Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Có bao giờ bạn mở một file Excel lên, nhìn thấy mấy ô có mũi tên nhỏ bên cạnh, bấm vào là chọn được giá trị sẵn có, gọn gàng hẳn không? Và bạn nghĩ thầm: “Ủa, cái này làm sao vậy ta?” Tin mình đi, đó chính là dropdown bằng Data Validation, và trong Excel 2019, nó vẫn là một trong những tính năng cực kỳ đáng dùng, dù nhìn qua thì có vẻ… bình thường.

Dropdown trong Excel là gì mà ai cũng khuyên nên dùng?

Nói đơn giản nhé, dropdown là danh sách thả xuống cho phép người dùng chọn giá trị có sẵn, thay vì gõ tay. Nhờ vậy:

Tránh gõ sai chính tả
Dữ liệu đồng nhất hơn
File nhìn chuyên nghiệp hơn
Dễ tổng hợp, lọc, làm báo cáo

Ví dụ rất đời:

Cột Giới tính: Nam / Nữ
Cột Trạng thái: Đang làm / Nghỉ việc
Cột Phòng ban: Kế toán, Kinh doanh, IT

Nếu để người khác gõ tay, kiểu gì cũng có “Nam”, “nam”, “NAM”, rồi “Nu”, “Nữ”… Lúc đó tổng hợp dữ liệu chỉ muốn… thở dài. Dropdown sinh ra là để giải quyết mấy chuyện đó.

Chuẩn bị trước khi tạo dropdown (nhẹ nhàng thôi)

Trước khi vào Data Validation, bạn nên chuẩn bị danh sách giá trị sẽ dùng cho dropdown. Có hai cách phổ biến:

Gõ trực tiếp danh sách vào Data Validation
Tạo danh sách sẵn trong một vùng ô, rồi liên kết tới đó

Cách thứ hai được dùng nhiều hơn, vì:

Dễ sửa
Dùng lại được
Gọn gàng, chuyên nghiệp

Ví dụ, bạn tạo một danh sách ở cột F:

F2: Nam
F3: Nữ

Hoặc:

F2: Kế toán
F3: Kinh doanh
F4: IT

Chuẩn bị xong, mình bắt đầu nhé.

Cách thực hiện Data Validation tạo dropdown trong Excel 2019

Giờ vào phần chính đây. Các bước rất thẳng, không rối.

Bước 1: Chọn ô cần tạo dropdown

Bạn click vào ô (hoặc bôi đen nhiều ô) mà bạn muốn tạo dropdown. Ví dụ: cột B từ B2 đến B20.

Bước 2: Vào Data Validation

Trên thanh menu:

Chọn tab Data
Nhìn sang nhóm Data Tools
Click Data Validation

Một hộp thoại sẽ hiện ra. Đừng hoảng, mình chỉ dùng có vài mục thôi.

Bước 3: Thiết lập danh sách dropdown

Trong tab Settings:

Mục Allow: chọn List
Mục Source: chọn vùng chứa danh sách (ví dụ: $F$2:$F$3)

Nhớ tích chọn:

✅ In-cell dropdown

Xong bước này, bạn bấm OK. Quay lại ô ban nãy, bấm thử vào xem sao. Nếu thấy mũi tên nhỏ hiện ra là… chúc mừng, bạn làm đúng rồi!

Tạo dropdown bằng cách gõ trực tiếp (dùng khi danh sách ngắn)

Nếu danh sách chỉ có vài giá trị, bạn có thể gõ trực tiếp trong ô Source.

Ví dụ:

Hoặc:

Lưu ý nhỏ:

Phải dùng dấu phẩy , để phân tách
Không có khoảng trắng thừa

Cách này nhanh, nhưng không linh hoạt bằng việc dùng vùng dữ liệu riêng. Khi file lớn, mình vẫn khuyên dùng cách chuẩn hơn.

Một vài tùy chọn hay ho trong Data Validation

Hiển thị thông báo khi chọn ô

Trong tab Input Message, bạn có thể:

Tích chọn Show input message when cell is selected
Gõ nội dung hướng dẫn, ví dụ:

“Vui lòng chọn giới tính từ danh sách”

Khi người dùng click vào ô, thông báo sẽ hiện lên. Nhỏ thôi, nhưng rất hữu ích nếu file gửi cho nhiều người dùng.

Cảnh báo khi nhập sai dữ liệu

Tab Error Alert cho phép bạn:

Chặn nhập sai hoàn toàn
Hoặc chỉ cảnh báo

Ví dụ, bạn có thể để thông báo:

“Chỉ được chọn giá trị trong danh sách”

Nhờ vậy, người dùng khó mà “phá” cấu trúc file của bạn.

Một số lỗi hay gặp khi tạo dropdown (để tránh cho đỡ bực)

Dropdown không hiện mũi tên: kiểm tra lại đã tick In-cell dropdown chưa
Không chọn được giá trị: vùng Source có thể bị xóa hoặc sai
Chỉnh sửa danh sách mà dropdown không đổi: có thể do tham chiếu chưa đúng
Copy ô dropdown sang chỗ khác bị lỗi: kiểm tra lại vùng dữ liệu có cố định $ chưa