Nếu bạn đang dùng Outlook 2021, khả năng cao là bạn cũng từng gặp cảm giác này: Outlook mở lên chậm hẳn, bấm Send/Receive thì đứng yên vài giây, có hôm còn treo luôn không báo trước. Ban đầu cứ nghĩ do mạng, do máy yếu, hay do Outlook “dở chứng”. Nhưng rất nhiều trường hợp, thủ phạm lại nằm ở một thứ âm thầm tích tụ theo năm tháng: file PST quá dung lượng.
Outlook 2021 mạnh hơn, mới hơn, nhưng có một sự thật không đổi:
👉 PST càng to, Outlook càng dễ mệt.
Tin tốt là Microsoft vẫn giữ lại công cụ quen thuộc – ScanPST – và nó vẫn cực kỳ hữu ích trong Outlook 2021 nếu bạn dùng đúng cách.
PST là gì mà Outlook 2021 vẫn “ngán”?
Nói gọn gàng thế này:
-
PST là file lưu trữ dữ liệu Outlook: email, lịch, danh bạ, task…
-
Xuất hiện nhiều nhất khi bạn dùng POP3 hoặc lưu mail offline
-
Dùng càng lâu, mail càng nhiều, file càng phình to
Dù Outlook 2021 hỗ trợ PST lớn hơn trước, nhưng khi file bắt đầu vượt ngưỡng an toàn (thường từ 20GB trở lên), các vấn đề bắt đầu lộ diện:
-
Outlook mở chậm
-
Gửi/nhận không ổn định
-
Dễ phát sinh lỗi dữ liệu
-
Có lúc tự đóng mà chẳng báo gì
Lúc này, ScanPST chính là công cụ nên nghĩ tới đầu tiên.
Dấu hiệu cho thấy PST đã quá dung lượng trong Outlook 2021
Outlook hiếm khi “nói thẳng” rằng PST của bạn đang quá to. Thay vào đó, nó gửi tín hiệu gián tiếp:
-
Outlook khởi động lâu hơn bình thường
-
Click mail thấy trễ, lag
-
Send/Receive hay đứng im
-
Xuất hiện lỗi lặt vặt, không rõ nguyên nhân
-
Outlook phản hồi chậm dù máy cấu hình tốt
Nếu bạn:
-
Dùng Outlook vài năm
-
Mail không xóa nhiều
-
Có nhiều file đính kèm
Thì khả năng PST quá dung lượng là… rất cao.
ScanPST là gì và có dùng được cho Outlook 2021 không?
Câu trả lời là: có, dùng rất tốt.
ScanPST.exe là công cụ:
-
Do Microsoft cung cấp
-
Có sẵn khi cài Outlook
-
Dùng để quét và sửa lỗi file PST/OST
Không cần tải thêm. Không cần cài đặt. Không can thiệp sâu vào hệ thống. Và quan trọng nhất: nên thử ScanPST trước khi làm bất cứ biện pháp nặng nào khác.
Cách sửa PST quá dung lượng bằng ScanPST trong Outlook 2021
Làm từng bước, đừng vội.
Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook 2021
Việc này bắt buộc.
ScanPST không thể sửa file PST nếu Outlook đang mở.
👉 Kiểm tra cả khay hệ thống (system tray), đảm bảo Outlook đã tắt hẳn.
Bước 2: Tìm ScanPST.exe của Outlook 2021
Thông thường nằm tại:
Hoặc:
Dù là Outlook 2021, thư mục vẫn là Office16 (điểm này nhiều người hay nhầm).
👉 Mẹo nhanh: gõ scanpst vào ô tìm kiếm Windows.
Bước 3: Chọn đúng file PST cần sửa
Khi ScanPST mở lên:
-
Bấm Browse
-
Chọn file PST của bạn
Vị trí PST thường gặp:
Hoặc:
👉 Nếu không chắc file nào đang dùng:
-
Mở Outlook → File → Account Settings → Data Files
-
Xem đường dẫn PST chính xác
Bước 4: Quét và sửa lỗi PST
-
Bấm Start để quét
-
ScanPST sẽ kiểm tra cấu trúc file
Khi có thông báo sửa lỗi:
👉 Luôn tick “Make backup of scanned file”
Đây là bước cực kỳ quan trọng, phòng khi cần khôi phục.
Sau đó bấm Repair và chờ hoàn tất.
Với PST lớn, quá trình này có thể mất vài phút, thậm chí lâu hơn. Cứ để yên, đừng tắt ngang.
Bước 5: Mở lại Outlook 2021 và kiểm tra
Sau khi ScanPST hoàn tất:
-
Mở Outlook 2021
-
Kiểm tra Inbox, Sent
-
Thử Send/Receive
-
Quan sát tốc độ phản hồi
Trong nhiều trường hợp, Outlook sẽ chạy mượt lại ngay. Nhẹ đầu hẳn.
Nếu ScanPST sửa xong nhưng PST vẫn quá nặng?
ScanPST chỉ sửa lỗi, không làm PST nhỏ lại. Muốn Outlook ổn định lâu dài, bạn nên làm thêm mấy việc sau.
1. Archive email cũ
Di chuyển mail cũ sang PST khác theo năm.
Vừa gọn, vừa an toàn.
2. Xóa mail có file đính kèm nặng
Một số mail đính kèm vài chục MB chính là “kẻ giấu mặt” làm PST phình to.
3. Compact PST
Vào:
Account Settings → Data Files → Settings → Compact Now
Giúp nén lại dung lượng trống trong file PST.
Có nên tiếp tục dùng một file PST lớn trong Outlook 2021?
Nói thẳng nhé: không nên.
Dù Outlook 2021 khỏe hơn, nhưng:
-
PST quá lớn vẫn dễ lỗi
-
Backup lâu
-
Phục hồi chậm
-
Rủi ro mất dữ liệu cao hơn
👉 Giải pháp tốt nhất:
-
Chia nhỏ PST
-
Archive định kỳ
-
Đừng để mọi thứ dồn hết vào một file duy nhất
Kết lại cho gọn gàng
PST quá dung lượng trong Outlook 2021 là vấn đề rất thường gặp, đặc biệt với người dùng lâu năm. Nhưng nó không phải lỗi “hết cứu”. Chỉ cần bạn biết dùng ScanPST đúng lúc, đúng cách, kết hợp dọn dẹp và archive hợp lý, Outlook sẽ hoạt động ổn định trở lại.
Đừng chờ đến khi Outlook treo hẳn mới xử lý. Thấy dấu hiệu chậm, lag, lỗi vặt, hãy kiểm tra PST sớm. Chủ động một chút, bạn sẽ tránh được rất nhiều phiền toái về sau.
