Cách làm Watermark và nền mờ trong Word 2016: thêm một chút “mờ ảo” cho tài liệu nhìn chuyên nghiệp hẳn

Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Có những tài liệu bạn nhìn qua đã thấy “ra dáng” liền: phía sau chữ có dòng DRAFT, CONFIDENTIAL, hoặc logo công ty mờ mờ nằm giữa trang. Nhìn cái là hiểu: đây là bản nháp, hoặc tài liệu nội bộ, hoặc ít nhất là có người làm nghiêm túc chứ không phải gõ cho có. Đó chính là Watermark. Còn cái mà nhiều người hay gọi là nền mờ thì thường rơi vào hai kiểu: hoặc là watermark hình/logo làm mờ, hoặc là nền trang có màu/hình nhạt để trang đỡ “trắng toát”. Và tin vui là Word 2016 làm mấy thứ này khá nhẹ nhàng, không cần plugin gì cả. Làm vài phút là xong, thiệt!

1) Watermark là gì và dùng khi nào cho hợp lý?

Watermark (dấu chìm) là chữ hoặc hình mờ nằm phía sau nội dung trang. Nó không phải để “làm màu”, dù đúng là nhìn cũng đẹp hơn. Watermark thường dùng để:

• Đánh dấu trạng thái: BẢN NHÁP / DRAFT, BẢN CHÍNH THỨC / FINAL

• Cảnh báo chia sẻ: NỘI BỘ, KHÔNG PHÁT HÀNH, CONFIDENTIAL

• Nhận diện thương hiệu: logo công ty, tên bộ phận, tên dự án (mờ thôi nha!)

Nói kiểu đời thường: watermark giống như cái tem dán trên tài liệu. Người đọc chưa kịp đọc nội dung đã hiểu “tài liệu thuộc loại gì” rồi. Khỏi cần giải thích dài dòng đầu trang.

2) Chèn Watermark có sẵn trong Word 2016 (nhanh như chớp)

Word 2016 có sẵn vài mẫu watermark cơ bản, kiểu những thứ ai cũng hay dùng. Cách chèn:

1. Mở tài liệu trong Word 2016

2. Vào tab Design (Thiết kế)

3. Nhìn qua nhóm Page Background (Nền trang)

4. Bấm Watermark

5. Chọn một mẫu như Confidential, Draft…

Thế là watermark xuất hiện ngay. Bạn cuộn vài trang sẽ thấy nó áp dụng cho toàn bộ tài liệu (thường là vậy), khá tiện.

Nhưng nếu bạn muốn watermark “đúng gu” hơn, ví dụ chữ tiếng Việt “BẢN NHÁP”, hay logo công ty, thì phải qua phần tuỳ chỉnh.

3) Tạo Watermark tuỳ chỉnh: chữ mờ hoặc logo mờ (đúng kiểu bạn muốn)

Trong menu Watermark, bạn chọn Custom Watermark… (hoặc “Printed Watermark” tuỳ bản cài đặt). Một hộp thoại bật lên, thường có hai lựa chọn:

A) Watermark dạng chữ (Text watermark)

Bạn tick Text watermark, rồi chỉnh:

• Text: gõ nội dung (ví dụ “NỘI BỘ”, “BẢN NHÁP”, “KHÔNG SAO CHÉP”)

• Font: chọn font dễ đọc (Arial, Calibri, Times… tùy bạn)

• Size: Auto hoặc chọn kích thước

• Color: nên chọn xám nhạt (đừng ham màu đậm)

• Layout: Diagonal (chéo) hoặc Horizontal (ngang)

Mẹo nhỏ: watermark đẹp nhất khi nó “đủ thấy” nhưng không cản trở việc đọc. Nhiều bạn để chữ đậm quá, xong nhìn nội dung như bị phủ sương mù dày đặc. Mờ vừa thôi, tài liệu sẽ sang hơn hẳn.

B) Watermark dạng hình/logo (Picture watermark)

Bạn tick Picture watermark, rồi:

• Bấm Select Picture… để chọn logo/hình từ máy

• Chỉ định tỷ lệ Scale (Auto thường ổn)

• Tick Washout để làm mờ (rất nên tick!)

Logo dạng PNG nền trong suốt thường cho kết quả đẹp. Nếu logo là ảnh nền trắng, đôi khi nhìn hơi “cục”, nhưng vẫn dùng được. Quan trọng nhất vẫn là… làm mờ cho đúng nghĩa watermark.

4) “Nền mờ” trong Word 2016: làm sao cho ra đúng cái bạn đang nghĩ?

Nhiều người nói “nền mờ” nhưng mỗi người tưởng tượng một kiểu. Mình tách ra cho rõ nhé, để bạn chọn đúng cách làm:

Kiểu 1: Nền mờ kiểu có logo/hình chìm phía sau (thường gặp nhất)

=> Cách này chính là Picture Watermark. Bạn dùng watermark hình, bật Washout, và chọn logo/hình phù hợp. Đây là cách “đúng bài” nhất nếu bạn muốn nền mờ mà vẫn đồng bộ mọi trang.

Kiểu 2: Nền trang có màu nhạt (giống giấy màu)

Bạn làm như sau:

1. Tab Design

2. Chọn Page Color

3. Chọn màu thật nhạt: kem, xám nhạt, xanh pastel…

Cách này nhìn dịu mắt, hợp tài liệu nội bộ, thiệp mời, thông báo. Nhưng nhớ một điều: in ra có khi không ra nền nếu máy/Word đang tắt chế độ in màu nền. Nên nếu bạn làm để in, hãy kiểm tra cài đặt in.

Kiểu 3: Nền có hình “full trang” như background

Word 2016 không có nút đặt “Background image” đúng kiểu PowerPoint cho từng trang, nhưng bạn vẫn có thể lách:

• chèn hình vào Header rồi giảm độ trong suốt (hoặc chỉnh màu nhạt), đưa hình ra phía sau chữ;

• hoặc vẫn dùng Picture watermark như mình nói ở trên (thường dễ và ổn định hơn).

Nếu bạn chỉ cần logo mờ ở giữa, mình khuyên dùng watermark hình. Gọn, ít lỗi, và đỡ phải canh chỉnh.

5) Gỡ watermark, đổi watermark, hoặc chỉ áp dụng cho một số trang (khi bạn cần tinh chỉnh)

Gỡ watermark

Dễ thôi:

• Design → Watermark → Remove Watermark

Đổi watermark

Bạn chọn watermark mới hoặc vào lại Custom Watermark để sửa nội dung/hình.

Chỉ áp dụng watermark cho một vài trang?

Cái này hơi “khó chịu” một chút vì watermark gắn với section (phần) thông qua header. Muốn chỉ một vài trang có watermark, bạn thường phải:

• chia tài liệu thành Section Breaks,

• rồi chỉnh header từng section (tắt “Link to Previous”),

• sau đó thêm watermark riêng cho section cần.

Nói ngắn: làm được, nhưng hơi kỹ thuật. Nếu bạn cần mình có thể viết riêng một hướng dẫn “section-based watermark” rõ ràng từng bước, để bạn làm không nhầm.

Cách làm Watermark và nền mờ trong Word 2010: nhìn “xịn” hơn liền, khỏi phải chỉnh tay cực khổ

Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Có bao giờ bạn mở một tài liệu Word và thấy chữ DRAFT, CONFIDENTIAL, hoặc tên công ty mờ mờ nằm phía sau nội dung chưa? Nhìn cái là biết ngay: “À, tài liệu này quan trọng nè” hoặc “Bản này mới là bản nháp thôi nha!”. Đó chính là watermark. Còn cái kiểu nền có hình/logo mờ mờ, hoặc một lớp màu nhạt phía sau trang giấy, người ta hay gọi nôm na là nền mờ. Hai thứ này tuy nhỏ thôi, nhưng thêm vào đúng chỗ là tài liệu trông chuyên nghiệp hẳn. Và tin vui là Word 2010 làm được, không cần cài thêm gì cả.

Bài này mình chỉ bạn theo kiểu dễ hiểu, làm tới đâu chắc tới đó. Có câu ngắn câu dài xen kẽ, đọc cho đỡ buồn ngủ. Làm văn phòng mà, ai rảnh đâu đọc hướng dẫn khô như giấy!

1) Watermark trong Word 2010 là gì, dùng khi nào cho hợp?

Watermark là một lớp chữ hoặc hình mờ nằm phía sau nội dung trang. Nó không phải để trang trí cho vui đâu nhé (dù cũng có tác dụng đó). Nó thường dùng để:

• Đánh dấu trạng thái tài liệu: DRAFT / BẢN NHÁP, FINAL / BẢN CHÍNH THỨC

• Cảnh báo tính bảo mật: CONFIDENTIAL / MẬT

• Gắn thương hiệu: logo công ty, tên tổ chức (mờ thôi, đừng lố!)

Nói thật, watermark giống như cái “tem” trên tài liệu. Người cầm đọc sẽ hiểu ngữ cảnh ngay lập tức. Khỏi phải giải thích dài dòng.

2) Cách chèn Watermark có sẵn trong Word 2010 (nhanh gọn)

Đầu tiên là cách dễ nhất: dùng watermark mẫu của Word.

Bạn làm như sau:

1. Mở tài liệu trong Word 2010.

2. Vào tab Page Layout (Bố trí trang).

3. Nhìn sang nhóm Page Background (Nền trang).

4. Bấm Watermark.

5. Chọn một mẫu có sẵn như Draft, Confidential…

Thế là xong, watermark sẽ hiện mờ mờ phía sau chữ. Nhìn sang hơn hẳn, kiểu “tài liệu có tổ chức” ấy.

Nếu bạn thấy watermark hơi to, hơi nghiêng, hoặc nội dung không đúng ý… bình tĩnh! Word cho bạn tự chỉnh.

3) Tạo Watermark theo ý mình: chữ tùy chỉnh hoặc logo mờ

Muốn chuyên nghiệp hơn, bạn sẽ thích Custom Watermark (Watermark tuỳ chỉnh). Đây mới là phần hay.

Cách làm:

1. Page Layout → Watermark

2. Chọn Custom Watermark… (hoặc “Printed Watermark…” tuỳ giao diện)

3. Một hộp thoại hiện ra, bạn sẽ có 2 lựa chọn chính:

   • Text watermark (watermark chữ)

   • Picture watermark (watermark hình)

A) Watermark dạng chữ (Text watermark)

Bạn chọn Text watermark, rồi chỉnh:

• Nội dung chữ (ví dụ: “BẢN NHÁP” hoặc “NỘI BỘ”)

• Font chữ

• Kích thước

• Màu (nên để xám nhạt cho đúng chất watermark)

• Kiểu hiển thị: Diagonal (chéo) hoặc Horizontal (ngang)

Mẹo nhỏ: đừng chọn màu đậm quá. Watermark mà nổi hơn nội dung chính thì… hơi kỳ. Nó phải “nhắc nhẹ” thôi, chứ không được “hét vào mặt”.

B) Watermark dạng hình/logo (Picture watermark)

Chọn Picture watermark, rồi:

• Bấm Select Picture…

• Chọn logo hoặc hình bạn muốn

• Tick/untick Washout (làm mờ)

Khuyến nghị thật lòng: logo nên là PNG nền trong suốt thì đẹp hơn. Và nhớ bật Washout để watermark đúng nghĩa “mờ”. Bạn đâu muốn logo đè lên chữ làm người ta đọc không nổi, đúng không?

4) “Nền mờ” trong Word 2010: hiểu đúng để làm cho ra

Nhiều người gọi chung watermark là nền mờ, cũng không sai lắm. Nhưng nếu bạn muốn nền có màu nhạt, hoặc nền trang có hiệu ứng mờ nhẹ (không phải chữ chéo), thì trong Word 2010 thường bạn sẽ dùng mấy công cụ ở Page Background, gồm:

• Page Color: tô màu nền trang

• Watermark: chữ/hình mờ phía sau

• Page Borders: kẻ viền trang (bonus cho đẹp)

Cách làm nền màu nhạt (giả lập “nền mờ”)

1. Vào Page Layout

2. Chọn Page Color

3. Chọn một màu rất nhạt (kem nhạt, xám nhạt, xanh nhạt…)

4. Nếu muốn in ra mà vẫn ra nền, bạn cần bật tuỳ chọn in màu nền (phần này nằm trong Word Options)

Nền màu nhạt làm tài liệu nhìn “dịu” hơn, đôi khi hợp với thiệp mời, chứng nhận, tài liệu nội bộ. Nhưng nếu là hợp đồng hoặc văn bản cần in đen trắng rõ ràng, bạn cân nhắc nhé. Đẹp mà in ra bị loang loang thì cũng mệt.

Làm nền có hình mờ kiểu “background” (cách khéo)

Word 2010 không có nút “Background Image” kiểu đặt ảnh nền trực tiếp như PowerPoint. Nhưng có cách lách khá phổ biến: dùng Picture watermark với logo/hình và chỉnh cho nhạt. Nó sẽ giống nền mờ, nhưng vẫn nằm “phía sau” nội dung và đi theo các trang.

Đây là cách dân văn phòng hay dùng vì nhanh và ổn định.

5) Gỡ watermark hoặc đổi watermark (khi cần “dọn sạch”)

Không phải lúc nào bạn cũng muốn watermark ở đó mãi. Khi tài liệu từ bản nháp chuyển sang bản gửi chính thức, bạn cần gỡ dấu “DRAFT” đi chứ!

Cách gỡ:

1. Page Layout → Watermark

2. Chọn Remove Watermark

Còn nếu muốn đổi cái khác, chỉ cần chọn watermark mới hoặc vào lại Custom Watermark để chỉnh. Dễ như ăn kẹo.

So sánh hai tài liệu trong Word 365: tìm khác biệt nhanh gọn, khỏi “soi” mỏi mắt

Th12 6, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Bạn đã từng có hai file Word gần giống nhau, nhìn qua thì “ờ chắc giống mà”, nhưng càng đọc càng thấy nghi ngờ chưa? Kiểu một file là “Bản cuối”, file kia lại là “Bản cuối_thật_sự”, rồi thêm “Bản cuối_final_ok”… nghe thôi đã muốn đau đầu. Lúc đó mà bạn ngồi kéo hai cửa sổ rồi so từng dòng, từng dấu phẩy thì thôi, khỏi cần gym cũng mỏi tay mỏi mắt. May mà Word 365 có tính năng Compare (So sánh) để lôi khác biệt ra ánh sáng trong vài cú click. Ngon lành luôn!

1) So sánh tài liệu trong Word 365 là so sánh kiểu gì?

Word 365 không chỉ “nhìn hộ” bạn xem khác nhau chỗ nào, mà nó còn tạo ra một tài liệu thứ ba (gọi nôm na là bản kết quả) để hiển thị mọi khác biệt dưới dạng giống Track Changes: chỗ thêm, chỗ bớt, chỗ chỉnh sửa… đều có dấu. Bạn sẽ thấy rõ ràng đoạn nào thay đổi, thay đổi ra sao, và (nếu file có thông tin tác giả) đôi khi còn biết ai là người chỉnh.

Cảm giác giống như bạn nhờ một người khó tính ngồi rà từng chữ giúp mình ấy. Mà người đó lại nhanh kinh khủng. Sướng không?

2) Cách so sánh hai tài liệu Word 365 (đúng chuẩn mà không rườm rà)

Giờ vào phần thao tác nè. Bạn làm theo các bước sau:

1. Mở Word 365.

2. Vào tab Review (Xem lại) trên thanh công cụ.

3. Tìm nhóm Compare (thường nằm gần bên phải).

4. Bấm Compare → chọn Compare… (So sánh…).

5. Ở cửa sổ hiện ra:

   • Original document: chọn file gốc (bản cũ)

   • Revised document: chọn file đã chỉnh (bản mới)

6. (Tuỳ chọn) Đặt nhãn ở ô Label changes with để dễ nhận diện (ví dụ: “Bản chỉnh của Lan”).

7. Bấm OK.

Xong! Word sẽ tạo một tài liệu mới hiển thị kết quả so sánh.

Nhìn có vẻ “hàn lâm” nhưng thực ra bạn chỉ cần nhớ một điều: Original = bản cũ, Revised = bản mới. Thế thôi. Nhầm hai cái này cũng không chết ai, nhưng sẽ khiến bạn đọc kết quả khó hiểu hơn vì Word sẽ coi phía kia là “được thêm”, phía này là “bị xóa”. Nên tốt nhất là chọn đúng ngay từ đầu cho đỡ bực.

3) Đọc kết quả so sánh: đừng hoảng, nó có logic hết

Sau khi so sánh, Word thường mở ra một bố cục kiểu ba phần (tuỳ thiết lập):

• Một vùng hiển thị tài liệu kết quả (có đánh dấu thay đổi).

• Có thể có panel bên trái kiểu Revisions liệt kê thay đổi.

• Và đôi khi Word còn mở luôn bản gốc + bản chỉnh ở hai cửa sổ nhỏ để bạn đối chiếu.

Bạn sẽ thấy những thứ quen quen:

• Đoạn bị xóa thường hiện gạch ngang hoặc đánh dấu.

• Đoạn thêm mới được tô màu/đánh dấu.

• Các thay đổi định dạng (đổi font, đổi cỡ chữ, in đậm…) cũng có thể hiện ra nếu bạn cho phép.

Nếu nhiều chỉnh sửa quá, nhìn rối là chuyện bình thường. Lúc đó, hãy làm một mẹo nhỏ: chỉnh cách hiển thị markup.

Chỉnh hiển thị cho dễ nhìn

Trong tab Review, bạn có phần:

• All Markup / Simple Markup / No Markup / Original

Bạn muốn soi kỹ thì để All Markup. Còn nếu muốn đọc trơn tru rồi mới quay lại xử lý, chuyển sang Simple hoặc No Markup. Nhớ nha: “No Markup” chỉ là ẩn dấu thôi, chứ khác biệt vẫn còn nguyên trong kết quả.

4) Tinh chỉnh so sánh: chọn so sánh cái gì, bỏ cái gì (rất đáng dùng)

Trong hộp thoại Compare, thường có nút More >> (Thêm tuỳ chọn). Đây là chỗ nhiều người bỏ qua, nhưng thật ra nó cứu bạn khỏi nhiều pha “nhiễu”.

Bạn có thể chọn so sánh:

• Text (nội dung chữ)

• Formatting (định dạng)

• Comments (bình luận)

• Headers/Footers (đầu trang/cuối trang)

• Footnotes/Endnotes, Tables, v.v.

Ví dụ nhé: bạn chỉ quan tâm nội dung, không quan tâm chuyện ai đổi font từ Times New Roman sang Calibri. Vậy thì bỏ tick Formatting đi. Kết quả sẽ sạch hơn hẳn, đỡ xuất hiện hàng chục thay đổi linh tinh.

Nói thật, so sánh mà không lọc thì đôi khi nó báo khác biệt cả… dấu cách, xuống dòng, định dạng đoạn. Bạn sẽ kiểu: “Ủa trời, sao nhiều thế?” Nhiều là đúng. Nhưng nhiều quá thì lại khó dùng. Nên cứ lọc cho vừa đủ.

5) Những tình huống hay gặp và cách xử lý cho “êm”

Trường hợp A: Hai file giống nhau gần hết, chỉ sửa vài câu

So sánh xong bạn dùng panel Revisions để nhảy đến từng thay đổi. Xem từng cái, rồi quyết định giữ hay bỏ. Nhẹ nhàng.

Trường hợp B: Một file bị đổi định dạng lung tung

Quay lại hộp thoại Compare, mở More options, bỏ chọn Formatting. So sánh lại. Đời tươi ngay!

Trường hợp C: File dài, nhiều người sửa, bạn chỉ muốn biết “đoạn nào khác”

Dùng Revisions pane để xem dạng danh sách. Nó giống checklist, bạn lướt nhanh hơn đọc trong thân bài nhiều.

Trường hợp D: So sánh xong muốn ra bản “sạch sẽ”

Tài liệu kết quả so sánh thực chất là một file có đánh dấu thay đổi. Bạn có thể Accept/Reject để chốt, giống Track Changes. Hoặc đơn giản là lưu file kết quả làm “bằng chứng” thay đổi, cũng được.

6) Mẹo nhỏ để khỏi tự gây khó cho mình

• Đặt tên file rõ ràng: “BaoCao_v1”, “BaoCao_v2_suaLan”… đừng đặt “final_final_ok” nữa, nghe đau lòng lắm.

• Đảm bảo cùng định dạng: tốt nhất so sánh .docx với .docx cho ổn định.

• Tắt bớt thứ không cần so sánh (Formatting, Headers/Footers…) để kết quả đỡ nhiễu.

• Lưu file kết quả: đôi khi bạn cần gửi cho người khác xem “đây là những chỗ khác nhau”, khỏi phải giải thích miệng.

So Sánh Hai Tài Liệu Trong Word 2021 – Kỹ Năng Nhỏ Nhưng Giá Trị Lại Lớn!

Th12 6, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Thử tưởng tượng nhé: bạn có một bản báo cáo mới chỉnh sửa, và một bản cũ trước đó, nhìn bằng mắt thì thấy giống giống nhau nhưng lại không chắc người sửa đã thay đổi những gì. Đọc từ đầu đến cuối? Không ai muốn phí thời gian như vậy cả. Và đây là lúc tính năng Compare trong Word 2021 xuất hiện như vị cứu tinh. Chỉ vài cú click, mọi sửa đổi hiện rõ, màu sắc đánh dấu cụ thể, chẳng còn mơ hồ hay phải căng mắt dò từng đoạn nữa!

Nói vui chút: nếu Track Changes là camera giám sát đang hoạt động liên tục, thì Compare lại giống như tua lại video để xem trước và sau có gì khác nhau. Không bật theo dõi trước? Không sao – Word 2021 vẫn biết cách đối chiếu hai file và “tố cáo” từng chi tiết.

1. Compare trong Word 2021 là gì và dùng để làm gì?

Compare là công cụ giúp Word so sánh hai file độc lập, phát hiện điểm khác biệt giữa chúng và trả ra một tài liệu kết quả hiển thị highlight các thay đổi. Bạn không cần bật Track Changes trước, cũng không cần thiết lập rườm rà. Chỉ cần có:

• 📄 File gốc (Original Document)

• 📄 File đã chỉnh sửa (Revised Document)

Word 2021 sẽ phân tích từng dòng, từng cụm từ, từng đoạn văn, xác định phần nào được thay, thêm, xóa, chuyển trật tự. Đặc biệt khi làm việc nhóm hoặc xử lý tài liệu nhiều phiên bản, Compare càng giá trị vì nó:

✔ Tiết kiệm hàng giờ soát lỗi thủ công
✔ Tránh bỏ sót chỉnh sửa tinh vi
✔ Tối ưu việc kiểm tra nội dung hợp đồng – báo cáo – luận văn
✔ Minh bạch rõ ràng “ai thay đổi cái gì”

Nói đơn giản: Compare không chỉ giúp tìm sự khác biệt, nó còn bảo vệ bạn khỏi sai sót không đáng có.

2. Hướng dẫn so sánh hai tài liệu Word 2021 – thao tác rõ như ban ngày!

Hãy mở Word 2021 lên. Mục tiêu của bạn là tìm đến tab Review, nơi mọi công cụ xử lý chỉnh sửa đều tập trung. Các bước chi tiết như sau:

🔸 Bước 1: Mở Word 2021

Bạn có thể mở trống hoặc mở một file bất kỳ, không quan trọng.

🔸 Bước 2: Chọn tab Review trên thanh Ribbon

Review chính là trung tâm điều khiển Track Changes – Compare – Comments.

🔸 Bước 3: Click vào Compare

Một menu xổ xuống hiện ra → chọn Compare…

🔸 Bước 4: Chọn hai file muốn so sánh

Hộp thoại xuất hiện với hai dòng:

• Original document → chọn file gốc

• Revised document → chọn file sửa

Có thể chọn file từ máy, ổ USB, OneDrive… miễn đúng hai phiên bản là được.

🔸 Bước 5: Nhấn OK → kết quả hiển thị ngay.

Word 2021 sẽ mở một file mới tự động, highlight các thay đổi bằng màu khác nhau. Bạn có thể phóng to, thu nhỏ, cuộn nhanh hoặc điều hướng từng thay đổi theo danh sách bên trái.

3. Cách đọc kết quả Compare cho thông minh và nhanh gọn

So sánh xong mà không biết đọc highlight thì cũng như mở cửa mà không bước vào. Word 2021 chia giao diện ra ba khu chính – nhìn một lần là nhớ:

🟥 1) Document gốc & bản chỉnh sửa (bên trái / bên phải tùy view)

Bạn có thể bật tắt hiển thị hai file nguồn, rất tiện để đối chiếu trực quan.
Một bên là Original, một bên Revised.

🟦 2) Document Compare chính giữa (file Word mới được tạo)

Đây là phần quan trọng nhất!
Mọi chỉnh sửa đều:

• Thêm → Tô màu

• Xóa → Gạch ngang

• Di chuyển câu → Đánh dấu thay thế

• Viết lại đoạn → Hiển thị theo dạng thay đổi toàn khối

Nhìn vài phút là quen ngay.

🟨 3) Panel danh sách thay đổi bên trái

Giống như nhật ký chỉnh sửa.
Mỗi mục tương ứng một thay đổi, click vào là Word dẫn tới đúng vị trí.

4. So sánh Word 2021 với Word 2019 – giống nhau nhưng vẫn có cải tiến!

So với Word 2019, tính năng Compare trong Word 2021 không đổi về nguyên lý, nhưng trải nghiệm và giao diện trơn tru hơn, mượt hơn, phản hồi nhanh hơn khi tài liệu dài.

Một số điểm cải thiện dễ nhận ra:

✔ Màu sắc highlight nét và dễ nhìn hơn
✔ Bảng điều hướng thay đổi mượt và ít giật lag
✔ Hỗ trợ tốt hơn khi mở file từ OneDrive/SharePoint
✔ Tối ưu khi so sánh tài liệu dài hàng chục – hàng trăm trang

Nói ngắn gọn: nếu bạn đã quen Compare ở Word 2019 thì qua 2021 dùng như ở nhà, chỉ là cảm giác “đã tay hơn”.

5. Khi nào nên dùng Compare trong Word 2021?

Có hàng tá tình huống thực tế mà Compare giải quyết cực hiệu quả:

📌 Nhận tài liệu từ đối tác và cần biết họ sửa gì
📌 Xem sự khác biệt giữa phiên bản A và phiên bản B
📌 Kiểm duyệt nội dung đã biên tập nhiều vòng
📌 Review hợp đồng hoặc văn bản quan trọng trước khi ký
📌 So sánh bài luận bản cũ với bản mới

Một thay đổi nhỏ đôi khi có thể dẫn tới hậu quả lớn, nên kiểm kỹ vẫn an toàn hơn.

Kết lại – Compare trong Word 2021 xứng đáng nằm trong “kỹ năng phải biết”

Một thao tác nhỏ, nhưng giá trị dùng lâu dài. Khi cần so sánh tài liệu trong word 2021, nhất là khi làm việc nhóm, chỉnh bài luận, hợp đồng, báo cáo, hãy nhớ công cụ Compare luôn ở đó – trong tab Review – chỉ chờ bạn click để làm lộ rõ mọi thay đổi.

⭐ Hai file đưa vào → Một file highlight sự khác biệt.
⭐ Không đoán mò. Không dò thủ công. Không lo sót chỉnh sửa.

Nếu Word là công cụ bạn dùng mỗi ngày, thì Compare nên là thói quen tự nhiên như mở file vậy.

So Sánh Hai Tài Liệu Word 2019 – Chuyện Tưởng Nhỏ Mà Ai Làm Văn Bản Cũng Nên Biết!

Th12 5, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu đã từng sửa bài, hiệu đính hợp đồng, hoặc chỉnh luận văn dài cả trăm trang, chắc bạn hiểu cảm giác: gửi đi rồi nhận lại, mở lên thấy khác khác mà không biết khác chỗ nào. Mệt thật chứ chẳng đùa! Vậy nên Microsoft mới sinh ra chức năng Compare Documents trong Word 2019 – để giúp ta soi từng chữ, từng dấu phẩy thay đổi giữa hai phiên bản tài liệu. Không còn cảnh vừa nhìn vừa phán đoán xem “file này viết khác chỗ nào nhỉ?”, giờ chỉ vài thao tác, Word tự tô đậm, gạch màu, báo rõ ràng từng thay đổi!

1. Compare là gì và giúp ích ra sao?

Compare là tính năng cho phép Word 2019 so sánh hai tài liệu khác nhau, thường là bản gốc và bản đã chỉnh sửa. Word sẽ phân tích nội dung, sau đó hiển thị một tài liệu mới với đầy đủ highlight thay đổi:

🔸 chỗ nào bị xóa → gạch ngang
🔸 chỗ nào được thêm → tô màu nổi bật
🔸 trình tự câu thay đổi → đánh dấu rõ ràng

Nói nôm na, Compare giống như một người “soi lỗi” chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần cung cấp hai file, phần còn lại Word lo. Đỡ cực gấp nhiều lần so với việc dò từng dòng bằng mắt – mà còn nhanh, chính xác, không phụ thuộc cảm xúc buồn ngủ vào lúc 1 giờ sáng nữa!

Một số việc Compare cực kỳ hợp dùng:

✔ kiểm tra sự khác biệt giữa bản gửi đi và bản nhận lại
✔ tìm lỗi chỉnh sửa, phát hiện phần bị xóa ngoài ý muốn
✔ quản lý tài liệu yêu cầu chỉnh sửa nhiều vòng
✔ làm báo cáo, luận văn, hợp đồng, tài liệu nhân sự, tài chính

Nhất là trong môi trường công việc, Compare giúp tiết kiệm thời gian kinh khủng.

2. Cách so sánh hai tài liệu Word 2019 (từng bước dễ hơn pha trà!)

Rồi, nói lý thuyết đủ rồi, giờ vào thao tác thật.

1. Mở Word 2019

2. Vào tab Review trên thanh Ribbon

3. Tìm nút Compare → click

4. Chọn tiếp Compare… trong danh sách xổ xuống

5. Hộp thoại xuất hiện:

   • Original document: chọn file gốc

   • Revised document: chọn file đã chỉnh sửa

6. Nhấn OK.

Tích tắc sau đó Word tạo ra một file mới. Nội dung ở giữa là bản kết hợp có highlight thay đổi, bên trái là danh sách từng chỉnh sửa, còn bên phải có thể hiển thị hai tài liệu gốc để tiện đối chiếu. Đồ nghề cực xịn – cảm giác như đang dùng phần mềm chuyên nghiệp vậy!

3. Đọc kết quả Compare sao cho hiệu quả? – đừng chỉ nhìn mà hãy bóc tách!

Rất nhiều người chỉ mở lên rồi nhìn màu nổi bật cho vui, nhưng để đọc nhanh – hiểu kỹ – thì nên biết vài điểm sau:

🎯 Panel bên trái – nhật ký chỉnh sửa

Hiển thị từng thay đổi theo dòng thời gian, giống như log file. Nhấp vào mục nào → tài liệu nhảy tới ngay vị trí đó.

🎯 Vùng văn bản giữa – nơi highlight hiện rõ nhất

Thêm chữ thì tô màu xanh, xóa chữ gạch đỏ, hoán đổi cụm từ thì Word đánh dấu như thay thế. Chỉ cần tập trung nhìn vào highlight, là thấy ngay khác biệt.

🎯 Bản gốc và bản chỉnh sửa có thể bật lên song song

Nếu muốn đối chiếu mắt thường, bạn có thể chọn Show Source Documents để hiển thị 2 file hai bên. Nhìn như ba tấm gương đặt cạnh nhau – rất trực quan!

Một mẹo nhỏ khá hay: hãy lọc thay đổi theo từng kiểu bằng Show Markup → chỉ xem spelling, formatting, comments… tùy ý. Khi tài liệu quá dài, lọc như vậy tiết kiệm rất nhiều thời gian.

4. Compare khác với Track Changes thế nào?

Nhiều người nhầm hai tính năng này, nhưng thực ra:

🔹 Track Changes

Theo dõi chỉnh sửa trong quá trình làm việc, ghi từng bước.

🔹 Compare

So sánh hai tài liệu đã tồn tại, không cần bật theo dõi từ đầu.

Track Changes giống như CCTV ghi lại từ lúc bạn bắt đầu sửa.
Compare lại như việc xem camera sau khi mọi chuyện đã xong.

Cả hai đều hữu ích – nhưng Compare xuất sắc đặc biệt trong tình huống bạn không bật Track Changes từ trước, hoặc muốn xem thay đổi giữa file cũ và file mới do người khác gửi lại.

5. Khi nào nên dùng Compare – kinh nghiệm thực tế từ người hay chỉnh tài liệu

Bạn sẽ muốn dùng Compare trong các trường hợp:

🔻 nhận tài liệu đã chỉnh sửa nhưng không biết sửa ở đâu
🔻 làm việc nhóm nhiều vòng góp ý
🔻 khách hàng trả file về nhưng nói rằng “anh sửa vài chỗ thôi” (vài chỗ nhưng không biết chỗ nào!)
🔻 viết báo cáo khoa học / luận văn cần kiểm soát từng câu
🔻 kiểm tra lại hợp đồng trước khi ký

Tin mình đi, Compare giúp phát hiện rất nhiều thay đổi tinh vi, có khi chỉ một dấu chấm thôi cũng bị highlight!

Kết lại – một kỹ năng nhỏ nhưng cứu bạn rất nhiều lần!

So sánh tài liệu trong Word 2019 không phức tạp, chỉ là nhiều người chưa biết tới nên vẫn phải dò thủ công. Một vài lần trải nghiệm, bạn sẽ thấy Compare như công cụ cứu nguy giữa deadline và biển nội dung đang chờ kiểm tra. Có nó, xử lý nhanh hơn, chính xác hơn, ít căng thẳng hơn – và quan trọng là không bỏ sót bất kỳ thay đổi nào.

Nếu hôm nay bạn chỉ học được đúng một thứ, thì hãy nhớ rằng:
2 file vào – 1 file so sánh rõ ràng xuất hiện.
Gọn, nhanh, hiệu quả. Dễ như thở.

Cách thực hiện so sánh hai tài liệu Word 2016

Th12 5, 2025 | powerpoint, excel 365, word 365

Thú thật nhé, nếu bạn từng phải làm việc với nhiều phiên bản tài liệu Word khác nhau, hẳn sẽ có lúc bạn tự hỏi: “Ủa, đoạn này ai sửa vậy? Sao bản này khác bản kia?” Đó chính là khoảnh khắc bạn ước gì có một công cụ thần kỳ giúp soi từng thay đổi nhỏ xíu giữa hai file. Tin vui là Word 2016 đã có sẵn tính năng Compare – cực kỳ tiện, dễ dùng và chính xác đến bất ngờ.

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh hai tài liệu Word 2016 một cách mượt mà, kèm theo vài mẹo nhỏ giúp bạn làm việc nhanh hơn. Cứ xem như đang ngồi cà phê tám chuyện thôi, nhẹ nhàng lắm!

1. Tính năng Compare trong Word 2016 là gì?

Nếu bạn chưa từng dùng qua, Compare trong Word 2016 giống như một công cụ “soi lỗi” siêu chi tiết. Nó đặt hai tài liệu cạnh nhau (bản gốc và bản đã chỉnh sửa), sau đó tạo ra một bản tổng hợp hiển thị mọi thay đổi: chữ thêm, chữ bớt, định dạng khác, thậm chí dấu cách cũng không thoát.

Nó rất hữu ích cho sinh viên chỉnh luận văn, nhân viên văn phòng kiểm tra hợp đồng, hay đơn giản là những ai muốn chắc chắn rằng bản chỉnh sửa không bỏ sót điều gì quan trọng.

2. Chuẩn bị trước khi bắt đầu so sánh

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thật ra chuẩn bị kỹ một chút sẽ giúp bạn tránh sai sót nhỏ nhỏ – kiểu như mở nhầm file hay đặt nhầm bản gốc thành bản chỉnh sửa.

Bạn cần:

• Hai tài liệu Word 2016: một bản gốc (Original) và một bản đã chỉnh sửa (Revised).

• Đảm bảo nội dung của cả hai tương đối giống nhau — nếu khác quá nhiều, Word có thể “bối rối” và đánh dấu quá nhiều thay đổi.

Một mẹo nhỏ: đặt tên file rõ ràng, ví dụ HopDong_Original.docx và HopDong_Revised.docx. Nhìn vào là biết ngay cái nào ra cái nào, đỡ phải nhíu mày suy nghĩ.

3. Các bước so sánh hai tài liệu trong Word 2016

Đến đây mới là phần quan trọng. Đừng lo, mọi thứ rất trực quan. Bạn chỉ cần đi theo “checklist” này:

Bước 1: Mở Word 2016

Bạn có thể mở sẵn một tài liệu hoặc tạo trang trắng cũng được, vì Word sẽ tự tạo file mới cho kết quả so sánh.

Bước 2: Chọn tab Review

Tab này giống như “khu vực kiểm duyệt” của Word, chứa các công cụ như theo dõi thay đổi (Track Changes), bảo vệ tài liệu, và tất nhiên – chức năng Compare.

Bước 3: Bấm vào nút Compare

Khi nhấn vào, bạn sẽ thấy hai lựa chọn:

• Compare… (so sánh toàn bộ hai tài liệu)

• Combine… (kết hợp các thay đổi của nhiều người vào một file)

Trong bài này, ta chọn Compare….

Bước 4: Chọn file gốc và file đã chỉnh sửa

Một cửa sổ hiện ra với hai ô:

• Original document – chọn tài liệu chưa sửa

• Revised document – chọn tài liệu đã được chỉnh sửa

Hãy kiểm tra kỹ để tránh đảo ngược. Nếu lỡ nhầm thì kết quả vẫn có thể dùng, nhưng sẽ hơi “ngược đời” một chút vì Word sẽ xem bản chỉnh sửa là bản gốc.

Bước 5: Nhấn OK để Word tự động xử lý

Khoảnh khắc “ảo diệu” sẽ diễn ra. Word sẽ tạo một bản thứ ba, hiển thị toàn bộ thay đổi bằng màu sắc, gạch xóa, chèn thêm… kèm theo bảng điều hướng ở bên trái.

Bạn có thể xem:

• Mỗi thay đổi trong từng đoạn

• Người nào chỉnh sửa (nếu thông tin này có trong file)

• Từng loại thay đổi: định dạng, nội dung, khoảng trắng, v.v.

Cảm giác rất giống đang ở trong một “phòng kiểm duyệt văn bản” chuyên nghiệp vậy!

4. Cách đọc kết quả so sánh cho dễ hiểu

Thoạt nhìn, màn hình hiển thị thay đổi có thể khiến bạn hơi choáng vì có quá nhiều dấu hiệu như gạch xóa, chữ màu đỏ, chữ màu xanh. Nhưng thật ra chỉ cần nắm vài điểm là bạn sẽ làm chủ ngay:

• Deleted text thường được gạch ngang, đôi khi còn chuyển màu.

• Inserted text được tô màu và gạch chân.

• Bên trái tài liệu có các đường đánh dấu (bubbles) giúp bạn biết vị trí thay đổi.

• Bảng Reviewing Pane ở cạnh bên hiển thị danh sách thay đổi theo thứ tự — rất tiện nếu bạn muốn duyệt từng mục một.

Bạn có thể bấm qua từng thay đổi bằng hai nút Next Change và Previous Change. Giống như đang xem các “checkpoint” vậy.

5. Một số mẹo nhỏ để thao tác hiệu quả hơn

Đôi khi, làm việc thông minh sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với chỉ làm đúng quy trình.

✨ Mẹo 1: Dùng Track Changes thay vì tạo file mới

Nếu bạn và đồng nghiệp phải chỉnh qua lại nhiều lần, mở Track Changes ngay từ đầu sẽ dễ theo dõi hơn là tạo thêm nhiều phiên bản tài liệu.

✨ Mẹo 2: Giảm bớt chi tiết không cần thiết

Trong cửa sổ Compare, bạn có thể bấm More >> để bỏ chọn những loại thay đổi không muốn Word đánh dấu (ví dụ định dạng, khoảng trắng).

✨ Mẹo 3: Lưu file kết quả với tên rõ ràng

Đặt tên kiểu “SoSanh_Final.docx” giúp bạn không bị lạc giữa rừng phiên bản.

6. Kết luận – Tính năng nhỏ nhưng sức mạnh lớn

So sánh hai tài liệu trong Word 2016 không chỉ giúp bạn phát hiện lỗi mà còn giúp quản lý phiên bản cực kỳ hiệu quả. Nó giống như một trợ lý âm thầm nhưng cực kỳ tỉ mỉ, chẳng bao giờ bỏ sót điều gì. Nếu bạn làm việc liên quan đến viết lách, hợp đồng hay báo cáo, thì đây là công cụ chắc chắn nên khai thác tối đa.

Hy vọng bài viết này mang đến trải nghiệm đọc tự nhiên, thoải mái, dễ hiểu – kiểu như một người bạn đang chỉ bạn cách làm. Nếu bạn cần mình viết thêm hướng dẫn cho Word 2019 hay 2021, chỉ cần nói một tiếng nhé!