Th12 9, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Có những thứ nhỏ xíu nhưng lại tạo cảm giác chuyên nghiệp ghê gớm. Ví dụ nhé: một file Word bình thường nhìn cũng ổn, nhưng chỉ cần thêm dòng chữ mờ mờ “BẢN NHÁP”, “NỘI BỘ”, hay logo công ty nằm sau nội dung là tự nhiên thấy tài liệu có “đẳng cấp” hơn liền. Đó chính là watermark (dấu chìm). Còn “nền mờ” — cái mà nhiều người hay gọi miệng — thì thường là nền trang màu nhạt hoặc hình/logo mờ phía sau, kiểu nhìn dịu mắt chứ không trắng toát. Và với Word 2021, bạn làm mấy cái này khá nhanh, không cần cài thêm gì hết. Làm thử đi, bạn sẽ kiểu: “Ủa có vậy thôi á?”
1) Watermark là gì, và dùng lúc nào cho ‘đúng bài’?
Watermark là chữ hoặc hình mờ nằm phía sau nội dung trang. Nó không che mất chữ chính, mà chỉ “nhắc khéo” người đọc: tài liệu này đang ở trạng thái gì, có cần cẩn thận không, có thuộc nội bộ không…
Những trường hợp dùng watermark phổ biến cực kỳ:
-
Bản nháp: DRAFT / BẢN NHÁP (để khỏi ai lỡ tay gửi nhầm bản chưa chốt)
-
Bảo mật: CONFIDENTIAL / NỘI BỘ / KHÔNG PHÁT HÀNH
-
Thương hiệu: logo công ty mờ mờ ở giữa hoặc góc trang
Nhưng cũng đừng tham quá. Watermark chỉ nên “mờ vừa đủ”, chứ đừng biến tài liệu thành poster quảng cáo. Người đọc cần nhìn nội dung trước đã, đúng không?
2) Chèn Watermark có sẵn trong Word 2021 (nhanh, gọn, lẹ)
Word 2021 vẫn giữ thao tác khá quen thuộc. Bạn làm như này:
-
Mở tài liệu trong Word 2021
-
Vào tab Design (Thiết kế)
-
Nhìn sang nhóm Page Background (Nền trang)
-
Bấm Watermark
-
Chọn một mẫu có sẵn như Draft, Confidential…
Ngay lập tức watermark sẽ xuất hiện phía sau nội dung. Nếu tài liệu nhiều trang, thường nó sẽ áp dụng cho toàn bộ trang trong section đó. Bạn kéo xuống vài trang kiểm tra là rõ.
3) Tạo Watermark theo ý mình: chữ tiếng Việt hoặc logo mờ (phần hay nhất đây)
Mẫu có sẵn đôi khi không hợp. Bạn muốn chữ “NỘI BỘ” to vừa phải, hoặc logo công ty chìm nhẹ nhàng? Ok, dùng Custom Watermark.
Cách mở:
Trong hộp thoại tuỳ chỉnh, bạn sẽ thấy 2 lựa chọn chính:
A) Watermark dạng chữ (Text watermark)
Bạn chọn Text watermark rồi chỉnh:
-
Text: nhập “BẢN NHÁP”, “NỘI BỘ”, “KHÔNG SAO CHÉP”…
-
Font: ưu tiên font dễ đọc (Calibri, Arial…)
-
Size: Auto hoặc tự chọn
-
Color: nên là xám nhạt (màu đậm nhìn rất… gắt)
-
Layout: chéo (Diagonal) hoặc ngang (Horizontal)
Mẹo thật lòng: watermark chữ chéo nhìn “đúng chất” tài liệu nội bộ hơn, còn ngang thì gọn và lịch sự. Tùy văn bản. Bạn thích kiểu nào thì chọn kiểu đó, miễn đừng làm nó nổi hơn tiêu đề là được.
B) Watermark dạng hình (Picture watermark) — logo mờ
Chọn Picture watermark rồi:
Đừng xem nhẹ cái tick Washout nhé. Nó là ranh giới giữa “dấu chìm sang” và “logo đè chữ khó đọc”. Nếu logo có nền trong suốt (PNG) thì càng đẹp. Còn nếu là JPG nền trắng, vẫn dùng được, chỉ có điều đôi khi cảm giác hơi “vuông” một chút.
4) “Nền mờ” trong Word 2021: bạn muốn kiểu nào?
Tới đoạn này mới thú vị nè, vì nhiều người nói “nền mờ” nhưng ý lại khác nhau. Mình chia ra vài kiểu để bạn chọn đúng cách làm.
Kiểu 1: Nền mờ = watermark logo/hình chìm phía sau (phổ biến nhất)
Cái này chính là Picture Watermark mình vừa nói. Dễ làm, đồng bộ toàn tài liệu, và nhìn chuyên nghiệp.
Kiểu 2: Nền mờ = nền trang có màu nhạt (nhìn dịu mắt)
Bạn dùng Page Color:
-
Design → Page Color
-
Chọn màu thật nhạt: kem, xám nhạt, xanh pastel…
Cách này hợp tài liệu kiểu thông báo, chứng nhận, thư mời, hoặc nội dung cần “đỡ trắng”. Nhưng có một lưu ý nhỏ: khi in ra, đôi khi máy in/Word mặc định không in màu nền. Nếu bạn làm để in, nhớ kiểm tra phần tùy chọn in nền (trong Word Options → Display/Print tùy bản). Nói vậy để bạn khỏi “ủa sao trên máy có màu mà in ra trắng trơn?”.
Kiểu 3: Nền mờ = hình nền full trang (giống PowerPoint)
Word không “ưu ái” vụ background image full trang như PowerPoint, nhưng vẫn có cách lách:
-
Chèn hình vào Header rồi căn giữa, chỉnh kích thước, làm nhạt (hoặc dùng định dạng ảnh để giảm độ tương phản).
-
Hoặc quay lại phương án dễ và ổn định hơn: Picture watermark.
Nếu bạn chỉ cần logo chìm nhẹ nhàng, watermark hình vẫn là lựa chọn “đỡ đau đầu” nhất.
5) Gỡ watermark, đổi watermark, và vài lỗi hay gặp (để khỏi bối rối)
Gỡ watermark
Đổi watermark
“Sao watermark không hiện ở một số trang?”
Thường là do tài liệu có Section khác nhau, mà watermark thực chất nằm trong vùng header của từng section. Nếu bạn chia section để làm bố cục khác, watermark có thể không áp dụng đồng đều. Lúc này bạn có thể phải bật/tắt “Link to Previous” trong Header/Footer và thêm watermark cho section cần.
“Sao xuất PDF/ in ra lại không giống như mình thấy?”
Đôi khi watermark/nền màu phụ thuộc cài đặt hiển thị và in ấn. Cứ kiểm tra trước khi gửi, nhất là tài liệu quan trọng. Cẩn thận một chút, đỡ phải sửa lại vòng vòng.
Th12 8, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Có bao giờ bạn gửi một file Word 2019 quan trọng cho khách hàng mà lo ai đó sẽ sao chép nội dung không phép? Hoặc bạn muốn làm báo cáo thanh lịch, chuyên nghiệp hơn thay vì trang giấy trắng trơn? Đó chính là lúc Watermark (nền mờ) lên sân khấu. Tính năng này giúp tài liệu có dấu nhận diện, chống sao chép, tạo phong thái chuyên nghiệp như một tài liệu đã đóng dấu. Chỉ cần vài thao tác nhanh trong Word 2019, bạn có thể đặt dòng chữ Confidential, Draft, Bản nội bộ, hay thậm chí logo công ty mờ phía sau trang – nhìn một phát là nhận ra ngay nguồn file.
Vậy làm sao để bật, chỉnh, tự tạo watermark theo ý mình? Ngồi xuống vài phút thôi, bạn sẽ nắm trọn.
1. Watermark là gì? Tại sao nên dùng?
Watermark (còn gọi là nền mờ) là một lớp hình hoặc chữ được đặt phía sau nội dung tài liệu, thường với độ mờ nhẹ để không che chữ chính. Nó giống như chiếc dấu “nhận dạng” tài liệu. Người đọc chỉ cần lướt mắt đã biết file này là bản chính, bản nháp hay tài liệu không được chia sẻ.
Bạn nên dùng Watermark khi:
🔹 Tài liệu mật, nội bộ
🔹 Bản nháp chưa hoàn thiện (Draft)
🔹 File gửi khách hàng nhưng không muốn bị sao chép
🔹 Hồ sơ, báo cáo dự án
🔹 Hợp đồng, văn bản pháp lý
Watermark không chỉ để đẹp – nó còn bảo vệ thông tin. Một chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự chuyên nghiệp rõ ràng.
2. Cách chèn Watermark chữ trong Word 2019 (nhanh như bật công tắc)
Nếu bạn muốn thêm Watermark dạng chữ quen thuộc như CONFIDENTIAL, DRAFT, SAMPLE, BẢN NHÁP… thì cách làm cực kỳ đơn giản:
🔹 Bước 1: Mở Word 2019
File mới hoặc file đang soạn đều được.
🔹 Bước 2: Chọn tab Design
Đây là khu vực chỉnh bố cục & giao diện tài liệu.
🔹 Bước 3: Click Watermark
Một danh sách mẫu xuất hiện ngay lập tức.
Word có sẵn nhiều watermark chữ để chọn:
-
CONFIDENTIAL
-
DRAFT
-
DO NOT COPY
-
URGENT
Chọn mẫu → watermark xuất hiện trên tất cả các trang chỉ trong 1 giây. Không cần chỉnh gì thêm.
3. Tạo Watermark tùy chỉnh – tên công ty, logo, câu nhắc riêng cũng được!
Nếu watermark mặc định chưa đủ cá tính? Không sao. Word 2019 cho phép bạn tự tạo watermark riêng.
📌 Watermark chữ tùy chỉnh
-
Vào Design → Watermark
-
Chọn Custom Watermark…
-
Chọn Text Watermark
-
Nhập nội dung mong muốn – ví dụ:
➤ Công Ty ABC
➤ Tài liệu lưu hành nội bộ
➤ Confidential ©2025
-
Điều chỉnh font, size, màu, kiểu in đậm/ nghiêng
-
Chọn mờ (Semi-transparent) nếu muốn nhẹ mắt
-
Nhấn Apply
Vậy là bạn có watermark mang thương hiệu riêng – nhìn tinh tế mà không thô.
📌 Watermark hình ảnh (logo công ty)
Cũng trong Custom Watermark, bạn chọn Picture Watermark, rồi:
-
Nhấn Select Picture → chọn ảnh từ máy
-
Scale (tỷ lệ) nếu ảnh lớn
-
Tick Washout để làm mờ ảnh
Logo xuất hiện nhạt phía sau văn bản – nhìn rất chuyên nghiệp và mang dấu ấn nhận diện thương hiệu.
4. Chỉnh vị trí, độ mờ, kiểu hiện – làm Watermark đẹp hơn cực dễ
Không phải watermark nào cũng phải nằm chéo và to. Bạn có thể chỉnh lại cho mềm hơn:
| Tùy chỉnh |
Ý nghĩa |
| Diagonal / Horizontal |
Watermark nằm chéo hoặc ngang |
| Color |
Có thể dùng màu nhạt, xám, xanh nhạt |
| Font & Size |
Chỉnh lớn – nhỏ tùy phong cách |
| Transparency |
Mờ bớt để không che nội dung |
Một mẹo hay: nếu watermark che mất chữ, hãy giảm size hoặc chỉnh mờ hơn chút. Mục tiêu là nhìn thấy watermark nhưng không làm khó việc đọc văn bản.
5. Xóa hoặc tắt Watermark – chỉ một nút duy nhất
Nếu sau này bạn không còn muốn watermark nữa, việc gỡ cực nhanh:
🔥 Design → Watermark → Remove Watermark
Bấm một phát → tài liệu trở lại như mới.
Không cần lọc thủ công, không xóa từng trang.
Nếu watermark không biến mất, khả năng cao bạn đang bật Header & Footer. Chỉ cần:
-
Nhấp đôi vào Header
-
Chọn watermark → Delete
Xong ngay
🌙 Kết lại – watermark nhỏ nhưng nâng giá trị tài liệu lên nhiều bậc
Word 2019 không chỉ là trình soạn văn bản – nó là nơi bạn thể hiện sự chỉnh chu. Watermark giúp tài liệu có dấu nhận diện, giữ thông tin không bị sao chép vô tội vạ, đồng thời tạo cảm giác chuyên nghiệp khi gửi đi. Từ một bản nháp đến hợp đồng nội bộ, chỉ cần một watermark nhẹ nhàng, tài liệu lập tức “có quyền lực hơn” thấy rõ.
Bây giờ bạn đã biết cách:
✔ Chèn watermark mặc định
✔ Tạo watermark chữ + logo tùy chỉnh
✔ Điều chỉnh kiểu hiển thị, màu, độ mờ
✔ Xóa watermark khi cần
Một kỹ năng nhỏ – nhưng sẽ dùng rất nhiều lần trong công việc.
Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Có những tài liệu bạn nhìn qua đã thấy “ra dáng” liền: phía sau chữ có dòng DRAFT, CONFIDENTIAL, hoặc logo công ty mờ mờ nằm giữa trang. Nhìn cái là hiểu: đây là bản nháp, hoặc tài liệu nội bộ, hoặc ít nhất là có người làm nghiêm túc chứ không phải gõ cho có. Đó chính là Watermark. Còn cái mà nhiều người hay gọi là nền mờ thì thường rơi vào hai kiểu: hoặc là watermark hình/logo làm mờ, hoặc là nền trang có màu/hình nhạt để trang đỡ “trắng toát”. Và tin vui là Word 2016 làm mấy thứ này khá nhẹ nhàng, không cần plugin gì cả. Làm vài phút là xong, thiệt!
1) Watermark là gì và dùng khi nào cho hợp lý?
Watermark (dấu chìm) là chữ hoặc hình mờ nằm phía sau nội dung trang. Nó không phải để “làm màu”, dù đúng là nhìn cũng đẹp hơn. Watermark thường dùng để:
-
Đánh dấu trạng thái: BẢN NHÁP / DRAFT, BẢN CHÍNH THỨC / FINAL
-
Cảnh báo chia sẻ: NỘI BỘ, KHÔNG PHÁT HÀNH, CONFIDENTIAL
-
Nhận diện thương hiệu: logo công ty, tên bộ phận, tên dự án (mờ thôi nha!)
Nói kiểu đời thường: watermark giống như cái tem dán trên tài liệu. Người đọc chưa kịp đọc nội dung đã hiểu “tài liệu thuộc loại gì” rồi. Khỏi cần giải thích dài dòng đầu trang.
2) Chèn Watermark có sẵn trong Word 2016 (nhanh như chớp)
Word 2016 có sẵn vài mẫu watermark cơ bản, kiểu những thứ ai cũng hay dùng. Cách chèn:
-
Mở tài liệu trong Word 2016
-
Vào tab Design (Thiết kế)
-
Nhìn qua nhóm Page Background (Nền trang)
-
Bấm Watermark
-
Chọn một mẫu như Confidential, Draft…
Thế là watermark xuất hiện ngay. Bạn cuộn vài trang sẽ thấy nó áp dụng cho toàn bộ tài liệu (thường là vậy), khá tiện.
Nhưng nếu bạn muốn watermark “đúng gu” hơn, ví dụ chữ tiếng Việt “BẢN NHÁP”, hay logo công ty, thì phải qua phần tuỳ chỉnh.
3) Tạo Watermark tuỳ chỉnh: chữ mờ hoặc logo mờ (đúng kiểu bạn muốn)
Trong menu Watermark, bạn chọn Custom Watermark… (hoặc “Printed Watermark” tuỳ bản cài đặt). Một hộp thoại bật lên, thường có hai lựa chọn:
A) Watermark dạng chữ (Text watermark)
Bạn tick Text watermark, rồi chỉnh:
-
Text: gõ nội dung (ví dụ “NỘI BỘ”, “BẢN NHÁP”, “KHÔNG SAO CHÉP”)
-
Font: chọn font dễ đọc (Arial, Calibri, Times… tùy bạn)
-
Size: Auto hoặc chọn kích thước
-
Color: nên chọn xám nhạt (đừng ham màu đậm)
-
Layout: Diagonal (chéo) hoặc Horizontal (ngang)
Mẹo nhỏ: watermark đẹp nhất khi nó “đủ thấy” nhưng không cản trở việc đọc. Nhiều bạn để chữ đậm quá, xong nhìn nội dung như bị phủ sương mù dày đặc. Mờ vừa thôi, tài liệu sẽ sang hơn hẳn.
B) Watermark dạng hình/logo (Picture watermark)
Bạn tick Picture watermark, rồi:
-
Bấm Select Picture… để chọn logo/hình từ máy
-
Chỉ định tỷ lệ Scale (Auto thường ổn)
-
Tick Washout để làm mờ (rất nên tick!)
Logo dạng PNG nền trong suốt thường cho kết quả đẹp. Nếu logo là ảnh nền trắng, đôi khi nhìn hơi “cục”, nhưng vẫn dùng được. Quan trọng nhất vẫn là… làm mờ cho đúng nghĩa watermark.
4) “Nền mờ” trong Word 2016: làm sao cho ra đúng cái bạn đang nghĩ?
Nhiều người nói “nền mờ” nhưng mỗi người tưởng tượng một kiểu. Mình tách ra cho rõ nhé, để bạn chọn đúng cách làm:
Kiểu 1: Nền mờ kiểu có logo/hình chìm phía sau (thường gặp nhất)
=> Cách này chính là Picture Watermark. Bạn dùng watermark hình, bật Washout, và chọn logo/hình phù hợp. Đây là cách “đúng bài” nhất nếu bạn muốn nền mờ mà vẫn đồng bộ mọi trang.
Kiểu 2: Nền trang có màu nhạt (giống giấy màu)
Bạn làm như sau:
-
Tab Design
-
Chọn Page Color
-
Chọn màu thật nhạt: kem, xám nhạt, xanh pastel…
Cách này nhìn dịu mắt, hợp tài liệu nội bộ, thiệp mời, thông báo. Nhưng nhớ một điều: in ra có khi không ra nền nếu máy/Word đang tắt chế độ in màu nền. Nên nếu bạn làm để in, hãy kiểm tra cài đặt in.
Kiểu 3: Nền có hình “full trang” như background
Word 2016 không có nút đặt “Background image” đúng kiểu PowerPoint cho từng trang, nhưng bạn vẫn có thể lách:
-
chèn hình vào Header rồi giảm độ trong suốt (hoặc chỉnh màu nhạt), đưa hình ra phía sau chữ;
-
hoặc vẫn dùng Picture watermark như mình nói ở trên (thường dễ và ổn định hơn).
Nếu bạn chỉ cần logo mờ ở giữa, mình khuyên dùng watermark hình. Gọn, ít lỗi, và đỡ phải canh chỉnh.
5) Gỡ watermark, đổi watermark, hoặc chỉ áp dụng cho một số trang (khi bạn cần tinh chỉnh)
Gỡ watermark
Dễ thôi:
Đổi watermark
Bạn chọn watermark mới hoặc vào lại Custom Watermark để sửa nội dung/hình.
Chỉ áp dụng watermark cho một vài trang?
Cái này hơi “khó chịu” một chút vì watermark gắn với section (phần) thông qua header. Muốn chỉ một vài trang có watermark, bạn thường phải:
-
chia tài liệu thành Section Breaks,
-
rồi chỉnh header từng section (tắt “Link to Previous”),
-
sau đó thêm watermark riêng cho section cần.
Nói ngắn: làm được, nhưng hơi kỹ thuật. Nếu bạn cần mình có thể viết riêng một hướng dẫn “section-based watermark” rõ ràng từng bước, để bạn làm không nhầm.
Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Có bao giờ bạn mở một tài liệu Word và thấy chữ DRAFT, CONFIDENTIAL, hoặc tên công ty mờ mờ nằm phía sau nội dung chưa? Nhìn cái là biết ngay: “À, tài liệu này quan trọng nè” hoặc “Bản này mới là bản nháp thôi nha!”. Đó chính là watermark. Còn cái kiểu nền có hình/logo mờ mờ, hoặc một lớp màu nhạt phía sau trang giấy, người ta hay gọi nôm na là nền mờ. Hai thứ này tuy nhỏ thôi, nhưng thêm vào đúng chỗ là tài liệu trông chuyên nghiệp hẳn. Và tin vui là Word 2010 làm được, không cần cài thêm gì cả.
Bài này mình chỉ bạn theo kiểu dễ hiểu, làm tới đâu chắc tới đó. Có câu ngắn câu dài xen kẽ, đọc cho đỡ buồn ngủ. Làm văn phòng mà, ai rảnh đâu đọc hướng dẫn khô như giấy!
1) Watermark trong Word 2010 là gì, dùng khi nào cho hợp?
Watermark là một lớp chữ hoặc hình mờ nằm phía sau nội dung trang. Nó không phải để trang trí cho vui đâu nhé (dù cũng có tác dụng đó). Nó thường dùng để:
-
Đánh dấu trạng thái tài liệu: DRAFT / BẢN NHÁP, FINAL / BẢN CHÍNH THỨC
-
Cảnh báo tính bảo mật: CONFIDENTIAL / MẬT
-
Gắn thương hiệu: logo công ty, tên tổ chức (mờ thôi, đừng lố!)
Nói thật, watermark giống như cái “tem” trên tài liệu. Người cầm đọc sẽ hiểu ngữ cảnh ngay lập tức. Khỏi phải giải thích dài dòng.
2) Cách chèn Watermark có sẵn trong Word 2010 (nhanh gọn)
Đầu tiên là cách dễ nhất: dùng watermark mẫu của Word.
Bạn làm như sau:
-
Mở tài liệu trong Word 2010.
-
Vào tab Page Layout (Bố trí trang).
-
Nhìn sang nhóm Page Background (Nền trang).
-
Bấm Watermark.
-
Chọn một mẫu có sẵn như Draft, Confidential…
Thế là xong, watermark sẽ hiện mờ mờ phía sau chữ. Nhìn sang hơn hẳn, kiểu “tài liệu có tổ chức” ấy.
Nếu bạn thấy watermark hơi to, hơi nghiêng, hoặc nội dung không đúng ý… bình tĩnh! Word cho bạn tự chỉnh.
3) Tạo Watermark theo ý mình: chữ tùy chỉnh hoặc logo mờ
Muốn chuyên nghiệp hơn, bạn sẽ thích Custom Watermark (Watermark tuỳ chỉnh). Đây mới là phần hay.
Cách làm:
-
Page Layout → Watermark
-
Chọn Custom Watermark… (hoặc “Printed Watermark…” tuỳ giao diện)
-
Một hộp thoại hiện ra, bạn sẽ có 2 lựa chọn chính:
A) Watermark dạng chữ (Text watermark)
Bạn chọn Text watermark, rồi chỉnh:
-
Nội dung chữ (ví dụ: “BẢN NHÁP” hoặc “NỘI BỘ”)
-
Font chữ
-
Kích thước
-
Màu (nên để xám nhạt cho đúng chất watermark)
-
Kiểu hiển thị: Diagonal (chéo) hoặc Horizontal (ngang)
Mẹo nhỏ: đừng chọn màu đậm quá. Watermark mà nổi hơn nội dung chính thì… hơi kỳ. Nó phải “nhắc nhẹ” thôi, chứ không được “hét vào mặt”.
B) Watermark dạng hình/logo (Picture watermark)
Chọn Picture watermark, rồi:
Khuyến nghị thật lòng: logo nên là PNG nền trong suốt thì đẹp hơn. Và nhớ bật Washout để watermark đúng nghĩa “mờ”. Bạn đâu muốn logo đè lên chữ làm người ta đọc không nổi, đúng không?
4) “Nền mờ” trong Word 2010: hiểu đúng để làm cho ra
Nhiều người gọi chung watermark là nền mờ, cũng không sai lắm. Nhưng nếu bạn muốn nền có màu nhạt, hoặc nền trang có hiệu ứng mờ nhẹ (không phải chữ chéo), thì trong Word 2010 thường bạn sẽ dùng mấy công cụ ở Page Background, gồm:
-
Page Color: tô màu nền trang
-
Watermark: chữ/hình mờ phía sau
-
Page Borders: kẻ viền trang (bonus cho đẹp)
Cách làm nền màu nhạt (giả lập “nền mờ”)
-
Vào Page Layout
-
Chọn Page Color
-
Chọn một màu rất nhạt (kem nhạt, xám nhạt, xanh nhạt…)
-
Nếu muốn in ra mà vẫn ra nền, bạn cần bật tuỳ chọn in màu nền (phần này nằm trong Word Options)
Nền màu nhạt làm tài liệu nhìn “dịu” hơn, đôi khi hợp với thiệp mời, chứng nhận, tài liệu nội bộ. Nhưng nếu là hợp đồng hoặc văn bản cần in đen trắng rõ ràng, bạn cân nhắc nhé. Đẹp mà in ra bị loang loang thì cũng mệt.
Làm nền có hình mờ kiểu “background” (cách khéo)
Word 2010 không có nút “Background Image” kiểu đặt ảnh nền trực tiếp như PowerPoint. Nhưng có cách lách khá phổ biến: dùng Picture watermark với logo/hình và chỉnh cho nhạt. Nó sẽ giống nền mờ, nhưng vẫn nằm “phía sau” nội dung và đi theo các trang.
Đây là cách dân văn phòng hay dùng vì nhanh và ổn định.
5) Gỡ watermark hoặc đổi watermark (khi cần “dọn sạch”)
Không phải lúc nào bạn cũng muốn watermark ở đó mãi. Khi tài liệu từ bản nháp chuyển sang bản gửi chính thức, bạn cần gỡ dấu “DRAFT” đi chứ!
Cách gỡ:
-
Page Layout → Watermark
-
Chọn Remove Watermark
Còn nếu muốn đổi cái khác, chỉ cần chọn watermark mới hoặc vào lại Custom Watermark để chỉnh. Dễ như ăn kẹo.
Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Bạn đã từng có hai file Word gần giống nhau, nhìn qua thì “ờ chắc giống mà”, nhưng càng đọc càng thấy nghi ngờ chưa? Kiểu một file là “Bản cuối”, file kia lại là “Bản cuối_thật_sự”, rồi thêm “Bản cuối_final_ok”… nghe thôi đã muốn đau đầu. Lúc đó mà bạn ngồi kéo hai cửa sổ rồi so từng dòng, từng dấu phẩy thì thôi, khỏi cần gym cũng mỏi tay mỏi mắt. May mà Word 365 có tính năng Compare (So sánh) để lôi khác biệt ra ánh sáng trong vài cú click. Ngon lành luôn!
1) So sánh tài liệu trong Word 365 là so sánh kiểu gì?
Word 365 không chỉ “nhìn hộ” bạn xem khác nhau chỗ nào, mà nó còn tạo ra một tài liệu thứ ba (gọi nôm na là bản kết quả) để hiển thị mọi khác biệt dưới dạng giống Track Changes: chỗ thêm, chỗ bớt, chỗ chỉnh sửa… đều có dấu. Bạn sẽ thấy rõ ràng đoạn nào thay đổi, thay đổi ra sao, và (nếu file có thông tin tác giả) đôi khi còn biết ai là người chỉnh.
Cảm giác giống như bạn nhờ một người khó tính ngồi rà từng chữ giúp mình ấy. Mà người đó lại nhanh kinh khủng. Sướng không?
2) Cách so sánh hai tài liệu Word 365 (đúng chuẩn mà không rườm rà)
Giờ vào phần thao tác nè. Bạn làm theo các bước sau:
-
Mở Word 365.
-
Vào tab Review (Xem lại) trên thanh công cụ.
-
Tìm nhóm Compare (thường nằm gần bên phải).
-
Bấm Compare → chọn Compare… (So sánh…).
-
Ở cửa sổ hiện ra:
-
(Tuỳ chọn) Đặt nhãn ở ô Label changes with để dễ nhận diện (ví dụ: “Bản chỉnh của Lan”).
-
Bấm OK.
Xong! Word sẽ tạo một tài liệu mới hiển thị kết quả so sánh.
Nhìn có vẻ “hàn lâm” nhưng thực ra bạn chỉ cần nhớ một điều: Original = bản cũ, Revised = bản mới. Thế thôi. Nhầm hai cái này cũng không chết ai, nhưng sẽ khiến bạn đọc kết quả khó hiểu hơn vì Word sẽ coi phía kia là “được thêm”, phía này là “bị xóa”. Nên tốt nhất là chọn đúng ngay từ đầu cho đỡ bực.
3) Đọc kết quả so sánh: đừng hoảng, nó có logic hết
Sau khi so sánh, Word thường mở ra một bố cục kiểu ba phần (tuỳ thiết lập):
-
Một vùng hiển thị tài liệu kết quả (có đánh dấu thay đổi).
-
Có thể có panel bên trái kiểu Revisions liệt kê thay đổi.
-
Và đôi khi Word còn mở luôn bản gốc + bản chỉnh ở hai cửa sổ nhỏ để bạn đối chiếu.
Bạn sẽ thấy những thứ quen quen:
-
Đoạn bị xóa thường hiện gạch ngang hoặc đánh dấu.
-
Đoạn thêm mới được tô màu/đánh dấu.
-
Các thay đổi định dạng (đổi font, đổi cỡ chữ, in đậm…) cũng có thể hiện ra nếu bạn cho phép.
Nếu nhiều chỉnh sửa quá, nhìn rối là chuyện bình thường. Lúc đó, hãy làm một mẹo nhỏ: chỉnh cách hiển thị markup.
Chỉnh hiển thị cho dễ nhìn
Trong tab Review, bạn có phần:
Bạn muốn soi kỹ thì để All Markup. Còn nếu muốn đọc trơn tru rồi mới quay lại xử lý, chuyển sang Simple hoặc No Markup. Nhớ nha: “No Markup” chỉ là ẩn dấu thôi, chứ khác biệt vẫn còn nguyên trong kết quả.
4) Tinh chỉnh so sánh: chọn so sánh cái gì, bỏ cái gì (rất đáng dùng)
Trong hộp thoại Compare, thường có nút More >> (Thêm tuỳ chọn). Đây là chỗ nhiều người bỏ qua, nhưng thật ra nó cứu bạn khỏi nhiều pha “nhiễu”.
Bạn có thể chọn so sánh:
-
Text (nội dung chữ)
-
Formatting (định dạng)
-
Comments (bình luận)
-
Headers/Footers (đầu trang/cuối trang)
-
Footnotes/Endnotes, Tables, v.v.
Ví dụ nhé: bạn chỉ quan tâm nội dung, không quan tâm chuyện ai đổi font từ Times New Roman sang Calibri. Vậy thì bỏ tick Formatting đi. Kết quả sẽ sạch hơn hẳn, đỡ xuất hiện hàng chục thay đổi linh tinh.
Nói thật, so sánh mà không lọc thì đôi khi nó báo khác biệt cả… dấu cách, xuống dòng, định dạng đoạn. Bạn sẽ kiểu: “Ủa trời, sao nhiều thế?” Nhiều là đúng. Nhưng nhiều quá thì lại khó dùng. Nên cứ lọc cho vừa đủ.
5) Những tình huống hay gặp và cách xử lý cho “êm”
Trường hợp A: Hai file giống nhau gần hết, chỉ sửa vài câu
So sánh xong bạn dùng panel Revisions để nhảy đến từng thay đổi. Xem từng cái, rồi quyết định giữ hay bỏ. Nhẹ nhàng.
Trường hợp B: Một file bị đổi định dạng lung tung
Quay lại hộp thoại Compare, mở More options, bỏ chọn Formatting. So sánh lại. Đời tươi ngay!
Trường hợp C: File dài, nhiều người sửa, bạn chỉ muốn biết “đoạn nào khác”
Dùng Revisions pane để xem dạng danh sách. Nó giống checklist, bạn lướt nhanh hơn đọc trong thân bài nhiều.
Trường hợp D: So sánh xong muốn ra bản “sạch sẽ”
Tài liệu kết quả so sánh thực chất là một file có đánh dấu thay đổi. Bạn có thể Accept/Reject để chốt, giống Track Changes. Hoặc đơn giản là lưu file kết quả làm “bằng chứng” thay đổi, cũng được.
6) Mẹo nhỏ để khỏi tự gây khó cho mình
-
Đặt tên file rõ ràng: “BaoCao_v1”, “BaoCao_v2_suaLan”… đừng đặt “final_final_ok” nữa, nghe đau lòng lắm.
-
Đảm bảo cùng định dạng: tốt nhất so sánh .docx với .docx cho ổn định.
-
Tắt bớt thứ không cần so sánh (Formatting, Headers/Footers…) để kết quả đỡ nhiễu.
-
Lưu file kết quả: đôi khi bạn cần gửi cho người khác xem “đây là những chỗ khác nhau”, khỏi phải giải thích miệng.
Th12 6, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Thử tưởng tượng nhé: bạn có một bản báo cáo mới chỉnh sửa, và một bản cũ trước đó, nhìn bằng mắt thì thấy giống giống nhau nhưng lại không chắc người sửa đã thay đổi những gì. Đọc từ đầu đến cuối? Không ai muốn phí thời gian như vậy cả. Và đây là lúc tính năng Compare trong Word 2021 xuất hiện như vị cứu tinh. Chỉ vài cú click, mọi sửa đổi hiện rõ, màu sắc đánh dấu cụ thể, chẳng còn mơ hồ hay phải căng mắt dò từng đoạn nữa!
Nói vui chút: nếu Track Changes là camera giám sát đang hoạt động liên tục, thì Compare lại giống như tua lại video để xem trước và sau có gì khác nhau. Không bật theo dõi trước? Không sao – Word 2021 vẫn biết cách đối chiếu hai file và “tố cáo” từng chi tiết.
1. Compare trong Word 2021 là gì và dùng để làm gì?
Compare là công cụ giúp Word so sánh hai file độc lập, phát hiện điểm khác biệt giữa chúng và trả ra một tài liệu kết quả hiển thị highlight các thay đổi. Bạn không cần bật Track Changes trước, cũng không cần thiết lập rườm rà. Chỉ cần có:
Word 2021 sẽ phân tích từng dòng, từng cụm từ, từng đoạn văn, xác định phần nào được thay, thêm, xóa, chuyển trật tự. Đặc biệt khi làm việc nhóm hoặc xử lý tài liệu nhiều phiên bản, Compare càng giá trị vì nó:
✔ Tiết kiệm hàng giờ soát lỗi thủ công
✔ Tránh bỏ sót chỉnh sửa tinh vi
✔ Tối ưu việc kiểm tra nội dung hợp đồng – báo cáo – luận văn
✔ Minh bạch rõ ràng “ai thay đổi cái gì”
Nói đơn giản: Compare không chỉ giúp tìm sự khác biệt, nó còn bảo vệ bạn khỏi sai sót không đáng có.
2. Hướng dẫn so sánh hai tài liệu Word 2021 – thao tác rõ như ban ngày!
Hãy mở Word 2021 lên. Mục tiêu của bạn là tìm đến tab Review, nơi mọi công cụ xử lý chỉnh sửa đều tập trung. Các bước chi tiết như sau:
🔸 Bước 1: Mở Word 2021
Bạn có thể mở trống hoặc mở một file bất kỳ, không quan trọng.
🔸 Bước 2: Chọn tab Review trên thanh Ribbon
Review chính là trung tâm điều khiển Track Changes – Compare – Comments.
🔸 Bước 3: Click vào Compare
Một menu xổ xuống hiện ra → chọn Compare…
🔸 Bước 4: Chọn hai file muốn so sánh
Hộp thoại xuất hiện với hai dòng:
Có thể chọn file từ máy, ổ USB, OneDrive… miễn đúng hai phiên bản là được.
🔸 Bước 5: Nhấn OK → kết quả hiển thị ngay.
Word 2021 sẽ mở một file mới tự động, highlight các thay đổi bằng màu khác nhau. Bạn có thể phóng to, thu nhỏ, cuộn nhanh hoặc điều hướng từng thay đổi theo danh sách bên trái.
3. Cách đọc kết quả Compare cho thông minh và nhanh gọn
So sánh xong mà không biết đọc highlight thì cũng như mở cửa mà không bước vào. Word 2021 chia giao diện ra ba khu chính – nhìn một lần là nhớ:
🟥 1) Document gốc & bản chỉnh sửa (bên trái / bên phải tùy view)
Bạn có thể bật tắt hiển thị hai file nguồn, rất tiện để đối chiếu trực quan.
Một bên là Original, một bên Revised.
🟦 2) Document Compare chính giữa (file Word mới được tạo)
Đây là phần quan trọng nhất!
Mọi chỉnh sửa đều:
Nhìn vài phút là quen ngay.
🟨 3) Panel danh sách thay đổi bên trái
Giống như nhật ký chỉnh sửa.
Mỗi mục tương ứng một thay đổi, click vào là Word dẫn tới đúng vị trí.
4. So sánh Word 2021 với Word 2019 – giống nhau nhưng vẫn có cải tiến!
So với Word 2019, tính năng Compare trong Word 2021 không đổi về nguyên lý, nhưng trải nghiệm và giao diện trơn tru hơn, mượt hơn, phản hồi nhanh hơn khi tài liệu dài.
Một số điểm cải thiện dễ nhận ra:
✔ Màu sắc highlight nét và dễ nhìn hơn
✔ Bảng điều hướng thay đổi mượt và ít giật lag
✔ Hỗ trợ tốt hơn khi mở file từ OneDrive/SharePoint
✔ Tối ưu khi so sánh tài liệu dài hàng chục – hàng trăm trang
Nói ngắn gọn: nếu bạn đã quen Compare ở Word 2019 thì qua 2021 dùng như ở nhà, chỉ là cảm giác “đã tay hơn”.
5. Khi nào nên dùng Compare trong Word 2021?
Có hàng tá tình huống thực tế mà Compare giải quyết cực hiệu quả:
📌 Nhận tài liệu từ đối tác và cần biết họ sửa gì
📌 Xem sự khác biệt giữa phiên bản A và phiên bản B
📌 Kiểm duyệt nội dung đã biên tập nhiều vòng
📌 Review hợp đồng hoặc văn bản quan trọng trước khi ký
📌 So sánh bài luận bản cũ với bản mới
Một thay đổi nhỏ đôi khi có thể dẫn tới hậu quả lớn, nên kiểm kỹ vẫn an toàn hơn.
Kết lại – Compare trong Word 2021 xứng đáng nằm trong “kỹ năng phải biết”
Một thao tác nhỏ, nhưng giá trị dùng lâu dài. Khi cần so sánh tài liệu trong word 2021, nhất là khi làm việc nhóm, chỉnh bài luận, hợp đồng, báo cáo, hãy nhớ công cụ Compare luôn ở đó – trong tab Review – chỉ chờ bạn click để làm lộ rõ mọi thay đổi.
⭐ Hai file đưa vào → Một file highlight sự khác biệt.
⭐ Không đoán mò. Không dò thủ công. Không lo sót chỉnh sửa.
Nếu Word là công cụ bạn dùng mỗi ngày, thì Compare nên là thói quen tự nhiên như mở file vậy.
