Cách thực hiện cài từ điển kiểm tra chính tả Office 2019
Có một chuyện rất quen mà nhiều người dùng Word chắc từng gặp: viết văn bản xong, nhìn qua thì tưởng ổn rồi, nhưng đọc kỹ mới thấy vài lỗi chính tả nhỏ xíu vẫn lẩn đâu đó. Mà lạ lắm nhé, mấy lỗi này thường không to tát gì, chỉ thiếu dấu, sai một chữ cái, hoặc gõ nhầm do quá nhanh thôi. Vậy mà nếu để lọt vào báo cáo, hợp đồng hay tài liệu gửi khách hàng thì lại mất điểm thấy rõ. Đó là lý do nhiều người bắt đầu quan tâm đến việc cài từ điển kiểm tra chính tả trong Office 2019. Nghe có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thật ra làm không quá khó. Biết đúng chỗ là làm được.
Office 2019 vốn đã có sẵn tính năng kiểm tra chính tả, nhưng vấn đề là nó hoạt động tốt nhất với một số ngôn ngữ phổ biến như tiếng Anh. Còn với tiếng Việt thì không phải lúc nào cũng “mượt” như mong đợi. Có máy nhận diện được phần nào, có máy gần như không hỗ trợ đúng nghĩa. Thành ra nhiều người cứ nghĩ Word bị lỗi, trong khi thực chất chỉ là chưa cài đúng bộ từ điển, hoặc chưa cấu hình đúng ngôn ngữ kiểm tra. Nói đơn giản vậy cho dễ hiểu.
Bài viết này sẽ đi từ phần dễ nhất đến phần cần chú ý hơn một chút, để bạn có thể tự cài từ điển kiểm tra chính tả cho Office 2019, nhất là trong Word, theo cách gọn gàng và dễ làm theo. Không cần phải dân kỹ thuật gì cả. Cứ bình tĩnh từng bước là ổn.
Vì sao cần cài từ điển kiểm tra chính tả cho Office 2019?
Nói thật nhé, nhiều người chỉ thấy tính năng này quan trọng khi đã từng gửi nhầm một văn bản có lỗi. Lúc ấy mới thấm. Chứ bình thường, ai cũng nghĩ mình gõ cẩn thận rồi. Nhưng con người mà, gõ nhiều thì kiểu gì cũng có lúc sót. Đặc biệt là khi phải làm việc nhanh, vừa soạn vừa sửa, vừa trả lời tin nhắn, đầu óc chia năm xẻ bảy. Lỗi chính tả xuất hiện là chuyện rất bình thường.
Từ điển kiểm tra chính tả trong Office 2019 giúp ích ở chỗ nó phát hiện những từ viết sai, từ không có trong bộ từ điển, hoặc đôi khi gợi ý từ đúng để người dùng sửa luôn. Với tiếng Anh thì tính năng này mạnh hơn, nhưng với tiếng Việt, nếu biết cài đúng và dùng thêm nguồn từ điển phù hợp, bạn vẫn có thể cải thiện đáng kể việc rà lỗi. Không phải hoàn hảo 100%, nhưng chắc chắn tốt hơn việc tự soi bằng mắt từ đầu đến cuối.
Ngoài ra, việc có công cụ hỗ trợ kiểm tra chính tả còn giúp tiết kiệm thời gian. Bạn không phải ngồi đọc đi đọc lại cả tài liệu chỉ để bắt những lỗi vụn vặt. Máy làm phần rà soát sơ bộ, mình tập trung vào nội dung chính. Nghe đơn giản vậy thôi mà tiện lắm.
Hiểu đúng: Office 2019 có sẵn kiểm tra chính tả, nhưng chưa chắc đã đủ cho tiếng Việt
Đây là điểm nhiều người hay nhầm. Office 2019 bản thân nó đã có chức năng Spelling & Grammar. Bạn mở Word lên là thấy ngay. Tuy nhiên, việc có chức năng không có nghĩa là đã hỗ trợ tốt cho mọi ngôn ngữ. Tiếng Việt là một trường hợp khá rõ. Có máy có thể nhận diện ngôn ngữ văn bản, nhưng lại không có bộ từ điển tiếng Việt đủ tốt để kiểm tra chính tả theo kiểu bài bản như tiếng Anh.
Vì vậy, khi nói “cài từ điển kiểm tra chính tả Office 2019”, thực chất thường gồm hai việc. Một là bật và cấu hình đúng tính năng kiểm tra chính tả trong Office. Hai là cài thêm gói ngôn ngữ hoặc bộ từ điển phù hợp nếu muốn dùng với ngôn ngữ ngoài mặc định. Nghe hơi dài dòng nhỉ? Nhưng hiểu như vậy sẽ dễ làm hơn nhiều, đỡ kiểu mò mẫm không biết mình đang thiếu cái gì.
Bước đầu tiên: kiểm tra tính năng chính tả đã được bật chưa
Trước khi cài thêm bất cứ thứ gì, bạn nên kiểm tra xem Word 2019 đã bật chế độ kiểm tra chính tả hay chưa. Nhiều khi tính năng có sẵn rồi, chỉ là đang bị tắt thôi.
Bạn mở Word 2019, sau đó làm như sau:
-
Chọn File
-
Chọn Options
-
Chọn Proofing
Trong phần này, hãy nhìn các mục như:
-
Check spelling as you type
-
Mark grammar errors as you type
-
Check grammar with spelling
Nếu các ô này chưa được tích, hãy bật lên. Đây là bước rất cơ bản nhưng không nên bỏ qua. Bởi vì nếu Word còn chưa được phép kiểm tra chính tả theo thời gian thực, thì dù bạn có cài thêm từ điển cũng chưa chắc thấy hiệu quả ngay.
Sau khi bật xong, thử gõ vài từ sai chính tả trong tài liệu để xem Word có gạch chân báo lỗi hay chưa. Nếu có, nghĩa là phần nền tảng đã hoạt động.
Thiết lập ngôn ngữ kiểm tra chính tả trong Word 2019
Sau khi bật kiểm tra chính tả, bước tiếp theo là kiểm tra ngôn ngữ mà Word đang dùng để rà văn bản. Đây cũng là chỗ hay gây rối. Có khi bạn đang viết tiếng Việt, nhưng Word lại hiểu văn bản là tiếng Anh. Thế thì việc gạch chân đỏ xuất hiện lung tung cũng không có gì lạ.
Bạn bôi đen đoạn văn bản cần kiểm tra, sau đó vào tab Review, chọn Language, rồi chọn Set Proofing Language. Tại đây, bạn sẽ thấy danh sách ngôn ngữ. Nếu đang soạn tài liệu tiếng Anh thì chọn English là dễ hiểu rồi. Nhưng nếu muốn làm việc với tiếng Việt, bạn cần xem trong danh sách có Vietnamese hay không.
Nếu có, hãy chọn nó và bỏ tích ở mục Do not check spelling or grammar nếu mục này đang bật. Đây là chi tiết nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng. Chỉ cần vô tình để chế độ “không kiểm tra chính tả”, Word sẽ im luôn, không báo gì cả, làm người dùng tưởng rằng chương trình không hoạt động.
Nếu trong danh sách chưa có tiếng Việt hoặc chưa hỗ trợ đúng cách, lúc đó mới cần nghĩ đến việc cài thêm gói ngôn ngữ hoặc bộ từ điển ngoài.
Cài gói ngôn ngữ cho Office 2019 nếu cần
Trong nhiều trường hợp, Office 2019 chưa có đầy đủ công cụ ngôn ngữ cho tiếng Việt. Khi đó, bạn cần cài thêm Language Accessory Pack hoặc gói hỗ trợ ngôn ngữ phù hợp cho Office. Đây là cách giúp bổ sung các thành phần liên quan đến kiểm tra chính tả, giao diện ngôn ngữ và một số công cụ đi kèm.
Nguyên tắc chung là bạn cần cài đúng gói tương thích với phiên bản Office 2019 và kiến trúc máy, tức là 32-bit hay 64-bit. Chỗ này nên cẩn thận một chút. Cài sai bản thì dễ báo lỗi, hoặc cài xong mà Word vẫn không nhận.
Sau khi cài xong gói ngôn ngữ, bạn mở lại Word, vào File > Options > Language để kiểm tra xem tiếng Việt đã xuất hiện đầy đủ trong phần ngôn ngữ chỉnh sửa chưa. Nếu có rồi, hãy đặt nó làm ngôn ngữ dùng để kiểm tra văn bản khi cần.
Nói thật, đoạn này có thể hơi mất thời gian hơn bước trước một chút, nhưng làm đúng một lần thì dùng lâu dài khá tiện. Đỡ phải loay hoay mãi.
Dùng từ điển tùy chỉnh để bổ sung từ ngữ riêng
Có một điểm khá hay trong Word 2019 mà nhiều người không để ý, đó là Custom Dictionary – từ điển tùy chỉnh. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu bạn hay dùng từ chuyên ngành, tên riêng, thuật ngữ công ty, sản phẩm nội bộ, hoặc các cụm từ mà Word thường hiểu nhầm là sai.
Bạn vào:
File > Options > Proofing > Custom Dictionaries
Tại đây, bạn có thể thêm hoặc tạo từ điển riêng. Khi Word cứ gạch chân đỏ một từ nào đó dù bạn biết chắc nó đúng, bạn có thể thêm từ đó vào từ điển tùy chỉnh. Từ lần sau, Word sẽ không báo lỗi nữa. Cách này không thay thế hoàn toàn bộ kiểm tra chính tả tiếng Việt, nhưng lại rất hữu ích trong quá trình làm việc thực tế.
Ví dụ, bạn làm trong lĩnh vực kỹ thuật, pháp lý, y tế hay marketing, kiểu gì cũng có nhiều thuật ngữ lạ. Nếu không thêm dần vào từ điển riêng, Word sẽ gạch chân đỏ liên tục, nhìn rất rối mắt. Thêm một lần, dùng lâu dài. Khá đáng.
Một vài lỗi thường gặp khi cài từ điển kiểm tra chính tả Office 2019
Không phải lúc nào cài xong cũng chạy ngay trơn tru. Có một số lỗi khá phổ biến mà nhiều người gặp.
Thứ nhất là Word không nhận ngôn ngữ tiếng Việt dù đã cài. Trường hợp này thường do chưa khởi động lại Office, hoặc gói ngôn ngữ cài chưa đúng phiên bản. Có khi chỉ cần tắt Word rồi mở lại là được. Có khi phải gỡ và cài lại đúng bản.
Thứ hai là Word có gạch chân đỏ nhưng báo sai lung tung. Lỗi này thường đến từ việc ngôn ngữ kiểm tra đang đặt sai. Tài liệu tiếng Việt mà Word lại rà theo tiếng Anh thì gần như từ nào cũng thành lỗi. Nhìn rất mệt.
Thứ ba là người dùng quên bật kiểm tra chính tả theo thời gian thực. Cái này mình nhắc lại vì nó xảy ra khá thường xuyên. Cứ tưởng phần mềm không làm việc, nhưng hóa ra là do mục Check spelling as you type chưa được tích.
Ngoài ra còn có trường hợp bộ gõ tiếng Việt hoặc font chữ cũ làm Word nhận diện văn bản không tốt. Khi đó, bạn nên ưu tiên dùng Unicode và các font phổ biến như Times New Roman, Arial hoặc Calibri để giảm lỗi phát sinh.
Mẹo nhỏ để dùng kiểm tra chính tả trong Office 2019 hiệu quả hơn
Cài xong rồi chưa phải là hết. Muốn dùng hiệu quả hơn, bạn nên giữ một vài thói quen nhỏ. Chẳng hạn, luôn kiểm tra lại ngôn ngữ của tài liệu trước khi soát lỗi. Nếu làm nhiều loại văn bản, nên tạo sẵn mẫu với ngôn ngữ phù hợp. Nếu hay dùng từ chuyên ngành, hãy cập nhật từ điển tùy chỉnh dần dần.
Một mẹo nữa khá hữu ích là sau khi viết xong, đừng chỉ nhìn các gạch chân đỏ. Hãy vào tab Review rồi chạy kiểm tra toàn bộ tài liệu một lượt. Cách này giúp bạn rà lại có hệ thống hơn. Máy hỗ trợ là một chuyện, còn mắt người đọc lại lần cuối vẫn rất cần. Vì suy cho cùng, không có công cụ nào hiểu ngữ cảnh tiếng Việt hoàn hảo như con người cả.
