powerpoint - AIIE

Cách tạo Rule tự động hóa trong Outlook 2019

Th2 7, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn dùng Outlook 2019 thường xuyên, chắc hẳn đã từng gặp cảnh này: mở Inbox ra là thấy email chất đống. Mail khách hàng, mail hệ thống, mail quảng cáo, mail thông báo… đủ cả. Có hôm chưa kịp đọc xong thì mail mới đã nhảy vào thêm vài cái nữa.

Và thế là bạn lại làm một việc quen thuộc:
kéo – thả – phân loại – đánh dấu – rồi lặp lại mỗi ngày.

Nghe mệt không?
Thực ra, Outlook có thể làm gần hết những việc đó tự động, nếu bạn biết dùng Rule.

Tin vui là: tạo Rule trong Outlook 2019 không hề khó. Chỉ cần làm đúng một lần, bạn sẽ nhàn về sau rất lâu.

Rule trong Outlook là gì?

Nói cho dễ hiểu, Rule là các quy tắc bạn đặt ra để Outlook tự xử lý email khi nó vừa tới.

Ví dụ:

Mail từ sếp → đưa thẳng vào folder “Quan trọng”
Mail từ hệ thống → tự động chuyển sang folder riêng
Mail có chữ “Invoice” → đánh dấu cờ
Mail quảng cáo → cho ra khỏi Inbox

Tất cả diễn ra tự động, bạn không cần đụng tay vào.

Vì sao bạn nên dùng Rule trong Outlook 2019?

Có người hỏi: “Inbox nhiều thì đọc dần thôi, cần gì Rule?”
Cũng được. Nhưng dùng Rule có mấy cái lợi rất rõ:

Inbox gọn gàng, dễ tập trung
Không bỏ sót mail quan trọng
Tiết kiệm thời gian mỗi ngày
Làm việc có hệ thống hơn

Đặc biệt nếu bạn nhận nhiều email mỗi ngày, Rule gần như là thứ… bắt buộc nên có.

Cách tạo Rule trong Outlook 2019 – từng bước dễ làm

Giờ vào phần chính nhé.

Cách 1: Tạo Rule nhanh từ một email có sẵn

Đây là cách nhanh nhất, rất phù hợp cho người mới.

Bước 1:
Mở Outlook 2019, chọn một email mẫu (ví dụ mail từ khách hàng, hệ thống…).

Bước 2:
Click chuột phải vào email đó → chọn Rules → Create Rule…

Bước 3:
Một cửa sổ nhỏ hiện ra. Ở đây bạn có thể chọn:

Email từ người này
Có tiêu đề chứa từ nào đó
Thực hiện hành động: chuyển vào folder, đánh dấu, xóa…

Chọn xong → bấm OK.

Vậy là xong. Những email tương tự về sau sẽ được xử lý tự động.

Nhanh gọn. Không rườm rà.

Cách 2: Tạo Rule nâng cao bằng Rule Wizard

Nếu bạn muốn Rule “thông minh” hơn, làm được nhiều điều kiện cùng lúc, thì đây là cách nên dùng.

Bước 1:
Vào File → Manage Rules & Alerts

Bước 2:
Chọn New Rule…

Outlook sẽ mở Rules Wizard với nhiều mẫu sẵn.

Một số Rule phổ biến bạn nên biết

Move messages from someone to a folder
→ Tự động chuyển mail từ người gửi cụ thể
Move messages with specific words in the subject
→ Lọc mail theo từ khóa
Apply rule on messages I receive
→ Tạo Rule từ đầu, toàn quyền tùy chỉnh

Chọn mẫu phù hợp → Next.

Thiết lập điều kiện (Conditions)

Đây là phần “bộ não” của Rule.

Bạn có thể chọn:

Người gửi
Người nhận
Từ khóa trong tiêu đề
Có đính kèm hay không
Mail gửi trực tiếp hay CC

Bạn có thể chọn nhiều điều kiện cùng lúc. Càng chọn kỹ, Rule càng chính xác.

Thiết lập hành động (Actions)

Sau khi chọn điều kiện, Outlook hỏi: “Mail này thì làm gì?”

Một số hành động hay dùng:

Move it to a specified folder
Mark it as important
Flag it for follow up
Delete it

Chọn xong → Next.

Ngoại lệ (Exceptions) – phần nhiều người bỏ qua

Đây là chỗ rất hay nhưng hay bị bỏ sót.

Ví dụ:

Mail từ khách hàng nhưng có chữ “Urgent” thì không chuyển folder
Mail hệ thống nhưng có đính kèm thì vẫn giữ ở Inbox

Chỉ cần tick thêm ngoại lệ là Rule thông minh hơn hẳn.

Sau cùng:

Đặt tên cho Rule
Tick Turn on this rule
Bấm Finish

Một vài mẹo dùng Rule trong Outlook 2019 cho hiệu quả

1. Đừng tạo Rule quá chung chung

Rule quá rộng sẽ lọc nhầm mail quan trọng. Hãy bắt đầu đơn giản, rồi chỉnh dần.

2. Sắp xếp thứ tự Rule

Outlook xử lý Rule từ trên xuống dưới.
Rule quan trọng nên để ở trên.

3. Kiểm tra định kỳ

Thỉnh thoảng vào Manage Rules & Alerts xem lại, chỉnh nếu cần. Công việc thay đổi, Rule cũng nên thay đổi theo.

Những lỗi thường gặp khi tạo Rule

Rule chạy nhưng không đúng ý → điều kiện chọn chưa chuẩn
Mail không bị lọc → Rule chưa bật
Rule không áp dụng cho mail cũ → cần chạy Rule thủ công

👉 Trong Manage Rules, bạn có thể chọn Run Rules Now để áp dụng cho mail đã có.

Kết lại cho nhẹ nhàng

Tạo Rule tự động hóa trong Outlook 2019 là một kỹ năng nhỏ, nhưng giá trị mang lại thì rất lớn. Chỉ cần bỏ ra vài phút thiết lập, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi ngày, Inbox gọn gàng hơn, công việc cũng trôi chảy hơn.

Đừng đợi đến khi email quá tải mới xử lý. Hãy để Outlook làm việc cho bạn, thay vì bạn phải làm việc cho… Inbox.

Và tin mình đi, một Inbox gọn gàng buổi sáng luôn khiến tinh thần làm việc dễ chịu hơn hẳn.

Cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2021

Th2 7, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Có bao giờ bạn mở Outlook 2021 lên vào buổi sáng, chưa kịp uống xong ngụm cà phê đã thấy hộp thư đến hiện số (127) chưa đọc chưa? Tim hơi khựng lại một nhịp. Không hẳn là hoảng, nhưng rõ ràng là… mệt. Thư thì đủ loại: mail công việc, mail hệ thống, mail quảng cáo, mail “FYI” mà đọc hay không cũng chẳng ảnh hưởng gì. Và rồi bạn tự hỏi: Ủa, chẳng lẽ ngày nào cũng phải lọc mail bằng tay vậy sao?

Câu trả lời là không. Outlook 2021 có một thứ rất hay, rất thực tế, nhưng lại thường bị bỏ quên: Rule – quy tắc tự động hóa email.

Rule trong Outlook là gì, và vì sao bạn nên dùng?

Nói đơn giản cho dễ hình dung nhé. Rule giống như một “người gác cổng” âm thầm làm việc thay bạn. Khi có email mới đến, Outlook sẽ tự động kiểm tra điều kiện bạn đặt ra trước đó, rồi thực hiện hành động tương ứng. Không cần bạn động tay, không cần suy nghĩ.

Ví dụ cực quen:
– Email từ sếp → tự động đưa vào thư mục “Quan trọng”
– Email thông báo hệ thống → chuyển thẳng sang thư mục “System”
– Email quảng cáo → cho vào “Promo”, đọc sau cũng được

Nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng dùng rồi mới thấy… sướng. Nhẹ đầu hẳn ra.

Chuẩn bị trước khi tạo Rule

Trước khi lao vào tạo Rule, bạn nên dành vài phút suy nghĩ một chút. Không nhiều đâu, nhưng rất đáng. Hãy tự hỏi: Mình thường nhận những loại email nào? Email nào thật sự cần đọc ngay? Email nào có thể để sau?

Thông thường, người dùng Outlook 2021 hay chia thành vài nhóm cơ bản:

Mail công việc chính (từ sếp, quản lý, khách hàng)
Mail nội bộ (đồng nghiệp, phòng ban)
Mail hệ thống (IT, thông báo tự động)
Mail quảng cáo / không khẩn cấp

Có định hình trong đầu rồi, tạo Rule sẽ nhanh và gọn hơn nhiều.

Cách tạo Rule trong Outlook 2021 từng bước một

Giờ thì vào việc chính nhé. Outlook 2021 trên máy tính, giao diện khá trực quan nên bạn không cần lo lắng.

Bước 1: Mở Outlook → vào tab File
Bước 2: Chọn Manage Rules & Alerts
Một cửa sổ mới hiện ra, nơi toàn bộ “luật lệ” của email được quản lý.

Nhìn lần đầu có thể hơi nhiều nút, nhưng bình tĩnh. Không khó đâu.

Bước 3: Nhấn New Rule
Outlook sẽ gợi ý sẵn vài mẫu Rule thông dụng. Đây là điểm hay, nhất là cho người mới.

Bạn có thể chọn:

Rule dựa trên người gửi
Rule dựa trên tiêu đề
Rule áp dụng cho email bạn gửi đi

Hoặc nếu muốn tự do hơn, chọn Apply rule on messages I receive.

Thiết lập điều kiện – linh hồn của Rule

Đến đây là phần quan trọng nhất. Bạn sẽ chọn điều kiện để Outlook nhận diện email.

Một vài điều kiện phổ biến:

From people or public group (từ ai gửi)
With specific words in the subject (có từ khóa trong tiêu đề)
Sent only to me (chỉ gửi riêng cho mình)
With specific words in the message body

Bạn có thể chọn một điều kiện, hoặc kết hợp nhiều điều kiện cùng lúc. Càng rõ ràng, Rule càng chính xác.

Ví dụ: Email từ phòng IT + tiêu đề chứa “System” → chuyển vào thư mục “IT Notice”. Rất gọn.

Chọn hành động – để Outlook làm thay bạn

Sau điều kiện là đến hành động. Đây là lúc bạn nói với Outlook: “Khi gặp email kiểu này, hãy làm điều kia.”

Những hành động hay dùng nhất:

Move it to the specified folder (chuyển thư mục)
Mark it as read (đánh dấu đã đọc)
Flag it for follow up (gắn cờ)
Display a Desktop Alert (hiện thông báo)

Một mẹo nhỏ: với mail quan trọng, bạn nên vừa chuyển thư mục, vừa gắn cờ. Vừa gọn inbox, vừa không sợ sót.

Ngoại lệ – đừng bỏ qua chi tiết này

Outlook cho phép bạn tạo Exception (ngoại lệ). Nghĩa là dù email thỏa điều kiện, nhưng nếu rơi vào ngoại lệ thì Rule sẽ không áp dụng.

Ví dụ:

Mail từ phòng IT nhưng có chữ “Urgent” → không chuyển thư mục, để lại inbox
Mail quảng cáo nhưng gửi từ một đối tác quen → giữ lại

Phần này hơi nâng cao một chút, nhưng dùng quen rồi thì thấy rất “đã”.

Quản lý và chỉnh sửa Rule sau này

Rule không phải tạo xong là xong. Công việc thay đổi, email cũng thay đổi theo. Bạn hoàn toàn có thể:

Sửa lại Rule
Tắt tạm thời
Thay đổi thứ tự ưu tiên

Thứ tự Rule rất quan trọng nhé. Outlook chạy Rule từ trên xuống dưới. Rule ở trên sẽ được áp dụng trước. Nếu sắp xếp không hợp lý, kết quả có thể… sai sai.

Một vài mẹo nhỏ từ người dùng thực tế

Dùng Outlook lâu rồi mới rút ra được mấy điều này:

Đừng tạo quá nhiều Rule cùng lúc, dễ rối
Đặt tên Rule rõ ràng, đừng để “Rule 1, Rule 2”
Test Rule bằng vài email trước khi áp dụng toàn bộ
Thỉnh thoảng nên dọn lại Rule cũ, cái không dùng thì bỏ

Rule tốt không phải là Rule phức tạp, mà là Rule phù hợp với thói quen của bạn.

Kết lại một chút

Outlook 2021 không chỉ là nơi nhận email, mà hoàn toàn có thể trở thành một công cụ hỗ trợ công việc cực kỳ hiệu quả – nếu bạn chịu khó thiết lập một chút ban đầu. Rule nghe thì kỹ thuật, nhưng thực ra rất đời. Rất “người”.

Chỉ cần đầu tư 30 phút, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Quá hời, đúng không?

Cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2016

Th2 6, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint

Thật ra lúc mới dùng Outlook 2016, mình cũng giống nhiều người thôi. Mail tới thì đọc, chưa đọc thì để đó. Quan trọng hay không quan trọng gì… để chung hết. Lúc đầu còn kiểm soát được, chứ tầm vài tháng sau thì inbox nhìn muốn… thở oxy 😮‍💨.

Và rồi câu hỏi xuất hiện trong đầu:
“Có cách nào để Outlook tự sắp xếp giùm mình không?”
Có nhé. Và đó chính là Rule.

Rule trong Outlook 2016 thực chất là gì?

Nói cho dễ hiểu thì Rule là một bộ quy tắc bạn đặt ra trước, để Outlook tự động xử lý email khi chúng vừa đến. Bạn không cần mở mail, không cần kéo thả thủ công. Outlook làm hết.

Ví dụ rất đời thường:

Mail từ sếp → cho vào thư mục riêng
Mail thông báo hệ thống → tự đánh dấu đã đọc
Mail quảng cáo → chuyển sang thư mục khác, không làm phiền

Nghe vậy thôi là đã thấy đáng tạo rồi đúng không?

Bước 1: Mở đúng chỗ để tạo Rule (đừng nhầm nhé)

Đầu tiên, mở Outlook 2016 lên.
Nhìn lên góc trên bên trái, chọn File.

Chọn Manage Rules & Alerts
Một cửa sổ mới bật ra, tên là Rules and Alerts

Cửa sổ này nhìn hơi “kỹ thuật” một chút, nhưng thực ra dùng quen rồi thì thấy rất logic.

Bước 2: Tạo Rule mới – đừng vội, cứ từ từ

Trong cửa sổ Rules and Alerts, bạn nhấn New Rule.

Outlook sẽ đưa ra vài mẫu có sẵn, kiểu như:

Di chuyển email từ một người cụ thể
Đánh dấu email quan trọng
Tự động trả lời (auto-reply)

Nếu bạn mới dùng, có thể chọn mẫu. Nhưng nếu muốn hiểu bản chất để sau này tự tùy chỉnh, mình khuyên chọn:

👉 Apply rule on messages I receive

Rồi nhấn Next.

Bước 3: Chọn điều kiện – Rule thông minh hay không là nằm ở đây

Đây là phần quan trọng nhất. Outlook hỏi bạn:
“Email như thế nào thì Rule này áp dụng?”

Một số điều kiện hay dùng nhất:

from people or public group – email từ ai
with specific words in the subject – có từ khóa trong tiêu đề
sent only to me – chỉ gửi riêng cho bạn

Ví dụ thực tế nhé:
Bạn muốn lọc mail từ sếp → tick vào from people or public group, sau đó click vào phần gạch chân phía dưới để chọn email sếp.

Tip nhỏ:
👉 Chỉ chọn 1–2 điều kiện thôi, Rule sẽ chạy ổn định hơn. Chọn nhiều quá, sau này chính bạn cũng quên logic của nó.

Bước 4: Chọn hành động – Outlook sẽ làm gì với email đó?

Sau khi xác định “email nào”, giờ đến phần “xử lý ra sao”.

Một số hành động cực kỳ phổ biến:

move it to the specified folder – chuyển vào thư mục
mark it as read – đánh dấu đã đọc
flag it for follow up – gắn cờ theo dõi
delete it – xóa (dùng cẩn thận!)

Ví dụ:
Mail từ sếp → move it to folder “Mail Sếp”.

Nếu chưa có thư mục, bạn có thể tạo mới ngay tại bước này. Rất tiện.

Bước 5: Ngoại lệ – dành cho những tình huống “nhưng mà…”

Có những lúc email thỏa điều kiện, nhưng bạn không muốn Rule áp dụng.

Ví dụ:

Mail từ phòng IT nhưng có chữ “KHẨN”
Mail từ sếp nhưng gửi cho cả phòng

Lúc này bạn dùng Exceptions.

Nếu chưa quen, có thể bỏ qua bước này. Không bắt buộc. Rule vẫn chạy ngon lành.

Bước 6: Đặt tên Rule – làm cho tương lai dễ thở hơn

Đây là bước nhiều người xem nhẹ, nhưng mình thấy rất quan trọng.

Đừng đặt tên kiểu:

Rule 1
New Rule

Hãy đặt tên mô tả rõ ràng, ví dụ:

Mail từ sếp – chuyển thư mục Quan trọng
Thông báo hệ thống – đánh dấu đã đọc

Tick vào:
☑ Turn on this rule

Rồi nhấn Finish.

Xong. Thật sự là xong.

Sau khi tạo Rule, bạn nên kiểm tra lại một chút

Gửi thử một email đúng điều kiện xem Rule có chạy không. Nếu không chạy:

Kiểm tra thứ tự Rule (Rule chạy từ trên xuống)
Kiểm tra điều kiện có quá chặt không
Kiểm tra bạn có bật Rule chưa

Đây là mấy lỗi người mới hay gặp nhất.

Một vài kinh nghiệm thực tế (rất đời)

Đừng tạo quá nhiều Rule cùng lúc, dễ rối
Mỗi loại mail quan trọng → 1 Rule riêng
Thỉnh thoảng nên dọn lại Rule, nhất là khi đổi công việc

Tin mình đi, khi inbox gọn rồi, tâm trạng làm việc cũng khác hẳn. Nhẹ đầu hơn. Ít cáu hơn. Tập trung hơn.

PST quá dung lượng trong Outlook 2021

Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Outlook 2021, khả năng cao là bạn cũng từng gặp cảm giác này: Outlook mở lên chậm hẳn, bấm Send/Receive thì đứng yên vài giây, có hôm còn treo luôn không báo trước. Ban đầu cứ nghĩ do mạng, do máy yếu, hay do Outlook “dở chứng”. Nhưng rất nhiều trường hợp, thủ phạm lại nằm ở một thứ âm thầm tích tụ theo năm tháng: file PST quá dung lượng.

Outlook 2021 mạnh hơn, mới hơn, nhưng có một sự thật không đổi:
👉 PST càng to, Outlook càng dễ mệt.

Tin tốt là Microsoft vẫn giữ lại công cụ quen thuộc – ScanPST – và nó vẫn cực kỳ hữu ích trong Outlook 2021 nếu bạn dùng đúng cách.

PST là gì mà Outlook 2021 vẫn “ngán”?

Nói gọn gàng thế này:

PST là file lưu trữ dữ liệu Outlook: email, lịch, danh bạ, task…
Xuất hiện nhiều nhất khi bạn dùng POP3 hoặc lưu mail offline
Dùng càng lâu, mail càng nhiều, file càng phình to

Dù Outlook 2021 hỗ trợ PST lớn hơn trước, nhưng khi file bắt đầu vượt ngưỡng an toàn (thường từ 20GB trở lên), các vấn đề bắt đầu lộ diện:

Outlook mở chậm
Gửi/nhận không ổn định
Dễ phát sinh lỗi dữ liệu
Có lúc tự đóng mà chẳng báo gì

Lúc này, ScanPST chính là công cụ nên nghĩ tới đầu tiên.

Dấu hiệu cho thấy PST đã quá dung lượng trong Outlook 2021

Outlook hiếm khi “nói thẳng” rằng PST của bạn đang quá to. Thay vào đó, nó gửi tín hiệu gián tiếp:

Outlook khởi động lâu hơn bình thường
Click mail thấy trễ, lag
Send/Receive hay đứng im
Xuất hiện lỗi lặt vặt, không rõ nguyên nhân
Outlook phản hồi chậm dù máy cấu hình tốt

Nếu bạn:

Dùng Outlook vài năm
Mail không xóa nhiều
Có nhiều file đính kèm

Thì khả năng PST quá dung lượng là… rất cao.

ScanPST là gì và có dùng được cho Outlook 2021 không?

Câu trả lời là: có, dùng rất tốt.

ScanPST.exe là công cụ:

Do Microsoft cung cấp
Có sẵn khi cài Outlook
Dùng để quét và sửa lỗi file PST/OST

Không cần tải thêm. Không cần cài đặt. Không can thiệp sâu vào hệ thống. Và quan trọng nhất: nên thử ScanPST trước khi làm bất cứ biện pháp nặng nào khác.

Cách sửa PST quá dung lượng bằng ScanPST trong Outlook 2021

Làm từng bước, đừng vội.

Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook 2021

Việc này bắt buộc.
ScanPST không thể sửa file PST nếu Outlook đang mở.

👉 Kiểm tra cả khay hệ thống (system tray), đảm bảo Outlook đã tắt hẳn.

Bước 2: Tìm ScanPST.exe của Outlook 2021

Thông thường nằm tại:

Hoặc:

Dù là Outlook 2021, thư mục vẫn là Office16 (điểm này nhiều người hay nhầm).

👉 Mẹo nhanh: gõ scanpst vào ô tìm kiếm Windows.

Bước 3: Chọn đúng file PST cần sửa

Khi ScanPST mở lên:

Bấm Browse
Chọn file PST của bạn

Vị trí PST thường gặp:

Hoặc:

👉 Nếu không chắc file nào đang dùng:

Mở Outlook → File → Account Settings → Data Files
Xem đường dẫn PST chính xác

Bước 4: Quét và sửa lỗi PST

Bấm Start để quét
ScanPST sẽ kiểm tra cấu trúc file

Khi có thông báo sửa lỗi:
👉 Luôn tick “Make backup of scanned file”
Đây là bước cực kỳ quan trọng, phòng khi cần khôi phục.

Sau đó bấm Repair và chờ hoàn tất.

Với PST lớn, quá trình này có thể mất vài phút, thậm chí lâu hơn. Cứ để yên, đừng tắt ngang.

Bước 5: Mở lại Outlook 2021 và kiểm tra

Sau khi ScanPST hoàn tất:

Mở Outlook 2021
Kiểm tra Inbox, Sent
Thử Send/Receive
Quan sát tốc độ phản hồi

Trong nhiều trường hợp, Outlook sẽ chạy mượt lại ngay. Nhẹ đầu hẳn.

Nếu ScanPST sửa xong nhưng PST vẫn quá nặng?

ScanPST chỉ sửa lỗi, không làm PST nhỏ lại. Muốn Outlook ổn định lâu dài, bạn nên làm thêm mấy việc sau.

1. Archive email cũ

Di chuyển mail cũ sang PST khác theo năm.
Vừa gọn, vừa an toàn.

2. Xóa mail có file đính kèm nặng

Một số mail đính kèm vài chục MB chính là “kẻ giấu mặt” làm PST phình to.

3. Compact PST

Vào:
Account Settings → Data Files → Settings → Compact Now

Giúp nén lại dung lượng trống trong file PST.

Có nên tiếp tục dùng một file PST lớn trong Outlook 2021?

Nói thẳng nhé: không nên.

Dù Outlook 2021 khỏe hơn, nhưng:

PST quá lớn vẫn dễ lỗi
Backup lâu
Phục hồi chậm
Rủi ro mất dữ liệu cao hơn

👉 Giải pháp tốt nhất:

Chia nhỏ PST
Archive định kỳ
Đừng để mọi thứ dồn hết vào một file duy nhất

Kết lại cho gọn gàng

PST quá dung lượng trong Outlook 2021 là vấn đề rất thường gặp, đặc biệt với người dùng lâu năm. Nhưng nó không phải lỗi “hết cứu”. Chỉ cần bạn biết dùng ScanPST đúng lúc, đúng cách, kết hợp dọn dẹp và archive hợp lý, Outlook sẽ hoạt động ổn định trở lại.

Đừng chờ đến khi Outlook treo hẳn mới xử lý. Thấy dấu hiệu chậm, lag, lỗi vặt, hãy kiểm tra PST sớm. Chủ động một chút, bạn sẽ tránh được rất nhiều phiền toái về sau.

Cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 đơn giản, dễ hiểu cho người mới

Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, Tài Khoản, word 365

Bạn có bao giờ mở Outlook lên và… choáng chưa?
Hộp thư đến thì dài như vô tận, mail công việc chen chúc mail quảng cáo, thông báo hệ thống lẫn thư cá nhân. Tìm một email quan trọng đôi khi mất còn lâu hơn đi pha một ly cà phê ☕.

Nếu bạn đang dùng Outlook 2010, có một “vũ khí bí mật” cực kỳ lợi hại nhưng lại bị nhiều người bỏ quên: Rule (Quy tắc tự động). Chỉ cần thiết lập một lần, Outlook sẽ tự động sắp xếp email cho bạn mỗi ngày. Nghe đã thấy nhẹ đầu rồi đúng không?

Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 theo cách dễ hiểu nhất, giống như hai người đang ngồi nói chuyện với nhau vậy. Không lý thuyết khô khan, không thuật ngữ khó nuốt.

Rule trong Outlook 2010 là gì? Hiểu nhanh trong 30 giây

Nói đơn giản thế này cho dễ hình dung nhé:

👉 Rule là tập hợp các điều kiện + hành động.
👉 Khi email mới đến, Outlook sẽ tự động kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì làm theo hành động bạn đã đặt.

Ví dụ:

Mail từ sếp → chuyển vào thư mục “Quan trọng”
Mail quảng cáo → cho vào thư mục “Quảng cáo”
Mail có tiêu đề “Báo cáo” → đánh dấu cờ đỏ

Bạn không cần động tay. Outlook làm hết.
Nghe như có một trợ lý riêng trong máy vậy!

Khi nào bạn nên tạo Rule tự động hóa Outlook 2010?

Thật ra, chỉ cần bạn dùng Outlook thường xuyên thì nên tạo Rule càng sớm càng tốt. Đặc biệt nếu bạn rơi vào những tình huống này:

Mỗi ngày nhận hàng chục (hoặc hàng trăm) email
Có nhiều email lặp lại từ cùng một người hoặc hệ thống
Hay quên trả lời mail quan trọng vì bị “trôi”
Muốn giữ hộp thư đến gọn gàng, nhìn là thấy dễ thở

Nếu bạn gật đầu ít nhất 2 cái ở trên, thì… khỏi cần nghĩ thêm nữa 😄

Hướng dẫn cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 từng bước

Bước 1: Mở trình quản lý Rule

Trong Outlook 2010, bạn làm như sau:

Mở Outlook
Chọn tab File
Nhấn Manage Rules & Alerts
Cửa sổ mới hiện ra → chọn New Rule

Tới đây rồi là coi như bạn đã bước vào “khu điều khiển trung tâm” của Outlook.

Bước 2: Chọn loại Rule phù hợp

Outlook sẽ đưa ra cho bạn vài lựa chọn sẵn, ví dụ:

Move messages from someone to a folder
Apply rule on messages I receive
Check messages when they arrive

Nếu bạn là người mới, cứ chọn Apply rule on messages I receive cho dễ làm quen.

Đừng lo, bạn không chọn sai đâu. Cái hay của Rule là có thể sửa lại bất cứ lúc nào.

Bước 3: Thiết lập điều kiện cho Rule

Đây là phần quan trọng nhất.

Outlook sẽ hỏi bạn:

“Bạn muốn áp dụng Rule này khi nào?”

Một số điều kiện hay dùng:

From people or public group (email từ ai)
With specific words in the subject (từ khóa trong tiêu đề)
Sent only to me (chỉ gửi riêng cho bạn)

Bạn có thể chọn một hoặc nhiều điều kiện cùng lúc.
Ví dụ: Mail từ phòng kế toán và có chữ “Hóa đơn”.

Càng chi tiết, Rule càng thông minh.

Bước 4: Chọn hành động Outlook sẽ làm

Sau khi xác định điều kiện, Outlook sẽ hỏi tiếp:

“Vậy bạn muốn làm gì với email đó?”

Các hành động phổ biến nhất:

Move it to the specified folder (chuyển vào thư mục)
Mark it as important (đánh dấu quan trọng)
Display a Desktop Alert (hiện thông báo)
Delete it (xóa luôn – dùng cẩn thận!)

Mẹo nhỏ:
👉 Không nên xóa email ngay bằng Rule, trừ khi bạn cực kỳ chắc chắn.

Bước 5: Đặt tên Rule và hoàn tất

Cuối cùng, bạn chỉ cần:

Đặt tên cho Rule (ví dụ: “Mail từ sếp”, “Mail quảng cáo”)
Tick chọn Turn on this rule
Nhấn Finish

Xong! 🎉
Từ giờ trở đi, mỗi khi email mới tới, Outlook sẽ tự xử lý theo đúng kịch bản bạn đã viết.

Một số Rule mẫu cực hữu ích bạn nên áp dụng ngay

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, thử mấy Rule này trước nhé:

Rule 1: Tự động lọc mail quảng cáo

Điều kiện: Subject chứa “Sale”, “Khuyến mãi”
Hành động: Chuyển vào thư mục “Quảng cáo”

Rule 2: Mail quan trọng luôn nổi bật

Điều kiện: From sếp hoặc trưởng nhóm
Hành động: Đánh dấu Important + hiển thị Desktop Alert

Rule 3: Mail hệ thống gọn gàng hơn

Điều kiện: From no-reply@
Hành động: Chuyển vào thư mục “Thông báo”

Nhỏ thôi, nhưng dùng rồi là không muốn quay lại cách cũ đâu.

Lưu ý để dùng Rule Outlook 2010 hiệu quả hơn

Một vài kinh nghiệm xương máu:

Đừng tạo quá nhiều Rule cùng lúc, dễ rối
Thỉnh thoảng kiểm tra lại Rule cũ
Nếu email không chạy đúng Rule, kiểm tra thứ tự ưu tiên
Outlook 2010 xử lý Rule theo thứ tự từ trên xuống

À, và nhớ sao lưu file Outlook nếu bạn dùng Rule phức tạp nhé.

Kết luận: Tạo Rule Outlook 2010 – làm một lần, nhàn về sau

Học cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 thật ra không hề khó. Chỉ cần 10–15 phút thiết lập ban đầu, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần. Ít stress hơn, ít sót mail hơn, làm việc cũng trơn tru hơn hẳn.

Nếu bạn chưa từng dùng Rule, hôm nay là thời điểm quá đẹp để bắt đầu rồi đấy.
Còn nếu bạn đã dùng rồi… biết đâu bài này giúp bạn tối ưu lại cho gọn gàng hơn?

Chúc bạn sắp xếp hộp thư mượt mà như nước chảy 😄

Lỗi gửi/nhận 0x800CCC0E trong Outlook 2016

Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365

Có những lỗi trong Outlook rất ồn ào, bật lên là hiện thông báo đỏ chót. Nhưng 0x800CCC0E thì khác. Nó xuất hiện lặng lẽ, âm thầm, và để lại một hậu quả rất khó chịu: email không gửi được, cũng chẳng nhận được. Bạn bấm Send, chẳng thấy báo lỗi ngay. Bạn bấm Receive, cũng im re. Đến khi mở Send/Receive Errors lên mới thấy cái mã lỗi dài ngoằng kia. Nhìn thôi đã thấy… không muốn đọc tiếp.

Nếu bạn đang dùng Outlook 2016 và gặp lỗi này, thì chúc mừng (theo nghĩa hơi châm biếm): bạn không hề cô đơn. Đây là một trong những lỗi gửi/nhận phổ biến nhất, đặc biệt với email IMAP/POP3.