Outlook 2019 Không Tìm Kiếm Được Email?

Có một tình huống mà gần như dân văn phòng nào cũng từng gặp: bạn cần tìm lại một email quan trọng, nhớ rõ người gửi, nhớ mang máng tiêu đề, thậm chí nhớ cả nội dung chính. Bạn mở Outlook 2019, gõ từ khóa vào ô tìm kiếm… và kết quả? Không có gì. Trống trơn. Một khoảng trắng lạnh lùng đến mức khó tin. Lúc đó trong đầu chỉ có một câu hỏi: “Ủa, email của mình đâu rồi?” Thực ra, phần lớn trường hợp email vẫn còn đó. Chỉ là Outlook không tìm thấy vì chức năng Search bị lỗi. Và thủ phạm quen thuộc nhất chính là Search Index – hệ thống lập chỉ mục của Windows. Nghe hơi kỹ thuật một chút, nhưng bình tĩnh. Mọi chuyện không phức tạp như bạn nghĩ đâu.

Khi Outlook 2019 “giả vờ” không biết gì

Outlook 2019 hoạt động dựa trên Windows Search để lập chỉ mục toàn bộ email trong file dữ liệu (PST hoặc OST). Nhờ index này, bạn chỉ cần gõ vài ký tự là email xuất hiện gần như tức thì.

Nhưng nếu index bị lỗi thì sao?

Thì Outlook gần như… mất trí nhớ.

Bạn có thể gặp các dấu hiệu sau:

Tìm kiếm không trả về kết quả dù chắc chắn email tồn tại
Xuất hiện thông báo “Search results may be incomplete because items are still being indexed”
Kết quả tìm kiếm không chính xác
Hoặc tìm rất chậm

Có khi bạn còn bắt đầu nghi ngờ chính mình: “Hay mình xóa nhầm rồi?” Không đâu. 90% là do index.

Vì sao Search Index lại gặp sự cố?

Có nhiều lý do. Windows cập nhật chưa hoàn tất. Máy tính tắt đột ngột. File dữ liệu email quá lớn. Ổ cứng gần đầy. Hoặc đơn giản là hệ thống bị lỗi tạm thời.

Index giống như một thư viện có mục lục. Nếu mục lục bị sai, bạn tìm sách sẽ không ra. Sách vẫn ở đó, nhưng bạn không biết nó nằm ở kệ nào.

Tin tốt là chúng ta có thể rebuild index. Nghĩa là xóa mục lục cũ và xây dựng lại từ đầu. Việc này nghe hơi “đao to búa lớn”, nhưng thực ra chỉ vài bước thôi.

Cách Rebuild Index trong Outlook 2019

Trước khi làm gì lớn lao, ta kiểm tra thứ cơ bản nhất: Windows Search có đang chạy không?

Bước 1: Kiểm tra dịch vụ Windows Search

Nhấn Windows + R
Gõ services.msc
Tìm “Windows Search”
Kiểm tra trạng thái có là “Running”

Nếu nó đang “Stopped”, bạn chỉ cần nhấn Start. Nghe đơn giản quá phải không? Nhưng có những lần vấn đề chỉ nằm ở đó thôi. Làm xong mà Outlook tìm lại được email thì cảm giác nhẹ nhõm thật sự.

Bước 2: Tiến hành Rebuild Index

Nếu Windows Search vẫn hoạt động bình thường mà lỗi vẫn còn, ta tiến hành rebuild.

Mở Control Panel
Chọn “Indexing Options”
Nhấn “Advanced”
Trong tab “Index Settings”, chọn “Rebuild”

Hệ thống sẽ cảnh báo rằng việc rebuild có thể mất thời gian. Đúng vậy. Nếu mailbox của bạn có vài chục nghìn email, quá trình này có thể kéo dài hàng giờ.

Trong lúc đó, tốt nhất bạn nên để máy yên. Đừng tắt ngang. Đừng khởi động lại giữa chừng. Cứ để nó chạy.

Bạn có thể kiểm tra tiến trình bằng cách mở Outlook và xem trạng thái index còn bao nhiêu mục chưa xử lý. Con số giảm dần từng chút một. Nhìn nó giảm mà cũng thấy… hy vọng.