Nếu bạn từng mở Excel lên, nhìn một bảng số liệu chi chít rồi thở dài, thì chào mừng bạn đến với “hội những người từng ngán Excel”. Nhưng khoan. Excel không đáng sợ như bạn nghĩ. Đặc biệt là khi nói đến biểu đồ và trục phụ trong Excel 2021. Nghe thì có vẻ học thuật, nhưng thực chất lại rất đời thường. Và một khi hiểu rồi, bạn sẽ tự hỏi: “Ủa, sao trước giờ mình không dùng cái này sớm hơn nhỉ?”
1. Biểu đồ trong Excel là gì và vì sao ai cũng nên biết dùng?
Biểu đồ (chart) đơn giản là cách biến số liệu khô khan thành hình ảnh trực quan. Thay vì nhìn 200 dòng doanh thu, bạn chỉ cần một cái biểu đồ cột là thấy ngay tháng nào cao, tháng nào thấp. Não người thích hình ảnh, đó là sự thật rồi.
Excel 2021 cung cấp rất nhiều loại biểu đồ: cột, đường, tròn, thanh ngang, vùng, kết hợp… Không thiếu thứ gì. Vấn đề chỉ là: bạn có chịu dùng hay không?
Bạn có từng thấy một báo cáo toàn chữ và số, không một biểu đồ nào chưa? Mệt thật sự.
2. Cách tạo biểu đồ cơ bản trong Excel 2021
Đừng lo, phần này cực kỳ thân thiện.
Đầu tiên, bạn chỉ cần:
-
Bôi đen vùng dữ liệu (bao gồm cả tiêu đề).
-
Vào tab Insert (Chèn).
-
Chọn loại biểu đồ bạn muốn trong nhóm Charts.
Chỉ cần một cú click. Thế là xong. Excel tự động tạo biểu đồ cho bạn, khá thông minh.
Nhưng đừng vội hài lòng. Biểu đồ mặc định thường… tạm được thôi. Muốn đẹp và dễ hiểu, bạn nên chỉnh thêm:
-
Đổi tiêu đề biểu đồ
-
Chỉnh tên trục ngang – trục dọc
-
Thay màu cột hoặc đường
-
Bật/tắt nhãn dữ liệu
Những thứ này nằm ngay trong Chart Design và Format. Vọc một chút là quen liền.
3. Khi nào cần dùng trục phụ? Và trục phụ là cái gì?
Đây là phần mà nhiều người hay né. Nhưng thật ra nó rất “đáng tiền”.
Trục phụ (Secondary Axis) dùng khi bạn có hai loại dữ liệu chênh lệch quá lớn về đơn vị hoặc giá trị. Ví dụ:
-
Doanh thu (triệu đồng) và tỷ lệ tăng trưởng (%)
-
Số lượng sản phẩm bán ra và giá bán trung bình
-
Lượt truy cập và doanh thu quảng cáo
Nếu vẽ chung một trục, một bên sẽ “đè” bên kia. Nhìn không ra gì hết. Và đó là lúc trục phụ xuất hiện như một vị cứu tinh.
4. Cách tạo biểu đồ có trục phụ trong Excel 2021
Giờ vào phần quan trọng đây. Làm từng bước nhé, không vội.
Bước 1: Chọn toàn bộ dữ liệu
Giả sử bạn có 3 cột: Tháng – Doanh thu – Tỷ lệ tăng trưởng.
Bước 2: Tạo biểu đồ ban đầu
Chèn biểu đồ cột hoặc biểu đồ kết hợp (Combo Chart). Nếu Excel chưa hỏi, cũng không sao.
Bước 3: Chuyển sang biểu đồ kết hợp
-
Click vào biểu đồ
-
Chọn Chart Design → Change Chart Type
-
Chọn Combo Chart
Bước 4: Gán trục phụ
-
Dòng dữ liệu nào khác đơn vị (thường là %), bạn tick vào ô Secondary Axis
-
Chọn kiểu biểu đồ phù hợp (thường là đường)
Bấm OK. Và… xong!
Nhìn biểu đồ lúc này khác hẳn. Dữ liệu rõ ràng hơn, không còn “đè nhau” nữa. Rất đã mắt.
5. Một vài mẹo nhỏ để biểu đồ trục phụ nhìn không bị rối
Nói thật, trục phụ mà làm không khéo thì rất dễ… rối mắt. Nhưng chỉ cần để ý vài điểm sau:
-
Màu sắc rõ ràng:
Đường trục phụ nên cùng màu với đường dữ liệu của nó. Đừng chọn màu na ná nhau. -
Giới hạn trục hợp lý:
Có thể chỉnh Min – Max của trục phụ để đường biểu đồ không bị “bay loạn”. -
Không nhồi quá nhiều dữ liệu:
Một biểu đồ có trục phụ là đủ phức tạp rồi. Đừng cố nhét thêm thứ ba, thứ tư. -
Đặt tiêu đề trục rõ ràng:
Đừng để người xem phải đoán: “Ủa, cái này là gì vậy?”
6. Vì sao biết dùng trục phụ giúp bạn “lên trình” Excel rất nhanh?
Thật lòng mà nói, trong môi trường làm việc, biết dùng biểu đồ trục phụ khiến bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn. Báo cáo gọn gàng, trực quan, sếp nhìn vào là hiểu. Không cần giải thích quá nhiều.
Nhiều người dùng Excel mấy năm vẫn chỉ dừng ở mức nhập số và cộng trừ. Nhưng chỉ cần thêm kỹ năng biểu đồ, đặc biệt là trục phụ, là bạn đã khác rồi. Khác thật.
