Tài Khoản

Cách thực hiện biểu đồ và trục phụ trong Excel 365

Th1 8, 2026 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Thú thật đi, có phải đã không ít lần bạn mở Excel 365 lên, nhìn một bảng số liệu dài dằng dặc rồi… đóng lại? Hoặc ít nhất là tự nhủ: “Để lát nữa làm”. Không phải vì bạn lười, mà vì số liệu nhìn khô quá, chẳng gợi lên được điều gì. Và đó chính là lúc biểu đồ xuất hiện, như một cách để Excel nói chuyện với con người thay vì ném vào mặt ta hàng trăm con số vô hồn.

Excel 365 mạnh hơn rất nhiều so với những phiên bản cũ. Không chỉ vì nó cập nhật liên tục, mà còn vì cách làm biểu đồ ngày càng thông minh, trực quan. Đặc biệt, nếu bạn biết dùng trục phụ (secondary axis), biểu đồ của bạn sẽ “lên trình” thấy rõ.

1. Biểu đồ trong Excel 365 – không chỉ để cho đẹp

Nhiều người nghĩ biểu đồ chỉ để trang trí báo cáo. Nghĩ vậy thì hơi oan cho Excel. Biểu đồ thực chất là công cụ giúp đọc dữ liệu nhanh hơn, hiểu sâu hơn và ra quyết định dễ hơn. Nhìn một đường xu hướng đi lên, bạn hiểu ngay tình hình đang tốt. Một cột tụt mạnh? Có vấn đề rồi đó.

Excel 365 cho phép tạo rất nhiều loại biểu đồ: cột, đường, tròn, vùng, thanh ngang, biểu đồ kết hợp… Thậm chí chỉ cần chọn dữ liệu, Excel còn “đề xuất” sẵn kiểu biểu đồ phù hợp. Khá tiện.

2. Cách tạo biểu đồ cơ bản trong Excel 365

Phần này không có gì phức tạp, thật đấy.

Bạn chỉ cần:

Bôi đen vùng dữ liệu (nhớ chọn cả tiêu đề cột)
Vào tab Insert
Chọn loại biểu đồ mong muốn trong nhóm Charts

Thế là Excel tạo ngay một biểu đồ hoàn chỉnh. Nhanh gọn. Nhưng khoan đã. Biểu đồ mặc định thường chỉ ở mức “xem được”, chưa hẳn là “dễ hiểu”.

Bạn nên chỉnh lại một chút:

Đổi Chart Title cho rõ nghĩa
Thêm Data Labels nếu cần
Chỉnh màu cho đỡ chói hoặc đỡ nhạt
Đặt lại tên trục ngang, trục dọc

Mấy thao tác này làm quen một lần là nhớ luôn. Không cần phải giỏi Excel mới làm được.

3. Trục phụ trong Excel 365 là gì và khi nào nên dùng?

Đây mới là phần nhiều người hay bỏ qua. Hoặc biết sơ sơ nhưng không dùng.

Trục phụ được dùng khi bạn có hai loại dữ liệu khác đơn vị hoặc chênh lệch quá lớn về giá trị, nhưng vẫn muốn đưa vào cùng một biểu đồ để so sánh xu hướng.

Ví dụ nhé:

Doanh thu (tính bằng triệu hoặc tỷ)
Tỷ lệ tăng trưởng (%)

Nếu bạn vẽ chung trên một trục, đường phần trăm sẽ “dính sát mặt đất”, nhìn chẳng ra hình thù gì. Lúc đó, trục phụ chính là giải pháp.

Nói nôm na, trục phụ giúp mỗi loại dữ liệu có “không gian sống” riêng, nhưng vẫn đứng chung một biểu đồ. Nghe hợp lý không?

4. Cách tạo biểu đồ có trục phụ trong Excel 365 (từng bước một)

Giờ vào phần thực hành. Đọc chậm thôi, làm theo là được.

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Giả sử bạn có các cột: Tháng – Doanh thu – Tỷ lệ tăng trưởng.

Bước 2: Chèn biểu đồ ban đầu
Chọn toàn bộ dữ liệu → Insert → chọn biểu đồ cột hoặc biểu đồ Excel gợi ý.

Bước 3: Chuyển sang biểu đồ kết hợp (Combo Chart)

Click vào biểu đồ
Chọn Chart Design → Change Chart Type
Chọn Combo

Bước 4: Gán trục phụ

Với dòng dữ liệu là % (tỷ lệ tăng trưởng), tick vào Secondary Axis
Chọn kiểu hiển thị là Line

Nhấn OK. Vậy là xong.

Không cần code. Không cần công thức cao siêu. Chỉ vài cú click chuột.

5. Chỉnh biểu đồ trục phụ sao cho nhìn không bị rối

Thú thật nhé, biểu đồ có trục phụ rất dễ bị… rối nếu làm ẩu. Nhưng chỉ cần chú ý mấy điểm sau là ổn.

Màu sắc phải nhất quán
Đường dữ liệu màu xanh thì trục phụ cũng nên xanh. Đừng để người xem đoán mò.
Đặt giới hạn trục hợp lý
Bạn có thể chỉnh Min – Max của trục phụ để đường biểu đồ không nhảy lung tung.
Đừng tham dữ liệu
Một biểu đồ có trục phụ là đủ “nặng” rồi. Nhét thêm dữ liệu thứ ba thường phản tác dụng.
Ghi chú rõ ràng
Tiêu đề trục, chú thích (Legend) phải rõ. Đừng để người xem phải hỏi: “Cái này là cái gì vậy?”

6. Vì sao biết dùng trục phụ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn?

Nhiều người dùng Excel 365 hằng ngày nhưng vẫn chỉ dừng ở mức nhập số, cộng trừ, cùng lắm là vẽ biểu đồ cột. Trong khi đó, trục phụ lại là thứ giúp bạn kể câu chuyện bằng dữ liệu.

Một biểu đồ tốt có thể thay cho cả đoạn giải thích dài dòng. Sếp nhìn vào là hiểu. Đồng nghiệp xem là nắm được vấn đề. Bạn cũng đỡ phải nói nhiều.

Không phải tự nhiên mà trong các báo cáo tài chính, marketing hay kinh doanh, biểu đồ kết hợp có trục phụ xuất hiện rất thường xuyên. Nó hiệu quả thật sự.

Cách thực hiện biểu đồ và trục phụ trong Excel 2021

Th1 7, 2026 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn từng mở Excel lên, nhìn một bảng số liệu chi chít rồi thở dài, thì chào mừng bạn đến với “hội những người từng ngán Excel”. Nhưng khoan. Excel không đáng sợ như bạn nghĩ. Đặc biệt là khi nói đến biểu đồ và trục phụ trong Excel 2021. Nghe thì có vẻ học thuật, nhưng thực chất lại rất đời thường. Và một khi hiểu rồi, bạn sẽ tự hỏi: “Ủa, sao trước giờ mình không dùng cái này sớm hơn nhỉ?”

1. Biểu đồ trong Excel là gì và vì sao ai cũng nên biết dùng?

Biểu đồ (chart) đơn giản là cách biến số liệu khô khan thành hình ảnh trực quan. Thay vì nhìn 200 dòng doanh thu, bạn chỉ cần một cái biểu đồ cột là thấy ngay tháng nào cao, tháng nào thấp. Não người thích hình ảnh, đó là sự thật rồi.

Excel 2021 cung cấp rất nhiều loại biểu đồ: cột, đường, tròn, thanh ngang, vùng, kết hợp… Không thiếu thứ gì. Vấn đề chỉ là: bạn có chịu dùng hay không?

Bạn có từng thấy một báo cáo toàn chữ và số, không một biểu đồ nào chưa? Mệt thật sự.

2. Cách tạo biểu đồ cơ bản trong Excel 2021

Đừng lo, phần này cực kỳ thân thiện.

Đầu tiên, bạn chỉ cần:

Bôi đen vùng dữ liệu (bao gồm cả tiêu đề).
Vào tab Insert (Chèn).
Chọn loại biểu đồ bạn muốn trong nhóm Charts.

Chỉ cần một cú click. Thế là xong. Excel tự động tạo biểu đồ cho bạn, khá thông minh.

Nhưng đừng vội hài lòng. Biểu đồ mặc định thường… tạm được thôi. Muốn đẹp và dễ hiểu, bạn nên chỉnh thêm:

Đổi tiêu đề biểu đồ
Chỉnh tên trục ngang – trục dọc
Thay màu cột hoặc đường
Bật/tắt nhãn dữ liệu

Những thứ này nằm ngay trong Chart Design và Format. Vọc một chút là quen liền.

3. Khi nào cần dùng trục phụ? Và trục phụ là cái gì?

Đây là phần mà nhiều người hay né. Nhưng thật ra nó rất “đáng tiền”.

Trục phụ (Secondary Axis) dùng khi bạn có hai loại dữ liệu chênh lệch quá lớn về đơn vị hoặc giá trị. Ví dụ:

Doanh thu (triệu đồng) và tỷ lệ tăng trưởng (%)
Số lượng sản phẩm bán ra và giá bán trung bình
Lượt truy cập và doanh thu quảng cáo

Nếu vẽ chung một trục, một bên sẽ “đè” bên kia. Nhìn không ra gì hết. Và đó là lúc trục phụ xuất hiện như một vị cứu tinh.

4. Cách tạo biểu đồ có trục phụ trong Excel 2021

Giờ vào phần quan trọng đây. Làm từng bước nhé, không vội.

Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu
Giả sử bạn có 3 cột: Tháng – Doanh thu – Tỷ lệ tăng trưởng.

Bước 2: Tạo biểu đồ ban đầu
Chèn biểu đồ cột hoặc biểu đồ kết hợp (Combo Chart). Nếu Excel chưa hỏi, cũng không sao.

Bước 3: Chuyển sang biểu đồ kết hợp

Click vào biểu đồ
Chọn Chart Design → Change Chart Type
Chọn Combo Chart

Bước 4: Gán trục phụ

Dòng dữ liệu nào khác đơn vị (thường là %), bạn tick vào ô Secondary Axis
Chọn kiểu biểu đồ phù hợp (thường là đường)

Bấm OK. Và… xong!

Nhìn biểu đồ lúc này khác hẳn. Dữ liệu rõ ràng hơn, không còn “đè nhau” nữa. Rất đã mắt.

5. Một vài mẹo nhỏ để biểu đồ trục phụ nhìn không bị rối

Nói thật, trục phụ mà làm không khéo thì rất dễ… rối mắt. Nhưng chỉ cần để ý vài điểm sau:

Màu sắc rõ ràng:
Đường trục phụ nên cùng màu với đường dữ liệu của nó. Đừng chọn màu na ná nhau.
Giới hạn trục hợp lý:
Có thể chỉnh Min – Max của trục phụ để đường biểu đồ không bị “bay loạn”.
Không nhồi quá nhiều dữ liệu:
Một biểu đồ có trục phụ là đủ phức tạp rồi. Đừng cố nhét thêm thứ ba, thứ tư.
Đặt tiêu đề trục rõ ràng:
Đừng để người xem phải đoán: “Ủa, cái này là gì vậy?”

6. Vì sao biết dùng trục phụ giúp bạn “lên trình” Excel rất nhanh?

Thật lòng mà nói, trong môi trường làm việc, biết dùng biểu đồ trục phụ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn. Báo cáo gọn gàng, trực quan, sếp nhìn vào là hiểu. Không cần giải thích quá nhiều.

Nhiều người dùng Excel mấy năm vẫn chỉ dừng ở mức nhập số và cộng trừ. Nhưng chỉ cần thêm kỹ năng biểu đồ, đặc biệt là trục phụ, là bạn đã khác rồi. Khác thật.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn để mọi người gõ tay dữ liệu lung tung, thì nói thật nhé… bạn đang tự làm khổ mình đó. Chỉ cần một cột giới tính, trạng thái hay phòng ban thôi, là kiểu gì cũng xuất hiện đủ biến thể: “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”, “nữ”. Đến lúc lọc dữ liệu hay làm báo cáo, chỉ muốn thở dài cho qua chuyện. Và đó chính là lúc Data Validation tạo dropdown phát huy tác dụng.

Nghe thì có vẻ kỹ thuật, nhưng thực ra làm dropdown trong Excel 365 rất dễ. Dễ đến mức nhiều người làm xong rồi mới thốt lên: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này sớm hơn ta?” Bài này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, theo kiểu nói chuyện đời thường. Không giáo điều, không ép nhớ. Cứ đọc tới đâu, mở Excel làm tới đó là ổn.

Dropdown trong Excel là gì mà “nhỏ nhưng có võ” vậy?

Dropdown, hay danh sách thả xuống, là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người nhập chỉ việc bấm vào mũi tên nhỏ rồi chọn giá trị có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích thì không hề nhỏ:

Tránh sai chính tả
Dữ liệu đồng nhất
Dễ lọc, dễ thống kê
File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn

Ví dụ rất thực tế:

Cột Giới tính: Nam / Nữ
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
Cột Loại đơn: Online / Trực tiếp

Chỉ cần một dropdown thôi, bạn đã giảm được kha khá lỗi nhập liệu rồi.

Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua nhé)

Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị để đưa vào dropdown. Có hai cách làm, nhưng mình khuyên bạn nên dùng cách thứ hai.

Cách 1: Gõ trực tiếp danh sách (nhanh nhưng ít bền)

Phù hợp khi danh sách cực ngắn, ví dụ:

Cách này tiện, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải chỉnh lại từng dropdown.

Cách 2: Tạo danh sách trong vùng ô riêng (nên dùng)

Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:

F2: Nam
F3: Nữ

Hoặc:

F2: Kế toán
F3: Kinh doanh
F4: IT

Cách này được ưa chuộng vì:

Dễ sửa
Dùng lại cho nhiều ô
File trông chuyên nghiệp hơn

Chuẩn bị xong phần này, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.

Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365

Bước 1: Chọn ô (hoặc vùng ô) cần tạo dropdown

Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều dòng, cứ bôi đen cả vùng luôn, ví dụ B2:B100.

Bước 2: Mở Data Validation

Trên thanh menu:

Chọn tab Data
Tìm nhóm Data Tools
Click Data Validation

Một hộp thoại hiện ra. Nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực tế mình chỉ dùng vài cái thôi.

Bước 3: Thiết lập dropdown

Trong tab Settings:

Allow: chọn List
Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)
Nhớ tick In-cell dropdown

Xong xuôi, bạn bấm OK.

Giờ quay lại ô ban nãy, bấm thử vào. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra và chọn được giá trị, thì chúc mừng—bạn làm đúng rồi đó!

Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)

Nếu bạn lười tạo vùng dữ liệu riêng và danh sách chỉ có vài giá trị, có thể nhập trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

Phải dùng dấu phẩy , để ngăn cách
Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh thật, nhưng nếu file dùng lâu dài hoặc nhiều người nhập, bạn sẽ thấy cách dùng vùng dữ liệu riêng “đỡ mệt” hơn nhiều.

Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu

Đây là phần rất hay nhưng hay bị bỏ qua.

Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô

Trong tab Input Message:

Tick Show input message when cell is selected
Nhập nội dung, ví dụ:

“Vui lòng chọn phòng ban từ danh sách”

Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng thôi, nhưng giúp người nhập không bị lúng túng.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Trong tab Error Alert, bạn có thể:

Chặn nhập sai hoàn toàn
Hoặc chỉ cảnh báo cho biết

Ví dụ:

“Giá trị không hợp lệ. Vui lòng chọn trong danh sách.”

Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một vài lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa
Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng Source
Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng bằng $
Không chọn được giá trị → vùng dữ liệu nguồn có thể đã bị xóa

Mẹo nhỏ:

Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: “Danh mục”)
Luôn cố định vùng Source để tránh lỗi khi copy

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

File có nhiều người nhập dữ liệu
Cần dữ liệu đồng nhất
Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo
Muốn file Excel nhìn “ra dáng” hơn

Một dropdown nhỏ thôi, nhưng hiệu quả thì rất rõ. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đã từng mở một file Excel và thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên phải, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, chắc hẳn bạn cũng từng nghĩ: “Ủa, cái này làm sao mà hay vậy?” Tin vui là trong Excel 2021, việc tạo dropdown bằng Data Validation vẫn cực kỳ dễ, không cần công thức cao siêu, không cần VBA, chỉ cần vài bước là xong. Nhưng cái hay của nó thì lại không hề “nhỏ”.

Dropdown trong Excel là gì và vì sao nên dùng?

Dropdown (danh sách thả xuống) là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích lại rất rõ:

Tránh sai chính tả
Dữ liệu đồng nhất
Dễ lọc, dễ thống kê
File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn

Ví dụ rất đời thường:

Cột Giới tính: Nam / Nữ
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để mọi người tự gõ, kiểu gì cũng có “nam”, “Nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc tổng hợp dữ liệu chỉ muốn thở dài. Dropdown sinh ra là để tránh mấy chuyện đó.

Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua bước này)

Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị dùng cho dropdown. Có hai cách:

Cách 1: Gõ trực tiếp (nhanh nhưng ít dùng lâu dài)

Phù hợp khi danh sách rất ngắn, ví dụ: Có / Không.

Cách 2: Tạo danh sách trong một vùng ô (nên dùng)

Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:

F2: Nam
F3: Nữ

Hoặc:

F2: Kế toán
F3: Kinh doanh
F4: IT

Cách này tiện vì:

Dễ chỉnh sửa
Dùng lại được
Áp dụng cho nhiều ô

Chuẩn bị xong rồi, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.

Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều ô (ví dụ B2:B50), bạn bôi đen luôn một lần cho tiện.

Bước 2: Mở Data Validation

Trên thanh menu:

Chọn tab Data
Tìm nhóm Data Tools
Click Data Validation

Một hộp thoại hiện ra. Đừng lo, mình chỉ dùng vài mục cơ bản thôi.

Bước 3: Thiết lập dropdown

Trong tab Settings:

Allow: chọn List
Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)
Tích chọn In-cell dropdown

Sau đó bấm OK.

Giờ bạn quay lại ô vừa chọn, bấm thử xem. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra bên phải ô, bấm vào có danh sách hiện lên, thì chúc mừng nhé—bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

Dùng dấu phẩy , để phân tách
Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải quay lại Data Validation chỉnh lại. Với file dùng lâu dài, mình vẫn khuyên dùng danh sách trong vùng ô riêng.

Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu

Đây là phần nhiều người bỏ qua, nhưng dùng rồi mới thấy rất “đáng”.

Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô

Trong tab Input Message:

Tích chọn Show input message when cell is selected
Gõ nội dung, ví dụ:

“Vui lòng chọn phòng ban từ danh sách”

Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng nhưng hiệu quả, nhất là khi file gửi cho nhiều người.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Trong tab Error Alert, bạn có thể:

Chặn nhập sai hoàn toàn
Hoặc chỉ cảnh báo

Ví dụ thông báo:

“Chỉ được chọn giá trị có sẵn trong danh sách”

Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một vài lỗi thường gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa
Không chọn được giá trị → vùng Source có thể bị xóa hoặc sai
Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng tham chiếu
Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng Source bằng $

Mẹo nhỏ:

Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: sheet “Danh mục”)
Luôn cố định vùng dữ liệu để tránh lỗi khi copy

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

File có nhiều người nhập dữ liệu
Cần dữ liệu đồng nhất
Dùng dữ liệu để lọc, thống kê, báo cáo
Muốn file Excel trông chuyên nghiệp hơn

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Có bao giờ bạn mở một file Excel lên, nhìn thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên cạnh, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, gọn gàng hẳn không? Và bạn nghĩ thầm: “Ủa, cái này làm sao vậy ta?” Tin mình đi, đó chính là dropdown bằng Data Validation, và trong Excel 2019, nó vẫn là một trong những tính năng cực kỳ đáng dùng, dù nhìn qua thì có vẻ… bình thường.

Dropdown trong Excel là gì mà ai cũng khuyên nên dùng?

Nói đơn giản nhé, dropdown là danh sách thả xuống cho phép người dùng chọn giá trị có sẵn, thay vì gõ tay. Nhờ vậy:

Tránh gõ sai chính tả
Dữ liệu đồng nhất hơn
File nhìn chuyên nghiệp hơn
Dễ tổng hợp, lọc, làm báo cáo

Ví dụ rất đời:

Cột Giới tính: Nam / Nữ
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để người khác gõ tay, kiểu gì cũng có “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc đó tổng hợp dữ liệu chỉ muốn… thở dài. Dropdown sinh ra là để giải quyết mấy chuyện đó.

Chuẩn bị trước khi tạo dropdown (nhẹ nhàng thôi)

Trước khi vào Data Validation, bạn nên chuẩn bị danh sách giá trị sẽ dùng cho dropdown. Có hai cách phổ biến:

Gõ trực tiếp danh sách vào Data Validation
Tạo danh sách sẵn trong một vùng ô, rồi liên kết tới đó

Cách thứ hai được dùng nhiều hơn, vì:

Dễ sửa
Dùng lại được
Gọn gàng, chuyên nghiệp

Ví dụ, bạn tạo một danh sách ở cột F:

F2: Nam
F3: Nữ

Hoặc:

F2: Kế toán
F3: Kinh doanh
F4: IT

Chuẩn bị xong, mình bắt đầu nhé.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Giờ vào phần chính đây. Các bước rất thẳng, không rối.

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Bạn click vào ô (hoặc bôi đen nhiều ô) mà bạn muốn tạo dropdown. Ví dụ: cột B từ B2 đến B20.

Bước 2: Vào Data Validation

Trên thanh menu:

Chọn tab Data
Nhìn sang nhóm Data Tools
Click Data Validation

Một hộp thoại sẽ hiện ra. Đừng hoảng, mình chỉ dùng có vài mục thôi.

Bước 3: Thiết lập danh sách dropdown

Trong tab Settings:

Mục Allow: chọn List
Mục Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)

Nhớ tích chọn:

✅ In-cell dropdown

Xong bước này, bạn bấm OK. Quay lại ô ban nãy, bấm thử vào xem sao. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra là… chúc mừng, bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách gõ trực tiếp (dùng khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ:

Phải dùng dấu phẩy , để phân tách
Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng không linh hoạt bằng việc dùng vùng dữ liệu riêng. Khi file lớn, mình vẫn khuyên dùng cách chuẩn hơn.

Một vài tùy chọn hay ho trong Data Validation

Hiển thị thông báo khi chọn ô

Trong tab Input Message, bạn có thể:

Tích chọn Show input message when cell is selected
Gõ nội dung hướng dẫn, ví dụ:

“Vui lòng chọn giới tính từ danh sách”

Khi người dùng click vào ô, thông báo sẽ hiện lên. Nhỏ thôi, nhưng rất hữu ích nếu file gửi cho nhiều người dùng.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Tab Error Alert cho phép bạn:

Chặn nhập sai hoàn toàn
Hoặc chỉ cảnh báo

Ví dụ, bạn có thể để thông báo:

“Chỉ được chọn giá trị trong danh sách”

Nhờ vậy, người dùng khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một số lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

Dropdown không hiện mũi tên: kiểm tra lại đã tick In-cell dropdown chưa
Không chọn được giá trị: vùng Source có thể bị xóa hoặc sai
Chỉnh sửa danh sách mà dropdown không đổi: có thể do tham chiếu chưa đúng
Copy ô dropdown sang chỗ khác bị lỗi: kiểm tra lại vùng dữ liệu có cố định $ chưa

Mẹo nhỏ:

Luôn cố định vùng Source bằng $
Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: Sheet “Danh mục”) cho gọn

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

File có nhiều người nhập dữ liệu
Cần đồng nhất giá trị
Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo
Muốn file nhìn chuyên nghiệp hơn

Một dropdown nhỏ thôi, nhưng giúp giảm lỗi nhập liệu rất nhiều. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 365

Th12 29, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Có một tình huống rất quen: bạn mở file Excel ra, kéo chuột xuống mà bảng dữ liệu dài như… vô tận. Hàng trăm, thậm chí hàng nghìn dòng. Sếp thì hỏi: “Tổng doanh thu theo tháng đâu?”, “Nhân viên nào bán tốt nhất?”, “So sánh giúp anh theo khu vực?”. Bạn nhìn bảng số, thở dài. Lúc này, PivotTable trong Excel 365 chính là thứ cứu bạn khỏi một buổi chiều cộng trừ mỏi tay.

PivotTable không phải công cụ mới, nhưng trong Excel 365, nó được tối ưu rất tốt: nhanh hơn, mượt hơn, thao tác kéo–thả cực kỳ đã. Ban đầu nhìn hơi nhiều nút, nhưng khi hiểu rồi thì cảm giác giống như… mở được một chiêu thức bí mật vậy.

1. PivotTable là gì và tại sao Excel 365 dùng nó “đã” hơn?

Nói cho gọn, PivotTable là công cụ giúp bạn tổng hợp và phân tích dữ liệu mà không cần viết công thức phức tạp. Thay vì lọc thủ công, cộng từng cột, bạn chỉ việc nói với Excel: “Tôi muốn xem cái này theo cái kia”. Thế là xong.

PivotTable thường được dùng để:

Tổng doanh thu theo ngày, tháng, năm
Đếm số đơn hàng theo nhân viên
So sánh sản phẩm theo khu vực
Phân tích dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau

Cái hay là PivotTable không đụng vào dữ liệu gốc. Bạn có thể xoay, lọc, thử đủ kiểu mà không sợ làm hỏng bảng ban đầu. Sai thì làm lại. Thoải mái!

2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable (bước này quyết định 50% thành công)

PivotTable mạnh thật, nhưng nó không phải pháp sư. Muốn nó chạy mượt, dữ liệu của bạn nên “đàng hoàng” một chút:

Mỗi cột phải có tiêu đề rõ ràng
Không để dòng trống giữa bảng
Một cột chỉ chứa một loại dữ liệu (đừng trộn chữ với số)
Tránh gộp ô (merge cells)
Nếu có thể, hãy biến bảng thành Table (Ctrl + T)

Excel 365 rất thích dữ liệu dạng Table. Khi bạn thêm dòng mới, PivotTable cũng dễ cập nhật hơn. Đỡ phiền!

3. Cách tạo PivotTable trong Excel 365

Bắt đầu thôi. Các bước tạo PivotTable gần như giống Excel 2019 hay 2021, nhưng giao diện trong Excel 365 nhìn hiện đại và “thoáng” hơn.

Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.
Vào tab Insert.
Chọn PivotTable.
Excel tự chọn vùng dữ liệu (thường là đúng).
Chọn nơi đặt PivotTable:
- New Worksheet (khuyến nghị, dễ quản lý)
- Hoặc Existing Worksheet nếu bạn muốn đặt cùng trang.
Bấm OK.