Nếu bạn đang dùng Excel 2021 và bỗng một ngày đẹp trời thấy công thức VLOOKUP trả về #N/A, cảm giác đầu tiên thường là… khó chịu. Nhìn dữ liệu thì rõ ràng đang nằm sờ sờ đó, công thức cũng quen tay gõ không biết bao nhiêu lần rồi, vậy mà Excel vẫn tỉnh bơ báo lỗi. Ủa là sao ta?
Thật ra, lỗi #N/A với VLOOKUP không phải do Excel “khó ở” vô cớ. Nó chỉ đang nói với bạn rằng: “Tôi không tìm thấy thứ bạn bảo tôi tìm.” Vấn đề là, đôi khi thứ bạn thấy và thứ Excel hiểu… không giống nhau. Bài này sẽ cùng bạn gỡ từng nút thắt một, theo kiểu trò chuyện nhẹ nhàng, không sách vở, để VLOOKUP trong Excel 2021 bớt làm bạn đau đầu.
Trước hết, hiểu đúng lỗi #N/A đã
Trong Excel 2021, khi VLOOKUP trả về #N/A, nghĩa là nó không tìm thấy giá trị dò trong cột đầu tiên của vùng dò. Chỉ vậy thôi. Không phải lỗi hệ thống, không phải file hỏng, càng không phải do bạn “gà”.
Điều quan trọng là: Excel tìm theo đúng từng ký tự, đúng định dạng, đúng vị trí. Sai một chút là coi như không thấy.
Nguyên nhân 1: Dữ liệu “nhìn giống” nhưng thực ra khác
Đây là thủ phạm số một. Bạn nhìn hai ô thấy giống hệt nhau, nhưng Excel thì lắc đầu.
Một vài tình huống quen mặt:
-
Một bên là số, một bên là text.
-
Có khoảng trắng thừa ở đầu hoặc cuối.
-
Copy dữ liệu từ phần mềm khác, dính ký tự ẩn.
Ví dụ, mã sản phẩm là MH001. Nhưng một ô lại là "MH001 " (thừa dấu cách cuối). Mắt thường không thấy, Excel thì thấy rõ mồn một.
Cách xử lý:
-
Dùng hàm
TRIM()để xóa khoảng trắng. -
Kết hợp
CLEAN()nếu dữ liệu nhập từ hệ thống ngoài. -
Kiểm tra định dạng ô (General, Text hay Number).
Nhiều khi chỉ cần làm sạch dữ liệu xong, Enter lại, lỗi #N/A biến mất nhanh hơn bạn tưởng.
Nguyên nhân 2: VLOOKUP vẫn “bảo thủ” như ngày nào
Dù Excel 2021 có thêm XLOOKUP hiện đại hơn, VLOOKUP vẫn giữ tính cách cũ: chỉ dò từ trái sang phải.
Nghĩa là sao? Nghĩa là giá trị bạn cần tìm bắt buộc phải nằm ở cột đầu tiên của vùng dò.
Ví dụ:
Excel sẽ tìm A2 trong cột B. Nếu dữ liệu cần tìm nằm ở cột C hay D, thì xin lỗi, #N/A xuất hiện là chuyện đương nhiên.
Cách khắc phục:
-
Sắp xếp lại bảng để cột dò nằm bên trái.
-
Hoặc cân nhắc dùng XLOOKUP / INDEX + MATCH nếu bảng không tiện chỉnh.
Rất nhiều người sửa mãi không được chỉ vì quên mất nguyên tắc “trái sang phải” này.
Nguyên nhân 3: Tham số FALSE và TRUE dùng chưa đúng chỗ
Tham số cuối của VLOOKUP tưởng nhỏ mà không hề nhỏ:
-
FALSE: dò chính xác. -
TRUEhoặc bỏ trống: dò gần đúng.
Vấn đề là: dò gần đúng yêu cầu cột dò phải được sắp xếp tăng dần. Nếu không, kết quả trả về rất khó lường, và trong nhiều trường hợp là #N/A.
Kinh nghiệm thực tế cho người dùng Excel 2021:
👉 Nếu bạn đang dò mã, tên, ID… thì luôn dùng FALSE. An toàn, dễ kiểm soát, ít rủi ro.
Nguyên nhân 4: Sai số cột trả về (lỗi rất đời)
VLOOKUP không quan tâm tên cột. Nó chỉ đếm: cột 1, cột 2, cột 3…
Ví dụ:
Excel sẽ trả về cột thứ 4 tính từ A. Nếu bạn:
-
Chèn thêm cột.
-
Xóa bớt cột.
-
Hoặc nhớ nhầm vị trí cột cần lấy.
Thì kết quả rất dễ sai, thậm chí trả về #N/A trong một số tình huống đặc biệt.
Mẹo nhỏ:
-
Đếm lại cột trước khi nhập.
-
Nếu bảng hay thay đổi, nên dùng Table (Ctrl + T) hoặc chuyển sang hàm linh hoạt hơn.
Nguyên nhân 5: Vùng dò không bao trọn dữ liệu mới
Excel 2021 vẫn cho phép bạn kéo công thức rất tiện, nhưng nếu:
-
Bạn không cố định vùng dò bằng
$. -
Dữ liệu mới nằm ngoài vùng dò cũ.
Thì VLOOKUP sẽ không “nhìn thấy” dữ liệu mới đó. Và kết quả? Vâng, #N/A.
Giải pháp:
-
Cố định vùng dò:
$A$2:$D$100 -
Hoặc dùng Table để vùng dữ liệu tự mở rộng.
