Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn để mọi người gõ tay dữ liệu lung tung, thì nói thật nhé… bạn đang tự làm khổ mình đó. Chỉ cần một cột giới tính, trạng thái hay phòng ban thôi, là kiểu gì cũng xuất hiện đủ biến thể: “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”, “nữ”. Đến lúc lọc dữ liệu hay làm báo cáo, chỉ muốn thở dài cho qua chuyện. Và đó chính là lúc Data Validation tạo dropdown phát huy tác dụng.
Nghe thì có vẻ kỹ thuật, nhưng thực ra làm dropdown trong Excel 365 rất dễ. Dễ đến mức nhiều người làm xong rồi mới thốt lên: “Ủa, sao hồi trước mình không dùng cái này sớm hơn ta?” Bài này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, theo kiểu nói chuyện đời thường. Không giáo điều, không ép nhớ. Cứ đọc tới đâu, mở Excel làm tới đó là ổn.
Dropdown trong Excel là gì mà “nhỏ nhưng có võ” vậy?
Dropdown, hay danh sách thả xuống, là cách để giới hạn dữ liệu người dùng được nhập. Thay vì gõ tay, người nhập chỉ việc bấm vào mũi tên nhỏ rồi chọn giá trị có sẵn. Nghe thì đơn giản, nhưng lợi ích thì không hề nhỏ:
-
Tránh sai chính tả
-
Dữ liệu đồng nhất
-
Dễ lọc, dễ thống kê
-
File nhìn gọn gàng, chuyên nghiệp hơn hẳn
Ví dụ rất thực tế:
-
Cột Giới tính: Nam / Nữ
-
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
-
Cột Loại đơn: Online / Trực tiếp
Chỉ cần một dropdown thôi, bạn đã giảm được kha khá lỗi nhập liệu rồi.
Chuẩn bị danh sách cho dropdown (đừng bỏ qua nhé)
Trước khi vào Data Validation, bạn cần có danh sách giá trị để đưa vào dropdown. Có hai cách làm, nhưng mình khuyên bạn nên dùng cách thứ hai.
Cách 1: Gõ trực tiếp danh sách (nhanh nhưng ít bền)
Phù hợp khi danh sách cực ngắn, ví dụ:
Cách này tiện, nhưng nếu sau này muốn thêm giá trị, bạn phải chỉnh lại từng dropdown.
Cách 2: Tạo danh sách trong vùng ô riêng (nên dùng)
Ví dụ, bạn tạo danh sách ở cột F:
-
F2: Nam
-
F3: Nữ
Hoặc:
-
F2: Kế toán
-
F3: Kinh doanh
-
F4: IT
Cách này được ưa chuộng vì:
-
Dễ sửa
-
Dùng lại cho nhiều ô
-
File trông chuyên nghiệp hơn
Chuẩn bị xong phần này, mình bắt đầu tạo dropdown nhé.
Các bước thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 365
Bước 1: Chọn ô (hoặc vùng ô) cần tạo dropdown
Click vào ô bạn muốn tạo dropdown. Nếu muốn áp dụng cho nhiều dòng, cứ bôi đen cả vùng luôn, ví dụ B2:B100.
Bước 2: Mở Data Validation
Trên thanh menu:
-
Chọn tab Data
-
Tìm nhóm Data Tools
-
Click Data Validation
Một hộp thoại hiện ra. Nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực tế mình chỉ dùng vài cái thôi.
Bước 3: Thiết lập dropdown
Trong tab Settings:
-
Allow: chọn List
-
Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ:
$F$2:$F$3) -
Nhớ tick In-cell dropdown
Xong xuôi, bạn bấm OK.
Giờ quay lại ô ban nãy, bấm thử vào. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra và chọn được giá trị, thì chúc mừng—bạn làm đúng rồi đó!
Tạo dropdown bằng cách nhập trực tiếp (khi danh sách ngắn)
Nếu bạn lười tạo vùng dữ liệu riêng và danh sách chỉ có vài giá trị, có thể nhập trực tiếp trong ô Source.
Ví dụ:
Hoặc:
Lưu ý nhỏ nhưng quan trọng:
-
Phải dùng dấu phẩy
,để ngăn cách -
Không có khoảng trắng thừa
Cách này nhanh thật, nhưng nếu file dùng lâu dài hoặc nhiều người nhập, bạn sẽ thấy cách dùng vùng dữ liệu riêng “đỡ mệt” hơn nhiều.
Thêm hướng dẫn và cảnh báo cho người nhập dữ liệu
Đây là phần rất hay nhưng hay bị bỏ qua.
Hiển thị hướng dẫn khi chọn ô
Trong tab Input Message:
-
Tick Show input message when cell is selected
-
Nhập nội dung, ví dụ:
“Vui lòng chọn phòng ban từ danh sách”
Khi click vào ô, thông báo nhỏ sẽ hiện ra. Nhẹ nhàng thôi, nhưng giúp người nhập không bị lúng túng.
Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu
Trong tab Error Alert, bạn có thể:
-
Chặn nhập sai hoàn toàn
-
Hoặc chỉ cảnh báo cho biết
Ví dụ:
“Giá trị không hợp lệ. Vui lòng chọn trong danh sách.”
Nhờ vậy, người khác khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.
Một vài lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)
-
Không thấy mũi tên dropdown → kiểm tra đã tick In-cell dropdown chưa
-
Dropdown không cập nhật khi thêm giá trị mới → kiểm tra lại vùng Source
-
Copy dropdown sang chỗ khác bị lỗi → nhớ cố định vùng bằng
$ -
Không chọn được giá trị → vùng dữ liệu nguồn có thể đã bị xóa
Mẹo nhỏ:
-
Đặt danh sách dropdown ở một sheet riêng (ví dụ: “Danh mục”)
-
Luôn cố định vùng Source để tránh lỗi khi copy
Khi nào bạn nên dùng Data Validation dropdown?
Bạn nên dùng dropdown khi:
-
File có nhiều người nhập dữ liệu
-
Cần dữ liệu đồng nhất
-
Dữ liệu dùng để lọc, thống kê, báo cáo
-
Muốn file Excel nhìn “ra dáng” hơn
Một dropdown nhỏ thôi, nhưng hiệu quả thì rất rõ. Dùng rồi là khó quay lại kiểu gõ tay lắm đó.
