Cách Thực Hiện Chia Sẻ Lịch (Shared Calendar) Outlook 2021 Đơn Giản Và Hiệu Quả

Th2 25, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc phối hợp thời gian giữa các thành viên trong nhóm gần như là chuyện “cơm bữa”. Bạn đã bao giờ gửi email qua lại chỉ để hỏi: “Chiều nay bạn có rảnh không?” Hay loay hoay tìm một khung giờ trống để họp? Nếu có, thì tính năng chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2021 chính là giải pháp bạn nên tận dụng ngay.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện chia sẻ lịch trên Outlook 2021 một cách chi tiết, dễ hiểu, và thực tế nhất. Không rườm rà. Không vòng vo. Chúng ta bắt đầu nhé!

Shared Calendar Outlook 2021 Là Gì Và Vì Sao Bạn Nên Sử Dụng?

Shared Calendar (Lịch chia sẻ) là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình với đồng nghiệp, quản lý hoặc cả nhóm. Nhờ đó, mọi người có thể xem thời gian trống/bận của nhau để lên kế hoạch họp, sự kiện hay công việc chung.

Nói đơn giản, thay vì hỏi đi hỏi lại, bạn chỉ cần mở lịch là biết ngay ai rảnh lúc nào. Quá tiện!

Một vài lợi ích nổi bật:

• Giảm thiểu email trao đổi không cần thiết

• Dễ dàng sắp xếp lịch họp nhóm

• Tăng tính minh bạch trong quản lý thời gian

• Hạn chế trùng lịch

Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2021 trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange, thì đây gần như là tính năng “phải có”.

Điều Kiện Trước Khi Chia Sẻ Lịch Trong Outlook 2021

Trước khi bắt đầu, bạn nên kiểm tra một vài điều nhỏ:

• Đang sử dụng Microsoft Outlook 2021 phiên bản desktop

• Tài khoản email thuộc hệ thống Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365

• Người nhận chia sẻ cùng hệ thống (hoặc có thể nhận lời mời qua email)

Nếu đáp ứng đủ những điều trên, chúng ta đi vào phần chính nhé.

Hướng Dẫn Cách Chia Sẻ Lịch (Shared Calendar) Trong Outlook 2021

Bước 1: Mở Lịch Trong Outlook 2021

Trước tiên, bạn mở Outlook 2021 trên máy tính. Ở góc dưới bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Calendar (Lịch).

Ngay lập tức, giao diện lịch làm việc của bạn sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể xem theo ngày, tuần hoặc tháng tùy ý. Nếu chưa từng để ý, có khi bạn sẽ thấy: “Ủa, hóa ra Outlook có nhiều chế độ xem vậy sao?” – đúng vậy đấy!

Bước 2: Chọn Tính Năng Share Calendar

Trên thanh công cụ phía trên (Ribbon), bạn chọn tab Home. Sau đó nhấn vào nút Share Calendar.

Một cửa sổ email mới sẽ xuất hiện – đúng rồi, Outlook sẽ tạo sẵn một email mời chia sẻ lịch cho bạn. Khá thông minh!

Bước 3: Nhập Địa Chỉ Email Người Nhận

Tại ô To, bạn nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ lịch.

Ngay bên dưới, bạn sẽ thấy mục Details hoặc phần chọn quyền truy cập (Permission Level). Đây là chỗ cực kỳ quan trọng. Bạn có thể chọn:

• Availability only (Free/Busy time) – Chỉ xem thời gian rảnh/bận

• Limited details – Xem thêm một chút thông tin sự kiện

• Full details – Xem đầy đủ nội dung cuộc họp

Bạn muốn chia sẻ đến mức nào? Tùy mục đích. Nếu là đồng nghiệp thân thiết trong nhóm, chia sẻ full cũng chẳng sao. Nhưng nếu là đối tác bên ngoài, có thể bạn chỉ nên để mức Free/Busy thôi cho an toàn.

Sau khi chọn xong, nhấn Send. Vậy là hoàn tất bước chia sẻ.

Đơn giản hơn bạn nghĩ, đúng không?

Bước 4: Người Nhận Chấp Nhận Lịch Chia Sẻ

Người nhận sẽ nhận được một email mời chia sẻ lịch. Họ chỉ cần nhấn Accept (Chấp nhận).

Sau khi chấp nhận, lịch của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách Calendar của họ. Từ đây, họ có thể xem lịch tùy theo quyền bạn đã cấp.

Thế là xong! Chỉ vài thao tác mà cả đội có thể phối hợp thời gian mượt mà hơn hẳn.

Cách Mở Lịch Được Người Khác Chia Sẻ

Ngoài việc chia sẻ, đôi khi bạn cũng là người được chia sẻ lịch. Vậy mở thế nào?

Rất đơn giản:

1. Vào Calendar

2. Chọn Open Calendar

3. Nhấn From Address Book

4. Tìm tên người cần xem lịch

Ngay sau đó, lịch của họ sẽ hiển thị song song với lịch của bạn. Bạn có thể so sánh hai lịch cùng lúc – cực kỳ tiện khi đặt lịch họp.

Cách Thay Đổi Hoặc Thu Hồi Quyền Chia Sẻ Lịch

Có lúc bạn muốn thay đổi quyền đã cấp. Ví dụ, trước đây cho xem full details, giờ muốn giới hạn lại. Làm sao đây?

Bạn chỉ cần:

1. Vào Calendar

2. Nhấn chuột phải vào lịch của mình

3. Chọn Properties hoặc Sharing Permissions

4. Chỉnh lại quyền hoặc xóa người dùng khỏi danh sách

Nhanh gọn. Không cần gửi lại email từ đầu.

Một Số Lưu Ý Khi Chia Sẻ Lịch Outlook 2021

Để việc sử dụng Shared Calendar hiệu quả hơn, bạn nên lưu ý:

• Không nên chia sẻ toàn bộ chi tiết cho quá nhiều người

• Đặt tiêu đề sự kiện rõ ràng để người khác dễ hiểu

• Thường xuyên cập nhật lịch để tránh thông tin sai lệch

• Kiểm tra múi giờ nếu làm việc với đối tác quốc tế

Đôi khi chỉ một chi tiết nhỏ như quên cập nhật lịch cũng khiến cả nhóm “toang” kế hoạch. Nên cẩn thận một chút vẫn hơn!

Khi Nào Nên Sử Dụng Shared Calendar Outlook 2021?

Bạn có thể sử dụng tính năng này trong nhiều trường hợp:

• Lên lịch họp nhóm

• Quản lý lịch làm việc của nhân viên

• Theo dõi lịch công tác của cấp trên

• Điều phối sự kiện nội bộ

Thực tế mà nói, một khi đã quen với việc dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy khó quay lại cách làm thủ công ngày trước.

Kết Luận

Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2021 không hề phức tạp. Chỉ vài bước cơ bản là bạn đã có thể đồng bộ hóa lịch làm việc với đồng nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.

Nếu bạn đang tìm cách tối ưu quản lý thời gian, giảm bớt email trao đổi và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm, thì đây chính là tính năng nên áp dụng ngay hôm nay.

Đừng để việc sắp xếp lịch họp trở thành nỗi ám ảnh nữa. Mở Outlook lên, thử chia sẻ lịch ngay đi. Biết đâu bạn sẽ tự hỏi: “Sao mình không dùng sớm hơn nhỉ?”

Cách Thực Hiện Chia Sẻ Lịch (Shared Calendar) Outlook 2019

Th2 24, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách Thực Hiện Chia Sẻ Lịch (Shared Calendar) Outlook 2016

Th2 23, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách Thực Hiện Chữ Ký Email (Signature) Outlook 365

Th2 16, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Có một chi tiết rất nhỏ trong email mà nhiều người thường bỏ qua: chữ ký. Nhưng thử nghĩ xem, mỗi ngày bạn gửi bao nhiêu email? 10 cái? 20 cái? Thậm chí cả trăm nếu làm sales hay chăm sóc khách hàng. Và ở cuối mỗi email, dòng chữ ký đó xuất hiện lặp đi lặp lại. Nó giống như một tấm danh thiếp tự động vậy. Vậy mà không ít người vẫn để chữ ký kiểu:
“Sent from my iPhone.” Nghe hơi… hụt hẫng đúng không? Thực ra, thiết lập chữ ký email trong Outlook 365 không hề phức tạp. Chỉ vài phút là xong. Nhưng nếu làm cẩn thận, nó có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn.

Vì sao chữ ký email lại quan trọng?

Nhiều người nghĩ chữ ký chỉ để ghi tên. Nhưng không đơn giản vậy đâu.

Một chữ ký tốt có thể:

• Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ

• Tăng độ nhận diện thương hiệu

• Gắn link website hoặc mạng xã hội

• Thậm chí hỗ trợ marketing nhẹ nhàng

Hãy tưởng tượng bạn nhận email từ hai người. Một người chỉ ghi “Nam”. Người còn lại có đầy đủ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, website, logo gọn gàng. Bạn sẽ tin tưởng ai hơn?

Chính xác.

Chữ ký nhỏ thôi, nhưng ảnh hưởng lớn đấy.

Cách tạo chữ ký trong Outlook 365 (phiên bản desktop)

Nếu bạn đang dùng Outlook 365 trên máy tính (Windows), các bước thực hiện khá đơn giản.

1. Mở Outlook 365

2. Nhấn vào “File” ở góc trên bên trái

3. Chọn “Options”

4. Vào mục “Mail”

5. Nhấn “Signatures…”

Lúc này, cửa sổ tạo chữ ký sẽ hiện ra.

Bạn có thể nhấn “New” để tạo chữ ký mới, đặt tên cho nó (ví dụ: Signature công việc), rồi bắt đầu nhập nội dung vào khung bên dưới.

Ở đây, bạn có thể:

• Thay đổi font chữ

• Chèn logo công ty

• Thêm link website

• Chèn hình ảnh

Đừng làm quá màu mè. Đơn giản, gọn gàng là đẹp nhất.

Thiết lập chữ ký mặc định

Sau khi tạo xong, bạn nên thiết lập chữ ký này tự động xuất hiện khi gửi email.

Trong cửa sổ “Signatures and Stationery”, bạn sẽ thấy phần:

• New messages

• Replies/forwards

Chọn chữ ký bạn vừa tạo cho cả hai mục này nếu muốn nó xuất hiện mặc định.

Làm xong bước này, mỗi lần bạn soạn email mới, chữ ký sẽ tự động hiện ra. Không cần copy – paste thủ công nữa. Nhẹ nhàng thật sự.

Cách tạo chữ ký trong Outlook 365 (phiên bản web)

Nếu bạn dùng Outlook 365 trên trình duyệt, cách làm hơi khác một chút.

1. Đăng nhập vào Outlook trên web

2. Nhấn biểu tượng bánh răng (Settings) góc trên bên phải

3. Chọn “View all Outlook settings”

4. Vào mục “Mail” → “Compose and reply”

Tại đây, bạn sẽ thấy khung để nhập chữ ký.

Bạn có thể:

• Gõ nội dung trực tiếp

• Chèn link

• Chỉnh font

• Thêm hình ảnh

Đừng quên tick chọn “Automatically include my signature on new messages” nếu muốn tự động chèn.

Giao diện web khá thân thiện. Làm một lần là quen ngay.

Nội dung chữ ký nên gồm những gì?

Đây là phần quan trọng nhất.

Một chữ ký email chuyên nghiệp thường gồm:

• Họ tên đầy đủ

• Chức vụ

• Tên công ty

• Số điện thoại

• Email

• Website

• Logo (nếu có)

Ví dụ:

Nguyễn Văn A
Marketing Manager
Công ty ABC
Điện thoại: 09xx xxx xxx
Website: www.abc.com

Ngắn gọn. Rõ ràng. Không lan man.

Nếu bạn muốn thêm mạng xã hội, hãy chọn những kênh thực sự liên quan đến công việc. Đừng nhét quá nhiều icon vào, nhìn rối mắt lắm.

Một vài lưu ý nhỏ nhưng rất đáng giá

1. Tránh dùng font quá lạ.

2. Không nên dùng quá nhiều màu sắc.

3. Đảm bảo hình ảnh không quá nặng (tránh email load chậm).

4. Kiểm tra hiển thị trên điện thoại.

Có những chữ ký nhìn đẹp trên máy tính nhưng khi mở trên điện thoại thì vỡ layout. Thế là mất điểm.

Ngoài ra, nếu công ty bạn có bộ nhận diện thương hiệu riêng, hãy tuân theo guideline đó. Chữ ký cũng là một phần của hình ảnh thương hiệu.

Có nên thêm câu quote dưới chữ ký?

Câu hỏi này thú vị.

Một số người thích thêm câu trích dẫn truyền cảm hứng. Ví dụ:
“Success is a journey, not a destination.”

Nghe cũng hay. Nhưng nếu bạn làm trong môi trường doanh nghiệp nghiêm túc, đôi khi đơn giản vẫn tốt hơn.

Chữ ký không phải nơi để viết status Facebook.

Khi nào nên cập nhật chữ ký?

Bất cứ khi nào có thay đổi về:

• Chức vụ

• Số điện thoại

• Tên công ty

• Logo mới

Đừng để chữ ký cũ kỹ trong khi thông tin đã thay đổi. Nó dễ gây nhầm lẫn và thiếu chuyên nghiệp.

Nếu công ty triển khai chiến dịch mới, bạn cũng có thể thêm banner nhỏ dưới chữ ký để quảng bá. Nhưng nhớ tối giản thôi. Đừng biến email thành poster quảng cáo.

Cách Thực Hiện Chữ Ký Email (Signature) Outlook 2021

Th2 14, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Cách thực hiện chữ ký email (Signature) Outlook 2019

Th2 13, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint