Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 365

Th2 11, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 2021

Th2 11, 2026 | powerpoint, excel 365, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2019

Th2 10, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2016

Th2 9, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 2010

Th2 9, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Ai từng đi làm văn phòng rồi chắc đều quen cảm giác này: vừa nộp đơn nghỉ phép xong thì trong đầu lại bật lên hàng loạt câu hỏi. Lỡ khách hàng gửi mail thì sao? Lỡ sếp cần gấp thì sao? Lỡ người khác tưởng mình lơ là công việc thì sao?

Thế là nghỉ mà không nghỉ hẳn. Đi chơi mà vẫn thấp thỏm mở điện thoại kiểm tra inbox. Mệt ghê.

Thật ra, Outlook 2010 đã có sẵn một tính năng sinh ra để giải quyết đúng chuyện đó, chỉ là nhiều người chưa từng để ý tới. Đó chính là Automatic Replies – hay còn gọi quen miệng là Out of Office.

Out of Office trong Outlook 2010 thực chất là gì?

Nói một cách đời thường cho dễ hiểu: Out of Office là email trả lời tự động. Khi bạn bật tính năng này, bất kỳ ai gửi email cho bạn trong thời gian bạn vắng mặt đều sẽ nhận được một phản hồi ngay lập tức, do Outlook gửi thay bạn.

Nội dung phản hồi thường gồm:

• Bạn đang nghỉ hay không có mặt

• Thời gian bạn quay lại

• Ai là người nên liên hệ trong trường hợp khẩn cấp

Không phải để khoe là mình đang đi chơi đâu. Mà là để tránh hiểu lầm, tránh chờ đợi vô ích, và giữ hình ảnh chuyên nghiệp.

Khi nào thì nên bật Out of Office?

Nhiều người nghĩ chỉ khi nghỉ dài ngày mới cần. Nhưng thật ra, bạn nên bật OOF trong khá nhiều trường hợp:

• Nghỉ phép vài ngày

• Đi công tác nhưng không thường xuyên check mail

• Nghỉ bệnh

• Nghỉ lễ dài

• Hoặc đơn giản là bạn biết mình sẽ không phản hồi email trong một khoảng thời gian nhất định

Bật hay không là quyền của bạn, nhưng không bật đôi khi lại gây phiền cho người khác nhiều hơn.

Điều kiện quan trọng: Outlook 2010 và loại tài khoản email

Trước khi làm tiếp, cần xác định một chuyện rất quan trọng: email của bạn đang dùng loại nào.

Trường hợp 1: Email công ty dùng Exchange Server

Đây là trường hợp lý tưởng nhất. Outlook 2010 hỗ trợ Out of Office trực tiếp, đầy đủ, có hẹn giờ bật/tắt tự động.

Trường hợp 2: Email POP3 hoặc IMAP (email cá nhân)

Outlook 2010 không có nút Out of Office chuẩn cho loại này. Nhưng vẫn có cách khác (dùng Rule). Chút nữa mình sẽ nói kỹ.

Biết mình đang ở trường hợp nào giúp bạn đỡ loay hoay vô ích.

Cách bật Out of Office trong Outlook 2010 (dùng Exchange) – từng bước một

Giờ vào phần chính nhé.

Bước 1: Mở Outlook 2010 và vào menu File

Sau khi mở Outlook, bạn nhìn góc trên bên trái, bấm vào File. Đây là nơi chứa các thiết lập quan trọng nhất.

Bước 2: Chọn Automatic Replies (Out of Office)

Trong màn hình File, bạn sẽ thấy mục Automatic Replies (Out of Office). Bấm vào đó.

Nếu bạn không thấy mục này, rất có thể email của bạn không phải Exchange.

Thiết lập thời gian bật/tắt Out of Office cho khỏi quên

Sau khi bấm vào Automatic Replies, một cửa sổ mới hiện ra.

Tại đây, bạn chọn Send automatic replies. Ngay bên dưới, Outlook cho phép bạn đặt thời gian bắt đầu và kết thúc. Đây là điểm cực kỳ hay.

Bạn chỉ cần:

• Chọn ngày giờ bắt đầu nghỉ

• Chọn ngày giờ quay lại

Outlook sẽ tự bật và tự tắt đúng thời điểm. Không cần nhớ. Không cần lo quên.

Viết nội dung trả lời cho người trong công ty (Inside My Organization)

Tab đầu tiên là Inside My Organization. Đây là email gửi cho đồng nghiệp, sếp, các phòng ban nội bộ.

Bạn có thể viết chi tiết hơn một chút, ví dụ:

• Nghỉ từ ngày nào đến ngày nào

• Khi nào trả lời lại

• Ai phụ trách công việc thay bạn

Ví dụ:

“Chào anh/chị,
Tôi đang nghỉ phép từ ngày 12/4 đến hết ngày 16/4 và sẽ phản hồi email sau khi quay lại.
Trong trường hợp cần gấp, vui lòng liên hệ anh B (IT) hoặc chị C (HR).
Cảm ơn anh/chị.”

Không cần văn vẻ. Rõ ràng là đủ.

Viết nội dung trả lời cho người bên ngoài (Outside My Organization)

Tab thứ hai là Outside My Organization. Phần này dành cho khách hàng, đối tác, người ngoài công ty.

Ở đây, bạn nên:

• Viết ngắn gọn hơn

• Không nêu quá nhiều thông tin nội bộ

• Tránh ghi tên nhân sự nếu không cần thiết

Ví dụ:

“Xin chào,
Tôi hiện đang vắng mặt và sẽ phản hồi email sau khi quay lại.
Cảm ơn bạn đã liên hệ.”

Chỉ vậy thôi cũng đủ lịch sự rồi.

Nếu Outlook 2010 không có Automatic Replies thì làm sao?

Giờ đến trường hợp hơi “khó chịu” một chút: email không dùng Exchange.

Outlook 2010 lúc này không có Out of Office thật sự. Nhưng bạn vẫn có thể giả lập bằng cách:

1. Tạo một email mẫu (template)

2. Tạo Rule để tự động trả lời bằng email đó

Cách này hoạt động ổn, nhưng có nhược điểm:

• Outlook phải luôn mở

• Máy phải bật

• Không có hẹn giờ tự động

Dùng tạm thì được, nhưng nếu là môi trường công ty, nên đề xuất IT nâng cấp hoặc chuyển sang Exchange.

Những lỗi thường gặp khi dùng Out of Office trong Outlook 2010

Có vài lỗi rất “con người”:

• Quên chỉnh lại ngày tháng

• Quên tắt sau khi đi làm lại

• Ghi nội dung quá dài, đọc mệt

• Dùng chung một nội dung cho mọi đối tượng

Không nguy hiểm, nhưng hơi thiếu chuyên nghiệp. Trước khi nghỉ, dành 2 phút kiểm tra lại là ổn.

Out of Office không chỉ là tính năng, mà là văn hóa làm việc

Một điều thú vị là: những người dùng Out of Office đều đặn thường là người biết quản lý ranh giới công việc. Họ không biến mình thành “online 24/7”, nhưng cũng không bỏ mặc người khác.

Outlook 2010 có thể cũ, giao diện không còn bóng bẩy, nhưng những giá trị này thì vẫn còn nguyên.

Lời kết – để Outlook trả lời thay bạn, còn bạn thì nghỉ cho trọn

Nghỉ phép mà vẫn lo email thì chưa phải nghỉ thật. Out of Office trong Outlook 2010 giúp bạn giải quyết chuyện đó một cách rất gọn gàng.

Thiết lập một lần, yên tâm cả kỳ nghỉ. Inbox vẫn được chăm sóc, còn bạn thì có thời gian cho bản thân.

Vậy thôi. Đơn giản, nhưng đáng làm.

Cách tạo Rule tự động hóa Outlook 365

Th2 9, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Có một sự thật hơi buồn cười nhưng rất thật: càng dùng email nhiều, hộp thư càng giống… một cái chợ. Mail công việc, mail quảng cáo, mail thông báo hệ thống, mail họp hành, rồi cả những mail “FYI cho biết thôi nhưng CC cả công ty”. Mở Outlook lên, chưa kịp làm gì đã thấy số chưa đọc nhảy loạn xạ. Nhức đầu không? Rất nhức đầu.

Và đó là lúc Rule trong Outlook 365 bước ra như một vị cứu tinh thầm lặng. Không ồn ào, không phô trương, nhưng làm việc cực kỳ chăm chỉ. Bạn chỉ cần thiết lập một lần, còn lại cứ để Outlook lo.

Rule Outlook 365 là gì mà nghe “ghê” vậy?

Nói đơn giản thôi: Rule là quy tắc tự động xử lý email. Khi có thư đến, Outlook sẽ kiểm tra xem mail đó có thỏa điều kiện nào bạn đặt ra không. Nếu có, nó sẽ tự động làm một hành động nào đó: chuyển vào thư mục, gắn cờ, đánh dấu đã đọc, chuyển tiếp, hoặc thậm chí… xóa luôn.

Nghe có vẻ kỹ thuật nhỉ? Nhưng thật ra dùng rồi mới thấy: à, hóa ra nó gần gũi thế này sao.

Bạn có thể coi Rule như một anh trợ lý. Mail từ sếp? Để riêng một folder. Mail thông báo hệ thống? Cho vào một chỗ khác. Mail quảng cáo? Thôi, khỏi làm phiền nữa.

Vì sao bạn nên dùng Rule càng sớm càng tốt?

Có người nói: “Tôi đọc mail bằng tay quen rồi, cần gì Rule cho rắc rối?”. Nghe cũng hợp lý. Nhưng thử nghĩ xem, mỗi ngày bạn mất bao nhiêu giây chỉ để… phân loại mail? 10 giây? 20 giây? Nhân cho vài chục mail mỗi ngày, rồi vài tháng, vài năm. Con số không hề nhỏ đâu.

Rule không chỉ giúp tiết kiệm thời gian. Nó còn giúp giữ đầu óc bạn sạch sẽ. Mở Outlook lên, thấy mail quan trọng hiện ra ngay trước mắt, không bị lẫn trong đống email linh tinh. Cảm giác rất “đã”.

Chưa kể, nếu bạn làm IT support, system admin, hay văn phòng dùng Microsoft 365 thường xuyên, Rule gần như là kỹ năng “nên có”. Không biết thì không sao, nhưng biết rồi thì khó bỏ lắm.

Bắt đầu tạo Rule trong Outlook 365 như thế nào?

Ok, vào phần thực tế nhé. Đừng lo, không có gì cao siêu cả.

Trước tiên, mở Outlook 365 (bản desktop hoặc web đều được, nhưng desktop dễ nhìn hơn một chút). Trên thanh menu, bạn tìm đến mục Rules hoặc Quy tắc. Thường nó nằm trong tab Home.

Bấm vào Manage Rules & Alerts. Một cửa sổ mới hiện ra, nơi bạn sẽ “dạy” Outlook cách cư xử với email.

Lúc này, bạn chọn New Rule. Outlook sẽ gợi ý sẵn một số mẫu, ví dụ như:

• Di chuyển email từ một người cụ thể vào thư mục

• Đánh dấu mail có từ khóa nào đó

• Áp dụng rule cho tất cả thư đến

Bạn có thể chọn mẫu, hoặc tự tạo từ đầu. Tùy bạn thích đơn giản hay thích kiểm soát chi tiết.

Điều kiện – trái tim của mọi Rule

Đây là phần quan trọng nhất. Bạn muốn Outlook xử lý email dựa trên cái gì?

Có rất nhiều lựa chọn:

• Người gửi (From)

• Tiêu đề (Subject)

• Từ khóa trong nội dung

• Có file đính kèm hay không

• Gửi trực tiếp hay CC

• Địa chỉ email hoặc domain cụ thể

Ví dụ nhé: bạn muốn tất cả mail từ @company.com tự động vào thư mục “Công việc”. Chỉ cần chọn điều kiện “From people or public group”, thêm domain đó vào là xong.

Hoặc bạn muốn mail có chữ “Invoice”, “Hóa đơn” trong tiêu đề thì chuyển vào folder kế toán. Quá tiện.

Đừng tham lam chọn quá nhiều điều kiện lúc đầu. Cứ đơn giản thôi, dùng rồi chỉnh sau cũng được.

Hành động – Outlook sẽ làm gì với email đó?

Sau khi chọn điều kiện, Outlook sẽ hỏi: Rồi, tôi nên làm gì tiếp?

Đây là lúc bạn ra lệnh:

• Move it to a folder – chuyển thư

• Mark as read – đánh dấu đã đọc

• Flag it – gắn cờ

• Forward it – chuyển tiếp

• Delete it – xóa (cẩn thận với cái này nha!)

Thông thường, hành động phổ biến nhất vẫn là chuyển vào thư mục. Bạn có thể tạo sẵn folder trước, hoặc tạo mới ngay lúc này cũng được.

Một mẹo nhỏ: đừng lạm dụng “Mark as read”. Lỡ mail quan trọng mà bị đánh dấu đọc rồi thì dễ bỏ sót lắm.

Ngoại lệ – vì đời không bao giờ đơn giản

Outlook cũng rất “hiểu chuyện”. Sau khi bạn đặt điều kiện và hành động, nó sẽ hỏi thêm: Có ngoại lệ nào không?

Ví dụ:

• Mail từ sếp thì không áp dụng rule

• Mail có chữ “Urgent” thì giữ lại inbox

• Mail gửi trực tiếp thì không chuyển folder

Phần này không bắt buộc, nhưng cực kỳ hữu ích nếu bạn muốn rule hoạt động thông minh hơn, giống suy nghĩ con người hơn một chút.

Một vài Rule thực tế, dùng là ghiền

Cho bạn vài ví dụ đời thường nhé:

• Rule chuyển toàn bộ mail thông báo hệ thống (Microsoft, phần mềm, dịch vụ) vào folder “System”

• Rule gom mail họp (chứa “Meeting”, “Invitation”) vào folder riêng

• Rule đánh dấu cờ mail từ sếp hoặc HR

• Rule tự động lưu mail dự án theo từng khách hàng

Không cần làm một lần cho hết. Mỗi khi thấy một loại mail lặp đi lặp lại, bạn chỉ cần nghĩ: “À, cái này tạo rule được nè”.

Lời kết – Outlook gọn, đầu óc cũng gọn

Tạo Rule trong Outlook 365 không phải kỹ năng cao siêu gì. Nhưng nó là kiểu kỹ năng mà dùng rồi mới thấy: sao hồi đó mình không làm sớm hơn?

Hộp thư gọn gàng hơn, ít bị phân tâm hơn, làm việc cũng trôi chảy hơn. Nhỏ thôi, nhưng hiệu quả thì không nhỏ chút nào.

Nếu bạn đang dùng Outlook mỗi ngày, đừng để nó điều khiển bạn. Hãy để Rule làm việc thay bạn. Nhẹ đầu, khỏe người. Thế là đủ rồi.