Cách Sử Dụng Power Query Hợp Nhất Bảng Excel 365

Th12 27, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và thường xuyên phải làm việc với nhiều bảng dữ liệu, nhiều file, nhiều sheet… thì chắc bạn cũng từng có cảm giác này:
ngày đầu thì còn hào hứng copy – paste, ngày thứ hai bắt đầu thấy mệt, sang ngày thứ ba thì chỉ muốn hỏi một câu: “Có cách nào đỡ khổ hơn không?”

Câu trả lời là có. Và nó mang tên Power Query.

Power Query trong Excel 365,  không còn là công cụ “phụ trợ” nữa, mà gần như là vũ khí chính để xử lý, làm sạch và hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản. Một lần làm đúng, những lần sau chỉ việc bấm Refresh. Nghe thôi đã thấy nhẹ người rồi, đúng không?

Power Query trong Excel 365 là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng

Power Query là công cụ Get & Transform Data, có sẵn và được tích hợp sâu trong Excel 365.
Nói đơn giản, Power Query giúp bạn:

• Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn (file Excel, CSV, folder…)

• Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, đổi định dạng, tách cột)

• Hợp nhất nhiều bảng thành một

• Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi

Điểm khác biệt lớn nhất so với copy – paste là:
👉 Power Query ghi nhớ toàn bộ các bước bạn làm.
Nên về sau, dữ liệu có đổi thì bạn cũng không phải làm lại từ đầu.

Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?

Không phải lúc nào cũng cần Power Query. Nhưng nếu bạn rơi vào các trường hợp sau, thì rất nên dùng:

• Có nhiều bảng giống cấu trúc cần gộp (theo tháng, theo chi nhánh)

• Có nhiều file Excel đặt chung một thư mục

• Cần hợp nhất dữ liệu định kỳ (tuần, tháng)

• Muốn dữ liệu tự cập nhật, không làm tay lại mỗi lần

Nếu chỉ gộp 2–3 dòng thì thôi. Nhưng dữ liệu đã nhiều mà còn hay đổi, thì Power Query đúng là “cứu tinh”.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – đừng xem nhẹ

Power Query rất mạnh, nhưng nó thích dữ liệu “ngăn nắp”.

Trước khi hợp nhất, bạn nên:

• Đảm bảo mỗi bảng có hàng tiêu đề rõ ràng

• Không có dòng trống ở giữa dữ liệu

• Không gộp ô (Merge Cells)

• Các cột cùng ý nghĩa nên có tên giống nhau

Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều lỗi lặt vặt về sau.

Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 365 (Append)

Đây là cách dùng phổ biến nhất.

Ví dụ:

Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng:

• Tháng 1

• Tháng 2

• Tháng 3

Mỗi bảng có cùng cấu trúc: Ngày – Mã SP – Số lượng – Doanh thu.

Các bước thực hiện:

1. Chọn bảng đầu tiên

2. Vào Data → From Table/Range

3. Power Query Editor mở ra

4. Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New

5. Chọn các bảng cần hợp nhất

6. Nhấn OK

Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu được gộp thành một bảng duy nhất. Không copy, không dán, không sợ sót dòng.

Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)

Trường hợp này giống VLOOKUP hoặc XLOOKUP, nhưng mạnh và bền hơn.

Ví dụ:

• Bảng A: Mã SP – Tên SP

• Bảng B: Mã SP – Giá bán

Bạn muốn tạo bảng tổng hợp gồm cả tên và giá.

Cách làm:

1. Đưa cả hai bảng vào Power Query

2. Chọn bảng chính

3. Chọn Home → Merge Queries

4. Chọn bảng phụ

5. Click cột khóa ở cả hai bảng

6. Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)

7. Nhấn OK

Sau đó:

• Mở rộng cột vừa merge

• Chọn cột dữ liệu cần lấy

Cách này rất ổn khi dữ liệu lớn và bạn không muốn công thức chạy chậm.

Điểm “ăn tiền” nhất của Power Query trong Excel 365: Refresh

Đây là chỗ khiến Power Query khác biệt hoàn toàn.

Khi dữ liệu nguồn:

• Thêm dòng

• Thêm file mới

• Cập nhật số liệu

Bạn chỉ cần:

• Mở file tổng

• Nhấn Refresh All

Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình: lấy dữ liệu → làm sạch → hợp nhất → xuất kết quả. Không cần làm lại thủ công. Rất đã.

Một số lỗi hay gặp khi hợp nhất bảng bằng Power Query

• Merge không ra dữ liệu → cột khóa khác kiểu dữ liệu

• Append lệch cột → tên cột không giống nhau hoàn toàn

• Refresh lỗi → đường dẫn file nguồn bị đổi

• Dữ liệu trùng → cần Remove Duplicates

Những lỗi này không khó, chỉ cần để ý là xử lý được.

Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query trong Excel 365 hiệu quả hơn

• Luôn đưa dữ liệu gốc về dạng Table (Ctrl + T)

• Đặt tên bảng, tên query rõ ràng

• Hạn chế chỉnh tay trong Power Query nếu không cần

• Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file

Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ mở rộng và dễ bảo trì về lâu dài.

Kết lại – Power Query trong Excel 365 là công cụ rất đáng học

Power Query không phải là thứ chỉ dành cho “cao thủ Excel”. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc lặp đi lặp lại, nhất là mấy việc như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.

Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư quá xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: làm việc đỡ mệt hơn hẳn.

Cách sử dụng Power Query hợp nhất bảng trong Excel 2019

Th12 26, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và thường xuyên phải xử lý nhiều bảng dữ liệu khác nhau, thì mình cá là bạn đã từng rơi vào cảnh này: mở 3–4 file Excel, copy từng bảng, dán vào một file tổng, canh cột cho thẳng, canh dòng cho khớp. Làm xong thì cũng xong… cho hôm đó thôi. Ngày mai dữ liệu đổi, bạn lại làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy oải rồi.

Và đó là lúc Power Query trong Excel 2019 phát huy tác dụng. Không màu mè, không phô trương, nhưng cực kỳ thực tế. Nó giúp bạn hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản, có quy trình rõ ràng, và quan trọng nhất là có thể cập nhật tự động. Một lần thiết lập, về sau chỉ việc bấm Refresh.

Power Query trong Excel 2019 có gì khác?

Về bản chất, Power Query trong Excel 2019 vẫn là công cụ Get & Transform Data quen thuộc. So với Excel 2016, giao diện mượt hơn một chút, thao tác ổn định hơn, ít lỗi vặt hơn. Nhưng quan trọng nhất là: mọi tính năng hợp nhất bảng đều đã rất hoàn chỉnh.

Bạn có thể:

• Gộp nhiều bảng giống cấu trúc (Append)

• Hợp nhất hai bảng theo cột khóa (Merge)

• Làm sạch dữ liệu trước và sau khi gộp

• Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi

Không cần viết công thức, không cần VBA. Chỉ cần hiểu đúng cách làm.

Trước khi hợp nhất bảng – đừng bỏ qua bước chuẩn bị

Power Query rất “khỏe”, nhưng không phải là thần thánh. Muốn nó chạy mượt, bạn nên chuẩn bị dữ liệu một chút:

• Mỗi bảng nên có hàng tiêu đề rõ ràng

• Không để dòng trống ở giữa dữ liệu

• Không gộp ô (Merge Cells)

• Cột khóa (mã SP, mã NV…) phải cùng kiểu dữ liệu

Chuẩn bị tốt từ đầu sẽ giúp bạn đỡ phải sửa lỗi về sau.

Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 2019 (Append)

Đây là trường hợp gặp nhiều nhất.

Ví dụ:

Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng, mỗi tháng một sheet hoặc một file riêng, nhưng cấu trúc giống hệt nhau.

Các bước thực hiện:

1. Chọn bảng đầu tiên

2. Vào Data → From Table/Range

3. Power Query Editor mở ra

4. Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New

5. Chọn các bảng cần hợp nhất

6. Nhấn OK

Chỉ vài bước, toàn bộ dữ liệu đã được gộp vào một bảng duy nhất. Không copy – paste, không sợ sót dòng, cũng không lo lặp tiêu đề.

Hợp nhất hai bảng khác cấu trúc theo cột khóa (Merge)

Đây là dạng nâng cao hơn một chút, nhưng cực kỳ hữu dụng.

Ví dụ:

• Bảng 1: Mã SP – Tên SP

• Bảng 2: Mã SP – Doanh thu

Bạn muốn tạo bảng tổng:

• Mã SP – Tên SP – Doanh thu

Cách làm:

1. Đưa cả hai bảng vào Power Query

2. Chọn bảng chính

3. Chọn Home → Merge Queries

4. Chọn bảng phụ

5. Click chọn cột khóa ở cả hai bảng

6. Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)

7. Nhấn OK

Sau đó:

• Mở rộng cột mới

• Chọn cột dữ liệu cần lấy

Cách này thay thế rất tốt cho VLOOKUP hoặc XLOOKUP khi dữ liệu lớn và phức tạp.

Sức mạnh thật sự của Power Query: Refresh là xong

Điểm khiến nhiều người “nghiện” Power Query chính là chỗ này.

Khi dữ liệu nguồn thay đổi:

• File mới thêm dòng

• Tháng mới xuất hiện

• Số liệu được cập nhật

Bạn không cần làm lại gì cả.
Chỉ cần:

• Mở file tổng

• Nhấn Refresh

Power Query tự động chạy lại toàn bộ các bước: lấy dữ liệu, làm sạch, hợp nhất, xuất kết quả. Rất gọn.

Một số lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng trong Excel 2019

• Merge nhưng không ra dữ liệu → kiểm tra kiểu dữ liệu cột khóa

• Append bị lệch cột → tên cột không giống nhau 100%

• Refresh báo lỗi → đường dẫn file nguồn đã thay đổi

• Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates trong Power Query

Những lỗi này khá phổ biến, nhưng đều xử lý được nếu bạn để ý một chút.

Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query hiệu quả hơn

• Đặt dữ liệu gốc dạng Table (Ctrl + T)

• Đặt tên bảng rõ ràng

• Không chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu trong Power Query nếu không cần

• Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file

Những thói quen này giúp file của bạn bền và dễ mở rộng về sau.

Kết lại – Power Query trong Excel 2019 rất đáng để học

Power Query không phải là thứ chỉ dành cho dân kỹ thuật. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc tay chân, nhất là mấy công việc lặp đi lặp lại như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.

Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư rất xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: đỡ mệt thật sự.

Cách sử dụng Power Query để hợp nhất bảng trong Excel 2016

Th12 25, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn từng phải copy – paste dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau rồi ngồi canh từng dòng, từng cột cho khớp, thì chắc bạn hiểu cảm giác đó mệt cỡ nào. Sai một ô là lệch hết. Chưa kể, chỉ cần file nguồn cập nhật lại là bạn… làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy nản rồi.

Và rồi Power Query trong Excel 2016 xuất hiện. Không ồn ào, không phô trương, nhưng lại giải quyết đúng mấy việc “khó chịu” nhất: hợp nhất bảng, làm sạch dữ liệu và tự động cập nhật. Dùng một lần là thấy khác liền.

Power Query là gì? Hiểu nhanh cho dễ bắt đầu

Power Query là công cụ lấy – biến đổi – hợp nhất dữ liệu có sẵn trong Excel 2016 (từ bản 2016 trở lên).
Nói đơn giản, nó giúp bạn:

• Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn

• Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, tách cột, đổi định dạng)

• Hợp nhất nhiều bảng thành một

• Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi

Quan trọng nhất:
👉 Không cần viết công thức phức tạp, hầu hết chỉ là chọn và click.

Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?

Có vài tình huống rất “điển hình”:

• Nhiều file Excel, cấu trúc giống nhau → gộp thành một bảng

• Một bảng bán hàng theo tháng → muốn gộp thành dữ liệu cả năm

• Hai bảng khác nhau nhưng có cột khóa chung (mã SP, mã NV…)

• Dữ liệu thường xuyên cập nhật, không muốn làm lại thủ công

Nếu bạn thấy mình trong mấy tình huống này, Power Query là lựa chọn rất hợp lý.

Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – bước nhỏ nhưng cực quan trọng

Trước khi dùng Power Query, bạn nên kiểm tra nhanh:

• Tên cột giống nhau (nếu muốn gộp theo chiều dọc)

• Kiểu dữ liệu tương đồng (số, ngày, text)

• Không có dòng tiêu đề lặp lại giữa bảng

• Không gộp ô (merge cells)

Dữ liệu càng “sạch” thì hợp nhất càng mượt, ít lỗi vặt.

Cách hợp nhất nhiều bảng giống cấu trúc (Append)

Đây là cách dùng phổ biến nhất.

Ví dụ:

Bạn có 3 bảng bán hàng:

• Tháng 1

• Tháng 2

• Tháng 3

Cột giống hệt nhau, chỉ khác dữ liệu.

Các bước thực hiện:

1. Chọn bảng thứ nhất

2. Vào Data → From Table/Range

3. Power Query Editor mở ra

4. Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New

5. Chọn các bảng cần gộp

6. Nhấn OK

Vậy là xong. Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu đã nằm chung một bảng. Không copy, không paste, không sợ lệch.

Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)

Trường hợp này giống kiểu VLOOKUP, nhưng mạnh hơn.

Ví dụ:

• Bảng A: Mã SP, Tên SP

• Bảng B: Mã SP, Doanh thu

Bạn muốn gộp thành:

• Mã SP, Tên SP, Doanh thu

Các bước:

1. Đưa cả hai bảng vào Power Query

2. Chọn bảng chính

3. Chọn Home → Merge Queries

4. Chọn bảng phụ

5. Click cột khóa chung ở cả hai bảng

6. Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)

7. Nhấn OK

Sau đó:

• Mở rộng cột vừa merge

• Chọn cột cần lấy

Kết quả gọn gàng, rõ ràng, không lệ thuộc công thức.

Điểm mạnh nhất của Power Query: tự động cập nhật

Đây là chỗ mà Power Query “ăn đứt” copy – paste.

Khi dữ liệu nguồn thay đổi:

• Bạn chỉ cần bấm Refresh

• Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình

• Bảng tổng hợp cập nhật ngay

Không cần làm lại từ đầu. Không sợ sót bước. Rất hợp cho file báo cáo định kỳ.

Một vài lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng

• Cột khóa khác kiểu dữ liệu → merge không ra kết quả

• Tên cột giống nhưng thừa khoảng trắng → append lệch cột

• Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates

• Đổi tên bảng nguồn → query bị lỗi đường dẫn

Những lỗi này sửa được, chỉ cần để ý một chút.

Kết lại – Power Query là “trợ lý thầm lặng” của Excel 2016

Ban đầu, Power Query có thể hơi lạ. Giao diện khác Excel thường ngày, nhiều nút mới. Nhưng một khi đã quen, bạn sẽ thấy: nó sinh ra để giảm việc tay chân, chứ không phải làm khó người dùng.

Nếu bạn hay:

• Gộp file

• Tổng hợp dữ liệu

• Làm báo cáo định kỳ

Thì Power Query trong Excel 2016 rất đáng để học. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất là… đỡ cực thật.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

Th12 23, 2025 | powerpoint, excel 365, word 365

Có một sự thật là thế này:
nếu bạn đã từng quen với VLOOKUP, thì lần đầu gặp XLOOKUP trong Excel 365 sẽ có chút bỡ ngỡ. Nhưng chỉ cần dùng vài lần thôi, cảm giác sẽ chuyển từ “lạ ghê” sang “sao hồi trước mình không biết sớm hơn nhỉ?”.

Excel 365 mang XLOOKUP đến như một lời giải cho hàng loạt phiền toái cũ: đếm cột, khóa bảng, sợ chèn cột, sợ #N/A… Tất cả những nỗi lo đó, XLOOKUP xử lý gọn gàng đến mức nhiều lúc bạn chỉ muốn thở phào: “À, hóa ra Excel cũng có ngày dễ thương thế này.”

XLOOKUP trong Excel 365 là gì? Hiểu nhanh cho đỡ mệt

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được Microsoft thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và cả INDEX + MATCH trong rất nhiều tình huống.

Nói ngắn gọn:

• Bạn muốn tìm giá trị gì → nói rõ

• Bạn muốn tìm ở cột nào → chỉ ra

• Bạn muốn trả về cột nào → nói luôn

Excel không bắt bạn phải:

• Tra từ trái sang phải

• Nhớ số thứ tự cột

• Lo bảng bị chèn thêm cột

Mọi thứ rõ ràng hơn, logic hơn, và ít “bẫy” hơn hẳn.

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc lòng

Cú pháp đầy đủ của XLOOKUP trong Excel 365 là:

Nghe thì dài, nhưng đừng hoảng. Thực tế, 90% trường hợp bạn chỉ dùng 3 đối số đầu.

• lookup_value: giá trị cần tìm

• lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

• return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các phần sau là tùy chọn, dùng khi cần nâng cao.

Prompt tạo ảnh 2:
“Excel 365 spreadsheet with XLOOKUP syntax highlighted, arrows pointing to lookup column and return column, instructional screenshot style”

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong Excel 365 dễ đến mức bất ngờ

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như sau:

Bạn nhập Mã NV ở ô A2 và muốn Excel tự trả về Phòng ban.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không sợ bảng thay đổi.
Không cần khóa vùng dữ liệu.

So với VLOOKUP, cảm giác như bỏ được một cái gánh nặng trên vai vậy.

Những điểm khiến XLOOKUP trong Excel 365 “ăn đứt” VLOOKUP

1. Tra cứu ngược – chuyện nhỏ với XLOOKUP

VLOOKUP chỉ tra từ trái sang phải. Muốn tra ngược là phải xoay bảng hoặc dùng INDEX + MATCH.

XLOOKUP thì không quan tâm bạn tra xuôi hay ngược.
Chỉ cần:

• Cột tìm ở đâu

• Cột trả về ở đâu

Excel 365 xử lý gọn gàng, không phàn nàn.

2. Không sợ chèn cột, xóa cột

Đây là điểm cực kỳ “đáng tiền”.

VLOOKUP phụ thuộc vào số thứ tự cột.
XLOOKUP thì phụ thuộc vào cột bạn chỉ định.

Thế nên:

• Chèn thêm cột → không sao

• Xóa cột khác → không ảnh hưởng

File bền hơn, ít lỗi vặt hơn rất nhiều.

XLOOKUP xử lý lỗi #N/A gọn gàng hơn hẳn

Một điểm mình rất thích ở XLOOKUP là tham số if_not_found.

Ví dụ:

Nếu không tìm thấy kết quả, Excel sẽ hiển thị:

“Không có dữ liệu”

Không còn #N/A đỏ chót.
Không cần bọc thêm IFERROR.
Nhìn bảng tính cũng “dễ thở” hơn hẳn, đặc biệt khi làm báo cáo.

Tìm gần đúng, tìm ký tự đại diện – XLOOKUP làm luôn

XLOOKUP trong Excel 365 hỗ trợ nhiều chế độ so khớp:

• 0 – Tìm chính xác (mặc định)

• -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

• 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

• 2 – Dùng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ: tra bậc thuế, xếp loại điểm số, mức chiết khấu… thì XLOOKUP xử lý rất mượt, không cần bảng phụ rườm rà.

Tìm từ dưới lên – XLOOKUP làm được trong một nốt nhạc

Đây là điểm mà rất nhiều người “wow” khi biết.

Tham số -1 trong search_mode cho phép Excel tìm từ dưới lên trên.
Cực kỳ hữu ích khi:

• Dữ liệu trùng lặp

• Bạn muốn lấy kết quả mới nhất

VLOOKUP không làm được. INDEX + MATCH thì làm được nhưng dài dòng. XLOOKUP thì gọn gàng.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP trong Excel 365

• File dùng XLOOKUP chỉ mở đầy đủ trên Excel 365 hoặc Excel 2021 trở lên

• Nếu gửi file cho người dùng Excel cũ → họ sẽ không xem được công thức

• Khi làm file dùng chung, nên xác định rõ phiên bản Excel của mọi người

Dù vậy, trong môi trường Excel 365 hiện nay, XLOOKUP gần như là lựa chọn mặc định rồi.

Kết lại – học XLOOKUP sớm, tiết kiệm thời gian về lâu dài

Thật lòng mà nói, XLOOKUP trong Excel 365 không phải là hàm khó, chỉ là bạn chưa quen. Nhưng một khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy công việc với Excel nhẹ hơn rất nhiều: ít lỗi hơn, công thức dễ đọc hơn, file cũng “bền” hơn.

Nếu VLOOKUP từng khiến bạn dè chừng mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới: hiểu ý, làm nhanh, ít gây rắc rối. 😄

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Th12 22, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đã từng làm việc với Excel đủ lâu, chắc chắn bạn biết cảm giác này:
gõ VLOOKUP, nhớ cột đầu tiên, đếm cột trả về, rồi cầu trời đừng ai chèn thêm cột vào bảng. Chỉ cần ai đó thêm một cột là công thức đi tong. Mệt thật sự.

Và rồi Excel 2021 xuất hiện cùng XLOOKUP. Không ồn ào, không phô trương, nhưng dùng rồi mới thấy: “Ủa, sao trước giờ mình lại chịu khổ với VLOOKUP vậy?” 😄

XLOOKUP không chỉ là bản nâng cấp. Nó là cách Excel nói với người dùng rằng:

“Thôi, để tôi làm việc này cho bạn dễ hơn.”

XLOOKUP là gì? Nói đơn giản cho dễ hiểu

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và thậm chí cả INDEX + MATCH trong nhiều trường hợp.

Thay vì:

• Bắt buộc tra từ trái sang phải

• Phải nhớ số thứ tự cột

• Dễ lỗi khi bảng thay đổi

XLOOKUP cho phép bạn:

• Tra cứu theo bất kỳ hướng nào

• Chỉ định rõ cột tìm và cột trả về

• Tự xử lý lỗi gọn gàng

• Không sợ bảng bị chèn cột

Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi, đúng không?

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc

Cú pháp chuẩn của XLOOKUP như sau:

Nhìn thì hơi dài, nhưng thực tế bạn chỉ cần nhớ 3 tham số đầu là dùng được 80% trường hợp.

• lookup_value: giá trị cần tìm

• lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

• return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các tham số còn lại là “gia vị”, dùng khi cần nâng cao.

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong 10 giây

Giả sử bạn có bảng dữ liệu:

Bạn muốn nhập Mã SP và trả về Giá.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không lo bảng thay đổi.
Không cần nhớ “cột thứ mấy”.

So với VLOOKUP thì sao? Nhẹ hơn hẳn.

Vì sao XLOOKUP “ăn đứt” VLOOKUP?

Không phải tự nhiên mà dân Excel gọi XLOOKUP là “chân ái”. Dưới đây là những điểm khiến nhiều người chuyển hẳn.

1. Tra cứu ngược thoải mái

VLOOKUP bó buộc tra từ trái sang phải.
XLOOKUP thì không.

Bạn có thể:

• Tra mã → tên

• Tra tên → mã

• Tra bất kỳ cột nào, miễn là bạn chỉ rõ

Excel không còn bắt bạn phải sắp xếp lại bảng nữa. Quá đã!

2. Không cần đếm cột

VLOOKUP yêu cầu:

“Cột trả về là cột thứ mấy?”

XLOOKUP thì nói:

“Bạn muốn trả về cột nào? Chỉ tôi là được.”

Điều này cực kỳ quan trọng khi làm file lớn, chỉnh sửa thường xuyên.

XLOOKUP xử lý lỗi thông minh hơn

Một điểm mình rất thích là if_not_found.

Ví dụ:

Nếu không có dữ liệu, Excel sẽ trả về:

“Không tìm thấy”

Không còn #N/A đỏ chót, không còn phải bọc IFERROR bên ngoài. Gọn gàng, dễ đọc, dễ hiểu.

Các chế độ so khớp trong XLOOKUP (dùng khi cần)

Tham số match_mode cho phép bạn chọn cách Excel tìm dữ liệu:

• 0 – Tìm chính xác (mặc định)

• -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

• 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

• 2 – Tìm bằng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ tìm gần đúng theo mức lương, bậc thuế, xếp loại… thì XLOOKUP làm rất mượt.

Tìm từ dưới lên? XLOOKUP làm được luôn

VLOOKUP không làm được chuyện này.
INDEX + MATCH thì làm được nhưng khá dài.

XLOOKUP thì chỉ cần thêm search_mode.

-1 nghĩa là tìm từ dưới lên.
Cực kỳ hữu ích khi dữ liệu có trùng giá trị và bạn muốn lấy kết quả mới nhất.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP

• XLOOKUP chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365 trở lên

• Nếu gửi file cho người dùng Excel 2016 trở xuống → họ sẽ không xem được công thức

• Khi làm file dùng chung, nên cân nhắc đối tượng sử dụng

Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cá nhân hoặc nội bộ với Excel mới, thì cứ yên tâm dùng.

Kết lại – học XLOOKUP sớm, đỡ khổ về sau

Thật lòng mà nói, XLOOKUP không khó, chỉ là nhiều người chưa thử. Nhưng một khi đã dùng rồi, bạn sẽ thấy Excel nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Công thức rõ ràng hơn, file bền hơn, ít lỗi vặt hơn.

Nếu VLOOKUP là thứ khiến bạn phải “né tránh” mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới, hiểu chuyện và biết điều. 😌