Th4 7, 2026 | powerpoint, excel 365, word 365
Có một khoảnh khắc mà chắc ai làm việc với Word hay Excel cũng từng trải qua. Bạn đang chỉnh sửa file, hăng say lắm. Sửa tới sửa lui. Rồi… một lúc sau nhìn lại và nhận ra: “Ơ, cái đoạn lúc nãy đâu rồi?”
Hoặc tệ hơn. Bạn vô tình xóa nhầm dữ liệu. Lưu lại. Đóng file. Và… xong. Không còn đường quay lại.
Nghe đau lòng thật.
Nhưng nếu bạn đang dùng Office 365, thì may mắn là vẫn còn một “lối thoát”. Đó chính là Version History – lịch sử phiên bản.
Nghe đơn giản thôi, nhưng tính năng này thực sự giống như một chiếc “nút quay ngược thời gian”. Lỡ tay? Không sao. Quay lại bản cũ. Nhẹ nhàng.
1. Version History là gì? Có thật sự hữu ích không?
Nói ngắn gọn:
👉 Version History là nơi lưu lại các phiên bản trước của file
👉 Bạn có thể xem, so sánh và khôi phục bất kỳ lúc nào
Mỗi lần bạn chỉnh sửa và lưu file (đặc biệt là khi bật AutoSave), hệ thống sẽ tự động lưu lại phiên bản.
Tức là, bạn không cần làm gì thêm cả. Mọi thứ diễn ra âm thầm.
Nghe vậy thôi đã thấy yên tâm hơn chưa?
2. Điều kiện để dùng Version History
Không phải lúc nào cũng dùng được đâu nhé.
Bạn cần đảm bảo:
- File được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
- Có kết nối internet
- Bật AutoSave (khuyến khích)
Nếu file chỉ nằm trong máy, thì… tiếc là không có Version History.
Đây là lý do vì sao nhiều người chuyển sang dùng cloud. Không chỉ để lưu trữ, mà còn để “có đường lui”.
3. Cách mở và xem lịch sử phiên bản
Đây là phần bạn sẽ dùng nhiều nhất.
Cách làm rất đơn giản:
- Mở file Word/Excel/PowerPoint
- Nhấn File → Info → Version History
Hoặc nhanh hơn:
👉 Nhấn vào tên file trên thanh tiêu đề → chọn Version History
Ngay lập tức, bạn sẽ thấy danh sách các phiên bản trước đó, kèm thời gian và người chỉnh sửa.
Cảm giác giống như đang “xem lại quá khứ” của file vậy.
4. Cách khôi phục phiên bản cũ
Đây là lúc Version History phát huy sức mạnh thật sự.
Bạn chọn một phiên bản bất kỳ → mở xem → nếu thấy đúng cái mình cần:
👉 Nhấn Restore (Khôi phục)
Chỉ vậy thôi.
File sẽ quay lại trạng thái trước đó. Nhanh gọn. Không cần thao tác phức tạp.
Nhưng có một điểm hay:
👉 Bạn vẫn có thể quay lại phiên bản mới nếu cần
Tức là không sợ “mất thêm lần nữa”.
5. Một vài tình huống thực tế – Khi Version History cứu bạn một bàn thua
Nói lý thuyết thì dễ, nhưng thực tế mới là thứ đáng nói.
✔ Lỡ tay xóa dữ liệu
→ Khôi phục lại phiên bản trước
✔ Sửa file nhưng thấy không ổn
→ Quay lại bản cũ
✔ Nhiều người chỉnh sửa
→ Xem ai đã thay đổi gì
✔ File bị lỗi sau khi chỉnh sửa
→ Trở về phiên bản ổn định
Nghe đơn giản, nhưng những tình huống này xảy ra thường xuyên hơn bạn nghĩ.
6. Một vài mẹo nhỏ để dùng hiệu quả hơn
Đây là phần mà nhiều người ít để ý, nhưng lại rất hữu ích.
✔ Đặt tên phiên bản (nếu cần)
Giúp bạn dễ nhận biết
✔ Kiểm tra trước khi restore
Tránh khôi phục nhầm
✔ Kết hợp với co-authoring
Xem ai chỉnh sửa gì
✔ Đừng tắt AutoSave
Cái này cực kỳ quan trọng
Chỉ cần nhớ vài điều này, bạn sẽ dùng Version History “pro” hơn hẳn.
7. Có phải lúc nào cũng nên dùng Version History?
Câu trả lời là: gần như có.
Nếu bạn làm việc với file quan trọng, thì đây là một “bảo hiểm” rất đáng giá.
Nhưng cũng đừng quá phụ thuộc. Vẫn nên cẩn thận khi chỉnh sửa.
Version History là để cứu bạn khi cần, không phải để bạn “liều hơn”.
8. Tổng kết – Một tính năng nhỏ, nhưng đáng giá
Thật sự mà nói, Version History không phải là thứ mà bạn dùng mỗi ngày. Nhưng mỗi khi cần, nó lại trở nên cực kỳ quan trọng.
Nó giúp bạn:
👉 Tránh mất dữ liệu
👉 Làm việc an tâm hơn
👉 Dễ dàng sửa sai
Chỉ cần bật AutoSave và lưu file lên cloud, bạn đã có một “bảo hiểm dữ liệu” gần như miễn phí.
Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng giá trị thì không hề nhỏ.
Th4 4, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Có một sự thật khá buồn cười: càng làm việc nhóm nhiều, bạn càng dễ… rối. Không phải vì công việc khó, mà vì file tài liệu cứ chạy lung tung. Người này gửi bản A, người kia sửa thành bản B, rồi lại có thêm bản C, D… Đến lúc cần tổng hợp, nhìn đống file mà chỉ muốn “tắt máy đi ngủ”.
Bạn đã từng rơi vào cảnh đó chưa? Nếu rồi thì chắc sẽ hiểu cảm giác này nó “khó chịu” thế nào.
May là từ khi dùng Office 2019, mình phát hiện ra một thứ khá hay: đồng biên tập thời gian thực (co-authoring). Ban đầu tưởng chỉ là tính năng phụ. Nhưng dùng rồi mới thấy… không có nó mới là vấn đề.
Chỉ cần một file. Nhiều người cùng mở. Cùng sửa. Cùng thấy kết quả ngay lập tức. Nghe đơn giản, nhưng hiệu quả thì không hề đơn giản chút nào.
1. Co-authoring là gì? Hiểu kiểu đời thường
Nói cho dễ hiểu, co-authoring là:
👉 Nhiều người cùng chỉnh sửa một file cùng lúc
👉 Mọi thay đổi được cập nhật ngay lập tức
Bạn đang gõ một đoạn văn. Người khác đang chỉnh bảng bên dưới. Và hai việc đó diễn ra cùng lúc, không cần chờ đợi.
Nó giống như khi bạn dùng Google Docs. Nhưng ở đây là Word, Excel, PowerPoint trong Office 2019.
Nghe quen không? Nhưng khi áp dụng vào công việc thực tế, cảm giác lại khác hẳn.
2. Điều kiện để dùng được co-authoring
Không phải cứ mở Office 2019 là dùng được ngay đâu.
Bạn cần đảm bảo vài thứ:
- File phải lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
- Có kết nối internet
- Đăng nhập tài khoản Microsoft
- Dùng định dạng file mới (.docx, .xlsx, .pptx)
Nghe thì có vẻ nhiều bước, nhưng thực ra chỉ cần nhớ một câu:
👉 File phải nằm trên cloud
Nếu vẫn nằm trong máy thì… thôi, chưa chơi được đâu.
3. Cách bật và sử dụng co-authoring
Đây là phần bạn sẽ dùng thường xuyên nhất.
Các bước rất đơn giản:
- Lưu file lên OneDrive hoặc SharePoint
- Nhấn nút Share (Chia sẻ)
- Mời người khác bằng email hoặc link
- Cùng mở file và bắt đầu chỉnh sửa
Khi người khác vào, bạn sẽ thấy tên họ xuất hiện trên màn hình. Thậm chí thấy luôn họ đang gõ ở đâu.
Lúc đầu nhìn hơi “ảo”, kiểu như có người đang viết chung với mình vậy. Nhưng quen rồi thì thấy rất bình thường.
4. Trải nghiệm thực tế – Khác biệt nằm ở đâu?
Điều rõ ràng nhất là bạn không cần gửi file nữa.
Không cần hỏi “ai đang giữ file?”.
Không cần chờ người khác sửa xong.
Không cần merge nội dung thủ công.
Mọi thứ diễn ra cùng lúc.
Đặc biệt khi làm việc nhóm gấp, bạn sẽ thấy sự khác biệt rất rõ. Thay vì mất vài tiếng để tổng hợp, giờ có thể xong trong một khoảng thời gian ngắn hơn rất nhiều.
Nghe hơi “thần kỳ”, nhưng thực tế đúng là vậy.
5. Một vài mẹo để dùng co-authoring hiệu quả hơn
Không phải cứ bật lên là dùng ngon ngay. Có vài mẹo nhỏ bạn nên biết:
✔ Tránh chỉnh cùng một đoạn
Nếu hai người sửa cùng một chỗ, dễ bị ghi đè
✔ Quan sát con trỏ của người khác
Biết họ đang làm gì để tránh trùng
✔ Dùng comment để trao đổi
Thay vì sửa trực tiếp, hãy góp ý
✔ Đặt quy tắc làm việc nhóm
Ví dụ: mỗi người phụ trách một phần
Những thứ này nghe đơn giản, nhưng giúp công việc “mượt” hơn rất nhiều.
6. Những hạn chế bạn nên biết
Không có gì hoàn hảo cả, co-authoring cũng vậy.
Một vài điểm bạn nên lưu ý:
- Không mượt bằng Office 365
- Một số tính năng nâng cao bị hạn chế
- Phụ thuộc vào internet
Nếu mạng yếu, bạn sẽ thấy độ trễ. Và lúc đó thì… hơi bực thật.
Nhưng nhìn chung, vẫn rất đáng dùng.
7. Khi nào nên dùng co-authoring?
Bạn nên dùng khi:
- Làm việc nhóm
- Cần hoàn thành nhanh
- Có nhiều người cùng chỉnh sửa
Còn nếu làm việc cá nhân, thì không cần thiết lắm.
Nhưng một khi đã quen, bạn sẽ thấy khó quay lại cách làm cũ.
8. Tổng kết – Nhỏ thôi, nhưng thay đổi cách làm việc
Co-authoring không phải là tính năng “hào nhoáng”. Nó không làm bạn wow ngay từ lần đầu. Nhưng dùng một thời gian, bạn sẽ nhận ra:
👉 Mọi thứ gọn hơn
👉 Làm việc nhanh hơn
👉 Ít lỗi hơn
Chỉ cần thay đổi cách làm việc một chút, hiệu quả đã khác hẳn.
Và đôi khi, những thay đổi nhỏ như vậy mới là thứ tạo ra khác biệt lớn.
Th4 4, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Có một thời, mỗi lần làm việc nhóm là một “cơn ác mộng” nhẹ. Người này sửa file rồi gửi cho người kia. Người kia lại chỉnh tiếp, rồi gửi ngược lại. Cuối cùng, cả nhóm có… 5 phiên bản khác nhau. Và câu hỏi quen thuộc xuất hiện: “Bản nào là bản mới nhất vậy?”
Nghe quen không? Gần như ai từng làm việc nhóm cũng từng trải qua.
Rồi Office 2016 xuất hiện với một tính năng nghe khá “xịn”: đồng biên tập thời gian thực (co-authoring). Lúc đầu nghe thì thấy hơi xa lạ. Nhưng dùng rồi mới thấy… à, hóa ra mọi thứ có thể đơn giản đến vậy.
Bạn không cần gửi file qua lại nữa. Không cần lo trùng phiên bản. Mọi người cùng mở một file, cùng chỉnh sửa, cùng nhìn thấy thay đổi ngay lập tức.
Nghe thôi đã thấy “đỡ mệt” rồi.
1. Co-authoring là gì? Hiểu nhanh cho đỡ rối
Nói đơn giản, co-authoring là:
👉 Nhiều người cùng chỉnh sửa một file cùng lúc
👉 Mọi thay đổi được cập nhật theo thời gian thực
Tức là bạn đang gõ chữ, người khác cũng đang sửa ở chỗ khác, và hai việc đó không hề “đụng nhau”.
Giống như bạn đang làm Google Docs vậy. Nhưng đây là trong Word, Excel, PowerPoint của Office 2016.
2. Điều kiện để dùng được co-authoring
Không phải cứ mở Office 2016 là dùng được ngay đâu nhé.
Bạn cần vài điều kiện cơ bản:
- File phải được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
- Có kết nối internet
- Đăng nhập tài khoản Microsoft
- File ở định dạng mới (.docx, .xlsx, .pptx)
Nghe có vẻ nhiều, nhưng thực ra rất đơn giản.
Chỉ cần nhớ: file phải nằm trên cloud. Nếu vẫn nằm trong máy thì… chưa dùng được đâu.
3. Cách bật và sử dụng đồng biên tập
Đây là phần quan trọng nhất.
Bước 1: Lưu file lên OneDrive hoặc SharePoint
Bước 2: Nhấn nút Share (Chia sẻ)
Bước 3: Mời người khác qua email hoặc link
Bước 4: Cùng mở file và bắt đầu chỉnh sửa
Chỉ vậy thôi.
Khi người khác mở file, bạn sẽ thấy tên họ xuất hiện trên màn hình. Và khi họ gõ chữ, bạn cũng thấy luôn.
Cảm giác khá thú vị. Lúc đầu hơi lạ, nhưng quen rồi thì thấy rất tiện.
4. Trải nghiệm thực tế – Có gì hay?
Điều mình thích nhất là… không còn phải hỏi “ai đang giữ file”.
Bạn mở file ra, chỉnh sửa luôn. Không cần chờ. Không cần gửi.
Ngoài ra:
- Thấy được người khác đang làm gì
- Tránh chỉnh trùng nội dung
- Làm việc nhanh hơn hẳn
Đặc biệt khi làm deadline gấp, tính năng này thật sự cứu cánh.
Bạn tưởng tượng 3–4 người cùng hoàn thành một file trong 1 giờ thay vì 3–4 giờ… quá khác biệt.
5. Một vài lưu ý khi dùng co-authoring
Dù tiện thật, nhưng không phải lúc nào cũng “mượt” 100%.
Bạn nên lưu ý:
✔ Tránh chỉnh cùng một đoạn
Nếu hai người sửa cùng một chỗ, có thể bị ghi đè
✔ Theo dõi con trỏ của người khác
Để biết họ đang làm phần nào
✔ Sử dụng comment
Thay vì sửa trực tiếp, hãy góp ý bằng comment
✔ Lưu file thường xuyên
Dù có auto-save, nhưng cẩn thận vẫn hơn
Nghe có vẻ nhỏ, nhưng giúp bạn tránh khá nhiều rắc rối.
6. Những hạn chế cần biết
Không có gì hoàn hảo cả.
Co-authoring trong Office 2016 vẫn có một số hạn chế:
- Không mượt bằng phiên bản mới hơn (Office 365)
- Một số tính năng nâng cao không hỗ trợ đồng thời
- Cần internet ổn định
Nếu mạng yếu, bạn có thể thấy độ trễ. Và điều đó… hơi khó chịu.
Nhưng nhìn chung, vẫn rất đáng dùng.
7. Khi nào nên dùng co-authoring?
Không phải lúc nào cũng cần dùng.
Bạn nên dùng khi:
- Làm việc nhóm
- Deadline gấp
- Cần chỉnh sửa liên tục
Còn nếu làm việc cá nhân, thì không cần thiết lắm.
Nhưng một khi đã quen dùng, bạn sẽ thấy khó quay lại cách cũ.
8. Tổng kết – Làm việc thông minh hơn, không phải nhiều hơn
Co-authoring không phải là một tính năng “hào nhoáng”. Nó đơn giản thôi. Nhưng lại giải quyết đúng vấn đề mà rất nhiều người gặp phải.
Không còn gửi file qua lại.
Không còn nhầm phiên bản.
Không còn chờ đợi.
Chỉ cần mở file, làm việc, và mọi thứ tự đồng bộ.
Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng đủ để thay đổi cách bạn làm việc mỗi ngày.
Th4 3, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một kiểu lỗi rất “khó chịu” mà nhiều người dùng Excel nâng cao hay gặp: file mở ra bình thường, nhưng các nút bấm, form hay macro thì… im lặng. Không lỗi rõ ràng, không thông báo cụ thể, chỉ là không chạy.
Hoặc đôi khi bạn sẽ thấy những dòng thông báo như:
- “ActiveX component can’t create object”
- “Object library invalid”
- “Controls cannot be inserted”
Nếu gặp những dấu hiệu này, khả năng cao bạn đang vướng vào vấn đề ActiveX giữa 32-bit và 64-bit trong Office 365.
Nghe hơi “cứng”, nhưng thực ra hiểu đúng thì xử lý cũng khá nhanh.
ActiveX trong Office 365 là gì?
ActiveX là thành phần giúp bạn tạo các phần tử tương tác trong Excel:
- Nút bấm (Command Button)
- Form nhập liệu (UserForm)
- ComboBox, ListBox…
Nói đơn giản: nó biến file Excel từ “tĩnh” thành “có thể thao tác”.
Nhưng vấn đề nằm ở chỗ:
👉 ActiveX phụ thuộc vào hệ thống và kiến trúc (32-bit / 64-bit)
Vì sao lỗi xảy ra trong Office 365?
Office 365 hiện nay đa số là 64-bit, trong khi rất nhiều file VBA/ActiveX cũ được viết cho 32-bit.
Khi có sự “lệch pha” này, lỗi sẽ xuất hiện.
Một số nguyên nhân phổ biến:
- File được tạo trên Office 32-bit nhưng mở bằng 64-bit
- Thiếu thư viện ActiveX (.ocx, .dll) phù hợp
- Cache ActiveX bị lỗi
- Bị chặn bởi Trust Center
- Code VBA không tương thích 64-bit
Nói ngắn gọn: không phải lỗi một chỗ, mà là cả “hệ sinh thái” liên quan.
Cách kiểm tra Office 365 đang dùng 32-bit hay 64-bit
Trước khi sửa, bạn cần biết mình đang dùng phiên bản nào.
Thực hiện:
- Mở Excel (Office 365)
- Vào File → Account
- Nhấn About Excel
Bạn sẽ thấy:
👉 32-bit hoặc 64-bit
Các cách khắc phục lỗi ActiveX hiệu quả
Dưới đây là những cách xử lý phổ biến và hiệu quả nhất.
1. Xóa cache ActiveX (.exd) – cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả
Đây là bước nên thử đầu tiên.
Cách làm:
- Đóng toàn bộ Office
- Nhấn Windows + R
- Gõ:
- Tìm và xóa các file có đuôi .exd
Ví dụ:
Sau đó mở lại Excel.
👉 Rất nhiều lỗi biến mất sau bước này.
2. Sửa code VBA cho tương thích 64-bit
Nếu file có macro, bạn có thể cần chỉnh lại code.
Ví dụ:
phải sửa thành:
Ngoài ra, cần dùng:
thay cho:
👉 Đây là lỗi rất phổ biến khi chuyển từ 32-bit sang 64-bit.
3. Đăng ký lại thư viện ActiveX
Nếu lỗi liên quan đến file .ocx:
- Mở Command Prompt (Run as Administrator)
- Nhập:
Nếu thành công, hệ thống sẽ báo đăng ký thành công.
4. Kiểm tra ActiveX trong Trust Center
Đôi khi ActiveX bị chặn vì lý do bảo mật.
Cách kiểm tra:
- Vào File → Options
- Chọn Trust Center → Trust Center Settings
- Chọn ActiveX Settings
Chọn:
👉 Enable all controls without restrictions (chỉ dùng khi cần)
5. Cân nhắc dùng Office 32-bit
Nghe có vẻ “ngược đời”, nhưng:
👉 Office 32-bit tương thích tốt hơn với ActiveX cũ
Rất nhiều doanh nghiệp vẫn dùng 32-bit vì:
- Hỗ trợ VBA cũ tốt hơn
- Ít lỗi ActiveX hơn
- Tương thích rộng
Một số lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
| Lỗi |
Nguyên nhân |
Cách xử lý |
| Button không hoạt động |
ActiveX lỗi |
Xóa .exd |
| Form không mở |
Sai kiến trúc |
Sửa VBA |
| Object library invalid |
Thiếu thư viện |
regsvr32 |
| Không chèn được control |
Bị chặn |
Trust Center |
Mẹo giúp tránh lỗi về sau
Thứ nhất, hạn chế dùng ActiveX nếu không cần thiết.
Có thể dùng Form Controls thay thế.
Thứ hai, nếu viết VBA, nên code tương thích 64-bit ngay từ đầu.
Thứ ba, test file trên nhiều máy khác nhau.
Tránh “chạy trên máy mình nhưng lỗi trên máy khác”.
Kết luận
Lỗi ActiveX 32-bit/64-bit trong Office 365 là một trong những lỗi “khó hiểu” nếu chưa từng gặp, nhưng thực ra lại có quy luật rất rõ: vấn đề tương thích giữa hệ thống và code cũ.
Chỉ cần nhớ vài điểm chính:
- Kiểm tra phiên bản Office
- Xóa cache .exd
- Sửa code VBA nếu cần
- Kiểm tra Trust Center
Và quan trọng nhất: hiểu rằng 64-bit mạnh hơn, nhưng không phải lúc nào cũng “hợp” với những thứ cũ.
Khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy xử lý những lỗi này… nhanh hơn cả việc tìm lỗi nữa.
Th4 3, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Có một điều mà rất nhiều người dùng Office 2021 hay bỏ qua, hoặc biết nhưng chưa tận dụng hết: đó là chia sẻ file qua OneDrive và SharePoint. Nghe qua thì có vẻ hơi “công nghệ cao”, nhưng thật ra… dùng một lần là thấy thích ngay. Không đùa đâu!
Bạn thử tưởng tượng nhé. Trước đây mỗi lần gửi file, phải tải lên, gửi qua Zalo, rồi chỉnh sửa xong lại gửi tiếp một phiên bản khác. Cứ thế lặp lại. Rối không? Rối thật. Nhưng khi dùng OneDrive hay SharePoint, mọi thứ gói gọn trong một cái link. Chỉ một link thôi. Ai mở cũng thấy bản mới nhất. Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi.
Vậy cụ thể phải làm thế nào? Mình sẽ hướng dẫn bạn từ đầu đến cuối, theo kiểu dễ hiểu nhất, không cần quá rành công nghệ vẫn làm được.
1. OneDrive và SharePoint là gì? Có gì khác nhau?
Trước khi bắt đầu, mình nói sơ qua một chút để bạn không bị “mù mờ”.
- OneDrive: giống như một ổ cứng online dành cho cá nhân
- SharePoint: giống như một thư viện chung cho nhóm hoặc công ty
Hiểu đơn giản thế này:
👉 Làm việc một mình → dùng OneDrive
👉 Làm việc nhóm → dùng SharePoint
Thực ra cách chia sẻ file của hai cái này gần giống nhau, nên bạn chỉ cần hiểu nguyên lý là dùng được cả hai.
2. Điều kiện cần trước khi chia sẻ file
Nghe có vẻ hơi kỹ thuật một chút, nhưng thật ra chỉ cần nhớ hai điều thôi:
- File phải được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint
- Bạn đã đăng nhập tài khoản Microsoft trong Office 2021
Nếu file vẫn nằm trong máy (Desktop hay Downloads) thì chưa chia sẻ trực tiếp được đâu.
Cách đơn giản nhất:
- Mở file Word/Excel/PowerPoint
- Nhấn File → Save As → OneDrive
Xong. Từ bước này trở đi bạn mới có thể chia sẻ dễ dàng.
3. Cách chia sẻ file trực tiếp trong Word, Excel, PowerPoint
Đây là cách mà hầu hết mọi người sẽ dùng. Và cũng là cách dễ nhất.
Các bước rất đơn giản:
- Mở file cần chia sẻ
- Nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải
- Nhập email người nhận
Nghe thì đơn giản thật, nhưng có một chỗ cực kỳ quan trọng mà nhiều người hay bỏ qua…
👉 Quyền truy cập (Permissions)
Bạn sẽ thấy các lựa chọn như:
- Ai có link cũng xem được
- Chỉ người được chọn mới xem được
- Cho phép chỉnh sửa hoặc chỉ xem
Nếu chọn sai, bạn có thể vô tình cho người khác sửa file của mình lúc nào không hay. Cái này phải để ý kỹ nha.
4. Chia sẻ bằng link – Nhanh gọn nhất
Nếu bạn không muốn nhập từng email thì có cách nhanh hơn.
👉 Dùng link chia sẻ.
Cách làm:
- Nhấn Share
- Chọn Copy Link
- Gửi link qua Zalo, Messenger hoặc Email
Vậy là xong.
Nhưng khoan… trước khi gửi link, bạn nên chỉnh lại quyền:
- Người nhận có được sửa không?
- Có cần đăng nhập không?
- Link có hết hạn không?
Đây là bước giúp bạn tránh rò rỉ file quan trọng. Đừng bỏ qua.
5. Chia sẻ file qua SharePoint khi làm việc nhóm
Nếu bạn làm trong môi trường công ty, khả năng cao bạn sẽ dùng SharePoint.
Cách chia sẻ cũng tương tự, nhưng có thêm vài điểm đáng chú ý:
- File nằm trong thư viện chung của nhóm
- Có thể chia sẻ theo team
- Dễ theo dõi lịch sử chỉnh sửa
Ví dụ đơn giản:
Bạn làm file Excel báo cáo → lưu lên SharePoint → cả nhóm cùng chỉnh sửa → không cần gửi đi gửi lại nhiều lần nữa.
Nghe thôi đã thấy tiện hơn rất nhiều rồi.
6. Một vài mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích
Đây là phần mà nhiều người sau khi dùng một thời gian mới “ngộ” ra.
✔ Đặt tên file rõ ràng
Tránh đặt kiểu “file_final_v2_final_lan2”… nhìn là muốn bỏ cuộc luôn.
✔ Dùng comment thay vì sửa trực tiếp
Trong Word hay Excel đều có comment → dùng để góp ý rất tiện và chuyên nghiệp
✔ Kiểm tra quyền trước khi gửi
Gửi nhầm quyền chỉnh sửa cho khách là khá nguy hiểm đó
✔ Sử dụng lịch sử phiên bản
OneDrive và SharePoint cho phép bạn quay lại bản cũ nếu lỡ chỉnh sai
Nói chung, mấy cái nhỏ nhỏ này thôi nhưng giúp bạn làm việc “xịn” hơn hẳn.
7. Khi nào nên dùng OneDrive, khi nào dùng SharePoint?
Câu này không có đáp án cố định, nhưng bạn có thể tham khảo:
- Làm việc cá nhân → OneDrive
- Làm việc nhóm nhỏ → vẫn có thể dùng OneDrive
- Làm việc công ty, dự án lớn → SharePoint
Quan trọng là bạn thấy cái nào phù hợp và tiện hơn với nhu cầu của mình.
8. Một số lỗi thường gặp
Ai dùng cũng từng gặp, không riêng gì bạn đâu.
❌ Người nhận không mở được file
→ Kiểm tra lại quyền chia sẻ
❌ Không thấy nút Share
→ Có thể file chưa lưu lên OneDrive
❌ Link không dùng được
→ Có thể link đã hết hạn
Đa phần lỗi đều xử lý khá nhanh nếu bạn để ý kỹ một chút.
9. Tổng kết
Thật lòng mà nói, sau khi quen với việc chia sẻ file qua OneDrive hay SharePoint, bạn sẽ thấy cách cũ hơi… lỗi thời.
Gửi USB? Bất tiện.
Gửi file qua Messenger? Dễ rối.
Gửi mail đính kèm? Khó kiểm soát phiên bản.
Còn dùng link?
👉 Nhanh
👉 Gọn
👉 Dễ quản lý
👉 Chuyên nghiệp hơn hẳn
Chỉ cần thử một lần, bạn sẽ thấy sự khác biệt ngay.
Th4 3, 2026 | Chưa được phân loại, excel 365, powerpoint, word 365
Có một chuyện khá thú vị mà mình nhận ra sau một thời gian dùng Office 365. Đó là… càng dùng lâu, mình càng lười gửi file theo kiểu truyền thống. Không phải vì ngại đâu, mà vì thấy nó… không còn hợp nữa.
Bạn nghĩ thử xem. Một file Word hay Excel, chỉnh sửa qua lại giữa nhiều người. Gửi qua Zalo, gửi email, rồi mỗi người giữ một bản khác nhau. Cuối cùng chẳng biết đâu là bản chuẩn. Nghe quen không? Quen quá đi chứ.
Và rồi OneDrive, SharePoint xuất hiện. Mọi thứ thay đổi hẳn. Không còn gửi file nữa, chỉ gửi link. Không còn “file_final_v2_lan_cuoi”… nữa. Mọi thứ gọn gàng hơn hẳn.
Nhưng nếu bạn chưa từng dùng, có thể sẽ hơi bối rối lúc đầu. Không sao, mình sẽ đi từng bước, chậm thôi, dễ hiểu thôi.
1. OneDrive và SharePoint – Hiểu đơn giản cho đỡ rối
Trước khi bắt đầu, mình nói nhanh một chút để bạn không bị “ngợp”.
- OneDrive: giống như ổ lưu trữ cá nhân trên cloud
- SharePoint: giống như nơi lưu trữ chung cho nhóm hoặc công ty
Nói kiểu đời thường:
👉 OneDrive = “tủ đồ riêng của bạn”
👉 SharePoint = “tủ chung của cả team”
Nghe vậy là đủ hiểu để bắt đầu rồi
2. Muốn chia sẻ file thì phải lưu đúng chỗ
Đây là bước mà nhiều người hay bỏ qua.
Bạn không thể chia sẻ trực tiếp nếu file vẫn nằm trong máy. Nghe hơi vô lý nhưng lại đúng.
Cách làm rất đơn giản:
- Mở file Word/Excel/PowerPoint
- Chọn File → Save As
- Lưu vào OneDrive hoặc SharePoint
Chỉ vậy thôi. Nhưng bước này cực kỳ quan trọng.
Nếu bỏ qua, bạn sẽ không thấy nút Share hoạt động đúng.
3. Chia sẻ file trực tiếp trong Office 365 – Dễ hơn bạn nghĩ
Sau khi file đã nằm trên cloud, mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều.
Bạn chỉ cần:
- Nhấn nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải
- Nhập email người nhận
- Chọn quyền truy cập
- Nhấn gửi
Xong. Nhanh gọn.
Nhưng khoan, phần quyền truy cập mới là thứ đáng nói.
Bạn có thể:
- Cho phép chỉnh sửa
- Chỉ cho xem
- Giới hạn người truy cập
Nếu bạn từng gửi nhầm file cho người không nên xem… thì sẽ hiểu tại sao bước này quan trọng 😅
4. Chia sẻ bằng link – Nhanh, tiện, và cực kỳ phổ biến
Nếu bạn không muốn nhập từng email, có một cách nhanh hơn.
👉 Tạo link chia sẻ.
Các bước:
- Nhấn Share
- Chọn Copy Link
- Gửi link qua bất kỳ đâu
Nghe thì đơn giản, nhưng đừng quên chỉnh quyền trước khi gửi.
Bạn có thể chọn:
- Ai cũng mở được
- Chỉ người có quyền mới mở được
- Có cần đăng nhập hay không
Một chút cẩn thận sẽ giúp bạn tránh rắc rối sau này.
5. Làm việc nhóm với SharePoint – Cảm giác “đỡ mệt” rõ rệt
Nếu bạn làm việc một mình, OneDrive là đủ. Nhưng khi làm việc nhóm, SharePoint mới thực sự phát huy sức mạnh.
Bạn thử tưởng tượng:
Một file Excel báo cáo, cả team cùng chỉnh sửa. Không cần gửi đi gửi lại. Không cần hỏi “bản mới nhất đâu?”. Ai mở cũng thấy giống nhau.
Đó chính là điểm mạnh.
Ngoài ra, SharePoint còn cho phép:
- Theo dõi lịch sử chỉnh sửa
- Quản lý quyền theo nhóm
- Tích hợp với Teams
Nói chung là làm việc nhóm “mượt” hơn rất nhiều.
6. Một vài mẹo nhỏ nhưng rất đáng giá
Đây là những thứ mà bạn sẽ thấy cực kỳ hữu ích sau khi dùng một thời gian.
✔ Đặt tên file rõ ràng
Đừng đặt kiểu “file_final_final_1”… thật sự không ai hiểu nổi
✔ Dùng comment để trao đổi
Thay vì sửa trực tiếp, hãy comment → dễ theo dõi hơn
✔ Kiểm tra quyền trước khi gửi
Đặc biệt khi gửi cho khách hoặc đối tác
✔ Sử dụng lịch sử phiên bản
Lỡ sửa sai vẫn có thể quay lại
Những điều nhỏ này thôi, nhưng giúp bạn làm việc chuyên nghiệp hơn hẳn.
7. Khi nào nên dùng OneDrive, khi nào dùng SharePoint?
Không có câu trả lời tuyệt đối, nhưng bạn có thể tham khảo:
- Làm việc cá nhân → OneDrive
- Làm việc nhóm nhỏ → OneDrive vẫn ổn
- Làm việc công ty, dự án lớn → SharePoint
Quan trọng là bạn thấy cái nào tiện và phù hợp với nhu cầu của mình.
8. Một vài lỗi thường gặp
Ai dùng cũng từng gặp, không tránh được đâu.
❌ Người nhận không mở được file
→ Kiểm tra lại quyền chia sẻ
❌ Không thấy nút Share
→ File chưa lưu lên cloud
❌ Link không hoạt động
→ Có thể đã hết hạn hoặc bị giới hạn
Chỉ cần bình tĩnh kiểm tra lại từng bước là giải quyết được.
9. Tổng kết – Thói quen nhỏ, thay đổi lớn
Thật lòng mà nói, khi đã quen với việc chia sẻ file qua OneDrive hay SharePoint, bạn sẽ không muốn quay lại cách cũ nữa.
Gửi file qua Messenger? Rối.
Gửi email đính kèm? Khó quản lý.
Dùng USB? Lạc hậu.
Còn dùng link?
👉 Nhanh
👉 Gọn
👉 Đồng bộ
👉 Chuyên nghiệp
Chỉ cần thay đổi một thói quen nhỏ, cách bạn làm việc sẽ khác đi rất nhiều.
