Th12 24, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng nhìn một bảng Excel dài cả nghìn dòng rồi tự hỏi:
“Giờ mình tổng hợp cái đống này kiểu gì đây?”
thì rất có thể bạn đang cần đến PivotTable trong Excel 2016.
Thú thật nhé, PivotTable là một trong những tính năng mạnh nhất của Excel, nhưng cũng là thứ khiến rất nhiều người… né tránh. Nghe tên đã thấy “cao siêu”, mở lên thấy kéo thả tùm lum là bắt đầu rối. Nhưng sự thật là: hiểu đúng rồi thì PivotTable lại cực kỳ dễ dùng, thậm chí còn vui nữa.
PivotTable là gì? Nói đơn giản cho dễ hình dung
PivotTable hiểu nôm na là bảng tổng hợp dữ liệu động.
Bạn có một bảng dữ liệu gốc rất dài, ví dụ:
PivotTable giúp bạn:
-
Tổng hợp
-
Đếm
-
So sánh
-
Phân tích
chỉ bằng kéo – thả, không cần viết công thức phức tạp.
Điều hay là:
👉 Bảng dữ liệu gốc không hề bị thay đổi.
PivotTable chỉ là một “bản sao thông minh” để bạn phân tích.
Khi nào nên dùng PivotTable trong Excel 2016?
Nhiều người hỏi:
“Trường hợp này dùng hàm SUMIF hay PivotTable?”
Câu trả lời là:
-
Dữ liệu ít, đơn giản → dùng hàm
-
Dữ liệu nhiều, cần tổng hợp liên tục → PivotTable
Ví dụ:
-
Tổng doanh thu theo tháng
-
Doanh thu theo từng nhân viên
-
Số lượng sản phẩm bán theo khu vực
-
Đếm số đơn hàng theo trạng thái
Những thứ này mà viết công thức thì cũng được, nhưng PivotTable làm nhanh và gọn hơn rất nhiều.
Prompt tạo ảnh 2:
“Excel 2016 PivotTable creation window, selecting data range, clean instructional screenshot style”
Cách tạo PivotTable trong Excel 2016 – từng bước, không rối
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu gốc
Trước khi tạo PivotTable, hãy đảm bảo:
-
Dữ liệu có tiêu đề cột rõ ràng
-
Không có dòng trống xen kẽ
-
Mỗi cột chỉ chứa một loại dữ liệu
Ví dụ:
Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp PivotTable hoạt động mượt hơn rất nhiều.
Bước 2: Tạo PivotTable
-
Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu
-
Vào tab Insert
-
Chọn PivotTable
-
Nhấn OK
Excel sẽ tự động:
Tới đây, bạn sẽ thấy một khung trống và bảng PivotTable Fields bên phải. Đừng hoảng, phần hay nhất nằm ở đây.
Làm quen với PivotTable Fields – hiểu là dùng được
PivotTable có 4 khu vực chính:
-
Rows (Hàng): dùng để phân nhóm theo chiều dọc
-
Columns (Cột): phân nhóm theo chiều ngang
-
Values (Giá trị): nơi tính tổng, đếm, trung bình…
-
Filters (Bộ lọc): lọc dữ liệu theo điều kiện
Nguyên tắc rất đơn giản:
👉 Muốn xem cái gì → kéo nó vào đó
Ví dụ:
Chỉ cần kéo thả, kết quả hiện ra ngay. Không cần viết công thức. Nhẹ cả người.
Thay đổi cách tính trong PivotTable (rất quan trọng)
Mặc định:
Nhưng bạn hoàn toàn có thể đổi.
Ví dụ:
-
Đổi Sum thành Average
-
Đếm số đơn hàng
-
Tính Max, Min
Cách làm:
-
Click mũi tên ở ô trong Values
-
Chọn Value Field Settings
-
Chọn kiểu tính bạn muốn
Đây là chỗ nhiều người không để ý, nên dùng PivotTable mà kết quả lại “sai sai”.
Lọc và sắp xếp dữ liệu trong PivotTable
PivotTable không chỉ tổng hợp, mà còn lọc rất tiện.
Bạn có thể:
Chỉ cần dùng:
Tất cả đều không ảnh hưởng dữ liệu gốc, nên bạn có thể thử thoải mái, không sợ hỏng file.
Cập nhật PivotTable khi dữ liệu thay đổi
Một lỗi rất hay gặp là:
“Ủa sao dữ liệu mới nhập mà PivotTable không đổi?”
PivotTable không tự cập nhật.
Cách làm:
-
Click vào PivotTable
-
Chuột phải → Refresh
-
Hoặc dùng phím Alt + F5
Chỉ một thao tác nhỏ, nhưng nếu quên là dễ hiểu nhầm dữ liệu lắm đấy.
Một vài mẹo nhỏ giúp dùng PivotTable hiệu quả hơn
-
Luôn định dạng dữ liệu gốc dạng Table (Ctrl + T)
-
Đặt tên cột ngắn gọn, dễ hiểu
-
Không gộp ô trong dữ liệu gốc
-
Hạn chế chỉnh sửa trực tiếp trong PivotTable
Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ sửa và dễ mở rộng về sau.
Kết lại – PivotTable không khó, chỉ là bạn chưa quen
Nhiều người nghĩ PivotTable là thứ gì đó rất “cao cấp”. Nhưng thật ra, PivotTable trong Excel 2016 sinh ra để giúp người bình thường làm việc nhanh hơn, chứ không phải để làm khó ai cả.
Chỉ cần bạn:
Thì PivotTable sẽ trở thành công cụ bạn dùng gần như mỗi ngày. Và đến lúc đó, bạn sẽ tự hỏi:
“Sao hồi trước mình lại ngồi cộng từng ô làm gì cho khổ vậy?” 😄
Th12 23, 2025 | powerpoint, excel 365, word 365
Có một sự thật là thế này:
nếu bạn đã từng quen với VLOOKUP, thì lần đầu gặp XLOOKUP trong Excel 365 sẽ có chút bỡ ngỡ. Nhưng chỉ cần dùng vài lần thôi, cảm giác sẽ chuyển từ “lạ ghê” sang “sao hồi trước mình không biết sớm hơn nhỉ?”.
Excel 365 mang XLOOKUP đến như một lời giải cho hàng loạt phiền toái cũ: đếm cột, khóa bảng, sợ chèn cột, sợ #N/A… Tất cả những nỗi lo đó, XLOOKUP xử lý gọn gàng đến mức nhiều lúc bạn chỉ muốn thở phào: “À, hóa ra Excel cũng có ngày dễ thương thế này.”
XLOOKUP trong Excel 365 là gì? Hiểu nhanh cho đỡ mệt
XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được Microsoft thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và cả INDEX + MATCH trong rất nhiều tình huống.
Nói ngắn gọn:
-
Bạn muốn tìm giá trị gì → nói rõ
-
Bạn muốn tìm ở cột nào → chỉ ra
-
Bạn muốn trả về cột nào → nói luôn
Excel không bắt bạn phải:
-
Tra từ trái sang phải
-
Nhớ số thứ tự cột
-
Lo bảng bị chèn thêm cột
Mọi thứ rõ ràng hơn, logic hơn, và ít “bẫy” hơn hẳn.
Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc lòng
Cú pháp đầy đủ của XLOOKUP trong Excel 365 là:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
Nghe thì dài, nhưng đừng hoảng. Thực tế, 90% trường hợp bạn chỉ dùng 3 đối số đầu.
-
lookup_value: giá trị cần tìm
-
lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm
-
return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về
Các phần sau là tùy chọn, dùng khi cần nâng cao.
Prompt tạo ảnh 2:
“Excel 365 spreadsheet with XLOOKUP syntax highlighted, arrows pointing to lookup column and return column, instructional screenshot style”
Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong Excel 365 dễ đến mức bất ngờ
Giả sử bạn có bảng dữ liệu như sau:
| Mã NV |
Tên nhân viên |
Phòng ban |
| NV01 |
An |
Kế toán |
| NV02 |
Bình |
Marketing |
Bạn nhập Mã NV ở ô A2 và muốn Excel tự trả về Phòng ban.
Công thức XLOOKUP sẽ là:
Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không sợ bảng thay đổi.
Không cần khóa vùng dữ liệu.
So với VLOOKUP, cảm giác như bỏ được một cái gánh nặng trên vai vậy.
Những điểm khiến XLOOKUP trong Excel 365 “ăn đứt” VLOOKUP
1. Tra cứu ngược – chuyện nhỏ với XLOOKUP
VLOOKUP chỉ tra từ trái sang phải. Muốn tra ngược là phải xoay bảng hoặc dùng INDEX + MATCH.
XLOOKUP thì không quan tâm bạn tra xuôi hay ngược.
Chỉ cần:
-
Cột tìm ở đâu
-
Cột trả về ở đâu
Excel 365 xử lý gọn gàng, không phàn nàn.
2. Không sợ chèn cột, xóa cột
Đây là điểm cực kỳ “đáng tiền”.
VLOOKUP phụ thuộc vào số thứ tự cột.
XLOOKUP thì phụ thuộc vào cột bạn chỉ định.
Thế nên:
File bền hơn, ít lỗi vặt hơn rất nhiều.
XLOOKUP xử lý lỗi #N/A gọn gàng hơn hẳn
Một điểm mình rất thích ở XLOOKUP là tham số if_not_found.
Ví dụ:
=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, “Không có dữ liệu”)
Nếu không tìm thấy kết quả, Excel sẽ hiển thị:
“Không có dữ liệu”
Không còn #N/A đỏ chót.
Không cần bọc thêm IFERROR.
Nhìn bảng tính cũng “dễ thở” hơn hẳn, đặc biệt khi làm báo cáo.
Tìm gần đúng, tìm ký tự đại diện – XLOOKUP làm luôn
XLOOKUP trong Excel 365 hỗ trợ nhiều chế độ so khớp:
-
0 – Tìm chính xác (mặc định)
-
-1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất
-
1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất
-
2 – Dùng ký tự đại diện (*, ?)
Ví dụ: tra bậc thuế, xếp loại điểm số, mức chiết khấu… thì XLOOKUP xử lý rất mượt, không cần bảng phụ rườm rà.
Tìm từ dưới lên – XLOOKUP làm được trong một nốt nhạc
Đây là điểm mà rất nhiều người “wow” khi biết.
=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, , , -1)
Tham số -1 trong search_mode cho phép Excel tìm từ dưới lên trên.
Cực kỳ hữu ích khi:
VLOOKUP không làm được. INDEX + MATCH thì làm được nhưng dài dòng. XLOOKUP thì gọn gàng.
Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP trong Excel 365
-
File dùng XLOOKUP chỉ mở đầy đủ trên Excel 365 hoặc Excel 2021 trở lên
-
Nếu gửi file cho người dùng Excel cũ → họ sẽ không xem được công thức
-
Khi làm file dùng chung, nên xác định rõ phiên bản Excel của mọi người
Dù vậy, trong môi trường Excel 365 hiện nay, XLOOKUP gần như là lựa chọn mặc định rồi.
Kết lại – học XLOOKUP sớm, tiết kiệm thời gian về lâu dài
Thật lòng mà nói, XLOOKUP trong Excel 365 không phải là hàm khó, chỉ là bạn chưa quen. Nhưng một khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy công việc với Excel nhẹ hơn rất nhiều: ít lỗi hơn, công thức dễ đọc hơn, file cũng “bền” hơn.
Nếu VLOOKUP từng khiến bạn dè chừng mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới: hiểu ý, làm nhanh, ít gây rắc rối. 😄
Th12 22, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn đã từng làm việc với Excel đủ lâu, chắc chắn bạn biết cảm giác này:
gõ VLOOKUP, nhớ cột đầu tiên, đếm cột trả về, rồi cầu trời đừng ai chèn thêm cột vào bảng. Chỉ cần ai đó thêm một cột là công thức đi tong. Mệt thật sự.
Và rồi Excel 2021 xuất hiện cùng XLOOKUP. Không ồn ào, không phô trương, nhưng dùng rồi mới thấy: “Ủa, sao trước giờ mình lại chịu khổ với VLOOKUP vậy?” 😄
XLOOKUP không chỉ là bản nâng cấp. Nó là cách Excel nói với người dùng rằng:
“Thôi, để tôi làm việc này cho bạn dễ hơn.”
XLOOKUP là gì? Nói đơn giản cho dễ hiểu
XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và thậm chí cả INDEX + MATCH trong nhiều trường hợp.
Thay vì:
XLOOKUP cho phép bạn:
-
Tra cứu theo bất kỳ hướng nào
-
Chỉ định rõ cột tìm và cột trả về
-
Tự xử lý lỗi gọn gàng
-
Không sợ bảng bị chèn cột
Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi, đúng không?
Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc
Cú pháp chuẩn của XLOOKUP như sau:
=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])
Nhìn thì hơi dài, nhưng thực tế bạn chỉ cần nhớ 3 tham số đầu là dùng được 80% trường hợp.
-
lookup_value: giá trị cần tìm
-
lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm
-
return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về
Các tham số còn lại là “gia vị”, dùng khi cần nâng cao.
Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong 10 giây
Giả sử bạn có bảng dữ liệu:
| Mã SP |
Tên sản phẩm |
Giá |
| SP01 |
Áo thun |
150 |
| SP02 |
Quần jean |
350 |
Bạn muốn nhập Mã SP và trả về Giá.
Công thức XLOOKUP sẽ là:
Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không lo bảng thay đổi.
Không cần nhớ “cột thứ mấy”.
So với VLOOKUP thì sao? Nhẹ hơn hẳn.
Vì sao XLOOKUP “ăn đứt” VLOOKUP?
Không phải tự nhiên mà dân Excel gọi XLOOKUP là “chân ái”. Dưới đây là những điểm khiến nhiều người chuyển hẳn.
1. Tra cứu ngược thoải mái
VLOOKUP bó buộc tra từ trái sang phải.
XLOOKUP thì không.
Bạn có thể:
Excel không còn bắt bạn phải sắp xếp lại bảng nữa. Quá đã!
2. Không cần đếm cột
VLOOKUP yêu cầu:
“Cột trả về là cột thứ mấy?”
XLOOKUP thì nói:
“Bạn muốn trả về cột nào? Chỉ tôi là được.”
Điều này cực kỳ quan trọng khi làm file lớn, chỉnh sửa thường xuyên.
XLOOKUP xử lý lỗi thông minh hơn
Một điểm mình rất thích là if_not_found.
Ví dụ:
=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, “Không tìm thấy”)
Nếu không có dữ liệu, Excel sẽ trả về:
“Không tìm thấy”
Không còn #N/A đỏ chót, không còn phải bọc IFERROR bên ngoài. Gọn gàng, dễ đọc, dễ hiểu.
Các chế độ so khớp trong XLOOKUP (dùng khi cần)
Tham số match_mode cho phép bạn chọn cách Excel tìm dữ liệu:
-
0 – Tìm chính xác (mặc định)
-
-1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất
-
1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất
-
2 – Tìm bằng ký tự đại diện (*, ?)
Ví dụ tìm gần đúng theo mức lương, bậc thuế, xếp loại… thì XLOOKUP làm rất mượt.
Tìm từ dưới lên? XLOOKUP làm được luôn
VLOOKUP không làm được chuyện này.
INDEX + MATCH thì làm được nhưng khá dài.
XLOOKUP thì chỉ cần thêm search_mode.
=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, , , -1)
-1 nghĩa là tìm từ dưới lên.
Cực kỳ hữu ích khi dữ liệu có trùng giá trị và bạn muốn lấy kết quả mới nhất.
Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP
-
XLOOKUP chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365 trở lên
-
Nếu gửi file cho người dùng Excel 2016 trở xuống → họ sẽ không xem được công thức
-
Khi làm file dùng chung, nên cân nhắc đối tượng sử dụng
Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cá nhân hoặc nội bộ với Excel mới, thì cứ yên tâm dùng.
Kết lại – học XLOOKUP sớm, đỡ khổ về sau
Thật lòng mà nói, XLOOKUP không khó, chỉ là nhiều người chưa thử. Nhưng một khi đã dùng rồi, bạn sẽ thấy Excel nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Công thức rõ ràng hơn, file bền hơn, ít lỗi vặt hơn.
Nếu VLOOKUP là thứ khiến bạn phải “né tránh” mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới, hiểu chuyện và biết điều. 😌
Th12 17, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng làm việc với Excel 2010, chắc chắn có lúc bạn gõ công thức VLOOKUP xong, nhấn Enter đầy hy vọng… rồi bụp, hiện ra #N/A. Một khoảnh khắc im lặng. Tim hơi khựng lại.
“Ủa? Rõ ràng dữ liệu có mà?”
Và thế là bắt đầu chuỗi ngày căng thẳng: sửa công thức, kiểm tra bảng, copy lại, vẫn #N/A. Thật sự bực.
Thực ra, lỗi VLOOKUP trả về #N/A trong Excel 2010 không phải là lỗi hiếm, cũng chẳng phải do Excel “dở chứng”. Phần lớn là do chúng ta… vô tình bỏ sót một chi tiết rất nhỏ. Nhỏ đến mức không để ý, nhưng đủ khiến cả công thức sụp đổ.
#N/A nghĩa là gì? Excel đang nói gì với bạn?
Nói đơn giản cho dễ hiểu nhé.
#N/A có nghĩa là: Excel không tìm thấy giá trị cần tra cứu.
Không phải là sai công thức hoàn toàn. Không phải Excel bị lỗi. Chỉ là nó tìm hoài mà không thấy thứ bạn yêu cầu trong vùng dữ liệu.
Giống như bạn hỏi: “Có ai tên Minh trong phòng không?”
Mọi người nhìn nhau… rồi im lặng. Không phải câu hỏi sai, mà là không có người tên Minh ở đó.
VLOOKUP cũng vậy thôi.
Những nguyên nhân phổ biến khiến VLOOKUP trả về #N/A
Đây là phần quan trọng nhất. Và tin mình đi, rất nhiều người gặp đúng những lỗi này mà không hề biết.
1. Giá trị tra cứu không tồn tại (nhưng bạn tưởng là có)
Nghe hơi buồn cười, nhưng đây lại là nguyên nhân phổ biến nhất.
Ví dụ:
Nhìn bằng mắt thì giống hệt nhau. Nhưng Excel thì không. Với nó, chỉ cần dư một khoảng trắng thôi là thành hai giá trị khác nhau hoàn toàn.
Ngoài dấu cách, còn có:
-
Ký tự ẩn
-
Xuống dòng
-
Copy từ web về
Chỉ cần một thứ nhỏ xíu như vậy thôi là đủ khiến VLOOKUP bó tay.
2. Sai cột tra cứu (lỗi “kinh điển”)
VLOOKUP có một nguyên tắc bất di bất dịch:
👉 Giá trị tra cứu phải nằm ở cột đầu tiên của vùng bảng
Nhiều người quên mất điều này.
Ví dụ bạn viết:
Nhưng giá trị trong A2 lại nằm ở cột C, không phải cột B. Thế là Excel tìm hoài không thấy, rồi trả về #N/A. Hợp lý thôi.
3. Dữ liệu số nhưng lại được lưu dưới dạng text
Đây là một “cái bẫy” rất tinh vi.
Bằng mắt thì giống nhau 100%.
Nhưng với Excel? Không hề.
VLOOKUP không tự suy luận “à chắc cái này cũng là 123”. Nó rất máy móc. Khác kiểu dữ liệu là coi như… người dưng.
Lỗi do chế độ tìm gần đúng (TRUE) mà không biết
Nhiều người dùng VLOOKUP theo thói quen, viết công thức mà không để ý tham số cuối cùng.
Ví dụ:
Thiếu tham số thứ 4, Excel mặc định là TRUE (tìm gần đúng).
Vấn đề là:
Kết quả trả về rất dễ là #N/A hoặc sai hoàn toàn.
Lời khuyên chân thành:
👉 Nếu không hiểu rõ TRUE dùng khi nào, cứ FALSE cho chắc.
Cách sửa lỗi VLOOKUP #N/A trong Excel 2010 (thực tế và hiệu quả)
Giờ đến phần mà ai cũng mong chờ đây.
Cách 1: Kiểm tra và làm sạch dữ liệu
-
Dùng TRIM() để xóa khoảng trắng thừa
-
Dùng CLEAN() nếu dữ liệu copy từ web
-
So sánh từng giá trị bằng = để xem có khớp thật không
Đôi khi, chỉ cần làm sạch dữ liệu là VLOOKUP chạy ngon ngay.
Cách 2: Kiểm tra lại vùng bảng và cột trả về
Hãy tự hỏi:
Nhiều người chỉnh sửa bảng, thêm cột, xóa cột… nhưng quên sửa lại công thức. Và thế là #N/A xuất hiện.
Cách 3: Ép kiểu dữ liệu cho giống nhau
Miễn sao hai bên giống nhau về kiểu dữ liệu là được.
Cách 4: Dùng IFERROR để “che” lỗi (khi cần)
Trong nhiều trường hợp, bạn chấp nhận việc không có dữ liệu.
Ví dụ:
Không phải để sửa lỗi gốc, mà để bảng tính nhìn gọn gàng hơn, đỡ rối mắt. Cách này dùng trong báo cáo rất nhiều.
Một chút mẹo nhỏ để ít gặp #N/A hơn
-
Luôn dùng FALSE khi tra cứu chính xác
-
Chuẩn hóa dữ liệu ngay từ đầu
-
Tránh gõ tay mã, nên dùng Data Validation
-
Với Excel 2010, nếu bảng phức tạp, cân nhắc INDEX + MATCH
INDEX + MATCH không bị giới hạn “cột đầu tiên”, linh hoạt hơn rất nhiều. Nhưng đó là câu chuyện khác rồi.
Kết lại một chút cho nhẹ đầu
Thật ra, lỗi VLOOKUP trả về #N/A trong Excel 2010 không đáng sợ như cảm giác ban đầu của nó. Nó không phải lỗi “trời ơi đất hỡi”, mà chỉ là Excel đang nói với bạn:
“Tôi tìm không thấy thứ bạn muốn, kiểm tra lại đi.”
Khi hiểu được điều đó, bạn sẽ không còn cáu gắt mỗi lần thấy #N/A nữa. Thay vào đó là bình tĩnh kiểm tra từng bước. Và thường thì, lỗi nằm ở những chỗ rất nhỏ. Nhỏ đến mức sửa xong rồi chỉ muốn tự hỏi: “Ủa, nãy giờ mình căng thẳng làm gì không biết?”
Th12 16, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Không biết bạn thế nào, chứ riêng mình, mỗi lần mở một file Word ra mà thấy chữ nhảy múa như… bùa chú là y như rằng muốn thở dài một cái thật mạnh. 😮💨
Chữ thì méo mó, dấu đi đâu mất, “ă â ê ô” biến thành ký tự lạ hoắc. Rõ ràng lúc gõ thì bình thường, vậy mà gửi qua máy khác hoặc mở lại bằng Word 365 thì mọi thứ rối tung. Tại sao lại vậy? Và sửa thế nào cho triệt để?
Thực ra, lỗi font tiếng Việt trong Word 365 không phải là chuyện hiếm. Nó xảy ra nhiều đến mức, nếu bạn làm việc với Word thường xuyên, kiểu gì cũng gặp ít nhất vài lần trong đời. Vấn đề là, nếu không hiểu gốc rễ, bạn sẽ sửa hoài không hết.
Vì sao Word 365 hay bị lỗi font tiếng Việt?
Nói ngắn gọn thì có ba nguyên nhân chính. Nhưng mỗi nguyên nhân lại kéo theo một mớ rắc rối khác nhau.
1. File Word dùng bảng mã cũ
Ngày xưa (và bây giờ vẫn còn), rất nhiều người gõ tiếng Việt bằng TCVN3 (ABC) hoặc VNI. Trong khi đó, Word 365 lại “sống khỏe” nhất với Unicode.
Khi bạn mở một file gõ bằng bảng mã cũ trên Word hiện đại, chuyện chữ biến dạng gần như là điều tất yếu.
Bạn có thấy quen không? Kiểu như:
“Céng hßa x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam”
Nhìn mà đau mắt. Nhưng thật ra, dữ liệu vẫn còn nguyên, chỉ là Word đang “đọc nhầm ngôn ngữ” mà thôi.
2. Máy thiếu font gốc
Có những file Word dùng font rất lạ: .VnTime, .VnArial, hay mấy font VNI cổ điển.
Máy A có đủ font nên mở bình thường. Máy B thì không có, thế là Word tự động thay bằng font khác. Và… toang.
Điều này xảy ra khá nhiều khi bạn tải file trên mạng, nhận file từ người khác, hoặc copy tài liệu từ máy cũ sang máy mới.
3. Gõ Unicode nhưng lại chọn nhầm font
Nghe có vẻ vô lý, nhưng lại rất phổ biến.
Bạn gõ tiếng Việt bằng Unikey (Unicode), nhưng lại chọn font kiểu VNI hoặc TCVN3 trong Word. Kết quả? Chữ vẫn hiện tiếng Việt, nhưng khi chỉnh sửa, copy, in ấn hoặc gửi file là bắt đầu lỗi.
Cách sửa lỗi font tiếng Việt Word 365 hiệu quả nhất
Giờ mới tới phần quan trọng đây. Tin vui là: đa số lỗi font đều sửa được, và không quá phức tạp như nhiều người nghĩ.
Cách 1: Dùng Unikey để chuyển mã (cách phổ biến nhất)
Nếu file bị lỗi do bảng mã cũ, đây gần như là cách nhanh nhất.
Các bước cơ bản:
-
Mở file Word bị lỗi
-
Bôi đen toàn bộ nội dung (Ctrl + A)
-
Copy (Ctrl + C)
-
Mở Unikey → Công cụ (Ctrl + Shift + F6)
-
Chọn:
-
Nhấn Chuyển mã
-
Quay lại Word, dán nội dung vừa chuyển (Ctrl + V)
-
Đổi font sang Times New Roman, Arial, hoặc Calibri
Xong. Nghe đơn giản, nhưng lại giải quyết được khoảng 70–80% trường hợp lỗi font.
Cách 2: Cài thêm font còn thiếu
Nếu file chỉ lỗi khi mở trên máy bạn, còn máy khác thì bình thường, khả năng cao là thiếu font.
Giải pháp:
Tuy nhiên, cách này chỉ nên dùng khi bắt buộc phải giữ nguyên font gốc (ví dụ file in ấn, biểu mẫu).
Cách 3: Chuẩn hóa lại font Unicode
Trong trường hợp file gõ Unicode nhưng dùng font không chuẩn:
-
Bôi đen toàn bộ văn bản
-
Chọn font Unicode phổ biến:
-
Times New Roman
-
Arial
-
Calibri
-
Kiểm tra lại bảng mã Unikey đang để Unicode
Nhiều khi chỉ cần làm đúng bước này thôi là chữ đã “ngoan ngoãn” trở lại.
Những lỗi nhỏ nhưng gây nhầm lẫn
Có vài trường hợp nhìn tưởng lỗi font, nhưng thật ra không phải.
-
Dấu tiếng Việt nhảy lung tung → do bật nhầm bộ gõ hoặc xung đột Unikey với phần mềm khác
-
Chữ bị cách xa bất thường → lỗi giãn dòng, không phải lỗi font
-
Copy sang chỗ khác là lỗi → font không tương thích hoặc bị ép định dạng
Những lỗi này nếu không để ý, rất dễ sửa sai hướng, càng sửa càng rối.
Làm sao để không bao giờ gặp lại lỗi font?
Câu hỏi hay đấy. Và câu trả lời cũng không quá phức tạp.
-
Luôn gõ tiếng Việt bằng Unicode
-
Chỉ dùng font phổ biến (Times New Roman, Arial, Calibri)
-
Khi gửi file, ưu tiên .docx thay vì .doc
-
Tránh dùng font lạ nếu không thật sự cần
-
Nếu làm việc nhóm, thống nhất font ngay từ đầu
Nghe thì đơn giản, nhưng làm được mấy điều này rồi, bạn sẽ thấy cuộc đời nhẹ nhàng hơn hẳn khi làm việc với Word.
Lời kết – lỗi font không đáng sợ, đáng sợ là không hiểu nó
Thật ra, lỗi font tiếng Việt trong Word 365 không phải là thứ gì ghê gớm. Nó chỉ phiền. Phiền vì xảy ra đúng lúc gấp, đúng lúc cần in, đúng lúc gửi file cho sếp hoặc khách hàng.
Nhưng một khi bạn hiểu được bản chất – bảng mã, font chữ, Unicode – thì mọi thứ trở nên rất… đời thường. Gặp lỗi thì sửa, không hoảng, không bực.
Và biết đâu đấy, lần sau có người than “Word bị lỗi font, cứu với!”, bạn lại là người ngồi cười nhẹ rồi chỉ đúng vài bước. Cảm giác đó cũng vui phết chứ? 😄
Th12 15, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Lỗi font tiếng Việt trong Word 2019 là một trong những vấn đề khiến người dùng “khó ở” nhất. Đang soạn văn bản trôi chảy, tự nhiên chữ biến dạng, dấu nhảy lung tung, ký tự lạ xuất hiện… thật sự chỉ muốn tắt máy cho xong! Nhưng khoan, đừng vội nản. Lỗi này không hề phức tạp như bạn tưởng đâu. Chỉ cần hiểu đúng nguyên nhân và nắm vài mẹo nhỏ là xử lý gọn trong vài phút.
Và đúng như vậy, bài viết này được viết theo phong cách gần gũi, dễ đọc, giống như ngồi bên cạnh và chỉ bạn từng bước. Không rườm rà, không lý thuyết khô khan — chỉ tập trung vào những gì bạn cần và dùng được ngay.
1. Vì sao Word 2019 lại bị lỗi font tiếng Việt?
Có bao giờ bạn tự hỏi: “Ủa Word bị gì vậy?!” khi chữ tự dưng trở nên kỳ lạ không? Thật ra Word không hỏng đâu, mà là do một vài nguyên nhân rất đời thường:
-
Dùng font không hỗ trợ tiếng Việt (ví dụ: dùng VNI nhưng lại gõ Unicode).
-
File được gửi từ máy khác dùng bảng mã lạ.
-
Máy thiếu bộ font hoặc font đang bị xung đột.
-
Chuyển đổi định dạng file khiến ký tự lỗi.
-
Unikey bị đặt sai bảng mã.
Nghe hơi nhiều thật, nhưng yên tâm — mỗi lỗi đều có cách xử lý rất nhanh. Trước khi bước sang phần hướng dẫn, bạn có thể xem hình minh họa để hình dung lỗi trông như thế nào.
2. Cách sửa lỗi font tiếng Việt trong Word 2019 — đơn giản nhưng hiệu quả
Cách 1: Kiểm tra lại bảng mã trong Unikey (cách dễ nhất)
Tin mình đi, đây là nguyên nhân số một khiến hầu hết người dùng gặp lỗi. Bạn đang dùng font Unicode nhưng Unikey lại đặt sang VNI — và thế là chữ méo mó ngay lập tức.
Cách xử lý:
-
Mở Unikey → nhấn Mở rộng.
-
Chọn Bảng mã: Unicode.
-
Kiểm tra kiểu gõ Telex hoặc VNI tùy thói quen.
-
Gõ thử vài chữ xem còn lỗi không.
Nhiều người chỉ cần làm đúng bước này là “mọi thứ lại đẹp như mơ”.
Cách 2: Đổi toàn bộ văn bản sang font Unicode
Nếu file của bạn được gửi từ nơi dùng font VNI hoặc TCVN3 (ABC), mở lên sẽ hiện lỗi ngay.
Cách làm cực nhanh:
-
Nhấn Ctrl + A (chọn toàn bộ văn bản).
-
Chọn font Unicode như Arial, Times New Roman, Calibri.
-
Kiểm tra lại các ký tự xem đã ổn chưa.
Font Unicode luôn là lựa chọn an toàn nhất cho mọi loại tài liệu.
Cách 3: Chuyển mã bằng Unikey Toolkit (cách chuẩn nhất khi copy từ web hoặc nhận file lạ)
Nếu chữ bị biến dạng nặng, đây là cách “giải cứu” mạnh nhất.
Các bước:
-
Copy đoạn bị lỗi.
-
Nhấn Ctrl + Shift + F6 để mở Unikey Toolkit.
-
Chọn:
-
Nhấn Chuyển mã rồi dán lại vào Word.
Kết quả thường sạch bong bóng, không còn ký tự kỳ quái nữa.
Cách 4: Cài thêm bộ font tiếng Việt đầy đủ
Một số máy thiếu font hoặc font bị lỗi khiến Word hiển thị sai. Cách giải quyết đơn giản:
Đừng quá lạm dụng font tải trên mạng, vì nhiều font chất lượng kém gây lỗi hiển thị.
Cách 5: Dùng Replace trong Word để sửa lỗi ký tự lẻ
Khi bị một vài ký tự lạ như “◘”, “□”, “�”, bạn có thể thay nhanh bằng Replace.
-
Nhấn Ctrl + H.
-
Gõ ký tự lỗi vào ô “Find”.
-
Để trống hoặc nhập ký tự đúng vào ô “Replace”.
-
Bấm Replace All.
3. Các lỗi tiếng Việt phổ biến và cách xử lý nhanh
Lỗi dấu bị lệch hoặc biến mất
→ Nguyên nhân: Font không hỗ trợ Unicode.
→ Cách khắc phục: Chọn font Unicode + kiểm tra bảng mã Unikey.
Lỗi ô vuông, ký tự lạ
→ Nguyên nhân: Thiếu font VNI/TCVN3.
→ Cách xử lý: Cài đúng font tương ứng.
Không gõ được dấu tiếng Việt
→ Nguyên nhân: Unikey không chạy quyền administrator.
→ Cách xử lý: Tắt Unikey → mở lại bằng Run as administrator.
Copy từ web vào Word bị lỗi
→ Dán ở chế độ Keep Text Only để tránh mang theo định dạng lỗi.
→ Hoặc dán rồi đổi font.
4. Mẹo tránh lỗi font trong tương lai (rất quan trọng!)
-
Luôn thiết lập Unikey ở Unicode.
-
Dùng font chuẩn, phổ biến.
-
Không sử dụng font lạ tải từ nguồn không tin cậy.
-
Khi làm việc nhóm, hãy thống nhất bảng mã để tránh rối loạn.
-
Sao lưu file trước khi chuyển mã.
Nghe đơn giản nhưng giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ đấy!
5. Kết luận
Lỗi font tiếng Việt trong Word 2019 không hề đáng sợ như bạn tưởng. Chỉ cần hiểu đúng nguyên nhân và áp dụng vài thao tác rất cơ bản, tài liệu sẽ trở lại nguyên trạng ngay. Điều quan trọng là đừng vội vàng — càng sửa lúc hoảng thì càng dễ làm hỏng thêm!
