Outlook 2021 Không Tìm Kiếm Được Email?

Th2 12, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Có một buổi sáng bạn mở Outlook 2021 lên, cà phê còn chưa kịp nguội. Sếp nhắn: “Gửi lại giúp anh email báo giá tuần trước.” Bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm. Enter. Và… không có gì hiện ra. Im lặng. Bạn thử lại lần nữa. Thêm vài từ khóa khác. Vẫn trống trơn. Lúc này mới bắt đầu hơi hoảng. Email đó rõ ràng mình đã gửi. Không lẽ xóa nhầm? Hay Outlook bị lỗi? Nếu bạn đang rơi vào tình huống này thì xin chia buồn – nhưng cũng xin chúc mừng. Vì rất có thể đây chỉ là lỗi Search Index của Outlook 2021, một lỗi không hiếm và hoàn toàn có thể xử lý được.

Khi Outlook 2021 “không nhớ” email của bạn

Outlook 2021 hoạt động dựa trên Windows Search để lập chỉ mục (index) toàn bộ email trong file dữ liệu. Nhờ index này, mỗi lần bạn tìm kiếm, hệ thống không phải lục tung từng email lên mà chỉ cần tra cứu “bản đồ” đã được tạo sẵn.

Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng nếu bản đồ đó bị sai thì sao?

Thì Outlook gần như mù đường.

Bạn có thể thấy những dấu hiệu như:

• Không tìm thấy email dù chắc chắn tồn tại

• Hiện thông báo “Search results may be incomplete because items are still being indexed”

• Tìm kiếm cực chậm

• Hoặc chỉ hiển thị một phần kết quả

Cảm giác lúc đó khá ức chế. Nhất là khi bạn đang cần email gấp. Nhưng tin tôi đi, phần lớn trường hợp chỉ cần rebuild lại index là xong.

Vì sao Search Index bị lỗi?

Có nhiều nguyên nhân lắm. Windows cập nhật chưa hoàn tất. Máy tính tắt đột ngột. Ổ cứng gần đầy. File OST hoặc PST quá lớn. Hoặc đôi khi… chẳng vì lý do gì rõ ràng cả.

Index giống như cuốn mục lục của một cuốn sách dày hàng nghìn trang. Nếu mục lục sai số trang, bạn lật mãi cũng không tìm thấy nội dung mình cần, dù nó vẫn nằm đó.

Thế nên giải pháp hợp lý nhất là xóa mục lục cũ và tạo lại cái mới. Nói cách khác: rebuild index.

Cách Rebuild Index Outlook 2021

Đừng lo, bạn không cần cài lại Office đâu. Làm theo từng bước thôi.

Bước 1: Kiểm tra Windows Search

Trước khi rebuild, hãy chắc chắn dịch vụ Windows Search đang hoạt động:

1. Nhấn Windows + R

2. Gõ services.msc

3. Tìm “Windows Search”

4. Kiểm tra trạng thái có là “Running”

Nếu nó đang “Stopped”, chỉ cần nhấn Start. Đôi khi lỗi chỉ đơn giản vậy thôi. Làm xong mà tìm lại được email thì đúng kiểu “thở phào nhẹ nhõm”.

Bước 2: Rebuild lại Search Index

Nếu Windows Search vẫn chạy mà Outlook vẫn không tìm được email, ta tiến hành rebuild:

1. Mở Control Panel

2. Chọn “Indexing Options”

3. Nhấn “Advanced”

4. Trong tab “Index Settings”, chọn “Rebuild”

Hệ thống sẽ cảnh báo rằng quá trình này có thể mất thời gian. Đúng vậy. Nếu mailbox của bạn có hàng chục nghìn email, quá trình index lại có thể kéo dài khá lâu.

Trong lúc đó, bạn nên để máy yên. Đừng tắt giữa chừng. Đừng restart liên tục. Cứ để nó làm việc.

Bạn có thể theo dõi tiến trình bằng cách mở Outlook, nhấn vào ô tìm kiếm và xem trạng thái còn bao nhiêu mục chưa được index. Con số sẽ giảm dần. Nhìn nó giảm mà thấy hy vọng ghê.

Nếu rebuild vẫn chưa giải quyết được?

Có những lúc rebuild xong mà lỗi vẫn còn. Nghe hơi nản thật. Nhưng vẫn còn vài bước bạn có thể thử.

Sử dụng công cụ ScanPST để kiểm tra file dữ liệu

File PST hoặc OST có thể bị lỗi cấu trúc. Khi đó, index rebuild bao nhiêu lần cũng không ổn.

Bạn hãy tìm công cụ ScanPST.exe (Inbox Repair Tool):

1. Tìm ScanPST.exe trong thư mục cài đặt Office

2. Mở chương trình

3. Chọn file PST hoặc OST

4. Nhấn Scan và Repair

Sau khi repair xong, mở lại Outlook và chờ hệ thống lập chỉ mục lại từ đầu.

Đừng bỏ qua bước này. Nó cứu được kha khá trường hợp đấy.

Kiểm tra Add-in và chế độ Safe Mode

Outlook 2021 cho phép cài nhiều add-in tiện ích. Nhưng đôi khi một add-in nào đó có thể gây xung đột với chức năng tìm kiếm.

Bạn có thể thử mở Outlook ở Safe Mode:

Windows + R → gõ outlook.exe /safe

Nếu tìm kiếm hoạt động bình thường trong Safe Mode, thì khả năng cao add-in là thủ phạm.

Hãy vào:

File → Options → Add-ins

Vô hiệu hóa từng add-in không cần thiết, sau đó khởi động lại Outlook để kiểm tra.

Nghe có vẻ lặt vặt, nhưng đôi khi chính mấy thứ “nhỏ nhỏ” lại gây ra rắc rối lớn.

Giải pháp cuối cùng: Tạo profile mới

Nếu mọi cách đều không hiệu quả, có thể profile Outlook của bạn đã bị lỗi.

Cách làm:

1. Vào Control Panel

2. Chọn “Mail”

3. Nhấn “Show Profiles”

4. Tạo profile mới và cấu hình lại tài khoản

Sau khi đăng nhập lại, Outlook sẽ tạo lại dữ liệu và index từ đầu. Phương án này hơi mất thời gian, nhưng thường rất hiệu quả.

Giống như bạn dọn lại phòng làm việc vậy. Mất công một chút, nhưng sau đó mọi thứ gọn gàng hẳn.

Một vài lưu ý nhỏ nhưng đáng nhớ

• Đảm bảo Microsoft Outlook được tick chọn trong Indexing Options → Modify

• Kiểm tra dung lượng ổ đĩa (ổ C đầy có thể làm index lỗi)

• Cập nhật Windows và Office lên phiên bản mới nhất

• Hạn chế tắt máy đột ngột khi Outlook đang chạy

Những điều tưởng nhỏ nhặt này thực ra lại ảnh hưởng khá nhiều đến sự ổn định của hệ thống.

Outlook 365 Không Tìm Kiếm Được Email?

Th2 12, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Có một chuyện nghe thì nhỏ nhưng đủ khiến bạn toát mồ hôi: cần tìm gấp một email quan trọng trong Outlook 365, gõ từ khóa rất tự tin… và chẳng có gì hiện ra. Trống trơn. Không kết quả. Không gợi ý. Không chút hy vọng. Bạn thử lại lần nữa. Thêm vài từ khóa khác. Vẫn im lặng. Lúc này bắt đầu có cảm giác khó chịu len vào. Email đó chắc chắn tồn tại mà. Mới tuần trước còn mở ra đọc lại cơ. Không lẽ mình xóa nhầm? Hay Outlook dở chứng? Thực tế, trong phần lớn trường hợp, email vẫn nằm yên ở đó. Vấn đề nằm ở Search Index – hệ thống lập chỉ mục giúp Outlook 365 tìm kiếm nhanh chóng. Khi index gặp trục trặc, Outlook gần như “mất phương hướng”.

Outlook 365 tìm kiếm hoạt động như thế nào?

Nghe hơi kỹ thuật một chút nhưng thật ra khá dễ hiểu. Outlook 365 không lục từng email mỗi lần bạn tìm kiếm. Thay vào đó, nó dựa vào Windows Search để lập chỉ mục toàn bộ dữ liệu trong file OST hoặc PST.

Hãy tưởng tượng bạn có một thư viện lớn. Thay vì tìm từng cuốn sách trên kệ, bạn chỉ cần tra mục lục. Index chính là mục lục đó.

Nhưng nếu mục lục sai thì sao? Bạn tìm mãi cũng không thấy sách, dù sách vẫn ở đó. Chính xác là tình huống của chúng ta.

Dấu hiệu phổ biến khi index gặp lỗi:

• Không tìm thấy email dù chắc chắn tồn tại

• Hiện thông báo “We couldn’t find what you were looking for”

• Kết quả tìm kiếm không đầy đủ

• Tìm kiếm rất chậm

Nghe quen không? Nếu có, khả năng cao là bạn cần rebuild index.

Vì sao Search Index bị lỗi?

Có nhiều nguyên nhân lắm. Windows cập nhật giữa chừng. Máy tính bị tắt đột ngột. Ổ cứng gần đầy. File dữ liệu quá lớn. Hoặc thậm chí do xung đột add-in.

Outlook 365 thường xuyên được cập nhật, và đôi khi một bản update mới có thể làm index “rối nhẹ”. Không nghiêm trọng, nhưng đủ để bạn phải xử lý.

May mắn là giải pháp không quá phức tạp.

Cách Rebuild Index trong Outlook 365

Trước khi làm gì phức tạp, ta kiểm tra bước cơ bản nhất.

Bước 1: Kiểm tra Windows Search

1. Nhấn Windows + R

2. Gõ services.msc

3. Tìm “Windows Search”

4. Xem trạng thái có là “Running”

Nếu dịch vụ này đang dừng, chỉ cần nhấn Start. Nghe đơn giản thật, nhưng nhiều khi chỉ cần vậy là xong chuyện.

Nếu Windows Search vẫn hoạt động bình thường mà Outlook vẫn không tìm được email, ta chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Rebuild lại Search Index

Đây là phần quan trọng nhất.

1. Mở Control Panel

2. Chọn “Indexing Options”

3. Nhấn “Advanced”

4. Trong tab “Index Settings”, chọn “Rebuild”

Hệ thống sẽ cảnh báo rằng việc rebuild có thể mất thời gian. Và đúng là như vậy. Nếu bạn có hàng chục nghìn email, quá trình này có thể kéo dài từ vài chục phút đến vài giờ.

Trong lúc đó, tốt nhất là để máy yên. Đừng tắt giữa chừng. Đừng restart liên tục. Cứ để Windows làm việc của nó.

Bạn có thể theo dõi tiến trình bằng cách mở Outlook, nhấp vào ô tìm kiếm và xem trạng thái index còn bao nhiêu mục chưa xử lý. Con số giảm dần. Nhìn nó giảm cũng thấy yên tâm phần nào.

Khi rebuild xong mà vẫn chưa ổn

Đây là lúc bạn bắt đầu hơi nản. Nhưng đừng vội kết luận.

Kiểm tra file dữ liệu bằng ScanPST

File OST hoặc PST có thể bị lỗi. Khi đó, index dù có rebuild cũng không thể hoạt động đúng.

Bạn có thể dùng công cụ ScanPST.exe:

1. Tìm ScanPST.exe trong thư mục cài đặt Office

2. Mở chương trình

3. Chọn file dữ liệu

4. Nhấn Scan và Repair

Sau khi sửa xong, khởi động lại Outlook và để hệ thống index lại.

Nhiều người bỏ qua bước này vì nghĩ file dữ liệu “chắc vẫn ổn”. Nhưng thực tế, lỗi nhỏ trong cấu trúc file cũng đủ làm tìm kiếm hoạt động sai.

Add-in cũng có thể là thủ phạm

Outlook 365 hỗ trợ rất nhiều add-in. Từ quản lý công việc, CRM đến các tiện ích email marketing. Nhưng không phải add-in nào cũng tương thích hoàn hảo.

Bạn có thể thử mở Outlook ở Safe Mode:

Windows + R → gõ outlook.exe /safe

Nếu trong Safe Mode tìm kiếm hoạt động bình thường, gần như chắc chắn một add-in nào đó đang gây xung đột.

Vào:

File → Options → Add-ins

Tắt từng add-in không cần thiết, rồi kiểm tra lại.

Đôi khi chỉ cần vô hiệu hóa một tiện ích là mọi thứ trở lại bình thường.

Giải pháp mạnh tay hơn: Tạo profile mới

Nếu đã thử mọi cách mà vẫn không được, có thể profile Outlook của bạn đã bị lỗi.

Cách xử lý:

1. Vào Control Panel

2. Chọn “Mail”

3. Nhấn “Show Profiles”

4. Tạo profile mới

Sau khi cấu hình lại tài khoản, Outlook sẽ xây dựng lại dữ liệu và index từ đầu.

Hơi mất thời gian thật. Nhưng nhiều trường hợp đây là cách triệt để nhất.

Một vài lưu ý nhỏ nhưng đáng nhớ

• Đảm bảo Microsoft Outlook được tick chọn trong Indexing Options → Modify

• Kiểm tra dung lượng ổ C

• Cập nhật Windows và Office lên bản mới nhất

• Tránh tắt máy đột ngột

Những điều nghe có vẻ nhỏ nhặt này lại ảnh hưởng khá nhiều đến sự ổn định của Outlook.

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 365

Th2 11, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Cách thực hiện tự động trả lời (Out of Office) Outlook 2021

Th2 11, 2026 | powerpoint, excel 365, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2019

Th2 10, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thiết lập tự động trả lời (Out of Office) trong Outlook 2016

Th2 9, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365