Th12 30, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Excel 2010 nghe thì có vẻ “đời cũ”, nhưng ai làm văn phòng lâu năm đều biết: nhiều lúc chính mấy phiên bản này lại ổn định và dễ dùng nhất. Và trong số những tính năng rất đáng giá của Excel 2010, Data Validation tạo dropdown chắc chắn là một thứ bạn nên nắm thật chắc.
Bạn đã bao giờ mở một file Excel ra và thấy dữ liệu mỗi dòng mỗi kiểu chưa? Người thì gõ “Hoàn thành”, người khác ghi “xong”, có người lại viết “done”. Nhìn mà chỉ muốn thở dài. Lúc này, dropdown chính là cứu cánh. Đơn giản, gọn gàng, và cực kỳ hiệu quả.
1. Data Validation dropdown là gì mà nhiều người thích vậy?
Nói một cách dễ hiểu, Data Validation là công cụ giúp bạn kiểm soát dữ liệu được nhập vào ô Excel. Thay vì cho người dùng gõ tự do, bạn giới hạn họ chỉ được chọn trong những giá trị bạn cho phép.
Với kiểu List, Excel sẽ tạo ra một mũi tên nhỏ trong ô, bấm vào là hiện danh sách để chọn. Không cần gõ, không lo sai chính tả. Nghe thôi đã thấy “nhẹ đầu” rồi đúng không?
Dropdown thường được dùng cho:
Một khi bạn quen dùng rồi, rất khó quay lại kiểu nhập tay lung tung như trước.
2. Chuẩn bị danh sách nguồn cho dropdown
Trước khi tạo dropdown, bạn cần xác định danh sách giá trị sẽ cho người dùng chọn. Có hai cách làm phổ biến.
Cách 1: Nhập trực tiếp danh sách
Cách này nhanh, gọn, dùng khi danh sách ngắn và ít thay đổi. Ví dụ:
Nhược điểm là nếu sau này muốn sửa hay thêm giá trị, bạn phải mở lại Data Validation để chỉnh.
Cách 2: Tạo danh sách trong sheet (nên dùng)
Bạn tạo một sheet riêng, ví dụ tên là DanhMuc, rồi nhập các giá trị theo cột dọc. Cách này nhìn chuyên nghiệp hơn và dễ quản lý về lâu dài.
Tin mình đi, khi file Excel bắt đầu phình to, bạn sẽ cảm ơn bản thân vì đã chọn cách này.
3. Các bước tạo dropdown bằng Data Validation trong Excel 2010
Giờ vào phần quan trọng nhất đây, làm từng bước nhé.
Bước 1: Chọn ô hoặc vùng ô cần tạo dropdown
Ví dụ: chọn từ D2 đến D200 trong cột “Trạng thái”.
Bước 2: Trên thanh menu, vào Data → Data Validation
Bước 3: Hộp thoại hiện ra, ở tab Settings:
Nếu bạn nhập trực tiếp:
Nếu bạn lấy từ sheet DanhMuc, ví dụ vùng A2:A5:
Nhấn OK. Xong! Dropdown đã xuất hiện. Chỉ cần bấm vào mũi tên là chọn được ngay.
4. Mẹo hay: dùng Named Range cho dropdown
Nếu bạn muốn làm việc “ngầu” hơn một chút, hãy dùng Named Range. Thay vì trỏ trực tiếp tới vùng ô, bạn đặt tên cho danh sách.
Cách làm:
-
Bôi đen danh sách (ví dụ A2:A20)
-
Nhìn lên góc trái trên cùng (ô Name Box)
-
Gõ tên, ví dụ: TrangThai
-
Nhấn Enter
Sau đó, trong Source của Data Validation, bạn chỉ cần nhập:
Rất gọn. Và đặc biệt hữu ích khi bạn dùng cùng một dropdown ở nhiều nơi.
5. Thông báo nhập liệu: nhỏ nhưng có võ
Data Validation còn cho phép bạn tạo thông báo để hướng dẫn người dùng.
Input Message
Thông báo hiện khi chọn vào ô.
Ví dụ: “Vui lòng chọn trạng thái từ danh sách có sẵn.”
Error Alert
Hiện khi người dùng nhập sai dữ liệu.
Bạn có thể chọn:
Tuỳ mức độ “khó tính” của bạn mà chọn. Với dữ liệu quan trọng, mình thường chọn Stop cho chắc ăn.
6. Dropdown phụ thuộc có làm được không?
Có nhé. Excel 2010 hoàn toàn làm được dropdown phụ thuộc, kiểu chọn “Danh mục” rồi dropdown “Sản phẩm” tự thay đổi. Tuy nhiên phần này cần dùng Named Range kết hợp hàm INDIRECT, hơi dài dòng hơn.
Nếu bạn chỉ cần dropdown cơ bản để nhập liệu chuẩn, thì những gì ở trên là quá đủ rồi. Còn nâng cao hơn, mình khuyên nên tách thành một bài riêng để dễ theo dõi.
7. Một vài lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
-
Dropdown không hiện: kiểm tra lại In-cell dropdown
-
Source báo lỗi: xem lại dấu = và tên sheet
-
Copy dropdown bị sai dữ liệu: dùng địa chỉ tuyệt đối hoặc Named Range
-
Danh sách có dấu phẩy: nên dùng vùng ô làm nguồn
Excel đôi khi “khó ở”, nhưng phần lớn lỗi đều do mình gõ thiếu hoặc trỏ nhầm. Bình tĩnh là xử được hết.
Kết luận
Data Validation tạo dropdown trong Excel 2010 là một kỹ năng nhỏ nhưng lợi ích thì rất lớn. Bạn tiết kiệm thời gian, giảm lỗi, dữ liệu nhìn gọn gàng và chuyên nghiệp hơn hẳn. Một khi đã quen tay, bạn sẽ thấy Excel “dễ chịu” hơn rất nhiều.
Nếu bạn muốn mình viết tiếp về dropdown phụ thuộc, danh sách tự mở rộng, hoặc áp dụng dropdown trong báo cáo thực tế, cứ nói nhé. Mình làm tiếp cho bạn ngay.
Th12 30, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Có những lúc bạn mở Excel ra, dữ liệu dài ngoằng, nhìn qua thì có vẻ ổn, nhưng trong lòng lại lăn tăn: “Ủa, danh sách này có bị trùng không ta?”
Trùng mã khách, trùng số điện thoại, trùng email, trùng mã sản phẩm… nghe thì nhỏ thôi, nhưng lỡ lọt một chỗ là báo cáo sai, gửi đi rồi mới phát hiện thì đúng là muốn “xỉu ngang”. 😅
May mà Excel 2021 có sẵn một tính năng cực tiện: Conditional Formatting. Chỉ cần vài thao tác là Excel tự tô màu những giá trị bị trùng. Bạn không phải dò từng dòng, không phải lọc lằng nhằng, càng không cần công thức phức tạp. Nhanh gọn, rõ ràng.
Prompt tạo ảnh 1:
“Excel 2021 spreadsheet with a large dataset, user preparing to highlight duplicate values using Conditional Formatting, modern desk setup, realistic lighting”
Conditional Formatting là gì? (Nói đơn giản thôi)
Conditional Formatting nghĩa là định dạng có điều kiện. Bạn đặt ra một “luật” nhỏ, ví dụ như:
-
Ô nào lớn hơn 100 thì tô màu
-
Ô nào chứa chữ “Lỗi” thì đổi màu chữ
-
Và hôm nay: ô nào trùng lặp thì làm nổi bật
Điểm hay là:
-
Không thay đổi dữ liệu gốc
-
Dữ liệu cập nhật thì màu cũng đổi theo
-
Bạn có thể chỉnh lại hoặc xóa bất cứ lúc nào
Nó giống như cái “đèn cảnh báo” ngay trong bảng tính vậy. Nhìn một cái là biết.
Khi nào nên dùng Conditional Formatting để tìm trùng?
Rất nhiều tình huống “đời thường” luôn:
-
Danh sách khách hàng: kiểm tra trùng số điện thoại/email
-
Danh sách nhân sự: trùng mã NV, CCCD
-
Danh sách đơn hàng: trùng mã đơn
-
Gộp nhiều file lại: muốn biết chỗ nào bị nhập lặp
Nói chung, cứ khi nào bạn cần kiểm tra nhanh “có bị trùng không”, thì Conditional Formatting là lựa chọn tiện nhất.
Cách tìm trùng lặp bằng Conditional Formatting trong Excel 2021 (cơ bản mà hiệu quả)
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra
Bạn bôi đen:
📌 Mẹo nhỏ: Nếu bạn chỉ muốn kiểm tra trùng trong một cột, thì chỉ chọn đúng cột đó thôi. Chọn cả bảng đôi khi gây “nhiễu”, vì Excel sẽ xem trùng trong toàn vùng được chọn.
Bước 2: Mở tính năng Duplicate Values
-
Vào tab Home
-
Chọn Conditional Formatting
-
Chọn Highlight Cells Rules
-
Chọn Duplicate Values…
Bước 3: Chọn Duplicate và màu hiển thị
Trong hộp thoại hiện ra, bạn sẽ thấy:
Thông thường bạn chọn Duplicate.
Bên cạnh là phần chọn màu: đỏ, vàng, xanh… tùy bạn.
Nhấn OK.
Xong. Ngay lập tức, Excel sẽ tô màu tất cả giá trị bị trùng trong vùng bạn chọn. Nhanh kiểu “chưa kịp uống miếng nước đã xong”.
Những thứ hay khiến bạn tưởng “không trùng” nhưng thật ra… có vấn đề
Đây là đoạn mà nhiều người gặp rồi mới ngớ ra. Vì Excel so sánh rất “máy móc”, nên có vài trường hợp nhìn giống nhưng nó lại không tô màu (hoặc tô màu sai kỳ vọng).
1) Dấu cách thừa (siêu thường gặp)
Ví dụ:
Mắt thường nhìn như nhau, Excel thì coi khác nhau.
Cách xử lý: dùng TRIM để xóa khoảng trắng thừa, hoặc Copy → Paste Values sau khi làm sạch.
2) Số và text nhìn giống nhưng không phải
-
123 dạng Number
-
"123" dạng Text
Trông giống 100%, nhưng bản chất khác. Excel có thể không đánh dấu trùng như bạn nghĩ.
3) Dữ liệu copy từ web có ký tự ẩn
Có khi bạn copy danh sách từ website hoặc PDF, nhìn thì bình thường, nhưng bên trong có ký tự ẩn. Khi đó Conditional Formatting có thể “bỏ lọt”.
Cách xử lý: dùng CLEAN hoặc dán dạng Values trước.
Tìm trùng lặp trong nhiều cột cùng lúc (khá hay ho)
Bạn hoàn toàn có thể bôi đen nhiều cột, ví dụ A:C, rồi áp dụng Duplicate Values. Excel sẽ tìm trùng trong toàn bộ vùng đó.
Nhưng nhớ nhé:
Cách này rất hợp để:
Cách xóa hoặc chỉnh sửa Conditional Formatting
Làm xong rồi, bạn có thể muốn bỏ màu để bảng sạch sẽ hơn.
Xóa nhanh:
-
Chọn vùng dữ liệu (hoặc cả sheet)
-
Home → Conditional Formatting → Clear Rules
-
Chọn:
Chỉnh sửa:
Kết lại – tìm trùng lặp trong Excel 2021 dễ hơn bạn nghĩ
Thật ra, Conditional Formatting tìm trùng lặp trong Excel 2021 là một kỹ năng nhỏ nhưng cực hữu dụng. Nó giúp bạn phát hiện lỗi nhanh, trực quan, không cần công thức, không cần mẹo phức tạp.
Chỉ cần nhớ một đường đi:
Home → Conditional Formatting → Highlight Cells Rules → Duplicate Values
là bạn đã có thể “soi” trùng lặp ngon lành rồi.
Th12 29, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Có bao giờ bạn mở một file Excel ra, kéo xuống thấy cả trăm, cả nghìn dòng dữ liệu rồi tự hỏi:
“Trong này có bị trùng không ta?”
Ngồi dò từng dòng? Thôi, nghĩ thôi đã thấy mệt rồi.
May mà Excel 2016 có một tính năng cực kỳ hữu ích, nhẹ nhàng nhưng hiệu quả: Conditional Formatting. Chỉ vài cú click là những dữ liệu trùng lặp sẽ tự động “nhảy ra ánh sáng”, không cần công thức phức tạp, không cần lọc rườm rà.
Vấn đề là, nhiều người biết tên nhưng chưa dùng bao giờ, hoặc dùng rồi mà chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Hôm nay mình sẽ đi từng bước, chậm rãi, dễ hiểu, để bạn dùng được ngay.
Conditional Formatting là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng
Conditional Formatting, hiểu nôm na là định dạng có điều kiện.
Tức là Excel sẽ tự động:
-
Tô màu
-
Đổi màu chữ
-
Đổi kiểu hiển thị
dựa trên điều kiện bạn đặt ra.
Trong trường hợp này, điều kiện của chúng ta rất rõ ràng:
👉 Giá trị nào bị trùng lặp thì làm nổi bật nó lên.
Điểm hay là:
-
Không làm thay đổi dữ liệu gốc
-
Có thể bật, tắt, chỉnh sửa bất cứ lúc nào
-
Dữ liệu thay đổi thì màu sắc tự cập nhật theo
Rất phù hợp để kiểm tra dữ liệu nhanh.
Khi nào nên dùng Conditional Formatting để tìm trùng?
Tính năng này cực kỳ hữu ích trong nhiều tình huống thực tế, ví dụ như:
-
Danh sách khách hàng → kiểm tra trùng số điện thoại, email
-
Danh sách mã sản phẩm → tránh nhập trùng mã
-
Danh sách nhân viên → phát hiện trùng CMND, mã NV
-
File tổng hợp nhiều nguồn → kiểm tra lỗi nhập liệu
Nếu bạn làm việc với Excel thường xuyên, gần như tuần nào cũng sẽ cần đến nó.
Cách tìm dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting trong Excel 2016
Đây là phần quan trọng nhất, và cũng là phần dễ nhất.
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần kiểm tra
📌 Lưu ý nhỏ: chỉ chọn đúng vùng cần kiểm tra, tránh chọn dư để không bị nhiễu.
Bước 2: Mở Conditional Formatting
-
Vào tab Home
-
Chọn Conditional Formatting
-
Chọn Highlight Cells Rules
-
Chọn Duplicate Values…
Ngay lúc này, Excel đã hiểu bạn muốn làm gì rồi.
Bước 3: Chọn kiểu hiển thị
Một hộp thoại nhỏ hiện ra, bạn sẽ thấy:
Thông thường, bạn chọn Duplicate.
Bên phải là phần chọn màu:
Nhấn OK là xong.
Chỉ vài giây, các giá trị trùng lặp sẽ được tô màu ngay lập tức. Rất trực quan, nhìn là thấy liền.
Kiểm tra trùng lặp chính xác hơn – tránh hiểu nhầm
Có một điểm bạn nên để ý:
👉 Excel so sánh đúng giá trị hiển thị, chứ không “đoán ý” cho bạn.
Ví dụ:
Ngoài ra:
-
Dấu cách thừa
-
Ký tự ẩn khi copy từ web
cũng có thể khiến dữ liệu trông giống nhau nhưng không bị tô màu. Trường hợp này, bạn nên làm sạch dữ liệu trước (TRIM, CLEAN…).
Tìm trùng lặp trong nhiều cột cùng lúc
Nhiều người chỉ biết tìm trùng trong một cột, nhưng thực ra bạn có thể áp dụng cho nhiều cột cùng lúc.
Cách làm:
Excel sẽ tìm trùng trong toàn bộ vùng bạn chọn, không phân biệt cột nào.
Rất hữu ích khi:
Cách xóa hoặc chỉnh sửa Conditional Formatting
Sau khi kiểm tra xong, bạn có thể:
Cách xóa:
-
Chọn vùng dữ liệu
-
Vào Conditional Formatting
-
Chọn Clear Rules
-
Chọn:
Ngoài ra, bạn cũng có thể vào Manage Rules để chỉnh sửa lại màu sắc, phạm vi áp dụng.
Một vài mẹo nhỏ giúp tìm trùng lặp hiệu quả hơn
-
Luôn kiểm tra và làm sạch dữ liệu trước
-
Không gộp ô (Merge Cells) trong vùng kiểm tra
-
Dùng màu nổi nhưng không quá gắt
-
Kết hợp với Filter để xử lý dữ liệu nhanh hơn
Những mẹo nhỏ này giúp bạn tránh nhầm lẫn và làm việc “đỡ đau mắt” hơn.
Kết lại – tìm trùng lặp không khó, chỉ cần dùng đúng công cụ
Thật ra, Conditional Formatting tìm trùng lặp trong Excel 2016 không hề phức tạp. Nó là một trong những tính năng rất “đời”, rất thực tế, nhưng lại hay bị bỏ qua.
Chỉ cần vài thao tác:
-
Chọn dữ liệu
-
Đặt điều kiện
-
Xem kết quả
Là bạn đã tránh được rất nhiều lỗi nhập liệu, sai sót không đáng có. Và một khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy mình dùng tính năng này thường xuyên hơn bạn nghĩ đấy.
Th12 27, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn đang dùng Excel 365 và thường xuyên phải làm việc với nhiều bảng dữ liệu, nhiều file, nhiều sheet… thì chắc bạn cũng từng có cảm giác này:
ngày đầu thì còn hào hứng copy – paste, ngày thứ hai bắt đầu thấy mệt, sang ngày thứ ba thì chỉ muốn hỏi một câu: “Có cách nào đỡ khổ hơn không?”
Câu trả lời là có. Và nó mang tên Power Query.
Power Query trong Excel 365, không còn là công cụ “phụ trợ” nữa, mà gần như là vũ khí chính để xử lý, làm sạch và hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản. Một lần làm đúng, những lần sau chỉ việc bấm Refresh. Nghe thôi đã thấy nhẹ người rồi, đúng không?
Power Query trong Excel 365 là gì? Hiểu cho đúng trước khi dùng
Power Query là công cụ Get & Transform Data, có sẵn và được tích hợp sâu trong Excel 365.
Nói đơn giản, Power Query giúp bạn:
-
Lấy dữ liệu từ nhiều nguồn (file Excel, CSV, folder…)
-
Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, đổi định dạng, tách cột)
-
Hợp nhất nhiều bảng thành một
-
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi
Điểm khác biệt lớn nhất so với copy – paste là:
👉 Power Query ghi nhớ toàn bộ các bước bạn làm.
Nên về sau, dữ liệu có đổi thì bạn cũng không phải làm lại từ đầu.
Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?
Không phải lúc nào cũng cần Power Query. Nhưng nếu bạn rơi vào các trường hợp sau, thì rất nên dùng:
-
Có nhiều bảng giống cấu trúc cần gộp (theo tháng, theo chi nhánh)
-
Có nhiều file Excel đặt chung một thư mục
-
Cần hợp nhất dữ liệu định kỳ (tuần, tháng)
-
Muốn dữ liệu tự cập nhật, không làm tay lại mỗi lần
Nếu chỉ gộp 2–3 dòng thì thôi. Nhưng dữ liệu đã nhiều mà còn hay đổi, thì Power Query đúng là “cứu tinh”.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – đừng xem nhẹ
Power Query rất mạnh, nhưng nó thích dữ liệu “ngăn nắp”.
Trước khi hợp nhất, bạn nên:
-
Đảm bảo mỗi bảng có hàng tiêu đề rõ ràng
-
Không có dòng trống ở giữa dữ liệu
-
Không gộp ô (Merge Cells)
-
Các cột cùng ý nghĩa nên có tên giống nhau
Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều lỗi lặt vặt về sau.
Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 365 (Append)
Đây là cách dùng phổ biến nhất.
Ví dụ:
Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng:
Mỗi bảng có cùng cấu trúc: Ngày – Mã SP – Số lượng – Doanh thu.
Các bước thực hiện:
-
Chọn bảng đầu tiên
-
Vào Data → From Table/Range
-
Power Query Editor mở ra
-
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
-
Chọn các bảng cần hợp nhất
-
Nhấn OK
Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu được gộp thành một bảng duy nhất. Không copy, không dán, không sợ sót dòng.
Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)
Trường hợp này giống VLOOKUP hoặc XLOOKUP, nhưng mạnh và bền hơn.
Ví dụ:
-
Bảng A: Mã SP – Tên SP
-
Bảng B: Mã SP – Giá bán
Bạn muốn tạo bảng tổng hợp gồm cả tên và giá.
Cách làm:
-
Đưa cả hai bảng vào Power Query
-
Chọn bảng chính
-
Chọn Home → Merge Queries
-
Chọn bảng phụ
-
Click cột khóa ở cả hai bảng
-
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
-
Nhấn OK
Sau đó:
-
Mở rộng cột vừa merge
-
Chọn cột dữ liệu cần lấy
Cách này rất ổn khi dữ liệu lớn và bạn không muốn công thức chạy chậm.
Điểm “ăn tiền” nhất của Power Query trong Excel 365: Refresh
Đây là chỗ khiến Power Query khác biệt hoàn toàn.
Khi dữ liệu nguồn:
-
Thêm dòng
-
Thêm file mới
-
Cập nhật số liệu
Bạn chỉ cần:
-
Mở file tổng
-
Nhấn Refresh All
Power Query tự động chạy lại toàn bộ quy trình: lấy dữ liệu → làm sạch → hợp nhất → xuất kết quả. Không cần làm lại thủ công. Rất đã.
Một số lỗi hay gặp khi hợp nhất bảng bằng Power Query
-
Merge không ra dữ liệu → cột khóa khác kiểu dữ liệu
-
Append lệch cột → tên cột không giống nhau hoàn toàn
-
Refresh lỗi → đường dẫn file nguồn bị đổi
-
Dữ liệu trùng → cần Remove Duplicates
Những lỗi này không khó, chỉ cần để ý là xử lý được.
Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query trong Excel 365 hiệu quả hơn
-
Luôn đưa dữ liệu gốc về dạng Table (Ctrl + T)
-
Đặt tên bảng, tên query rõ ràng
-
Hạn chế chỉnh tay trong Power Query nếu không cần
-
Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file
Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ mở rộng và dễ bảo trì về lâu dài.
Kết lại – Power Query trong Excel 365 là công cụ rất đáng học
Power Query không phải là thứ chỉ dành cho “cao thủ Excel”. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc lặp đi lặp lại, nhất là mấy việc như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.
Nếu bạn đang dùng Excel 365 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư quá xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: làm việc đỡ mệt hơn hẳn.
Th12 26, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và thường xuyên phải xử lý nhiều bảng dữ liệu khác nhau, thì mình cá là bạn đã từng rơi vào cảnh này: mở 3–4 file Excel, copy từng bảng, dán vào một file tổng, canh cột cho thẳng, canh dòng cho khớp. Làm xong thì cũng xong… cho hôm đó thôi. Ngày mai dữ liệu đổi, bạn lại làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy oải rồi.
Và đó là lúc Power Query trong Excel 2019 phát huy tác dụng. Không màu mè, không phô trương, nhưng cực kỳ thực tế. Nó giúp bạn hợp nhất bảng dữ liệu một cách bài bản, có quy trình rõ ràng, và quan trọng nhất là có thể cập nhật tự động. Một lần thiết lập, về sau chỉ việc bấm Refresh.
Power Query trong Excel 2019 có gì khác?
Về bản chất, Power Query trong Excel 2019 vẫn là công cụ Get & Transform Data quen thuộc. So với Excel 2016, giao diện mượt hơn một chút, thao tác ổn định hơn, ít lỗi vặt hơn. Nhưng quan trọng nhất là: mọi tính năng hợp nhất bảng đều đã rất hoàn chỉnh.
Bạn có thể:
-
Gộp nhiều bảng giống cấu trúc (Append)
-
Hợp nhất hai bảng theo cột khóa (Merge)
-
Làm sạch dữ liệu trước và sau khi gộp
-
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi
Không cần viết công thức, không cần VBA. Chỉ cần hiểu đúng cách làm.
Trước khi hợp nhất bảng – đừng bỏ qua bước chuẩn bị
Power Query rất “khỏe”, nhưng không phải là thần thánh. Muốn nó chạy mượt, bạn nên chuẩn bị dữ liệu một chút:
-
Mỗi bảng nên có hàng tiêu đề rõ ràng
-
Không để dòng trống ở giữa dữ liệu
-
Không gộp ô (Merge Cells)
-
Cột khóa (mã SP, mã NV…) phải cùng kiểu dữ liệu
Chuẩn bị tốt từ đầu sẽ giúp bạn đỡ phải sửa lỗi về sau.
Cách hợp nhất nhiều bảng cùng cấu trúc trong Excel 2019 (Append)
Đây là trường hợp gặp nhiều nhất.
Ví dụ:
Bạn có dữ liệu bán hàng theo từng tháng, mỗi tháng một sheet hoặc một file riêng, nhưng cấu trúc giống hệt nhau.
Các bước thực hiện:
-
Chọn bảng đầu tiên
-
Vào Data → From Table/Range
-
Power Query Editor mở ra
-
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
-
Chọn các bảng cần hợp nhất
-
Nhấn OK
Chỉ vài bước, toàn bộ dữ liệu đã được gộp vào một bảng duy nhất. Không copy – paste, không sợ sót dòng, cũng không lo lặp tiêu đề.
Hợp nhất hai bảng khác cấu trúc theo cột khóa (Merge)
Đây là dạng nâng cao hơn một chút, nhưng cực kỳ hữu dụng.
Ví dụ:
Bạn muốn tạo bảng tổng:
Cách làm:
-
Đưa cả hai bảng vào Power Query
-
Chọn bảng chính
-
Chọn Home → Merge Queries
-
Chọn bảng phụ
-
Click chọn cột khóa ở cả hai bảng
-
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
-
Nhấn OK
Sau đó:
-
Mở rộng cột mới
-
Chọn cột dữ liệu cần lấy
Cách này thay thế rất tốt cho VLOOKUP hoặc XLOOKUP khi dữ liệu lớn và phức tạp.
Sức mạnh thật sự của Power Query: Refresh là xong
Điểm khiến nhiều người “nghiện” Power Query chính là chỗ này.
Khi dữ liệu nguồn thay đổi:
-
File mới thêm dòng
-
Tháng mới xuất hiện
-
Số liệu được cập nhật
Bạn không cần làm lại gì cả.
Chỉ cần:
-
Mở file tổng
-
Nhấn Refresh
Power Query tự động chạy lại toàn bộ các bước: lấy dữ liệu, làm sạch, hợp nhất, xuất kết quả. Rất gọn.
Một số lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng trong Excel 2019
-
Merge nhưng không ra dữ liệu → kiểm tra kiểu dữ liệu cột khóa
-
Append bị lệch cột → tên cột không giống nhau 100%
-
Refresh báo lỗi → đường dẫn file nguồn đã thay đổi
-
Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates trong Power Query
Những lỗi này khá phổ biến, nhưng đều xử lý được nếu bạn để ý một chút.
Mẹo nhỏ giúp dùng Power Query hiệu quả hơn
-
Đặt dữ liệu gốc dạng Table (Ctrl + T)
-
Đặt tên bảng rõ ràng
-
Không chỉnh sửa trực tiếp dữ liệu trong Power Query nếu không cần
-
Giữ cấu trúc dữ liệu ổn định giữa các file
Những thói quen này giúp file của bạn bền và dễ mở rộng về sau.
Kết lại – Power Query trong Excel 2019 rất đáng để học
Power Query không phải là thứ chỉ dành cho dân kỹ thuật. Ngược lại, nó sinh ra để giảm việc tay chân, nhất là mấy công việc lặp đi lặp lại như hợp nhất bảng, gộp file, làm báo cáo định kỳ.
Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và vẫn còn copy – paste dữ liệu mỗi ngày, thì học Power Query là một khoản đầu tư rất xứng đáng. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất: đỡ mệt thật sự.
Th12 25, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng phải copy – paste dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau rồi ngồi canh từng dòng, từng cột cho khớp, thì chắc bạn hiểu cảm giác đó mệt cỡ nào. Sai một ô là lệch hết. Chưa kể, chỉ cần file nguồn cập nhật lại là bạn… làm lại từ đầu. Nghe thôi đã thấy nản rồi.
Và rồi Power Query trong Excel 2016 xuất hiện. Không ồn ào, không phô trương, nhưng lại giải quyết đúng mấy việc “khó chịu” nhất: hợp nhất bảng, làm sạch dữ liệu và tự động cập nhật. Dùng một lần là thấy khác liền.
Power Query là gì? Hiểu nhanh cho dễ bắt đầu
Power Query là công cụ lấy – biến đổi – hợp nhất dữ liệu có sẵn trong Excel 2016 (từ bản 2016 trở lên).
Nói đơn giản, nó giúp bạn:
-
Kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn
-
Làm sạch dữ liệu (xóa trùng, tách cột, đổi định dạng)
-
Hợp nhất nhiều bảng thành một
-
Tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi
Quan trọng nhất:
👉 Không cần viết công thức phức tạp, hầu hết chỉ là chọn và click.
Khi nào nên dùng Power Query để hợp nhất bảng?
Có vài tình huống rất “điển hình”:
-
Nhiều file Excel, cấu trúc giống nhau → gộp thành một bảng
-
Một bảng bán hàng theo tháng → muốn gộp thành dữ liệu cả năm
-
Hai bảng khác nhau nhưng có cột khóa chung (mã SP, mã NV…)
-
Dữ liệu thường xuyên cập nhật, không muốn làm lại thủ công
Nếu bạn thấy mình trong mấy tình huống này, Power Query là lựa chọn rất hợp lý.
Chuẩn bị dữ liệu trước khi hợp nhất – bước nhỏ nhưng cực quan trọng
Trước khi dùng Power Query, bạn nên kiểm tra nhanh:
-
Tên cột giống nhau (nếu muốn gộp theo chiều dọc)
-
Kiểu dữ liệu tương đồng (số, ngày, text)
-
Không có dòng tiêu đề lặp lại giữa bảng
-
Không gộp ô (merge cells)
Dữ liệu càng “sạch” thì hợp nhất càng mượt, ít lỗi vặt.
Cách hợp nhất nhiều bảng giống cấu trúc (Append)
Đây là cách dùng phổ biến nhất.
Ví dụ:
Bạn có 3 bảng bán hàng:
Cột giống hệt nhau, chỉ khác dữ liệu.
Các bước thực hiện:
-
Chọn bảng thứ nhất
-
Vào Data → From Table/Range
-
Power Query Editor mở ra
-
Chọn Home → Append Queries → Append Queries as New
-
Chọn các bảng cần gộp
-
Nhấn OK
Vậy là xong. Chỉ vài click, toàn bộ dữ liệu đã nằm chung một bảng. Không copy, không paste, không sợ lệch.
Hợp nhất hai bảng theo cột khóa chung (Merge)
Trường hợp này giống kiểu VLOOKUP, nhưng mạnh hơn.
Ví dụ:
-
Bảng A: Mã SP, Tên SP
-
Bảng B: Mã SP, Doanh thu
Bạn muốn gộp thành:
Các bước:
-
Đưa cả hai bảng vào Power Query
-
Chọn bảng chính
-
Chọn Home → Merge Queries
-
Chọn bảng phụ
-
Click cột khóa chung ở cả hai bảng
-
Chọn kiểu kết nối (thường là Left Outer)
-
Nhấn OK
Sau đó:
-
Mở rộng cột vừa merge
-
Chọn cột cần lấy
Kết quả gọn gàng, rõ ràng, không lệ thuộc công thức.
Điểm mạnh nhất của Power Query: tự động cập nhật
Đây là chỗ mà Power Query “ăn đứt” copy – paste.
Khi dữ liệu nguồn thay đổi:
Không cần làm lại từ đầu. Không sợ sót bước. Rất hợp cho file báo cáo định kỳ.
Một vài lỗi thường gặp khi hợp nhất bảng
-
Cột khóa khác kiểu dữ liệu → merge không ra kết quả
-
Tên cột giống nhưng thừa khoảng trắng → append lệch cột
-
Dữ liệu bị trùng → cần Remove Duplicates
-
Đổi tên bảng nguồn → query bị lỗi đường dẫn
Những lỗi này sửa được, chỉ cần để ý một chút.
Kết lại – Power Query là “trợ lý thầm lặng” của Excel 2016
Ban đầu, Power Query có thể hơi lạ. Giao diện khác Excel thường ngày, nhiều nút mới. Nhưng một khi đã quen, bạn sẽ thấy: nó sinh ra để giảm việc tay chân, chứ không phải làm khó người dùng.
Nếu bạn hay:
-
Gộp file
-
Tổng hợp dữ liệu
-
Làm báo cáo định kỳ
Thì Power Query trong Excel 2016 rất đáng để học. Học một lần, dùng rất lâu. Và quan trọng nhất là… đỡ cực thật.
