Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Th12 22, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đã từng làm việc với Excel đủ lâu, chắc chắn bạn biết cảm giác này:
gõ VLOOKUP, nhớ cột đầu tiên, đếm cột trả về, rồi cầu trời đừng ai chèn thêm cột vào bảng. Chỉ cần ai đó thêm một cột là công thức đi tong. Mệt thật sự.

Và rồi Excel 2021 xuất hiện cùng XLOOKUP. Không ồn ào, không phô trương, nhưng dùng rồi mới thấy: “Ủa, sao trước giờ mình lại chịu khổ với VLOOKUP vậy?” 😄

XLOOKUP không chỉ là bản nâng cấp. Nó là cách Excel nói với người dùng rằng:

“Thôi, để tôi làm việc này cho bạn dễ hơn.”

XLOOKUP là gì? Nói đơn giản cho dễ hiểu

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và thậm chí cả INDEX + MATCH trong nhiều trường hợp.

Thay vì:

• Bắt buộc tra từ trái sang phải

• Phải nhớ số thứ tự cột

• Dễ lỗi khi bảng thay đổi

XLOOKUP cho phép bạn:

• Tra cứu theo bất kỳ hướng nào

• Chỉ định rõ cột tìm và cột trả về

• Tự xử lý lỗi gọn gàng

• Không sợ bảng bị chèn cột

Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi, đúng không?

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc

Cú pháp chuẩn của XLOOKUP như sau:

Nhìn thì hơi dài, nhưng thực tế bạn chỉ cần nhớ 3 tham số đầu là dùng được 80% trường hợp.

• lookup_value: giá trị cần tìm

• lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

• return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các tham số còn lại là “gia vị”, dùng khi cần nâng cao.

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong 10 giây

Giả sử bạn có bảng dữ liệu:

Bạn muốn nhập Mã SP và trả về Giá.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không lo bảng thay đổi.
Không cần nhớ “cột thứ mấy”.

So với VLOOKUP thì sao? Nhẹ hơn hẳn.

Vì sao XLOOKUP “ăn đứt” VLOOKUP?

Không phải tự nhiên mà dân Excel gọi XLOOKUP là “chân ái”. Dưới đây là những điểm khiến nhiều người chuyển hẳn.

1. Tra cứu ngược thoải mái

VLOOKUP bó buộc tra từ trái sang phải.
XLOOKUP thì không.

Bạn có thể:

• Tra mã → tên

• Tra tên → mã

• Tra bất kỳ cột nào, miễn là bạn chỉ rõ

Excel không còn bắt bạn phải sắp xếp lại bảng nữa. Quá đã!

2. Không cần đếm cột

VLOOKUP yêu cầu:

“Cột trả về là cột thứ mấy?”

XLOOKUP thì nói:

“Bạn muốn trả về cột nào? Chỉ tôi là được.”

Điều này cực kỳ quan trọng khi làm file lớn, chỉnh sửa thường xuyên.

XLOOKUP xử lý lỗi thông minh hơn

Một điểm mình rất thích là if_not_found.

Ví dụ:

Nếu không có dữ liệu, Excel sẽ trả về:

“Không tìm thấy”

Không còn #N/A đỏ chót, không còn phải bọc IFERROR bên ngoài. Gọn gàng, dễ đọc, dễ hiểu.

Các chế độ so khớp trong XLOOKUP (dùng khi cần)

Tham số match_mode cho phép bạn chọn cách Excel tìm dữ liệu:

• 0 – Tìm chính xác (mặc định)

• -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

• 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

• 2 – Tìm bằng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ tìm gần đúng theo mức lương, bậc thuế, xếp loại… thì XLOOKUP làm rất mượt.

Tìm từ dưới lên? XLOOKUP làm được luôn

VLOOKUP không làm được chuyện này.
INDEX + MATCH thì làm được nhưng khá dài.

XLOOKUP thì chỉ cần thêm search_mode.

-1 nghĩa là tìm từ dưới lên.
Cực kỳ hữu ích khi dữ liệu có trùng giá trị và bạn muốn lấy kết quả mới nhất.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP

• XLOOKUP chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365 trở lên

• Nếu gửi file cho người dùng Excel 2016 trở xuống → họ sẽ không xem được công thức

• Khi làm file dùng chung, nên cân nhắc đối tượng sử dụng

Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cá nhân hoặc nội bộ với Excel mới, thì cứ yên tâm dùng.

Kết lại – học XLOOKUP sớm, đỡ khổ về sau

Thật lòng mà nói, XLOOKUP không khó, chỉ là nhiều người chưa thử. Nhưng một khi đã dùng rồi, bạn sẽ thấy Excel nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Công thức rõ ràng hơn, file bền hơn, ít lỗi vặt hơn.

Nếu VLOOKUP là thứ khiến bạn phải “né tránh” mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới, hiểu chuyện và biết điều. 😌

Lỗi VLOOKUP trả về #N/A trong Excel 2010 – nỗi ám ảnh quen mà lạ

Th12 17, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn từng làm việc với Excel 2010, chắc chắn có lúc bạn gõ công thức VLOOKUP xong, nhấn Enter đầy hy vọng… rồi bụp, hiện ra #N/A. Một khoảnh khắc im lặng. Tim hơi khựng lại.
“Ủa? Rõ ràng dữ liệu có mà?”
Và thế là bắt đầu chuỗi ngày căng thẳng: sửa công thức, kiểm tra bảng, copy lại, vẫn #N/A. Thật sự bực.

Thực ra, lỗi VLOOKUP trả về #N/A trong Excel 2010 không phải là lỗi hiếm, cũng chẳng phải do Excel “dở chứng”. Phần lớn là do chúng ta… vô tình bỏ sót một chi tiết rất nhỏ. Nhỏ đến mức không để ý, nhưng đủ khiến cả công thức sụp đổ.

#N/A nghĩa là gì? Excel đang nói gì với bạn?

Nói đơn giản cho dễ hiểu nhé.
#N/A có nghĩa là: Excel không tìm thấy giá trị cần tra cứu.

Không phải là sai công thức hoàn toàn. Không phải Excel bị lỗi. Chỉ là nó tìm hoài mà không thấy thứ bạn yêu cầu trong vùng dữ liệu.

Giống như bạn hỏi: “Có ai tên Minh trong phòng không?”
Mọi người nhìn nhau… rồi im lặng. Không phải câu hỏi sai, mà là không có người tên Minh ở đó.

VLOOKUP cũng vậy thôi.

Những nguyên nhân phổ biến khiến VLOOKUP trả về #N/A

Đây là phần quan trọng nhất. Và tin mình đi, rất nhiều người gặp đúng những lỗi này mà không hề biết.

1. Giá trị tra cứu không tồn tại (nhưng bạn tưởng là có)

Nghe hơi buồn cười, nhưng đây lại là nguyên nhân phổ biến nhất.

Ví dụ:

• Bảng tra cứu có mã: SP001

• Ô bạn tra là: SP001 (có dấu cách thừa phía sau)

Nhìn bằng mắt thì giống hệt nhau. Nhưng Excel thì không. Với nó, chỉ cần dư một khoảng trắng thôi là thành hai giá trị khác nhau hoàn toàn.

Ngoài dấu cách, còn có:

• Ký tự ẩn

• Xuống dòng

• Copy từ web về

Chỉ cần một thứ nhỏ xíu như vậy thôi là đủ khiến VLOOKUP bó tay.

2. Sai cột tra cứu (lỗi “kinh điển”)

VLOOKUP có một nguyên tắc bất di bất dịch:
👉 Giá trị tra cứu phải nằm ở cột đầu tiên của vùng bảng

Nhiều người quên mất điều này.

Ví dụ bạn viết:

Nhưng giá trị trong A2 lại nằm ở cột C, không phải cột B. Thế là Excel tìm hoài không thấy, rồi trả về #N/A. Hợp lý thôi.

3. Dữ liệu số nhưng lại được lưu dưới dạng text

Đây là một “cái bẫy” rất tinh vi.

• Bên bảng tra cứu: số 123 (định dạng Number)

• Bên ô tra: "123" (định dạng Text)

Bằng mắt thì giống nhau 100%.
Nhưng với Excel? Không hề.

VLOOKUP không tự suy luận “à chắc cái này cũng là 123”. Nó rất máy móc. Khác kiểu dữ liệu là coi như… người dưng.

Lỗi do chế độ tìm gần đúng (TRUE) mà không biết

Nhiều người dùng VLOOKUP theo thói quen, viết công thức mà không để ý tham số cuối cùng.

Ví dụ:

Thiếu tham số thứ 4, Excel mặc định là TRUE (tìm gần đúng).

Vấn đề là:

• Nếu cột tra cứu chưa được sắp xếp tăng dần

• Hoặc dữ liệu không phù hợp tìm gần đúng

Kết quả trả về rất dễ là #N/A hoặc sai hoàn toàn.

Lời khuyên chân thành:
👉 Nếu không hiểu rõ TRUE dùng khi nào, cứ FALSE cho chắc.

Cách sửa lỗi VLOOKUP #N/A trong Excel 2010 (thực tế và hiệu quả)

Giờ đến phần mà ai cũng mong chờ đây.

Cách 1: Kiểm tra và làm sạch dữ liệu

• Dùng TRIM() để xóa khoảng trắng thừa

• Dùng CLEAN() nếu dữ liệu copy từ web

• So sánh từng giá trị bằng = để xem có khớp thật không

Đôi khi, chỉ cần làm sạch dữ liệu là VLOOKUP chạy ngon ngay.

Cách 2: Kiểm tra lại vùng bảng và cột trả về

Hãy tự hỏi:

• Cột đầu tiên của vùng bảng có đúng là cột chứa giá trị tra không?

• Số thứ tự cột (col_index_num) có bị lệch không?

Nhiều người chỉnh sửa bảng, thêm cột, xóa cột… nhưng quên sửa lại công thức. Và thế là #N/A xuất hiện.

Cách 3: Ép kiểu dữ liệu cho giống nhau

• Dùng VALUE() để chuyển text thành số

• Hoặc nhân *1

• Hoặc chuyển toàn bộ sang Text / Number cho đồng bộ

Miễn sao hai bên giống nhau về kiểu dữ liệu là được.

Cách 4: Dùng IFERROR để “che” lỗi (khi cần)

Trong nhiều trường hợp, bạn chấp nhận việc không có dữ liệu.

Ví dụ:

Không phải để sửa lỗi gốc, mà để bảng tính nhìn gọn gàng hơn, đỡ rối mắt. Cách này dùng trong báo cáo rất nhiều.

Một chút mẹo nhỏ để ít gặp #N/A hơn

• Luôn dùng FALSE khi tra cứu chính xác

• Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu

• Tránh gõ tay mã, nên dùng Data Validation

• Với Excel 2010, nếu bảng phức tạp, cân nhắc INDEX + MATCH

INDEX + MATCH không bị giới hạn “cột đầu tiên”, linh hoạt hơn rất nhiều. Nhưng đó là câu chuyện khác rồi.

Kết lại một chút cho nhẹ đầu

Thật ra, lỗi VLOOKUP trả về #N/A trong Excel 2010 không đáng sợ như cảm giác ban đầu của nó. Nó không phải lỗi “trời ơi đất hỡi”, mà chỉ là Excel đang nói với bạn:

“Tôi tìm không thấy thứ bạn muốn, kiểm tra lại đi.”

Khi hiểu được điều đó, bạn sẽ không còn cáu gắt mỗi lần thấy #N/A nữa. Thay vào đó là bình tĩnh kiểm tra từng bước. Và thường thì, lỗi nằm ở những chỗ rất nhỏ. Nhỏ đến mức sửa xong rồi chỉ muốn tự hỏi: “Ủa, nãy giờ mình căng thẳng làm gì không biết?”

Sửa lỗi font tiếng Việt trong Word 2010 – những lỗi quen thuộc và cách khắc phục đơn giản đến bất ngờ!

Th12 15, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Mở một file Word 2010 ra mà thấy chữ loằng ngoằng, dấu thì bay tứ tung, có khi còn hiện toàn ô vuông hoặc dấu hỏi chấm – cảm giác lúc đó chỉ muốn đóng file lại cho xong. Nhưng khoan, đừng vội. Lỗi font tiếng Việt trong Word 2010 rất phổ biến, và quan trọng là sửa được hoàn toàn, chỉ cần bạn hiểu nó sai ở đâu.

Bài này sẽ đi từ gốc rễ vấn đề, giải thích dễ hiểu, rồi hướng dẫn từng cách sửa cụ thể. Mỗi phần đều có prompt tạo ảnh để bạn dùng minh họa cho bài viết, video hoặc tài liệu.

1. Nguyên nhân khiến Word 2010 hay bị lỗi font tiếng Việt

Lỗi font trong Word 2010 chủ yếu xuất phát từ việc không đồng bộ bộ mã tiếng Việt. Nghe thì kỹ thuật, nhưng hiểu đơn giản thế này:

• File được soạn bằng font cũ (TCVN3 / VNI)

• Máy bạn lại hiển thị bằng Unicode
  → Thế là chữ lỗi ngay

Word 2010 không tự động chuyển mã, nên chỉ cần lệch một chút là cả đoạn văn nhìn như… tiếng ngoài hành tinh.




2. Các dấu hiệu thường gặp của lỗi font tiếng Việt

Bạn có thể nhận ra lỗi font ngay bằng mắt thường, không cần kỹ thuật cao.

Một số biểu hiện rất quen:

• Chữ có dấu bị tách rời: bị thành bị̂

• Ký tự lạ, ngoằn ngoèo

• Ô vuông, dấu hỏi chấm

• Một đoạn đúng, một đoạn sai

• Copy từ file khác sang là lỗi liền

Chỉ cần thấy một trong các dấu hiệu trên, gần như chắc chắn văn bản đang sai bộ mã.




3. Cách sửa lỗi font tiếng Việt trong Word 2010 bằng Unikey (hiệu quả nhất)

Đây là cách sửa chuẩn, sạch, triệt để, được dùng nhiều nhất.

Các bước thực hiện:

1. Bôi đen toàn bộ văn bản (Ctrl + A)

2. Copy (Ctrl + C)

3. Chuột phải vào biểu tượng Unikey → chọn Công cụ (Unikey Toolkit)

4. Thiết lập:

   • Nguồn (From): TCVN3 (ABC) hoặc VNI (tùy font)

   • Đích (To): Unicode

5. Nhấn Chuyển mã

6. Quay lại Word → Dán (Ctrl + V)

7. Chọn font Unicode như Times New Roman

👉 Kết quả: chữ tiếng Việt hiển thị đúng, không lỗi, không vỡ dấu.




4. Nhận biết font gốc để sửa đúng cách (rất quan trọng)

Nhiều người sửa hoài không được là vì không biết văn bản gốc dùng font gì.

Bạn chỉ cần bôi đen đoạn chữ lỗi và nhìn tên font:

Nếu thấy font bắt đầu bằng .Vn hoặc VNI → chắc chắn cần chuyển mã.




5. Lỗi gõ tiếng Việt không ra dấu trong Word 2010

Có khi font không lỗi, nhưng gõ không ra dấu, cũng rất khó chịu.

Nguyên nhân thường là:

• Sai kiểu gõ

• Unikey bị tắt

• Gõ nhầm bảng mã

Cách khắc phục nhanh:

• Mở Unikey

• Chọn:

  • Bảng mã: Unicode

  • Kiểu gõ: Telex

• Nhấn Ctrl + Shift để đổi kiểu gõ nếu cần




6. Cách tránh lỗi font tiếng Việt trong Word 2010 về lâu dài

Sửa được rồi, nhưng tránh bị lại mới là quan trọng.

3 nguyên tắc bạn nên nhớ:

✔ Luôn dùng Unicode khi soạn thảo
✔ Hạn chế dùng font .Vn hoặc VNI
✔ Khi copy từ file cũ, hãy chuyển mã ngay

Ngoài ra, khi dán nội dung từ nhiều nguồn, nên dán dạng Keep Text Only để tránh kéo theo font lạ.




🎯 Kết luận

Lỗi font tiếng Việt trong Word 2010 không khó, chỉ là dễ gây hoang mang nếu không hiểu bản chất. Chỉ cần nắm 3 điều:

• Văn bản dùng bộ mã gì

• Font đang hiển thị là loại nào

• Chuyển mã đúng bằng Unikey

… thì mọi file Word, dù cũ đến đâu, cũng sửa được.

Hướng dẫn lưu Word sang PDF trong Word 2016 (giải thích dễ hiểu từ A đến Z)

Th12 13, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Chuyển file Word sang PDF là chuyện gần như ngày nào dân văn phòng, sinh viên, giáo viên… cũng đụng tới. Nộp báo cáo cho thầy? Gửi hợp đồng cho khách? Đưa tài liệu cho người khác mà sợ vỡ font, lệch dòng? Lúc đó PDF gần như là “cứu tinh”. Nếu bạn đang dùng Word 2016, thật ra việc lưu sang PDF chỉ là vài cú click. Vấn đề là… nhiều khi không ai chỉ cho mình từ đầu, nên cứ tưởng phức tạp.

1. Vì sao nên lưu Word sang PDF?

Trước khi bấm bấm click click, hiểu sơ lý do chút cho đỡ “làm mà không biết tại sao”.

• Giữ nguyên định dạng: PDF cố định bố cục, font chữ, khoảng cách, hình ảnh. Bạn gửi cho ai, ở máy nào, gần như nhìn cũng giống nhau.

• Khó sửa hơn: người nhận không dễ chỉnh sửa như Word, nên hợp đồng, báo giá, báo cáo nộp chính thức… thường dùng PDF để tránh bị “chỉnh nhầm”.

• Dễ mở trên nhiều thiết bị: từ máy tính, điện thoại, tablet cho tới trình duyệt web, PDF đều chơi được.

Nói ngắn gọn: bạn soạn và chỉnh sửa trong Word, còn khi cần gửi đi hoặc nộp thì nên dùng PDF.

2. Cách 1: Lưu sang PDF bằng Save As (cách cơ bản, dễ nhớ nhất)

Cách này phù hợp cho hầu hết mọi trường hợp. Làm vài lần là thành phản xạ.

Các bước thực hiện

1. Mở file Word của bạn bằng Word 2016.

2. Bấm vào tab File ở góc trên bên trái.

3. Chọn Save As (Lưu thành).

4. Chọn nơi lưu:

   • This PC / Computer

   • Hoặc chọn thư mục cụ thể như Desktop, Documents, ổ D…

5. Khi cửa sổ Save As hiện ra:

   • Ở ô File name: đặt tên file PDF (đặt tên rõ ràng cho dễ tìm về sau).

   • Ở ô Save as type: bấm mũi tên ▼ và chọn PDF (*.pdf).

6. (Tùy chọn) Bấm Options… nếu:

   • Chỉ muốn lưu một vài trang (nhập khoảng trang, ví dụ 2–5).

   • Chỉ muốn lưu trang hiện tại.

7. Bấm Save.

Vậy là xong. Trong thư mục bạn chọn sẽ có file PDF mới tạo. Nên mở thử một lần để chắc chắn mọi thứ hiển thị đúng.

3. Cách 2: Xuất sang PDF bằng Export → Create PDF/XPS

Ngoài Save As, Word 2016 còn có mục Export dành riêng cho việc “xuất” tài liệu, trong đó có PDF. Nghe sang chảnh hơn chút, nhưng thao tác cũng đơn giản.

Thực hiện như sau

1. Mở tài liệu trong Word 2016.

2. Bấm File.

3. Chọn Export ở danh sách bên trái.

4. Bấm Create PDF/XPS.

5. Cửa sổ Publish as PDF or XPS xuất hiện:

   • Chọn thư mục lưu file.

   • Đặt tên file ở ô File name.

   • Đảm bảo vùng Save as type đang là PDF.

6. Bấm Options… nếu muốn:

   • Lưu toàn bộ tài liệu hay chỉ một phần.

   • Chọn Standard (in ấn, chất lượng cao) hoặc Minimum size (nhẹ, gửi mail).

7. Bấm Publish.

Kết quả tương tự như Save As, chỉ khác là bạn “đi đường Export”. Nhiều người thích cách này vì cảm giác “đúng nghĩa xuất bản” hơn.

4. Cách 3: “In” ra PDF bằng Microsoft Print to PDF

Cách này nghe hơi lạ nhưng thực ra rất tiện. Ý tưởng là: thay vì in ra giấy, bạn in ra file PDF.

Các bước

1. Mở tài liệu trong Word 2016.

2. Bấm File → Print.

3. Tại mục Printer, chọn Microsoft Print to PDF (hoặc máy in PDF tương tự nếu có).

4. Chọn phạm vi trang:

   • All Pages (tất cả)

   • Hoặc nhập 1-3, 2-5… vào ô Pages.

5. Bấm Print.

6. Hệ thống sẽ hỏi nơi lưu file:

   • Chọn thư mục

   • Đặt tên file

   • Bấm Save

Đây là cách mình hay dùng khi chỉ cần xuất một đoạn tài liệu, hoặc đang ở giao diện Print sẵn rồi “tiện tay” in ra PDF luôn.

5. Một số lưu ý trước khi gửi file PDF cho người khác

Lưu xong chưa phải hết chuyện. Nhất là khi đó là tài liệu nộp cho thầy cô, gửi cho sếp, hoặc gửi ra ngoài cho khách hàng.

5.1. Kiểm tra font chữ và tiếng Việt

• Nên dùng các font cơ bản, hỗ trợ Unicode tốt: Times New Roman, Arial, Calibri…

• Hạn chế dùng font “lạ”, font cũ, font riêng của một phần mềm nào đó.

• Mở file PDF lên, lướt vài trang xem dấu tiếng Việt có bị lỗi không.

Nếu thấy chữ bị vuông, dấu chồng lung tung, tốt nhất quay lại file Word, đổi font rồi xuất lại.

5.2. Kiểm tra bố cục, số trang, header/footer

• Xem lại ngắt trang: có dòng nào bị đẩy sang trang sau một cách “khó chịu” không.

• Kiểm tra số trang, header/footer, watermark… có hiển thị đầy đủ, đúng vị trí không.

• Nếu tài liệu có mục lục tự động, nên cập nhật lại (Update Table) trong Word trước khi chuyển sang PDF để số trang trùng khớp.

5.3. Chú ý dung lượng file

• Nếu file có nhiều hình, đặc biệt là ảnh chụp độ phân giải cao, PDF có thể khá nặng.

• Khi xuất, có thể chọn Minimum size để giảm dung lượng nếu mục đích chỉ là đọc, không cần in đẹp.