Th2 25, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một chuyện rất quen ở môi trường công việc: muốn đặt lịch họp mà phải nhắn hỏi từng người “Bạn rảnh lúc nào?”. Người thì đang họp, người thì đi công tác, người thì chưa xem tin nhắn. Cuối cùng mất cả buổi chỉ để tìm một khung giờ phù hợp.
Trong khi đó, nếu dùng Shared Calendar trong Outlook 365, mọi thứ đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần vài thao tác, bạn có thể xem lịch của đồng nghiệp, biết ai rảnh – ai bận, và đặt cuộc họp trong vài phút.
Nghe có vẻ nhỏ, nhưng khi cả nhóm cùng sử dụng, hiệu quả rất rõ ràng.
Shared Calendar trong Outlook 365 là gì?
Nói ngắn gọn:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy mức quyền bạn cấp).
Bạn có thể:
-
Cho đồng nghiệp xem bạn rảnh hay bận
-
Cho phép trợ lý quản lý lịch thay bạn
-
Chia sẻ lịch dự án cho cả nhóm theo dõi
Và điều quan trọng là: bạn hoàn toàn kiểm soát được quyền truy cập.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 365
Outlook 365 hoạt động tốt nhất với:
Nếu bạn dùng tài khoản công ty trên nền tảng Microsoft 365, tính năng chia sẻ lịch sẽ đầy đủ và rất ổn định.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 365 (phiên bản desktop)
Chúng ta bắt đầu với Outlook 365 bản cài trên máy tính.
Bước 1: Mở Calendar
Lúc này bạn sẽ thấy lịch của mình theo ngày/tuần/tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm Share Calendar
Outlook sẽ mở một cửa sổ chia sẻ.
Bước 3: Thêm người nhận và chọn mức quyền
Các mức phổ biến gồm:
-
Can view when I’m busy
→ Chỉ thấy bạn bận hay rảnh
-
Can view titles and locations
→ Thấy tiêu đề và địa điểm
-
Can view all details
→ Thấy đầy đủ nội dung
-
Can edit
→ Có thể chỉnh sửa lịch của bạn
Chọn xong → bấm Send.
Người nhận sẽ nhận được email mời và chỉ cần bấm mở lịch.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 365 (phiên bản web)
Nếu bạn dùng Outlook trên trình duyệt (outlook.office.com), thao tác hơi khác một chút.
Bước 1: Mở Calendar trên web
Bước 2: Chọn Share
Giao diện web trực quan, dễ thao tác và khá nhanh.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 365
Nếu người khác đã chia sẻ lịch cho bạn:
Trên desktop:
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
Trên web:
-
Chọn Add Calendar
-
Chọn Add from directory
-
Tìm tên người cần mở
Lịch của họ sẽ hiển thị song song với lịch của bạn.
Rất tiện khi cần đặt lịch họp nhóm.
Chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền chia sẻ
Bạn hoàn toàn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào.
Trên desktop:
Trên web:
Không cần tạo lại từ đầu.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền Can edit để trợ lý đặt và thay đổi lịch linh hoạt.
2. Nhóm dự án chia sẻ lịch chung
Tạo một lịch riêng cho dự án, cả nhóm cùng theo dõi.
3. Kiểm tra giờ trống trước khi gửi meeting invite
Giúp giảm việc dời lịch nhiều lần.
Một số lưu ý quan trọng
-
Không nên cấp quyền chỉnh sửa nếu không cần thiết
-
Nếu chỉ cần biết giờ rảnh/bận, chọn mức tối thiểu
-
Kiểm tra định kỳ danh sách người được chia sẻ
Lịch làm việc cũng là thông tin cá nhân. Chia sẻ có chọn lọc sẽ an toàn hơn.
Kết lại cho trọn ý
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 365 là một tính năng cực kỳ hữu ích khi làm việc nhóm. Nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm hiểu lầm và làm cho việc sắp xếp cuộc họp trở nên chủ động hơn rất nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích kéo dài lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy việc phối hợp công việc nhẹ nhàng hơn hẳn.
Và đôi khi, làm việc thông minh không phải là làm nhiều hơn – mà là tận dụng đúng công cụ mình đã có.
Th2 25, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc phối hợp thời gian giữa các thành viên trong nhóm gần như là chuyện “cơm bữa”. Bạn đã bao giờ gửi email qua lại chỉ để hỏi: “Chiều nay bạn có rảnh không?” Hay loay hoay tìm một khung giờ trống để họp? Nếu có, thì tính năng chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2021 chính là giải pháp bạn nên tận dụng ngay.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện chia sẻ lịch trên Outlook 2021 một cách chi tiết, dễ hiểu, và thực tế nhất. Không rườm rà. Không vòng vo. Chúng ta bắt đầu nhé!
Shared Calendar Outlook 2021 Là Gì Và Vì Sao Bạn Nên Sử Dụng?
Shared Calendar (Lịch chia sẻ) là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình với đồng nghiệp, quản lý hoặc cả nhóm. Nhờ đó, mọi người có thể xem thời gian trống/bận của nhau để lên kế hoạch họp, sự kiện hay công việc chung.
Nói đơn giản, thay vì hỏi đi hỏi lại, bạn chỉ cần mở lịch là biết ngay ai rảnh lúc nào. Quá tiện!
Một vài lợi ích nổi bật:
-
Giảm thiểu email trao đổi không cần thiết
-
Dễ dàng sắp xếp lịch họp nhóm
-
Tăng tính minh bạch trong quản lý thời gian
-
Hạn chế trùng lịch
Nếu bạn đang sử dụng Outlook 2021 trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là tài khoản Microsoft 365 hoặc Exchange, thì đây gần như là tính năng “phải có”.
Điều Kiện Trước Khi Chia Sẻ Lịch Trong Outlook 2021
Trước khi bắt đầu, bạn nên kiểm tra một vài điều nhỏ:
-
Đang sử dụng Microsoft Outlook 2021 phiên bản desktop
-
Tài khoản email thuộc hệ thống Microsoft Exchange hoặc Microsoft 365
-
Người nhận chia sẻ cùng hệ thống (hoặc có thể nhận lời mời qua email)
Nếu đáp ứng đủ những điều trên, chúng ta đi vào phần chính nhé.
Hướng Dẫn Cách Chia Sẻ Lịch (Shared Calendar) Trong Outlook 2021
Bước 1: Mở Lịch Trong Outlook 2021
Trước tiên, bạn mở Outlook 2021 trên máy tính. Ở góc dưới bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Calendar (Lịch).
Ngay lập tức, giao diện lịch làm việc của bạn sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể xem theo ngày, tuần hoặc tháng tùy ý. Nếu chưa từng để ý, có khi bạn sẽ thấy: “Ủa, hóa ra Outlook có nhiều chế độ xem vậy sao?” – đúng vậy đấy!
Bước 2: Chọn Tính Năng Share Calendar
Trên thanh công cụ phía trên (Ribbon), bạn chọn tab Home. Sau đó nhấn vào nút Share Calendar.
Một cửa sổ email mới sẽ xuất hiện – đúng rồi, Outlook sẽ tạo sẵn một email mời chia sẻ lịch cho bạn. Khá thông minh!
Bước 3: Nhập Địa Chỉ Email Người Nhận
Tại ô To, bạn nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ lịch.
Ngay bên dưới, bạn sẽ thấy mục Details hoặc phần chọn quyền truy cập (Permission Level). Đây là chỗ cực kỳ quan trọng. Bạn có thể chọn:
-
Availability only (Free/Busy time) – Chỉ xem thời gian rảnh/bận
-
Limited details – Xem thêm một chút thông tin sự kiện
-
Full details – Xem đầy đủ nội dung cuộc họp
Bạn muốn chia sẻ đến mức nào? Tùy mục đích. Nếu là đồng nghiệp thân thiết trong nhóm, chia sẻ full cũng chẳng sao. Nhưng nếu là đối tác bên ngoài, có thể bạn chỉ nên để mức Free/Busy thôi cho an toàn.
Sau khi chọn xong, nhấn Send. Vậy là hoàn tất bước chia sẻ.
Đơn giản hơn bạn nghĩ, đúng không?
Bước 4: Người Nhận Chấp Nhận Lịch Chia Sẻ
Người nhận sẽ nhận được một email mời chia sẻ lịch. Họ chỉ cần nhấn Accept (Chấp nhận).
Sau khi chấp nhận, lịch của bạn sẽ xuất hiện trong danh sách Calendar của họ. Từ đây, họ có thể xem lịch tùy theo quyền bạn đã cấp.
Thế là xong! Chỉ vài thao tác mà cả đội có thể phối hợp thời gian mượt mà hơn hẳn.
Cách Mở Lịch Được Người Khác Chia Sẻ
Ngoài việc chia sẻ, đôi khi bạn cũng là người được chia sẻ lịch. Vậy mở thế nào?
Rất đơn giản:
-
Vào Calendar
-
Chọn Open Calendar
-
Nhấn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem lịch
Ngay sau đó, lịch của họ sẽ hiển thị song song với lịch của bạn. Bạn có thể so sánh hai lịch cùng lúc – cực kỳ tiện khi đặt lịch họp.
Cách Thay Đổi Hoặc Thu Hồi Quyền Chia Sẻ Lịch
Có lúc bạn muốn thay đổi quyền đã cấp. Ví dụ, trước đây cho xem full details, giờ muốn giới hạn lại. Làm sao đây?
Bạn chỉ cần:
-
Vào Calendar
-
Nhấn chuột phải vào lịch của mình
-
Chọn Properties hoặc Sharing Permissions
-
Chỉnh lại quyền hoặc xóa người dùng khỏi danh sách
Nhanh gọn. Không cần gửi lại email từ đầu.
Một Số Lưu Ý Khi Chia Sẻ Lịch Outlook 2021
Để việc sử dụng Shared Calendar hiệu quả hơn, bạn nên lưu ý:
-
Không nên chia sẻ toàn bộ chi tiết cho quá nhiều người
-
Đặt tiêu đề sự kiện rõ ràng để người khác dễ hiểu
-
Thường xuyên cập nhật lịch để tránh thông tin sai lệch
-
Kiểm tra múi giờ nếu làm việc với đối tác quốc tế
Đôi khi chỉ một chi tiết nhỏ như quên cập nhật lịch cũng khiến cả nhóm “toang” kế hoạch. Nên cẩn thận một chút vẫn hơn!
Khi Nào Nên Sử Dụng Shared Calendar Outlook 2021?
Bạn có thể sử dụng tính năng này trong nhiều trường hợp:
Thực tế mà nói, một khi đã quen với việc dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy khó quay lại cách làm thủ công ngày trước.
Kết Luận
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2021 không hề phức tạp. Chỉ vài bước cơ bản là bạn đã có thể đồng bộ hóa lịch làm việc với đồng nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Nếu bạn đang tìm cách tối ưu quản lý thời gian, giảm bớt email trao đổi và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm, thì đây chính là tính năng nên áp dụng ngay hôm nay.
Đừng để việc sắp xếp lịch họp trở thành nỗi ám ảnh nữa. Mở Outlook lên, thử chia sẻ lịch ngay đi. Biết đâu bạn sẽ tự hỏi: “Sao mình không dùng sớm hơn nhỉ?”
Th2 24, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một tình huống quen thuộc ở môi trường công sở: muốn đặt lịch họp nhưng không biết đồng nghiệp có rảnh không. Gửi tin nhắn hỏi thì chờ trả lời. Gọi điện thì ngại làm phiền. Đôi khi chỉ vì không xem được lịch của nhau mà cuộc họp phải dời tới dời lui mấy lần.
Nếu bạn đang dùng Outlook 2019, thật ra có một giải pháp rất đơn giản: Shared Calendar – chia sẻ lịch.
Chỉ cần thiết lập đúng cách, bạn có thể:
Nghe thì có vẻ nhỏ nhặt, nhưng khi cả nhóm dùng quen rồi, hiệu quả rõ rệt lắm.
Shared Calendar trong Outlook 2019 là gì?
Hiểu gọn thế này:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy quyền bạn cấp).
Ví dụ:
Quan trọng là bạn hoàn toàn kiểm soát được mức độ chia sẻ.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 2019
Trước khi bắt đầu, cần lưu ý một điểm quan trọng:
👉 Tính năng chia sẻ lịch hoạt động đầy đủ khi bạn dùng tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365.
Nếu bạn đang dùng IMAP/POP3 thông thường, tính năng này sẽ bị hạn chế hoặc không khả dụng.
Nếu email của bạn là email công ty (Exchange), bạn có thể thực hiện đầy đủ các bước dưới đây.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 2019 (từng bước cụ thể)
Giờ vào phần thực hành nhé. Làm theo từng bước, rất dễ.
Bước 1: Mở Calendar
Lúc này bạn sẽ thấy lịch hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm vào Share Calendar
Outlook sẽ mở một email mời chia sẻ lịch.
Bước 3: Thêm người nhận và chọn mức quyền
Trong cửa sổ chia sẻ:
Các mức phổ biến gồm:
-
Availability only
→ Người nhận chỉ thấy bạn rảnh hay bận (không xem chi tiết nội dung)
-
Limited details
→ Xem được tiêu đề cơ bản
-
Full details
→ Xem đầy đủ nội dung lịch
Ngoài ra, bạn có thể bấm Permissions để chỉnh sâu hơn:
-
Cho phép chỉnh sửa
-
Cho phép tạo sự kiện mới
-
Hoặc chỉ xem
Chọn xong → bấm Send.
Vậy là lời mời chia sẻ đã được gửi đi.
Người nhận sẽ làm gì?
Khi người nhận mở email mời chia sẻ:
Họ có thể bật/tắt lịch của bạn tùy ý khi xem.
Cách chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền chia sẻ
Có thể bạn đã chia sẻ lịch rồi nhưng muốn thay đổi quyền. Không sao.
Nếu muốn ngừng chia sẻ hoàn toàn, bạn chỉ cần xóa người đó khỏi danh sách quyền.
Mọi thứ có thể chỉnh lại bất cứ lúc nào.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 2019
Nếu người khác đã chia sẻ lịch cho bạn, bạn có thể mở như sau:
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
-
Bấm OK
Lịch của họ sẽ hiển thị cạnh lịch của bạn.
Cách này cực kỳ hữu ích khi đặt lịch họp nhóm.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền chỉnh sửa để trợ lý chủ động đặt và thay đổi lịch.
2. Nhóm dự án theo dõi tiến độ
Chỉ cần quyền xem chi tiết là đủ để tránh trùng giờ họp.
3. Phòng ban chia sẻ lịch chung
Tạo lịch chung để mọi người cập nhật sự kiện nội bộ.
Khi dùng quen rồi, bạn sẽ thấy công việc mượt hơn rất nhiều.
Một vài lỗi thường gặp khi chia sẻ lịch
Không thấy nút Share Calendar
Có thể bạn đang dùng IMAP/POP3 thay vì Exchange.
Người nhận không mở được lịch
Nguyên nhân có thể là:
Nếu nghi ngờ vấn đề hệ thống, nên kiểm tra với bộ phận IT.
Có nên chia sẻ toàn bộ chi tiết lịch không?
Điều này phụ thuộc vào môi trường làm việc.
Không phải lúc nào cũng cần chia sẻ toàn bộ thông tin.
Kết lại ch
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2019 là một tính năng cực kỳ hữu ích nếu bạn làm việc theo nhóm. Nó giúp giảm nhắn tin qua lại, tránh nhầm lẫn giờ giấc và làm cho việc đặt lịch họp trở nên nhanh gọn hơn nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích thì lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy việc phối hợp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn hẳn.
Đôi khi, làm việc hiệu quả không nằm ở việc làm nhiều hơn, mà là dùng đúng công cụ mình đã có.
Th2 23, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một vấn đề mà gần như ai làm văn phòng cũng từng gặp: muốn hẹn họp mà không biết người kia có rảnh không. Nhắn tin hỏi thì chờ phản hồi. Gọi điện thì sợ làm phiền. Đôi khi chỉ vì lệch giờ trống mà cuộc họp phải dời đi dời lại.
Và đó là lúc Shared Calendar – chia sẻ lịch trong Outlook 2016 phát huy tác dụng.
Chỉ cần chia sẻ lịch đúng cách, bạn có thể:
Nghe đơn giản, nhưng hiệu quả thật sự rất rõ ràng.
Shared Calendar là gì?
Hiểu gọn thế này:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy quyền bạn cấp).
Ví dụ:
-
Sếp xem được lịch trống của bạn
-
Trợ lý có thể đặt lịch thay bạn
-
Đồng nghiệp kiểm tra xem bạn rảnh lúc nào
Tất nhiên, bạn kiểm soát được quyền xem đến mức nào.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 2016
Trước khi bắt đầu, có một điểm quan trọng:
👉 Tính năng chia sẻ lịch hoạt động tốt nhất với tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365.
Nếu bạn dùng IMAP/POP3 thông thường, sẽ không có đầy đủ tính năng chia sẻ lịch nội bộ.
Nếu đang dùng email công ty (Exchange), bạn có thể tiếp tục.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 2016 (từng bước cụ thể)
Giờ vào phần thực hành nhé.
Bước 1: Mở phần Calendar
Bạn sẽ thấy lịch của mình hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm Share Calendar
Outlook sẽ mở một cửa sổ email mới để bạn gửi lời mời chia sẻ.
Bước 3: Chọn người nhận và cấp quyền
Trong cửa sổ chia sẻ:
Có một số mức phổ biến:
-
Availability only
→ Người nhận chỉ thấy bạn bận hay rảnh (không thấy chi tiết)
-
Limited details
→ Thấy một phần nội dung
-
Full details
→ Thấy đầy đủ thông tin lịch
Ngoài ra, bạn có thể vào Permissions để chỉnh sâu hơn:
-
Cho phép chỉnh sửa
-
Cho phép tạo lịch mới
-
Hoặc chỉ xem
Chọn xong → bấm Send.
Người nhận sẽ làm gì?
Khi người nhận mở email chia sẻ, họ chỉ cần:
Lịch của bạn sẽ xuất hiện bên cạnh lịch của họ. Rất tiện.
Cách chỉnh sửa quyền sau khi đã chia sẻ
Có thể bạn đã chia sẻ rồi nhưng muốn đổi quyền. Không sao.
-
Vào Calendar
-
Bấm Calendar Permissions
-
Chọn người cần chỉnh
-
Thay đổi mức quyền
-
Bấm OK
Mọi thứ có thể điều chỉnh lại bất cứ lúc nào.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 2016
Ngoài việc bạn chia sẻ lịch, bạn cũng có thể mở lịch của đồng nghiệp nếu họ đã cấp quyền.
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
-
Bấm OK
Lịch của họ sẽ xuất hiện song song với lịch của bạn.
Bạn có thể xem:
Rất hữu ích khi đặt lịch họp.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền chỉnh sửa để trợ lý đặt lịch thay.
2. Nhóm dự án theo dõi lịch nhau
Chỉ cần quyền xem chi tiết là đủ để tránh trùng giờ họp.
3. Phòng ban chia sẻ lịch chung
Tạo một lịch chung cho cả nhóm để mọi người theo dõi hoạt động.
Một vài lỗi thường gặp khi chia sẻ lịch
Không thấy nút Share Calendar
Khả năng cao bạn đang dùng IMAP/POP3, không phải Exchange.
Người nhận không mở được lịch
Có thể:
Trong trường hợp này, nên kiểm tra lại với quản trị hệ thống.
Có nên chia sẻ toàn bộ chi tiết lịch không?
Tùy môi trường làm việc.
Nếu là nội bộ thân thiết, bạn có thể chia sẻ Full Details.
Nếu chỉ cần người khác biết giờ rảnh/bận, chọn Availability only là đủ.
Đừng chia sẻ quá nhiều nếu không cần thiết. Lịch làm việc cũng là thông tin cá nhân.
Kết lại cho gọn
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2016 là một tính năng cực kỳ hữu ích cho làm việc nhóm. Nó giúp giảm nhắn tin qua lại, giảm nhầm lẫn giờ giấc và làm cho việc đặt lịch họp trở nên nhanh gọn hơn nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích thì lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy mọi thứ trơn tru hơn hẳn.
Và đôi khi, làm việc hiệu quả không phải là làm nhiều hơn, mà là dùng đúng công cụ sẵn có.
Th2 16, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một chi tiết rất nhỏ trong email mà nhiều người thường bỏ qua: chữ ký. Nhưng thử nghĩ xem, mỗi ngày bạn gửi bao nhiêu email? 10 cái? 20 cái? Thậm chí cả trăm nếu làm sales hay chăm sóc khách hàng. Và ở cuối mỗi email, dòng chữ ký đó xuất hiện lặp đi lặp lại. Nó giống như một tấm danh thiếp tự động vậy. Vậy mà không ít người vẫn để chữ ký kiểu:
“Sent from my iPhone.” Nghe hơi… hụt hẫng đúng không? Thực ra, thiết lập chữ ký email trong Outlook 365 không hề phức tạp. Chỉ vài phút là xong. Nhưng nếu làm cẩn thận, nó có thể giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn hẳn.
Vì sao chữ ký email lại quan trọng?
Nhiều người nghĩ chữ ký chỉ để ghi tên. Nhưng không đơn giản vậy đâu.
Một chữ ký tốt có thể:
-
Cung cấp thông tin liên hệ đầy đủ
-
Tăng độ nhận diện thương hiệu
-
Gắn link website hoặc mạng xã hội
-
Thậm chí hỗ trợ marketing nhẹ nhàng
Hãy tưởng tượng bạn nhận email từ hai người. Một người chỉ ghi “Nam”. Người còn lại có đầy đủ tên, chức vụ, công ty, số điện thoại, website, logo gọn gàng. Bạn sẽ tin tưởng ai hơn?
Chính xác.
Chữ ký nhỏ thôi, nhưng ảnh hưởng lớn đấy.
Cách tạo chữ ký trong Outlook 365 (phiên bản desktop)
Nếu bạn đang dùng Outlook 365 trên máy tính (Windows), các bước thực hiện khá đơn giản.
-
Mở Outlook 365
-
Nhấn vào “File” ở góc trên bên trái
-
Chọn “Options”
-
Vào mục “Mail”
-
Nhấn “Signatures…”
Lúc này, cửa sổ tạo chữ ký sẽ hiện ra.
Bạn có thể nhấn “New” để tạo chữ ký mới, đặt tên cho nó (ví dụ: Signature công việc), rồi bắt đầu nhập nội dung vào khung bên dưới.
Ở đây, bạn có thể:
-
Thay đổi font chữ
-
Chèn logo công ty
-
Thêm link website
-
Chèn hình ảnh
Đừng làm quá màu mè. Đơn giản, gọn gàng là đẹp nhất.
Thiết lập chữ ký mặc định
Sau khi tạo xong, bạn nên thiết lập chữ ký này tự động xuất hiện khi gửi email.
Trong cửa sổ “Signatures and Stationery”, bạn sẽ thấy phần:
-
New messages
-
Replies/forwards
Chọn chữ ký bạn vừa tạo cho cả hai mục này nếu muốn nó xuất hiện mặc định.
Làm xong bước này, mỗi lần bạn soạn email mới, chữ ký sẽ tự động hiện ra. Không cần copy – paste thủ công nữa. Nhẹ nhàng thật sự.
Cách tạo chữ ký trong Outlook 365 (phiên bản web)
Nếu bạn dùng Outlook 365 trên trình duyệt, cách làm hơi khác một chút.
-
Đăng nhập vào Outlook trên web
-
Nhấn biểu tượng bánh răng (Settings) góc trên bên phải
-
Chọn “View all Outlook settings”
-
Vào mục “Mail” → “Compose and reply”
Tại đây, bạn sẽ thấy khung để nhập chữ ký.
Bạn có thể:
-
Gõ nội dung trực tiếp
-
Chèn link
-
Chỉnh font
-
Thêm hình ảnh
Đừng quên tick chọn “Automatically include my signature on new messages” nếu muốn tự động chèn.
Giao diện web khá thân thiện. Làm một lần là quen ngay.
Nội dung chữ ký nên gồm những gì?
Đây là phần quan trọng nhất.
Một chữ ký email chuyên nghiệp thường gồm:
-
Họ tên đầy đủ
-
Chức vụ
-
Tên công ty
-
Số điện thoại
-
Email
-
Website
-
Logo (nếu có)
Ví dụ:
Nguyễn Văn A
Marketing Manager
Công ty ABC
Điện thoại: 09xx xxx xxx
Website: www.abc.com
Ngắn gọn. Rõ ràng. Không lan man.
Nếu bạn muốn thêm mạng xã hội, hãy chọn những kênh thực sự liên quan đến công việc. Đừng nhét quá nhiều icon vào, nhìn rối mắt lắm.
Một vài lưu ý nhỏ nhưng rất đáng giá
-
Tránh dùng font quá lạ.
-
Không nên dùng quá nhiều màu sắc.
-
Đảm bảo hình ảnh không quá nặng (tránh email load chậm).
-
Kiểm tra hiển thị trên điện thoại.
Có những chữ ký nhìn đẹp trên máy tính nhưng khi mở trên điện thoại thì vỡ layout. Thế là mất điểm.
Ngoài ra, nếu công ty bạn có bộ nhận diện thương hiệu riêng, hãy tuân theo guideline đó. Chữ ký cũng là một phần của hình ảnh thương hiệu.
Có nên thêm câu quote dưới chữ ký?
Câu hỏi này thú vị.
Một số người thích thêm câu trích dẫn truyền cảm hứng. Ví dụ:
“Success is a journey, not a destination.”
Nghe cũng hay. Nhưng nếu bạn làm trong môi trường doanh nghiệp nghiêm túc, đôi khi đơn giản vẫn tốt hơn.
Chữ ký không phải nơi để viết status Facebook.
Khi nào nên cập nhật chữ ký?
Bất cứ khi nào có thay đổi về:
-
Chức vụ
-
Số điện thoại
-
Tên công ty
-
Logo mới
Đừng để chữ ký cũ kỹ trong khi thông tin đã thay đổi. Nó dễ gây nhầm lẫn và thiếu chuyên nghiệp.
Nếu công ty triển khai chiến dịch mới, bạn cũng có thể thêm banner nhỏ dưới chữ ký để quảng bá. Nhưng nhớ tối giản thôi. Đừng biến email thành poster quảng cáo.
Th2 14, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có bao giờ bạn nhận được một email chỉ vỏn vẹn vài dòng nội dung, và phía dưới… không có gì cả? Không tên đầy đủ. Không chức vụ. Không số điện thoại. Người nhận phải lướt lên trên để xem bạn là ai.
Thật ra, chỉ cần một chữ ký email gọn gàng là mọi thứ đã khác hẳn.
Trong Outlook 2021, việc tạo chữ ký (Signature) cực kỳ đơn giản. Làm một lần, dùng mãi về sau. Và tin mình đi, nó giúp email của bạn trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều, dù chỉ là thêm vài dòng thông tin ở cuối.
Chữ ký email trong Outlook 2021 là gì?
Hiểu đơn giản, Signature là phần nội dung tự động chèn vào cuối mỗi email bạn gửi đi.
Nó thường bao gồm:
-
Họ và tên
-
Chức vụ
-
Tên công ty
-
Số điện thoại
-
Website
-
Logo công ty (nếu có)
Bạn có thể giữ nó thật tối giản, hoặc chỉnh chu hơn một chút để tạo dấu ấn riêng. Tùy môi trường làm việc của bạn.
Vì sao nên tạo chữ ký email?
Nhiều người nghĩ: “Email nội bộ thôi mà, cần gì chữ ký cho cầu kỳ?”
Thực ra, chữ ký mang lại khá nhiều lợi ích:
-
Thể hiện sự chuyên nghiệp
-
Giúp người nhận dễ liên hệ lại
-
Không phải gõ lại thông tin mỗi lần gửi mail
-
Tạo thương hiệu cá nhân hoặc thương hiệu công ty
Đặc biệt nếu bạn làm việc với khách hàng, đối tác, thì chữ ký gần như là… tiêu chuẩn tối thiểu.
Cách tạo chữ ký email trong Outlook 2021 (từng bước cụ thể)
Giờ vào phần chính nhé. Làm đúng một lần, sau này rất nhàn.
Bước 1: Mở phần thiết lập Signature
Ngay lập tức, cửa sổ Signatures and Stationery sẽ hiện ra.
Bước 2: Tạo chữ ký mới
Trong cửa sổ Signatures:
Bây giờ bạn sẽ thấy một khung trắng để nhập nội dung chữ ký.
Bước 3: Soạn nội dung chữ ký
Ví dụ cơ bản:
Nguyễn Văn A Trưởng phòng Kinh doanh Công ty ABC Điện thoại: 09xxxxxxx Email: nguyenvana@abc.com Website: www.abc.com
Sau đó bạn có thể:
Một lời khuyên nhỏ: đừng dùng quá nhiều màu sắc hoặc font lạ. Chữ ký nên dễ đọc, rõ ràng và lịch sự.
Thêm logo hoặc hình ảnh vào chữ ký
Muốn chữ ký trông chuyên nghiệp hơn? Thêm logo công ty.
Trong khung chỉnh sửa chữ ký:
Nên lưu ý:
-
Logo không quá lớn
-
Dung lượng nhẹ
-
Nền trong suốt (nếu có)
Logo quá to sẽ khiến email tải chậm hoặc hiển thị không đẹp trên thiết bị khác.
Bước 4: Thiết lập chữ ký mặc định
Đây là bước quan trọng mà nhiều người hay quên.
Trong cửa sổ Signatures, bạn sẽ thấy hai mục:
-
New messages
-
Replies/forwards
Bạn có thể chọn:
Nếu không chọn ở đây, chữ ký sẽ không tự động xuất hiện.
Chọn xong → bấm OK.
Vậy là hoàn tất.
Tạo nhiều chữ ký khác nhau trong Outlook 2021
Outlook 2021 cho phép bạn tạo nhiều chữ ký cùng lúc.
Ví dụ:
-
Một chữ ký đầy đủ cho khách hàng
-
Một chữ ký ngắn gọn cho nội bộ
-
Một chữ ký chỉ gồm tên và số điện thoại cho phản hồi nhanh
Khi soạn email, bạn có thể vào tab Message → Signature để chọn chữ ký phù hợp.
Rất linh hoạt.
Một vài mẹo để chữ ký nhìn chuyên nghiệp hơn
1. Giữ bố cục gọn gàng
Đừng để quá nhiều dòng. 4–6 dòng là hợp lý.
2. Không lạm dụng màu sắc
Một màu nhấn nhẹ là đủ. Đừng biến chữ ký thành bảng màu rực rỡ.
3. Kiểm tra trên nhiều thiết bị
Gửi thử cho chính mình:
-
Xem trên máy tính
-
Xem trên điện thoại
Đôi khi trên máy tính đẹp nhưng trên điện thoại lại vỡ bố cục.
Chỉnh sửa hoặc thay đổi chữ ký sau này
Nếu:
-
Bạn đổi chức vụ
-
Đổi số điện thoại
-
Đổi logo
Chỉ cần vào lại:
File → Options → Mail → Signatures
Chọn chữ ký cần sửa → cập nhật nội dung → lưu lại.
Không cần tạo lại từ đầu.
Kết lại một chút
Tạo chữ ký email (Signature) trong Outlook 2021 là một việc rất đơn giản, nhưng lại mang đến sự chuyên nghiệp rõ rệt trong từng email bạn gửi đi. Chỉ vài phút thiết lập, nhưng mỗi ngày sau đó bạn không cần nghĩ đến nữa – Outlook sẽ tự làm thay bạn.
Và đôi khi, chính những chi tiết nhỏ như một chữ ký gọn gàng lại khiến người nhận cảm thấy bạn làm việc chỉn chu và đáng tin cậy hơn rất nhiều.
