Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn để mọi người gõ tay dữ liệu lung tung, thì nói thật nhé… bạn đang tự làm khổ mình đó. Chỉ cần một cột giới tính, trạng thái hay phòng ban thôi, là kiểu gì cũng xuất hiện đủ biến thể: “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”, “nữ”. Đến lúc lọc dữ liệu hay làm báo cáo, chỉ muốn thở dài cho qua chuyện. Và đó chính là lúc Data Validation tạo dropdown phát huy tác dụng.

Nghe thì có vẻ kỹ thuật, nhưng thực ra làm dropdown trong Excel 365 rất dễ. Dễ đến mức nhiều người làm xong rồi mới thốt lên: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này sớm hơn ta?” Bài này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, theo kiểu nói chuyện đời thường. Không giáo điều, không ép nhớ. Cứ đọc tới đâu, mở Excel làm tới đó là ổn.

Dropdown trong Excel là gì mà “nhỏ nhưng có võ” vậy?

Dropdown, hay danh sách thả xuống, là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người nhập chỉ việc bấm vào mũi tên nhỏ rồi chọn giá trị có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích thì không hề nhỏ:

• Tránh sai chính tả

• Dữ liệu đồng nhất

• Dễ lọc, dễ thống kê

• File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn

Ví dụ rất thực tế:

• Cột Giới tính: Nam / Nữ

• Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc

• Cột Loại đơn: Online / Trực tiếp

Chỉ cần một dropdown thôi, bạn đã giảm được kha khá lỗi nhập liệu rồi.

Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua nhé)

Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị để đưa vào dropdown. Có hai cách làm, nhưng mình khuyên bạn nên dùng cách thứ hai.

Cách 1: Gõ trực tiếp danh sách (nhanh nhưng ít bền)

Phù hợp khi danh sách cực ngắn, ví dụ:

Cách này tiện, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải chỉnh lại từng dropdown.

Cách 2: Tạo danh sách trong vùng ô riêng (nên dùng)

Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:

• F2: Nam

• F3: Nữ

Hoặc:

• F2: Kế toán

• F3: Kinh doanh

• F4: IT

Cách này được ưa chuộng vì:

• Dễ sửa

• Dùng lại cho nhiều ô

• File trông chuyên nghiệp hơn

Chuẩn bị xong phần này, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.

Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365

Bước 1: Chọn ô (hoặc vùng ô) cần tạo dropdown

Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều dòng, cứ bôi đen cả vùng luôn, ví dụ B2:B100.

Bước 2: Mở Data Validation

Trên thanh menu:

• Chọn tab Data

• Tìm nhóm Data Tools

• Click Data Validation

Một hộp thoại hiện ra. Nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực tế mình chỉ dùng vài cái thôi.

Bước 3: Thiết lập dropdown

Trong tab Settings:

• Allow: chọn List

• Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)

• Nhớ tick In-cell dropdown

Xong xuôi, bạn bấm OK.

Giờ quay lại ô ban nãy, bấm thử vào. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra và chọn được giá trị, thì chúc mừng—bạn làm đúng rồi đó!

Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)

Nếu bạn lười tạo vùng dữ liệu riêng và danh sách chỉ có vài giá trị, có thể nhập trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

• Phải dùng dấu phẩy , để ngăn cách

• Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh thật, nhưng nếu file dùng lâu dài hoặc nhiều người nhập, bạn sẽ thấy cách dùng vùng dữ liệu riêng “đỡ mệt” hơn nhiều.

Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu

Đây là phần rất hay nhưng hay bị bỏ qua.

Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô

Trong tab Input Message:

• Tick Show input message when cell is selected

• Nhập nội dung, ví dụ:

  “Vui lòng chọn phòng ban từ danh sách”

Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng thôi, nhưng giúp người nhập không bị lúng túng.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Trong tab Error Alert, bạn có thể:

• Chặn nhập sai hoàn toàn

• Hoặc chỉ cảnh báo cho biết

Ví dụ:

“Giá trị không hợp lệ. Vui lòng chọn trong danh sách.”

Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một vài lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

• Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa

• Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng Source

• Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng bằng $

• Không chọn được giá trị → vùng dữ liệu nguồn có thể đã bị xóa

Mẹo nhỏ:

• Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: “Danh mục”)

• Luôn cố định vùng Source để tránh lỗi khi copy

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

• File có nhiều người nhập dữ liệu

• Cần dữ liệu đồng nhất

• Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo

• Muốn file Excel nhìn “ra dáng” hơn

Một dropdown nhỏ thôi, nhưng hiệu quả thì rất rõ. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đã từng mở một file Excel và thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên phải, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, chắc hẳn bạn cũng từng nghĩ: “Ủa, cái này làm sao mà hay vậy?” Tin vui là trong Excel 2021, việc tạo dropdown bằng Data Validation vẫn cực kỳ dễ, không cần công thức cao siêu, không cần VBA, chỉ cần vài bước là xong. Nhưng cái hay của nó thì lại không hề “nhỏ”.

Dropdown trong Excel là gì và vì sao nên dùng?

Dropdown (danh sách thả xuống) là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người dùng chỉ việc chọn từ danh sách có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích lại rất rõ:

• Tránh sai chính tả

• Dữ liệu đồng nhất

• Dễ lọc, dễ thống kê

• File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn

Ví dụ rất đời thường:

• Cột Giới tính: Nam / Nữ

• Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc

• Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để mọi người tự gõ, kiểu gì cũng có “nam”, “Nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc tổng hợp dữ liệu chỉ muốn thở dài. Dropdown sinh ra là để tránh mấy chuyện đó.

Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua bước này)

Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị dùng cho dropdown. Có hai cách:

Cách 1: Gõ trực tiếp (nhanh nhưng ít dùng lâu dài)

Phù hợp khi danh sách rất ngắn, ví dụ: Có / Không.

Cách 2: Tạo danh sách trong một vùng ô (nên dùng)

Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:

• F2: Nam

• F3: Nữ

Hoặc:

• F2: Kế toán

• F3: Kinh doanh

• F4: IT

Cách này tiện vì:

• Dễ chỉnh sửa

• Dùng lại được

• Áp dụng cho nhiều ô

Chuẩn bị xong rồi, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.

Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2021

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều ô (ví dụ B2:B50), bạn bôi đen luôn một lần cho tiện.

Bước 2: Mở Data Validation

Trên thanh menu:

• Chọn tab Data

• Tìm nhóm Data Tools

• Click Data Validation

Một hộp thoại hiện ra. Đừng lo, mình chỉ dùng vài mục cơ bản thôi.

Bước 3: Thiết lập dropdown

Trong tab Settings:

• Allow: chọn List

• Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)

• Tích chọn In-cell dropdown

Sau đó bấm OK.

Giờ bạn quay lại ô vừa chọn, bấm thử xem. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra bên phải ô, bấm vào có danh sách hiện lên, thì chúc mừng nhé—bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:

• Dùng dấu phẩy , để phân tách

• Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải quay lại Data Validation chỉnh lại. Với file dùng lâu dài, mình vẫn khuyên dùng danh sách trong vùng ô riêng.

Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu

Đây là phần nhiều người bỏ qua, nhưng dùng rồi mới thấy rất “đáng”.

Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô

Trong tab Input Message:

• Tích chọn Show input message when cell is selected

• Gõ nội dung, ví dụ:

  “Vui lòng chọn phòng ban từ danh sách”

Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng nhưng hiệu quả, nhất là khi file gửi cho nhiều người.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Trong tab Error Alert, bạn có thể:

• Chặn nhập sai hoàn toàn

• Hoặc chỉ cảnh báo

Ví dụ thông báo:

“Chỉ được chọn giá trị có sẵn trong danh sách”

Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một vài lỗi thường gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

• Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa

• Không chọn được giá trị → vùng Source có thể bị xóa hoặc sai

• Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng tham chiếu

• Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng Source bằng $

Mẹo nhỏ:

• Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: sheet “Danh mục”)

• Luôn cố định vùng dữ liệu để tránh lỗi khi copy

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

• File có nhiều người nhập dữ liệu

• Cần dữ liệu đồng nhất

• Dùng dữ liệu để lọc, thống kê, báo cáo

• Muốn file Excel trông chuyên nghiệp hơn

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Th12 31, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Có bao giờ bạn mở một file Excel lên, nhìn thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên cạnh, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, gọn gàng hẳn không? Và bạn nghĩ thầm: “Ủa, cái này làm sao vậy ta?” Tin mình đi, đó chính là dropdown bằng Data Validation, và trong Excel 2019, nó vẫn là một trong những tính năng cực kỳ đáng dùng, dù nhìn qua thì có vẻ… bình thường.

Dropdown trong Excel là gì mà ai cũng khuyên nên dùng?

Nói đơn giản nhé, dropdown là danh sách thả xuống cho phép người dùng chọn giá trị có sẵn, thay vì gõ tay. Nhờ vậy:

• Tránh gõ sai chính tả

• Dữ liệu đồng nhất hơn

• File nhìn chuyên nghiệp hơn

• Dễ tổng hợp, lọc, làm báo cáo

Ví dụ rất đời:

• Cột Giới tính: Nam / Nữ

• Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc

• Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để người khác gõ tay, kiểu gì cũng có “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc đó tổng hợp dữ liệu chỉ muốn… thở dài. Dropdown sinh ra là để giải quyết mấy chuyện đó.

Chuẩn bị trước khi tạo dropdown (nhẹ nhàng thôi)

Trước khi vào Data Validation, bạn nên chuẩn bị danh sách giá trị sẽ dùng cho dropdown. Có hai cách phổ biến:

1. Gõ trực tiếp danh sách vào Data Validation

2. Tạo danh sách sẵn trong một vùng ô, rồi liên kết tới đó

Cách thứ hai được dùng nhiều hơn, vì:

• Dễ sửa

• Dùng lại được

• Gọn gàng, chuyên nghiệp

Ví dụ, bạn tạo một danh sách ở cột F:

• F2: Nam

• F3: Nữ

Hoặc:

• F2: Kế toán

• F3: Kinh doanh

• F4: IT

Chuẩn bị xong, mình bắt đầu nhé.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Giờ vào phần chính đây. Các bước rất thẳng, không rối.

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Bạn click vào ô (hoặc bôi đen nhiều ô) mà bạn muốn tạo dropdown. Ví dụ: cột B từ B2 đến B20.

Bước 2: Vào Data Validation

Trên thanh menu:

• Chọn tab Data

• Nhìn sang nhóm Data Tools

• Click Data Validation

Một hộp thoại sẽ hiện ra. Đừng hoảng, mình chỉ dùng có vài mục thôi.

Bước 3: Thiết lập danh sách dropdown

Trong tab Settings:

• Mục Allow: chọn List

• Mục Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)

Nhớ tích chọn:

• ✅ In-cell dropdown

Xong bước này, bạn bấm OK. Quay lại ô ban nãy, bấm thử vào xem sao. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra là… chúc mừng, bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách gõ trực tiếp (dùng khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ:

• Phải dùng dấu phẩy , để phân tách

• Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng không linh hoạt bằng việc dùng vùng dữ liệu riêng. Khi file lớn, mình vẫn khuyên dùng cách chuẩn hơn.

Một vài tùy chọn hay ho trong Data Validation

Hiển thị thông báo khi chọn ô

Trong tab Input Message, bạn có thể:

• Tích chọn Show input message when cell is selected

• Gõ nội dung hướng dẫn, ví dụ:

  “Vui lòng chọn giới tính từ danh sách”

Khi người dùng click vào ô, thông báo sẽ hiện lên. Nhỏ thôi, nhưng rất hữu ích nếu file gửi cho nhiều người dùng.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Tab Error Alert cho phép bạn:

• Chặn nhập sai hoàn toàn

• Hoặc chỉ cảnh báo

Ví dụ, bạn có thể để thông báo:

“Chỉ được chọn giá trị trong danh sách”

Nhờ vậy, người dùng khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một số lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

• Dropdown không hiện mũi tên: kiểm tra lại đã tick In-cell dropdown chưa

• Không chọn được giá trị: vùng Source có thể bị xóa hoặc sai

• Chỉnh sửa danh sách mà dropdown không đổi: có thể do tham chiếu chưa đúng

• Copy ô dropdown sang chỗ khác bị lỗi: kiểm tra lại vùng dữ liệu có cố định $ chưa

Mẹo nhỏ:

• Luôn cố định vùng Source bằng $

• Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: Sheet “Danh mục”) cho gọn

Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?

Bạn nên dùng dropdown khi:

• File có nhiều người nhập dữ liệu

• Cần đồng nhất giá trị

• Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo

• Muốn file nhìn chuyên nghiệp hơn

Một dropdown nhỏ thôi, nhưng giúp giảm lỗi nhập liệu rất nhiều. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.