Th11 29, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn đang làm luận văn, báo cáo chương – mục rõ ràng, hoặc tài liệu có phần mở đầu, nội dung chính và phụ lục riêng biệt… chắc chắn bạn sẽ phải đánh số trang khác nhau cho từng phần. Ví dụ:
-
Phần mở đầu: i, ii, iii
-
Phần nội dung chính: 1, 2, 3
-
Phần phụ lục: A1, A2 hoặc tiếp tục số 1, 2…
Tin vui là Word 2021 hỗ trợ việc này rất tốt, chỉ cần bạn nắm nguyên tắc dùng Section Break và Page Number Format. Và yên tâm nhé—nghe có vẻ “chuyên môn” nhưng thật ra rất dễ làm.
Section trong Word 2021 là gì và vì sao phải dùng nó?
Section không phải trang. Cũng không phải chương. Section là khu vực của tài liệu mà bạn có thể áp dụng định dạng độc lập:
Vậy nên, muốn đánh số trang khác nhau → phải chia Section trước.
Bước 1: Tạo Section Break đúng vị trí cần tách số trang
Giả sử bạn cần:
-
Trang bìa: không số
-
Mục lục: số La Mã (i, ii, iii)
-
Nội dung chính: bắt đầu từ trang 1
Bạn phải chèn Section Break tại điểm chuyển phần.
Cách làm:
-
Đặt con trỏ cuối trang muốn tách section
-
Vào Layout (hoặc Page Layout) → Breaks
-
Chọn Next Page dưới mục Section Breaks
Làm vậy ở mỗi điểm thay đổi kiểu đánh số.
Section đúng chỗ = 50% thành công.
Bước 2: Tắt “Link to Previous” để section mới hoàn toàn độc lập
Đây là bước mà cực kỳ nhiều người quên!
Nếu bạn chèn số trang mà Section sau vẫn chạy tiếp số của section trước, nghĩa là Word đang liên kết header/footer.
Để tách nó ra:
-
Nhấp đúp vào Header hoặc Footer
-
Trên thanh Header & Footer Tools, nhấn Link to Previous để tắt
Khi nút không sáng nữa → section đã tách biệt.
Bước 3: Chèn số trang theo kiểu riêng từng section
Bây giờ mỗi section đã “độc lập”, bạn có thể đánh số khác nhau.
Thực hiện:
-
Mở Insert → Page Number
-
Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…)
-
Mở lại Page Number → Format Page Numbers
-
Tùy chỉnh kiểu số:
-
Ở mục Page numbering, chọn:
Ví dụ cực phổ biến:
-
Section 1: không số (bìa)
-
Section 2: i, ii, iii (mục lục)
-
Section 3: 1, 2, 3… (nội dung chính)
Bước 4: Ẩn số trang ở nơi không cần (như trang bìa)
Nếu bạn muốn trang bìa không có số trang, chỉ cần:
-
Vào header/footer của section
-
Đánh dấu Different First Page
Word sẽ tự ẩn số trang ở trang đầu tiên của section đó mà không ảnh hưởng trang sau.
Bước 5: Dùng Navigation Pane & thanh trạng thái để kiểm tra Section
Với tài liệu dài nhiều phần, đôi khi bạn tách section xong nhưng không chắc đã đúng.
Bạn có thể kiểm tra bằng:
Navigation Pane
Mở: View → Navigation Pane
→ giúp xem cấu trúc Heading, nhưng cũng thuận tiện để kiểm tra nội dung từng phần.
Thanh trạng thái Word
Nhấp vào header/footer, bạn sẽ thấy Word hiển thị:
Section 1, Section 2, Section 3…
→ rất dễ kiểm soát.
Lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
1. Đánh số trang bị nối tiếp dù bạn đã Start at 1?
→ Bạn quên tắt Link to Previous.
2. Section mới nhưng vẫn mang định dạng của section cũ?
→ Bạn cần tách cả Header và Footer.
3. Số trang bị sai toàn bộ khi thêm nội dung?
→ Chỉ cần Update Entire Table (nếu dùng TOC).
4. Đặt số trang La Mã nhưng Word vẫn hiển thị 1,2,3?
→ Kiểm tra lại Format Page Numbers.
Lời kết
Đánh số trang theo section trong Word 2021 không hề khó. Chỉ cần nhớ ba yếu tố quan trọng:
✔ Chia Section đúng vị trí
✔ Tắt Link to Previous
✔ Chỉnh Format Page Numbers từng section
Một khi nắm được 3 bước này, bạn có thể định dạng mọi loại tài liệu trong word 2021 để làm : luận văn, báo cáo, sách, tài liệu nội bộ… mà không gặp bất cứ rắc rối nào.
Th11 28, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng làm luận văn, báo cáo dài hoặc tài liệu có nhiều phần, chắc hẳn bạn đã gặp yêu cầu:
– phần mở đầu đánh số trang kiểu i, ii, iii
– phần nội dung chính bắt đầu từ trang 1
– phần phụ lục lại đánh số kiểu khác
Và thế là bạn ngồi tự hỏi: “Ủa, Word có làm được không, hay mình phải tách nhiều file ra đây?”
Tin vui là: Word 2019 hoàn toàn làm được, chỉ cần bạn biết cách dùng Section Break và Page Number Format đúng chuẩn. Nghe thì có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thực ra cực kỳ đơn giản nếu bạn làm theo từng bước dưới đây.
Hiểu rõ Section trong Word 2019 để làm chủ cách đánh số trang
Trước khi vào thao tác, bạn phải hiểu Section là gì đã.
Section không phải trang, cũng không phải chương. Section giống như “khu vực” trong tài liệu, nơi bạn có thể áp dụng định dạng riêng:
Vậy nên muốn đánh số trang khác nhau → bắt buộc chia Section.
Bước 1: Chèn Section Break đúng chỗ cần tách số trang
Giả sử bạn muốn:
Bạn phải tạo Section tại điểm chuyển đoạn.
Cách làm:
-
Đặt con trỏ tại cuối trang cần tách
-
Vào Layout → Breaks
-
Chọn Next Page dưới mục Section Breaks
Lặp lại bước này tại các đoạn bạn muốn thay đổi kiểu đánh số.
Tạo Section đúng chỗ là quyết định 50% thành công.
Bước 2: Tắt chế độ “Link to Previous” để page number không bị dính nhau
Đây là lỗi 90% mọi người gặp phải!
Bạn chèn số trang rồi sửa, nhưng trang ở Section sau lại thay đổi theo → vì Word đang liên kết Footer/Header giữa các section.
Cách xử lý:
-
Nhấp vào chân trang (Footer) hoặc đầu trang (Header)
-
Trên thanh Header & Footer Tools, tắt Link to Previous
Lúc này, Section mới của bạn chính thức “độc lập”.
Bước 3: Chèn số trang theo ý muốn cho từng section
Bây giờ bạn có thể đánh số trang khác nhau cho các section.
Cách làm:
-
Vào Insert → Page Number
-
Chọn vị trí hiển thị (Top/Bottom/Corner…)
-
Sau khi chèn xong → mở lại Page Number → Format Page Numbers
-
Chọn kiểu số:
-
Tại Page numbering:
Ví dụ:
Bước 4: Ẩn số trang ở những nơi không cần thiết (như trang bìa)
Thường trang bìa không cần hiển thị số, đúng không?
Để làm điều này:
-
Nhấp vào Header/Footer của trang đầu
-
Chọn Different First Page
Word sẽ ẩn số trang chỉ ở trang đầu tiên của Section đó, mà không làm ảnh hưởng các trang còn lại.
Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ Section bằng Navigation Pane
Nếu tài liệu dài, đôi khi bạn làm xong nhưng không biết Section đã đúng chưa. Navigation Pane sẽ giúp ích cực lớn.
Bật bằng:
View → Navigation Pane
Hoặc xem trực tiếp số Section bằng cách nhấp Header/Footer → góc trái thanh trạng thái Word sẽ hiện “Section 1, Section 2…”
Một số lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
1. Đánh số trang bị lặp lại không theo ý?
→ Bạn quên tắt “Link to Previous”.
2. Section mới nhưng số trang vẫn tiếp tục kiểu cũ?
→ Chưa chỉnh lại trong Format Page Numbers.
3. Trang bìa vẫn hiện số?
→ Bạn chưa bật “Different First Page”.
4. Mục lục tự động (TOC) nhảy số sai?
→ Update Entire Table sau khi đánh số chuẩn.
Lời kết
Đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2019 không khó—chỉ cần nhớ 3 thứ:
✔ phải chia Section
✔ phải tắt Link to Previous
✔ phải tùy chỉnh Page Number Format từng Section
Một khi làm quen, bạn sẽ thấy Word thật sự rất thông minh và linh hoạt, đặc biệt là với các tài liệu dài, cần tính chuyên nghiệp cao.
Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Làm tài liệu dài bằng Word 2016 đôi khi giống như… dắt tay một đứa trẻ hiếu động qua đường: bạn tưởng mọi thứ dễ, nhưng cứ loay hoay là Word lại “làm mình giật mình”. Đặc biệt là chuyện đánh số trang khác nhau cho từng section. Ủa, tại sao lại phiền thế? Nhưng mà thôi, vì tài liệu chuyên nghiệp thì cần vậy, nên ta cứ nhẹ nhàng bước từng bước, hiểu bản chất của Word một xíu là cả thế giới sáng bừng lên ngay!
1. Vì sao phải đánh số trang theo từng section?
Nếu bạn từng mở luận văn, sách, báo cáo nghiên cứu… bạn sẽ thấy mỗi phần thường có kiểu đánh số riêng. Mở đầu dùng số La Mã, nội dung chính dùng số Ả Rập, phụ lục đôi khi lại dùng chữ. Muốn làm như vậy trong Word 2016 thì phải chia section. Không chia thì Word hiểu cả tài liệu là một khối duy nhất — bạn đổi số trang ở bất kỳ chỗ nào, nó đổi sạch từ đầu đến cuối. Nghe hơi “quá đáng”, nhưng thật ra Word đang làm đúng nhiệm vụ của nó thôi.
Một khi bạn chấp nhận rằng: section chính là ranh giới để Word “tách chế độ đánh số”, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ chịu hơn hẳn.
2. Bắt đầu bằng việc chia section
Trước khi nói chuyện đánh số thế nào, phải có section cái đã. Đây là bước cực kỳ quan trọng, đôi khi chỉ cần làm sai ở đây là phía sau rối tung như tơ vò.
Cách chia section trong Word 2016:
-
Đặt con trỏ chuột tại cuối trang nơi bạn muốn kết thúc phần 1.
-
Trên thanh ribbon, chọn Layout.
-
Nhấp Breaks.
-
Chọn Next Page (đây là lựa chọn phổ biến và an toàn nhất).
Ngay khi làm bước này, Word sẽ tạo một section mới và bắt đầu nó từ trang kế tiếp. Đừng nhầm với “Continuous”, vì lựa chọn đó chỉ chia section ngay trên cùng một trang — và có thể làm bạn rối tung lên nếu muốn tách trang.
3. Bước quan trọng không kém: Tắt liên kết giữa các section
Nhiều người chia section rất đúng, nhưng rồi đến khi đánh số thì mọi thứ vẫn “quay về như cũ”, vì họ quên tắt liên kết Header/Footer giữa các section.
Cách tắt liên kết:
-
Nhấp đúp chuột vào phần đầu trang hoặc cuối trang (Header hoặc Footer).
-
Xuất hiện tab Header & Footer Tools → Design.
-
Nhìn vào nút Link to Previous.
-
Bấm để tắt nó (khi tắt, nút sẽ không sáng vàng nữa).
Lúc này bạn đang nói với Word: “Ê Word, section này tao muốn tự quyết định phần số trang của nó nhé!”
Hãy nhớ kiểm tra cả Header lẫn Footer — vì đôi khi bạn tắt một chỗ nhưng quên chỗ kia, vậy là số trang lại… dính chùm như cũ.
4. Thiết lập số trang mới cho từng section
Sau khi tắt liên kết, đây là bước bạn “thay áo mới” cho từng phần.
Các bước thực hiện:
-
Vào tab Insert.
-
Chọn Page Number.
-
Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).
-
Tiếp đó chọn Format Page Numbers.
Cửa sổ hiện ra sẽ cho phép bạn:
-
Đổi kiểu số: 1, 2, 3… hoặc i, ii, iii… hoặc a, b, c…
-
Chọn điểm bắt đầu: chọn “Start at” rồi nhập số mong muốn.
Ví dụ nhỏ cho dễ hình dung:
-
Phần mở đầu (Introduction) → chọn i, ii, iii…
-
Phần nội dung chính → bật lại từ số 1
-
Phần phụ lục → đánh số A, B, C hoặc bắt đầu lại từ 1 tùy ý
Điều quan trọng là phải làm cho từng section, đừng nhầm lẫn section này sang section khác vì đôi khi nhìn giống nhau dễ lẫn lắm.
5. Các lỗi thường gặp và cách xử lý “gọn cái rẹt”
Ai từng làm tài liệu dài mà đánh số trang đều biết: lỗi xuất hiện như cơm bữa. Nhưng khi bạn biết nguyên nhân, mọi thứ dễ xử lý hơn rất nhiều.
❖ Lỗi 1: Tắt liên kết rồi nhưng số vẫn giống nhau
Có thể bạn mới tắt Header, còn Footer thì chưa.
→ Quay lại tắt cả hai.
❖ Lỗi 2: Section Break đặt sai loại
Bạn chọn Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại, chọn đúng loại break.
❖ Lỗi 3: “Start at” không hoạt động
Do section của bạn vẫn còn dính thông tin số trang từ section trước.
→ Tắt Link to Previous trước rồi chỉnh lại.
❖ Lỗi 4: Số trang bị nhảy lung tung khi in
Print Preview sẽ cho bạn thấy lỗi đầu tiên và chính xác nhất — hãy luôn kiểm tra trước khi gửi.
6. Một vài mẹo nhỏ để cuộc đời nhẹ nhàng hơn
-
Chia section hết một lượt trước khi chỉnh số trang. Làm tới đâu chia tới đó dễ sai.
-
Sử dụng Navigation Pane (View → Navigation Pane) để dễ hình dung bố cục tài liệu.
-
Đặt tên section trong đầu (hoặc ghi chú ra giấy) để không bị nhầm sang phần khác.
-
Lưu file thành nhiều phiên bản nếu bạn đang làm luận văn, dự án quan trọng.
-
Ẩn số trang tạm thời nếu bạn thấy rối mắt khi chỉnh bố cục.
Prompt ảnh 4
“Flowchart illustrating the full step-by-step process of setting different page numbers per section in Word 2016, modern pastel theme.”
7. Tóm tắt nhanh trong 6 bước (dành cho người thích mọi thứ gọn gàng)
-
Xác định nơi cần tách phần → chèn Section Break (Next Page).
-
Mở Header/Footer.
-
Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.
-
Chọn Insert → Page Number.
-
Vào Format Page Numbers để chỉnh kiểu số + điểm bắt đầu.
-
Lặp lại cho từng section.
Vậy thôi! Thực ra Word không “đáng sợ” như chúng ta nghĩ đâu. Chỉ cần biết quy tắc của nó là bạn làm chủ cuộc chơi ngay.
Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Làm việc với Word 2010 đôi khi khiến người ta cảm giác như đang giải một bài toán hơi… vô lý. Bạn muốn phần mở đầu đánh số i, ii, iii; phần nội dung chính lại phải bắt đầu từ 1; rồi phần phụ lục cần một kiểu đánh số khác nữa. Nghe thì đơn giản nhưng đụng vào Word 2010 là y như rằng sẽ có chuyện! Nhưng không sao, nếu biết cách “bắt tay” với Word thay vì “đấu vật” với nó, bạn sẽ thấy việc này nhẹ nhàng bất ngờ.
1. Vì sao phải dùng section để đánh số trang khác nhau?
Nói thật nhé, nếu bạn tìm cách đổi kiểu đánh số ngay trong Page Number mà không chia section trước, Word sẽ… chống lại bạn liền. Bởi vì với Word, toàn bộ tài liệu mặc định được xem như một khối duy nhất. Nghĩa là bạn đổi kiểu số trang ở trang 10, nó cũng đổi luôn từ đầu đến cuối. Lý do? Vì bạn chưa “báo” cho Word biết rằng từng phần trong tài liệu có tính độc lập riêng.
Section chính là cách bạn nói: “Ê Word, phần này tôi muốn xử lý riêng nha!” Chỉ cần hiểu điều này thôi là bạn đã nắm được 50% bí quyết rồi đấy.
2. Chia section – thao tác nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng
Để đánh số trang khác nhau cho từng phần, bạn cần chia tài liệu thành các section riêng biệt. Cách làm thực ra rất là dễ:
-
Đặt con trỏ chuột ở cuối trang – nơi bạn muốn kết thúc phần cũ.
-
Mở tab Page Layout (hoặc Layout nếu bản khác).
-
Bấm Breaks → chọn Next Page.
Chỉ vậy thôi! Nhưng đừng xem thường. Nếu bạn làm sai, hoặc quên, hoặc nhầm sang Continuous Break thì hỏng bét luôn. Cứ tưởng chia rồi mà thực ra chưa chia — đó là tình huống nhiều người gặp phải nhất.
3. Liên kết các section – bật hay tắt mới đúng?
Chia section xong rồi, nhưng Word 2010 vẫn còn một điều kiện nữa: Link to Previous. Đây là chức năng cho phép phần Header/Footer của mỗi section nối tiếp phần trước.
Nhưng thử nghĩ xem: nếu bạn đang muốn mỗi section có cách đánh số riêng, sao còn muốn nó liên kết với phần trước làm gì? Vì vậy, bạn cần tắt Link to Previous.
Cách thực hiện:
-
Nhấp đúp vào đầu hoặc cuối trang để mở Header/Footer.
-
Ở thanh công cụ, tìm nút Link to Previous.
-
Bấm vào để nó tắt (nút sẽ không sáng nữa).
Ngay khoảnh khắc tắt liên kết này, bạn gần như đã làm chủ được số trang của 70% phần còn lại rồi. Nhiều người làm đúng mọi bước nhưng quên tắt liên kết — và thế là số trang của họ “loạn triều” ngay.
4. Thiết lập số trang cho từng section
Giờ thì đến bước mà ai cũng mong đợi: gán số trang riêng cho từng phần.
Các bước cụ thể:
-
Vào Insert → Page Number.
-
Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).
-
Chọn tiếp Format Page Numbers.
-
Tại đây bạn có thể:
-
Đổi kiểu số: 1,2,3 hoặc i, ii, iii hoặc a,b,c…
-
Chọn Start at để quyết định số bắt đầu.
Ví dụ:
Và đừng ngại thử vài kiểu rồi xem bản in thử trước khi chốt. Có khi kiểu số La Mã nhìn sang trọng, có khi số thường lại hợp hơn — tùy tài liệu, tùy cảm hứng nữa!
5. Những lỗi ngớ ngẩn mà ai cũng từng gặp (và cách gỡ)
Đúng là Word 2010 đôi khi có bản tính “hơi lạ”. Bạn cẩn thận thế nào cũng có lúc gặp lỗi. Dưới đây là vài lỗi cực kỳ phổ biến:
1. Đã tắt Link to Previous rồi mà vẫn bị đánh số giống nhau
Vấn đề nằm ở chỗ bạn chỉ tắt ở Header nhưng quên Footer — hoặc ngược lại.
→ Hãy kiểm tra cả hai vị trí.
2. Số trang nhảy lung tung khi đổi định dạng
Do bạn để chế độ “Continue from previous section”.
→ Chọn “Start at”.
3. Section Break tạo ra nhưng sang trang bị lỗi bố cục
Có thể bạn chọn nhầm Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại break là xong.
4. Trang đầu section mới bị lặp lại số trang cũ
Đây là do liên kết Header/Footer vẫn còn tồn tại ở phần nào đó.
→ Quay lại kiểm tra thật kỹ: cứ nhìn thấy chữ “Same as Previous” là tắt nó ngay.
6. Một vài mẹo nhỏ để công việc “dễ thở” hơn
Đã làm tài liệu dài thì cứ có thêm một mẹo nhỏ lại giảm được vài phút đau đầu. Dưới đây là những mẹo mình đã rút ra sau vài lần “vật lộn”:
-
Tạo toàn bộ section trước khi bắt đầu chỉnh số trang.
Làm đến đâu chia đến đó dễ dẫn đến việc bạn quên hoặc nhầm lẫn.
-
Bật Navigation Pane để theo dõi cấu trúc tài liệu.
Tab View → tick Navigation Pane. Nhìn cái là biết ngay phần nào nằm đâu.
-
Lưu nhiều phiên bản file.
Word 2010 đôi khi “đơ” một cái là… bay hết.
-
Ẩn số trang tạm thời khi cần xem bố cục.
Đỡ rối mắt, đặc biệt khi bạn phải xử lý 5–7 section liền.
-
Luôn xem Print Preview trước khi gửi hoặc in.
90% lỗi số trang chỉ lộ ra khi xem bản in.
Prompt ảnh 4
“A clean flowchart visualizing the full process of setting different page numbers for each section in Word 2010, soft pastel colors.”
7. Tóm tắt nhanh – Quy trình 6 bước cực gọn
Nếu bạn không muốn nhớ hết cả bài dài, chỉ cần nhớ 6 bước dưới đây:
-
Xác định trang cần tách.
-
Chèn Next Page – Section Break.
-
Mở Header/Footer.
-
Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.
-
Vào Page Number → Format Page Numbers.
-
Chọn kiểu số + Start at → Hoàn tất.
Chỉ vậy thôi. Nghe thì hơi dài dòng nhưng làm vài lần là quen ngay. Đến khi quen rồi, bạn sẽ thấy thao tác này nhẹ nhàng như… hít thở.
Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn từng ngồi chỉnh mục lục thủ công trong tài liệu dài cả chục trang, chắc bạn hiểu cảm giác mỗi lần sửa nội dung là một lần… đau tim. Số trang nhảy loạn xạ, tiêu đề chương lệch hàng, rồi lại phải căn chỉnh từng chút một. Mệt phải biết! Nhưng thật ra, Word 2019 có một cơ chế siêu thông minh giúp bạn “đỡ cực”: đó chính là hệ thống Heading Styles. Và điều tuyệt vời là, chỉ cần định dạng Heading đúng cách, mọi thứ từ mục lục tự động, Navigation Pane đến bố cục tài liệu đều trở nên gọn gàng đến mức bạn sẽ tự hỏi: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này nhỉ?”
1. Heading là gì và vì sao nó lại quan trọng đến vậy?
Nói đơn giản, Heading là các kiểu tiêu đề chuẩn mà Word dùng để nhận diện cấu trúc tài liệu. Bạn có thể in đậm, viết hoa, tăng size chữ… nhưng Word không hề hiểu đó là tiêu đề. Nó chỉ “nhìn thấy” Heading mà thôi.
Vì vậy, nếu bạn muốn tạo:
-
Mục lục tự động “ngon lành”,
-
Navigation Pane rõ ràng dễ theo dõi,
-
Tài liệu có cấu trúc phân cấp đẹp mắt,
…thì Heading là thứ bắt buộc phải dùng.
Không có Heading, Word coi tất cả là… đoạn văn thường!
2. Heading nằm ở đâu trong Word 2019?
Trong Word 2019, vị trí Heading khá dễ thấy nhưng vẫn có nhiều người lướt qua mà không để ý.
Bạn mở Word lên và vào:
Home → Styles
Ngay đó, bạn sẽ thấy các kiểu mặc định như:
-
Normal
-
Heading 1
-
Heading 2
-
Heading 3
…
Nếu danh sách không hiển thị đầy đủ, chỉ cần nhấn nút mũi tên mở rộng ở góc nhóm Styles.
3. Gán Heading đúng cách – bước quan trọng nhất
Nếu phải chọn một bước “tối quan trọng”, thì đây chính là nó. Định dạng Heading đúng ngay từ đầu giúp bạn tiết kiệm rất rất nhiều thời gian về sau.
Cách gán Heading:
-
Bôi đen tiêu đề bạn muốn đặt.
-
Vào Home → Styles.
-
Chọn Heading tương ứng:
-
Heading 1 → tiêu đề chương lớn
-
Heading 2 → mục nhỏ trong chương
-
Heading 3 → tiểu mục
-
… nếu cần sâu hơn, Word có đến Heading 9
Bạn có thể hình dung cấu trúc này như cây phân cấp, trong đó Heading 1 là “rễ”, Heading 2 là nhánh lớn, Heading 3 là nhánh nhỏ.
Lỗi hay gặp
Nhiều người gán toàn bộ tiêu đề bằng Heading 1 → mục lục không phân cấp → nhìn rất chán.
4. Tùy chỉnh Heading để đồng bộ và đẹp mắt hơn
Heading mặc định của Word 2019 trông ổn, nhưng nếu bạn làm luận văn, báo cáo học thuật hoặc tài liệu chuyên nghiệp, bạn sẽ muốn chỉnh lại cho phù hợp.
Cách chỉnh Heading 1 (Heading 2 và 3 tương tự):
-
Chuột phải vào Heading 1 → chọn Modify
-
Tại cửa sổ Modify Style:
Nếu bạn muốn áp dụng cho tất cả tài liệu mới:
→ Chọn New documents based on this template
Điều này giúp bạn tiết kiệm công sức cho các tài liệu sau.
5. Chú ý Outline Level – yếu tố quyết định một Heading có được Word nhận hay không
Đôi khi bạn đã gán Heading nhưng mục lục vẫn không nhận. Lỗi này rất phổ biến khi bạn copy nội dung từ nơi khác.
Cách kiểm tra Outline Level:
-
Bôi đen tiêu đề
-
Chuột phải → chọn Paragraph
-
Tìm mục Outline Level
Cài đặt chuẩn sẽ là:
-
Heading 1 → Level 1
-
Heading 2 → Level 2
-
Heading 3 → Level 3
Nếu nó bị chuyển thành “Body Text” hoặc sai Level, mục lục sẽ bỏ qua ngay.
6. Mẹo hay: Biến kiểu chữ bạn đang dùng thành Heading
Bạn đã chỉnh tiêu đề đẹp lung linh rồi, nhưng quên gán Heading? Không sao cả!
Làm thế này:
-
Chọn đoạn tiêu đề đã chỉnh.
-
Chuột phải vào Heading tương ứng (VD: Heading 1).
-
Chọn Update Heading 1 to Match Selection.
Lập tức style của Heading 1 sẽ cập nhật theo đoạn bạn chọn. Rất tiện, nhất là khi bạn muốn giữ phong cách hiện tại.
7. Kiểm tra cấu trúc Heading bằng Navigation Pane – cách nhanh nhất để biết bạn làm đúng hay chưa
Navigation Pane giống như “bản đồ” của tài liệu. Nhờ nó, bạn biết ngay tài liệu có phân cấp đúng chưa.
Cách mở Navigation Pane:
-
Vào View
-
Tích vào Navigation Pane
Ở bên trái cửa sổ Word:
Bạn sẽ thấy toàn bộ cấu trúc tài liệu theo đúng cấp Heading.
Nếu mục nào không hiển thị → bạn chưa gán Heading
Nếu thứ tự thụt sai → cấp độ đặt không chuẩn
(Prompt ảnh 4 – minh họa Navigation Pane Word 2019: “Sidebar-style illustration showing the Navigation Pane in Word 2019 with nested heading levels.”)
8. Những lỗi thường gặp khi định dạng Heading và cách sửa nhanh
| Lỗi |
Nguyên nhân |
Cách sửa |
| Tiêu đề không xuất hiện trong mục lục |
Không gán Heading / Outline Level sai |
Gán lại Heading và chỉnh đúng Level |
| Toàn bộ tiêu đề đều đồng cấp |
Dùng toàn Heading 1 |
Chia thành Heading 1 → 2 → 3 |
| Font Heading lộn xộn |
Sửa bằng tay từng đoạn |
Chỉnh trong Modify Style |
| Copy từ PDF bị lỗi |
Format “bẩn” |
Clear Formatting rồi gán Heading lại |
Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn từng tạo mục lục tự động mà nó chỉ hiện vài dòng lẻ loi, hoặc thứ tự các mục “nhảy múa” lung tung khiến bạn muốn phát điên, thì gần như chắc chắn bạn đã bỏ sót bước quan trọng nhất: định dạng Heading. Nghe đơn giản nhưng đây chính là mấu chốt giúp Word 2016 hiểu đâu là tiêu đề, đâu là mục con, đâu là đoạn văn thường. Và hay nhất là, khi bạn làm đúng từ đầu, mọi thứ trở nên cực kỳ nhẹ nhàng. Cảm giác như có trợ lý riêng hỗ trợ vậy!
1. Vì sao phải dùng Heading mà không dùng kiểu chữ “tự chỉnh”?
Có rất nhiều bạn nghĩ rằng chỉ cần viết hoa tiêu đề, in đậm hoặc đặt size chữ to hơn là Word tự hiểu “đây là tiêu đề đấy nhé”. Nhưng thực tế thì không! Word 2016 chỉ nhận tiêu đề dựa trên các Heading Styles.
Nếu bạn không gán Heading thì dù tiêu đề có đẹp cỡ nào, Word vẫn xem như văn bản bình thường. Và hậu quả là:
-
Mục lục tự động không nhận,
-
Navigation Pane không hiển thị cấu trúc tài liệu,
-
Việc quản lý nội dung trở nên cực kỳ mệt.
Vậy nên, Heading không phải là lựa chọn – nó là bắt buộc nếu bạn muốn làm việc chuyên nghiệp.
2. Heading nằm ở đâu trong Word 2016?
Trong Word 2016, vị trí của Heading khá “dễ thấy nhưng hay bị lướt qua”. Bạn mở Word lên, chuyển sang:
Home → Styles
Bạn sẽ thấy một hàng các kiểu chữ:
-
Normal
-
Heading 1
-
Heading 2
-
Heading 3
…
Muốn xem đầy đủ hơn, nhấn vào nút mũi tên nhỏ ở góc nhóm Styles.
3. Cách gán Heading chuẩn (bước quan trọng nhất)
Đây chính là phần quyết định toàn bộ cấu trúc mục lục.
Thao tác cơ bản:
-
Bôi đen tiêu đề bạn muốn đặt.
-
Vào Home → Styles.
-
Chọn Heading phù hợp:
Bạn cứ hình dung tài liệu giống như cây phân cấp: Heading 1 là thân cây, Heading 2 là nhánh lớn, Heading 3 là nhánh nhỏ. Cứ theo đúng cấu trúc thì mục lục tự động sẽ mượt mà ngay.
Lỗi phổ biến cần tránh
Nhiều người dùng Heading 1 cho TẤT CẢ tiêu đề → mục lục không phân cấp → nhìn rất khó chịu.
4. Tùy chỉnh Heading cho đẹp theo chuẩn tài liệu của bạn
Heading mặc định đôi khi không đẹp hoặc không phù hợp với tài liệu học thuật hay báo cáo. Tin vui là bạn có thể tùy chỉnh mọi thứ rất dễ!
Cách chỉnh Heading 1:
-
Chuột phải vào Heading 1
-
Chọn Modify
-
Tại cửa sổ hiện ra:
Nếu bạn muốn Heading áp dụng cho tất cả tài liệu mới:
→ Chọn New documents based on this template.
Mẹo nhỏ:
Nên đặt Heading 1 — size 16 hoặc 18, Heading 2 — size 14, Heading 3 — size 12. Vừa đẹp vừa chuyên nghiệp.
5. Kiểm tra Outline Level – yếu tố quyết định Heading có vào mục lục hay không
Đây là lý do nhiều người thắc mắc: “Tại sao mình gán Heading mà mục lục không nhận?”
Cách kiểm tra:
-
Bôi đen tiêu đề.
-
Chuột phải → Paragraph.
-
Ở mục Outline Level, đặt:
-
Heading 1 → Level 1
-
Heading 2 → Level 2
-
Heading 3 → Level 3
Nếu Outline Level bị chuyển thành “Body Text”, Word sẽ bỏ qua tiêu đề đó trong mục lục.
Đặc biệt hay gặp khi copy – paste từ file khác.
6. Mẹo: Dùng kiểu chữ hiện có nhưng vẫn biến nó thành Heading
Giả sử bạn đã tự chỉnh tiêu đề đẹp lung linh rồi, nhưng giờ mới nhớ phải gán Heading. Không sao cả!
Cách làm:
-
Chọn đoạn tiêu đề đã chỉnh.
-
Chuột phải vào Heading bạn muốn → Update Heading 1 to Match Selection.
Thế là xong! Tất cả Heading cùng cấp trong tài liệu sẽ tự áp dụng kiểu mới.
7. Xem cấu trúc Heading bằng Navigation Pane – cách kiểm tra nhanh nhất
Để chắc chắn rằng bạn đã gán Heading đúng:
-
Vào View.
-
Tích chọn Navigation Pane.
-
Nhìn sang trái → tab Headings.
Nếu tất cả tiêu đề hiển thị đúng cấp bậc (Heading 1 → Heading 2 → Heading 3), bạn đã làm đúng.
Nếu thiếu → bạn chưa gán Heading.
Nếu thụt lề sai → cấp Heading chưa chuẩn.
(Prompt ảnh 4 – minh họa Navigation Pane hiển thị các Heading: “Sidebar-style illustration showing Word 2016 Navigation Pane with hierarchical headings.”)
8. Lỗi phổ biến khi định dạng Heading (và cách khắc phục)
| Lỗi |
Nguyên nhân |
Cách sửa |
| Mục lục không nhận tiêu đề |
Chưa gán Heading / Outline Level sai |
Gán lại Heading, chỉnh Outline Level |
| Tất cả tiêu đề đồng cấp |
Dùng toàn Heading 1 |
Thay bằng Heading 2, 3… theo cấu trúc |
| Font Heading bị loạn |
Sửa từng đoạn thay vì sửa Style |
Dùng Modify Style để chỉnh toàn bộ |
| Mục lục cập nhật sai |
Copy từ nhiều nguồn khiến format “bẩn” |
Dùng Clear Formatting rồi gán Heading lại |
9. Cấu trúc Heading chuẩn cho báo cáo – luận văn – tài liệu học thuật
Đây là mẫu nhiều trường/đơn vị hay dùng:
-
Heading 1 → CHƯƠNG 1, CHƯƠNG 2…
-
Heading 2 → 1.1, 1.2, 1.3…
-
Heading 3 → 1.1.1, 1.1.2…
Nếu dùng quá nhiều cấp → tài liệu dễ bị rối. 3 cấp là đẹp và khoa học nhất.
