẽ thấy:

• Duplicate (giá trị trùng)

• Unique (giá trị không trùng)

Thông thường, bạn chọn Duplicate.

Bên phải là phần chọn màu:

• Nền đỏ chữ đậm (mặc định)

• Hoặc bạn có thể chọn màu khác cho dễ nhìn hơn

Nhấn OK là xong.

Chỉ vài giây, các giá trị trùng lặp sẽ được tô màu ngay lập tức. Rất trực quan, nhìn là thấy liền.

Kiểm tra trùng lặp chính xác hơn – tránh hiểu nhầm

Có một điểm bạn nên để ý:
👉 Excel so sánh đúng giá trị hiển thị, chứ không “đoán ý” cho bạn.

Ví dụ:

• “ABC” và “abc” → vẫn bị xem là trùng

• “123” (text) và 123 (number) → vẫn có thể bị xem là khác

Ngoài ra:

• Dấu cách thừa

• Ký tự ẩn khi copy từ web

cũng có thể khiến dữ liệu trông giống nhau nhưng không bị tô màu. Trường hợp này, bạn nên làm sạch dữ liệu trước (TRIM, CLEAN…).

Tìm trùng lặp trong nhiều cột cùng lúc

Nhiều người chỉ biết tìm trùng trong một cột, nhưng thực ra bạn có thể áp dụng cho nhiều cột cùng lúc.

Cách làm:

• Bôi đen nhiều cột (ví dụ A:C)

• Áp dụng Conditional Formatting như bình thường

Excel sẽ tìm trùng trong toàn bộ vùng bạn chọn, không phân biệt cột nào.

Rất hữu ích khi:

• So sánh danh sách từ nhiều nguồn

• Kiểm tra trùng mã giữa các cột

Cách xóa hoặc chỉnh sửa Conditional Formatting

Sau khi kiểm tra xong, bạn có thể:

• Giữ lại để theo dõi

• Hoặc xóa đi cho bảng sạch sẽ

Cách xóa:

1. Chọn vùng dữ liệu

2. Vào Conditional Formatting

3. Chọn Clear Rules

4. Chọn:

   • Clear Rules from Selected Cells

   • Hoặc Clear Rules from Entire Sheet

Ngoài ra, bạn cũng có thể vào Manage Rules để chỉnh sửa lại màu sắc, phạm vi áp dụng.

Một vài mẹo nhỏ giúp tìm trùng lặp hiệu quả hơn

• Luôn kiểm tra và làm sạch dữ liệu trước

• Không gộp ô (Merge Cells) trong vùng kiểm tra

• Dùng màu nổi nhưng không quá gắt

• Kết hợp với Filter để xử lý dữ liệu nhanh hơn

Những mẹo nhỏ này giúp bạn tránh nhầm lẫn và làm việc “đỡ đau mắt” hơn.

Kết lại – tìm trùng lặp không khó, chỉ cần dùng đúng công cụ

Thật ra, Conditional Formatting tìm trùng lặp trong Excel 2016 không hề phức tạp. Nó là một trong những tính năng rất “đời”, rất thực tế, nhưng lại hay bị bỏ qua.

Chỉ cần vài thao tác:

• Chọn dữ liệu

• Đặt điều kiện

• Xem kết quả

Là bạn đã tránh được rất nhiều lỗi nhập liệu, sai sót không đáng có. Và một khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy mình dùng tính năng này thường xuyên hơn bạn nghĩ đấy.

Cách Sử Dụng Power Query Hợp Nhất Bảng Excel 365

Th12 27, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và thường xuyên phải làm việc với nhiều bảng dữ liệu, nhiều file, nhiều sheet… thì chắc bạn cũng từng có cảm giác này:
ngày đầu thì còn hào hứng copy – paste, ngày thứ hai bắt đầu thấy mệt, sang ngày thứ ba thì chỉ muốn hỏi một câu: “Có cách nào đỡ khổ hơn không?”

Câu trả lời là có. Và nó mang tên Power Query.

Power Query trong Excel 365,  không còn là công cụ “phụ trợ” nữa, mà gần như là vũ khí chính để xử lý, làm sạch và hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản. Một lần làm đúng, những lần sau chỉ việc bấm Refresh. Nghe thôi đã thấy nhẹ người rồi, đúng không?

Power Query trong Excel 365 là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng

Power Query là công cụ Get & Transform Data, có sẵn và được tích hợp sâu trong Excel 365.
Nói đơn giản, Power Query giúp bạn:

• Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn (file Excel, CSV, folder…)

• Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, đổi định dạng, tách cột)

• Hợp nhất nhiều bảng thành một

• Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi

Điểm khác biệt lớn nhất so với copy – paste là:
👉 Power Query ghi nhớ toàn bộ các bước bạn làm.
Nên về sau, dữ liệu có đổi thì bạn cũng không phải làm lại từ đầu.

Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?

Không phải lúc nào cũng cần Power Query. Nhưng nếu bạn rơi vào các trường hợp sau, thì rất nên dùng:

• Có nhiều bảng giống cấu trúc cần gộp (theo tháng, theo chi nhánh)

• Có nhiều file Excel đặt chung một thư mục

• Cần hợp nhất dữ liệu định kỳ (tuần, tháng)

• Muốn dữ liệu tự cập nhật, không làm tay lại mỗi lần

Nếu chỉ gộp 2–3 dòng thì thôi. Nhưng dữ liệu đã nhiều mà còn hay đổi, thì Power Query đúng là “cứu tinh”.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – đừng xem nhẹ

Power Query rất mạnh, nhưng nó thích dữ liệu “ngăn nắp”.

Trước khi hợp nhất, bạn nên:

• Đảm bảo mỗi bảng có hàng tiêu đề rõ ràng

• Không có dòng trống ở giữa dữ liệu

• Không gộp ô (Merge Cells)

• Các cột cùng ý nghĩa nên có tên giống nhau

Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều lỗi lặt vặt về sau.

Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 365 (Append)

Đây là cách dùng phổ biến nhất.

Ví dụ:

Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng:

• Tháng 1

• Tháng 2

• Tháng 3

Mỗi bảng có cùng cấu trúc: Ngày – Mã SP – Số lượng – Doanh thu.

Các bước thực hiện:

1. Chọn bảng đầu tiên

2. Vào Data → From Table/Range

3. Power Query Editor mở ra

4. Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New

5. Chọn các bảng cần hợp nhất

6. Nhấn OK

Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu được gộp thành một bảng duy nhất. Không copy, không dán, không sợ sót dòng.

Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)

Trường hợp này giống VLOOKUP hoặc XLOOKUP, nhưng mạnh và bền hơn.

Ví dụ:

• Bảng A: Mã SP – Tên SP

• Bảng B: Mã SP – Giá bán

Bạn muốn tạo bảng tổng hợp gồm cả tên và giá.

Cách làm:

1. Đưa cả hai bảng vào Power Query

2. Chọn bảng chính

3. Chọn Home → Merge Queries

4. Chọn bảng phụ

5. Click cột khóa ở cả hai bảng

6. Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)

7. Nhấn OK

Sau đó:

• Mở rộng cột vừa merge

• Chọn cột dữ liệu cần lấy

Cách này rất ổn khi dữ liệu lớn và bạn không muốn công thức chạy chậm.

Điểm “ăn tiền” nhất của Power Query trong Excel 365: Refresh

Đây là chỗ khiến Power Query khác biệt hoàn toàn.

Khi dữ liệu nguồn:

• Thêm dòng

• Thêm file mới

• Cập nhật số liệu

Bạn chỉ cần:

• Mở file tổng

• Nhấn Refresh All

Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình: lấy dữ liệu → làm sạch → hợp nhất → xuất kết quả. Không cần làm lại thủ công. Rất đã.

Một số lỗi hay gặp khi hợp nhất bảng bằng Power Query

• Merge không ra dữ liệu → cột khóa khác kiểu dữ liệu

• Append lệch cột → tên cột không giống nhau hoàn toàn

• Refresh lỗi → đường dẫn file nguồn bị đổi

• Dữ liệu trùng → cần Remove Duplicates

Những lỗi này không khó, chỉ cần để ý là xử lý được.

Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query trong Excel 365 hiệu quả hơn

• Luôn đưa dữ liệu gốc về dạng Table (Ctrl + T)

• Đặt tên bảng, tên query rõ ràng

• Hạn chế chỉnh tay trong Power Query nếu không cần

• Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file

Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ mở rộng và dễ bảo trì về lâu dài.

Kết lại – Power Query trong Excel 365 là công cụ rất đáng học

Power Query không phải là thứ chỉ dành cho “cao thủ Excel”. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc lặp đi lặp lại, nhất là mấy việc như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư quá xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: làm việc đỡ mệt hơn hẳn.