Th3 20, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Bạn đã bao giờ hoàn thành xong một file Word hay Excel thật đẹp, gửi cho người khác… và rồi bố cục bị vỡ tung chưa? Nếu rồi, thì bạn không hề đơn độc đâu. Đây chính là lý do mà rất nhiều người chọn lưu file Office 2010 sang PDF – một định dạng “cứng đầu” nhưng cực kỳ ổn định.
Vậy làm thế nào để chuyển file sang PDF trong Office 2010 một cách nhanh chóng, đơn giản mà không cần phần mềm bên ngoài? Cùng mình đi từng bước nhé!
Vì sao nên lưu file Office 2010 thành PDF?
Trước khi đi vào cách làm, thử hỏi một chút: tại sao PDF lại phổ biến đến vậy?
-
Giữ nguyên định dạng (font, hình ảnh, layout…)
-
Dễ chia sẻ, mở được trên nhiều thiết bị
-
Khó bị chỉnh sửa (tăng tính bảo mật)
-
Phù hợp để in ấn hoặc gửi tài liệu chính thức
Nói đơn giản, PDF giống như “ảnh chụp” hoàn chỉnh của tài liệu bạn vậy. Gửi đi là yên tâm, không lo sai lệch.
Cách lưu file Word 2010 thành PDF
Nếu bạn đang sử dụng Word 2010, thì tin vui là Microsoft đã tích hợp sẵn tính năng lưu PDF rồi. Không cần cài thêm gì cả!
Các bước thực hiện:
-
Mở file Word bạn muốn chuyển đổi
-
Nhấn vào File (góc trên bên trái)
-
Chọn Save As (Lưu dưới dạng)
-
Tại mục “Save as type”, chọn PDF (*.pdf)
-
Đặt tên file và chọn nơi lưu
-
Nhấn Save
Vậy là xong! Nhanh gọn hơn bạn tưởng, đúng không?
Một mẹo nhỏ bạn nên biết
Khi lưu PDF, bạn sẽ thấy tùy chọn:
Nếu bạn cần gửi email hoặc upload web → chọn Minimum size.
Còn in ấn → cứ chọn Standard cho đẹp.
Cách lưu Excel 2010 thành PDF
Excel thì hơi khác một chút. Không phải lúc nào bảng tính cũng hiển thị đẹp khi chuyển sang PDF, nên bạn cần chú ý thêm.
Các bước thực hiện:
-
Mở file Excel
-
Vào File → Save As
-
Chọn định dạng PDF (*.pdf)
-
Nhấn Options… nếu muốn tùy chỉnh:
-
Nhấn Save
Lưu ý quan trọng với Excel
Bạn có từng gặp tình trạng PDF bị lệch cột chưa? Rất phổ biến!
👉 Trước khi lưu, hãy:
Làm bước này giúp file PDF trông gọn gàng và dễ đọc hơn nhiều.
Cách lưu PowerPoint 2010 thành PDF
PowerPoint thì lại là một câu chuyện khác – đặc biệt nếu bạn muốn chia sẻ slide mà không muốn người khác chỉnh sửa.
Các bước thực hiện:
-
Mở file PowerPoint
-
Chọn File → Save As
-
Chọn định dạng PDF
-
Nhấn Options… để chọn:
-
Nhấn Save
Một câu hỏi thú vị
Bạn có cần in nhiều slide trên một trang không?
Nếu có → vào Options → Publish what → Handouts
Chọn 2, 4 hoặc 6 slide/trang.
Cực kỳ tiện cho việc học hoặc thuyết trình!
Không thấy tùy chọn PDF trong Office 2010? Làm sao?
Trong một số trường hợp hiếm (máy cũ, bản Office không đầy đủ), bạn có thể không thấy tùy chọn PDF.
Đừng lo!
Cách xử lý:
Những lỗi thường gặp khi lưu PDF
Nghe thì đơn giản, nhưng đôi khi bạn sẽ gặp vài vấn đề “khó chịu” như:
1. Lỗi font chữ
Nguyên nhân: máy người nhận không có font đó
👉 Giải pháp:
2. Hình ảnh bị mờ
👉 Khi lưu, hãy chọn Standard quality
Đừng chọn Minimum nếu cần chất lượng cao.
3. File PDF quá nặng
👉 Giảm dung lượng bằng cách:
-
Nén ảnh trước khi lưu
-
Chọn chế độ Minimum size
Một vài mẹo nâng cao (nghe hay ho đấy!)
Nếu bạn muốn “pro” hơn một chút, thử những mẹo này:
-
Thêm watermark trước khi lưu PDF
-
Đặt mật khẩu (cần phần mềm ngoài)
-
Chuyển nhiều file Word sang PDF hàng loạt
-
Kết hợp PDF từ nhiều nguồn
Nghe có vẻ phức tạp, nhưng khi quen rồi thì lại thấy… khá thú vị!
Kết luận
Việc lưu file Office 2010 thành PDF thực ra rất đơn giản – chỉ vài cú click là xong. Nhưng điều quan trọng là bạn hiểu rõ cách tùy chỉnh để file xuất ra đẹp, chuẩn và phù hợp mục đích.
Tóm lại:
Và quan trọng nhất… đừng quên kiểm tra trước khi gửi!
Th3 19, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Có một tình huống rất quen. Bạn mở một file Word trong Office 2019, và… chữ hiện ra nhìn không hiểu gì.
Kiểu như: “Toâi yeâu Vieät Nam” hoặc “Vieät Nam laø moät nöôùc ñeïp”.
Nhìn là biết ngay có gì đó sai sai. Nhưng sai ở đâu?
Thực ra đây là lỗi rất phổ biến: font VNI không tương thích với Unicode.
Nhiều tài liệu cũ vẫn dùng font VNI, trong khi hệ thống hiện tại (và Office 2019) chủ yếu dùng Unicode. Kết quả là khi mở file, chữ bị “mã hóa sai”.
Tin vui là lỗi này xử lý được. Và làm đúng một lần là bạn sẽ nhớ luôn.
Font VNI và Unicode khác nhau như thế nào?
Nói đơn giản thôi.
-
Unicode là chuẩn hiện đại, dùng cho hầu hết hệ thống hiện nay
-
VNI là bảng mã cũ, cần font riêng như VNI-Times, VNI-Arial
Hai loại này không “hiểu” nhau.
Nếu bạn dùng font Unicode để hiển thị nội dung viết bằng VNI, chữ sẽ bị lỗi. Ngược lại cũng vậy.
Vậy nên, muốn đọc đúng, bạn phải chuyển bảng mã chứ không chỉ đổi font.
Cách nhận biết văn bản đang dùng font VNI
Trước khi chuyển đổi, bạn nên xác định xem văn bản có phải VNI không.
Một vài dấu hiệu dễ nhận biết:
-
Văn bản bị lỗi khi đổi sang Times New Roman
-
Font đang sử dụng là VNI-Times, VNI-Arial
-
Chữ có dạng “aø”, “oâ”, “eá”…
Nếu thấy mấy dấu hiệu này, gần như chắc chắn là VNI.
Cách chuyển font VNI sang Unicode bằng Unikey
Đây là cách phổ biến nhất. Và cũng là cách nhanh nhất.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Copy nội dung cần chuyển
Bước 2: Mở Unikey Toolkit
Bước 3: Thiết lập chuyển mã
Trong cửa sổ hiện ra:
Sau đó nhấn Chuyển mã.
Nếu làm đúng, bạn sẽ thấy thông báo thành công.
Bước 4: Dán lại nội dung
-
Quay lại Word
-
Nhấn Ctrl + V
Lúc này văn bản sẽ hiển thị đúng tiếng Việt.
Nhìn lại mà thấy chữ rõ ràng, đúng dấu… cảm giác rất “đã”!
Sau khi chuyển mã – đừng quên đổi font
Nhiều người chuyển mã xong mà vẫn thấy lỗi. Tại sao?
Vì chưa đổi font.
Sau khi chuyển sang Unicode, bạn nên chọn font phù hợp như:
-
Times New Roman
-
Arial
-
Calibri
Chỉ cần Ctrl + A → chọn lại font là xong.
Nếu không làm bước này, văn bản có thể vẫn hiển thị sai.
Một số lỗi thường gặp khi chuyển font
Không phải lúc nào chuyển cũng thành công ngay. Có vài lỗi khá phổ biến:
1. Chuyển xong vẫn lỗi
→ Có thể chọn sai bảng mã (ví dụ nhầm VNI với TCVN3)
2. Không chuyển được
→ Có thể chưa copy đúng nội dung
3. Chuyển xong bị mất dấu
→ Do dán đè sai hoặc font chưa đúng
4. Nội dung bị lỗi một phần
→ Có thể file gốc đã bị lỗi từ trước
Trong trường hợp này, bạn có thể thử lại với bảng mã khác hoặc kiểm tra lại nguồn file.
Một vài mẹo nhỏ để tránh lỗi về sau
Sau khi xử lý xong, bạn nên lưu ý vài điều để tránh gặp lại.
-
Luôn sử dụng Unicode khi soạn thảo
-
Tránh dùng font VNI cho tài liệu mới
-
Khi nhận file từ người khác, nên kiểm tra font trước
-
Nếu làm việc nhiều với tài liệu cũ, hãy giữ Unikey Toolkit “sẵn sàng”
Những điều nhỏ này sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian về sau.
Kết luận
Việc chuyển font từ VNI sang Unicode trong Office 2019 thực ra không khó. Chỉ cần làm đúng các bước là xong.
Quan trọng nhất là hiểu bản chất: đây không phải chỉ là đổi font, mà là chuyển bảng mã.
Khi đã quen rồi, bạn có thể xử lý chỉ trong vài giây.
Và mỗi lần thấy một đoạn văn bản từ “loạn chữ” trở nên rõ ràng, dễ đọc… cảm giác đúng là rất dễ chịu.
Đôi khi chỉ cần một thao tác nhỏ thôi, mà cứu cả một file tài liệu quan trọng. Nghe đơn giản, nhưng cực kỳ đáng giá.
Th3 19, 2026 | word 365, excel 365, powerpoint
Bạn đã bao giờ mở một file Word cũ lên và thấy toàn chữ “lạ hoắc” kiểu như “Toâi yeâu Vieät Nam” chưa? Nếu có, thì chúc mừng — bạn vừa gặp phải “di sản” của font VNI đấy! 😅 Và nhiệm vụ của chúng ta hôm nay là biến nó về Unicode để đọc cho dễ, chỉnh sửa cho tiện.
Nghe có vẻ kỹ thuật một chút, nhưng thực ra làm rất nhanh. Cùng mình đi từng bước nhé!
VNI và Unicode là gì? Tại sao cần chuyển đổi?
Trước khi bắt tay vào làm, nói nhanh một chút cho dễ hiểu.
-
VNI là kiểu font cũ, từng rất phổ biến ở Việt Nam (như VNI-Times, VNI-Helve…)
-
Unicode là chuẩn hiện đại, dùng rộng rãi trong mọi hệ thống, từ Word, Excel đến web
Vấn đề là:
👉 File VNI mở trên máy khác (không có font) sẽ bị lỗi chữ
👉 Unicode thì gần như “đi đâu cũng đọc được”
Vậy nên việc chuyển từ VNI sang Unicode gần như là bắt buộc nếu bạn muốn làm việc lâu dài với tài liệu.
Cách chuyển font VNI sang Unicode trong Office 2016
Bước 1: Copy đoạn văn bản bị lỗi
Mở file Word bị lỗi font. Sau đó:
Đơn giản vậy thôi, nhưng đừng bỏ qua bước này nhé.
Bước 2: Mở công cụ Unikey Toolkit
Đây là “vũ khí bí mật” của chúng ta.
Một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra — đây chính là nơi chuyển đổi.
Bước 3: Thiết lập đúng bảng mã
Đây là bước quan trọng nhất. Nếu chọn sai, kết quả sẽ… sai luôn 😄
Trong cửa sổ Unikey Toolkit:
Sau đó tick vào:
Nhấn Chuyển mã (Convert)
Nếu thành công, bạn sẽ thấy thông báo:
👉 “Successfully converted RTF clipboard”
Nghe hơi “tây” nhưng nghĩa là xong rồi đó!
Bước 4: Dán lại vào Word
Quay lại Word:
Và… boom! 🎉
Văn bản của bạn đã trở về tiếng Việt chuẩn Unicode.
Một số lỗi thường gặp (và cách xử lý nhanh)
Không phải lúc nào cũng suôn sẻ đâu. Có vài tình huống “dở khóc dở cười” bạn có thể gặp:
1. Chuyển xong vẫn lỗi font?
Khả năng cao bạn chọn sai bảng mã.
👉 Thử lại với:
-
Nguồn: VNI Windows
-
Đích: Unicode
Hoặc đôi khi file dùng bảng mã khác (TCVN3 chẳng hạn), bạn cần kiểm tra lại.
2. Dán vào bị mất định dạng
Đây là chuyện bình thường.
Cách xử lý:
3. Font hiển thị không đẹp
Sau khi chuyển xong, bạn nên:
Mẹo nhỏ giúp bạn làm nhanh hơn
Nghe này, nếu bạn phải xử lý nhiều file, mấy mẹo sau cực kỳ hữu ích:
-
Ghim Unikey Toolkit: để mở nhanh hơn
-
Nhớ phím tắt: Ctrl + Shift + F6
-
Luôn kiểm tra bảng mã trước khi convert
Và quan trọng nhất:
👉 Đừng convert nhiều lần liên tiếp trên cùng một đoạn text (dễ lỗi thêm)
Có cách nào khác ngoài Unikey không?
Có, nhưng… không nên 😄
Một số công cụ online hoặc phần mềm khác cũng hỗ trợ chuyển mã, nhưng:
Vậy nên, lời khuyên chân thành:
👉 Cứ dùng Unikey cho nhanh, gọn, chuẩn.
Tổng kết
Việc chuyển font VNI sang Unicode trong Office 2016 thực ra không hề phức tạp. Chỉ cần nhớ đúng 4 bước:
-
Copy văn bản
-
Mở Unikey Toolkit
-
Chọn đúng bảng mã (VNI → Unicode)
-
Dán lại vào Word
Nghe thì nhiều bước, nhưng làm quen rồi chỉ mất chưa đến 10 giây!
Bạn thấy đấy, đôi khi mấy vấn đề “khó chịu” như lỗi font lại giải quyết cực kỳ đơn giản. Chỉ cần biết đúng cách thôi.
Th3 19, 2026 | excel 365, powerpoint, word 365
Có một chuyện rất quen với những ai hay làm việc trên Word: viết xong một đoạn văn bản, đọc lướt thì thấy ổn, nhưng nhìn kỹ lại mới phát hiện vài lỗi chính tả nhỏ xíu vẫn còn nằm đó. Có lỗi do gõ nhanh. Có lỗi do thiếu dấu. Có lỗi buồn cười hơn, là mắt mình lướt qua mấy lần mà vẫn không thấy. Đến lúc gửi tài liệu cho sếp, cho khách hàng hoặc in ra rồi mới giật mình. Khi ấy mới thấy, giá như bộ kiểm tra chính tả trong Office hoạt động ngon hơn một chút thì khỏe biết mấy.
Với Office 2021 cũng vậy. Phần mềm này có sẵn tính năng kiểm tra chính tả, nhưng không phải ai mở lên cũng dùng được ngay theo ý muốn, nhất là khi làm việc với tiếng Việt hoặc những tài liệu có nhiều từ chuyên ngành. Có người thấy Word gạch đỏ loạn lên. Có người lại không thấy nó báo lỗi gì cả, dù gõ sai khá rõ. Nghe hơi vô lý nhỉ? Nhưng thực tế đúng là như vậy. Lý do thường nằm ở chỗ ngôn ngữ kiểm tra chưa được thiết lập đúng, gói hỗ trợ ngôn ngữ chưa đầy đủ, hoặc từ điển tùy chỉnh chưa được dùng đúng cách.
Bài này sẽ đi theo kiểu rất thực tế. Không vòng vo quá nhiều. Mục tiêu là giúp bạn hiểu cách cài từ điển kiểm tra chính tả cho Office 2021, đặc biệt là trong Word, sao cho dễ làm, dễ dùng, và đỡ mất công mò từng mục một.
Vì sao nên cài và thiết lập từ điển kiểm tra chính tả trong Office 2021?
Nói thật nhé, nhiều người chỉ thấy tính năng này quan trọng sau khi từng gửi đi một file có lỗi chính tả. Bình thường mình hay nghĩ “ôi vài chữ thôi, chắc không sao”. Nhưng tài liệu chuyên nghiệp thì khác. Một lỗi nhỏ đôi khi không làm sai nội dung, nhưng lại khiến người đọc có cảm giác thiếu chỉn chu. Mà trong công việc, cảm giác đó đôi khi đáng ngại hơn mình tưởng.
Office 2021 có công cụ kiểm tra chính tả để giúp phát hiện những từ có thể bị gõ sai, gợi ý từ đúng, và hỗ trợ người dùng rà văn bản nhanh hơn. Cái hay của nó là tiết kiệm thời gian. Thay vì phải ngồi soi từng dòng bằng mắt, bạn có thể để phần mềm rà trước một lượt. Mình chỉ cần kiểm tra lại những chỗ được báo lỗi. Nghe đơn giản thôi, nhưng ai phải xử lý nhiều văn bản mỗi ngày sẽ thấy nó lợi hại thế nào.
Ngoài ra, khi bạn thiết lập đúng ngôn ngữ và từ điển, Word còn hoạt động ổn định hơn nhiều. Nó không gạch đỏ vô tội vạ nữa, cũng không “ngó lơ” các lỗi cơ bản. Nói cách khác, cài đúng một lần thì dùng lâu dài khá sướng.
Hiểu đúng một chút: Office 2021 có kiểm tra chính tả sẵn, nhưng chưa chắc đã đủ
Đây là chỗ dễ gây nhầm nhất. Rất nhiều người nghĩ rằng Office 2021 đã có sẵn tính năng kiểm tra chính tả, vậy thì khỏi cần làm gì thêm. Đúng một nửa thôi. Đúng là Word đã có sẵn công cụ Spelling & Grammar, nhưng để nó hoạt động trơn tru với ngôn ngữ bạn đang dùng thì chưa chắc đã đủ, đặc biệt nếu tài liệu của bạn không phải tiếng Anh.
Với tiếng Anh, Office thường hỗ trợ rất ổn ngay từ đầu. Nhưng với tiếng Việt, hoặc khi bạn dùng nhiều từ chuyên ngành, tên riêng, thuật ngữ nội bộ, thì mọi chuyện lại khác. Có khi Word báo sai những từ đúng. Có khi văn bản đang viết tiếng Việt mà nó lại kiểm tra theo tiếng Anh. Thành ra nhìn đâu cũng thấy gạch đỏ, rất rối mắt. Ngược lại, cũng có trường hợp Word không báo gì cả vì phần kiểm tra đang bị tắt hoặc ngôn ngữ kiểm tra chưa được bật đúng.
Vậy nên khi nói “cài từ điển kiểm tra chính tả Office 2021”, thực chất thường là làm ba việc: bật tính năng kiểm tra chính tả, thiết lập đúng ngôn ngữ kiểm tra, và bổ sung từ điển hoặc gói ngôn ngữ nếu cần. Nghe có vẻ nhiều bước, nhưng thật ra làm lần lượt thì không khó.
Bước 1: Kiểm tra xem tính năng kiểm tra chính tả đã được bật chưa
Đây là bước cơ bản nhất, nhưng cũng là bước nhiều người bỏ qua. Nhiều lúc Word không báo lỗi đơn giản vì tính năng đó đang bị tắt mà thôi.
Bạn mở Word 2021, sau đó vào:
File > Options > Proofing
Tại đây, hãy chú ý các mục sau:
-
Check spelling as you type
-
Mark grammar errors as you type
-
Check grammar with spelling
Nếu các ô này chưa được đánh dấu, bạn hãy tích vào. Đây là phần nền để Word nhận diện lỗi chính tả và ngữ pháp ngay trong lúc bạn gõ. Không bật chỗ này thì những bước sau có làm đúng đi nữa, hiệu quả cũng chưa rõ ràng.
Sau khi bật xong, bạn thử gõ vài từ sai chính tả trong một tài liệu mới. Nếu Word bắt đầu gạch đỏ bên dưới từ sai, tức là chức năng cơ bản đã hoạt động. Chỉ riêng việc kiểm tra bước này thôi đã giúp tránh được khá nhiều rắc rối rồi.
Bước 2: Thiết lập đúng ngôn ngữ kiểm tra chính tả
Sau khi bật kiểm tra chính tả, bước tiếp theo là xem Word đang dùng ngôn ngữ nào để rà lỗi. Đây là điểm rất quan trọng. Nếu văn bản của bạn là tiếng Việt mà Word lại kiểm tra theo tiếng Anh, nó sẽ báo sai hàng loạt. Mà nhìn tài liệu đầy gạch đỏ thì chỉ tổ mệt thêm.
Bạn bôi đen đoạn văn bản muốn kiểm tra, sau đó vào tab Review, chọn Language, rồi chọn Set Proofing Language. Tại đây bạn sẽ thấy danh sách ngôn ngữ mà Office có thể dùng để kiểm tra.
Nếu có Vietnamese, bạn chọn nó. Sau đó nhớ nhìn xuống phía dưới, bỏ tích ở mục Do not check spelling or grammar nếu mục này đang được chọn. Đây là chỗ nhiều người vô tình để nguyên, khiến Word im lặng hoàn toàn dù văn bản có sai rõ ràng.
Nếu bạn làm việc chủ yếu bằng tiếng Anh thì đặt English là hợp lý. Còn nếu tài liệu có nhiều đoạn tiếng Việt, nên đặt đúng ngôn ngữ cho từng phần hoặc cho toàn bộ file. Làm như vậy Word sẽ kiểm tra hợp lý hơn nhiều, đỡ gạch đỏ oan.
Bước 3: Cài gói ngôn ngữ nếu Office 2021 chưa có hỗ trợ phù hợp
Có những máy khi mở mục ngôn ngữ kiểm tra sẽ không thấy tiếng Việt, hoặc thấy nhưng công cụ đi kèm chưa hoạt động như mong muốn. Lúc này bạn cần nghĩ đến chuyện cài thêm gói ngôn ngữ cho Office 2021.
Thông thường, bạn sẽ cần gói hỗ trợ ngôn ngữ tương thích với phiên bản Office đang dùng, bao gồm đúng kiến trúc 32-bit hoặc 64-bit. Cái này nên cẩn thận một chút. Cài sai bản đôi khi Word vẫn mở được, nhưng phần ngôn ngữ lại không nhận đúng.
Sau khi cài xong, bạn mở lại Word và vào:
File > Options > Language
Tại đây, kiểm tra xem ngôn ngữ bạn cần đã xuất hiện đầy đủ trong phần chỉnh sửa và kiểm tra chưa. Nếu có rồi, bạn có thể dùng nó trong mục Proofing như đã nói ở trên. Nói thật, đoạn này có thể hơi mất thời gian hơn chút, nhưng làm xong thì khá đáng. Vì một khi Word đã nhận ngôn ngữ chuẩn rồi, việc kiểm tra chính tả sẽ dễ chịu hơn hẳn.
Bước 4: Sử dụng từ điển tùy chỉnh để thêm từ riêng
Đây là tính năng rất hay mà nhiều người ít để ý. Trong Word 2021 có phần Custom Dictionaries, tức là từ điển tùy chỉnh. Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn thường xuyên dùng tên riêng, từ chuyên ngành, tên sản phẩm, thuật ngữ công ty hoặc những cụm từ mà Word không có sẵn.
Bạn vào:
File > Options > Proofing > Custom Dictionaries
Ở đây, bạn có thể mở từ điển hiện có hoặc tạo từ điển mới. Khi Word gạch đỏ một từ mà bạn biết chắc là đúng, bạn có thể thêm nó vào từ điển tùy chỉnh. Từ lần sau, Word sẽ không coi từ đó là sai nữa.
Ví dụ nhé, bạn làm trong lĩnh vực y tế, kỹ thuật, luật hoặc marketing, kiểu gì cũng có nhiều thuật ngữ lạ. Nếu không thêm dần vào từ điển riêng, Word sẽ báo lỗi liên tục. Nhìn tài liệu đầy gạch đỏ vừa rối, vừa khó tập trung. Từ điển tùy chỉnh giải quyết khá tốt chuyện này. Làm một chút ban đầu, về sau dùng rất nhàn.
Những lỗi thường gặp khi cài từ điển kiểm tra chính tả Office 2021
Không phải lúc nào cài xong cũng chạy mượt ngay. Có vài lỗi khá phổ biến.
Lỗi thứ nhất là Word không báo gì dù bạn gõ sai. Trường hợp này thường do tính năng kiểm tra chính tả chưa bật, hoặc mục Do not check spelling or grammar vẫn đang được chọn.
Lỗi thứ hai là Word gạch đỏ gần như mọi từ. Nguyên nhân thường là đặt sai ngôn ngữ kiểm tra. Tài liệu tiếng Việt mà lại kiểm tra bằng tiếng Anh thì chuyện này rất dễ xảy ra.
Lỗi thứ ba là đã cài gói ngôn ngữ nhưng Office vẫn không nhận. Khi đó bạn nên kiểm tra lại phiên bản gói cài có khớp với Office 2021 không, đồng thời thử khởi động lại Word hoặc thậm chí khởi động lại máy.
Một lỗi khác cũng hay gặp là dùng font hoặc bảng mã cũ khiến Word nhận diện văn bản không tốt. Nếu có thể, bạn nên ưu tiên Unicode và các font phổ biến như Times New Roman, Arial, Calibri. Như vậy việc kiểm tra sẽ ổn định hơn.
Mẹo nhỏ để dùng kiểm tra chính tả trong Office 2021 hiệu quả hơn
Cài xong không có nghĩa là xong hẳn. Muốn dùng tốt hơn, bạn nên tạo vài thói quen nhỏ. Chẳng hạn, trước khi rà tài liệu, hãy kiểm tra nhanh ngôn ngữ của file. Nếu làm nhiều văn bản cùng kiểu, bạn có thể tạo một mẫu sẵn với ngôn ngữ và thiết lập kiểm tra đã đúng. Đỡ phải chỉnh đi chỉnh lại.
Ngoài ra, nếu bạn làm việc trong một lĩnh vực có nhiều thuật ngữ, hãy cập nhật từ điển tùy chỉnh dần dần. Mỗi lần gặp từ đúng mà Word báo sai, thêm luôn vào từ điển. Một thời gian sau, việc soát lỗi sẽ nhẹ hơn hẳn.
Một mẹo nữa khá hữu ích là sau khi soạn xong, đừng chỉ trông chờ vào những gạch đỏ hiện trong lúc gõ. Hãy vào tab Review và chạy kiểm tra toàn bộ tài liệu một lượt. Cách này giúp bạn rà bài có hệ thống hơn, nhất là với file dài. Máy hỗ trợ được rất nhiều, nhưng mắt người vẫn cần đọc lại lần cuối. Phần đó không thừa đâu.
