Cách thực hiện Mail Merge từ Excel sang Word 2010 – đơn giản hơn bạn nghĩ!

Th12 1, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Mail Merge (Trộn thư) là một trong những tính năng “thần kỳ” nhất của Word 2010, đặc biệt khi bạn cần tạo hàng loạt thư mời, phiếu điểm, giấy chứng nhận, hợp đồng, hoặc bất kỳ tài liệu nào có danh sách tên – địa chỉ – thông tin riêng. Bạn không cần gõ lặp lại từng cái một, không copy – paste lung tung. Chỉ cần chuẩn bị một file Excel, Word sẽ tự thay bạn điền từng dòng dữ liệu vào từng văn bản tách biệt. Rất tiện, cực nhanh!

Và dù Word 2010 đã cũ, nhưng tính năng Mail Merge của nó vẫn hoạt động rất ổn. Cùng mình đi qua từng bước nhé, nhẹ nhàng thôi, nhưng đảm bảo bạn làm được ngay.

Chuẩn bị file Excel – bước quan trọng nhưng lại rất dễ làm

Trước khi mở Word, bạn cần chuẩn bị file Excel chứa danh sách dữ liệu. File này chính là nguồn thông tin mà Word sẽ lấy để “bơm” vào từng mẫu văn bản.

Hãy đảm bảo:

• Dòng đầu tiên là tên cột: Họ tên, Địa chỉ, Email, Số điện thoại…

• Không để dòng trống giữa dữ liệu

• Không gộp ô (Merge Cells)

• Không dùng ký tự lạ trong tiêu đề cột

Ví dụ:

Chỉ cần gọn gàng vậy thôi là đủ.

Mở Word 2010 và chọn mẫu tài liệu Mail Merge

Bây giờ sang Word. Hãy mở mẫu văn bản bạn muốn dùng cho tất cả đối tượng: thư mời, phiếu điểm, hợp đồng…

Nếu bạn chưa có mẫu, cứ soạn một văn bản bình thường, để trống các vị trí cần chèn dữ liệu. Ví dụ:

“Kính gửi: [Tên học viên]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Chúng tôi xin thông báo…”

Những phần trong ngoặc lát nữa Word sẽ tự thay thế bằng dữ liệu từ Excel.

Bắt đầu Mail Merge – nơi Word và Excel “bắt tay”

Trong Word 2010:

1. Vào Mailings

2. Chọn Start Mail Merge

3. Chọn loại tài liệu (Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes…)

Nếu bạn chỉ cần tạo thư mời, chọn Letters là chuẩn nhất.

Tiếp theo:

4. Nhấn Select Recipients

5. Chọn Use Existing List…

6. Tìm đến file Excel bạn đã chuẩn bị

7. Chọn sheet chứa dữ liệu

8. Nhấn OK

Vậy là Word 2010 đã kết nối xong với bảng dữ liệu Excel của bạn rồi!

Chèn trường dữ liệu (Mail Merge Fields) vào đúng vị trí

Đây là bước thú vị nhất.

1. Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn tên

2. Nhấn Insert Merge Field

3. Chọn trường “HoTen”

4. Làm tương tự với DiaChi, Email…

Bạn có thể chèn bao nhiêu trường tuỳ thích. Word sẽ hiểu rằng mỗi trường đại diện cho một cột trong Excel.

Ví dụ văn bản lúc này sẽ trông như:

“Kính gửi: «HoTen»
Địa chỉ: «DiaChi»”

Nhìn hơi lạ, nhưng rất đúng. Khi chạy Mail Merge, những đoạn «HoTen» sẽ tự chuyển thành từng tên riêng.

Xem trước kết quả để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo

Bạn đừng vội kết xuất ngay. Hãy xem thử!

• Nhấn Preview Results trong tab Mailings

• Word sẽ hiển thị từng bản mẫu với dữ liệu thực tế thay thế

• Dùng nút mũi tên để xem từng bản một

Nếu thấy lỗi font, dấu cách thừa, sai định dạng, chỉnh lại ngay.

Đây là bước giúp bạn tránh hàng loạt lỗi không mong muốn khi in.

Hoàn tất Mail Merge – xuất từng văn bản

Nếu mọi thứ đã ổn:

1. Nhấn Finish & Merge

2. Chọn:

   • Edit Individual Documents để xuất ra một file Word lớn chứa tất cả bản

   • Print Documents để in ngay

   • Send Email Messages nếu muốn gửi email tự động (rất tiện!)

Nếu bạn chọn Edit Individual Documents, Word sẽ xuất ra một file gồm nhiều trang—mỗi trang là một bản đã điền đúng tên – địa chỉ – email.

Mẹo hay để Mail Merge chạy “ngọt” hơn

• Tránh đặt tên cột có dấu tiếng Việt

• Không để khoảng trống đầu dòng

• Không dùng công thức Excel phức tạp trong cột dữ liệu

• Giữ file Excel và Word cùng thư mục để hạn chế lỗi

• Đặt cột Email đúng định dạng nếu gửi email tự động

Những mẹo này giúp hạn chế lỗi Word 2010 không đọc đúng dữ liệu từ Excel.

Lời kết

Mail Merge trong Word 2010 thật sự là công cụ tuyệt vời để tiết kiệm thời gian. Thay vì ngồi sửa từng văn bản một, bạn chỉ cần chuẩn bị một file Excel gọn gàng, thiết kế một mẫu Word đẹp mắt, rồi để Word “làm phần còn lại”.

Cách Thực Hiện Đánh Số Trang Khác Nhau Cho Từng Section Trong Word 2021

Th11 29, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang làm luận văn, báo cáo chương – mục rõ ràng, hoặc tài liệu có phần mở đầu, nội dung chính và phụ lục riêng biệt… chắc chắn bạn sẽ phải đánh số trang khác nhau cho từng phần. Ví dụ:

• Phần mở đầu: i, ii, iii

• Phần nội dung chính: 1, 2, 3

• Phần phụ lục: A1, A2 hoặc tiếp tục số 1, 2…

Tin vui là Word 2021 hỗ trợ việc này rất tốt, chỉ cần bạn nắm nguyên tắc dùng Section Break và Page Number Format. Và yên tâm nhé—nghe có vẻ “chuyên môn” nhưng thật ra rất dễ làm.

Section trong Word 2021 là gì và vì sao phải dùng nó?

Section không phải trang. Cũng không phải chương. Section là khu vực của tài liệu mà bạn có thể áp dụng định dạng độc lập:

• đánh số trang riêng

• đổi header/footer

• đổi hướng trang (ngang/dọc)

• đổi lề theo từng phần

Vậy nên, muốn đánh số trang khác nhau → phải chia Section trước.

Bước 1: Tạo Section Break đúng vị trí cần tách số trang

Giả sử bạn cần:

• Trang bìa: không số

• Mục lục: số La Mã (i, ii, iii)

• Nội dung chính: bắt đầu từ trang 1

Bạn phải chèn Section Break tại điểm chuyển phần.

Cách làm:

1. Đặt con trỏ cuối trang muốn tách section

2. Vào Layout (hoặc Page Layout) → Breaks

3. Chọn Next Page dưới mục Section Breaks

Làm vậy ở mỗi điểm thay đổi kiểu đánh số.

Section đúng chỗ = 50% thành công.

Bước 2: Tắt “Link to Previous” để section mới hoàn toàn độc lập

Đây là bước mà cực kỳ nhiều người quên!
Nếu bạn chèn số trang mà Section sau vẫn chạy tiếp số của section trước, nghĩa là Word đang liên kết header/footer.

Để tách nó ra:

1. Nhấp đúp vào Header hoặc Footer

2. Trên thanh Header & Footer Tools, nhấn Link to Previous để tắt

Khi nút không sáng nữa → section đã tách biệt.

Bước 3: Chèn số trang theo kiểu riêng từng section

Bây giờ mỗi section đã “độc lập”, bạn có thể đánh số khác nhau.

Thực hiện:

1. Mở Insert → Page Number

2. Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…)

3. Mở lại Page Number → Format Page Numbers

4. Tùy chỉnh kiểu số:

   • i, ii, iii (La Mã)

   • 1, 2, 3 (Ả rập)

   • A, B, C

   • hoặc bất kỳ kiểu nào Word hỗ trợ

5. Ở mục Page numbering, chọn:

   • Start at: để bắt đầu số mới (thường chọn 1)

   • hoặc Continue from previous section nếu muốn tiếp số

Ví dụ cực phổ biến:

• Section 1: không số (bìa)

• Section 2: i, ii, iii (mục lục)

• Section 3: 1, 2, 3… (nội dung chính)

Bước 4: Ẩn số trang ở nơi không cần (như trang bìa)

Nếu bạn muốn trang bìa không có số trang, chỉ cần:

1. Vào header/footer của section

2. Đánh dấu Different First Page

Word sẽ tự ẩn số trang ở trang đầu tiên của section đó mà không ảnh hưởng trang sau.

Bước 5: Dùng Navigation Pane & thanh trạng thái để kiểm tra Section

Với tài liệu dài nhiều phần, đôi khi bạn tách section xong nhưng không chắc đã đúng.

Bạn có thể kiểm tra bằng:

Navigation Pane

Mở: View → Navigation Pane
→ giúp xem cấu trúc Heading, nhưng cũng thuận tiện để kiểm tra nội dung từng phần.

Thanh trạng thái Word

Nhấp vào header/footer, bạn sẽ thấy Word hiển thị:
Section 1, Section 2, Section 3…
→ rất dễ kiểm soát.

Lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh

1. Đánh số trang bị nối tiếp dù bạn đã Start at 1?

→ Bạn quên tắt Link to Previous.

2. Section mới nhưng vẫn mang định dạng của section cũ?

→ Bạn cần tách cả Header và Footer.

3. Số trang bị sai toàn bộ khi thêm nội dung?

→ Chỉ cần Update Entire Table (nếu dùng TOC).

4. Đặt số trang La Mã nhưng Word vẫn hiển thị 1,2,3?

→ Kiểm tra lại Format Page Numbers.

Lời kết

Đánh số trang theo section trong Word 2021 không hề khó. Chỉ cần nhớ ba yếu tố quan trọng:

✔ Chia Section đúng vị trí
✔ Tắt Link to Previous
✔ Chỉnh Format Page Numbers từng section

Một khi nắm được 3 bước này, bạn có thể định dạng mọi loại tài liệu trong word 2021 để làm : luận văn, báo cáo, sách, tài liệu nội bộ… mà không gặp bất cứ rắc rối nào.

Cách Thực Hiện Đánh Số Trang Khác Nhau Cho Từng Section Trong Word 2019

Th11 28, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn từng làm luận văn, báo cáo dài hoặc tài liệu có nhiều phần, chắc hẳn bạn đã gặp yêu cầu:
– phần mở đầu đánh số trang kiểu i, ii, iii
– phần nội dung chính bắt đầu từ trang 1
– phần phụ lục lại đánh số kiểu khác

Và thế là bạn ngồi tự hỏi: “Ủa, Word có làm được không, hay mình phải tách nhiều file ra đây?”
Tin vui là: Word 2019 hoàn toàn làm được, chỉ cần bạn biết cách dùng Section Break và Page Number Format đúng chuẩn. Nghe thì có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thực ra cực kỳ đơn giản nếu bạn làm theo từng bước dưới đây.

Hiểu rõ Section trong Word 2019 để làm chủ cách đánh số trang

Trước khi vào thao tác, bạn phải hiểu Section là gì đã.
Section không phải trang, cũng không phải chương. Section giống như “khu vực” trong tài liệu, nơi bạn có thể áp dụng định dạng riêng:

• đánh số trang khác nhau

• đổi header/footer

• đổi hướng trang (ngang/dọc)

• đổi lề

Vậy nên muốn đánh số trang khác nhau → bắt buộc chia Section.

Bước 1: Chèn Section Break đúng chỗ cần tách số trang

Giả sử bạn muốn:

• Trang bìa: không số

• Mục lục: số i, ii, iii

• Nội dung chính: bắt đầu từ 1

Bạn phải tạo Section tại điểm chuyển đoạn.

Cách làm:

1. Đặt con trỏ tại cuối trang cần tách

2. Vào Layout → Breaks

3. Chọn Next Page dưới mục Section Breaks

Lặp lại bước này tại các đoạn bạn muốn thay đổi kiểu đánh số.

Tạo Section đúng chỗ là quyết định 50% thành công.

Bước 2: Tắt chế độ “Link to Previous” để page number không bị dính nhau

Đây là lỗi 90% mọi người gặp phải!
Bạn chèn số trang rồi sửa, nhưng trang ở Section sau lại thay đổi theo → vì Word đang liên kết Footer/Header giữa các section.

Cách xử lý:

1. Nhấp vào chân trang (Footer) hoặc đầu trang (Header)

2. Trên thanh Header & Footer Tools, tắt Link to Previous

Lúc này, Section mới của bạn chính thức “độc lập”.

Bước 3: Chèn số trang theo ý muốn cho từng section

Bây giờ bạn có thể đánh số trang khác nhau cho các section.

Cách làm:

1. Vào Insert → Page Number

2. Chọn vị trí hiển thị (Top/Bottom/Corner…)

3. Sau khi chèn xong → mở lại Page Number → Format Page Numbers

4. Chọn kiểu số:

   • i, ii, iii

   • 1, 2, 3

   • A, B, C

   • hay bất kỳ kiểu nào Word hỗ trợ

5. Tại Page numbering:

   • chọn Start at: nếu bạn muốn bắt đầu lại từ 1

   • hoặc để Continue from previous section

Ví dụ:

• Section 1: không đánh số

• Section 2: kiểu La Mã (i, ii, iii)

• Section 3: bắt đầu từ 1

Bước 4: Ẩn số trang ở những nơi không cần thiết (như trang bìa)

Thường trang bìa không cần hiển thị số, đúng không?
Để làm điều này:

1. Nhấp vào Header/Footer của trang đầu

2. Chọn Different First Page

Word sẽ ẩn số trang chỉ ở trang đầu tiên của Section đó, mà không làm ảnh hưởng các trang còn lại.

Bước 5: Kiểm tra lại toàn bộ Section bằng Navigation Pane

Nếu tài liệu dài, đôi khi bạn làm xong nhưng không biết Section đã đúng chưa. Navigation Pane sẽ giúp ích cực lớn.

Bật bằng:

View → Navigation Pane

Hoặc xem trực tiếp số Section bằng cách nhấp Header/Footer → góc trái thanh trạng thái Word sẽ hiện “Section 1, Section 2…”

Một số lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh

1. Đánh số trang bị lặp lại không theo ý?

→ Bạn quên tắt “Link to Previous”.

2. Section mới nhưng số trang vẫn tiếp tục kiểu cũ?

→ Chưa chỉnh lại trong Format Page Numbers.

3. Trang bìa vẫn hiện số?

→ Bạn chưa bật “Different First Page”.

4. Mục lục tự động (TOC) nhảy số sai?

→ Update Entire Table sau khi đánh số chuẩn.

Lời kết

Đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2019 không khó—chỉ cần nhớ 3 thứ:

✔ phải chia Section
✔ phải tắt Link to Previous
✔ phải tùy chỉnh Page Number Format từng Section

Một khi làm quen, bạn sẽ thấy Word thật sự rất thông minh và linh hoạt, đặc biệt là với các tài liệu dài, cần tính chuyên nghiệp cao.

Hướng dẫn đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2016

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Làm tài liệu dài bằng Word 2016 đôi khi giống như… dắt tay một đứa trẻ hiếu động qua đường: bạn tưởng mọi thứ dễ, nhưng cứ loay hoay là Word lại “làm mình giật mình”. Đặc biệt là chuyện đánh số trang khác nhau cho từng section. Ủa, tại sao lại phiền thế? Nhưng mà thôi, vì tài liệu chuyên nghiệp thì cần vậy, nên ta cứ nhẹ nhàng bước từng bước, hiểu bản chất của Word một xíu là cả thế giới sáng bừng lên ngay!

1. Vì sao phải đánh số trang theo từng section?

Nếu bạn từng mở luận văn, sách, báo cáo nghiên cứu… bạn sẽ thấy mỗi phần thường có kiểu đánh số riêng. Mở đầu dùng số La Mã, nội dung chính dùng số Ả Rập, phụ lục đôi khi lại dùng chữ. Muốn làm như vậy trong Word 2016 thì phải chia section. Không chia thì Word hiểu cả tài liệu là một khối duy nhất — bạn đổi số trang ở bất kỳ chỗ nào, nó đổi sạch từ đầu đến cuối. Nghe hơi “quá đáng”, nhưng thật ra Word đang làm đúng nhiệm vụ của nó thôi.

Một khi bạn chấp nhận rằng: section chính là ranh giới để Word “tách chế độ đánh số”, bạn sẽ thấy mọi thứ dễ chịu hơn hẳn.

2. Bắt đầu bằng việc chia section

Trước khi nói chuyện đánh số thế nào, phải có section cái đã. Đây là bước cực kỳ quan trọng, đôi khi chỉ cần làm sai ở đây là phía sau rối tung như tơ vò.

Cách chia section trong Word 2016:

1. Đặt con trỏ chuột tại cuối trang nơi bạn muốn kết thúc phần 1.

2. Trên thanh ribbon, chọn Layout.

3. Nhấp Breaks.

4. Chọn Next Page (đây là lựa chọn phổ biến và an toàn nhất).

Ngay khi làm bước này, Word sẽ tạo một section mới và bắt đầu nó từ trang kế tiếp. Đừng nhầm với “Continuous”, vì lựa chọn đó chỉ chia section ngay trên cùng một trang — và có thể làm bạn rối tung lên nếu muốn tách trang.

3. Bước quan trọng không kém: Tắt liên kết giữa các section

Nhiều người chia section rất đúng, nhưng rồi đến khi đánh số thì mọi thứ vẫn “quay về như cũ”, vì họ quên tắt liên kết Header/Footer giữa các section.

Cách tắt liên kết:

1. Nhấp đúp chuột vào phần đầu trang hoặc cuối trang (Header hoặc Footer).

2. Xuất hiện tab Header & Footer Tools → Design.

3. Nhìn vào nút Link to Previous.

4. Bấm để tắt nó (khi tắt, nút sẽ không sáng vàng nữa).

Lúc này bạn đang nói với Word: “Ê Word, section này tao muốn tự quyết định phần số trang của nó nhé!”

Hãy nhớ kiểm tra cả Header lẫn Footer — vì đôi khi bạn tắt một chỗ nhưng quên chỗ kia, vậy là số trang lại… dính chùm như cũ.

4. Thiết lập số trang mới cho từng section

Sau khi tắt liên kết, đây là bước bạn “thay áo mới” cho từng phần.

Các bước thực hiện:

1. Vào tab Insert.

2. Chọn Page Number.

3. Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).

4. Tiếp đó chọn Format Page Numbers.

Cửa sổ hiện ra sẽ cho phép bạn:

• Đổi kiểu số: 1, 2, 3… hoặc i, ii, iii… hoặc a, b, c…

• Chọn điểm bắt đầu: chọn “Start at” rồi nhập số mong muốn.

Ví dụ nhỏ cho dễ hình dung:

• Phần mở đầu (Introduction) → chọn i, ii, iii…

• Phần nội dung chính → bật lại từ số 1

• Phần phụ lục → đánh số A, B, C hoặc bắt đầu lại từ 1 tùy ý

Điều quan trọng là phải làm cho từng section, đừng nhầm lẫn section này sang section khác vì đôi khi nhìn giống nhau dễ lẫn lắm.

5. Các lỗi thường gặp và cách xử lý “gọn cái rẹt”

Ai từng làm tài liệu dài mà đánh số trang đều biết: lỗi xuất hiện như cơm bữa. Nhưng khi bạn biết nguyên nhân, mọi thứ dễ xử lý hơn rất nhiều.

❖ Lỗi 1: Tắt liên kết rồi nhưng số vẫn giống nhau

Có thể bạn mới tắt Header, còn Footer thì chưa.
→ Quay lại tắt cả hai.

❖ Lỗi 2: Section Break đặt sai loại

Bạn chọn Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại, chọn đúng loại break.

❖ Lỗi 3: “Start at” không hoạt động

Do section của bạn vẫn còn dính thông tin số trang từ section trước.
→ Tắt Link to Previous trước rồi chỉnh lại.

❖ Lỗi 4: Số trang bị nhảy lung tung khi in

Print Preview sẽ cho bạn thấy lỗi đầu tiên và chính xác nhất — hãy luôn kiểm tra trước khi gửi.

6. Một vài mẹo nhỏ để cuộc đời nhẹ nhàng hơn

• Chia section hết một lượt trước khi chỉnh số trang. Làm tới đâu chia tới đó dễ sai.

• Sử dụng Navigation Pane (View → Navigation Pane) để dễ hình dung bố cục tài liệu.

• Đặt tên section trong đầu (hoặc ghi chú ra giấy) để không bị nhầm sang phần khác.

• Lưu file thành nhiều phiên bản nếu bạn đang làm luận văn, dự án quan trọng.

• Ẩn số trang tạm thời nếu bạn thấy rối mắt khi chỉnh bố cục.

Prompt ảnh 4

“Flowchart illustrating the full step-by-step process of setting different page numbers per section in Word 2016, modern pastel theme.”

7. Tóm tắt nhanh trong 6 bước (dành cho người thích mọi thứ gọn gàng)

1. Xác định nơi cần tách phần → chèn Section Break (Next Page).

2. Mở Header/Footer.

3. Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.

4. Chọn Insert → Page Number.

5. Vào Format Page Numbers để chỉnh kiểu số + điểm bắt đầu.

6. Lặp lại cho từng section.

Vậy thôi! Thực ra Word không “đáng sợ” như chúng ta nghĩ đâu. Chỉ cần biết quy tắc của nó là bạn làm chủ cuộc chơi ngay.

Cách thực hiện đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 2010

Th11 28, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Làm việc với Word 2010 đôi khi khiến người ta cảm giác như đang giải một bài toán hơi… vô lý. Bạn muốn phần mở đầu đánh số i, ii, iii; phần nội dung chính lại phải bắt đầu từ 1; rồi phần phụ lục cần một kiểu đánh số khác nữa. Nghe thì đơn giản nhưng đụng vào Word 2010 là y như rằng sẽ có chuyện! Nhưng không sao, nếu biết cách “bắt tay” với Word thay vì “đấu vật” với nó, bạn sẽ thấy việc này nhẹ nhàng bất ngờ.

1. Vì sao phải dùng section để đánh số trang khác nhau?

Nói thật nhé, nếu bạn tìm cách đổi kiểu đánh số ngay trong Page Number mà không chia section trước, Word sẽ… chống lại bạn liền. Bởi vì với Word, toàn bộ tài liệu mặc định được xem như một khối duy nhất. Nghĩa là bạn đổi kiểu số trang ở trang 10, nó cũng đổi luôn từ đầu đến cuối. Lý do? Vì bạn chưa “báo” cho Word biết rằng từng phần trong tài liệu có tính độc lập riêng.

Section chính là cách bạn nói: “Ê Word, phần này tôi muốn xử lý riêng nha!” Chỉ cần hiểu điều này thôi là bạn đã nắm được 50% bí quyết rồi đấy.

2. Chia section – thao tác nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng

Để đánh số trang khác nhau cho từng phần, bạn cần chia tài liệu thành các section riêng biệt. Cách làm thực ra rất là dễ:

1. Đặt con trỏ chuột ở cuối trang – nơi bạn muốn kết thúc phần cũ.

2. Mở tab Page Layout (hoặc Layout nếu bản khác).

3. Bấm Breaks → chọn Next Page.

Chỉ vậy thôi! Nhưng đừng xem thường. Nếu bạn làm sai, hoặc quên, hoặc nhầm sang Continuous Break thì hỏng bét luôn. Cứ tưởng chia rồi mà thực ra chưa chia — đó là tình huống nhiều người gặp phải nhất.

3. Liên kết các section – bật hay tắt mới đúng?

Chia section xong rồi, nhưng Word 2010 vẫn còn một điều kiện nữa: Link to Previous. Đây là chức năng cho phép phần Header/Footer của mỗi section nối tiếp phần trước.

Nhưng thử nghĩ xem: nếu bạn đang muốn mỗi section có cách đánh số riêng, sao còn muốn nó liên kết với phần trước làm gì? Vì vậy, bạn cần tắt Link to Previous.

Cách thực hiện:

1. Nhấp đúp vào đầu hoặc cuối trang để mở Header/Footer.

2. Ở thanh công cụ, tìm nút Link to Previous.

3. Bấm vào để nó tắt (nút sẽ không sáng nữa).

Ngay khoảnh khắc tắt liên kết này, bạn gần như đã làm chủ được số trang của 70% phần còn lại rồi. Nhiều người làm đúng mọi bước nhưng quên tắt liên kết — và thế là số trang của họ “loạn triều” ngay.

4. Thiết lập số trang cho từng section

Giờ thì đến bước mà ai cũng mong đợi: gán số trang riêng cho từng phần.

Các bước cụ thể:

• Vào Insert → Page Number.

• Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).

• Chọn tiếp Format Page Numbers.

• Tại đây bạn có thể:

  • Đổi kiểu số: 1,2,3 hoặc i, ii, iii hoặc a,b,c…

  • Chọn Start at để quyết định số bắt đầu.

Ví dụ:

• Phần mở đầu → i

• Nội dung chính → Start at 1

• Phụ lục → Start at A (tuỳ bạn thích kiểu nào)

Và đừng ngại thử vài kiểu rồi xem bản in thử trước khi chốt. Có khi kiểu số La Mã nhìn sang trọng, có khi số thường lại hợp hơn — tùy tài liệu, tùy cảm hứng nữa!

5. Những lỗi ngớ ngẩn mà ai cũng từng gặp (và cách gỡ)

Đúng là Word 2010 đôi khi có bản tính “hơi lạ”. Bạn cẩn thận thế nào cũng có lúc gặp lỗi. Dưới đây là vài lỗi cực kỳ phổ biến:

1. Đã tắt Link to Previous rồi mà vẫn bị đánh số giống nhau

Vấn đề nằm ở chỗ bạn chỉ tắt ở Header nhưng quên Footer — hoặc ngược lại.
→ Hãy kiểm tra cả hai vị trí.

2. Số trang nhảy lung tung khi đổi định dạng

Do bạn để chế độ “Continue from previous section”.
→ Chọn “Start at”.

3. Section Break tạo ra nhưng sang trang bị lỗi bố cục

Có thể bạn chọn nhầm Continuous thay vì Next Page.
→ Sửa lại break là xong.

4. Trang đầu section mới bị lặp lại số trang cũ

Đây là do liên kết Header/Footer vẫn còn tồn tại ở phần nào đó.
→ Quay lại kiểm tra thật kỹ: cứ nhìn thấy chữ “Same as Previous” là tắt nó ngay.

6. Một vài mẹo nhỏ để công việc “dễ thở” hơn

Đã làm tài liệu dài thì cứ có thêm một mẹo nhỏ lại giảm được vài phút đau đầu. Dưới đây là những mẹo mình đã rút ra sau vài lần “vật lộn”:

• Tạo toàn bộ section trước khi bắt đầu chỉnh số trang.
  Làm đến đâu chia đến đó dễ dẫn đến việc bạn quên hoặc nhầm lẫn.

• Bật Navigation Pane để theo dõi cấu trúc tài liệu.
  Tab View → tick Navigation Pane. Nhìn cái là biết ngay phần nào nằm đâu.

• Lưu nhiều phiên bản file.
  Word 2010 đôi khi “đơ” một cái là… bay hết.

• Ẩn số trang tạm thời khi cần xem bố cục.
  Đỡ rối mắt, đặc biệt khi bạn phải xử lý 5–7 section liền.

• Luôn xem Print Preview trước khi gửi hoặc in.
  90% lỗi số trang chỉ lộ ra khi xem bản in.

Prompt ảnh 4

“A clean flowchart visualizing the full process of setting different page numbers for each section in Word 2010, soft pastel colors.”

7. Tóm tắt nhanh – Quy trình 6 bước cực gọn

Nếu bạn không muốn nhớ hết cả bài dài, chỉ cần nhớ 6 bước dưới đây:

1. Xác định trang cần tách.

2. Chèn Next Page – Section Break.

3. Mở Header/Footer.

4. Tắt Link to Previous cho cả Header và Footer.

5. Vào Page Number → Format Page Numbers.

6. Chọn kiểu số + Start at → Hoàn tất.

Chỉ vậy thôi. Nghe thì hơi dài dòng nhưng làm vài lần là quen ngay. Đến khi quen rồi, bạn sẽ thấy thao tác này nhẹ nhàng như… hít thở.