Th2 27, 2026 | Chưa được phân loại, excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng làm việc với Microsoft Access 2016 và chỉ tạo bảng rồi nhập dữ liệu mà chưa đụng tới phần Relationships, thì thật lòng mà nói… bạn mới đi được nửa chặng đường thôi.
Access không phải Excel. Nó không sinh ra để chứa dữ liệu rời rạc. Nó sinh ra để các bảng “nói chuyện” với nhau. Và muốn chúng nói chuyện được, bạn phải tạo mối quan hệ.
Nghe hơi kỹ thuật nhỉ? Nhưng bình tĩnh. Khi hiểu bản chất rồi, bạn sẽ thấy nó hợp lý đến mức không làm thì… khó chịu.
Mối quan hệ trong Access là gì mà quan trọng vậy?
Hãy tưởng tượng bạn có hai bảng:
-
Bảng KhachHang
-
Bảng DonHang
Mỗi khách hàng có thể có nhiều đơn hàng. Nhưng mỗi đơn hàng chỉ thuộc về một khách hàng.
Nếu bạn không tạo relationship giữa hai bảng này, Access không hiểu chúng liên quan gì với nhau. Khi tạo query hoặc report, bạn sẽ phải nối bằng tay. Và sai sót rất dễ xảy ra.
Relationship giúp:
Nó giống như việc bạn xây móng nhà trước khi xây tường. Không ai xây tường trước cả, đúng không?
Hiểu về Primary Key và Foreign Key trước đã
Trước khi tạo relationship, bạn cần đảm bảo mỗi bảng có Primary Key.
Primary Key là trường duy nhất, không trùng lặp. Ví dụ:
Trong bảng DonHang, bạn cũng cần có trường MaKhachHang để liên kết về bảng KhachHang. Trường này gọi là Foreign Key.
Nếu thiếu Primary Key, Access sẽ không cho bạn tạo mối quan hệ chuẩn chỉnh đâu. Và nếu kiểu dữ liệu không khớp nhau (ví dụ một bên là Text, một bên là Number), thì cũng lỗi luôn.
Thế nên kiểm tra kỹ trước khi bắt đầu nhé.
Các loại mối quan hệ phổ biến
Access 2016 hỗ trợ ba kiểu chính:
-
One-to-Many (Một – Nhiều)
-
One-to-One (Một – Một)
-
Many-to-Many (Nhiều – Nhiều, cần bảng trung gian)
Trong thực tế, One-to-Many là phổ biến nhất. Ví dụ:
Many-to-Many thì phức tạp hơn. Ví dụ:
Khi đó bạn cần thêm một bảng trung gian để quản lý quan hệ.
Nhưng nếu bạn mới bắt đầu, cứ tập trung vào One-to-Many trước đã.
Cách tạo Relationship trong Access 2016
Giờ vào phần thực hành nhé.
Bước 1: Mở cửa sổ Relationships
-
Mở database trong Access 2016
-
Vào tab Database Tools
-
Nhấn Relationships
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Nếu chưa có bảng nào hiển thị, bạn nhấn “Show Table” để thêm các bảng cần liên kết.
Ban đầu nhìn hơi rối. Nhưng thực ra chỉ là sơ đồ thôi.
Bước 2: Kéo – Thả trường liên kết
Đây là phần dễ nhất.
Hộp thoại Edit Relationships sẽ hiện ra.
Tại đây, bạn nên tick vào:
-
Enforce Referential Integrity
-
Cascade Update Related Fields (nếu cần)
-
Cascade Delete Related Records (cân nhắc kỹ)
Sau đó nhấn Create.
Thế là xong. Một đường nối xuất hiện giữa hai bảng với ký hiệu “1” và “∞”.
Nhìn thấy đường nối đó là thấy… yên tâm hẳn.
Enforce Referential Integrity – Đừng bỏ qua
Đây là phần rất quan trọng.
Khi bạn chọn Enforce Referential Integrity, Access sẽ:
Nói cách khác, nó giữ cho dữ liệu không bị “mồ côi”.
Nếu bạn không bật tính năng này, database có thể chứa những bản ghi vô nghĩa. Và đến lúc phát hiện thì đã quá muộn.
Còn Cascade Update và Cascade Delete?
-
Cascade Update: Nếu thay đổi mã ở bảng chính, bảng phụ tự cập nhật theo.
-
Cascade Delete: Nếu xóa bản ghi chính, các bản ghi liên quan cũng bị xóa.
Cascade Delete nghe tiện, nhưng phải cẩn thận. Xóa nhầm một dòng là mất cả loạt dữ liệu phía sau.
Relationship giúp gì khi làm Query?
Khi bạn tạo Query, Access sẽ tự động hiểu cách nối bảng dựa trên relationship đã thiết lập.
Không cần viết Join phức tạp. Không cần đoán điều kiện nối.
Ví dụ bạn muốn xem danh sách đơn hàng kèm tên khách hàng. Chỉ cần thêm hai bảng vào Query Design, Access sẽ tự nối theo relationship có sẵn.
Tiện hơn rất nhiều so với việc nối thủ công.
Những lỗi thường gặp khi tạo Relationships
-
Kiểu dữ liệu không khớp nhau
-
Chưa đặt Primary Key
-
Có dữ liệu trùng hoặc sai trong bảng
-
Tạo quan hệ vòng lặp không cần thiết
Nếu Access báo lỗi, đừng hoảng. Kiểm tra lại từng bước. Thường vấn đề nằm ở kiểu dữ liệu hoặc dữ liệu hiện có không phù hợp với Referential Integrity.
Chỉnh lại là ổn.
Th2 27, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Lần đầu mở Microsoft Access 2010 và nhìn thấy cả đống bảng (table), mình đã từng nghĩ: “Ừ thì nhập dữ liệu thôi mà, cần gì phức tạp.” Nhưng rồi đến lúc phải truy vấn, lọc dữ liệu, in báo cáo… mọi thứ bắt đầu lộn xộn. Trùng lặp. Sai lệch. Khó kiểm soát.
Lúc đó mới hiểu một điều: nếu không tạo mối quan hệ (Relationships) giữa các bảng ngay từ đầu, thì về sau sửa mệt lắm.
Access không giống Excel. Excel cho bạn nhập thoải mái. Access thì khác. Nó cần cấu trúc. Và “Relationships” chính là phần xương sống của hệ thống dữ liệu.
Nghe hơi to tát đúng không? Nhưng thật ra làm không khó đâu.
Mối quan hệ trong Access là gì?
Hiểu đơn giản, Relationship là cách bạn liên kết các bảng với nhau thông qua các trường chung.
Ví dụ:
Bạn có bảng KhachHang và bảng DonHang.
Khi bạn tạo relationship giữa hai bảng dựa trên MaKhachHang, bạn đang nói với Access rằng: mỗi đơn hàng phải thuộc về một khách hàng.
Nghe hợp lý quá còn gì.
Không có relationship, Access không biết hai bảng này có liên quan. Và bạn thì phải tự xử lý bằng tay. Khá mệt.
Các loại mối quan hệ phổ biến
Trong Access 2010, thường gặp nhất là:
-
One-to-Many (Một – Nhiều)
-
One-to-One (Một – Một)
-
Many-to-Many (Nhiều – Nhiều, cần bảng trung gian)
Ví dụ One-to-Many là phổ biến nhất. Một khách hàng có thể có nhiều đơn hàng. Nhưng một đơn hàng chỉ thuộc về một khách hàng.
Đó chính là logic cơ bản của database quan hệ.
Nếu bạn từng thấy sơ đồ có các đường nối giữa bảng với ký hiệu “1” và “∞”, thì đó chính là biểu diễn của relationship.
Cách tạo Relationship trong Access 2010
Giờ vào phần thực hành nhé.
Bước 1: Chuẩn bị Primary Key
Trước khi tạo relationship, mỗi bảng nên có Primary Key. Đây là trường duy nhất, không trùng lặp.
Ví dụ:
Trường MaKhachHang trong bảng DonHang sẽ đóng vai trò Foreign Key.
Nếu chưa có Primary Key, bạn cần vào Design View của bảng và thiết lập trước.
Đừng bỏ qua bước này. Nếu không, tạo relationship sẽ lỗi đấy.
Bước 2: Mở cửa sổ Relationships
-
Mở database trong Access 2010
-
Vào tab “Database Tools”
-
Nhấn “Relationships”
Một cửa sổ mới hiện ra. Nếu chưa có bảng nào, bạn chọn “Show Table” và thêm các bảng cần liên kết.
Nhìn sơ đồ này ban đầu hơi rối. Nhưng quen rồi sẽ thấy khá trực quan.
Bước 3: Kéo – Thả để tạo liên kết
Đây là phần thú vị nhất.
Hộp thoại “Edit Relationships” sẽ xuất hiện.
Tại đây, bạn nên tick chọn:
-
Enforce Referential Integrity
-
Cascade Update Related Fields (nếu cần)
-
Cascade Delete Related Records (cân nhắc kỹ)
Rồi nhấn Create.
Vậy là xong.
Một đường nối xuất hiện giữa hai bảng. Có ký hiệu 1 và ∞. Nhìn khá đã mắt.
Enforce Referential Integrity là gì?
Đây là phần quan trọng mà nhiều người bỏ qua.
Khi bạn chọn Enforce Referential Integrity, bạn đang yêu cầu Access đảm bảo rằng:
Nói cách khác, nó giúp dữ liệu không bị “mồ côi”.
Nếu không bật tính năng này, bạn có thể vô tình tạo ra dữ liệu sai lệch mà không biết.
Khi nào nên dùng Cascade Update và Cascade Delete?
-
Cascade Update: Nếu thay đổi mã khách hàng ở bảng chính, Access sẽ tự cập nhật ở bảng phụ.
-
Cascade Delete: Nếu xóa khách hàng, tất cả đơn hàng liên quan cũng bị xóa theo.
Cascade Delete nghe tiện, nhưng cần cẩn thận. Xóa nhầm là mất dữ liệu hàng loạt.
Tốt nhất chỉ dùng khi bạn hiểu rõ cấu trúc hệ thống.
Relationship giúp ích gì trong thực tế?
Rất nhiều.
Ví dụ khi tạo Query kết hợp KhachHang và DonHang, Access sẽ tự hiểu cách nối bảng dựa trên relationship đã tạo. Bạn không cần viết điều kiện Join phức tạp.
Tiết kiệm thời gian đáng kể.
Một vài lỗi thường gặp
-
Không đặt Primary Key trước khi tạo relationship.
-
Nối sai kiểu dữ liệu (Text với Number).
-
Không bật Referential Integrity.
-
Tạo relationship vòng lặp phức tạp.
Nếu thấy Access báo lỗi khi tạo liên kết, hãy kiểm tra:
Chỉ cần chỉnh lại là ổn.
Th2 27, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu mỗi sáng mở Outlook 365 ra mà bạn thấy 50–100 email chưa đọc, trong đó lẫn lộn email khách hàng, thông báo hệ thống, newsletter khuyến mãi và mấy thứ “cc cho biết”… thì chúc mừng, bạn không cô đơn đâu.
Hộp thư đầy là chuyện rất bình thường. Nhưng cái mệt là phải lọc từng email xem cái nào quan trọng, cái nào có thể để sau. Cứ thế, mất cả buổi sáng chỉ để… đọc và xóa.
May mắn là Outlook 365 có một tính năng khá hay: Focused Inbox.
Nghe tên là hiểu sơ sơ rồi đúng không? Nó chia hộp thư thành hai phần: Focused (Tập trung) và Other (Khác). Nhưng dùng sao cho hiệu quả thì không phải ai cũng biết.
Focused Inbox hoạt động như thế nào?
Nói đơn giản, Outlook sẽ tự động phân loại email dựa trên thói quen của bạn. Những email bạn thường xuyên mở, trả lời, tương tác sẽ được đưa vào tab Focused. Những email ít quan trọng hơn sẽ nằm ở tab Other.
Ví dụ:
-
Email từ sếp
-
Email khách hàng
-
Email đối tác
Khả năng cao sẽ nằm ở Focused.
Còn mấy email quảng cáo, thông báo tự động, newsletter… thường sẽ bị đẩy qua Other.
Nghe khá thông minh phải không?
Nhưng khoan, đừng nghĩ nó hoàn hảo 100%. Ban đầu, hệ thống vẫn phải “học” từ cách bạn xử lý email.
Cách bật hoặc tắt Focused Inbox trong Outlook 365
Tùy bạn đang dùng phiên bản nào – desktop hay web – cách bật sẽ hơi khác một chút.
Trên Outlook 365 Desktop (Windows)
-
Mở Outlook
-
Vào tab “View”
-
Tìm và nhấn “Show Focused Inbox”
Chỉ vậy thôi. Khi bật lên, hộp thư của bạn sẽ tự động chia thành hai tab.
Nếu bạn không thích, có thể tắt đi bất cứ lúc nào. Không có gì cố định cả.
Trên Outlook 365 Web
-
Nhấn vào biểu tượng bánh răng (Settings)
-
Tìm mục “Focused Inbox”
-
Gạt sang On hoặc Off
Giao diện khá dễ dùng. Làm một lần là quen ngay.
Làm sao để “dạy” Focused Inbox thông minh hơn?
Đây mới là phần thú vị.
Nếu Outlook phân loại sai, ví dụ email quan trọng lại nằm trong tab Other, bạn chỉ cần:
Hoặc ngược lại, nếu email không quan trọng nhưng lại nằm ở Focused, bạn chuyển nó sang Other.
Hệ thống sẽ ghi nhớ lựa chọn đó cho những email sau từ cùng người gửi.
Giống như bạn đang “huấn luyện” nó vậy. Ban đầu hơi lộn xộn, nhưng sau một thời gian, độ chính xác tăng lên đáng kể.
Focused Inbox có thực sự giúp tiết kiệm thời gian?
Câu trả lời là: có, nếu bạn dùng đúng cách.
Thay vì mở toàn bộ hộp thư và bị phân tâm bởi hàng loạt email quảng cáo, bạn chỉ cần tập trung vào tab Focused trước. Xử lý hết những email quan trọng, rồi khi rảnh thì mới xem qua tab Other.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm công việc cần phản hồi nhanh như sales, chăm sóc khách hàng, quản lý dự án.
Nhưng cũng có người không thích.
Vì sao?
Vì họ sợ bỏ sót email quan trọng bị đẩy nhầm sang Other.
Thực ra, giải pháp khá đơn giản: mỗi ngày dành vài phút kiểm tra tab Other. Không mất quá nhiều thời gian, nhưng đủ để yên tâm.
Khi nào nên tắt Focused Inbox?
Không phải ai cũng cần tính năng này.
Nếu bạn đã thiết lập rule (quy tắc) lọc email rất chi tiết, hoặc hộp thư của bạn vốn đã gọn gàng, thì Focused Inbox có thể không cần thiết.
Ngoài ra, trong môi trường công việc mà mọi email đều quan trọng như nhau, việc chia tab đôi khi lại gây bất tiện.
Cái gì cũng vậy. Công cụ tốt hay không phụ thuộc vào cách bạn dùng.
Focused Inbox và Rule – có nên dùng cùng lúc?
Câu hỏi này khá hay.
Rule (quy tắc) trong Outlook cho phép bạn tự động chuyển email từ một người gửi hoặc có từ khóa cụ thể vào thư mục riêng. Trong khi đó, Focused Inbox chỉ chia làm hai nhóm.
Bạn hoàn toàn có thể dùng cả hai.
Ví dụ:
Kết hợp như vậy, hộp thư của bạn sẽ gọn gàng hơn rất nhiều.
Một vài mẹo nhỏ để tận dụng Focused Inbox tốt hơn
-
Đừng bỏ qua tab Other quá lâu.
-
Chủ động chuyển email sai tab ngay khi phát hiện.
-
Kết hợp với việc unsubscribe những email không cần thiết.
-
Dọn dẹp inbox định kỳ.
Focused Inbox không phải phép màu. Nếu bạn đăng ký nhận 50 bản tin mỗi tuần, thì dù có chia tab, hộp thư vẫn đông như thường.
Có nên phụ thuộc hoàn toàn vào Focused Inbox?
Cá nhân tôi thì không.
Tôi xem nó như một bộ lọc hỗ trợ. Nó giúp giảm bớt sự nhiễu loạn ban đầu, nhưng quyết định cuối cùng vẫn là của mình.
Thỉnh thoảng vẫn có email quan trọng rơi vào tab Other. Không nhiều, nhưng có. Vì vậy, thói quen kiểm tra cả hai tab vẫn cần duy trì.
Công nghệ có thể thông minh, nhưng không thay thế hoàn toàn sự chú ý của con người.
Th2 27, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Bạn đã bao giờ mở email mà cảm thấy như đang lạc vào một khu chợ trời chưa? Hàng đống thư từ quảng cáo, cập nhật mạng xã hội lẫn lộn với email công việc quan trọng. Thật sự là ác mộng! Nhưng đừng lo, Outlook 2021 có tính năng Focused Inbox siêu đỉnh, giúp phân loại tự động, ưu tiên những gì cần thiết. Nó như một trợ lý cá nhân, học theo thói quen của bạn để sắp xếp mọi thứ gọn gàng. Mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng nó, kiểu như đang tám chuyện với bạn vậy. Nếu bạn đang dùng Outlook 2021, đây chính là thứ sẽ thay đổi cách bạn quản lý email đấy. Sẵn sàng chưa?
Kích hoạt Focused Inbox – Bước đầu tiên đơn giản
Trước hết, phải bật tính năng này lên đã, vì đôi khi nó không tự động chạy ở một số tài khoản. Mở Outlook 2021, nhìn lên tab View ở menu trên cùng. Click vào “Show Focused Inbox” và tick chọn. Xong! Dễ như ăn kẹo phải không? Nếu không thấy, thử vào File > Options > Mail để kiểm tra. Mình nhớ lần đầu, cứ nghĩ phức tạp, hóa ra chỉ vài cú click. Khi bật, hộp thư sẽ tách thành hai tab: Focused cho email quan trọng, và Other cho những thứ linh tinh. Microsoft dùng trí tuệ nhân tạo để phân loại dựa trên tương tác của bạn – càng dùng, nó càng khôn. Thích thật!
Làm quen với giao diện mới mẻ
Giờ thì hộp thư của bạn đã khác hẳn. Tab Focused ở ngay đầu, liệt kê email từ sếp, đồng nghiệp hay đối tác quen thuộc. Chúng được sắp theo thời gian, nhưng bạn có thể chỉnh để xem theo người gửi hoặc chủ đề. Hay ho chứ? Tab Other thì giống như ngăn kéo đựng đồ thừa, đầy newsletter và ưu đãi. Mình hay tự hỏi: Sao trước kia không có cái này nhỉ? Phải lọc tay mỏi cả mắt. Giao diện Outlook 2021 mượt mà hơn, với màu sắc tươi mới, dễ nhìn. Nếu email lạc lối, cứ kéo thả giữa hai tab là ổn. Nói chung, nó thân thiện, phù hợp cho ai bận rộn như dân văn phòng.
Di chuyển email – Linh hoạt và nhanh chóng
Giả sử email từ khách hàng mới bị đẩy sang Other, bạn làm gì? Chọn nó, chuột phải, rồi “Move to Focused” hoặc “Always Move to Focused” để áp dụng lâu dài. Ồ, tiện lợi quá đi! Ngược lại, nếu quảng cáo lọt vào Focused, “Move to Other” ngay. Mình dùng cách này để “huấn luyện” Outlook, ban đầu hơi rối nhưng sau vài ngày, độ chính xác tăng vọt. Bạn tưởng tượng xem, không có nó thì phải tạo folder thủ công, mất bao công sức? Đừng lo xóa nhầm, di chuyển chỉ sắp xếp thôi. Thử đi, bạn sẽ thấy Outlook 2021 thông minh thế nào.
Tùy chỉnh quy tắc để cá nhân hóa
Focused Inbox hay, nhưng đôi khi cần chỉnh tay nếu bạn nhận đa dạng email. Vào tab Home, tìm Rules > Manage Rules & Alerts. Tạo rule mới: ví dụ, email từ địa chỉ công ty luôn vào Focused, hoặc chứa “sale” thì sang Other. Wow, như ma thuật! Mình từng set rule cho email dự án, đẩy hết vào Focused để ưu tiên. Câu hỏi là: Bạn muốn hộp thư “hiểu” mình đến mức nào? Chắc chắn là càng nhiều càng tốt! Nhưng đừng lạm dụng, bắt đầu với vài rule cơ bản thôi. Giao diện Outlook 2021 trực quan, dễ chỉnh sửa hơn các bản cũ.
Những mẹo nhỏ nhưng hiệu quả cao
Ngoài cơ bản, mình có vài chiêu hay để tối ưu. Sử dụng Snooze để “ẩn” email tạm thời, chúng sẽ quay lại khi bạn cần. Siêu hữu ích cho task chưa kịp làm! Kết hợp Categories để tô màu email, giúp Focused tab nổi bật hơn. Và nhớ check Other định kỳ nhé, biết đâu có email quan trọng lọt lưới. Mình hay làm vào buổi tối, chỉ tốn vài phút. Nếu dùng Outlook trên điện thoại hay máy khác, nó đồng bộ qua cloud, tiện lắm. Nhưng nếu không thích, tắt đi dễ dàng bằng cách bỏ tick ở View. Khuyên thật lòng: Thử một tuần xem, bạn sẽ nghiện luôn!
Lợi ích rõ rệt và lưu ý cần biết
Focused Inbox tiết kiệm thời gian kinh khủng, giúp bạn tập trung vào việc chính mà không bị phân tâm. Giảm stress từ đống email lộn xộn, tăng năng suất. Nhưng không phải ai cũng mê, một số kêu nó “thông minh quá” bỏ sót thứ hay. Ha ha, đúng đấy! Nếu gặp vấn đề, reset ở File > Options > Mail. Mình từng thấy email từ nguồn mới bị đẩy sai, nhưng di chuyển vài lần là ổn. Tổng thể, trong Outlook 2021, đây là tính năng đáng giá, đặc biệt khi email ngày càng nhiều.
Kết luận: Hộp thư gọn gàng, cuộc sống dễ chịu
Tóm lại, Focused Inbox là công cụ mạnh mẽ để kiểm soát email trong Outlook 2021. Áp dụng thử, bạn sẽ thấy sự khác biệt rõ rệt. Mình dùng hơn năm nay, không thể quay đầu. Có gì thắc mắc, hỏi mình nhé! Chúc bạn quản lý email suôn sẻ hơn. Bài này khoảng 1000 từ rồi, hy vọng giúp ích!
Th2 26, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Ôi, bạn có bao giờ cảm thấy hộp thư email của mình như một bãi chiến trường không? Mỗi ngày mở Outlook lên, hàng tá thư rác, thông báo linh tinh chen chúc với những email quan trọng từ sếp hay đồng nghiệp. Thật mệt mỏi! Nhưng may mắn thay, Microsoft đã nghĩ ra Focused Inbox – một tính năng siêu hay trong Outlook 2019 giúp phân loại email tự động. Nó giống như một người quản gia thông minh, đẩy những thứ quan trọng lên đầu, còn đám lộn xộn thì nép sang một bên. Hôm nay, mình sẽ chia sẻ cách sử dụng nó một cách đơn giản, như đang trò chuyện với bạn vậy. Nói chung là, nếu bạn đang dùng Outlook 2019, đây là công cụ cứu cánh cho năng suất làm việc đấy!
Bật Focused Inbox lên thôi nào!
Đầu tiên, bạn cần kích hoạt tính năng này, vì mặc định nó có thể chưa bật ở một số tài khoản. Mở Outlook 2019 ra, nhìn lên thanh menu View ở trên cùng. Click vào đó, rồi tìm nút “Show Focused Inbox”. Chỉ cần tick vào là xong! Ồ, dễ dàng phải không? Nếu không thấy, có lẽ bạn cần kiểm tra lại cài đặt tài khoản. Mình nhớ lần đầu dùng, cứ loay hoay mãi mới tìm ra, nhưng một khi bật lên, hộp thư sẽ chia làm hai tab: Focused và Other. Focused là nơi chứa email “xịn sò” – những cái bạn thường tương tác, từ người gửi quen thuộc. Còn Other thì gom hết đám quảng cáo, newsletter ít quan trọng hơn. Bạn biết đấy, Microsoft dùng AI để học thói quen của bạn, nên càng dùng càng chính xác.
Khám phá giao diện Focused Inbox
Bây giờ, hãy nhìn vào hộp thư của bạn. Tab Focused nằm ngay đầu, với những email nổi bật. Chúng được sắp xếp theo thời gian, nhưng bạn có thể tùy chỉnh để hiển thị theo người gửi hay chủ đề. Thích thật! Còn tab Other thì như một góc khuất, bạn có thể lướt qua khi rảnh rỗi. Đôi khi, mình hay tự hỏi: Sao Microsoft không làm nó sớm hơn nhỉ? Vì trước kia, mình phải lọc thủ công, mất bao thời gian. Giờ thì khác, chỉ cần switch giữa hai tab là thấy rõ sự khác biệt. Nếu email quan trọng lỡ lạc vào Other, đừng lo, bạn có thể kéo thả hoặc dùng lệnh để di chuyển. Nói chung, giao diện này thân thiện lắm, đặc biệt với dân văn phòng bận rộn.
Di chuyển email giữa các tab – Dễ như trở bàn tay
Giả sử bạn nhận được email từ một người bạn cũ, nhưng Outlook nhầm lẫn đẩy nó vào Other. Làm sao đây? Đơn giản thôi! Chọn email đó, right-click, rồi chọn “Move to Focused” hoặc “Always Move to Focused” nếu muốn áp dụng cho tất cả email từ người gửi ấy. Wow, tiện lợi phải biết! Hoặc nếu là email quảng cáo lọt vào Focused, bạn làm ngược lại: “Move to Other”. Mình hay dùng cách này để “dạy” Outlook học hỏi. Ban đầu có thể hơi lộn xộn, nhưng sau vài tuần, nó sẽ thông minh hơn, phân loại chính xác đến 90%. Bạn thử nghĩ xem, nếu không có tính năng này, bạn sẽ phải tạo bao nhiêu quy tắc lọc thủ công? Thật kinh khủng! À, lưu ý là di chuyển không xóa email đâu, chỉ sắp xếp lại thôi. Nói chung là, cứ thử nghiệm thoải mái, không sợ hỏng gì cả.
Tùy chỉnh quy tắc để Focused Inbox “hiểu” bạn hơn
Focused Inbox không phải lúc nào cũng hoàn hảo, đặc biệt nếu bạn nhận nhiều loại email khác nhau. Lúc này, bạn cần can thiệp sâu hơn bằng cách tạo quy tắc. Vào tab Home, tìm nút Rules, rồi chọn Manage Rules & Alerts. Ở đây, bạn có thể tạo rule mới: ví dụ, tất cả email từ địa chỉ công ty sẽ luôn vào Focused, hoặc email chứa từ khóa “khuyến mãi” thì đẩy sang Other. Hay ho chứ? Mình từng tạo rule cho newsletter từ các trang tin tức, đẩy hết vào Other để đọc cuối tuần. Câu hỏi đặt ra là: Bạn có muốn hộp thư của mình trở thành “người bạn thân thiết” không? Chắc chắn rồi! Nhưng nhớ nhé, đừng tạo quá nhiều rule, kẻo rối rắm. Bắt đầu với vài cái cơ bản thôi, rồi chỉnh sửa dần. Outlook 2019 hỗ trợ tốt lắm, giao diện trực quan, không phức tạp như phiên bản cũ.
Mẹo hay ho khi sử dụng Focused Inbox
Ngoài những cái cơ bản, mình có vài mẹo nhỏ để bạn khai thác tối đa. Đầu tiên, dùng tính năng Snooze để “ngủ đông” email – đẩy chúng biến mất tạm thời rồi quay lại sau. Rất hữu ích cho những email cần xử lý nhưng chưa kịp! Thứ hai, kết hợp với Categories để phân loại màu sắc, giúp Focused tab thêm nổi bật. Ồ, và đừng quên kiểm tra Other tab định kỳ, vì đôi khi có “viên ngọc ẩn” lọt vào đó. Mình hay làm vậy vào cuối ngày, chỉ mất 5 phút thôi. Còn nếu bạn dùng Outlook trên nhiều thiết bị, Focused Inbox sẽ đồng bộ qua đám mây, siêu tiện. Nhưng mà, nếu bạn ghét tính năng này thì sao? Dễ dàng tắt đi bằng cách quay lại menu View và bỏ tick. Nói chung, mình khuyên nên thử ít nhất một tháng, bạn sẽ nghiện đấy!
Lợi ích và một vài lưu ý nhỏ
Sử dụng Focused Inbox giúp bạn tiết kiệm thời gian khủng khiếp, giảm stress từ việc lướt qua hàng trăm email. Nó như một bộ lọc thông minh, ưu tiên những gì quan trọng, giúp bạn tập trung vào công việc. Nhưng không phải ai cũng thích, một số người bảo nó “quá thông minh” đến mức bỏ sót email. Ha ha, đúng là vậy! Nếu gặp vấn đề, bạn có thể reset bằng cách vào File > Options > Mail, rồi tìm phần Focused Inbox để chỉnh. Mình từng gặp trường hợp email từ đồng nghiệp mới bị đẩy sang Other, nhưng sau khi di chuyển vài lần, Outlook học ngay. Tổng thể, đây là tính năng đáng giá trong Outlook 2019, đặc biệt ở thời đại email tràn lan như bây giờ.
Kết thúc một hành trình email gọn gàng
Tóm lại, Focused Inbox không chỉ là công cụ, mà còn là cách để bạn kiểm soát cuộc sống số. Bạn thử áp dụng xem, chắc chắn sẽ thấy khác biệt. Mình đã dùng nó hơn hai năm, và giờ thì không thể thiếu. Nếu có thắc mắc, cứ comment bên dưới nhé! Chúc bạn có những ngày làm việc hiệu quả hơn với Outlook 2019. À, mà độ dài bài này khoảng 1000 từ rồi đấy, hy vọng hữu ích cho bạn!
Th2 25, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một chuyện rất quen ở môi trường công việc: muốn đặt lịch họp mà phải nhắn hỏi từng người “Bạn rảnh lúc nào?”. Người thì đang họp, người thì đi công tác, người thì chưa xem tin nhắn. Cuối cùng mất cả buổi chỉ để tìm một khung giờ phù hợp.
Trong khi đó, nếu dùng Shared Calendar trong Outlook 365, mọi thứ đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần vài thao tác, bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp, biết ai rảnh – ai bận, và đặt cuộc họp trong vài phút.
Nghe có vẻ nhỏ, nhưng khi cả nhóm cùng sử dụng, hiệu quả rất rõ ràng.
Shared Calendar trong Outlook 365 là gì?
Nói ngắn gọn:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy mức quyền bạn cấp).
Bạn có thể:
-
Cho đồng nghiệp xem bạn rảnh hay bận
-
Cho phép trợ lý quản lý lịch thay bạn
-
Chia sẻ lịch dự án cho cả nhóm theo dõi
Và điều quan trọng là: bạn hoàn toàn kiểm soát được quyền truy cập.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 365
Outlook 365 hoạt động tốt nhất với:
Nếu bạn dùng tài khoản công ty trên nền tảng Microsoft 365, tính năng chia sẻ lịch sẽ đầy đủ và rất ổn định.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 365 (phiên bản desktop)
Chúng ta bắt đầu với Outlook 365 bản cài trên máy tính.
Bước 1: Mở Calendar
Lúc này bạn sẽ thấy lịch của mình theo ngày/tuần/tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm Share Calendar
Outlook sẽ mở một cửa sổ chia sẻ.
Bước 3: Thêm người nhận và chọn mức quyền
Các mức phổ biến gồm:
-
Can view when I’m busy
→ Chỉ thấy bạn bận hay rảnh
-
Can view titles and locations
→ Thấy tiêu đề và địa điểm
-
Can view all details
→ Thấy đầy đủ nội dung
-
Can edit
→ Có thể chỉnh sửa lịch của bạn
Chọn xong → bấm Send.
Người nhận sẽ nhận được email mời và chỉ cần bấm mở lịch.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 365 (phiên bản web)
Nếu bạn dùng Outlook trên trình duyệt (outlook.office.com), thao tác hơi khác một chút.
Bước 1: Mở Calendar trên web
Bước 2: Chọn Share
Giao diện web trực quan, dễ thao tác và khá nhanh.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 365
Nếu người khác đã chia sẻ lịch cho bạn:
Trên desktop:
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
Trên web:
-
Chọn Add Calendar
-
Chọn Add from directory
-
Tìm tên người cần mở
Lịch của họ sẽ hiển thị song song với lịch của bạn.
Rất tiện khi cần đặt lịch họp nhóm.
Chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền chia sẻ
Bạn hoàn toàn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào.
Trên desktop:
Trên web:
Không cần tạo lại từ đầu.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền Can edit để trợ lý đặt và thay đổi lịch linh hoạt.
2. Nhóm dự án chia sẻ lịch chung
Tạo một lịch riêng cho dự án, cả nhóm cùng theo dõi.
3. Kiểm tra giờ trống trước khi gửi meeting invite
Giúp giảm việc dời lịch nhiều lần.
Một số lưu ý quan trọng
-
Không nên cấp quyền chỉnh sửa nếu không cần thiết
-
Nếu chỉ cần biết giờ rảnh/bận, chọn mức tối thiểu
-
Kiểm tra định kỳ danh sách người được chia sẻ
Lịch làm việc cũng là thông tin cá nhân. Chia sẻ có chọn lọc sẽ an toàn hơn.
Kết lại cho trọn ý
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 365 là một tính năng cực kỳ hữu ích khi làm việc nhóm. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm hiểu lầm và làm cho việc sắp xếp cuộc họp trở nên chủ động hơn rất nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích kéo dài lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy việc phối hợp công việc nhẹ nhàng hơn hẳn.
Và đôi khi, làm việc thông minh không phải là làm nhiều hơn – mà là tận dụng đúng công cụ mình đã có.
