Mail Merge trong Word 365 là “vũ khí bí mật” giúp bạn tạo ra hàng loạt thư mời, phiếu lương, giấy chứng nhận, hợp đồng… mà không phải gõ đi gõ lại từng thông tin một. Chỉ cần chuẩn bị một bảng Excel có đầy đủ dữ liệu, còn lại Word sẽ tự điền đúng từng dòng vào từng tài liệu riêng biệt. Nhẹ nhàng, gọn gàng và cực kỳ tiết kiệm thời gian!
Nếu bạn chưa từng dùng Mail Merge bao giờ, đừng lo—Word 365 đã đơn giản hóa gần như toàn bộ quy trình. Cùng mình bắt đầu nhé!
Chuẩn bị file Excel – nền tảng cho Mail Merge hoạt động chính xác
Trước khi mở Word, bạn hãy chuẩn bị một file Excel thật gọn gàng. Vì nếu dữ liệu không sạch, Mail Merge sẽ rất dễ lỗi hoặc điền sai.
Hãy đảm bảo:
-
Dòng đầu tiên là tên cột, ví dụ: HoTen, Email, DiaChi, ChucVu…
-
Không có dòng trống giữa dữ liệu
-
Không được merge (gộp) ô
-
Không dùng ký tự lạ trong tiêu đề cột
-
Mỗi dòng đại diện cho một người hoặc một hồ sơ
Ví dụ đơn giản:
| HoTen | DiaChi | |
|---|---|---|
| Nguyễn Văn A | Hà Nội | a.nguyen@test.com |
| Trần Thị B | TP. HCM | b.tran@test.com |
Mở Word 365 và chuẩn bị mẫu văn bản Mail Merge
Hãy mở mẫu văn bản mà bạn muốn dùng: có thể là thư mời, thông báo, hợp đồng, phiếu điểm… tùy mục đích. Những phần nội dung cần thay đổi theo từng người, bạn để trống—Word sẽ tự điền sau.
Ví dụ:
“Kính gửi: [Tên học viên]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Chúng tôi xin thông báo rằng…”
Những chỗ trong ngoặc tí nữa sẽ được thay thế bằng dữ liệu thật.
Bắt đầu Mail Merge trong Word 365 – quy trình cực nhanh
-
Vào tab Mailings
-
Chọn Start Mail Merge
-
Chọn loại tài liệu:
-
Letters (thư mời)
-
E-mail Messages (gửi email tự động)
-
Labels (nhãn)
-
Envelopes (phong bì)
-
Directory (danh sách tổng hợp)
-
Phần lớn người dùng sẽ chọn Letters.
Tiếp theo:
-
Nhấn Select Recipients
-
Chọn Use an Existing List…
-
Chọn file Excel
-
Chọn sheet chứa dữ liệu
-
Nhấn OK
Thế là Word 365 đã “kết nối” thành công với bảng Excel của bạn rồi!
Chèn trường dữ liệu Mail Merge vào văn bản
Bây giờ là bước “phép màu” thật sự.
-
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chèn tên
-
Chọn Insert Merge Field
-
Nhấn vào “HoTen”
-
Làm tương tự với các trường khác như DiaChi, Email, ChucVu…
Văn bản của bạn sẽ có dạng:
“Kính gửi: «HoTen»
Địa chỉ: «DiaChi»”
Đừng lo về những ký tự « ». Đó là cách Word đánh dấu trường dữ liệu—khi chạy Mail Merge, Word sẽ thay bằng tên từng người.
Xem trước kết quả để đảm bảo mọi thứ đúng ý
Đây là phần quan trọng để tránh lỗi trước khi in hàng loạt.
-
Nhấn Preview Results
-
Word sẽ hiển thị từng mẫu với dữ liệu thật
-
Di chuyển qua lại bằng nút mũi tên để kiểm tra từng bản
Nếu thấy lỗi chính tả, font chưa đẹp hoặc dấu cách thừa, bạn sửa ngay trong mẫu—sau đó Word sẽ tự áp dụng cho toàn bộ bản trộn.
Xuất kết quả – tạo từng file hoặc in hàng loạt
Khi mọi thứ đã ổn:
-
Nhấn Finish & Merge
-
Chọn một trong ba loại kết xuất:
-
Edit Individual Documents → tạo 1 file Word chứa tất cả thư
-
Print Documents → in ngay
-
Send Email Messages → gửi email hàng loạt
-
Tùy mục đích mà bạn chọn.
Riêng gửi email, bạn cần có Outlook hoặc cấu hình email mặc định trên máy.
Mẹo giúp Mail Merge trong Word 365 chạy mượt hơn
✔ Đặt tên cột không dấu để tránh lỗi
✔ Không merge ô trong Excel
✔ Giữ Excel ở định dạng .xlsx
✔ Tránh dùng ký tự đặc biệt trong cột dữ liệu
✔ Đảm bảo không có dòng trống trong danh sách
✔ Lưu Excel và Word cùng một thư mục để tránh lỗi liên kết
Những mẹo nhỏ này giúp bạn tránh 80% lỗi thường gặp.
Kết luận
Mail Merge từ Excel sang Word 365 là công cụ hoàn hảo dành cho dân văn phòng, giáo viên, nhân sự, hành chính, kế toán, hay bất kỳ ai cần tạo tài liệu hàng loạt mà không muốn làm thủ công. Chỉ cần một file Excel sạch sẽ và một mẫu Word đẹp mắt, bạn có thể xử lý hàng trăm văn bản trong vài phút.
