Cách Thực Hiện Đánh Số Trang Khác Nhau Cho Từng Section Trong Word 2019

Th11 28, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn từng làm luận văn, báo cáo dài hoặc tài liệu có nhiều phần, chắc hẳn bạn đã gặp yêu cầu:
– phần mở đầu đánh số trang kiểu i, ii, iii
– phần nội dung chính bắt đầu từ trang 1
– phần phụ lục lại đánh số kiểu khác

Và thế là bạn ngồi tự hỏi: “Ủa, Word có làm được không, hay mình phải tách nhiều file ra đây?”
Tin vui là: Word 2019 hoàn toàn làm được, chỉ cần bạn biết cách dùng Section Break và Page Number Format đúng chuẩn. Nghe thì có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thực ra cực kỳ đơn giản nếu bạn làm theo từng bước dưới đây.

Hiểu rõ Section trong Word 2019 để làm chủ cách đánh số trang

Trước khi vào thao tác, bạn phải hiểu Section là gì đã.
Section không phải trang, cũng không phải chương. Section giống như “khu vực” trong tài liệu, nơi bạn có thể áp dụng định dạng riêng:

• đánh số trang khác nhau

• đổi header/footer

• đổi hướng trang (ngang/dọc)

• đổi lề

Vậy nên muốn đánh số trang khác nhau → bắt buộc chia Section.

Bước 1: Chèn Section Break đúng chỗ cần tách số trang

Giả sử bạn muốn:

• Trang bìa: không số

• Mục lục: số i, ii, iii

• Nội dung chính: bắt đầu từ 1

Bạn phải tạo Section tại điểm chuyển đoạn.

Cách làm:

1. Đặt con trỏ tại cuối trang cần tách

2. Vào Layout → Breaks

3. Chọn Next Page dưới mục Section Breaks

Lặp lại bước này tại các đoạn bạn muốn thay đổi kiểu đánh số.

Tạo Section đúng chỗ là quyết định 50% thành công.

Bước 2: Tắt chế độ “Link to Previous” để page number không bị dính nhau

Đây là lỗi 90% mọi người gặp phải!
Bạn chèn số trang rồi sửa, nhưng trang ở Section sau lại thay đổi theo → vì Word đang liên kết Footer/Header giữa các section.

Cách xử lý:

1. Nhấp vào chân trang (Footer) hoặc đầu trang (Header)

2. Trên thanh Header & Footer Tools, tắt Link to Previous

Lúc này, Section mới của bạn chính thức “độc lập”.

Bước 3: Chèn số trang theo ý muốn cho từng section

Bây giờ bạn có thể đánh số trang khác nhau cho các section.

Cách làm:

1. Vào Insert → Page Number

2. Chọn vị trí hiển thị (Top/Bottom/Corner…)

3. Sau khi chèn xong → mở lại Page Number → Format Page Numbers

4. Chọn kiểu số:

   • i, ii, iii

   • 1, 2, 3

   • A, B, C

   • hay bất kỳ kiểu nào Word hỗ trợ

5. Tại Page numbering:

   • chọn Start at: nếu bạn muốn bắt đầu lại từ 1

   • hoặc để Continue from previous section

Ví dụ:

• Section 1: không đánh số

• Section 2: kiểu La Mã (i, ii, iii)

• Section 3: bắt đầu từ 1

Bước 4: Ẩn số trang ở những nơi không cần thiết (như trang bìa)

Thường trang bìa không cần hiển thị số, đúng không?
Để làm điều này:

1. Nhấp vào Header/Footer của trang đầu

2. Chọn Different First Page

Word sẽ ẩn số trang chỉ ở trang đầu tiên của Section đó, mà không làm ảnh hưởng các trang còn lại.

Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ Section bằng Navigation Pane

Nếu tài liệu dài, đôi khi bạn làm xong nhưng không biết Section đã đúng chưa. Navigation Pane sẽ giúp ích cực lớn.

Bật bằng:

View → Navigation Pane

Hoặc xem trực tiếp số Section bằng cách nhấp Header/Footer → góc trái thanh trạng thái Word sẽ hiện “Section 1, Section 2…”

Một số lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh

1. Đánh số trang bị lặp lại không theo ý?

→ Bạn quên tắt “Link to Previous”.

2. Section mới nhưng số trang vẫn tiếp tục kiểu cũ?

→ Chưa chỉnh lại trong Format Page Numbers.

3. Trang bìa vẫn hiện số?

→ Bạn chưa bật “Different First Page”.

4. Mục lục tự động (TOC) nhảy số sai?

→ Update Entire Table sau khi đánh số chuẩn.

Lời kết

Đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2019 không khó—chỉ cần nhớ 3 thứ:

✔ phải chia Section
✔ phải tắt Link to Previous
✔ phải tùy chỉnh Page Number Format từng Section

Một khi làm quen, bạn sẽ thấy Word thật sự rất thông minh và linh hoạt, đặc biệt là với các tài liệu dài, cần tính chuyên nghiệp cao.

Hướng dẫn đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2016

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Làm tài liệu dài bằng Word 2016 đôi khi giống như… dắt tay một đứa trẻ hiếu động qua đường: bạn tưởng mọi thứ dễ, nhưng cứ loay hoay là Word lại “làm mình giật mình”. Đặc biệt là chuyện đánh số trang khác nhau cho từng section. Ủa, tại sao lại phiền thế? Nhưng mà thôi, vì tài liệu chuyên nghiệp thì cần vậy, nên ta cứ nhẹ nhàng bước từng bước, hiểu bản chất của Word một xíu là cả thế giới sáng bừng lên ngay!

1. Vì sao phải đánh số trang theo từng section?

Nếu bạn từng mở luận văn, sách, báo cáo nghiên cứu… bạn sẽ thấy mỗi phần thường có kiểu đánh số riêng. Mở đầu dùng số La Mã, nội dung chính dùng số Ả Rập, phụ lục đôi khi lại dùng chữ. Muốn làm như vậy trong Word 2016 thì phải chia section. Không chia thì Word hiểu cả tài liệu là một khối duy nhất — bạn đổi số trang ở bất kỳ chỗ nào, nó đổi sạch từ đầu đến cuối. Nghe hơi “quá đáng”, nhưng thật ra Word đang làm đúng nhiệm vụ của nó thôi.

Một khi bạn chấp nhận rằng: section chính là ranh giới để Word “tách chế độ đánh số”, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ chịu hơn hẳn.

2. Bắt đầu bằng việc chia section

Trước khi nói chuyện đánh số thế nào, phải có section cái đã. Đây là bước cực kỳ quan trọng, đôi khi chỉ cần làm sai ở đây là phía sau rối tung như tơ vò.

Cách chia section trong Word 2016:

1. Đặt con trỏ chuột tại cuối trang nơi bạn muốn kết thúc phần 1.

2. Trên thanh ribbon, chọn Layout.

3. Nhấp Breaks.

4. Chọn Next Page (đây là lựa chọn phổ biến và an toàn nhất).

Ngay khi làm bước này, Word sẽ tạo một section mới và bắt đầu nó từ trang kế tiếp. Đừng nhầm với “Continuous”, vì lựa chọn đó chỉ chia section ngay trên cùng một trang — và có thể làm bạn rối tung lên nếu muốn tách trang.

3. Bước quan trọng không kém: Tắt liên kết giữa các section

Nhiều người chia section rất đúng, nhưng rồi đến khi đánh số thì mọi thứ vẫn “quay về như cũ”, vì họ quên tắt liên kết Header/Footer giữa các section.

Cách tắt liên kết:

1. Nhấp đúp chuột vào phần đầu trang hoặc cuối trang (Header hoặc Footer).

2. Xuất hiện tab Header & Footer Tools → Design.

3. Nhìn vào nút Link to Previous.

4. Bấm để tắt nó (khi tắt, nút sẽ không sáng vàng nữa).

Lúc này bạn đang nói với Word: “Ê Word, section này tao muốn tự quyết định phần số trang của nó nhé!”

Hãy nhớ kiểm tra cả Header lẫn Footer — vì đôi khi bạn tắt một chỗ nhưng quên chỗ kia, vậy là số trang lại… dính chùm như cũ.

4. Thiết lập số trang mới cho từng section

Sau khi tắt liên kết, đây là bước bạn “thay áo mới” cho từng phần.

Các bước thực hiện:

1. Vào tab Insert.

2. Chọn Page Number.

3. Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).

4. Tiếp đó chọn Format Page Numbers.

Cửa sổ hiện ra sẽ cho phép bạn:

• Đổi kiểu số: 1, 2, 3… hoặc i, ii, iii… hoặc a, b, c…

• Chọn điểm bắt đầu: chọn “Start at” rồi nhập số mong muốn.

Ví dụ nhỏ cho dễ hình dung:

• Phần mở đầu (Introduction) → chọn i, ii, iii…

• Phần nội dung chính → bật lại từ số 1

• Phần phụ lục → đánh số A, B, C hoặc bắt đầu lại từ 1 tùy ý

Điều quan trọng là phải làm cho từng section, đừng nhầm lẫn section này sang section khác vì đôi khi nhìn giống nhau dễ lẫn lắm.

5. Các lỗi thường gặp và cách xử lý “gọn cái rẹt”

Ai từng làm tài liệu dài mà đánh số trang đều biết: lỗi xuất hiện như cơm bữa. Nhưng khi bạn biết nguyên nhân, mọi thứ dễ xử lý hơn rất nhiều.

❖ Lỗi 1: Tắt liên kết rồi nhưng số vẫn giống nhau

Có thể bạn mới tắt Header, còn Footer thì chưa.
→ Quay lại tắt cả hai.

❖ Lỗi 2: Section Break đặt sai loại

Bạn chọn Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại, chọn đúng loại break.

❖ Lỗi 3: “Start at” không hoạt động

Do section của bạn vẫn còn dính thông tin số trang từ section trước.
→ Tắt Link to Previous trước rồi chỉnh lại.

❖ Lỗi 4: Số trang bị nhảy lung tung khi in

Print Preview sẽ cho bạn thấy lỗi đầu tiên và chính xác nhất — hãy luôn kiểm tra trước khi gửi.

6. Một vài mẹo nhỏ để cuộc đời nhẹ nhàng hơn

• Chia section hết một lượt trước khi chỉnh số trang. Làm tới đâu chia tới đó dễ sai.

• Sử dụng Navigation Pane (View → Navigation Pane) để dễ hình dung bố cục tài liệu.

• Đặt tên section trong đầu (hoặc ghi chú ra giấy) để không bị nhầm sang phần khác.

• Lưu file thành nhiều phiên bản nếu bạn đang làm luận văn, dự án quan trọng.

• Ẩn số trang tạm thời nếu bạn thấy rối mắt khi chỉnh bố cục.

Prompt ảnh 4

“Flowchart illustrating the full step-by-step process of setting different page numbers per section in Word 2016, modern pastel theme.”

7. Tóm tắt nhanh trong 6 bước (dành cho người thích mọi thứ gọn gàng)

1. Xác định nơi cần tách phần → chèn Section Break (Next Page).

2. Mở Header/Footer.

3. Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.

4. Chọn Insert → Page Number.

5. Vào Format Page Numbers để chỉnh kiểu số + điểm bắt đầu.

6. Lặp lại cho từng section.

Vậy thôi! Thực ra Word không “đáng sợ” như chúng ta nghĩ đâu. Chỉ cần biết quy tắc của nó là bạn làm chủ cuộc chơi ngay.

Cách thực hiện đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2010

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Làm việc với Word 2010 đôi khi khiến người ta cảm giác như đang giải một bài toán hơi… vô lý. Bạn muốn phần mở đầu đánh số i, ii, iii; phần nội dung chính lại phải bắt đầu từ 1; rồi phần phụ lục cần một kiểu đánh số khác nữa. Nghe thì đơn giản nhưng đụng vào Word 2010 là y như rằng sẽ có chuyện! Nhưng không sao, nếu biết cách “bắt tay” với Word thay vì “đấu vật” với nó, bạn sẽ thấy việc này nhẹ nhàng bất ngờ.

1. Vì sao phải dùng section để đánh số trang khác nhau?

Nói thật nhé, nếu bạn tìm cách đổi kiểu đánh số ngay trong Page Number mà không chia section trước, Word sẽ… chống lại bạn liền. Bởi vì với Word, toàn bộ tài liệu mặc định được xem như một khối duy nhất. Nghĩa là bạn đổi kiểu số trang ở trang 10, nó cũng đổi luôn từ đầu đến cuối. Lý do? Vì bạn chưa “báo” cho Word biết rằng từng phần trong tài liệu có tính độc lập riêng.

Section chính là cách bạn nói: “Ê Word, phần này tôi muốn xử lý riêng nha!” Chỉ cần hiểu điều này thôi là bạn đã nắm được 50% bí quyết rồi đấy.

2. Chia section – thao tác nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng

Để đánh số trang khác nhau cho từng phần, bạn cần chia tài liệu thành các section riêng biệt. Cách làm thực ra rất là dễ:

1. Đặt con trỏ chuột ở cuối trang – nơi bạn muốn kết thúc phần cũ.

2. Mở tab Page Layout (hoặc Layout nếu bản khác).

3. Bấm Breaks → chọn Next Page.

Chỉ vậy thôi! Nhưng đừng xem thường. Nếu bạn làm sai, hoặc quên, hoặc nhầm sang Continuous Break thì hỏng bét luôn. Cứ tưởng chia rồi mà thực ra chưa chia — đó là tình huống nhiều người gặp phải nhất.

3. Liên kết các section – bật hay tắt mới đúng?

Chia section xong rồi, nhưng Word 2010 vẫn còn một điều kiện nữa: Link to Previous. Đây là chức năng cho phép phần Header/Footer của mỗi section nối tiếp phần trước.

Nhưng thử nghĩ xem: nếu bạn đang muốn mỗi section có cách đánh số riêng, sao còn muốn nó liên kết với phần trước làm gì? Vì vậy, bạn cần tắt Link to Previous.

Cách thực hiện:

1. Nhấp đúp vào đầu hoặc cuối trang để mở Header/Footer.

2. Ở thanh công cụ, tìm nút Link to Previous.

3. Bấm vào để nó tắt (nút sẽ không sáng nữa).

Ngay khoảnh khắc tắt liên kết này, bạn gần như đã làm chủ được số trang của 70% phần còn lại rồi. Nhiều người làm đúng mọi bước nhưng quên tắt liên kết — và thế là số trang của họ “loạn triều” ngay.

4. Thiết lập số trang cho từng section

Giờ thì đến bước mà ai cũng mong đợi: gán số trang riêng cho từng phần.

Các bước cụ thể:

• Vào Insert → Page Number.

• Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).

• Chọn tiếp Format Page Numbers.

• Tại đây bạn có thể:

  • Đổi kiểu số: 1,2,3 hoặc i, ii, iii hoặc a,b,c…

  • Chọn Start at để quyết định số bắt đầu.

Ví dụ:

• Phần mở đầu → i

• Nội dung chính → Start at 1

• Phụ lục → Start at A (tuỳ bạn thích kiểu nào)

Và đừng ngại thử vài kiểu rồi xem bản in thử trước khi chốt. Có khi kiểu số La Mã nhìn sang trọng, có khi số thường lại hợp hơn — tùy tài liệu, tùy cảm hứng nữa!

5. Những lỗi ngớ ngẩn mà ai cũng từng gặp (và cách gỡ)

Đúng là Word 2010 đôi khi có bản tính “hơi lạ”. Bạn cẩn thận thế nào cũng có lúc gặp lỗi. Dưới đây là vài lỗi cực kỳ phổ biến:

1. Đã tắt Link to Previous rồi mà vẫn bị đánh số giống nhau

Vấn đề nằm ở chỗ bạn chỉ tắt ở Header nhưng quên Footer — hoặc ngược lại.
→ Hãy kiểm tra cả hai vị trí.

2. Số trang nhảy lung tung khi đổi định dạng

Do bạn để chế độ “Continue from previous section”.
→ Chọn “Start at”.

3. Section Break tạo ra nhưng sang trang bị lỗi bố cục

Có thể bạn chọn nhầm Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại break là xong.

4. Trang đầu section mới bị lặp lại số trang cũ

Đây là do liên kết Header/Footer vẫn còn tồn tại ở phần nào đó.
→ Quay lại kiểm tra thật kỹ: cứ nhìn thấy chữ “Same as Previous” là tắt nó ngay.

6. Một vài mẹo nhỏ để công việc “dễ thở” hơn

Đã làm tài liệu dài thì cứ có thêm một mẹo nhỏ lại giảm được vài phút đau đầu. Dưới đây là những mẹo mình đã rút ra sau vài lần “vật lộn”:

• Tạo toàn bộ section trước khi bắt đầu chỉnh số trang.
  Làm đến đâu chia đến đó dễ dẫn đến việc bạn quên hoặc nhầm lẫn.

• Bật Navigation Pane để theo dõi cấu trúc tài liệu.
  Tab View → tick Navigation Pane. Nhìn cái là biết ngay phần nào nằm đâu.

• Lưu nhiều phiên bản file.
  Word 2010 đôi khi “đơ” một cái là… bay hết.

• Ẩn số trang tạm thời khi cần xem bố cục.
  Đỡ rối mắt, đặc biệt khi bạn phải xử lý 5–7 section liền.

• Luôn xem Print Preview trước khi gửi hoặc in.
  90% lỗi số trang chỉ lộ ra khi xem bản in.

Prompt ảnh 4

“A clean flowchart visualizing the full process of setting different page numbers for each section in Word 2010, soft pastel colors.”

7. Tóm tắt nhanh – Quy trình 6 bước cực gọn

Nếu bạn không muốn nhớ hết cả bài dài, chỉ cần nhớ 6 bước dưới đây:

1. Xác định trang cần tách.

2. Chèn Next Page – Section Break.

3. Mở Header/Footer.

4. Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.

5. Vào Page Number → Format Page Numbers.

6. Chọn kiểu số + Start at → Hoàn tất.

Chỉ vậy thôi. Nghe thì hơi dài dòng nhưng làm vài lần là quen ngay. Đến khi quen rồi, bạn sẽ thấy thao tác này nhẹ nhàng như… hít thở.

Hướng dẫn định dạng Heading chuẩn trong Word 2019 – bí kíp để tài liệu “đi vào khuôn khổ” ngay từ đầu!

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn từng ngồi chỉnh mục lục thủ công trong tài liệu dài cả chục trang, chắc bạn hiểu cảm giác mỗi lần sửa nội dung là một lần… đau tim. Số trang nhảy loạn xạ, tiêu đề chương lệch hàng, rồi lại phải căn chỉnh từng chút một. Mệt phải biết! Nhưng thật ra, Word 2019 có một cơ chế siêu thông minh giúp bạn “đỡ cực”: đó chính là hệ thống Heading Styles. Và điều tuyệt vời là, chỉ cần định dạng Heading đúng cách, mọi thứ từ mục lục tự động, Navigation Pane đến bố cục tài liệu đều trở nên gọn gàng đến mức bạn sẽ tự hỏi: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này nhỉ?”

1. Heading là gì và vì sao nó lại quan trọng đến vậy?

Nói đơn giản, Heading là các kiểu tiêu đề chuẩn mà Word dùng để nhận diện cấu trúc tài liệu. Bạn có thể in đậm, viết hoa, tăng size chữ… nhưng Word không hề hiểu đó là tiêu đề. Nó chỉ “nhìn thấy” Heading mà thôi.

Vì vậy, nếu bạn muốn tạo:

• Mục lục tự động “ngon lành”,

• Navigation Pane rõ ràng dễ theo dõi,

• Tài liệu có cấu trúc phân cấp đẹp mắt,

…thì Heading là thứ bắt buộc phải dùng.

Không có Heading, Word coi tất cả là… đoạn văn thường!

2. Heading nằm ở đâu trong Word 2019?

Trong Word 2019, vị trí Heading khá dễ thấy nhưng vẫn có nhiều người lướt qua mà không để ý.

Bạn mở Word lên và vào:

Home → Styles

Ngay đó, bạn sẽ thấy các kiểu mặc định như:

• Normal

• Heading 1

• Heading 2

• Heading 3
  …

Nếu danh sách không hiển thị đầy đủ, chỉ cần nhấn nút mũi tên mở rộng ở góc nhóm Styles.

3. Gán Heading đúng cách – bước quan trọng nhất

Nếu phải chọn một bước “tối quan trọng”, thì đây chính là nó. Định dạng Heading đúng ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm rất rất nhiều thời gian về sau.

Cách gán Heading:

1. Bôi đen tiêu đề bạn muốn đặt.

2. Vào Home → Styles.

3. Chọn Heading tương ứng:

   • Heading 1 → tiêu đề chương lớn

   • Heading 2 → mục nhỏ trong chương

   • Heading 3 → tiểu mục

   • … nếu cần sâu hơn, Word có đến Heading 9

Bạn có thể hình dung cấu trúc này như cây phân cấp, trong đó Heading 1 là “rễ”, Heading 2 là nhánh lớn, Heading 3 là nhánh nhỏ.

Lỗi hay gặp

Nhiều người gán toàn bộ tiêu đề bằng Heading 1 → mục lục không phân cấp → nhìn rất chán.

4. Tùy chỉnh Heading để đồng bộ và đẹp mắt hơn

Heading mặc định của Word 2019 trông ổn, nhưng nếu bạn làm luận văn, báo cáo học thuật hoặc tài liệu chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn chỉnh lại cho phù hợp.

Cách chỉnh Heading 1 (Heading 2 và 3 tương tự):

1. Chuột phải vào Heading 1 → chọn Modify

2. Tại cửa sổ Modify Style:

   • Chọn lại font (Times New Roman, Calibri…)

   • Chỉnh cỡ chữ

   • In đậm hoặc không

   • Căn trái / giữa

   • Chỉnh khoảng cách dòng

   • Chỉnh khoảng cách trước/sau đoạn để tiêu đề thoáng hơn

Nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả tài liệu mới:
→ Chọn New documents based on this template

Điều này giúp bạn tiết kiệm công sức cho các tài liệu sau.

5. Chú ý Outline Level – yếu tố quyết định một Heading có được Word nhận hay không

Đôi khi bạn đã gán Heading nhưng mục lục vẫn không nhận. Lỗi này rất phổ biến khi bạn copy nội dung từ nơi khác.

Cách kiểm tra Outline Level:

1. Bôi đen tiêu đề

2. Chuột phải → chọn Paragraph

3. Tìm mục Outline Level

Cài đặt chuẩn sẽ là:

• Heading 1 → Level 1

• Heading 2 → Level 2

• Heading 3 → Level 3

Nếu nó bị chuyển thành “Body Text” hoặc sai Level, mục lục sẽ bỏ qua ngay.

6. Mẹo hay: Biến kiểu chữ bạn đang dùng thành Heading

Bạn đã chỉnh tiêu đề đẹp lung linh rồi, nhưng quên gán Heading? Không sao cả!

Làm thế này:

1. Chọn đoạn tiêu đề đã chỉnh.

2. Chuột phải vào Heading tương ứng (VD: Heading 1).

3. Chọn Update Heading 1 to Match Selection.

Lập tức style của Heading 1 sẽ cập nhật theo đoạn bạn chọn. Rất tiện, nhất là khi bạn muốn giữ phong cách hiện tại.

7. Kiểm tra cấu trúc Heading bằng Navigation Pane – cách nhanh nhất để biết bạn làm đúng hay chưa

Navigation Pane giống như “bản đồ” của tài liệu. Nhờ nó, bạn biết ngay tài liệu có phân cấp đúng chưa.

Cách mở Navigation Pane:

1. Vào View

2. Tích vào Navigation Pane

Ở bên trái cửa sổ Word:

• Chọn tab Headings

Bạn sẽ thấy toàn bộ cấu trúc tài liệu theo đúng cấp Heading.

Nếu mục nào không hiển thị → bạn chưa gán Heading
Nếu thứ tự thụt sai → cấp độ đặt không chuẩn

(Prompt ảnh 4 – minh họa Navigation Pane Word 2019: “Sidebar-style illustration showing the Navigation Pane in Word 2019 with nested heading levels.”)

8. Những lỗi thường gặp khi định dạng Heading và cách sửa nhanh

Hướng dẫn định dạng Heading chuẩn trong Word 2016 – bí quyết để mục lục tự động chạy “mượt như mơ”!

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn từng tạo mục lục tự động mà nó chỉ hiện vài dòng lẻ loi, hoặc thứ tự các mục “nhảy múa” lung tung khiến bạn muốn phát điên, thì gần như chắc chắn bạn đã bỏ sót bước quan trọng nhất: định dạng Heading. Nghe đơn giản nhưng đây chính là mấu chốt giúp Word 2016 hiểu đâu là tiêu đề, đâu là mục con, đâu là đoạn văn thường. Và hay nhất là, khi bạn làm đúng từ đầu, mọi thứ trở nên cực kỳ nhẹ nhàng. Cảm giác như có trợ lý riêng hỗ trợ vậy!

1. Vì sao phải dùng Heading mà không dùng kiểu chữ “tự chỉnh”?

Có rất nhiều bạn nghĩ rằng chỉ cần viết hoa tiêu đề, in đậm hoặc đặt size chữ to hơn là Word tự hiểu “đây là tiêu đề đấy nhé”. Nhưng thực tế thì không! Word 2016 chỉ nhận tiêu đề dựa trên các Heading Styles.

Nếu bạn không gán Heading thì dù tiêu đề có đẹp cỡ nào, Word vẫn xem như văn bản bình thường. Và hậu quả là:

• Mục lục tự động không nhận,

• Navigation Pane không hiển thị cấu trúc tài liệu,

• Việc quản lý nội dung trở nên cực kỳ mệt.

Vậy nên, Heading không phải là lựa chọn – nó là bắt buộc nếu bạn muốn làm việc chuyên nghiệp.

2. Heading nằm ở đâu trong Word 2016?

Trong Word 2016, vị trí của Heading khá “dễ thấy nhưng hay bị lướt qua”. Bạn mở Word lên, chuyển sang:

Home → Styles

Bạn sẽ thấy một hàng các kiểu chữ:

• Normal

• Heading 1

• Heading 2

• Heading 3
  …

Muốn xem đầy đủ hơn, nhấn vào nút mũi tên nhỏ ở góc nhóm Styles.

3. Cách gán Heading chuẩn (bước quan trọng nhất)

Đây chính là phần quyết định toàn bộ cấu trúc mục lục.

Thao tác cơ bản:

1. Bôi đen tiêu đề bạn muốn đặt.

2. Vào Home → Styles.

3. Chọn Heading phù hợp:

   • Heading 1 → tiêu đề chính, chương lớn.

   • Heading 2 → mục nhỏ trong chương.

   • Heading 3 → tiểu mục.

Bạn cứ hình dung tài liệu giống như cây phân cấp: Heading 1 là thân cây, Heading 2 là nhánh lớn, Heading 3 là nhánh nhỏ. Cứ theo đúng cấu trúc thì mục lục tự động sẽ mượt mà ngay.

Lỗi phổ biến cần tránh

Nhiều người dùng Heading 1 cho TẤT CẢ tiêu đề → mục lục không phân cấp → nhìn rất khó chịu.

4. Tùy chỉnh Heading cho đẹp theo chuẩn tài liệu của bạn

Heading mặc định đôi khi không đẹp hoặc không phù hợp với tài liệu học thuật hay báo cáo. Tin vui là bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ rất dễ!

Cách chỉnh Heading 1:

1. Chuột phải vào Heading 1

2. Chọn Modify

3. Tại cửa sổ hiện ra:

   • Chọn font (Times New Roman, Calibri…)

   • Chọn size

   • Đặt màu chữ

   • In đậm / căn giữa

   • Chỉnh spacing (điều này rất quan trọng trong luận văn)

Nếu bạn muốn Heading áp dụng cho tất cả tài liệu mới:
→ Chọn New documents based on this template.

Mẹo nhỏ:

Nên đặt Heading 1 — size 16 hoặc 18, Heading 2 — size 14, Heading 3 — size 12. Vừa đẹp vừa chuyên nghiệp.

5. Kiểm tra Outline Level – yếu tố quyết định Heading có vào mục lục hay không

Đây là lý do nhiều người thắc mắc: “Tại sao mình gán Heading mà mục lục không nhận?”

Cách kiểm tra:

1. Bôi đen tiêu đề.

2. Chuột phải → Paragraph.

3. Ở mục Outline Level, đặt:

   • Heading 1 → Level 1

   • Heading 2 → Level 2

   • Heading 3 → Level 3

Nếu Outline Level bị chuyển thành “Body Text”, Word sẽ bỏ qua tiêu đề đó trong mục lục.

Đặc biệt hay gặp khi copy – paste từ file khác.

6. Mẹo: Dùng kiểu chữ hiện có nhưng vẫn biến nó thành Heading

Giả sử bạn đã tự chỉnh tiêu đề đẹp lung linh rồi, nhưng giờ mới nhớ phải gán Heading. Không sao cả!

Cách làm:

1. Chọn đoạn tiêu đề đã chỉnh.

2. Chuột phải vào Heading bạn muốn → Update Heading 1 to Match Selection.

Thế là xong! Tất cả Heading cùng cấp trong tài liệu sẽ tự áp dụng kiểu mới.

7. Xem cấu trúc Heading bằng Navigation Pane – cách kiểm tra nhanh nhất

Để chắc chắn rằng bạn đã gán Heading đúng:

1. Vào View.

2. Tích chọn Navigation Pane.

3. Nhìn sang trái → tab Headings.

Nếu tất cả tiêu đề hiển thị đúng cấp bậc (Heading 1 → Heading 2 → Heading 3), bạn đã làm đúng.

Nếu thiếu → bạn chưa gán Heading.
Nếu thụt lề sai → cấp Heading chưa chuẩn.

(Prompt ảnh 4 – minh họa Navigation Pane hiển thị các Heading: “Sidebar-style illustration showing Word 2016 Navigation Pane with hierarchical headings.”)

8. Lỗi phổ biến khi định dạng Heading (và cách khắc phục)

9. Cấu trúc Heading chuẩn cho báo cáo – luận văn – tài liệu học thuật

Đây là mẫu nhiều trường/đơn vị hay dùng:

• Heading 1 → CHƯƠNG 1, CHƯƠNG 2…

• Heading 2 → 1.1, 1.2, 1.3…

• Heading 3 → 1.1.1, 1.1.2…

Nếu dùng quá nhiều cấp → tài liệu dễ bị rối. 3 cấp là đẹp và khoa học nhất.

Hướng dẫn định dạng Heading chuẩn trong Word 2010 – đơn giản mà cực kỳ quan trọng!

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn từng tạo mục lục tự động trong Word nhưng… nó chỉ hiện vài dòng, hoặc nhảy lộn xộn như chơi trốn tìm, thì khả năng cao là bạn chưa định dạng Heading đúng chuẩn. Nghe có vẻ nhỏ nhặt nhưng thực ra đây là “linh hồn” của toàn bộ quá trình tạo mục lục. Và thú vị là: làm đúng thì rất dễ, làm sai thì… cực kỳ phiền. Vậy nên, nếu bạn đang dùng Word 2010 – phiên bản quen thuộc với rất nhiều người – thì bài hướng dẫn này chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm không ít thời gian.

1. Vì sao phải dùng Heading mà không dùng kiểu “tự chế”?

Nhiều người thường nghĩ rằng chỉ cần in đậm, tăng cỡ chữ, viết hoa, thế là Word sẽ hiểu đó là tiêu đề. Nhưng đáng tiếc, Word không thông minh đến mức đoán ý bạn như vậy. Nó chỉ nhận diện tiêu đề thông qua Heading Styles – cụ thể là Heading 1, Heading 2, Heading 3…

Nếu bạn không gán Heading, Word sẽ xem tất cả chỉ là văn bản bình thường. Và khi tạo mục lục, nó chẳng biết phải kéo mục nào vào. Kết quả? Một mục lục trống trơn hoặc sai lung tung!

Thế nên, dù bạn có khó tính với kiểu chữ đến đâu, hãy nhớ: muốn mục lục “nghe lời” → phải dùng Heading.

2. Vị trí của Heading trong Word 2010 – dễ tìm nhưng hay bị bỏ qua

Trong Word 2010, Heading nằm ở:

Home → Styles

Ngay bên phải thanh công cụ, bạn sẽ thấy một dãy ô vuông nhỏ như:

• Normal

• Heading 1

• Heading 2

• Heading 3

• …

Nếu bạn không thấy đầy đủ, nhấn nút mũi tên nhỏ để mở rộng bảng Styles.

3. Cách gán Heading chuẩn cho tiêu đề – bước quan trọng nhất

Đây là bước then chốt. Làm đúng bước này thì mọi phần còn lại gần như tự chạy.

Làm thế nào?

1. Bôi đen dòng tiêu đề.

2. Vào Home → Styles.

3. Chọn đúng cấp Heading:

   • Heading 1 → tiêu đề lớn (chương, phần).

   • Heading 2 → mục nhỏ trong chương.

   • Heading 3 → tiểu mục, giải thích con.

Bạn có thể hình dung như một cái cây: Heading 1 là gốc, Heading 2 là nhánh lớn, Heading 3 là nhánh nhỏ.

Sai lầm thường gặp

Dùng Heading 1 cho tất cả các tiêu đề. Kết quả: mục lục nhìn như một danh sách “bằng phẳng”, chẳng phân cấp chút nào.

4. Tùy chỉnh Heading để đẹp hơn – vì mặc định hơi… khô cứng

Heading mặc định trong Word 2010 có kiểu khá thô và không hợp với nhiều tài liệu. Nhưng tin vui là bạn hoàn toàn có thể chỉnh lại theo phong cách của mình.

Cách chỉnh Heading 1 (áp dụng tương tự cho 2 và 3):

1. Chuột phải vào Heading 1.

2. Chọn Modify.

3. Trong cửa sổ mở ra, bạn có thể chỉnh:

   • Font

   • Size

   • Màu sắc

   • In đậm / nghiêng

   • Căn trái – phải – giữa

   • Khoảng cách dòng (Line spacing)

   • Khoảng cách trước/sau đoạn (Spacing before/after)

Muốn Heading trông sang, dễ nhìn hơn? Hãy chọn font như Times New Roman, Cambria, hoặc Calibri. Đừng chọn font lạ quá kẻo khi in ra hoặc mở file ở máy khác sẽ bị lỗi.

Nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả tài liệu trong tương lai:
→ Chọn New documents based on this template.

5. Kiểm tra Outline Level – yếu tố nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng

Đôi khi bạn đã gán Heading nhưng mục lục vẫn bỏ sót vài dòng. Lý do là Outline Level bị chỉnh sai.

Cách kiểm tra:

1. Bôi đen đoạn tiêu đề.

2. Chuột phải → Paragraph.

3. Tìm mục Outline Level.

4. Đặt đúng:

   • Heading 1 → Level 1

   • Heading 2 → Level 2

   • Heading 3 → Level 3

Nếu nó đang là “Body Text” thì Word sẽ bỏ qua ngay.

Đây là lỗi rất phổ biến khi copy nội dung từ nơi khác vào.

6. Mẹo hay: Giữ nguyên kiểu chữ bạn đang dùng nhưng vẫn biến nó thành Heading

Bạn thích tiêu đề đang dùng nhưng chỉ muốn đánh dấu nó là Heading để tạo mục lục? Word hỗ trợ điều đó.

Cách làm:

1. Định dạng tiêu đề theo ý (font, size, màu…).

2. Chuột phải vào Heading 1 → Update Heading 1 to Match Selection.

Thế là tất cả Heading 1 trong tài liệu đều cập nhật theo kiểu bạn vừa chỉnh. Vừa đẹp vừa chuẩn!

7. Cách kiểm tra xem bạn đã gán Heading đúng chưa

Để không bị nhầm lẫn, hãy mở Navigation Pane:

1. Vào View.

2. Tích Navigation Pane.

3. Chọn tab Headings bên trái.

Nếu bạn thấy toàn bộ tiêu đề hiển thị rõ ràng theo đúng thứ tự, thì bạn đã làm đúng.

Nếu thiếu mục → có Heading chưa gán.
Nếu thụt lề nhầm → cấp độ bị sai.

(Prompt ảnh 4 – minh họa Navigation Pane hiển thị các Heading: “Sidebar-style illustration of Word 2010 Navigation Pane showing heading levels clearly.”)

8. Một số lỗi phổ biến và cách khắc phục nhanh