Có một điều khá quen thuộc khi dùng OneNote 2016 trong thời gian dài. Ban đầu chúng ta thường ghi chú khá thoải mái. Mở trang mới rồi viết luôn. Ý tưởng đến đâu thì ghi đến đó.

Nhưng sau vài tuần, hoặc vài tháng, notebook bắt đầu dày lên. Trang ghi chú nhiều hơn. Nội dung cũng đủ loại: ghi chú học tập, ghi chú công việc, danh sách việc cần làm, thậm chí cả những ý tưởng bất chợt.

Lúc này một vấn đề nhỏ bắt đầu xuất hiện.

Các trang ghi chú không có cấu trúc giống nhau.

Trang thì có tiêu đề rõ ràng, trang khác lại không. Có trang chia mục nội dung rất gọn gàng, trang khác lại toàn chữ viết liên tục. Khi mở lại để tìm thông tin, đọc hơi… rối.

Vậy có cách nào để tất cả trang ghi chú trông giống nhau, dễ đọc hơn không?

Câu trả lời chính là template trang ghi chú.

Template trang ghi chú là gì?

Template trong OneNote có thể hiểu đơn giản là một mẫu trang ghi chú được thiết kế sẵn. Khi tạo trang mới, bạn chỉ cần áp dụng template này.

Ngay lập tức trang ghi chú sẽ có sẵn bố cục.

Ví dụ:

• Tiêu đề trang

• Nội dung chính

• Danh sách công việc

• Ghi chú bổ sung

Nhờ vậy, mỗi trang ghi chú đều có cấu trúc giống nhau. Khi mở notebook ra xem lại, mọi thứ trông gọn gàng và dễ theo dõi hơn rất nhiều.

Nghe có vẻ nhỏ thôi. Nhưng nếu bạn ghi chú mỗi ngày thì sự khác biệt sẽ thấy rõ.

Lợi ích khi sử dụng template trong OneNote 2016

Có khá nhiều lý do khiến template trở nên hữu ích.

Trước hết là tiết kiệm thời gian. Khi template đã có sẵn cấu trúc, bạn không cần tạo lại tiêu đề hay chia mục nội dung cho từng trang.

Chỉ cần mở trang mới, chọn template và bắt đầu viết.

Một lợi ích khác là giữ ghi chú thống nhất. Tất cả các trang sẽ có bố cục giống nhau. Điều này giúp đọc lại thông tin nhanh hơn.

Ngoài ra, template còn giúp bạn quản lý nội dung tốt hơn. Nếu mỗi trang đều có mục “việc cần làm” hoặc “ghi chú quan trọng”, bạn sẽ dễ dàng theo dõi công việc hơn.

Những chi tiết nhỏ như vậy đôi khi lại giúp công việc hàng ngày trở nên trật tự hơn.

Các bước tạo template trang ghi chú trong OneNote 2016

Để tạo template, trước tiên bạn cần tạo một trang ghi chú mẫu.

Hãy mở OneNote 2016 và tạo một trang mới. Sau đó bắt đầu thiết kế bố cục theo nhu cầu của mình.

Ví dụ bạn muốn tạo template cho ghi chú công việc hàng ngày. Trang ghi chú có thể gồm:

• Tiêu đề ngày làm việc

• Mục nhiệm vụ chính

• Danh sách việc cần làm

• Ghi chú thêm

Bạn cũng có thể thêm bảng nhỏ, đường phân cách hoặc checklist để trang ghi chú rõ ràng hơn.

Hãy nhớ một điều: template nên đơn giản và dễ sử dụng. Đừng thiết kế quá phức tạp.

Lưu trang ghi chú thành template

Sau khi trang ghi chú mẫu đã hoàn chỉnh, bước tiếp theo là lưu nó thành template.

Các bước thực hiện khá đơn giản:

1. Chọn tab Insert trên thanh công cụ.

2. Nhấn vào Page Templates.

3. Trong bảng bên phải, chọn Save current page as a template.

Lúc này OneNote sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho template.

Bạn nên đặt tên dễ nhớ như:

• Template ghi chú công việc

• Template họp nhóm

• Template học tập

Sau khi lưu xong, template sẽ xuất hiện trong danh sách để sử dụng sau này.

Cách sử dụng template cho trang ghi chú mới

Khi muốn tạo một trang ghi chú mới theo mẫu, bạn chỉ cần mở trang mới.

Sau đó vào mục Page Templates.

Trong danh sách template, chọn mẫu mà bạn đã tạo trước đó.

Ngay lập tức trang ghi chú sẽ hiển thị theo bố cục của template.

Việc còn lại rất đơn giản. Bạn chỉ cần điền nội dung vào các mục đã có sẵn.

Không cần định dạng lại từng trang nữa.

Một vài mẹo nhỏ để sử dụng template hiệu quả hơn

Sau khi quen với template, bạn có thể thử thêm vài cách để việc ghi chú tiện lợi hơn.

Ví dụ, hãy tạo nhiều template cho nhiều mục đích khác nhau. Một template cho công việc, một template cho học tập, và một template cho ghi chú ý tưởng.

Ngoài ra, bạn có thể thêm checklist hoặc bảng theo dõi công việc vào template. Điều này giúp quản lý nhiệm vụ rõ ràng hơn.

Một mẹo nữa là giữ template càng đơn giản càng tốt. Trang ghi chú quá nhiều chi tiết đôi khi lại gây rối mắt.

Template tốt nhất là template giúp bạn viết nhanh và đọc lại dễ dàng.

Kết luận

Tính năng template trang ghi chú trong OneNote 2016 tuy khá đơn giản nhưng lại cực kỳ hữu ích nếu bạn thường xuyên ghi chú.

Chỉ cần dành vài phút thiết kế một mẫu trang phù hợp với nhu cầu của mình. Sau đó áp dụng template cho các trang ghi chú mới.

Notebook của bạn sẽ trở nên gọn gàng, dễ đọc và dễ quản lý hơn rất nhiều.

Và khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy rằng việc ghi chép trong OneNote không chỉ tiện lợi… mà còn khá thú vị nữa.

Có một điều khá thú vị khi sử dụng OneNote 2010 trong thời gian dài. Ban đầu bạn chỉ tạo vài trang ghi chú đơn giản, viết gì cũng được, bố cục ra sao cũng không quá quan trọng. Nhưng càng dùng lâu, notebook càng dày lên. Trang ghi chú bắt đầu nhiều hơn, nội dung cũng phức tạp hơn.

Lúc đó một vấn đề nhỏ bắt đầu xuất hiện: các trang ghi chú trông hơi lộn xộn.

Trang thì có tiêu đề, trang thì không. Trang thì có mục checklist, trang khác lại ghi lung tung. Khi mở lại sau vài tuần, đôi khi chính mình cũng hơi khó đọc.

Đây chính là lúc template trang ghi chú trở nên cực kỳ hữu ích. Template giúp bạn tạo sẵn một bố cục cố định cho các trang note. Mỗi lần tạo trang mới, mọi thứ đã được sắp xếp sẵn: tiêu đề, nội dung, danh sách công việc…

Nghe đơn giản thôi, nhưng dùng quen rồi thì tiện lắm.

Template trang ghi chú trong OneNote là gì?

Trong OneNote, template có thể hiểu là một mẫu trang ghi chú được thiết kế sẵn. Khi tạo trang mới, bạn có thể áp dụng template này để giữ bố cục giống nhau.

Ví dụ, bạn có thể tạo template cho:

• Ghi chú cuộc họp

• Ghi chú học tập

• Nhật ký công việc

• Danh sách việc cần làm

Thay vì mỗi lần tạo trang mới lại phải viết lại tiêu đề, chia mục nội dung hay tạo checklist, template sẽ làm sẵn tất cả những điều đó.

Bạn chỉ cần mở trang và bắt đầu viết nội dung.

Vì sao nên sử dụng template trong OneNote 2010?

Có người nghĩ rằng template chỉ dành cho những người làm việc rất chuyên nghiệp. Nhưng thực tế ai cũng có thể tận dụng nó.

Lợi ích đầu tiên là tiết kiệm thời gian. Khi template đã có sẵn bố cục, bạn không cần mất thời gian định dạng lại mỗi trang.

Thứ hai là giữ ghi chú đồng nhất. Khi mở notebook, các trang sẽ có bố cục giống nhau. Nhìn vào là biết ngay phần nào là tiêu đề, phần nào là nội dung chính.

Một điểm nữa cũng khá hay: dễ đọc lại sau này. Khi mọi thứ được sắp xếp rõ ràng, việc tìm lại thông tin trở nên đơn giản hơn nhiều.

Cách tạo template trang ghi chú trong OneNote 2010

Bây giờ đến phần quan trọng nhất: cách tạo template.

Trong OneNote 2010, bạn có thể thực hiện theo các bước sau.

Trước tiên, hãy tạo một trang ghi chú mới. Đây sẽ là trang dùng để thiết kế template.

Sau đó bạn có thể thêm các thành phần cần thiết như:

• Tiêu đề trang

• Các mục nội dung

• Checklist

• Dòng phân cách

• Khu vực ghi chú

Hãy thiết kế bố cục theo cách bạn muốn sử dụng lâu dài. Ví dụ một template ghi chú cuộc họp có thể gồm các mục như:

• Nội dung cuộc họp

• Quyết định quan trọng

• Việc cần làm

Khi trang này đã hoàn chỉnh, chúng ta sẽ lưu nó thành template.

Lưu trang ghi chú thành template

Sau khi thiết kế xong trang ghi chú, hãy làm theo bước sau.

1. Mở tab Insert

2. Chọn Page Templates

3. Trong bảng bên phải, tìm mục Save current page as a template

Khi nhấn vào tùy chọn này, OneNote sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho template.

Ví dụ:

• Template ghi chú cuộc họp

• Template học tập

• Template kế hoạch tuần

Sau khi lưu, template sẽ xuất hiện trong danh sách để bạn sử dụng cho các trang sau.

Cách áp dụng template cho trang mới

Khi muốn sử dụng template, bạn chỉ cần tạo một trang ghi chú mới.

Sau đó mở lại mục Page Templates. Trong danh sách template, hãy chọn mẫu mà bạn đã tạo.

Ngay lập tức trang ghi chú sẽ hiển thị theo bố cục của template.

Phần còn lại rất đơn giản. Bạn chỉ cần điền nội dung vào các mục đã có sẵn.

Không cần chỉnh sửa bố cục nữa.

Một vài mẹo nhỏ khi tạo template

Khi đã quen với template, bạn có thể thử thêm vài mẹo nhỏ để ghi chú hiệu quả hơn.

Ví dụ, hãy tạo template riêng cho từng mục đích. Một template cho học tập, một template cho công việc và một template cho ý tưởng cá nhân.

Ngoài ra, bạn có thể thêm checklist hoặc bảng nhỏ vào template. Điều này giúp theo dõi công việc dễ dàng hơn.

Một mẹo nữa là giữ template đơn giản và dễ đọc. Đừng thêm quá nhiều chi tiết trang trí. Bố cục càng rõ ràng, ghi chú càng dễ sử dụng.

Kết luận

Tính năng template trang ghi chú trong OneNote 2010 tuy không quá nổi bật, nhưng lại rất hữu ích khi bạn sử dụng notebook thường xuyên.

Chỉ cần tạo một mẫu trang phù hợp với cách làm việc của mình, sau đó áp dụng cho các trang mới. Mọi ghi chú sẽ trở nên gọn gàng, dễ đọc và thống nhất hơn.

Sau một thời gian sử dụng, bạn sẽ nhận ra rằng template giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian. Không còn phải định dạng lại từng trang ghi chú nữa.

Và đôi khi chỉ cần một template đơn giản thôi… cũng đủ khiến việc ghi chép trong OneNote trở nên thoải mái và hiệu quả hơn rất nhiều.

Nếu bạn dùng OneNote 2021 để ghi chú hằng ngày, có lẽ bạn đã quen với việc tạo rất nhiều trang note. Hôm nay ghi lại ý tưởng, mai ghi nội dung cuộc họp, hôm khác lại viết danh sách việc cần làm. Ban đầu mọi thứ còn khá gọn gàng. Nhưng sau vài tháng… notebook bắt đầu dày lên thấy rõ.

Đến lúc cần tìm lại một thông tin nào đó thì hơi “khó thở” một chút.

Bạn nhớ là mình đã viết nó. Chắc chắn luôn! Nhưng viết ở trang nào thì… chịu.

Đây chính là lúc Tags trong OneNote trở nên cực kỳ hữu ích. Chỉ cần đánh dấu nội dung bằng các thẻ phù hợp, sau này bạn có thể tìm lại chúng trong vài giây. Không cần mở từng trang, không cần đọc lại cả notebook.

Nghe hơi “thần kỳ” đúng không? Nhưng thực tế đúng là như vậy.

Tags trong OneNote 2021 là gì?

Trong OneNote, tag có thể hiểu đơn giản là một dạng nhãn đánh dấu. Bạn gắn nó vào một dòng ghi chú để phân loại nội dung.

Ví dụ như:

• To-Do – việc cần làm

• Important – nội dung quan trọng

• Question – câu hỏi cần giải quyết

• Idea – ý tưởng

Mỗi tag đều đi kèm một biểu tượng nhỏ. Nhìn vào là hiểu ngay nội dung đó thuộc loại gì.

Điểm thú vị là OneNote có thể tổng hợp tất cả các tag giống nhau trong toàn bộ notebook. Nhờ vậy bạn có thể xem lại toàn bộ việc cần làm hoặc tất cả ý tưởng chỉ trong một danh sách duy nhất.

Khá tiện đấy chứ.

Vì sao nên sử dụng tìm kiếm theo tag?

Có người hỏi: “OneNote đã có chức năng tìm kiếm rồi, vậy cần gì tag nữa?”

Câu hỏi hay đấy.

Tìm kiếm thông thường sẽ dựa vào từ khóa. Nhưng đôi khi bạn không nhớ chính xác từ khóa. Bạn chỉ nhớ rằng đó là một việc cần làm, hoặc một ghi chú quan trọng.

Lúc này tag phát huy tác dụng.

Ví dụ:

• Bạn muốn xem toàn bộ việc cần làm trong tuần

• Bạn muốn xem lại các câu hỏi chưa giải quyết

• Bạn muốn rà soát những ghi chú quan trọng

Nếu đã gắn tag trước đó, việc tìm lại chỉ mất vài giây. Nhanh gọn hơn rất nhiều so với việc lục từng trang.

Cách gắn tag cho ghi chú trong OneNote 2021

Trước khi tìm theo tag, tất nhiên bạn cần gắn tag cho nội dung.

Cách làm không hề phức tạp.

Đầu tiên, mở trang ghi chú trong OneNote 2021. Sau đó chọn dòng nội dung cần đánh dấu.

Tiếp theo:

1. Vào tab Home

2. Tìm nhóm Tags

3. Chọn loại tag phù hợp

Ngay lập tức biểu tượng tag sẽ xuất hiện bên cạnh dòng ghi chú.

Ví dụ, nếu đó là một việc cần làm thì chọn To-Do. Một dấu tích nhỏ sẽ hiện ra ở đầu dòng.

Chỉ vậy thôi. Rất nhanh.

Cách tìm kiếm ghi chú theo tag

Sau khi đã gắn tag cho các nội dung quan trọng, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm.

Trong OneNote 2021, hãy làm như sau:

1. Mở tab Home

2. Nhấn Find Tags

Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Đây là Tag Summary – nơi tổng hợp toàn bộ tag trong notebook.

Danh sách này sẽ hiển thị:

• Các dòng ghi chú có tag

• Loại tag được sử dụng

• Vị trí của ghi chú trong notebook

Chỉ cần nhấp vào một mục bất kỳ, OneNote sẽ mở ngay trang chứa nội dung đó.

Nhanh thật!

Lọc kết quả tìm kiếm theo phạm vi

Một tính năng khá hay nữa là bạn có thể lọc phạm vi tìm kiếm.

Ví dụ:

• This Section – chỉ tìm trong section hiện tại

• This Notebook – tìm trong toàn bộ notebook

• All Notebooks – tìm trong tất cả notebook

Nếu bạn sử dụng nhiều notebook khác nhau, tính năng này cực kỳ hữu ích.

Chẳng hạn bạn có notebook riêng cho công việc và notebook khác cho học tập. Khi tìm tag To-Do, bạn có thể giới hạn trong notebook công việc để tránh danh sách quá dài.

Tạo tag riêng trong OneNote

Ngoài các tag mặc định, OneNote còn cho phép bạn tạo tag riêng.

Ví dụ như:

• Khách hàng cần liên hệ

• Ý tưởng nội dung

• Công việc gấp

Để tạo tag mới, bạn chỉ cần:

1. Vào Home

2. Nhấn vào danh sách Tags

3. Chọn Customize Tags

Sau đó bạn có thể tạo tag mới, chọn biểu tượng và đặt tên tùy ý.

Việc này giúp hệ thống ghi chú của bạn trở nên linh hoạt hơn rất nhiều.

Một vài mẹo nhỏ khi sử dụng tags

Để tag thực sự phát huy tác dụng, bạn nên hình thành một vài thói quen nhỏ.

Thứ nhất, hãy gắn tag ngay khi ghi chú. Đừng để sau này mới quay lại đánh dấu, vì rất dễ quên.

Thứ hai, cố gắng dùng tag nhất quán. Ví dụ, mọi việc cần làm đều dùng To-Do.

Thứ ba, thỉnh thoảng mở Tag Summary để xem lại. Điều này giống như một bảng tổng hợp công việc vậy.

Nhờ những thói quen nhỏ này, notebook của bạn sẽ trở nên dễ quản lý hơn rất nhiều.

Khi nào nên dùng tags thay vì tìm kiếm thông thường?

Tìm kiếm từ khóa và tìm kiếm tag thực ra bổ sung cho nhau.

Nếu bạn nhớ chính xác nội dung, tìm kiếm từ khóa là nhanh nhất.

Nhưng nếu bạn chỉ nhớ loại thông tin, tag sẽ tiện hơn.

Ví dụ:

• Tìm tất cả việc cần làm

• Tìm các ghi chú quan trọng

• Tìm câu hỏi chưa giải quyết

Những thứ này gần như không thể lọc bằng từ khóa một cách hiệu quả. Nhưng với tag thì lại rất đơn giản.

Kết luận

Tính năng tìm kiếm theo tag trong OneNote 2021 tuy không quá nổi bật, nhưng lại cực kỳ hữu ích khi notebook bắt đầu có nhiều nội dung.

Chỉ cần gắn tag cho các dòng ghi chú quan trọng, sau đó sử dụng Tag Summary để xem lại. Bạn sẽ nhanh chóng tìm được việc cần làm, ý tưởng mới hoặc những câu hỏi chưa giải quyết.

Một khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên gọn gàng hơn hẳn. Và OneNote lúc đó không chỉ là một cuốn sổ điện tử nữa — nó giống như một hệ thống quản lý thông tin cá nhân khá thông minh.

Thật ra, đôi khi chỉ cần một tính năng nhỏ như tags thôi… cũng đủ thay đổi hoàn toàn cách bạn sử dụng OneNote.