Có một sự thật hơi buồn cười thế này: rất nhiều người dùng Excel mỗi ngày, làm báo cáo liên tục, mà vẫn… chưa đụng tới PivotTable. Không phải vì họ không giỏi, mà vì nghe cái tên “PivotTable” đã thấy hơi căng rồi. Xoay bảng, tổng hợp dữ liệu, phân tích đa chiều… nghe thôi là thấy mệt. Nhưng tin mình đi, PivotTable trong Excel 2021 thực ra dễ dùng hơn bạn nghĩ nhiều. Chỉ cần hiểu bản chất, còn lại là kéo – thả – xem kết quả. Đơn giản vậy thôi!
1. PivotTable là gì và vì sao nên dùng?
Nói ngắn gọn, PivotTable là công cụ giúp bạn tổng hợp dữ liệu nhanh chóng mà không cần viết công thức dài ngoằng. Thay vì ngồi cộng từng cột, lọc từng dòng, bạn chỉ cần vài thao tác là có ngay bảng tổng hợp gọn gàng.
PivotTable thường dùng để:
-
Tổng doanh thu theo tháng, quý, năm
-
Đếm số đơn hàng theo nhân viên
-
So sánh số lượng theo khu vực, sản phẩm
-
Phân tích dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau
Cái hay là PivotTable không làm thay đổi dữ liệu gốc. Nó giống như một “bản sao thông minh” để bạn xoay qua xoay lại dữ liệu cho dễ nhìn. Sai thì làm lại, không sợ hỏng file.
2. Chuẩn bị dữ liệu trước khi tạo PivotTable (đừng bỏ qua bước này)
PivotTable rất mạnh, nhưng nó cũng khá… khó tính. Trước khi tạo, bạn nên kiểm tra bảng dữ liệu của mình:
-
Mỗi cột phải có tiêu đề rõ ràng
-
Không có dòng trống xen giữa dữ liệu
-
Một cột chỉ chứa một loại dữ liệu (đừng trộn chữ với số)
-
Tránh gộp ô (merge cells)
-
Tốt nhất nên để dữ liệu dạng bảng chuẩn, liên tục
Nếu dữ liệu lộn xộn, PivotTable vẫn tạo được, nhưng kết quả thường không như mong đợi. Làm sạch dữ liệu trước sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian về sau.
3. Cách tạo PivotTable trong Excel 2021
Giờ vào phần chính nhé. Các bước tạo PivotTable trong Excel 2021 như sau:
-
Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu.
-
Vào tab Insert trên thanh công cụ.
-
Chọn PivotTable.
-
Excel sẽ tự chọn vùng dữ liệu (thường là đúng).
-
Chọn nơi đặt PivotTable:
-
New Worksheet (trang tính mới – nên chọn)
-
Hoặc Existing Worksheet nếu bạn muốn đặt vào trang hiện tại.
-
-
Bấm OK.
Ngay lúc đó, bạn sẽ thấy:
-
Một khung PivotTable trống ở bên trái
-
Bảng PivotTable Fields xuất hiện bên phải
Đây chính là “bộ não điều khiển” của PivotTable.
4. Hiểu PivotTable Fields: kéo đúng chỗ là ra kết quả
Phần PivotTable Fields nhìn hơi nhiều mục, nhưng thực chất rất logic. Bạn chỉ cần nhớ 4 khu vực chính:
Rows (Hàng)
-
Hiển thị dữ liệu theo chiều dọc
-
Ví dụ: Nhân viên, Sản phẩm, Tháng
Columns (Cột)
-
Hiển thị theo chiều ngang
-
Ví dụ: Năm, Khu vực
Values (Giá trị)
-
Đây là nơi tính toán
-
Ví dụ: Tổng doanh thu, số lượng đơn hàng
Filters (Bộ lọc)
-
Dùng để lọc toàn bộ PivotTable theo một điều kiện
-
Ví dụ: Chỉ xem dữ liệu của năm 2023
Ví dụ nhanh cho dễ hình dung
Bạn có bảng gồm: Ngày – Nhân viên – Doanh thu
-
Kéo Nhân viên vào Rows
-
Kéo Doanh thu vào Values
Thế là bạn có ngay bảng tổng doanh thu theo từng nhân viên. Không cần công thức SUM, không cần lọc thủ công.
5. Thay đổi cách tính: không chỉ có Sum
Nhiều người tưởng PivotTable chỉ để cộng tổng. Thật ra bạn có rất nhiều lựa chọn khác.
Cách đổi kiểu tính:
-
Click vào mũi tên bên cạnh trường trong Values
-
Chọn Value Field Settings
-
Chọn kiểu tính phù hợp:
-
Sum (Tổng)
-
Count (Đếm)
-
Average (Trung bình)
-
Max, Min…
-
Ví dụ:
-
Muốn biết có bao nhiêu đơn hàng → dùng Count
-
Muốn biết doanh thu trung bình mỗi đơn → dùng Average
Một dữ liệu, nhiều cách nhìn. Đó là điểm PivotTable “ăn tiền”.
6. Nhóm dữ liệu theo tháng, quý, năm (tính năng rất đáng dùng)
Nếu bảng của bạn có cột ngày tháng, PivotTable trong Excel 2021 xử lý chuyện này rất tốt.
Ví dụ bạn muốn xem doanh thu theo tháng:
-
Kéo cột Ngày vào Rows
-
Click chuột phải vào một ngày bất kỳ trong PivotTable
-
Chọn Group
-
Chọn Months, Years hoặc Quarters tuỳ nhu cầu
-
Bấm OK
Ngay lập tức, dữ liệu được gom gọn lại. Không cần tạo thêm cột phụ trong bảng gốc. Nhẹ nhàng mà hiệu quả.
7. Cập nhật PivotTable khi dữ liệu thay đổi
Một lỗi rất hay gặp: sửa dữ liệu gốc rồi mà PivotTable không thay đổi gì. Không phải Excel lỗi, mà là bạn chưa Refresh.
Cách làm:
-
Click chuột phải vào PivotTable → chọn Refresh
-
Hoặc vào tab PivotTable Analyze → Refresh
Nếu dữ liệu thay đổi thường xuyên, nhớ thao tác này. PivotTable không tự cập nhật đâu nhé.
8. Một vài mẹo nhỏ giúp PivotTable dễ nhìn hơn
-
Đổi tên các trường trong PivotTable cho dễ hiểu (double-click vào tiêu đề).
-
Tắt Subtotals nếu bảng nhìn quá rối.
-
Dùng PivotChart để tạo biểu đồ từ PivotTable, nhìn trực quan hơn rất nhiều.
-
Nếu dữ liệu lớn, nên chuyển bảng gốc thành Table (Ctrl + T) trước khi tạo PivotTable.
Những mẹo nhỏ này không bắt buộc, nhưng dùng rồi sẽ thấy PivotTable “dễ thở” hơn hẳn.
