Thực Hiện Track Changes Và Accept All Trong Word 2016 – Sửa Tài Liệu Có “dấu Vết”, Gọn Gàng Và Chuyên Nghiệp

Th12 3, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Bạn đã bao giờ nhận một file Word 2016 có người góp ý, sửa lung tung, rồi đến lúc mở ra… chẳng biết họ sửa chỗ nào, xóa cái gì, thêm câu nào chưa? Hoặc ngược lại, bạn phải chỉnh tài liệu cho người khác mà lại sợ làm mất nội dung gốc, kiểu “lỡ tay là toi”? Đây chính là lúc Track Changes trong Word 2016 phát huy tác dụng. Nó ghi lại mọi thay đổi như một cuốn nhật ký: ai sửa, sửa chỗ nào, sửa cái gì. Còn khi đã chốt nội dung rồi, bạn dùng Accept All để “chốt sổ”, biến mọi chỉnh sửa thành văn bản sạch đẹp.

Nghe có vẻ nghiêm túc nhỉ? Nhưng thực ra thao tác rất nhanh, và càng dùng càng thấy… sướng!

Track Changes là gì và dùng để làm gì cho đáng?

Track Changes (Theo dõi thay đổi) là chế độ mà Word 2016 sẽ tự động đánh dấu:

• phần bạn thêm vào

• phần bạn xóa đi

• chỗ bạn đổi chữ

• thậm chí có thể hiển thị bình luận (Comments) nếu bạn dùng kèm

Nó rất hợp trong các tình huống như: sửa hợp đồng, duyệt báo cáo, chỉnh bài luận, góp ý nội dung cho đồng nghiệp. Nói vui thì nó là “camera ghi hình” của Word—bạn làm gì là nó ghi lại hết.

Cách bật Track Changes trong Word 2016 (bật đúng là quan trọng lắm!

Để bật Track Changes, bạn làm như sau:

1. Mở file Word

2. Vào tab Review

3. Nhấn Track Changes (nút sẽ sáng lên)

Thế là xong. Từ thời điểm đó, mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ được đánh dấu.

Nhưng khoan—đừng vội. Bạn nên để ý thêm một chỗ: phần hiển thị.

Trong Review, có mục Display for Review, thường sẽ có các chế độ:

• Simple Markup: hiển thị gọn, có vạch đỏ bên lề

• All Markup: hiển thị đầy đủ sửa/xóa/thêm

• No Markup: ẩn đánh dấu (nhưng không phải đã xóa)

• Original: xem bản gốc trước khi sửa

Nếu bạn muốn kiểm tra chi tiết, cứ chọn All Markup cho chắc. Nhìn hơi “rối mắt” một chút, nhưng bù lại cực rõ ràng.

Mẹo dùng Track Changes cho gọn: chỉnh cách hiển thị và bóng chú thích

Có những file bị sửa rất nhiều, nhìn vào như… bản đồ chiến trận. Lúc đó bạn nên làm tài liệu “dễ thở” hơn bằng vài tùy chỉnh:

• Chuyển từ All Markup sang Simple Markup để đỡ rối

• Vào Show Markup để bật/tắt những thứ muốn xem (Comments, Insertions and Deletions, Formatting…)

• Nếu màn hình bị chật, bạn có thể để balloon hiển thị bên lề, nhìn cũng thoáng hơn

Thỉnh thoảng chỉ cần đổi chế độ hiển thị thôi là bạn đã kiểm soát tài liệu dễ hơn hẳn. Có đáng thử không? Quá đáng!

Cách Accept hoặc Reject từng thay đổi (duyệt kiểu “chậm mà chắc”)

Nếu bạn đang duyệt tài liệu do người khác sửa, thường bạn sẽ muốn chọn lọc: cái nào đúng thì nhận, cái nào sai thì bỏ. Lúc này đừng bấm Accept All vội nhé.

Cách duyệt từng thay đổi:

1. Vào tab Review

2. Dùng nút Next để nhảy đến thay đổi tiếp theo

3. Nhấn Accept nếu đồng ý

4. Nhấn Reject nếu không đồng ý

Bạn duyệt lần lượt như vậy, giống như “check bài” từng dòng. Hơi tốn thời gian hơn nhưng cực an toàn, nhất là với hợp đồng hoặc văn bản quan trọng.

Cách Accept All trong Word 2016 (chốt nhanh, sạch văn bản ngay lập tức)

Khi bạn đã chắc chắn tất cả thay đổi đều ok, hoặc bạn muốn “dọn sạch” toàn bộ dấu vết sửa để gửi bản final, thì Accept All là lựa chọn nhanh gọn nhất.

Thao tác:

1. Vào Review

2. Nhấn mũi tên nhỏ dưới nút Accept

3. Chọn Accept All Changes
   (hoặc Accept All Changes and Stop Tracking để nhận hết và tự tắt Track Changes luôn)

Cái tùy chọn “and Stop Tracking” rất đáng dùng. Vì nếu bạn không tắt, bạn tiếp tục gõ thêm vài chữ thôi là Word lại ghi dấu vết mới, rồi bạn gửi nhầm một bản còn mark-up thì… hơi ngại đấy!

Những lỗi dễ gặp (và cách tránh cho đỡ bực)

Tôi bấm No Markup rồi, sao người khác vẫn thấy sửa đổi?
Vì No Markup chỉ là “ẩn hiển thị”, không phải xóa. Muốn xóa dấu vết thật, phải Accept/Reject.

Tại sao tôi không tắt được Track Changes?
Có thể tài liệu đang bật chế độ Lock Tracking (khóa theo dõi) và cần mật khẩu để tắt. Bạn vào Review → Track Changes → Lock Tracking để kiểm tra.

Accept All rồi mà vẫn còn comment?
Accept All chỉ xử lý thay đổi (changes), không tự xóa comment. Muốn xóa bình luận, bạn vào Review → Delete → Delete All Comments in Document.

Kết luận

Track Changes trong Word 2016 là công cụ cực mạnh để sửa tài liệu một cách minh bạch và có kiểm soát. Bạn muốn “sửa mà không mất dấu”? Bật Track Changes. Bạn muốn “chốt bản cuối sạch sẽ”? Dùng Accept All, tốt nhất chọn luôn “Accept All Changes and Stop Tracking” cho gọn.

Hướng dẫn Mail Merge từ Excel sang Word 2019

Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn từng phải gõ hàng trăm cái tên vào giấy mời, in từng phiếu điểm, hoặc tạo cả loạt thư cảm ơn cho khách hàng, chắc bạn hiểu cảm giác “đau não” như thế nào. Và rồi bạn nghe ai đó nói đến Mail Merge – một tính năng trong Word mà chỉ cần vài cú click là mọi dữ liệu từ Excel tự động chảy vào từng văn bản riêng. Nghe giống phép màu? Ừ thì không phải phép màu thật, nhưng gần như vậy đấy!

Word 2019 vẫn giữ tinh thần của các phiên bản Word gần đây, nhưng giao diện trông sạch hơn, nuột hơn, dễ nhìn hơn. Và Mail Merge trên Word 2019 hoạt động rất ổn định nếu bạn biết cách “đối xử tử tế” với Excel trước khi nhập dữ liệu. Vậy thì bắt đầu nhé – đơn giản thôi.

1. Mail Merge là gì và tại sao nó đáng dùng đến vậy?

Mail Merge (Trộn thư) là công cụ giúp bạn lấy dữ liệu từ một nguồn khác – thường là Excel – rồi tự động “rót” dữ liệu vào mẫu văn bản Word. Tức là thay vì bạn viết 100 lá thư giống nhau nhưng tên người nhận thì khác, Mail Merge làm hết cho bạn. Word 2019 sẽ nhân bản văn bản mẫu và chèn từng dòng dữ liệu vào từng bản.

Điều hay ho là bạn có thể dùng nó cho rất nhiều mục đích:

• Giấy mời sự kiện

• Hóa đơn

• Thư cảm ơn

• Nhãn thư (labels)

• Phiếu điểm

• Hợp đồng mẫu

Cái cảm giác “Word tự làm giúp mình mọi thứ” khá thú vị đó nha.

2. Chuẩn bị file Excel – 80% thành công nằm ở đây

Nghe đơn giản nhưng rất nhiều người mắc lỗi ở file Excel. Mail Merge rất “khó tính” nếu Excel lộn xộn.

Bạn hãy đảm bảo:

• Dòng đầu tiên là tên cột (HoTen, DiaChi, Email, NgaySinh…)

• Không dùng dấu hoặc ký tự lạ trong tên cột

• Không có dòng trống chen vào giữa

• Không dùng cột bị merge

• Không có công thức phức tạp gây lỗi

• Dữ liệu ngày tháng phải thống nhất (format dd/mm/yyyy chẳng hạn)

Cứ hình dung Excel là “nguồn thức ăn” cho Word, nguồn càng sạch thì Word nấu càng ngon.

3. Chuẩn bị văn bản Word 2019 – mẫu thư của bạn

Bây giờ mở Word 2019 và soạn văn bản mẫu. Đừng chèn trường dữ liệu vội, cứ viết nội dung bình thường, để trống những chỗ sẽ chèn thông tin.

Ví dụ:

Kính gửi: «HoTen»
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn sự đồng hành của quý khách trong thời gian qua…

Lúc này bạn chưa có «HoTen» đâu, chỉ mới soạn chỗ để sau này chèn vào. Tài liệu mẫu càng rõ ràng thì khi trộn thư nhìn càng đẹp.

4. Bắt đầu Mail Merge trong Word 2019

Tới đây mới là phần “đụng độ” trực tiếp với Mail Merge.

Các bước:

1. Vào tab Mailings trên thanh ribbon.

2. Chọn Start Mail Merge.

3. Chọn loại tài liệu (Letters, E-mail Messages, Labels, Envelopes…).

Ở đây, phổ biến nhất là Letters (Thư).

5. Kết nối Word với Excel – bước cốt lõi

Đây là lúc bạn “mai mối” file Word và file Excel.

Cách làm:

1. Vẫn trong tab Mailings, chọn Select Recipients.

2. Chọn Use an Existing List…

3. Chọn file Excel bạn đã chuẩn bị.

4. Chọn đúng Sheet chứa dữ liệu.

Nếu Excel có bảng Table (vùng dữ liệu đã Convert to Table), Word sẽ nhận rất nhanh. Nếu không thì cũng OK – chỉ cần sheet không rối là đủ.

6. Chèn trường dữ liệu vào tài liệu

Giờ bạn sẽ chèn các trường (fields) từ Excel vào văn bản Word. Đây là lúc nội dung “sống” lên.

Cách chèn:

1. Đặt trỏ chuột vào vị trí muốn chèn.

2. Chọn Insert Merge Field.

3. Chọn trường như HoTen, DiaChi, Email…

Word sẽ chèn field dạng:
«HoTen»
«DiaChi»

Đừng lo, nhìn hơi thô vậy thôi, khi preview sẽ đẹp ngay.

Một mẹo nhỏ: hãy để các trường nằm đúng vị trí để câu văn vẫn tự nhiên, giống như bạn đang viết tay.

7. Xem trước kết quả (Preview) – cứu tinh của mọi lỗi lầm

Để tránh tình trạng đến khi in mới biết tên bị lỗi font hoặc ngày sinh hiển thị kiểu ngược đời, hãy xem trước.

Cách kiểm tra:

1. Chọn Preview Results.

2. Dùng mũi tên để xem từng trường hợp.

Bạn có thể thấy từng bản thư như người thật nhận. Chỗ nào sai, sửa lại ngay trong văn bản mẫu hoặc sửa Excel rồi kết nối lại.

8. Hoàn tất Mail Merge – xuất file hoặc in ngay

Khi mọi thứ đã mượt:

1. Chọn Finish & Merge.

2. Chọn 1 trong 3 lựa chọn:

   • Edit Individual Documents: tạo file Word mới với tất cả các bản.

   • Print Documents: in trực tiếp.

   • Send E-mail Messages: gửi email nếu bạn có cột Email.

Đa số người dùng chọn Edit Individual Documents để rà soát lại lần cuối.

9. Những lỗi phổ biến và cách xử lý cực nhanh

❌ Lỗi font chữ tiếng Việt

→ Đảm bảo Excel và Word dùng chung font Unicode (VD: Calibri, Times New Roman).
→ Không dùng font TCVN3.

❌ Số điện thoại mất số 0 ở đầu

→ Định dạng cột trong Excel thành Text trước khi nhập.

❌ Ngày tháng hiển thị sai kiểu

→ Dùng hàm TEXT trong Excel trước khi merge:
=TEXT(A2,"dd/mm/yyyy")

❌ Word không nhận dữ liệu

→ Excel đang mở → đóng lại.
→ Kiểm tra xem sheet có bị ẩn hay chứa ô merged hay không.

❌ Kéo dữ liệu sai dòng

→ Có dòng trống ẩn bên dưới → xóa sạch dòng thừa.

Cách thực hiện Track Changes và Accept All trong Word 2010 — hướng dẫn tự nhiên và dễ nhớ

Th12 2, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Bạn đã bao giờ chỉnh sửa một văn bản dài và rồi… chợt nhận ra mình chẳng nhớ nổi đã thay đổi những gì chưa? Hay đang làm việc nhóm mà mọi người liên tục sửa qua sửa lại khiến tài liệu rối tung cả lên? Đó chính là lúc Track Changes trong Word 2010 trở thành “cứu tinh”. Dù đã cũ, nhưng phiên bản này vẫn được nhiều người dùng, đặc biệt ở văn phòng. Thế mà không phải ai cũng biết cách sử dụng cho trơn tru, lại càng không phải ai cũng biết cách Accept All để hoàn tất tài liệu cho thật sạch sẽ.

Vậy hôm nay, mình sẽ kể thật tự nhiên, chi tiết và dễ hình dung nhất về cách bật Track Changes, cách xem thay đổi, cách tắt và cuối cùng là cách Accept All. Cứ xem như đang ngồi tám chuyện với một đồng nghiệp thân quen nhé!

1. Track Changes là gì mà “thần thánh” đến thế?

Nếu bạn chưa từng dùng, Track Changes giống như một lớp mực đánh dấu đặc biệt. Khi bật nó lên, mọi chỉnh sửa—dù là thêm chữ, xoá câu, đổi định dạng—đều được Word đánh dấu rõ ràng. Nhìn vào là biết ai sửa gì, sửa chỗ nào. Đỡ phải lăn tăn: “Ủa, câu này lúc đầu có vậy không ta?”

Nhưng tuyệt hơn nữa là bạn có thể duyệt lại từng thay đổi một. Muốn giữ lại thì nhấn Accept, muốn bỏ thì chọn Reject. Rành chuyện ghê chưa!

2. Cách bật Track Changes trong Word 2010

Được rồi, giờ vào phần quan trọng: bật Track Changes. May mắn là Word 2010 không quá rối. Bạn chỉ cần vài cú click thôi.

Bước 1: Mở tab Review

Trên thanh Ribbon, bạn tìm tab Review. Đây chính là nơi hội tụ các công cụ kiểm tra, bình luận và chỉnh sửa tài liệu.

Bước 2: Nhấn Track Changes

Ở giữa thanh công cụ, bạn sẽ thấy nút Track Changes. Chỉ cần nhấp vào, nó sẽ bật sáng lên. Khi nút này đang bật, mọi thay đổi đều được ghi lại.

Bước 3: Tùy chỉnh kiểu hiển thị

Word cho phép bạn chọn cách hiển thị thay đổi: trong dòng, bên lề, màu sắc khác nhau… Muốn chỉnh, bạn chọn mục Track Changes Options. Đừng lo, cứ thử qua thử lại, không có gì bị mất đâu!

Đến đây, bạn đã bật Track Changes rồi đó. Từ giờ, bất kỳ thay đổi nào cũng sẽ được Word “bắt quả tang” ngay.

3. Cách xem và duyệt từng thay đổi

Giờ thì tưởng tượng bạn đã chỉnh sửa kha khá. Document bắt đầu có dấu chéo chéo, chữ màu đỏ, ghi chú lề. Nhìn hơi rối… nhưng đừng hoảng!

Trong tab Review, bạn sẽ thấy hai nút quan trọng:

• Accept – chấp nhận thay đổi

• Reject – từ chối thay đổi

Bạn dùng hai nút mũi tên kế bên để chuyển qua từng thay đổi một. Thích thì giữ, không thích thì bỏ. Đơn giản vậy thôi.

Nhiều người hay hỏi: “Có cần duyệt từng cái không? Nhiều quá chịu sao nổi?” Và đây chính là lý do có tính năng Accept All thần kỳ!

4. Làm sao để Accept All trong Word 2010?

Giờ là phần nhiều người mong chờ nhất—gộp sạch tất cả chỉnh sửa vào file, trả tài liệu về trạng thái sạch sẽ như chưa từng bị đánh dấu.

Cách làm:

1. Vẫn ở tab Review, tìm mục Changes.

2. Nhấn mũi tên nhỏ dưới nút Accept.

3. Chọn dòng Accept All Changes in Document.

Vậy là xong. Toàn bộ đoạn văn được “làm sạch” chỉ trong một cú nhấp. Những gạch xóa, gạch thêm, màu đỏ xanh loè loẹt biến mất hết. Bạn sẽ có một bản tài liệu hoàn chỉnh, y như chưa từng có Track Changes.

5. Một vài mẹo nhỏ giúp Track Changes dễ dùng hơn

Nói chứ, Track Changes hay thật, nhưng đôi lúc cũng gây phiền nếu không biết cách điều chỉnh. Đây là vài mẹo nhỏ giúp bạn dùng tính năng này thoải mái hơn:

✓ Mẹo 1: Chỉnh chế độ xem cho bớt rối

Trong phần Tracking, bạn có thể chọn:

• Simple Markup để xem văn bản sạch và chỉ thấy dấu gạch nhỏ ở lề.

• All Markup nếu muốn xem rõ từng thay đổi.

• No Markup khi muốn xem bản hoàn chỉnh không có ghi chú (tạm thời thôi nhé!).

✓ Mẹo 2: Thay đổi màu sắc đánh dấu

Nếu bạn thích rõ ràng, có thể chỉnh Word hiển thị xóa bằng màu đỏ, thêm bằng màu xanh. Nhìn cái biết ngay!

✓ Mẹo 3: Dùng Comments để ghi chú

Ngoài Track Changes, đừng quên nút New Comment để để lại lời nhắn cho người khác. Vừa chuyên nghiệp, vừa tiện trao đổi.

✓ Mẹo 4: Tắt Track Changes đúng lúc

Khi bạn đã xong và không muốn Word đánh dấu nữa, nhớ bấm lại vào nút Track Changes để tắt. Nhiều người quên, rồi sửa tiếp mà không hay, đến lúc lại phải Accept lần nữa… mệt lắm!

6. Vì sao nên dùng Track Changes thay vì sửa trực tiếp?

Bạn có thể thắc mắc: “Ủa, sao không sửa trực tiếp cho nhanh?”
Nghe thì hợp lý, nhưng thật ra Track Changes có những ưu điểm cực lớn:

• Dễ theo dõi ai làm gì, đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm.

• Tránh sai sót do vô tình xóa nội dung quan trọng.

• Giúp sếp hoặc đồng nghiệp xem lại lịch sử chỉnh sửa mà không cần hỏi “Cái này ai đổi vậy ta?”.

• Đảm bảo tính minh bạch, nhất là với tài liệu pháp lý hoặc tài chính.

Nói chung, đây là chức năng nhỏ nhưng có võ, và khi bạn quen dùng rồi, đảm bảo khó mà bỏ được.

7. Kết lại một chút cho đủ mạch

Word 2010 tuy không còn mới, nhưng Track Changes và Accept All vẫn là những tính năng không thể thiếu đối với dân văn phòng. Chỉ vài thao tác đơn giản, bạn có thể kiểm soát mọi chỉnh sửa trong tài liệu, làm việc nhóm hiệu quả hơn và tránh vô số lỗi phát sinh.

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã có thể tự tin bật – tắt Track Changes, duyệt chỉnh sửa và chấp nhận tất cả thay đổi như một “người chơi hệ Word” chính hiệu. Nếu có phần nào bạn muốn mình hướng dẫn kèm hình minh hoạ cụ thể hơn (ảnh thật hoặc video), cứ nói nhé. Mình sẵn lòng giúp!

Thực Hiện Mail Merge Từ Excel Sang Word 365 Để Tạo Tài Liệu Hàng Loạt

Th12 2, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Mail Merge trong Word 365 là “vũ khí bí mật” giúp bạn tạo ra hàng loạt thư mời, phiếu lương, giấy chứng nhận, hợp đồng… mà không phải gõ đi gõ lại từng thông tin một. Chỉ cần chuẩn bị một bảng Excel có đầy đủ dữ liệu, còn lại Word sẽ tự điền đúng từng dòng vào từng tài liệu riêng biệt. Nhẹ nhàng, gọn gàng và cực kỳ tiết kiệm thời gian!

Nếu bạn chưa từng dùng Mail Merge bao giờ, đừng lo—Word 365 đã đơn giản hóa gần như toàn bộ quy trình. Cùng mình bắt đầu nhé!

Chuẩn bị file Excel – nền tảng cho Mail Merge hoạt động chính xác

Trước khi mở Word, bạn hãy chuẩn bị một file Excel thật gọn gàng. Vì nếu dữ liệu không sạch, Mail Merge sẽ rất dễ lỗi hoặc điền sai.

Hãy đảm bảo:

• Dòng đầu tiên là tên cột, ví dụ: HoTen, Email, DiaChi, ChucVu…

• Không có dòng trống giữa dữ liệu

• Không được merge (gộp) ô

• Không dùng ký tự lạ trong tiêu đề cột

• Mỗi dòng đại diện cho một người hoặc một hồ sơ

Ví dụ đơn giản:

Mở Word 365 và chuẩn bị mẫu văn bản Mail Merge

Hãy mở mẫu văn bản mà bạn muốn dùng: có thể là thư mời, thông báo, hợp đồng, phiếu điểm… tùy mục đích. Những phần nội dung cần thay đổi theo từng người, bạn để trống—Word sẽ tự điền sau.

Ví dụ:

“Kính gửi: [Tên học viên]
Địa chỉ: [Địa chỉ]
Chúng tôi xin thông báo rằng…”

Những chỗ trong ngoặc tí nữa sẽ được thay thế bằng dữ liệu thật.

Bắt đầu Mail Merge trong Word 365 – quy trình cực nhanh

1. Vào tab Mailings

2. Chọn Start Mail Merge

3. Chọn loại tài liệu:

   • Letters (thư mời)

   • E-mail Messages (gửi email tự động)

   • Labels (nhãn)

   • Envelopes (phong bì)

   • Directory (danh sách tổng hợp)

Phần lớn người dùng sẽ chọn Letters.

Tiếp theo:

4. Nhấn Select Recipients

5. Chọn Use an Existing List…

6. Chọn file Excel

7. Chọn sheet chứa dữ liệu

8. Nhấn OK

Thế là Word 365 đã “kết nối” thành công với bảng Excel của bạn rồi!

Chèn trường dữ liệu Mail Merge vào văn bản

Bây giờ là bước “phép màu” thật sự.

1. Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chèn tên

2. Chọn Insert Merge Field

3. Nhấn vào “HoTen”

4. Làm tương tự với các trường khác như DiaChi, Email, ChucVu…

Văn bản của bạn sẽ có dạng:

“Kính gửi: «HoTen»
Địa chỉ: «DiaChi»”

Đừng lo về những ký tự « ». Đó là cách Word đánh dấu trường dữ liệu—khi chạy Mail Merge, Word sẽ thay bằng tên từng người.

Xem trước kết quả để đảm bảo mọi thứ đúng ý

Đây là phần quan trọng để tránh lỗi trước khi in hàng loạt.

1. Nhấn Preview Results

2. Word sẽ hiển thị từng mẫu với dữ liệu thật

3. Di chuyển qua lại bằng nút mũi tên để kiểm tra từng bản

Nếu thấy lỗi chính tả, font chưa đẹp hoặc dấu cách thừa, bạn sửa ngay trong mẫu—sau đó Word sẽ tự áp dụng cho toàn bộ bản trộn.

Xuất kết quả – tạo từng file hoặc in hàng loạt

Khi mọi thứ đã ổn:

1. Nhấn Finish & Merge

2. Chọn một trong ba loại kết xuất:

   • Edit Individual Documents → tạo 1 file Word chứa tất cả thư

   • Print Documents → in ngay

   • Send Email Messages → gửi email hàng loạt

Tùy mục đích mà bạn chọn.
Riêng gửi email, bạn cần có Outlook hoặc cấu hình email mặc định trên máy.

Mẹo giúp Mail Merge trong Word 365 chạy mượt hơn

✔ Đặt tên cột không dấu để tránh lỗi
✔ Không merge ô trong Excel
✔ Giữ Excel ở định dạng .xlsx
✔ Tránh dùng ký tự đặc biệt trong cột dữ liệu
✔ Đảm bảo không có dòng trống trong danh sách
✔ Lưu Excel và Word cùng một thư mục để tránh lỗi liên kết

Những mẹo nhỏ này giúp bạn tránh 80% lỗi thường gặp.

Kết luận

Mail Merge từ Excel sang Word 365 là công cụ hoàn hảo dành cho dân văn phòng, giáo viên, nhân sự, hành chính, kế toán, hay bất kỳ ai cần tạo tài liệu hàng loạt mà không muốn làm thủ công. Chỉ cần một file Excel sạch sẽ và một mẫu Word đẹp mắt, bạn có thể xử lý hàng trăm văn bản trong vài phút.

Hướng dẫn Mail Merge từ Excel sang Word 2016

Th12 2, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn đang cần tạo một loạt giấy mời, phiếu điểm, thư cảm ơn hay bất kỳ loại văn bản nào mà mỗi người nhận có nội dung riêng, thì Mail Merge chính là chiếc “đũa thần” của Word 2016. Thay vì copy–paste lặp đi lặp lại đến mức hoa mắt, bạn chỉ cần chuẩn bị một file Excel gọn gàng rồi để Word lo phần còn lại. Nghe có vẻ sang chảnh nhỉ? Nhưng thật ra lại rất đơn giản.

Điều tuyệt vời là khi bạn hiểu được quy trình, bạn sẽ cảm thấy… “Ủa, sao mình không dùng cái này từ lâu rồi?”.

1. Mail Merge là gì? Tại sao nó hữu ích đến vậy?

Mail Merge (Trộn thư) là tính năng cho phép kết hợp dữ liệu từ Excel (danh sách người nhận, số liệu, tên, địa chỉ…) vào một mẫu văn bản Word duy nhất. Sau đó Word sẽ tự động tạo ra hàng loạt tài liệu riêng biệt — mỗi bản dành cho một cá nhân.

Bạn tưởng tượng nó như việc in thiệp cưới: chỉ cần một mẫu duy nhất, nhưng tên từng người thì thay đổi. Hoặc khi công ty bạn gửi thư cảm ơn khách hàng, bạn chẳng thể ngồi gõ tên từng người một. Mail Merge sẽ làm thay bạn — nhanh, chính xác và đỡ mệt!

2. Chuẩn bị file Excel – bước tưởng đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng

Mail Merge có trơn tru hay không phụ thuộc 70% vào cách bạn chuẩn bị Excel.

Hãy đảm bảo những điều sau:

• Hàng đầu tiên là tên trường dữ liệu (Field Name), ví dụ:

  • HoTen

  • DiaChi

  • Email

  • NgaySinh

• Không để dòng trống giữa chừng

• Không có cột “lạ”, “thừa”, “mốc meo”, hoặc chứa công thức khó hiểu

• Sử dụng định dạng nhất quán (ví dụ: ngày tháng cùng định dạng dd/mm/yyyy)

Càng sạch sẽ, Mail Merge càng chạy mượt. Nhiều người cứ đổ lỗi cho Word, nhưng phần lớn lỗi lại nằm ở… file Excel.

3. Chuẩn bị file Word – nơi đặt “mẫu thư”

Bạn cần một văn bản mẫu. Đó có thể là thư mời, hợp đồng mẫu, thư thông báo… Tài liệu này sẽ chứa nội dung chung, xen kẽ với các trường dữ liệu sẽ được “rót” từ Excel vào.

Ví dụ:

Kính gửi «HoTen»,
Địa chỉ: «DiaChi»

Bạn chưa chèn field lúc này, chỉ cần soạn nội dung bình thường. Khi Mail Merge, Word sẽ thay các trường này bằng dữ liệu thật.

4. Bắt đầu Mail Merge trong Word 2016 – bước “thần kỳ” bắt đầu từ đây

Giờ thì mở file Word mẫu. Từ đây ta sẽ kết nối nó với Excel.

Các bước:

1. Mở tab Mailings.

2. Chọn Start Mail Merge.

3. Trong danh sách, chọn loại tài liệu (thường là Letters – thư).

Đơn giản ha? Nhưng đỉnh cao chưa nằm ở đây…

5. Kết nối Word với Excel chứa dữ liệu

Một khi đã chọn loại tài liệu, giờ là lúc “mai mối” Word và Excel.

Cách làm:

1. Vào Mailings → Select Recipients.

2. Chọn Use an Existing List…

3. Chọn file Excel bạn đã chuẩn bị.

4. Khi Word hỏi bạn chọn sheet nào, hãy chọn đúng sheet chứa dữ liệu (ví dụ: Sheet1).

Nếu Excel có định dạng bảng (Table) thì càng tốt, Word nhận diện rất nhanh. Nếu không thì cũng ổn, miễn là dữ liệu “sạch”.

6. Chèn trường dữ liệu vào Word – bước khiến nội dung trở nên “sống”

Giờ thì đến phần thú vị nhất: chèn tên, địa chỉ, email… từ Excel vào vị trí thích hợp.

Cách thực hiện:

1. Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn.

2. Chọn Insert Merge Field.

3. Chọn trường bạn muốn chèn, ví dụ: HoTen, DiaChi, Email…

Word sẽ hiện dạng như thế này:
«HoTen»
«DiaChi»

Đừng lo lắng, đó chỉ là “khung”. Khi trộn thư, Word sẽ thay bằng giá trị thật.

Bạn có thể chèn bao nhiêu trường tùy thích, miễn sao văn bản vẫn tự nhiên. Hãy để nội dung “mềm” nhất có thể, giống như bạn viết tay từng bức thư.

7. Xem trước kết quả – bước giúp bạn tránh sai sót “tai hại”

Nếu bạn muốn biết mỗi thư sẽ trông thế nào, hãy dùng tính năng Preview.

1. Vào Mailings → Preview Results.

2. Dùng mũi tên để xem lần lượt từng bản.

Nếu có lỗi font, lỗi dấu, lỗi ngày tháng, lỗi tên… bạn sẽ phát hiện ngay tại đây. Đừng bỏ qua bước này — nó cứu bạn khỏi nhiều pha “quê độ” khi in hàng trăm bản rồi mới thấy sai!

8. Trộn thư – tạo từng văn bản riêng hoặc xuất ra file PDF/In ngay

Sau khi mọi thứ đã hoàn chỉnh:

1. Chọn Finish & Merge.

2. Có 3 lựa chọn:

   • Edit Individual Documents: xuất ra một file Word gồm tất cả các bản (mỗi bản một trang hoặc vài trang).

   • Print Documents: in trực tiếp.

   • Send Email Messages: gửi email tự động nếu bạn có cột Email.

Đối với hầu hết mọi người, Edit Individual Documents là lựa chọn an toàn nhất để kiểm tra lần cuối.

9. Những lỗi phổ biến khi Mail Merge – và cách sửa trong vài giây

Bạn không cô đơn đâu — ai làm Mail Merge cũng từng đau đầu. Nhưng dưới đây là vài lỗi quen thuộc và cách xử lý:

1. Lỗi font tiếng Việt (bị vỡ, bị sai dấu)

→ Dùng cùng một bộ font Unicode trong Excel và Word.
→ Tránh dùng font TCVN3.

2. Số điện thoại bị mất số 0 đầu

→ Định dạng cột Excel thành Text trước khi nhập số.

3. Ngày tháng hiển thị sai định dạng

→ Dùng hàm TEXT trong Excel, ví dụ:
=TEXT(A2,"dd/mm/yyyy")

4. Excel có dòng trống khiến Word nhận sai số lượng bản

→ Xóa sạch dòng trống, kiểm tra kỹ.

5. Word không kết nối được Excel

→ Đảm bảo Excel không đang mở hoặc đang bị khóa.

Hướng dẫn đánh số trang khác nhau cho từng section trong Word 365

Th12 2, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint

Nếu bạn đang soạn một tài liệu dài trên Word 365 — kiểu như luận văn, báo cáo tổng hợp, tài liệu dự án hay cái gì đó cần chia thành nhiều phần rõ rệt — rất có thể bạn sẽ phải đối mặt với “cơn ác mộng” mang tên đánh số trang khác nhau cho từng section. Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng ai từng thử đều biết… Word không dễ thương chút nào khi đụng tới chuyện này! Tuy vậy, chỉ cần hiểu rõ quy tắc hoạt động của nó, mọi chuyện sẽ trở nên cực kỳ nhẹ nhàng. Nói thật, làm vài lần là bạn sẽ tự tin như một chuyên gia luôn.

1. Vì sao phải dùng section khi muốn số trang khác nhau?

Word 365, cũng như các phiên bản Word hiện đại khác, có một “luật riêng”: một tài liệu chỉ có thể có nhiều kiểu đánh số khi được chia thành nhiều section. Không chia section, Word sẽ xem toàn bộ tài liệu là một khối thống nhất, và số trang sẽ được áp dụng y hệt từ đầu đến cuối.

Nói cách khác, bạn muốn phần mở đầu dùng số La Mã, phần nội dung chính dùng số 1,2,3…, phần phụ lục lại dùng chữ cái? Thế thì Word cần bạn tạo “đường ranh giới” để nó biết chỗ nào bắt đầu phần mới. Chứ nếu không, đổi số trang ở giữa tài liệu đôi khi khiến cả file “loạn xà ngầu”, và bạn chỉ muốn tắt máy đi ngủ cho rồi…

2. Chia section trong Word 365 – bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng

Để mọi thứ hoạt động đúng, bạn phải chia section ở những nơi bạn muốn thay đổi kiểu đánh số hoặc muốn bắt đầu lại số trang.

Cách thực hiện:

1. Đặt con trỏ chuột ở cuối trang nơi bạn muốn kết thúc phần trước.

2. Trên thanh công cụ, mở tab Layout.

3. Chọn Breaks (Ngắt).

4. Chọn Next Page (ngắt section và nhảy sang trang tiếp theo).

Một cú nhấp nhỏ nhưng tạo ảnh hưởng lớn! Bạn muốn bao nhiêu phần thì tạo bấy nhiêu section — rất linh hoạt. Nhưng nhớ kỹ: đừng chọn Continuous, trừ khi bạn siêu rành Word, vì continuous dễ khiến việc đánh số bị rối tung do mọi thứ nằm chung trên một trang.

3. Tắt liên kết giữa các section – bước “quyền lực” nhất

Nhiều người chia section đúng cách nhưng vẫn thất bại chỉ vì… quên tắt Link to Previous. Đây là lỗi kinh điển, kiểu như bạn đã bật điều hòa nhưng lại quên bấm nút Điều chỉnh nhiệt độ vậy — bật thì bật nhưng hiệu quả thì chẳng thấy đâu.

Cách tắt liên kết:

1. Nhấp đúp vào Header hoặc Footer (đầu trang hoặc chân trang).

2. Word sẽ bật chế độ chỉnh Header & Footer.

3. Tìm nút Link to Previous.

4. Nhấp một cái để tắt nó (khi tắt, nút sẽ không còn sáng màu).

Khi bạn tắt liên kết, Word sẽ hiểu rằng: “Phần này tôi muốn độc lập hoàn toàn!” Và chính từ đây, bạn có thể thoải mái chỉnh số trang theo ý muốn.

Quan trọng:
👉 Kiểm tra cả Header lẫn Footer.
Nhiều người chỉ tắt một bên, nên số trang vẫn “bám dính” section trước như chưa từng chia.

4. Đánh số trang theo từng section – bước cuối cùng và dễ chịu nhất

Bây giờ thì đến phần thú vị rồi.

Các bước:

1. Vào tab Insert.

2. Chọn Page Number.

3. Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…).

4. Nhấp Format Page Numbers.

Một cửa sổ nhỏ xinh xắn sẽ hiện ra. Tại đây bạn có thể:

• Đổi dạng số:

  • 1, 2, 3,…

  • i, ii, iii,…

  • A, B, C,…

• Chọn bắt đầu từ số bao nhiêu:

  • Start at: 1

  • Start at: i

  • Hoặc bất cứ số nào bạn muốn.

Và nhớ nhé: bạn phải làm từng section một. Không có chuyện chỉnh section 1 rồi section 3 tự chỉnh theo đâu — Word không “dễ tính” vậy!

5. Những lỗi thường gặp – và cách cứu chữa trong 10 giây

Đánh số trang trong Word đôi khi cảm giác giống như đang chơi trò ghép hình mà thiếu một mảnh — luôn luôn thiếu đúng cái phần quan trọng nhất! Nhưng đừng lo, đây là những lỗi phổ biến nhất và cách khắc phục nhanh chóng:

❗ Lỗi 1: Đã chia section nhưng số vẫn giống nhau

→ Bạn chưa tắt Link to Previous.
Giải pháp: quay lại Header/Footer, tắt liên kết ngay lập tức.

❗ Lỗi 2: “Start at” không hoạt động

→ Có thể Word vẫn nhận section của bạn là “nối tiếp” phần trước.
Giải pháp: tắt liên kết, rồi sửa lại số.

❗ Lỗi 3: Đánh số xong bị mất số trang ở section sau

→ Bạn vô tình xóa toàn bộ Page Number khi chỉnh Header/Footer.
Giải pháp: chèn lại số trang cho section đó.

❗ Lỗi 4: Section Break tạo sai loại

→ Dùng Continuous thay vì Next Page.
Giải pháp: xóa break cũ và chèn break đúng.

❗ Lỗi 5: Số trang nhảy lung tung khi in

→ Do hiển thị ở chế độ Draft hoặc do Header/Footer bị lỗi căn lề.
Giải pháp: xem lại Print Preview — nơi phơi bày mọi sai sót.

6. Một vài mẹo để công việc “dễ thở” hơn

• Tạo toàn bộ section trước rồi mới chỉnh số trang – làm từng phần rất dễ rối.

• Sử dụng Navigation Pane (View → Navigation Pane) để xem cấu trúc file cho rõ ràng.

• Đặt tên từng phần trong đầu hoặc ghi chú ngoài file để tránh nhầm.

• Lưu bản dự phòng (v1, v2, v3…) để tránh những cú “Word dở chứng”.

• Kiểm tra trên giao diện Print Layout để số trang hiển thị đúng nhất.

7. Tóm tắt nhanh – checklist 6 bước “thần thánh”

Nếu bạn là người thích mọi thứ gọn gàng, đây là phiên bản rút gọn:

1. Xác định trang cần tách section.

2. Chèn Next Page – Section Break.

3. Mở Header/Footer.

4. Tắt Link to Previous.

5. Vào Page Number → Format Page Numbers.

6. Chọn kiểu số + “Start at” → Lặp lại cho toàn bộ các section.

Vậy là xong! Nghe thì nhiều bước chứ thật ra cực kỳ logic, và sau vài lần thực hành, bạn sẽ thấy công việc này không còn đáng sợ chút nào.