Outlook 2021 Không Tìm Kiếm Được Email?

Có một buổi sáng bạn mở Outlook 2021 lên, cà phê còn chưa kịp nguội. Sếp nhắn: “Gửi lại giúp anh email báo giá tuần trước.” Bạn gõ từ khóa vào ô tìm kiếm. Enter. Và… không có gì hiện ra. Im lặng. Bạn thử lại lần nữa. Thêm vài từ khóa khác. Vẫn trống trơn. Lúc này mới bắt đầu hơi hoảng. Email đó rõ ràng mình đã gửi. Không lẽ xóa nhầm? Hay Outlook bị lỗi? Nếu bạn đang rơi vào tình huống này thì xin chia buồn – nhưng cũng xin chúc mừng. Vì rất có thể đây chỉ là lỗi Search Index của Outlook 2021, một lỗi không hiếm và hoàn toàn có thể xử lý được.

Khi Outlook 2021 “không nhớ” email của bạn

Outlook 2021 hoạt động dựa trên Windows Search để lập chỉ mục (index) toàn bộ email trong file dữ liệu. Nhờ index này, mỗi lần bạn tìm kiếm, hệ thống không phải lục tung từng email lên mà chỉ cần tra cứu “bản đồ” đã được tạo sẵn.

Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng nếu bản đồ đó bị sai thì sao?

Thì Outlook gần như mù đường.

Bạn có thể thấy những dấu hiệu như:

Không tìm thấy email dù chắc chắn tồn tại
Hiện thông báo “Search results may be incomplete because items are still being indexed”
Tìm kiếm cực chậm
Hoặc chỉ hiển thị một phần kết quả

Cảm giác lúc đó khá ức chế. Nhất là khi bạn đang cần email gấp. Nhưng tin tôi đi, phần lớn trường hợp chỉ cần rebuild lại index là xong.

Vì sao Search Index bị lỗi?

Có nhiều nguyên nhân lắm. Windows cập nhật chưa hoàn tất. Máy tính tắt đột ngột. Ổ cứng gần đầy. File OST hoặc PST quá lớn. Hoặc đôi khi… chẳng vì lý do gì rõ ràng cả.

Index giống như cuốn mục lục của một cuốn sách dày hàng nghìn trang. Nếu mục lục sai số trang, bạn lật mãi cũng không tìm thấy nội dung mình cần, dù nó vẫn nằm đó.

Thế nên giải pháp hợp lý nhất là xóa mục lục cũ và tạo lại cái mới. Nói cách khác: rebuild index.

Cách Rebuild Index Outlook 2021

Đừng lo, bạn không cần cài lại Office đâu. Làm theo từng bước thôi.

Bước 1: Kiểm tra Windows Search

Trước khi rebuild, hãy chắc chắn dịch vụ Windows Search đang hoạt động:

Nhấn Windows + R
Gõ services.msc
Tìm “Windows Search”
Kiểm tra trạng thái có là “Running”

Nếu nó đang “Stopped”, chỉ cần nhấn Start. Đôi khi lỗi chỉ đơn giản vậy thôi. Làm xong mà tìm lại được email thì đúng kiểu “thở phào nhẹ nhõm”.

Bước 2: Rebuild lại Search Index

Nếu Windows Search vẫn chạy mà Outlook vẫn không tìm được email, ta tiến hành rebuild:

Mở Control Panel
Chọn “Indexing Options”
Nhấn “Advanced”
Trong tab “Index Settings”, chọn “Rebuild”

Hệ thống sẽ cảnh báo rằng quá trình này có thể mất thời gian. Đúng vậy. Nếu mailbox của bạn có hàng chục nghìn email, quá trình index lại có thể kéo dài khá lâu.

Trong lúc đó, bạn nên để máy yên. Đừng tắt giữa chừng. Đừng restart liên tục. Cứ để nó làm việc.

Bạn có thể theo dõi tiến trình bằng cách mở Outlook, nhấn vào ô tìm kiếm và xem trạng thái còn bao nhiêu mục chưa được index. Con số sẽ giảm dần. Nhìn nó giảm mà thấy hy vọng ghê.