Th2 6, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Thật ra lúc mới dùng Outlook 2016, mình cũng giống nhiều người thôi. Mail tới thì đọc, chưa đọc thì để đó. Quan trọng hay không quan trọng gì… để chung hết. Lúc đầu còn kiểm soát được, chứ tầm vài tháng sau thì inbox nhìn muốn… thở oxy 😮💨.
Và rồi câu hỏi xuất hiện trong đầu:
“Có cách nào để Outlook tự sắp xếp giùm mình không?”
Có nhé. Và đó chính là Rule.
Rule trong Outlook 2016 thực chất là gì?
Nói cho dễ hiểu thì Rule là một bộ quy tắc bạn đặt ra trước, để Outlook tự động xử lý email khi chúng vừa đến. Bạn không cần mở mail, không cần kéo thả thủ công. Outlook làm hết.
Ví dụ rất đời thường:
-
Mail từ sếp → cho vào thư mục riêng
-
Mail thông báo hệ thống → tự đánh dấu đã đọc
-
Mail quảng cáo → chuyển sang thư mục khác, không làm phiền
Nghe vậy thôi là đã thấy đáng tạo rồi đúng không?
Bước 1: Mở đúng chỗ để tạo Rule (đừng nhầm nhé)
Đầu tiên, mở Outlook 2016 lên.
Nhìn lên góc trên bên trái, chọn File.
Tiếp theo:
Cửa sổ này nhìn hơi “kỹ thuật” một chút, nhưng thực ra dùng quen rồi thì thấy rất logic.
Bước 2: Tạo Rule mới – đừng vội, cứ từ từ
Trong cửa sổ Rules and Alerts, bạn nhấn New Rule.
Outlook sẽ đưa ra vài mẫu có sẵn, kiểu như:
-
Di chuyển email từ một người cụ thể
-
Đánh dấu email quan trọng
-
Tự động trả lời (auto-reply)
Nếu bạn mới dùng, có thể chọn mẫu. Nhưng nếu muốn hiểu bản chất để sau này tự tùy chỉnh, mình khuyên chọn:
👉 Apply rule on messages I receive
Rồi nhấn Next.
Bước 3: Chọn điều kiện – Rule thông minh hay không là nằm ở đây
Đây là phần quan trọng nhất. Outlook hỏi bạn:
“Email như thế nào thì Rule này áp dụng?”
Một số điều kiện hay dùng nhất:
-
from people or public group – email từ ai
-
with specific words in the subject – có từ khóa trong tiêu đề
-
sent only to me – chỉ gửi riêng cho bạn
Ví dụ thực tế nhé:
Bạn muốn lọc mail từ sếp → tick vào from people or public group, sau đó click vào phần gạch chân phía dưới để chọn email sếp.
Tip nhỏ:
👉 Chỉ chọn 1–2 điều kiện thôi, Rule sẽ chạy ổn định hơn. Chọn nhiều quá, sau này chính bạn cũng quên logic của nó.
Bước 4: Chọn hành động – Outlook sẽ làm gì với email đó?
Sau khi xác định “email nào”, giờ đến phần “xử lý ra sao”.
Một số hành động cực kỳ phổ biến:
-
move it to the specified folder – chuyển vào thư mục
-
mark it as read – đánh dấu đã đọc
-
flag it for follow up – gắn cờ theo dõi
-
delete it – xóa (dùng cẩn thận!)
Ví dụ:
Mail từ sếp → move it to folder “Mail Sếp”.
Nếu chưa có thư mục, bạn có thể tạo mới ngay tại bước này. Rất tiện.
Bước 5: Ngoại lệ – dành cho những tình huống “nhưng mà…”
Có những lúc email thỏa điều kiện, nhưng bạn không muốn Rule áp dụng.
Ví dụ:
Lúc này bạn dùng Exceptions.
Nếu chưa quen, có thể bỏ qua bước này. Không bắt buộc. Rule vẫn chạy ngon lành.
Bước 6: Đặt tên Rule – làm cho tương lai dễ thở hơn
Đây là bước nhiều người xem nhẹ, nhưng mình thấy rất quan trọng.
Đừng đặt tên kiểu:
Hãy đặt tên mô tả rõ ràng, ví dụ:
Tick vào:
☑ Turn on this rule
Rồi nhấn Finish.
Xong. Thật sự là xong.
Sau khi tạo Rule, bạn nên kiểm tra lại một chút
Gửi thử một email đúng điều kiện xem Rule có chạy không. Nếu không chạy:
-
Kiểm tra thứ tự Rule (Rule chạy từ trên xuống)
-
Kiểm tra điều kiện có quá chặt không
-
Kiểm tra bạn có bật Rule chưa
Đây là mấy lỗi người mới hay gặp nhất.
Một vài kinh nghiệm thực tế (rất đời)
-
Đừng tạo quá nhiều Rule cùng lúc, dễ rối
-
Mỗi loại mail quan trọng → 1 Rule riêng
-
Thỉnh thoảng nên dọn lại Rule, nhất là khi đổi công việc
Tin mình đi, khi inbox gọn rồi, tâm trạng làm việc cũng khác hẳn. Nhẹ đầu hơn. Ít cáu hơn. Tập trung hơn.
Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn đang dùng Outlook 2021, khả năng cao là bạn cũng từng gặp cảm giác này: Outlook mở lên chậm hẳn, bấm Send/Receive thì đứng yên vài giây, có hôm còn treo luôn không báo trước. Ban đầu cứ nghĩ do mạng, do máy yếu, hay do Outlook “dở chứng”. Nhưng rất nhiều trường hợp, thủ phạm lại nằm ở một thứ âm thầm tích tụ theo năm tháng: file PST quá dung lượng.
Outlook 2021 mạnh hơn, mới hơn, nhưng có một sự thật không đổi:
👉 PST càng to, Outlook càng dễ mệt.
Tin tốt là Microsoft vẫn giữ lại công cụ quen thuộc – ScanPST – và nó vẫn cực kỳ hữu ích trong Outlook 2021 nếu bạn dùng đúng cách.
PST là gì mà Outlook 2021 vẫn “ngán”?
Nói gọn gàng thế này:
-
PST là file lưu trữ dữ liệu Outlook: email, lịch, danh bạ, task…
-
Xuất hiện nhiều nhất khi bạn dùng POP3 hoặc lưu mail offline
-
Dùng càng lâu, mail càng nhiều, file càng phình to
Dù Outlook 2021 hỗ trợ PST lớn hơn trước, nhưng khi file bắt đầu vượt ngưỡng an toàn (thường từ 20GB trở lên), các vấn đề bắt đầu lộ diện:
Lúc này, ScanPST chính là công cụ nên nghĩ tới đầu tiên.
Dấu hiệu cho thấy PST đã quá dung lượng trong Outlook 2021
Outlook hiếm khi “nói thẳng” rằng PST của bạn đang quá to. Thay vào đó, nó gửi tín hiệu gián tiếp:
-
Outlook khởi động lâu hơn bình thường
-
Click mail thấy trễ, lag
-
Send/Receive hay đứng im
-
Xuất hiện lỗi lặt vặt, không rõ nguyên nhân
-
Outlook phản hồi chậm dù máy cấu hình tốt
Nếu bạn:
-
Dùng Outlook vài năm
-
Mail không xóa nhiều
-
Có nhiều file đính kèm
Thì khả năng PST quá dung lượng là… rất cao.
ScanPST là gì và có dùng được cho Outlook 2021 không?
Câu trả lời là: có, dùng rất tốt.
ScanPST.exe là công cụ:
Không cần tải thêm. Không cần cài đặt. Không can thiệp sâu vào hệ thống. Và quan trọng nhất: nên thử ScanPST trước khi làm bất cứ biện pháp nặng nào khác.
Cách sửa PST quá dung lượng bằng ScanPST trong Outlook 2021
Làm từng bước, đừng vội.
Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook 2021
Việc này bắt buộc.
ScanPST không thể sửa file PST nếu Outlook đang mở.
👉 Kiểm tra cả khay hệ thống (system tray), đảm bảo Outlook đã tắt hẳn.
Bước 2: Tìm ScanPST.exe của Outlook 2021
Thông thường nằm tại:
Hoặc:
Dù là Outlook 2021, thư mục vẫn là Office16 (điểm này nhiều người hay nhầm).
👉 Mẹo nhanh: gõ scanpst vào ô tìm kiếm Windows.
Bước 3: Chọn đúng file PST cần sửa
Khi ScanPST mở lên:
-
Bấm Browse
-
Chọn file PST của bạn
Vị trí PST thường gặp:
Hoặc:
👉 Nếu không chắc file nào đang dùng:
Bước 4: Quét và sửa lỗi PST
Khi có thông báo sửa lỗi:
👉 Luôn tick “Make backup of scanned file”
Đây là bước cực kỳ quan trọng, phòng khi cần khôi phục.
Sau đó bấm Repair và chờ hoàn tất.
Với PST lớn, quá trình này có thể mất vài phút, thậm chí lâu hơn. Cứ để yên, đừng tắt ngang.
Bước 5: Mở lại Outlook 2021 và kiểm tra
Sau khi ScanPST hoàn tất:
-
Mở Outlook 2021
-
Kiểm tra Inbox, Sent
-
Thử Send/Receive
-
Quan sát tốc độ phản hồi
Trong nhiều trường hợp, Outlook sẽ chạy mượt lại ngay. Nhẹ đầu hẳn.
Nếu ScanPST sửa xong nhưng PST vẫn quá nặng?
ScanPST chỉ sửa lỗi, không làm PST nhỏ lại. Muốn Outlook ổn định lâu dài, bạn nên làm thêm mấy việc sau.
1. Archive email cũ
Di chuyển mail cũ sang PST khác theo năm.
Vừa gọn, vừa an toàn.
2. Xóa mail có file đính kèm nặng
Một số mail đính kèm vài chục MB chính là “kẻ giấu mặt” làm PST phình to.
3. Compact PST
Vào:
Account Settings → Data Files → Settings → Compact Now
Giúp nén lại dung lượng trống trong file PST.
Có nên tiếp tục dùng một file PST lớn trong Outlook 2021?
Nói thẳng nhé: không nên.
Dù Outlook 2021 khỏe hơn, nhưng:
👉 Giải pháp tốt nhất:
Kết lại cho gọn gàng
PST quá dung lượng trong Outlook 2021 là vấn đề rất thường gặp, đặc biệt với người dùng lâu năm. Nhưng nó không phải lỗi “hết cứu”. Chỉ cần bạn biết dùng ScanPST đúng lúc, đúng cách, kết hợp dọn dẹp và archive hợp lý, Outlook sẽ hoạt động ổn định trở lại.
Đừng chờ đến khi Outlook treo hẳn mới xử lý. Thấy dấu hiệu chậm, lag, lỗi vặt, hãy kiểm tra PST sớm. Chủ động một chút, bạn sẽ tránh được rất nhiều phiền toái về sau.
Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, Tài Khoản, word 365
Bạn có bao giờ mở Outlook lên và… choáng chưa?
Hộp thư đến thì dài như vô tận, mail công việc chen chúc mail quảng cáo, thông báo hệ thống lẫn thư cá nhân. Tìm một email quan trọng đôi khi mất còn lâu hơn đi pha một ly cà phê ☕.
Nếu bạn đang dùng Outlook 2010, có một “vũ khí bí mật” cực kỳ lợi hại nhưng lại bị nhiều người bỏ quên: Rule (Quy tắc tự động). Chỉ cần thiết lập một lần, Outlook sẽ tự động sắp xếp email cho bạn mỗi ngày. Nghe đã thấy nhẹ đầu rồi đúng không?
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 theo cách dễ hiểu nhất, giống như hai người đang ngồi nói chuyện với nhau vậy. Không lý thuyết khô khan, không thuật ngữ khó nuốt.
Rule trong Outlook 2010 là gì? Hiểu nhanh trong 30 giây
Nói đơn giản thế này cho dễ hình dung nhé:
👉 Rule là tập hợp các điều kiện + hành động.
👉 Khi email mới đến, Outlook sẽ tự động kiểm tra điều kiện, nếu đúng thì làm theo hành động bạn đã đặt.
Ví dụ:
-
Mail từ sếp → chuyển vào thư mục “Quan trọng”
-
Mail quảng cáo → cho vào thư mục “Quảng cáo”
-
Mail có tiêu đề “Báo cáo” → đánh dấu cờ đỏ
Bạn không cần động tay. Outlook làm hết.
Nghe như có một trợ lý riêng trong máy vậy!
Khi nào bạn nên tạo Rule tự động hóa Outlook 2010?
Thật ra, chỉ cần bạn dùng Outlook thường xuyên thì nên tạo Rule càng sớm càng tốt. Đặc biệt nếu bạn rơi vào những tình huống này:
-
Mỗi ngày nhận hàng chục (hoặc hàng trăm) email
-
Có nhiều email lặp lại từ cùng một người hoặc hệ thống
-
Hay quên trả lời mail quan trọng vì bị “trôi”
-
Muốn giữ hộp thư đến gọn gàng, nhìn là thấy dễ thở
Nếu bạn gật đầu ít nhất 2 cái ở trên, thì… khỏi cần nghĩ thêm nữa 😄
Hướng dẫn cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 từng bước
Bước 1: Mở trình quản lý Rule
Trong Outlook 2010, bạn làm như sau:
-
Mở Outlook
-
Chọn tab File
-
Nhấn Manage Rules & Alerts
-
Cửa sổ mới hiện ra → chọn New Rule
Tới đây rồi là coi như bạn đã bước vào “khu điều khiển trung tâm” của Outlook.
Bước 2: Chọn loại Rule phù hợp
Outlook sẽ đưa ra cho bạn vài lựa chọn sẵn, ví dụ:
-
Move messages from someone to a folder
-
Apply rule on messages I receive
-
Check messages when they arrive
Nếu bạn là người mới, cứ chọn Apply rule on messages I receive cho dễ làm quen.
Đừng lo, bạn không chọn sai đâu. Cái hay của Rule là có thể sửa lại bất cứ lúc nào.
Bước 3: Thiết lập điều kiện cho Rule
Đây là phần quan trọng nhất.
Outlook sẽ hỏi bạn:
“Bạn muốn áp dụng Rule này khi nào?”
Một số điều kiện hay dùng:
-
From people or public group (email từ ai)
-
With specific words in the subject (từ khóa trong tiêu đề)
-
Sent only to me (chỉ gửi riêng cho bạn)
Bạn có thể chọn một hoặc nhiều điều kiện cùng lúc.
Ví dụ: Mail từ phòng kế toán và có chữ “Hóa đơn”.
Càng chi tiết, Rule càng thông minh.
Bước 4: Chọn hành động Outlook sẽ làm
Sau khi xác định điều kiện, Outlook sẽ hỏi tiếp:
“Vậy bạn muốn làm gì với email đó?”
Các hành động phổ biến nhất:
-
Move it to the specified folder (chuyển vào thư mục)
-
Mark it as important (đánh dấu quan trọng)
-
Display a Desktop Alert (hiện thông báo)
-
Delete it (xóa luôn – dùng cẩn thận!)
Mẹo nhỏ:
👉 Không nên xóa email ngay bằng Rule, trừ khi bạn cực kỳ chắc chắn.
Bước 5: Đặt tên Rule và hoàn tất
Cuối cùng, bạn chỉ cần:
Xong! 🎉
Từ giờ trở đi, mỗi khi email mới tới, Outlook sẽ tự xử lý theo đúng kịch bản bạn đã viết.
Một số Rule mẫu cực hữu ích bạn nên áp dụng ngay
Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, thử mấy Rule này trước nhé:
Rule 1: Tự động lọc mail quảng cáo
Rule 2: Mail quan trọng luôn nổi bật
Rule 3: Mail hệ thống gọn gàng hơn
Nhỏ thôi, nhưng dùng rồi là không muốn quay lại cách cũ đâu.
Lưu ý để dùng Rule Outlook 2010 hiệu quả hơn
Một vài kinh nghiệm xương máu:
-
Đừng tạo quá nhiều Rule cùng lúc, dễ rối
-
Thỉnh thoảng kiểm tra lại Rule cũ
-
Nếu email không chạy đúng Rule, kiểm tra thứ tự ưu tiên
-
Outlook 2010 xử lý Rule theo thứ tự từ trên xuống
À, và nhớ sao lưu file Outlook nếu bạn dùng Rule phức tạp nhé.
Kết luận: Tạo Rule Outlook 2010 – làm một lần, nhàn về sau
Học cách tạo Rule tự động hóa Outlook 2010 thật ra không hề khó. Chỉ cần 10–15 phút thiết lập ban đầu, bạn sẽ tiết kiệm được hàng giờ mỗi tuần. Ít stress hơn, ít sót mail hơn, làm việc cũng trơn tru hơn hẳn.
Nếu bạn chưa từng dùng Rule, hôm nay là thời điểm quá đẹp để bắt đầu rồi đấy.
Còn nếu bạn đã dùng rồi… biết đâu bài này giúp bạn tối ưu lại cho gọn gàng hơn?
Chúc bạn sắp xếp hộp thư mượt mà như nước chảy 😄
Th2 6, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có những lỗi trong Outlook rất ồn ào, bật lên là hiện thông báo đỏ chót. Nhưng 0x800CCC0E thì khác. Nó xuất hiện lặng lẽ, âm thầm, và để lại một hậu quả rất khó chịu: email không gửi được, cũng chẳng nhận được. Bạn bấm Send, chẳng thấy báo lỗi ngay. Bạn bấm Receive, cũng im re. Đến khi mở Send/Receive Errors lên mới thấy cái mã lỗi dài ngoằng kia. Nhìn thôi đã thấy… không muốn đọc tiếp.
Nếu bạn đang dùng Outlook 2016 và gặp lỗi này, thì chúc mừng (theo nghĩa hơi châm biếm): bạn không hề cô đơn. Đây là một trong những lỗi gửi/nhận phổ biến nhất, đặc biệt với email IMAP/POP3.
1. Lỗi 0x800CCC0E là lỗi gì?
Nói ngắn gọn: Outlook không thể kết nối tới mail server.
Cụ thể hơn một chút, lỗi 0x800CCC0E thường xuất hiện khi:
Kết quả là:
2. Dấu hiệu thường gặp khi bị lỗi 0x800CCC0E
Lỗi này không phải lúc nào cũng hiện rõ ràng. Nhưng bạn có thể nhận ra qua vài dấu hiệu quen thuộc:
-
Email gửi đi bị nằm mãi trong Outbox
-
Không nhận được mail mới, dù chắc chắn có mail gửi tới
-
Bấm Send/Receive thì chờ rất lâu, rồi báo lỗi
-
Thông báo lỗi có dòng “Cannot connect to the server”
Nhiều người nhầm lỗi này với lỗi mạng. Nhưng thực tế, Internet vẫn chạy bình thường, chỉ là Outlook không bắt tay được với mail server.
3. Nguyên nhân phổ biến gây lỗi 0x800CCC0E trong Outlook 2016
Đây là phần quan trọng nhất. Không hiểu nguyên nhân thì sửa kiểu gì cũng hên xui.
Những nguyên nhân thường gặp nhất gồm:
-
Sai thông tin server (IMAP/POP3/SMTP)
-
Sai cổng (port) hoặc mã hóa (SSL/TLS)
-
Tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn Outlook
-
Kết nối mạng không ổn định
-
File cấu hình tài khoản bị lỗi
Trong đó, sai cổng và SMTP authentication là hai thủ phạm “quốc dân”.
4. Kiểm tra lại thông tin server – bước đầu tiên nên làm
Trước khi làm gì phức tạp, hãy kiểm tra lại cấu hình tài khoản email.
Trong Outlook 2016:
-
Vào File
-
Chọn Account Settings → Account Settings
-
Chọn tài khoản bị lỗi → Change
Kiểm tra các mục:
-
Incoming mail server (IMAP hoặc POP3)
-
Outgoing mail server (SMTP)
-
Username (thường là email đầy đủ)
-
Password
Chỉ cần sai một ký tự trong tên server là Outlook “bó tay” ngay.
5. Kiểm tra SMTP Authentication – cực kỳ quan trọng
Đây là chỗ rất nhiều người bỏ sót.
Trong cửa sổ cấu hình tài khoản:
-
Chọn More Settings…
-
Vào tab Outgoing Server
-
Tick My outgoing server (SMTP) requires authentication
-
Chọn Use same settings as my incoming mail server
Nếu không bật mục này, Outlook có thể:
Và thế là lỗi 0x800CCC0E xuất hiện.
6. Kiểm tra cổng kết nối và mã hóa (Ports & Encryption)
Vẫn trong More Settings, chuyển sang tab Advanced.
Kiểm tra:
-
IMAP: thường là cổng 993 (SSL)
-
POP3: thường là cổng 995 (SSL)
-
SMTP: thường là 465 hoặc 587
Nếu:
→ Outlook rất dễ báo lỗi 0x800CCC0E.
Lưu ý: mỗi nhà cung cấp email có thể dùng cổng khác nhau. Đừng đoán. Hãy xem hướng dẫn chính thức của họ.
7. Tường lửa và phần mềm diệt virus – thủ phạm thầm lặng
Đôi khi, cấu hình email đúng hết rồi mà vẫn lỗi. Lúc này, hãy nghĩ tới firewall hoặc antivirus.
Một số phần mềm bảo mật:
Bạn có thể thử:
Nếu tắt antivirus mà gửi/nhận được mail ngay, thì bạn đã tìm đúng thủ phạm.
📌 Prompt tạo ảnh 4:
“Minh họa phần mềm antivirus hoặc firewall chặn kết nối Outlook 2016 tới mail server”
8. Thử tạo lại profile Outlook – khi mọi thứ đều đúng mà vẫn lỗi
Nếu bạn đã:
-
Kiểm tra server
-
Kiểm tra cổng
-
Kiểm tra firewall
…mà vẫn lỗi, rất có thể profile Outlook đã bị hỏng.
Cách xử lý:
-
Mở Control Panel
-
Chọn Mail
-
Chọn Show Profiles
-
Tạo profile mới
-
Thêm lại tài khoản email
Nghe hơi mất công, nhưng cách này giải quyết được rất nhiều lỗi lạ của Outlook 2016.
9. Có nên xóa và thêm lại tài khoản email không?
Nếu bạn không dùng quá nhiều rule, archive hay thiết lập phức tạp, thì:
👉 Có, nên thử
Xóa và thêm lại tài khoản:
-
Nhanh
-
Ít rủi ro
-
Dễ kiểm soát lỗi
Nhất là với tài khoản IMAP, dữ liệu mail vẫn nằm trên server, không sợ mất.
Th2 5, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một ngày đẹp trời, bạn mở Outlook 2016 lên. Outlook chạy chậm. Gửi mail thì quay vòng vòng. Nhận mail thì đứng im. Tệ hơn nữa, có lúc Outlook báo lỗi, có lúc thì… không báo gì cả, chỉ treo.
Nếu tình huống này nghe quen quen, rất có thể file PST của bạn đã quá dung lượng. Và vâng, đây là một trong những “căn bệnh kinh niên” của Outlook, đặc biệt với những ai dùng email lâu năm, không dọn dẹp thường xuyên.
Tin vui là: đa phần sửa được, và không cần cài lại Outlook. Công cụ cần dùng chỉ là một file rất quen mà nhiều người… chưa từng mở: ScanPST.
File PST là gì mà lại gây rắc rối vậy?
Nói đơn giản thế này cho dễ hình dung.
-
PST là file lưu trữ email, lịch, danh bạ, dữ liệu Outlook
-
Dùng chủ yếu cho POP3 hoặc khi bạn lưu trữ mail cục bộ
-
Dùng càng lâu, file càng to
Vấn đề nằm ở chỗ:
👉 Outlook 2016 không thích PST quá lớn
Khi vượt ngưỡng an toàn (thường trên 20–50GB), Outlook bắt đầu:
-
Chạy chậm
-
Gửi/nhận lỗi
-
Dễ hỏng dữ liệu
Và lúc đó, ScanPST chính là “bác sĩ”.
Dấu hiệu nhận biết PST quá dung lượng trong Outlook 2016
Không phải lúc nào Outlook cũng nói thẳng: “PST của bạn to quá rồi!”
Thay vào đó, bạn sẽ thấy những dấu hiệu này:
Nếu bạn dùng Outlook vài năm, mail nhiều, chưa từng archive hay dọn dẹp, thì khả năng PST quá dung lượng là… rất cao.
ScanPST là gì? Có an toàn không?
ScanPST.exe là công cụ:
-
Do chính Microsoft cung cấp
-
Dùng để quét và sửa lỗi file PST/OST
-
Có sẵn trong máy khi cài Outlook
Không phải phần mềm lạ. Không virus. Không mất tiền.
Và quan trọng nhất: nên dùng trước khi nghĩ tới các biện pháp nặng hơn.
Cách sửa lỗi PST quá dung lượng bằng ScanPST (từng bước)
Giờ vào phần chính nhé. Làm chậm, làm đúng, đừng hấp tấp.
Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook
Việc này bắt buộc.
ScanPST không sửa được file đang được Outlook sử dụng.
👉 Hãy kiểm tra cả dưới khay hệ thống (system tray), đảm bảo Outlook đã tắt hẳn.
Bước 2: Tìm file ScanPST.exe trong Outlook 2016
Vị trí phổ biến nhất:
Hoặc:
Trong thư mục đó, tìm file SCANPST.EXE và mở lên.
👉 Mẹo nhỏ: gõ “scanpst” vào ô tìm kiếm Windows cho nhanh.
Bước 3: Chọn file PST cần sửa
Khi ScanPST mở lên:
-
Bấm Browse
-
Chọn file PST của bạn
File PST thường nằm ở:
Hoặc:
👉 Nếu bạn không chắc file nào, vào Outlook → Account Settings → Data Files để xem đường dẫn chính xác.
Bước 4: Bắt đầu quét và sửa
Sau khi chọn file PST:
ScanPST sẽ:
👉 Trước khi sửa, hãy tick chọn “Make backup of scanned file”
Rất quan trọng. Có backup thì làm gì cũng yên tâm hơn.
Sau đó bấm Repair.
Quá trình này:
Cứ để yên, đừng tắt giữa chừng.
Bước 5: Mở lại Outlook và kiểm tra
Sau khi ScanPST báo hoàn tất:
Nếu Outlook chạy mượt hơn, không báo lỗi nữa, thì xin chúc mừng. Bạn đã sửa xong phần lớn vấn đề.
Nếu ScanPST sửa xong mà Outlook vẫn chậm?
Đây là lúc nên giảm dung lượng PST, chứ không chỉ sửa lỗi.
1. Archive email cũ
Vào:
File → Tools → Clean Up / Archive
Di chuyển mail cũ sang file PST khác, nhẹ máy hơn rất nhiều.
2. Xóa mail rác, mail đính kèm nặng
Mail có file đính kèm lớn chính là “thủ phạm giấu mặt”.
3. Compact file PST
Vào:
Account Settings → Data Files → Settings → Compact Now
Giúp nén lại dung lượng trống trong PST.
Có nên tiếp tục dùng PST dung lượng lớn không?
Câu trả lời thật lòng là: không nên.
Nếu bạn:
-
Dùng email lâu năm
-
Mail nhiều
-
File PST trên 20–30GB
👉 Hãy chia nhỏ:
-
Nhiều file PST
-
Archive theo năm
Outlook chạy ổn hơn, ít lỗi hơn, và bạn cũng đỡ phải “gặp lại ScanPST” thường xuyên.
Kết lại cho nhẹ đầu
PST quá dung lượng trong Outlook 2016 là lỗi rất phổ biến, nhưng không phải là “án tử”. Chỉ cần bạn biết dùng ScanPST đúng cách, kết hợp dọn dẹp, archive hợp lý, Outlook sẽ hoạt động ổn định trở lại.
Đừng đợi tới lúc Outlook treo hẳn mới xử lý. Nếu thấy dấu hiệu chậm, lỗi vặt, hãy kiểm tra PST sớm. Một chút chủ động sẽ giúp bạn tránh rất nhiều phiền toái về sau.
Và tin mình đi, cảm giác mở Outlook mà mọi thứ chạy mượt lại… dễ chịu lắm.
Th2 5, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint, Tài Khoản
Bạn đang mở Outlook thì… bụp! – báo lỗi. Mail không tải, Outlook treo, hoặc tệ hơn là không mở được nữa. Nếu bạn dùng Outlook 2019 và lưu trữ email lâu năm, khả năng cao file PST đã quá dung lượng cho phép. Nghe quen không?
Thật ra, đây là lỗi rất nhiều người gặp, nhất là dân văn phòng, kế toán, sale – những người “sống chung với email” mỗi ngày. Tin vui là: bạn hoàn toàn có thể xử lý file PST quá dung lượng và sửa lỗi bằng ScanPST mà không cần cài phần mềm lạ hay gọi IT gấp. Cùng mình đi từng bước nhé.
File PST là gì và vì sao dễ bị quá dung lượng?
File PST (Personal Storage Table) là nơi Outlook lưu trữ toàn bộ email, lịch, danh bạ, ghi chú… trên máy tính của bạn. Nói nôm na, nó giống như một cái “kho chứa” email cá nhân.
Vấn đề nằm ở chỗ này:
-
Outlook 2019 cho phép file PST tối đa 50GB
-
Nhưng chỉ cần tiến sát ngưỡng đó, Outlook đã bắt đầu “khó ở”
-
File càng to → càng dễ lỗi, dễ hỏng, dễ treo
Bạn có thể không nhận ra cho đến một ngày Outlook mở mãi không lên. Bực mình thật sự!
Dấu hiệu nhận biết file PST Outlook 2019 bị quá dung lượng
Không phải lúc nào Outlook cũng nói thẳng: “Này, file PST của bạn đầy rồi!”. Thay vào đó, nó gửi những tín hiệu rất… mơ hồ:
-
Outlook khởi động rất chậm, thậm chí treo
-
Không gửi/nhận được email mới
-
Xuất hiện lỗi như “Cannot open your default email folders”
-
Outlook tự đóng đột ngột
-
File PST không thể mở hoặc báo lỗi dữ liệu
Nếu bạn gặp 2–3 dấu hiệu cùng lúc, gần như chắc chắn file PST đang có vấn đề.
ScanPST là gì? Có thực sự sửa được lỗi PST không?
ScanPST (Inbox Repair Tool) là công cụ chính chủ Microsoft, được cài sẵn cùng Outlook. Nhiệm vụ của nó là:
-
Quét lỗi cấu trúc file PST
-
Sửa lỗi header, index, dữ liệu bị hỏng
-
Khôi phục khả năng mở file PST
Nói cho dễ hiểu: ScanPST giống như bác sĩ cấp cứu cho file PST. Không phải lúc nào cũng chữa khỏi 100%, nhưng trong rất nhiều trường hợp, nó cứu được dữ liệu quan trọng.
Cách tìm ScanPST trong Outlook 2019 (nhiều người tìm mãi không ra!)
Tùy Windows 32-bit hay 64-bit, ScanPST thường nằm ở:
Hoặc:
Mẹo nhanh:
👉 Mở Start Menu → gõ scanpst → Enter.
Nếu có, Windows sẽ tự tìm cho bạn.
Các bước sửa lỗi file PST quá dung lượng bằng ScanPST
Giờ vào phần quan trọng nhất đây.
Bước 1: Đóng hoàn toàn Outlook
Nhớ đóng hẳn nhé, không để chạy ngầm. Nếu cần, mở Task Manager kiểm tra lại.
Bước 2: Mở ScanPST
Click đúp vào SCANPST.EXE
Bước 3: Chọn file PST cần sửa
Bước 4: Bắt đầu quét
Nhấn Start và… chờ.
File càng to, thời gian quét càng lâu. Có khi 10–30 phút là chuyện bình thường.
Bước 5: Sửa lỗi
Khi ScanPST báo lỗi:
Sau khi hoàn tất, hãy mở lại Outlook và kiểm tra.
ScanPST không sửa được thì sao?
Đây là câu hỏi rất thật. Và câu trả lời cũng… rất thật: ScanPST có giới hạn.
Nếu file PST:
-
Quá lớn (gần hoặc vượt 50GB)
-
Bị lỗi nặng do tắt máy đột ngột
-
Đã hỏng nhiều lần trước đó
👉 ScanPST có thể báo sửa xong nhưng Outlook vẫn lỗi.
Trong trường hợp này, bạn nên:
Cách tránh lỗi PST quá dung lượng về sau (rất đáng làm!)
Sửa xong rồi mà không phòng ngừa thì… lỗi lại quay về thôi.
Một vài mẹo đơn giản nhưng hiệu quả:
-
Thường xuyên archive email cũ
-
Chia nhỏ PST thay vì dùng một file duy nhất
-
Xóa email đính kèm nặng không cần thiết
-
Không để PST tiến sát mốc 50GB
Nghe thì đơn giản, nhưng làm đều đặn sẽ giúp Outlook “khỏe” hơn hẳn.
Kết luận
File PST Outlook 2019 quá dung lượng là lỗi phổ biến, nhưng không phải không có cách xử lý. Với ScanPST, bạn có thể tự sửa lỗi cơ bản ngay tại nhà, không cần cài thêm phần mềm hay nhờ kỹ thuật viên.
Quan trọng nhất vẫn là:
👉 Đừng để file PST phình to không kiểm soát.
Chăm sóc nó một chút, Outlook sẽ phục vụ bạn lâu dài và ổn định hơn nhiều.
