Cách Thực Hiện Form Nhập Liệu Trong Access 2016

Nếu bạn từng nhập dữ liệu trực tiếp vào Table trong Access 2016, chắc hẳn cũng có lúc thấy… hơi căng. Màn hình toàn cột với hàng, nhìn như Excel nhưng không linh hoạt bằng Excel. Và nếu giao file đó cho người khác nhập liệu? Nguy cơ sai sót tăng lên thấy rõ.

Đó là lý do vì sao Form nhập liệu trong Access sinh ra.

Form giống như “mặt tiền” của database. Người dùng chỉ nhìn thấy Form, còn Table thì nằm phía sau xử lý dữ liệu. Nhập liệu qua Form giúp gọn gàng hơn, ít lỗi hơn, và nhìn chuyên nghiệp hơn hẳn.

Nghe có vẻ hơi “công phu”, nhưng thật ra làm không khó đâu.

Vì sao nên dùng Form thay vì nhập trực tiếp vào Table?

Table giống như kho chứa hàng. Bạn có thể vào kho và chất đồ thẳng lên kệ, nhưng nếu có quầy tiếp nhận ở phía trước, mọi thứ sẽ trật tự hơn.

Khi nhập trực tiếp vào Table:

Dễ chỉnh nhầm dữ liệu cũ
Khó kiểm soát thứ tự nhập
Người dùng dễ bị rối

Còn khi dùng Form:

Giao diện rõ ràng
Có thể ẩn bớt trường không cần thiết
Có thể thêm hướng dẫn
Có thể kiểm soát dữ liệu nhập vào

Nếu bạn xây dựng hệ thống cho nhiều người dùng, Form gần như là bắt buộc.

Cách tạo Form nhanh trong Access 2016

Access 2016 cho phép tạo Form tự động chỉ với vài cú nhấp chuột.

Cách 1: Tạo Form tự động

Chọn Table muốn tạo Form
Vào tab Create
Nhấn Form

Chỉ vài giây sau, Access sẽ tạo một Form hiển thị toàn bộ trường của bảng đó.

Bạn có thể chuyển qua lại giữa các bản ghi bằng thanh điều hướng phía dưới. Nhập dữ liệu mới cũng rất đơn giản.

Nhanh. Gọn. Dùng được ngay.

Nhưng nếu muốn đẹp hơn, hoặc sắp xếp lại hợp lý hơn, thì cần chỉnh thêm.

Tùy chỉnh Form trong Layout View và Design View

Access 2016 có hai chế độ chỉnh sửa:

Layout View – chỉnh sửa nhẹ nhàng, dễ nhìn
Design View – chỉnh sâu hơn, linh hoạt hơn

Nếu bạn chỉ muốn:

Kéo các trường lên xuống
Thay đổi kích thước
Căn chỉnh lại bố cục

Thì Layout View là đủ.

Còn nếu muốn thêm nút bấm, thêm điều khiển đặc biệt, hoặc chỉnh thuộc tính chi tiết, thì nên dùng Design View.

Chỉ cần nhấp chuột phải vào Form → chọn chế độ mong muốn.

Thêm điều khiển (Controls) vào Form

Form không chỉ có ô nhập văn bản (Text Box). Bạn có thể thêm nhiều loại điều khiển khác nhau.

Ví dụ:

Combo Box: chọn giá trị từ danh sách
Check Box: tích chọn đúng/sai
Option Button: chọn một trong nhiều lựa chọn
Date Picker: chọn ngày dễ dàng

Giả sử bạn có trường “Giới tính”. Thay vì để người dùng tự gõ “Nam” hoặc “Nữ” (và có thể gõ sai chính tả), bạn tạo Combo Box với danh sách cố định. Nhập liệu vừa nhanh vừa chính xác.

Để thêm Combo Box: