Hướng dẫn lưu Word sang PDF trong Word 2016 (giải thích dễ hiểu từ A đến Z)

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Chuyển file Word sang PDF là chuyện gần như ngày nào dân văn phòng, sinh viên, giáo viên… cũng đụng tới. Nộp báo cáo cho thầy? Gửi hợp đồng cho khách? Đưa tài liệu cho người khác mà sợ vỡ font, lệch dòng? Lúc đó PDF gần như là “cứu tinh”. Nếu bạn đang dùng Word 2016, thật ra việc lưu sang PDF chỉ là vài cú click. Vấn đề là… nhiều khi không ai chỉ cho mình từ đầu, nên cứ tưởng phức tạp.

1. Vì sao nên lưu Word sang PDF?

Trước khi bấm bấm click click, hiểu sơ lý do chút cho đỡ “làm mà không biết tại sao”.

• Giữ nguyên định dạng: PDF cố định bố cục, font chữ, khoảng cách, hình ảnh. Bạn gửi cho ai, ở máy nào, gần như nhìn cũng giống nhau.

• Khó sửa hơn: người nhận không dễ chỉnh sửa như Word, nên hợp đồng, báo giá, báo cáo nộp chính thức… thường dùng PDF để tránh bị “chỉnh nhầm”.

• Dễ mở trên nhiều thiết bị: từ máy tính, điện thoại, tablet cho tới trình duyệt web, PDF đều chơi được.

Nói ngắn gọn: bạn soạn và chỉnh sửa trong Word, còn khi cần gửi đi hoặc nộp thì nên dùng PDF.

2. Cách 1: Lưu sang PDF bằng Save As (cách cơ bản, dễ nhớ nhất)

Cách này phù hợp cho hầu hết mọi trường hợp. Làm vài lần là thành phản xạ.

Các bước thực hiện

1. Mở file Word của bạn bằng Word 2016.

2. Bấm vào tab File ở góc trên bên trái.

3. Chọn Save As (Lưu thành).

4. Chọn nơi lưu:

   • This PC / Computer

   • Hoặc chọn thư mục cụ thể như Desktop, Documents, ổ D…

5. Khi cửa sổ Save As hiện ra:

   • Ở ô File name: đặt tên file PDF (đặt tên rõ ràng cho dễ tìm về sau).

   • Ở ô Save as type: bấm mũi tên ▼ và chọn PDF (*.pdf).

6. (Tùy chọn) Bấm Options… nếu:

   • Chỉ muốn lưu một vài trang (nhập khoảng trang, ví dụ 2–5).

   • Chỉ muốn lưu trang hiện tại.

7. Bấm Save.

Vậy là xong. Trong thư mục bạn chọn sẽ có file PDF mới tạo. Nên mở thử một lần để chắc chắn mọi thứ hiển thị đúng.

3. Cách 2: Xuất sang PDF bằng Export → Create PDF/XPS

Ngoài Save As, Word 2016 còn có mục Export dành riêng cho việc “xuất” tài liệu, trong đó có PDF. Nghe sang chảnh hơn chút, nhưng thao tác cũng đơn giản.

Thực hiện như sau

1. Mở tài liệu trong Word 2016.

2. Bấm File.

3. Chọn Export ở danh sách bên trái.

4. Bấm Create PDF/XPS.

5. Cửa sổ Publish as PDF or XPS xuất hiện:

   • Chọn thư mục lưu file.

   • Đặt tên file ở ô File name.

   • Đảm bảo vùng Save as type đang là PDF.

6. Bấm Options… nếu muốn:

   • Lưu toàn bộ tài liệu hay chỉ một phần.

   • Chọn Standard (in ấn, chất lượng cao) hoặc Minimum size (nhẹ, gửi mail).

7. Bấm Publish.

Kết quả tương tự như Save As, chỉ khác là bạn “đi đường Export”. Nhiều người thích cách này vì cảm giác “đúng nghĩa xuất bản” hơn.

4. Cách 3: “In” ra PDF bằng Microsoft Print to PDF

Cách này nghe hơi lạ nhưng thực ra rất tiện. Ý tưởng là: thay vì in ra giấy, bạn in ra file PDF.

Các bước

1. Mở tài liệu trong Word 2016.

2. Bấm File → Print.

3. Tại mục Printer, chọn Microsoft Print to PDF (hoặc máy in PDF tương tự nếu có).

4. Chọn phạm vi trang:

   • All Pages (tất cả)

   • Hoặc nhập 1-3, 2-5… vào ô Pages.

5. Bấm Print.

6. Hệ thống sẽ hỏi nơi lưu file:

   • Chọn thư mục

   • Đặt tên file

   • Bấm Save

Đây là cách mình hay dùng khi chỉ cần xuất một đoạn tài liệu, hoặc đang ở giao diện Print sẵn rồi “tiện tay” in ra PDF luôn.

5. Một số lưu ý trước khi gửi file PDF cho người khác

Lưu xong chưa phải hết chuyện. Nhất là khi đó là tài liệu nộp cho thầy cô, gửi cho sếp, hoặc gửi ra ngoài cho khách hàng.

5.1. Kiểm tra font chữ và tiếng Việt

• Nên dùng các font cơ bản, hỗ trợ Unicode tốt: Times New Roman, Arial, Calibri…

• Hạn chế dùng font “lạ”, font cũ, font riêng của một phần mềm nào đó.

• Mở file PDF lên, lướt vài trang xem dấu tiếng Việt có bị lỗi không.

Nếu thấy chữ bị vuông, dấu chồng lung tung, tốt nhất quay lại file Word, đổi font rồi xuất lại.

5.2. Kiểm tra bố cục, số trang, header/footer

• Xem lại ngắt trang: có dòng nào bị đẩy sang trang sau một cách “khó chịu” không.

• Kiểm tra số trang, header/footer, watermark… có hiển thị đầy đủ, đúng vị trí không.

• Nếu tài liệu có mục lục tự động, nên cập nhật lại (Update Table) trong Word trước khi chuyển sang PDF để số trang trùng khớp.

5.3. Chú ý dung lượng file

• Nếu file có nhiều hình, đặc biệt là ảnh chụp độ phân giải cao, PDF có thể khá nặng.

• Khi xuất, có thể chọn Minimum size để giảm dung lượng nếu mục đích chỉ là đọc, không cần in đẹp.

Hướng dẫn lưu Word sang PDF trong Word 2019 (giải thích dễ hiểu, làm một lần là nhớ)

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn hay làm báo cáo, luận văn, hợp đồng, hồ sơ gửi khách… thì kiểu gì cũng có lúc cần chuyển file Word sang PDF. Đặc biệt là khi bạn muốn giữ nguyên bố cục, font chữ, số trang, hạn chế người khác chỉnh sửa, hoặc chỉ đơn giản là gửi cho người dùng máy khác mà không sợ lệch lung tung. Đang dùng Word 2019 thì mọi thứ càng dễ, vì Microsoft đã tích hợp sẵn chức năng xuất PDF khá gọn.

Bài này mình sẽ hướng dẫn chi tiết nhưng không lên giọng “giáo trình”. Cứ coi như hai đứa đang ngồi cạnh nhau, mình chỉ bạn làm từng bước.

1. Vì sao nên lưu Word sang PDF?

Hiểu nhanh lý do trước, làm sẽ “có động lực” hơn:

• Giữ nguyên định dạng: PDF gần như “đóng băng” bố cục, font chữ, khoảng cách, hình ảnh. Người khác mở trên máy nào cũng thấy giống bạn.

• Khó chỉnh sửa: PDF không phải không sửa được, nhưng sửa khó hơn Word, nên phù hợp để gửi bản chính thức, hạn chế chỉnh lung tung.

• Dễ chia sẻ: gửi mail, upload hệ thống, gửi khách… đa số đều ưu tiên PDF hơn là .docx.

Nói gọn: Word để soạn – PDF để gửi đi. Hai “vai” khác nhau, bạn dùng đúng việc thì đỡ nhức đầu về sau.

2. Cách 1: Lưu sang PDF bằng Save As (cách cơ bản nhất)

Đây là cách đa số mọi người dùng, và thực ra… nên dùng. Thao tác rất thẳng:

Các bước thực hiện

1. Mở file Word của bạn trong Word 2019.

2. Bấm vào tab File ở góc trên bên trái.

3. Chọn Save As (Lưu thành).

4. Chọn nơi lưu:

   • This PC / Máy tính này,

   • Hoặc chọn thẳng Desktop, Documents, ổ D, E… tuỳ bạn.

5. Cửa sổ Save As hiện ra:

   • Ở ô File name: đặt tên file (nên đặt rõ ràng, có ngày tháng nếu là bản gửi).

   • Ở ô Save as type: bấm mũi tên ▼, chọn PDF (*.pdf).

6. Nếu bạn chỉ muốn lưu một phần tài liệu, bấm nút Options…:

   • Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ.

   • Chọn Current page nếu chỉ lưu trang đang mở.

   • Hoặc chọn Pages rồi nhập khoảng trang, ví dụ: 2-5.

7. Xong hết thì bấm Save.

Thế là bạn đã có file PDF hoàn chỉnh. Mở thư mục vừa chọn, double-click vào file PDF để kiểm tra lại một vòng.

3. Cách 2: Export → Create PDF/XPS trong Word 2019

Ngoài Save As, Word 2019 còn có mục Export, nghe hơi “xịn” hơn nhưng cách dùng cũng đơn giản. Một số người thích đi đường này vì nó đúng tinh thần “xuất bản” tài liệu.

Cách làm

1. Mở tài liệu trong Word 2019.

2. Bấm tab File.

3. Chọn mục Export ở menu bên trái.

4. Nhấn Create PDF/XPS.

5. Cửa sổ Publish as PDF or XPS hiện ra:

   • Chọn thư mục lưu (ví dụ: Desktop, Documents…).

   • Đặt tên ở File name.

   • Đảm bảo Save as type đang là PDF.

6. Bấm Options… nếu bạn muốn chỉnh:

   • Lưu toàn bộ hay một số trang.

   • Chọn mục đích: Standard (publishing online and printing) – chất lượng cao, hoặc Minimum size (publishing online) – nhẹ hơn để gửi mail.

7. Bấm Publish.

Kết quả nhận được vẫn là một file PDF giống như cách Save As, chỉ khác là bạn “đi đường Export”. Cách nào quen tay thì dùng.

4. Cách 3: “In” ra PDF bằng máy in ảo (Microsoft Print to PDF)

Nếu bạn hay dùng chức năng in, thì cách này khá gần gũi: thay vì in ra giấy, bạn in ra file PDF.

Thực hiện

1. Mở tài liệu trong Word 2019.

2. Bấm File → Print.

3. Ở mục Printer, chọn Microsoft Print to PDF (hoặc một máy in PDF khác nếu bạn đã cài).

4. Trong phần Settings:

   • Chọn Print All Pages nếu in toàn bộ.

   • Hoặc nhập số trang cụ thể ở Pages (ví dụ: 1-3, 5, 7-10).

5. Bấm Print.

6. Một hộp thoại sẽ hỏi nơi lưu:

   • Chọn thư mục.

   • Đặt tên file.

   • Bấm Save.

Khi bạn chỉ cần xuất vài trang lẻ, hoặc đang ở giao diện Print sẵn rồi, cách này khá tiện. Cảm giác y như in thật, chỉ khác là máy in là “máy in PDF”.

5. Trước khi gửi PDF cho người khác, nhớ kiểm tra nhanh

Lưu xong chưa phải xong. Nhất là tài liệu gửi sếp, thầy cô, khách hàng… thì nên rà lại một chút.

5.1. Kiểm tra font và tiếng Việt

• Ưu tiên dùng font phổ biến: Times New Roman, Arial, Calibri…

• Hạn chế font “lạ”, font cổ, font riêng của phần mềm khác.

• Mở file PDF, lướt qua vài trang để xem dấu tiếng Việt có ổn không, có bị vuông hay nhảy dấu không.

Nếu thấy lỗi, quay lại file Word, đổi font rồi xuất lại. Đừng cố dùng PDF lỗi, nhìn rất thiếu chuyên nghiệp.

5.2. Bố cục, số trang, header/footer

• Xem lại ngắt trang: có đoạn nào bị “rớt” sang trang sau chỉ vì một dòng không?

• Kiểm tra số trang, header, footer, watermark (nếu có).

• Nếu tài liệu có mục lục tự động, nên Update Table trong Word trước khi xuất để số trang khớp.

5.3. Dung lượng file

• Nếu file toàn chữ, PDF thường khá nhẹ.

• Nếu có nhiều hình (nhất là hình độ phân giải cao), dung lượng có thể phình to. Khi đó:

  • Khi Export, có thể chọn Minimum size để nhẹ hơn.

  • Hoặc nén ảnh trong Word trước (Compress Pictures) rồi mới xuất.

Cách thực hiện Track Changes và Accept All Word 2019

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Dùng Word lâu năm rồi nhưng có một tính năng mà rất nhiều người… biết tên mà chưa thật sự dùng cho “đúng bài”, đó là Track Changes. Nghe thì có vẻ kỹ thuật, hơi khô khan, nhưng một khi đã quen, bạn sẽ thấy nó giống như người ghi biên bản âm thầm đứng sau lưng mỗi lần bạn chỉnh sửa tài liệu. Và khi mọi thứ đã ổn thỏa, nút Accept All sẽ xuất hiện như câu nói quen thuộc: “Rồi, chốt nhé!”. Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng cách dùng cho gọn gàng, không rối, lại là cả một câu chuyện.

Track Changes là gì mà dân văn phòng hay nhắc hoài vậy?

Nói cho dễ hình dung, Track Changes là chế độ theo dõi mọi chỉnh sửa trong Word. Khi bạn bật nó lên, bất kỳ thao tác nào—thêm chữ, xóa câu, sửa dấu chấm phẩy—đều được ghi lại. Không xóa hẳn, không sửa “mất hút”. Word sẽ đánh dấu rõ ràng: đoạn bị xóa thì gạch ngang, đoạn thêm thì tô màu, bên lề có chú thích ai sửa, sửa lúc nào.

Lợi ích lớn nhất là gì? Là khỏi cãi nhau. Bạn gửi file cho đồng nghiệp, họ chỉnh sửa, gửi lại. Bạn mở ra và thấy ngay: “À, đoạn này họ thêm”, “Chỗ kia họ bỏ”. Không còn cảnh nhắn tin hỏi lại từng chi tiết. Đỡ mệt đầu hẳn.

Track Changes đặc biệt hữu ích khi:

• Làm việc nhóm.

• Gửi tài liệu cho sếp duyệt.

• Viết luận văn, báo cáo, hợp đồng.

• Hoặc đơn giản là… bạn hay quên mình đã sửa gì.

Có người bảo dùng Track Changes nhìn rối. Đúng. Nhưng rối là vì chưa biết cách điều chỉnh hiển thị thôi, chứ bản thân nó không hề “khó ở”.

Cách bật Track Changes trong Word 2019 (chỉ vài giây)

Để bật Track Changes trong Word 2019, bạn làm như sau:

1. Mở tài liệu Word.

2. Nhìn lên thanh menu, chọn tab Review (Xem lại).

3. Trong nhóm Tracking, bấm vào nút Track Changes.

Thế là xong. Từ lúc này trở đi, mọi chỉnh sửa đều được Word “ghi sổ”. Nếu bạn thích phím tắt cho nhanh, nhớ luôn tổ hợp Ctrl + Shift + E. Rất tiện. Đang gõ mà sực nhớ “chết rồi, quên bật Track Changes”, bấm cái là cứu được cả đống chỉnh sửa.

Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng: Track Changes có thể bật từ đầu hoặc bật giữa chừng. Nhưng nếu bạn sửa một đoạn dài rồi mới bật, thì phần đã sửa trước đó… Word không ghi lại đâu nhé. Cái gì xảy ra trước khi bật thì coi như quá khứ rồi.

Điều chỉnh cách hiển thị để đỡ “hoa mắt chóng mặt”

Nhiều người mới dùng Track Changes thường than: “Trời ơi, sao nhìn file rối quá vậy?”. Thật ra không phải do Track Changes khó, mà do Word đang để chế độ hiển thị quá chi tiết.

Trong tab Review, bạn để ý mục Display for Review. Ở đây có vài chế độ chính:

• Simple Markup: Hiển thị gọn nhẹ, chỉ báo có thay đổi bằng vạch ở lề. Đọc rất dễ.

• All Markup: Hiển thị đầy đủ mọi thay đổi. Dùng khi cần soát kỹ từng chữ.

• No Markup: Ẩn toàn bộ dấu vết chỉnh sửa, chỉ thấy bản đã sửa xong.

• Original: Quay lại xem bản gốc ban đầu.

Bạn không cần lúc nào cũng để All Markup. Lúc đọc nội dung cho mạch lạc, cứ No Markup hoặc Simple Markup mà dùng. Khi cần duyệt chi tiết thì chuyển sang All Markup. Word cho bạn quyền đổi góc nhìn mà, tội gì không tận dụng?

Accept và Reject: Duyệt từng thay đổi một

Sau khi ai đó chỉnh sửa tài liệu và gửi lại cho bạn, bước tiếp theo thường là duyệt. Lúc này, hai nút bạn sẽ dùng nhiều nhất là Accept (Chấp nhận) và Reject (Từ chối).

Trong tab Review, nhóm Changes, bạn sẽ thấy các nút:

• Next / Previous: di chuyển qua từng thay đổi.

• Accept: đồng ý với thay đổi hiện tại.

• Reject: từ chối thay đổi hiện tại.

Cách làm rất trực quan. Bạn bấm Next, đọc nhanh đoạn được sửa. Thấy hợp lý? Accept. Thấy không ổn? Reject. Cứ thế cho tới hết tài liệu.

Cảm giác duyệt Track Changes hơi giống chấm bài hay duyệt bản thảo vậy. Có đoạn sửa rất hợp, đọc thấy “ờ, đúng là nên sửa thế”. Nhưng cũng có đoạn sửa làm lệch ý, lúc đó bạn hoàn toàn có quyền nói “thôi, để nguyên”.

Accept All Word 2019: Khi bạn muốn chốt nhanh, gọn, lẹ

Đây rồi, phần nhiều người quan tâm nhất: Accept All. Khi nào nên dùng? Khi bạn đã xem qua tài liệu, thấy tất cả chỉnh sửa đều ổn, hoặc đơn giản là tin tưởng người sửa và không muốn duyệt từng thay đổi lặt vặt.

Cách thực hiện Accept All trong Word 2019 như sau:

1. Vào tab Review.

2. Trong nhóm Changes, bấm mũi tên nhỏ dưới nút Accept.

3. Chọn Accept All Changes.

Chỉ một cú bấm, toàn bộ thay đổi sẽ được chấp nhận. Mọi dấu gạch ngang, màu mè, chú thích bên lề… biến mất. Tài liệu trở lại sạch sẽ, gọn gàng, sẵn sàng gửi đi hoặc in ra.

Nhưng nói đi cũng phải nói lại. Accept All rất tiện, nhưng đừng lạm dụng. Trước khi bấm, tốt nhất bạn nên:

• Lướt qua tài liệu ở chế độ Simple Markup.

• Hoặc nhảy nhanh vài thay đổi quan trọng bằng Next.

Vì một khi đã Accept All rồi, bạn vẫn có thể Undo, nhưng nếu đã đóng file hoặc lưu đè nhiều lần, thì chuyện quay lại sẽ phiền phức hơn. Cẩn thận một chút vẫn hơn, đúng không?

Một vài kinh nghiệm “xương máu” khi dùng Track Changes

• Luôn bật Track Changes khi gửi file cho người khác sửa. Đừng trông chờ người ta nhớ bật hộ bạn.

• Đổi chế độ hiển thị khi đọc nội dung. Không ai bắt bạn nhìn All Markup suốt cả ngày.

• Chỉ Accept All khi đã chắc chắn. Tiện thì tiện, nhưng nội dung vẫn là quan trọng nhất.

• Sau khi chốt bản cuối, tắt Track Changes. Tránh sửa thêm mà không để ý, lại sinh thêm đánh dấu mới.

Hướng dẫn lưu Word sang PDF Word 365

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Lưu file Word sang PDF nghe thì đơn giản, đúng không? Nhưng nếu bạn đã từng rơi vào cảnh “sao mở lên nó lệch font?”, “ủa hình ảnh đâu mất rồi?”, hay “trang bìa đẹp vậy mà sang PDF nhìn khác hẳn”, thì bạn sẽ hiểu: không phải cứ bấm Save là xong. Đặc biệt với Word 365, phiên bản tưởng chừng rất thông minh nhưng lại có kha khá tuỳ chọn nhỏ nhỏ dễ bị bỏ qua. Bài này mình sẽ nói chuyện với bạn đúng kiểu đời thường, vừa hướng dẫn, vừa chia sẻ kinh nghiệm, để việc lưu Word sang PDF trong Word 365 trở nên gọn gàng, dễ chịu hơn nhiều.

Vì sao nên lưu Word sang PDF?

Trước khi đi vào thao tác, nói nhanh một chút cho rõ bối cảnh. PDF là định dạng “khó tính” nhưng rất được việc. Khi bạn gửi file PDF cho người khác, gần như chắc chắn bố cục, font chữ, hình ảnh sẽ giữ nguyên. Không bị lỗi do khác phiên bản Word, không sợ thiếu font, cũng không ai chỉnh sửa lung tung được (trừ khi họ cố tình).

Thường thì bạn sẽ cần lưu Word sang PDF khi:

• Gửi CV, hồ sơ xin việc.

• Nộp bài tập, luận văn, báo cáo.

• Gửi hợp đồng, tài liệu chính thức.

• Hoặc đơn giản là muốn “chốt bản cuối”, không cho sửa nữa.

Và Word 365 thì sao? Tin vui là nó hỗ trợ lưu sang PDF rất tốt. Tin… hơi kém vui là nếu không để ý vài tuỳ chọn, file PDF tạo ra có thể chưa đúng như bạn mong muốn.

Cách lưu Word sang PDF trong Word 365 (cách cơ bản nhất)

Bắt đầu từ cách dễ nhất nhé. Đây là cách mà 90% mọi người dùng, và đa phần là đủ dùng.

Các bước như sau:

1. Mở file Word cần lưu.

2. Bấm File (Tệp).

3. Chọn Save As (Lưu dưới dạng).

4. Chọn vị trí lưu file.

5. Ở mục Save as type, chọn PDF (*.pdf).

6. Đặt tên file, rồi bấm Save.

Xong. File PDF sẽ được tạo ngay, thường là khá ổn. Nhưng… nếu bạn để ý kỹ, trước khi bấm Save có một nút nhỏ tên là Options. Và đó chính là nơi “ma thuật” bắt đầu.

Tuỳ chọn Options: Nhỏ nhưng có võ

Nhiều người bỏ qua nút Options vì nghĩ không cần. Nhưng thật ra, nếu bạn làm tài liệu nghiêm túc, nút này rất đáng để bấm vào một lần cho biết.

Khi bấm Options, bạn sẽ thấy vài lựa chọn như:

• Page range: Lưu toàn bộ tài liệu hay chỉ một vài trang.

• Publish what: Lưu Document (tài liệu) hay chỉ Comments, Markup.

• Include non-printing information: Có thể chọn lưu bookmark, tag PDF.

• ISO 19005-1 compliant (PDF/A): Dùng khi cần lưu trữ lâu dài, thường áp dụng cho hồ sơ hành chính.

Ví dụ nhé: bạn có file Word dài 50 trang, nhưng chỉ cần gửi PDF từ trang 5 đến trang 10. Không cần copy ra file mới đâu, chỉ việc chọn Page range là xong. Gọn lẹ!

Hoặc nếu file Word của bạn có Track Changes, comment mà bạn không muốn người nhận thấy, hãy chắc chắn Publish what đang để là Document, không phải Markup. Cái này nhiều người dính lỗi lắm, gửi PDF mà bên kia mở ra thấy đầy comment đỏ chót. Ngại thật sự.

Lưu Word sang PDF nhưng giữ chất lượng hình ảnh

Một câu hỏi rất hay, và rất thường gặp: “Sao hình trong PDF mờ hơn trong Word vậy?”. Nguyên nhân thường nằm ở thiết lập tối ưu dung lượng.

Trong cửa sổ Save As, bạn để ý phía dưới sẽ có hai lựa chọn:

• Standard (publishing online and printing)

• Minimum size (publishing online)

Nếu bạn chọn Minimum size, Word sẽ nén hình ảnh khá mạnh để giảm dung lượng file. Phù hợp khi gửi mail nhanh, nhưng không phù hợp nếu:

• In ấn.

• Nộp luận văn.

• Gửi hồ sơ cần hình ảnh rõ nét.

Lời khuyên chân thành: nếu không bị giới hạn dung lượng, cứ chọn Standard. File nặng hơn chút xíu nhưng nhìn “đã mắt” hơn nhiều.

Một cách khác: Export sang PDF (ít người để ý)

Ngoài Save As, Word 365 còn có cách Export sang PDF. Nghe có vẻ khác, nhưng thực ra cũng là một con đường hợp pháp và đôi khi dễ kiểm soát hơn.

Cách làm:

1. Vào File.

2. Chọn Export.

3. Chọn Create PDF/XPS Document.

4. Bấm Create PDF/XPS.

5. Chọn nơi lưu, chỉnh Options nếu cần, rồi Save.

Cách này hơi dài hơn một bước, nhưng có cảm giác “tôi đang chủ động xuất bản file” hơn là chỉ lưu lại. Một số người thích cảm giác này, nhất là khi làm tài liệu chính thức.

Lỗi thường gặp khi lưu Word sang PDF và cách tránh

Nói thật nhé, lỗi không phải do Word 365 dở, mà do mình… hơi vội.

• Lệch font: Thường do font lạ. Giải pháp: dùng font phổ biến (Arial, Times New Roman) hoặc embed font trước khi lưu.

• Mất hình, lệch hình: Kiểm tra lại chế độ nén ảnh, tránh dùng Minimum size.

• PDF có comment, Track Changes: Trước khi lưu, chuyển sang No Markup, hoặc kiểm tra kỹ phần Options.

• Trang bị cắt sai: Kiểm tra lại khổ giấy (A4, Letter) trong Word trước khi lưu.

Chỉ cần để ý mấy điểm này, bạn đã tránh được 80% rắc rối rồi.

Một chút kinh nghiệm cá nhân (không sách vở)

Nếu bạn hỏi mình: “Khi nào thì nên lưu Word sang PDF?”, câu trả lời rất đơn giản: khi bạn không muốn ai sửa nữa. PDF giống như câu chốt hạ: “Đây là bản cuối nhé!”. Và Word 365 thì đủ thông minh để giúp bạn làm điều đó một cách gọn gàng.

Trước khi bấm Save, mình thường làm 3 việc:

1. Xem lại bố cục một lượt ở chế độ Print Layout.

2. Chuyển sang No Markup nếu có chỉnh sửa.

3. Chọn Standard thay vì Minimum size.

Cách thực hiện Header/Footer trang đầu khác trong Word 365 – nhìn đơn giản nhưng không biết là dễ làm sai!

Th12 12, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Word 365, khả năng rất cao là bạn đã từng bối rối với chuyện này: trang đầu thì muốn để trống hoàn toàn cho đẹp, còn trang sau lại cần số trang, tiêu đề, logo, hoặc footer chuẩn chỉnh. Nhưng làm hoài không đúng, xóa trang đầu thì trang sau mất theo, chỉnh trang sau thì trang đầu cũng dính luôn. Khó chịu thật sự!

Thực ra Word 365 làm chuyện này rất thông minh, chỉ là nhiều người chưa để ý đúng chỗ. Chỉ cần bật đúng một tuỳ chọn, mọi thứ sẽ tách bạch rõ ràng: trang đầu ra trang đầu, các trang sau ra các trang sau. Không lỗi, không loạn.

1. Khi nào cần đặt Header/Footer trang đầu khác trong Word 365?

Trang đầu trong tài liệu thường mang tính “trình diện”, không phải nội dung chính. Vì vậy, rất nhiều trường hợp bạn bắt buộc phải để Header/Footer khác biệt:

• Trang bìa luận văn, báo cáo

• Trang cover gửi khách hàng

• Đơn xin việc, CV

• Hợp đồng, văn bản pháp lý

• Tài liệu in ấn chuyên nghiệp

Trang đầu cần gọn gàng, sạch sẽ, nhìn vào là thấy ngay sự chỉnh chu. Trong khi đó, từ trang thứ hai trở đi, header/footer lại đóng vai trò định hướng: số trang, tên tài liệu, tên công ty, ghi chú… Nếu không tách riêng, tài liệu sẽ trông rất “nghiệp dư”.

2. Cách bật Header/Footer trang đầu khác trong Word 365 (đúng chuẩn, không lỗi)

Word 365 có giao diện hiện đại hơn Word 2019 hay 2021, nhưng thao tác cốt lõi vẫn giữ nguyên. Bạn chỉ cần làm đúng các bước sau:

🔹 Bước 1: Mở tài liệu Word 365

Có thể là file đang làm hoặc file mới.

🔹 Bước 2: Nhấp đôi chuột vào vùng Header hoặc Footer

Bạn click đúp vào phần trên cùng (Header) hoặc dưới cùng (Footer) của trang.

Ngay lập tức, Word 365 sẽ mở tab Header & Footer trên thanh Ribbon.

🔹 Bước 3: Tick chọn Different First Page

Trong nhóm Options, bạn sẽ thấy tuỳ chọn:

✔ Different First Page

Ngay khi tick:

• Header/Footer trang đầu được tách riêng

• Các trang sau giữ Header/Footer chung

• Trang đầu có vùng chỉnh độc lập (First Page Header/Footer)

🔹 Bước 4: Nhập Header/Footer cho các trang sau

Chuyển sang trang 2, nhập số trang, logo, tiêu đề…

Tất cả các trang từ trang 2 trở đi sẽ đồng bộ, không ảnh hưởng trang đầu.

Chỉ vậy thôi, nhưng làm đúng là tài liệu thay đổi hẳn.

3. Tùy chỉnh Header/Footer trang đầu trong Word 365 – linh hoạt hơn bạn nghĩ

Sau khi bật Different First Page, Word 365 tạo ra hai vùng hoàn toàn độc lập:

🟦 First Page Header/Footer

Dành riêng cho trang đầu.

🟩 Header/Footer (Section)

Áp dụng cho trang 2 trở đi.

Bạn có thể làm rất nhiều cách:

✔ Để trang đầu trống hoàn toàn
✔ Chỉ đặt logo nhỏ ở trang đầu
✔ Chỉ thêm footer ở trang đầu, không thêm header
✔ Trang đầu có slogan, trang sau chỉ có số trang

Word 365 xử lý tách vùng rất tốt, nên miễn là bạn chỉnh đúng vùng, sẽ không xảy ra lỗi “dây chuyền”.

Một mẹo nhỏ: hãy để ý dòng chữ nhỏ Word hiển thị khi chỉnh sửa, ví dụ:

• First Page Header

• Header – Section 1

Nhìn dòng này để biết mình đang chỉnh đúng trang hay chưa.

4. Những lỗi thường gặp trong Word 365 và cách xử lý nhanh

Dù thao tác đúng, vẫn có vài lỗi “kinh điển” bạn nên biết để xử lý nhanh.

❗ Lỗi 1: Trang đầu vẫn hiện số trang

Nguyên nhân: số trang được chèn sẵn trước khi bật Different First Page.

👉 Cách sửa:

1. Nhấp đôi Footer trang đầu

2. Xóa số trang tại trang đầu

3. Trang sau vẫn giữ nguyên

❗ Lỗi 2: Trang 2 sửa Header kéo theo trang 3, 4

→ Đây là hoạt động bình thường. Các trang sau dùng chung Header/Footer.

❗ Lỗi 3: Header trang đầu biến mất hoàn toàn

→ Không phải lỗi. Word tạo vùng mới cho First Page.

👉 Nếu cần, chỉ cần nhập lại nội dung cho trang đầu.

❗ Lỗi 4: Header/Footer bị sát mép hoặc lệch

👉 Vào Header & Footer → Position
→ Điều chỉnh khoảng cách Header from Top / Footer from Bottom
→ Kiểm tra lại Margins.

❗ Lỗi 5: Trang 2 không hiện Header/Footer

→ Do bạn chỉnh nhầm vùng First Page Header.

👉 Nhấp sang trang 2 và nhập lại.

🎯 Kết luận – Word 365 làm việc này rất tốt, chỉ cần bạn bật đúng chỗ

Tạo Header/Footer khác trang đầu trong Word 365 không hề phức tạp. Chỉ cần nhớ một nguyên tắc cốt lõi:

👉 Different First Page = tách riêng trang đầu

Chỉ với một dấu tick nhỏ, bạn đã:

✔ Làm tài liệu gọn gàng hơn
✔ Trình bày đúng chuẩn
✔ Tránh lỗi số trang, header loạn
✔ Tăng độ chuyên nghiệp khi gửi file

Đây là kỹ năng ai dùng Word thường xuyên cũng nên nắm, đặc biệt trong môi trường công việc và học tập.

Cách thực hiện lưu Word sang PDF Word 2010

Th12 12, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Dù đã ra mắt khá lâu, Word 2010 đến giờ vẫn được rất nhiều người dùng, đặc biệt là dân văn phòng, giáo viên hay sinh viên sử dụng hằng ngày. Một trong những thao tác tưởng chừng đơn giản nhưng lại hay khiến người mới bối rối chính là lưu file Word sang PDF. Nghe thì dễ, nhưng không phải ai cũng làm đúng ngay từ lần đầu. Có người lưu xong thì vỡ font, có người mất hình ảnh, có người lại không biết tìm file PDF nằm ở đâu. Bạn có từng rơi vào tình huống đó chưa?

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ cách thực hiện lưu Word sang PDF trong Word 2010 một cách dễ hiểu, từng bước một, đúng kiểu “ngồi cạnh chỉ tay”. Không lý thuyết khô khan, không quá học thuật, cứ nhẹ nhàng như đang trò chuyện vậy.

Vì sao nên lưu Word sang PDF trong Word 2010?

Trước khi đi vào cách làm, nói một chút cho rõ. PDF là định dạng gần như “bất biến”. Khi bạn gửi file PDF cho người khác, nội dung, bố cục, font chữ sẽ được giữ nguyên, không lo bị lệch dòng hay vỡ chữ như file Word. Đặc biệt, PDF mở trên máy nào cũng giống nhau, từ Windows, Mac cho tới điện thoại.

Chính vì vậy, khi gửi hợp đồng, bài luận, báo cáo hay hồ sơ xin việc, PDF luôn là lựa chọn an toàn hơn. Và tin vui là Word 2010 đã hỗ trợ xuất PDF trực tiếp, không cần cài thêm phần mềm ngoài.

Cách 1: Lưu Word 2010 sang PDF bằng tính năng Save As (cách phổ biến nhất)

Đây là cách nhanh, gọn và được dùng nhiều nhất. Nếu bạn chỉ cần lưu file sang PDF bình thường, không chỉnh sửa nâng cao gì thêm thì cứ áp dụng cách này.

Đầu tiên, bạn mở file Word cần chuyển sang PDF trong Word 2010. Kiểm tra lại nội dung một lần nữa cho chắc. Hình ảnh đã đúng vị trí chưa? Font chữ có bị lỗi không? Căn lề đã ổn chưa? Vì một khi đã xuất sang PDF, chỉnh sửa sẽ hơi bất tiện hơn.

Tiếp theo, bạn nhìn lên góc trên bên trái, bấm vào File. Trong menu hiện ra, chọn Save As. Lúc này, một cửa sổ lưu file quen thuộc sẽ xuất hiện.

Ở mục Save as type, bạn nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn PDF (*.pdf). Sau đó, đặt tên file theo ý bạn, chọn thư mục lưu cho dễ tìm, rồi nhấn Save. Thế là xong!

Nghe có vẻ quá đơn giản đúng không? Nhưng chính vì đơn giản nên nhiều người lại hay bỏ sót bước chọn đúng định dạng PDF.

Cách 2: Lưu Word 2010 sang PDF bằng Export (ít người để ý nhưng rất hay)

Ngoài Save As, Word 2010 còn có một cách khác là dùng Export. Cách này phù hợp nếu bạn muốn kiểm soát chất lượng file PDF kỹ hơn một chút.

Bạn vẫn bắt đầu bằng cách mở file Word cần lưu. Sau đó, vào File → chọn Save & Send. Ở khung bên phải, bạn nhấn vào Create PDF/XPS Document, rồi bấm nút Create PDF/XPS.

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể đặt tên file, chọn nơi lưu, và đặc biệt là chọn Optimize for. Nếu bạn cần file PDF nhẹ để gửi email, chọn Minimum size. Còn nếu muốn in ấn rõ nét, hãy chọn Standard.

Cuối cùng, nhấn Publish. Word sẽ tự động chuyển file sang PDF cho bạn.

Cách này hơi dài hơn một chút, nhưng đổi lại bạn kiểm soát được mục đích sử dụng của file PDF ngay từ đầu.

Một vài lỗi thường gặp khi lưu Word 2010 sang PDF

Không phải lúc nào lưu sang PDF cũng “mượt” ngay. Dưới đây là vài lỗi phổ biến mà nhiều người hay gặp.

Thứ nhất là lỗi font chữ. Một số font lạ, font tải trên mạng có thể không được nhúng đầy đủ khi xuất PDF. Kết quả là chữ bị nhảy, bị sai ký tự. Để tránh lỗi này, bạn nên dùng các font phổ biến như Times New Roman, Arial, Calibri hoặc bật tùy chọn nhúng font trong Word.

Thứ hai là hình ảnh bị mờ. Nguyên nhân thường do bạn chọn chế độ Minimum size. Nếu file dùng để in, hãy ưu tiên Standard để đảm bảo chất lượng.

Cuối cùng, có người lưu xong mà… không biết file PDF nằm ở đâu. Lý do đơn giản thôi: lúc Save As, bạn quên để ý thư mục lưu. Mẹo nhỏ là hãy luôn lưu file ở Desktop hoặc một thư mục quen thuộc.

Một vài mẹo nhỏ giúp file PDF đẹp và chuyên nghiệp hơn

Trước khi lưu sang PDF, hãy dành vài phút chỉnh lại bố cục. Căn lề đều, tiêu đề rõ ràng, khoảng cách dòng dễ đọc. Những chi tiết nhỏ này khi xuất sang PDF sẽ tạo cảm giác rất chuyên nghiệp.

Nếu tài liệu dài, đừng quên đánh số trang. PDF mà không có số trang thì đọc khá bất tiện, nhất là khi in ra. Ngoài ra, bạn cũng nên xem trước bản PDF sau khi lưu để chắc chắn mọi thứ hiển thị đúng như mong muốn.

Lời kết

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể lưu Word sang PDF trong Word 2010 một cách dễ dàng rồi. Dù là dùng Save As hay Export, mỗi cách đều có ưu điểm riêng, quan trọng là bạn chọn cách phù hợp với nhu cầu của mình.

Nếu bạn thường xuyên phải gửi tài liệu cho người khác, hãy tập thói quen lưu PDF trước khi gửi. Vừa gọn gàng, vừa chuyên nghiệp, lại tránh được đủ thứ lỗi không đáng có. Thử ngay với file Word tiếp theo của bạn xem sao nhé!