Trước khi đi vào thao tác cụ thể, thử nghĩ một chút: nếu notebook của bạn chỉ nằm trong ổ cứng máy tính thì điều gì xảy ra khi máy hỏng, hoặc bạn cần xem ghi chú trên điện thoại? Khá bất tiện đúng không?

Khi sổ tay được lưu trên OneDrive, mọi thứ thay đổi hoàn toàn.

• Ghi chú tự động đồng bộ giữa máy tính, điện thoại và tablet

• Có thể truy cập từ trình duyệt web bất cứ lúc nào

• Dễ dàng chia sẻ notebook với đồng nghiệp hoặc bạn bè

• Hạn chế rủi ro mất dữ liệu nếu máy tính gặp sự cố

Nói cách khác, OneDrive biến OneNote thành một công cụ ghi chú linh hoạt hơn nhiều. Bạn ghi ở laptop, mở điện thoại ra là thấy ngay. Rất tiện!

Kiểm tra vị trí lưu sổ tay hiện tại

Bước đầu tiên khá đơn giản: bạn cần xác định notebook của mình đang được lưu ở đâu.

Mở OneNote 2021 trên máy tính, sau đó:

1. Nhấp vào File ở góc trên bên trái.

2. Chọn Info (Thông tin).

3. Nhìn vào mục Settings → Properties của notebook.

Ở đây, OneNote sẽ hiển thị đường dẫn lưu trữ hiện tại. Nếu bạn thấy đường dẫn kiểu như:

thì nghĩa là notebook vẫn đang nằm trên máy tính. Và đó chính là notebook chúng ta cần chuyển lên OneDrive.

Nghe có vẻ hơi kỹ thuật, nhưng thực ra chỉ là kiểm tra một chút trước khi chuyển thôi.

Đăng nhập tài khoản Microsoft trong OneNote

Trước khi chuyển notebook lên cloud, OneNote cần biết bạn sẽ dùng tài khoản OneDrive nào.

Nếu bạn chưa đăng nhập, hãy làm như sau:

1. Mở File → Account

2. Nhấn Sign In

3. Nhập tài khoản Microsoft (Outlook, Hotmail hoặc tài khoản công ty)

Sau khi đăng nhập xong, OneNote sẽ tự động kết nối với OneDrive cá nhân hoặc OneDrive for Business.

Lúc này, việc chuyển notebook lên cloud mới có thể thực hiện.

Cách chuyển sổ tay OneNote 2021 lên OneDrive

Đây là phần quan trọng nhất. May mắn là Microsoft đã làm cho quy trình này khá đơn giản.

Bước 1: Mở notebook cần chuyển

Trong OneNote, hãy mở notebook bạn muốn đưa lên OneDrive. Nếu bạn có nhiều notebook thì nhớ chọn đúng cái nhé.

Bước 2: Vào menu Share

Nhấn File → Share.

Ở màn hình này, bạn sẽ thấy hai lựa chọn chính:

• Share with People

• Move Notebook

Chúng ta sẽ dùng Move Notebook.

Bước 3: Chọn OneDrive làm nơi lưu

OneNote sẽ hiển thị danh sách vị trí lưu trữ có sẵn. Thông thường bạn sẽ thấy:

• OneDrive – Personal

• OneDrive – Business

• Add a Place

Chọn OneDrive mà bạn muốn dùng.

Bước 4: Nhấn Move Notebook

Sau khi chọn xong, nhấn Move Notebook.

OneNote sẽ bắt đầu sao chép toàn bộ notebook lên OneDrive. Thời gian nhanh hay chậm tùy vào dung lượng ghi chú của bạn.

Và thế là xong!

Nghe thật đơn giản phải không?

Kiểm tra notebook đã đồng bộ chưa

Sau khi chuyển xong, bạn nên kiểm tra lại một chút để chắc chắn mọi thứ hoạt động bình thường.

Có vài cách đơn giản:

Cách 1: Kiểm tra đường dẫn notebook

Vào lại:

File → Info

Nếu bạn thấy đường dẫn dạng:

thì notebook đã nằm trên cloud.

Cách 2: Mở từ OneNote Online

1. Truy cập onedrive.live.com

2. Mở thư mục Documents

3. Tìm notebook vừa chuyển

Nếu mở được trong trình duyệt thì việc chuyển đã thành công.

Cách 3: Kiểm tra đồng bộ

Thử viết một dòng ghi chú mới, sau đó mở OneNote trên điện thoại. Nếu dòng đó xuất hiện sau vài giây… chúc mừng, đồng bộ đang hoạt động hoàn hảo.

Một vài lưu ý khi chuyển notebook

Trong quá trình sử dụng OneNote lâu dài, có vài điều nhỏ nhưng khá quan trọng.

Thứ nhất, sau khi chuyển notebook lên OneDrive, bạn nên luôn mở notebook từ OneDrive, không mở lại bản cũ trên máy tính. Nếu không có thể gây trùng dữ liệu.

Thứ hai, nếu notebook quá lớn (vài GB), quá trình chuyển có thể mất vài phút. Đừng đóng OneNote giữa chừng.

Thứ ba, khi dùng OneDrive, bạn có thể chia sẻ notebook với người khác. Chỉ cần nhấn Share → Invite People và gửi email là xong.

Thật ra đây là một trong những tính năng khiến OneNote cực kỳ mạnh mẽ cho công việc nhóm.

Kết luận

Chuyển sổ tay OneNote lên OneDrive thực ra không phức tạp như nhiều người nghĩ. Chỉ vài bước đơn giản: đăng nhập tài khoản Microsoft, chọn Move Notebook, rồi để OneNote xử lý phần còn lại. Thế là toàn bộ ghi chú của bạn đã được đưa lên cloud.

Và lợi ích thì rõ ràng: truy cập mọi nơi, đồng bộ nhiều thiết bị, chia sẻ dễ dàng và an toàn hơn rất nhiều.

Nếu bạn vẫn đang lưu notebook chỉ trên máy tính, có lẽ đã đến lúc chuyển nó lên OneDrive rồi. Một thay đổi nhỏ thôi… nhưng trải nghiệm sử dụng OneNote sẽ khác hẳn.

Thử ngay xem sao! Có khi bạn sẽ tự hỏi: “Sao mình không làm việc này sớm hơn nhỉ?”

Nếu bạn đang sử dụng OneNote 2019 để ghi chú công việc, học tập hay lưu ý tưởng cá nhân, có thể bạn đã từng rơi vào tình huống khá quen thuộc. Ghi chú nằm trong máy tính này, nhưng khi sang máy khác lại không thấy đâu. Lúc đó mới nhận ra: à, hóa ra notebook vẫn chỉ nằm ở ổ cứng của một chiếc máy duy nhất.

Hơi bất tiện nhỉ?

Đó chính là lý do nhiều người quyết định chuyển sổ tay OneNote lên OneDrive. Khi notebook được lưu trên cloud, mọi thay đổi đều được đồng bộ tự động. Bạn có thể mở ghi chú trên laptop, máy tính văn phòng, thậm chí trên điện thoại.

Chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft là xong. Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng tiện cực kỳ.

Vì sao nên lưu sổ tay OneNote trên OneDrive?

Trước khi đi vào các bước thực hiện, hãy nói một chút về lợi ích của việc chuyển notebook lên OneDrive.

Điều đầu tiên dễ thấy nhất là khả năng truy cập mọi nơi. Bạn có thể mở notebook trên máy tính ở nhà, sau đó tiếp tục chỉnh sửa trên laptop khi ra ngoài. Mọi thay đổi đều được cập nhật gần như ngay lập tức.

Tiếp theo là đồng bộ dữ liệu tự động. Không cần copy file qua USB hay gửi email cho chính mình nữa.

Một điểm nữa mà nhiều người rất thích: sao lưu an toàn. Nếu máy tính gặp sự cố, notebook vẫn nằm trên cloud. Chỉ cần đăng nhập tài khoản là lấy lại toàn bộ ghi chú.

Nói ngắn gọn, OneDrive biến OneNote thành một công cụ ghi chú linh hoạt hơn rất nhiều.

Chuẩn bị trước khi chuyển sổ tay

Trước khi bắt đầu, bạn chỉ cần chuẩn bị vài thứ cơ bản.

Đầu tiên là tài khoản Microsoft. Đây là tài khoản dùng để truy cập OneDrive. Nếu bạn đã dùng Outlook, Hotmail hoặc Microsoft 365 thì có thể dùng luôn.

Thứ hai là kết nối internet ổn định. Vì khi chuyển notebook lên OneDrive, dữ liệu sẽ được tải từ máy tính lên cloud.

Cuối cùng, hãy kiểm tra notebook của bạn. Nếu có nhiều hình ảnh hoặc file đính kèm lớn, quá trình upload có thể mất thêm chút thời gian. Không có gì đáng lo, chỉ cần kiên nhẫn chờ một chút là xong.

Bước 1: Mở notebook cần chuyển

Trước hết, hãy mở OneNote 2019 như bình thường.

Ở cột bên trái màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các notebook đang sử dụng. Hãy chọn notebook mà bạn muốn chuyển lên OneDrive.

Sau đó nhấp vào File ở góc trên bên trái.

Ngay lập tức bạn sẽ thấy một giao diện quản lý notebook hiện ra. Đây là nơi bạn có thể đổi tên, chia sẻ hoặc thay đổi vị trí lưu trữ notebook.

Bước 2: Chọn tùy chọn chia sẻ notebook

Trong menu File, hãy chọn Share.

OneNote sẽ hiển thị các tùy chọn chia sẻ notebook. Một trong số đó chính là OneDrive.

Nếu bạn chưa đăng nhập tài khoản Microsoft trên OneNote, hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập trước khi tiếp tục.

Sau khi đăng nhập xong, danh sách thư mục trên OneDrive của bạn sẽ xuất hiện.

Bước 3: Chọn thư mục lưu notebook

Ở bước này, bạn chỉ cần chọn nơi muốn lưu notebook trên OneDrive.

Có thể là:

• Thư mục Documents

• Thư mục OneNote

• Hoặc một thư mục riêng bạn tạo

Sau khi chọn xong, nhấn Move Notebook.

Ngay lúc đó OneNote sẽ bắt đầu chuyển toàn bộ notebook lên cloud.

Bước 4: Chờ quá trình đồng bộ hoàn tất

Trong quá trình này, OneNote sẽ lần lượt tải lên:

• Các section

• Các trang ghi chú

• Hình ảnh

• File đính kèm

Nếu notebook nhỏ thì quá trình này diễn ra rất nhanh. Còn nếu notebook chứa nhiều nội dung thì có thể mất vài phút.

Chỉ cần chờ một chút. Khi hoàn tất, notebook của bạn sẽ nằm trên OneDrive.

Bước 5: Kiểm tra notebook trên các thiết bị khác

Sau khi chuyển xong, bạn có thể kiểm tra bằng cách đăng nhập OneDrive trên trình duyệt.

Hoặc mở OneNote trên một thiết bị khác.

Nếu notebook xuất hiện và nội dung đầy đủ, điều đó có nghĩa là quá trình chuyển đã thành công.

Từ bây giờ, mọi thay đổi bạn thực hiện trong notebook sẽ được đồng bộ tự động giữa các thiết bị.

Một vài mẹo nhỏ khi dùng OneNote với OneDrive

Sau khi notebook nằm trên cloud, bạn cũng nên chú ý một vài điều nhỏ.

Ví dụ như luôn để OneNote đồng bộ xong trước khi tắt máy. Điều này giúp tránh lỗi dữ liệu chưa được cập nhật.

Ngoài ra, nếu bạn chỉnh sửa cùng lúc trên nhiều thiết bị, hãy để hệ thống đồng bộ hoàn toàn trước khi tiếp tục chỉnh sửa ở thiết bị khác.

Một thói quen tốt nữa là thỉnh thoảng kiểm tra trạng thái Sync trong OneNote. Chỉ mất vài giây nhưng giúp đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật đầy đủ.

Kết luận

Chuyển sổ tay OneNote 2019 lên OneDrive thực ra là một bước rất đơn giản, nhưng lợi ích mang lại thì khá lớn. Notebook không còn bị giới hạn trong một chiếc máy tính nữa. Bạn có thể truy cập ghi chú ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.

Chỉ cần vài thao tác: mở notebook, chọn Share, lưu lên OneDrive và chờ đồng bộ. Vậy là xong.

Một khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên linh hoạt và tiện lợi hơn rất nhiều. Và có lẽ… bạn sẽ tự hỏi tại sao mình không chuyển notebook lên cloud sớm hơn.

Nếu bạn đang sử dụng OneNote 2016 để ghi chú công việc, học tập hay lưu tài liệu cá nhân, có lẽ bạn từng nghĩ đến chuyện này: giá mà notebook có thể mở ở bất cứ đâu thì tiện biết mấy.

Ví dụ như thế này. Bạn ghi chú khá nhiều thứ trên máy tính ở nhà. Nhưng hôm sau ra văn phòng lại cần xem lại. Thế là phải mở đúng chiếc máy đó. Nếu không có sẵn thì… hơi phiền.

Đó chính là lúc OneDrive phát huy tác dụng.

Khi chuyển sổ tay OneNote lên OneDrive, toàn bộ ghi chú sẽ được lưu trên cloud. Bạn có thể mở notebook trên laptop khác, trên web, thậm chí trên điện thoại. Chỉ cần đăng nhập tài khoản Microsoft là xong.

Nghe có vẻ “công nghệ cao” một chút, nhưng thực ra thao tác rất đơn giản. Chỉ vài bước thôi.

Vì sao nên lưu sổ tay OneNote trên OneDrive?

Trước khi đi vào các bước thực hiện, hãy nói nhanh một chút về lợi ích của việc chuyển notebook lên OneDrive.

Đầu tiên là đồng bộ dữ liệu tự động. Khi notebook nằm trên cloud, mọi thay đổi sẽ được cập nhật gần như ngay lập tức.

Thứ hai là truy cập linh hoạt. Bạn có thể mở OneNote trên nhiều thiết bị khác nhau mà vẫn thấy cùng một notebook.

Thứ ba, và cũng khá quan trọng: an toàn dữ liệu. Nếu máy tính bị hỏng hoặc mất, notebook vẫn nằm trên OneDrive. Không lo mất ghi chú quan trọng.

Nhiều người bắt đầu sử dụng OneNote theo cách truyền thống – lưu notebook trong máy. Nhưng sau khi chuyển sang cloud thì hiếm ai quay lại cách cũ.

Chuẩn bị trước khi chuyển sổ tay

Trước khi bắt đầu, bạn chỉ cần chuẩn bị vài thứ cơ bản.

Đầu tiên là tài khoản Microsoft. Đây là tài khoản dùng để đăng nhập OneDrive. Nếu bạn từng sử dụng Outlook, Hotmail hoặc Microsoft 365 thì có thể dùng luôn.

Tiếp theo là kết nối internet ổn định. Vì quá trình chuyển notebook thực chất là tải dữ liệu từ máy tính lên cloud.

Ngoài ra, nếu notebook của bạn có nhiều hình ảnh hoặc file đính kèm lớn thì quá trình upload có thể mất thêm một chút thời gian.

Không có gì quá phức tạp. Chỉ cần chuẩn bị vậy là đủ.

Bước 1: Mở notebook cần chuyển

Trước hết, hãy mở OneNote 2016 như bình thường.

Sau đó tìm notebook mà bạn muốn chuyển lên OneDrive. Notebook thường nằm ở cột bên trái màn hình.

Khi đã mở notebook, bạn vào File ở góc trên bên trái.

Một cửa sổ mới sẽ hiện ra. Đây là nơi quản lý các thiết lập của notebook, bao gồm cả việc chia sẻ và lưu trữ.

Bước 2: Chọn chức năng chia sẻ notebook

Trong cửa sổ File, bạn chọn mục Share.

OneNote sẽ hiển thị các tùy chọn chia sẻ notebook. Một trong số đó là OneDrive.

Nếu bạn chưa đăng nhập tài khoản Microsoft, hệ thống sẽ yêu cầu đăng nhập trước khi tiếp tục.

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy danh sách các thư mục trên OneDrive của mình.

Bước 3: Chọn thư mục lưu notebook

Ở bước này, bạn chỉ cần chọn vị trí lưu notebook trên OneDrive.

Có thể là:

• Thư mục Documents

• Thư mục OneNote

• Hoặc thư mục riêng mà bạn tạo

Sau khi chọn xong, nhấn Move Notebook.

Ngay lúc đó OneNote sẽ bắt đầu chuyển notebook từ máy tính lên cloud.

Bước 4: Chờ quá trình tải dữ liệu hoàn tất

Quá trình upload thường diễn ra khá nhanh nếu notebook không quá lớn.

Trong lúc này, OneNote sẽ lần lượt tải:

• Các section

• Các trang ghi chú

• Hình ảnh và file đính kèm

Bạn chỉ cần chờ một chút. Khi hoàn tất, notebook sẽ nằm trên OneDrive.

Bước 5: Kiểm tra notebook trên cloud

Sau khi chuyển xong, bạn có thể kiểm tra bằng cách mở OneDrive trên trình duyệt.

Hoặc thử đăng nhập OneNote trên thiết bị khác.

Nếu notebook xuất hiện và nội dung đầy đủ, điều đó có nghĩa là quá trình chuyển đã thành công.

Từ bây giờ, mọi thay đổi bạn thực hiện trong OneNote sẽ được đồng bộ tự động.

Một vài mẹo nhỏ khi sử dụng OneNote với OneDrive

Sau khi notebook nằm trên cloud, bạn cũng nên lưu ý vài điều nhỏ.

Ví dụ như luôn để OneNote đồng bộ xong trước khi tắt máy. Điều này giúp tránh lỗi dữ liệu.

Ngoài ra, nếu chỉnh sửa cùng lúc trên nhiều thiết bị, hãy để hệ thống đồng bộ trước khi tiếp tục chỉnh sửa ở thiết bị khác.

Một mẹo nữa là thỉnh thoảng kiểm tra trạng thái Sync trong OneNote. Chỉ mất vài giây thôi nhưng giúp đảm bảo mọi dữ liệu đều được cập nhật.

Kết luận

Chuyển sổ tay OneNote 2016 lên OneDrive là một bước nhỏ nhưng mang lại rất nhiều lợi ích. Notebook không còn bị “mắc kẹt” trong một chiếc máy tính nữa. Bạn có thể mở ghi chú ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.

Chỉ cần vài bước đơn giản: mở notebook, chọn Share, lưu lên OneDrive và chờ đồng bộ. Vậy là xong.

Một khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên linh hoạt hơn rất nhiều. Và thành thật mà nói, rất khó quay lại cách lưu notebook trong máy như trước đây.