Th12 4, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng phải sửa một file dài đến vài chục trang và gửi qua lại trong nhóm, bạn sẽ hiểu Track Changes trong word 365 cần thiết đến mức nào. Tính năng này giống như chiếc camera ghi lại mọi thay đổi nhỏ xíu trong tài liệu, chẳng bỏ sót chữ nào. Thế nên, trong bài viết này, ta sẽ vừa học cách bật Track Changes, vừa biết cách Accept All để “dọn sạch” tất cả chỉnh sửa khi công việc hoàn tất. Mình chia thành từng phần rõ ràng để bạn dễ theo dõi, không lạc đường.
1. Track Changes là gì và tại sao nên dùng?
Track Changes dịch đúng nghĩa là theo dõi thay đổi. Khi bật lên, Word sẽ đánh dấu từng chỉnh sửa bạn thực hiện – thêm chữ thì gạch chân, xóa chữ thì gạch ngang. Có nhiều người tham gia chỉnh? Mỗi người một màu khác nhau. Người xem file không cần hỏi cũng biết ai sửa đoạn nào, đổi câu nào, thêm dòng nào.
Tính năng này rất hợp dùng khi:
Viết luận văn, báo cáo, tài liệu công việc cần đồng chỉnh sửa.
Trao đổi nội dung giữa nhiều người, tránh hiểu nhầm.
Cần lưu vết trước và sau chỉnh sửa để so sánh.
Thậm chí đôi khi chỉ đổi một chữ và → hay thôi, Track Changes cũng “bắt quả tang” bạn ngay. Nhưng đó lại chính là điểm hay – không chi tiết nào bị bỏ sót!
2. Cách bật Track Changes trong Word 365 (đơn giản không tưởng!)
Nào, giờ vào thực hành. Mở Word 365 lên, bạn để ý thanh Ribbon phía trên cùng.
Nhìn xem có tab Review không? Nhấp vào → bạn sẽ thấy nút Track Changes nằm khá rõ ràng.
🔹 Chỉ cần bấm một lần, nút sáng lên → Track Changes đã hoạt động.
🔹 Bấm lại nếu muốn tắt.
Từ thời điểm đó trở đi, mọi thay đổi đều được lưu lại dưới dạng dấu màu. Thử gõ thêm một câu, xóa bớt vài chữ để thấy sự khác biệt ngay tức thì. Nếu bạn đăng nhập tài khoản Office, Word còn gắn tên bạn vào từng chỉnh sửa – minh bạch như nhật ký.
3. Làm việc với Track Changes – xem, chỉnh, lọc thay đổi
Biết bật thôi chưa đủ, bạn cũng cần biết cách tương tác với những thay đổi đó. Khi người khác gửi lại file đã track, bạn sẽ thấy đầy highlight, gạch chân, comment hai bên như rừng. Đừng hoảng – Word có đủ công cụ kiểm soát.
Một số thao tác bạn nên nhớ:
Tính năng Tác dụng
Next/Previous Di chuyển qua từng thay đổi
Accept/Reject Chấp nhận hoặc từ chối chỉnh sửa
Display for Review Chọn chế độ hiển thị (hiện đầy đủ, chỉ cuối cùng, hoặc chỉ thay đổi)
Bạn có thể duyệt từng mục một cách chậm rãi, tránh việc sửa nhầm hoặc gộp nhầm. Còn nếu bạn là người gửi file cho người khác chỉnh thì càng dễ theo dõi tiến trình hơn.
4. Accept All – nút “thanh tẩy” tài liệu khi mọi thứ đã xong
Rồi sẽ tới lúc bạn nhìn lại file và nghĩ:
“Được rồi, chỉnh tới đây là đẹp rồi – gom lại đi thôi!”
Đúng thời điểm đó, Accept All chính là ưu tiên số 1.
Vẫn trong tab Review, ngay cạnh Track Changes là nút Accept.
Nhấn ▼ sẽ hiện ra các lựa chọn:
🔸 Accept and Move to Next – chấp nhận chỉnh sửa hiện tại rồi nhảy sang mục tiếp theo.
🔸 Accept Change – chỉ duyệt từng cái một.
🔸 Accept All Changes – xóa sạch highlight, giữ lại nội dung đã chỉnh, trả tài liệu về trạng thái hoàn thiện.
Nếu bạn chắc chắn nội dung đã ổn, bấm Accept All Changes → và cảm giác nhìn document từ đầy màu sắc thành sạch trơn chỉ trong 1 giây… thật sự rất đã!
5. Khi nào nên Accept All, khi nào không? – Đừng vội vàng!
Một số trường hợp bạn nên kiểm từng thay đổi trước khi Accept All:
Khi có nhiều người cùng sửa, quan điểm khác nhau.
Khi nội dung quan trọng, cần kiểm chứng từng từ.
Khi chưa thật sự chắc chỉnh sửa của người khác là đúng.
Ngược lại, Accept All lý tưởng khi:
✔ Đã thống nhất nội dung cuối cùng.
✔ File chỉ còn thay đổi nhỏ không ảnh hưởng cấu trúc.
✔ Deadline sát nút – cần chốt nhanh.
Track Changes và Accept All giống như hai nửa của một chu trình: một cái để ghi lại mọi thay đổi, một cái để hợp nhất khi mọi thứ hoàn chỉnh.
Kết lại – biết dùng đúng lúc, Word trở nên nhẹ như không khí
Word 365 không khó, chỉ là ta chưa khai thác hết. Chỉ cần hiểu Track Changes để theo dõi, Accept All để chốt sửa, bạn đã làm chủ hai thao tác quan trọng nhất trong quá trình xử lý văn bản hợp tác. Nghe thì kỹ thuật, nhưng thực tế nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, tránh tranh cãi, giữ tài liệu lịch sử chỉnh sửa, và cuối cùng trả lại một bản sạch đẹp để xuất bản, in ấn hay nộp bài.
Cứ thử dùng vài lần, bạn sẽ quen tay ngay. Và nếu một ngày bạn mở file thấy highlight đỏ xanh tím vàng loạn xạ, đừng hoảng – bạn đã có chìa khóa xử lý rồi mà! 😉
Th12 4, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng phải kiểm tra hai phiên bản tài liệu để xem chúng khác nhau ở điểm nào, chắc bạn sẽ hiểu cảm giác… hơi “đau não”. Đặc biệt khi tài liệu dài lê thê, chữ thì na ná nhau, nhìn vào là muốn hoa mắt. Nhưng thật may, Word 2010 có một tính năng cực kỳ hữu ích: Compare – cho phép bạn so sánh hai tài liệu chỉ trong vài giây. Đúng rồi, vài giây thôi! Thế nên hôm nay, mình sẽ kể bạn nghe cách sử dụng nó một cách nhẹ nhàng, thoải mái, thậm chí còn vui nữa là đằng khác.
Vì sao cần so sánh hai tài liệu?
Trước khi đi vào cách làm, thử nghĩ xem: bạn đã bao giờ nhận một file “bản chỉnh sửa cuối cùng (final)” nhưng lại nghi ngờ rằng “Ừm… hình như có gì đó sai sai?” Hoặc bạn làm việc nhóm và muốn biết đồng đội đã sửa những gì khi gửi lại tài liệu? Những lúc như thế, tính năng Compare đúng chuẩn “cứu tinh”.
Nó giúp bạn:
-
Thấy rõ phần nào bị xóa, phần nào được thêm.
-
Biết ai đã thay đổi (nếu tài liệu có thông tin tác giả).
-
Xem tổng quan tất cả chỉnh sửa mà không cần đọc lại từ đầu.
Nghe đã thấy tiện rồi đúng không?
Bắt đầu: Mở tính năng Compare trong Word 2010
Rồi, quay lại với thực hành. Nếu bạn đang dùng Word 2010, hãy mở ứng dụng lên và chuẩn bị sẵn hai tài liệu bạn muốn so sánh. Không cần mở cả hai đâu, chỉ cần mở Word là đủ.
Tiếp theo:
-
Nhìn lên thanh công cụ phía trên, bạn sẽ thấy tab Review.
Đừng bỏ qua tab này, nó chứa rất nhiều thứ hay ho mà người dùng bình thường ít khi để ý đến.
-
Trong nhóm công cụ của Review, bạn sẽ thấy nút Compare (biểu tượng hai tờ giấy nhỏ).
-
Nhấp vào nó. Một menu xổ xuống, và bạn chọn Compare….
Đến đây mới thật sự “vào việc”.
Chọn tài liệu gốc và tài liệu đã chỉnh sửa
Khi cửa sổ “Compare Documents” hiện lên, bạn sẽ thấy Word yêu cầu:
Nghe thì đơn giản, nhưng đôi khi bạn dễ nhầm lẫn nếu đặt tên file không rõ ràng. Tốt nhất nên kiểm tra trước hoặc đặt tên kiểu:
-
BaoCao-Goc.docx
-
BaoCao-Sua.docx
Khi đã chọn xong cả hai file bằng cách nhấn nút Browse…, bạn có thể để nguyên các tùy chọn phía dưới (mặc định). Nếu bạn thích soi thật kỹ, có thể tích chọn những mục như:
-
Nội dung bị xóa
-
Nội dung được thêm
-
Thay đổi định dạng
-
Bình luận (nếu có)
Sau đó nhấn OK, và… hãy đợi một chút thôi. Word sẽ xử lý để tạo ra một bản “hợp nhất” hiển thị mọi điểm khác nhau.
Giao diện kết quả so sánh – nhìn thì phức tạp nhưng không khó hiểu
Khi Word 2010 hoàn thành so sánh, bạn sẽ thấy cửa sổ chia làm ba phần:
-
Bảng Summary bên trái
Nơi hiển thị loại thay đổi nào đã xảy ra và số lượng.
Cứ như danh sách “tội trạng” vậy!
-
Tài liệu kết quả ở giữa
Đây là bản tổng hợp chứa các biến động: chữ thêm thì gạch chân, chữ xóa thì gạch ngang, thay đổi định dạng thì đánh dấu màu.
Nhìn qua là thấy ngay!
-
Hai tài liệu gốc và sửa ở bên phải
Bạn không nhất thiết phải xem cả hai, nhưng Word vẫn hiển thị để bạn tiện kiểm tra.
Giao diện này ban đầu có thể hơi rối, nhưng chỉ cần vài phút làm quen là bạn sẽ thấy nó cực kỳ mạnh mẽ.
Một vài mẹo nhỏ giúp bạn sử dụng Compare hiệu quả hơn
Thêm vài ý “bỏ túi” để bạn dùng tính năng này mượt hơn:
-
Nếu tài liệu nhiều hình ảnh, đôi khi Compare không nhận đúng thay đổi giữa phiên bản. Trong trường hợp đó, nên kiểm tra thủ công phần hình.
-
Bạn có thể xuất kết quả so sánh như một file mới, không ảnh hưởng đến hai file gốc.
-
Nếu muốn so sánh từng đoạn cụ thể, hãy tách phần đó thành file riêng trước rồi Compare.
-
Nên bật Track Changes khi chỉnh sửa, để lần so sánh sau hiển thị rõ tác giả thay đổi.
Những mẹo nhỏ này giúp công việc của bạn đỡ phiền toái và tránh bị sót thay đổi quan trọng.
Vậy so sánh khác gì với Combine?
Nhiều người hay nhầm Compare và Combine.
Compare = so sánh hai phiên bản.
Combine = gộp các chỉnh sửa từ nhiều người vào một tài liệu.
Nếu bạn làm việc nhóm và mỗi người gửi bạn một phiên bản tài liệu thì Combine mới là thứ bạn cần. Còn nếu chỉ muốn biết “file A và file B khác gì nhau?”, thì cứ chọn Compare là chuẩn không cần chỉnh.
Kết luận – đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích
Tính năng so sánh hai tài liệu trong Word 2010 thực ra không phức tạp. Chỉ vài cú nhấp chuột là bạn đã có thể nhìn thấy toàn bộ thay đổi rõ ràng như ban ngày. Trong môi trường làm việc cần tính chính xác, hoặc khi bạn muốn kiểm soát chất lượng nội dung, Compare thực sự là một công cụ đáng giá.
Nếu trước đây bạn từng thấy việc kiểm tra hai tài liệu gần như bất khả thi, thì từ giờ trở đi, bạn đã có một “vũ khí bí mật” cực kỳ mạnh mẽ rồi đấy!
Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Có những lúc bạn mở một file Word ra và tự hỏi: “Ủa, câu này ai sửa, sửa lúc nào, và vì sao lại sửa kiểu… kỳ kỳ vậy?” Nếu tài liệu chỉ có mình bạn làm thì còn đỡ. Nhưng hễ dính tới làm nhóm, gửi qua gửi lại giữa sếp – đồng nghiệp – khách hàng là y như rằng dễ xảy ra hiểu lầm. Và đó là lúc Track Changes (Theo dõi thay đổi) trong Word 2019 phát huy tác dụng. Nó giúp Word ghi lại mọi chỉnh sửa một cách rõ ràng, minh bạch, nhìn phát biết ngay chuyện gì đang diễn ra. Còn khi đã chốt nội dung rồi, bạn chỉ cần Accept All (Chấp nhận tất cả) là tài liệu trở lại “sạch sẽ”, gọn gàng, như chưa từng có cuộc sửa đổi nào.
1) Bật Track Changes trong Word 2019
Cách bật thật ra cực đơn giản, không cần nhớ nhiều:
-
Mở tài liệu trong Word 2019.
-
Bấm tab Review (Xem lại) trên thanh công cụ.
-
Tìm nhóm Tracking rồi nhấn Track Changes.
Khi nút Track Changes sáng lên (hoặc có trạng thái bật), nghĩa là Word đang theo dõi thay đổi. Từ lúc đó trở đi, bạn sửa gì Word cũng “ghi biên bản” lại hết.
Nhưng nhiều người bật xong lại hoang mang: “Sao mình sửa mà chẳng thấy gì đổi màu?” Thường là do bạn đang để chế độ hiển thị quá gọn, nên dấu sửa bị ẩn bớt.
Chọn chế độ hiển thị cho đúng ý
Ngay trong tab Review, bạn sẽ thấy phần hiển thị kiểu:
-
All Markup: hiện toàn bộ thay đổi (rõ nhất nhưng nhìn hơi rối)
-
Simple Markup: hiện đơn giản (gọn hơn)
-
No Markup: ẩn dấu sửa để đọc cho mượt (thay đổi vẫn còn nhé!)
-
Original: xem bản gốc trước khi sửa
Nếu đang kiểm tra chi tiết, cứ chọn All Markup cho chắc. Còn nếu bạn chỉ muốn đọc nội dung trôi chảy, chuyển No Markup là thấy “dễ thở” ngay.
2) Track Changes ghi lại những gì?
Khi Track Changes bật, Word sẽ đánh dấu các thao tác phổ biến như:
-
Thêm chữ: chữ mới thường có màu khác hoặc được đánh dấu
-
Xóa chữ: chữ bị xóa sẽ gạch ngang (chứ không biến mất hẳn)
-
Sửa nội dung: thực chất là xóa + thêm, nên bạn sẽ thấy cả hai dấu
-
Đổi định dạng (đậm/nhạt, font, cỡ chữ…): có thể được ghi nhận tùy cài đặt
Nó hữu ích vì bạn luôn thấy “lịch sử chỉnh sửa” ngay trong văn bản. Tài liệu dài cũng không sao, vì Word có nút nhảy qua từng thay đổi để bạn duyệt dần. Vấn đề chỉ là… đôi khi đông người sửa quá, nhìn như cầu vồng. Nhưng thôi, rối còn hơn mù mờ, đúng không?
3) Accept All: chốt tất cả thay đổi trong một nốt nhạc
Khi bạn đã đồng ý với toàn bộ chỉnh sửa và muốn có bản cuối sạch sẽ, hãy dùng Accept All:
-
Vào tab Review (Xem lại)
-
Tìm nhóm Changes
-
Bấm nút Accept (Chấp nhận)
-
Mở menu xổ xuống (mũi tên cạnh Accept)
-
Chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả thay đổi)
Ngay lập tức, toàn bộ dấu gạch ngang, màu sắc, ký hiệu sửa đổi biến mất vì chúng đã được “hợp thức hóa” vào văn bản.
Có một lựa chọn còn tiện hơn nếu bạn sắp gửi file đi:
Cái này kiểu “dọn nhà xong tắt luôn đèn”, khỏi lo bạn quên tắt Track Changes rồi tiếp tục sửa linh tinh mà không hay.
4) Một chút cảnh giác trước khi bấm Accept All
Accept All nhanh thật, nhưng đừng bấm theo kiểu ‘thôi cho xong’. Nhất là tài liệu quan trọng: hợp đồng, báo cáo số liệu, nội dung gửi khách. Chỉ cần một thay đổi nhỏ bị sửa sai tên riêng hay sai con số là đủ mệt rồi. Vậy nên trước khi chốt, bạn nên lướt nhanh vài đoạn trọng yếu. Hoặc nếu muốn chắc hơn nữa, duyệt từng thay đổi:
Chậm hơn, nhưng đổi lại là an tâm. Mà an tâm đôi khi đáng giá hơn tốc độ lắm!
Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn hay làm việc với tài liệu Word chung với đồng nghiệp, chắc chắn đã ít nhất một lần nghe đến cụm từ Track Changes. Nghe thì có vẻ hơi “chuyên môn”, nhưng thực ra, nó chỉ là tính năng giúp ghi lại mọi chỉnh sửa trong văn bản để người khác xem là ai đã sửa, sửa cái gì và lúc nào. Nói nôm na, Track Changes giống như camera ghi hình trong ngôi nhà tài liệu của bạn, ai đi lại, ai thay đổi gì là nó biết hết. Tiện vô cùng!
Track Changes là gì mà ai cũng dùng?
Bạn cứ tưởng tượng thế này: nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, nhưng bạn muốn xem lại toàn bộ quá trình và quyết định xem có đồng ý với những thay đổi đó hay không. Lúc này, Track Changes chính là vị cứu tinh. Khi bật tính năng này, mỗi chỉnh sửa—dù chỉ là thêm một dấu cách—đều sẽ được đánh dấu bằng màu sắc khác nhau. Có khi bạn nhìn vào thấy hơi “rối mắt”, nhưng đổi lại, bạn hoàn toàn nắm được ai làm gì trên tài liệu của mình.
Điều thú vị là, Track Changes không chỉ để xem người khác sửa, mà còn để chính bạn kiểm soát quá trình biên tập của bản thân. Đôi khi sửa xong lại muốn quay lại bản cũ, nhờ Track Changes bạn chỉ cần Reject là xong. Không cần lật lại từng file cũ nữa.
Cách bật Track Changes trong Word 2021 (nhanh – gọn – dễ nhớ)
Dù Word đã trải qua nhiều phiên bản, nhưng cách bật Track Changes trong Word 2021 vẫn đơn giản cực kỳ. Bạn chỉ cần vài thao tác cơ bản:
-
Mở tài liệu Word bạn muốn theo dõi chỉnh sửa.
-
Trên thanh công cụ phía trên, nhấn vào tab Review.
-
Tại nhóm lệnh Tracking, bạn sẽ thấy nút Track Changes.
-
Nhấn vào nó. Khi nút sáng lên là tính năng đã được kích hoạt!
Thế là xong. Từ khoảnh khắc ấy, Word bắt đầu “ghi hình” tất cả mọi thay đổi. Thêm chữ – nó ghi. Xóa chữ – nó cũng ghi. Thay đổi định dạng – không thoát đâu nhé. Và bạn có thể yên tâm rằng mình không bỏ sót bất kỳ sửa đổi nào.
Một vài mẹo nhỏ giúp thao tác với Track Changes mượt hơn
Nhiều người bật tính năng này nhưng rồi “hoảng nhẹ” vì văn bản đầy màu sắc, gạch xóa lung tung. Điều đó hoàn toàn bình thường! Nếu muốn gọn hơn một chút, bạn có thể:
-
Chọn chế độ hiển thị trong Review → Tracking → Simple Markup để chỉ xem dấu gạch đơn giản ở lề.
-
Hoặc nếu bạn muốn xem mọi thứ, chọn All Markup.
-
Muốn ẩn sạch đánh dấu chỉ để đọc nội dung? Chọn No Markup (nhưng đừng lo, các sửa đổi vẫn còn, chỉ là tạm thời ẩn đi).
Track Changes đúng là hữu ích, nhưng nếu biết tận dụng chế độ hiển thị thì bạn sẽ đỡ đau mắt hơn nhiều đấy.
Cách Accept All trong Word 2021 – “chốt đơn” mọi thay đổi trong một nốt nhạc
Sau khi đã xem đủ thứ chỉnh sửa, đến một lúc bạn sẽ cần “chốt hạ”: giữ lại toàn bộ thay đổi hay loại bỏ toàn bộ? Thay vì Accept từng dòng một (việc này thực sự mỏi tay lắm), Word 2021 cho bạn tùy chọn Accept All, nghe đã thấy khỏe rồi.
Cách làm cực kỳ đơn giản:
-
Trong tab Review, nhìn sang nhóm Changes.
-
Nhấn vào nút Accept (biểu tượng dấu tích).
-
Chọn Accept All Changes hoặc Accept All Changes and Stop Tracking.
Vậy là mọi thay đổi sẽ được áp dụng ngay lập tức. Tài liệu của bạn trở nên “sạch đẹp” như chưa từng có vết đánh dấu nào. Một cảm giác rất thỏa mãn, nhất là sau khi bạn đã đọc và xem xét kỹ lưỡng phần chỉnh sửa từ nhiều người.
Accept All khác gì Accept All Changes and Stop Tracking?
Đây là một câu hỏi khá hay và nhiều người lầm lẫn. Hai tùy chọn này chỉ khác nhau ở một điểm nhỏ nhưng quan trọng:
-
Accept All Changes chỉ chấp nhận toàn bộ chỉnh sửa đã có, nhưng Track Changes vẫn còn bật. Nghĩa là sau đó, nếu ai sửa gì thêm, nó vẫn tiếp tục ghi lại.
-
Accept All Changes and Stop Tracking vừa chấp nhận toàn bộ thay đổi, vừa tắt Track Changes luôn. Thường dùng khi bạn muốn hoàn thiện tài liệu và không muốn tiếp tục theo dõi chỉnh sửa nữa.
Vậy nên trước khi bấm, hãy xem bạn có cần tiếp tục theo dõi hay không. Tránh trường hợp tắt rồi bật lại làm rối thêm.
Khi nào nên sử dụng Track Changes?
Có lúc Track Changes là cứu cánh, nhưng cũng có lúc nó trở thành “biểu đồ hỗn loạn”. Vậy dùng khi nào cho hợp lý?
-
Khi bạn làm việc nhóm, cần người khác xem bạn đã sửa gì.
-
Khi bạn biên tập một văn bản dài, cần xem lại lịch sử chỉnh sửa.
-
Khi bạn gửi tài liệu để góp ý, và muốn mọi phản hồi hiển thị rõ ràng.
-
Khi bạn chỉnh sửa hợp đồng, văn bản pháp lý… nơi từng từ đều quan trọng.
Tuy nhiên, nếu chỉ chỉnh sửa nội dung cá nhân hoặc làm việc một mình, đôi khi việc bật Track Changes có thể làm tài liệu trông hơi rối, gây phân tâm. Lúc này, tắt đi cho đỡ mệt.
Một vài lỗi thường gặp (và cách tránh)
-
Quên tắt Track Changes trước khi gửi tài liệu:
Rất nhiều người đã gặp tình huống “tế nhị” khi gửi tài liệu cho khách hàng và để lộ lịch sử chỉnh sửa bên trong. Hãy nhớ kiểm tra lại trước khi gửi bản cuối cùng nhé.
-
Chọn sai chế độ hiển thị:
Nếu bạn bật No Markup nhưng lại nghĩ tài liệu đã sạch, hãy cẩn thận. Chế độ này chỉ ẩn đánh dấu chứ không xóa.
-
Nhầm giữa Comment và Track Changes:
Comment chỉ để thêm nhận xét, không phải chỉnh sửa văn bản. Track Changes mới là nơi ghi lại thay đổi thực tế.
Lời kết
Track Changes và Accept All trong Word 2021 thực ra không hề phức tạp như nhiều người tưởng. Chỉ cần hiểu đúng cách bật, xem và chốt sửa đổi, bạn sẽ làm chủ tài liệu của mình dễ dàng hơn rất nhiều. Hơn nữa, trong môi trường làm việc hiện nay—nơi ai cũng cần chia sẻ và cộng tác—việc sử dụng thành thạo tính năng này gần như là “kỹ năng sinh tồn”.
Hy vọng bài viết này giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp cận Track Changes, không còn ngại những dấu gạch đỏ xanh lằng nhằng nữa. Và nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng khác trong Word 2021, cứ nói mình biết nhé!
Th12 3, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Bạn đã bao giờ nhận một file Word 2016 có người góp ý, sửa lung tung, rồi đến lúc mở ra… chẳng biết họ sửa chỗ nào, xóa cái gì, thêm câu nào chưa? Hoặc ngược lại, bạn phải chỉnh tài liệu cho người khác mà lại sợ làm mất nội dung gốc, kiểu “lỡ tay là toi”? Đây chính là lúc Track Changes trong Word 2016 phát huy tác dụng. Nó ghi lại mọi thay đổi như một cuốn nhật ký: ai sửa, sửa chỗ nào, sửa cái gì. Còn khi đã chốt nội dung rồi, bạn dùng Accept All để “chốt sổ”, biến mọi chỉnh sửa thành văn bản sạch đẹp.
Nghe có vẻ nghiêm túc nhỉ? Nhưng thực ra thao tác rất nhanh, và càng dùng càng thấy… sướng!
Track Changes là gì và dùng để làm gì cho đáng?
Track Changes (Theo dõi thay đổi) là chế độ mà Word 2016 sẽ tự động đánh dấu:
Nó rất hợp trong các tình huống như: sửa hợp đồng, duyệt báo cáo, chỉnh bài luận, góp ý nội dung cho đồng nghiệp. Nói vui thì nó là “camera ghi hình” của Word—bạn làm gì là nó ghi lại hết.
Cách bật Track Changes trong Word 2016 (bật đúng là quan trọng lắm!
Để bật Track Changes, bạn làm như sau:
-
Mở file Word
-
Vào tab Review
-
Nhấn Track Changes (nút sẽ sáng lên)
Thế là xong. Từ thời điểm đó, mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ được đánh dấu.
Nhưng khoan—đừng vội. Bạn nên để ý thêm một chỗ: phần hiển thị.
Trong Review, có mục Display for Review, thường sẽ có các chế độ:
-
Simple Markup: hiển thị gọn, có vạch đỏ bên lề
-
All Markup: hiển thị đầy đủ sửa/xóa/thêm
-
No Markup: ẩn đánh dấu (nhưng không phải đã xóa)
-
Original: xem bản gốc trước khi sửa
Nếu bạn muốn kiểm tra chi tiết, cứ chọn All Markup cho chắc. Nhìn hơi “rối mắt” một chút, nhưng bù lại cực rõ ràng.
Mẹo dùng Track Changes cho gọn: chỉnh cách hiển thị và bóng chú thích
Có những file bị sửa rất nhiều, nhìn vào như… bản đồ chiến trận. Lúc đó bạn nên làm tài liệu “dễ thở” hơn bằng vài tùy chỉnh:
-
Chuyển từ All Markup sang Simple Markup để đỡ rối
-
Vào Show Markup để bật/tắt những thứ muốn xem (Comments, Insertions and Deletions, Formatting…)
-
Nếu màn hình bị chật, bạn có thể để balloon hiển thị bên lề, nhìn cũng thoáng hơn
Thỉnh thoảng chỉ cần đổi chế độ hiển thị thôi là bạn đã kiểm soát tài liệu dễ hơn hẳn. Có đáng thử không? Quá đáng!
Cách Accept hoặc Reject từng thay đổi (duyệt kiểu “chậm mà chắc”)
Nếu bạn đang duyệt tài liệu do người khác sửa, thường bạn sẽ muốn chọn lọc: cái nào đúng thì nhận, cái nào sai thì bỏ. Lúc này đừng bấm Accept All vội nhé.
Cách duyệt từng thay đổi:
-
Vào tab Review
-
Dùng nút Next để nhảy đến thay đổi tiếp theo
-
Nhấn Accept nếu đồng ý
-
Nhấn Reject nếu không đồng ý
Bạn duyệt lần lượt như vậy, giống như “check bài” từng dòng. Hơi tốn thời gian hơn nhưng cực an toàn, nhất là với hợp đồng hoặc văn bản quan trọng.
Cách Accept All trong Word 2016 (chốt nhanh, sạch văn bản ngay lập tức)
Khi bạn đã chắc chắn tất cả thay đổi đều ok, hoặc bạn muốn “dọn sạch” toàn bộ dấu vết sửa để gửi bản final, thì Accept All là lựa chọn nhanh gọn nhất.
Thao tác:
-
Vào Review
-
Nhấn mũi tên nhỏ dưới nút Accept
-
Chọn Accept All Changes
(hoặc Accept All Changes and Stop Tracking để nhận hết và tự tắt Track Changes luôn)
Cái tùy chọn “and Stop Tracking” rất đáng dùng. Vì nếu bạn không tắt, bạn tiếp tục gõ thêm vài chữ thôi là Word lại ghi dấu vết mới, rồi bạn gửi nhầm một bản còn mark-up thì… hơi ngại đấy!
Những lỗi dễ gặp (và cách tránh cho đỡ bực)
Tôi bấm No Markup rồi, sao người khác vẫn thấy sửa đổi?
Vì No Markup chỉ là “ẩn hiển thị”, không phải xóa. Muốn xóa dấu vết thật, phải Accept/Reject.
Tại sao tôi không tắt được Track Changes?
Có thể tài liệu đang bật chế độ Lock Tracking (khóa theo dõi) và cần mật khẩu để tắt. Bạn vào Review → Track Changes → Lock Tracking để kiểm tra.
Accept All rồi mà vẫn còn comment?
Accept All chỉ xử lý thay đổi (changes), không tự xóa comment. Muốn xóa bình luận, bạn vào Review → Delete → Delete All Comments in Document.
Kết luận
Track Changes trong Word 2016 là công cụ cực mạnh để sửa tài liệu một cách minh bạch và có kiểm soát. Bạn muốn “sửa mà không mất dấu”? Bật Track Changes. Bạn muốn “chốt bản cuối sạch sẽ”? Dùng Accept All, tốt nhất chọn luôn “Accept All Changes and Stop Tracking” cho gọn.
Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn từng phải gõ hàng trăm cái tên vào giấy mời, in từng phiếu điểm, hoặc tạo cả loạt thư cảm ơn cho khách hàng, chắc bạn hiểu cảm giác “đau não” như thế nào. Và rồi bạn nghe ai đó nói đến Mail Merge – một tính năng trong Word mà chỉ cần vài cú click là mọi dữ liệu từ Excel tự động chảy vào từng văn bản riêng. Nghe giống phép màu? Ừ thì không phải phép màu thật, nhưng gần như vậy đấy!
Word 2019 vẫn giữ tinh thần của các phiên bản Word gần đây, nhưng giao diện trông sạch hơn, nuột hơn, dễ nhìn hơn. Và Mail Merge trên Word 2019 hoạt động rất ổn định nếu bạn biết cách “đối xử tử tế” với Excel trước khi nhập dữ liệu. Vậy thì bắt đầu nhé – đơn giản thôi.
1. Mail Merge là gì và tại sao nó đáng dùng đến vậy?
Mail Merge (Trộn thư) là công cụ giúp bạn lấy dữ liệu từ một nguồn khác – thường là Excel – rồi tự động “rót” dữ liệu vào mẫu văn bản Word. Tức là thay vì bạn viết 100 lá thư giống nhau nhưng tên người nhận thì khác, Mail Merge làm hết cho bạn. Word 2019 sẽ nhân bản văn bản mẫu và chèn từng dòng dữ liệu vào từng bản.
Điều hay ho là bạn có thể dùng nó cho rất nhiều mục đích:
-
Giấy mời sự kiện
-
Hóa đơn
-
Thư cảm ơn
-
Nhãn thư (labels)
-
Phiếu điểm
-
Hợp đồng mẫu
Cái cảm giác “Word tự làm giúp mình mọi thứ” khá thú vị đó nha.
2. Chuẩn bị file Excel – 80% thành công nằm ở đây
Nghe đơn giản nhưng rất nhiều người mắc lỗi ở file Excel. Mail Merge rất “khó tính” nếu Excel lộn xộn.
Bạn hãy đảm bảo:
-
Dòng đầu tiên là tên cột (HoTen, DiaChi, Email, NgaySinh…)
-
Không dùng dấu hoặc ký tự lạ trong tên cột
-
Không có dòng trống chen vào giữa
-
Không dùng cột bị merge
-
Không có công thức phức tạp gây lỗi
-
Dữ liệu ngày tháng phải thống nhất (format dd/mm/yyyy chẳng hạn)
Cứ hình dung Excel là “nguồn thức ăn” cho Word, nguồn càng sạch thì Word nấu càng ngon.
3. Chuẩn bị văn bản Word 2019 – mẫu thư của bạn
Bây giờ mở Word 2019 và soạn văn bản mẫu. Đừng chèn trường dữ liệu vội, cứ viết nội dung bình thường, để trống những chỗ sẽ chèn thông tin.
Ví dụ:
Kính gửi: «HoTen»
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự đồng hành của quý khách trong thời gian qua…
Lúc này bạn chưa có «HoTen» đâu, chỉ mới soạn chỗ để sau này chèn vào. Tài liệu mẫu càng rõ ràng thì khi trộn thư nhìn càng đẹp.
4. Bắt đầu Mail Merge trong Word 2019
Tới đây mới là phần “đụng độ” trực tiếp với Mail Merge.
Các bước:
-
Vào tab Mailings trên thanh ribbon.
-
Chọn Start Mail Merge.
-
Chọn loại tài liệu (Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes…).
Ở đây, phổ biến nhất là Letters (Thư).
5. Kết nối Word với Excel – bước cốt lõi
Đây là lúc bạn “mai mối” file Word và file Excel.
Cách làm:
-
Vẫn trong tab Mailings, chọn Select Recipients.
-
Chọn Use an Existing List…
-
Chọn file Excel bạn đã chuẩn bị.
-
Chọn đúng Sheet chứa dữ liệu.
Nếu Excel có bảng Table (vùng dữ liệu đã Convert to Table), Word sẽ nhận rất nhanh. Nếu không thì cũng OK – chỉ cần sheet không rối là đủ.
6. Chèn trường dữ liệu vào tài liệu
Giờ bạn sẽ chèn các trường (fields) từ Excel vào văn bản Word. Đây là lúc nội dung “sống” lên.
Cách chèn:
-
Đặt trỏ chuột vào vị trí muốn chèn.
-
Chọn Insert Merge Field.
-
Chọn trường như HoTen, DiaChi, Email…
Word sẽ chèn field dạng:
«HoTen»
«DiaChi»
Đừng lo, nhìn hơi thô vậy thôi, khi preview sẽ đẹp ngay.
Một mẹo nhỏ: hãy để các trường nằm đúng vị trí để câu văn vẫn tự nhiên, giống như bạn đang viết tay.
7. Xem trước kết quả (Preview) – cứu tinh của mọi lỗi lầm
Để tránh tình trạng đến khi in mới biết tên bị lỗi font hoặc ngày sinh hiển thị kiểu ngược đời, hãy xem trước.
Cách kiểm tra:
-
Chọn Preview Results.
-
Dùng mũi tên để xem từng trường hợp.
Bạn có thể thấy từng bản thư như người thật nhận. Chỗ nào sai, sửa lại ngay trong văn bản mẫu hoặc sửa Excel rồi kết nối lại.
8. Hoàn tất Mail Merge – xuất file hoặc in ngay
Khi mọi thứ đã mượt:
-
Chọn Finish & Merge.
-
Chọn 1 trong 3 lựa chọn:
-
Edit Individual Documents: tạo file Word mới với tất cả các bản.
-
Print Documents: in trực tiếp.
-
Send E-mail Messages: gửi email nếu bạn có cột Email.
Đa số người dùng chọn Edit Individual Documents để rà soát lại lần cuối.
9. Những lỗi phổ biến và cách xử lý cực nhanh
❌ Lỗi font chữ tiếng Việt
→ Đảm bảo Excel và Word dùng chung font Unicode (VD: Calibri, Times New Roman).
→ Không dùng font TCVN3.
❌ Số điện thoại mất số 0 ở đầu
→ Định dạng cột trong Excel thành Text trước khi nhập.
❌ Ngày tháng hiển thị sai kiểu
→ Dùng hàm TEXT trong Excel trước khi merge:
=TEXT(A2,"dd/mm/yyyy")
❌ Word không nhận dữ liệu
→ Excel đang mở → đóng lại.
→ Kiểm tra xem sheet có bị ẩn hay chứa ô merged hay không.
❌ Kéo dữ liệu sai dòng
→ Có dòng trống ẩn bên dưới → xóa sạch dòng thừa.
