Th12 5, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu đã từng sửa bài, hiệu đính hợp đồng, hoặc chỉnh luận văn dài cả trăm trang, chắc bạn hiểu cảm giác: gửi đi rồi nhận lại, mở lên thấy khác khác mà không biết khác chỗ nào. Mệt thật chứ chẳng đùa! Vậy nên Microsoft mới sinh ra chức năng Compare Documents trong Word 2019 – để giúp ta soi từng chữ, từng dấu phẩy thay đổi giữa hai phiên bản tài liệu. Không còn cảnh vừa nhìn vừa phán đoán xem “file này viết khác chỗ nào nhỉ?”, giờ chỉ vài thao tác, Word tự tô đậm, gạch màu, báo rõ ràng từng thay đổi!
1. Compare là gì và giúp ích ra sao?
Compare là tính năng cho phép Word 2019 so sánh hai tài liệu khác nhau, thường là bản gốc và bản đã chỉnh sửa. Word sẽ phân tích nội dung, sau đó hiển thị một tài liệu mới với đầy đủ highlight thay đổi:
🔸 chỗ nào bị xóa → gạch ngang
🔸 chỗ nào được thêm → tô màu nổi bật
🔸 trình tự câu thay đổi → đánh dấu rõ ràng
Nói nôm na, Compare giống như một người “soi lỗi” chuyên nghiệp. Bạn chỉ cần cung cấp hai file, phần còn lại Word lo. Đỡ cực gấp nhiều lần so với việc dò từng dòng bằng mắt – mà còn nhanh, chính xác, không phụ thuộc cảm xúc buồn ngủ vào lúc 1 giờ sáng nữa!
Một số việc Compare cực kỳ hợp dùng:
✔ kiểm tra sự khác biệt giữa bản gửi đi và bản nhận lại
✔ tìm lỗi chỉnh sửa, phát hiện phần bị xóa ngoài ý muốn
✔ quản lý tài liệu yêu cầu chỉnh sửa nhiều vòng
✔ làm báo cáo, luận văn, hợp đồng, tài liệu nhân sự, tài chính
Nhất là trong môi trường công việc, Compare giúp tiết kiệm thời gian kinh khủng.
2. Cách so sánh hai tài liệu Word 2019 (từng bước dễ hơn pha trà!)
Rồi, nói lý thuyết đủ rồi, giờ vào thao tác thật.
-
Mở Word 2019
-
Vào tab Review trên thanh Ribbon
-
Tìm nút Compare → click
-
Chọn tiếp Compare… trong danh sách xổ xuống
-
Hộp thoại xuất hiện:
-
Nhấn OK.
Tích tắc sau đó Word tạo ra một file mới. Nội dung ở giữa là bản kết hợp có highlight thay đổi, bên trái là danh sách từng chỉnh sửa, còn bên phải có thể hiển thị hai tài liệu gốc để tiện đối chiếu. Đồ nghề cực xịn – cảm giác như đang dùng phần mềm chuyên nghiệp vậy!
3. Đọc kết quả Compare sao cho hiệu quả? – đừng chỉ nhìn mà hãy bóc tách!
Rất nhiều người chỉ mở lên rồi nhìn màu nổi bật cho vui, nhưng để đọc nhanh – hiểu kỹ – thì nên biết vài điểm sau:
🎯 Panel bên trái – nhật ký chỉnh sửa
Hiển thị từng thay đổi theo dòng thời gian, giống như log file. Nhấp vào mục nào → tài liệu nhảy tới ngay vị trí đó.
🎯 Vùng văn bản giữa – nơi highlight hiện rõ nhất
Thêm chữ thì tô màu xanh, xóa chữ gạch đỏ, hoán đổi cụm từ thì Word đánh dấu như thay thế. Chỉ cần tập trung nhìn vào highlight, là thấy ngay khác biệt.
🎯 Bản gốc và bản chỉnh sửa có thể bật lên song song
Nếu muốn đối chiếu mắt thường, bạn có thể chọn Show Source Documents để hiển thị 2 file hai bên. Nhìn như ba tấm gương đặt cạnh nhau – rất trực quan!
Một mẹo nhỏ khá hay: hãy lọc thay đổi theo từng kiểu bằng Show Markup → chỉ xem spelling, formatting, comments… tùy ý. Khi tài liệu quá dài, lọc như vậy tiết kiệm rất nhiều thời gian.
4. Compare khác với Track Changes thế nào?
Nhiều người nhầm hai tính năng này, nhưng thực ra:
🔹 Track Changes
Theo dõi chỉnh sửa trong quá trình làm việc, ghi từng bước.
🔹 Compare
So sánh hai tài liệu đã tồn tại, không cần bật theo dõi từ đầu.
Track Changes giống như CCTV ghi lại từ lúc bạn bắt đầu sửa.
Compare lại như việc xem camera sau khi mọi chuyện đã xong.
Cả hai đều hữu ích – nhưng Compare xuất sắc đặc biệt trong tình huống bạn không bật Track Changes từ trước, hoặc muốn xem thay đổi giữa file cũ và file mới do người khác gửi lại.
5. Khi nào nên dùng Compare – kinh nghiệm thực tế từ người hay chỉnh tài liệu
Bạn sẽ muốn dùng Compare trong các trường hợp:
🔻 nhận tài liệu đã chỉnh sửa nhưng không biết sửa ở đâu
🔻 làm việc nhóm nhiều vòng góp ý
🔻 khách hàng trả file về nhưng nói rằng “anh sửa vài chỗ thôi” (vài chỗ nhưng không biết chỗ nào!)
🔻 viết báo cáo khoa học / luận văn cần kiểm soát từng câu
🔻 kiểm tra lại hợp đồng trước khi ký
Tin mình đi, Compare giúp phát hiện rất nhiều thay đổi tinh vi, có khi chỉ một dấu chấm thôi cũng bị highlight!
Kết lại – một kỹ năng nhỏ nhưng cứu bạn rất nhiều lần!
So sánh tài liệu trong Word 2019 không phức tạp, chỉ là nhiều người chưa biết tới nên vẫn phải dò thủ công. Một vài lần trải nghiệm, bạn sẽ thấy Compare như công cụ cứu nguy giữa deadline và biển nội dung đang chờ kiểm tra. Có nó, xử lý nhanh hơn, chính xác hơn, ít căng thẳng hơn – và quan trọng là không bỏ sót bất kỳ thay đổi nào.
Nếu hôm nay bạn chỉ học được đúng một thứ, thì hãy nhớ rằng:
2 file vào – 1 file so sánh rõ ràng xuất hiện.
Gọn, nhanh, hiệu quả. Dễ như thở.
Th12 5, 2025 | powerpoint, excel 365, word 365
Thú thật nhé, nếu bạn từng phải làm việc với nhiều phiên bản tài liệu Word khác nhau, hẳn sẽ có lúc bạn tự hỏi: “Ủa, đoạn này ai sửa vậy? Sao bản này khác bản kia?” Đó chính là khoảnh khắc bạn ước gì có một công cụ thần kỳ giúp soi từng thay đổi nhỏ xíu giữa hai file. Tin vui là Word 2016 đã có sẵn tính năng Compare – cực kỳ tiện, dễ dùng và chính xác đến bất ngờ.
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh hai tài liệu Word 2016 một cách mượt mà, kèm theo vài mẹo nhỏ giúp bạn làm việc nhanh hơn. Cứ xem như đang ngồi cà phê tám chuyện thôi, nhẹ nhàng lắm!
1. Tính năng Compare trong Word 2016 là gì?
Nếu bạn chưa từng dùng qua, Compare trong Word 2016 giống như một công cụ “soi lỗi” siêu chi tiết. Nó đặt hai tài liệu cạnh nhau (bản gốc và bản đã chỉnh sửa), sau đó tạo ra một bản tổng hợp hiển thị mọi thay đổi: chữ thêm, chữ bớt, định dạng khác, thậm chí dấu cách cũng không thoát.
Nó rất hữu ích cho sinh viên chỉnh luận văn, nhân viên văn phòng kiểm tra hợp đồng, hay đơn giản là những ai muốn chắc chắn rằng bản chỉnh sửa không bỏ sót điều gì quan trọng.
2. Chuẩn bị trước khi bắt đầu so sánh
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng thật ra chuẩn bị kỹ một chút sẽ giúp bạn tránh sai sót nhỏ nhỏ – kiểu như mở nhầm file hay đặt nhầm bản gốc thành bản chỉnh sửa.
Bạn cần:
-
Hai tài liệu Word 2016: một bản gốc (Original) và một bản đã chỉnh sửa (Revised).
-
Đảm bảo nội dung của cả hai tương đối giống nhau — nếu khác quá nhiều, Word có thể “bối rối” và đánh dấu quá nhiều thay đổi.
Một mẹo nhỏ: đặt tên file rõ ràng, ví dụ HopDong_Original.docx và HopDong_Revised.docx. Nhìn vào là biết ngay cái nào ra cái nào, đỡ phải nhíu mày suy nghĩ.
3. Các bước so sánh hai tài liệu trong Word 2016
Đến đây mới là phần quan trọng. Đừng lo, mọi thứ rất trực quan. Bạn chỉ cần đi theo “checklist” này:
Bước 1: Mở Word 2016
Bạn có thể mở sẵn một tài liệu hoặc tạo trang trắng cũng được, vì Word sẽ tự tạo file mới cho kết quả so sánh.
Bước 2: Chọn tab Review
Tab này giống như “khu vực kiểm duyệt” của Word, chứa các công cụ như theo dõi thay đổi (Track Changes), bảo vệ tài liệu, và tất nhiên – chức năng Compare.
Bước 3: Bấm vào nút Compare
Khi nhấn vào, bạn sẽ thấy hai lựa chọn:
Trong bài này, ta chọn Compare….
Bước 4: Chọn file gốc và file đã chỉnh sửa
Một cửa sổ hiện ra với hai ô:
Hãy kiểm tra kỹ để tránh đảo ngược. Nếu lỡ nhầm thì kết quả vẫn có thể dùng, nhưng sẽ hơi “ngược đời” một chút vì Word sẽ xem bản chỉnh sửa là bản gốc.
Bước 5: Nhấn OK để Word tự động xử lý
Khoảnh khắc “ảo diệu” sẽ diễn ra. Word sẽ tạo một bản thứ ba, hiển thị toàn bộ thay đổi bằng màu sắc, gạch xóa, chèn thêm… kèm theo bảng điều hướng ở bên trái.
Bạn có thể xem:
-
Mỗi thay đổi trong từng đoạn
-
Người nào chỉnh sửa (nếu thông tin này có trong file)
-
Từng loại thay đổi: định dạng, nội dung, khoảng trắng, v.v.
Cảm giác rất giống đang ở trong một “phòng kiểm duyệt văn bản” chuyên nghiệp vậy!
4. Cách đọc kết quả so sánh cho dễ hiểu
Thoạt nhìn, màn hình hiển thị thay đổi có thể khiến bạn hơi choáng vì có quá nhiều dấu hiệu như gạch xóa, chữ màu đỏ, chữ màu xanh. Nhưng thật ra chỉ cần nắm vài điểm là bạn sẽ làm chủ ngay:
-
Deleted text thường được gạch ngang, đôi khi còn chuyển màu.
-
Inserted text được tô màu và gạch chân.
-
Bên trái tài liệu có các đường đánh dấu (bubbles) giúp bạn biết vị trí thay đổi.
-
Bảng Reviewing Pane ở cạnh bên hiển thị danh sách thay đổi theo thứ tự — rất tiện nếu bạn muốn duyệt từng mục một.
Bạn có thể bấm qua từng thay đổi bằng hai nút Next Change và Previous Change. Giống như đang xem các “checkpoint” vậy.
5. Một số mẹo nhỏ để thao tác hiệu quả hơn
Đôi khi, làm việc thông minh sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với chỉ làm đúng quy trình.
✨ Mẹo 1: Dùng Track Changes thay vì tạo file mới
Nếu bạn và đồng nghiệp phải chỉnh qua lại nhiều lần, mở Track Changes ngay từ đầu sẽ dễ theo dõi hơn là tạo thêm nhiều phiên bản tài liệu.
✨ Mẹo 2: Giảm bớt chi tiết không cần thiết
Trong cửa sổ Compare, bạn có thể bấm More >> để bỏ chọn những loại thay đổi không muốn Word đánh dấu (ví dụ định dạng, khoảng trắng).
✨ Mẹo 3: Lưu file kết quả với tên rõ ràng
Đặt tên kiểu “SoSanh_Final.docx” giúp bạn không bị lạc giữa rừng phiên bản.
6. Kết luận – Tính năng nhỏ nhưng sức mạnh lớn
So sánh hai tài liệu trong Word 2016 không chỉ giúp bạn phát hiện lỗi mà còn giúp quản lý phiên bản cực kỳ hiệu quả. Nó giống như một trợ lý âm thầm nhưng cực kỳ tỉ mỉ, chẳng bao giờ bỏ sót điều gì. Nếu bạn làm việc liên quan đến viết lách, hợp đồng hay báo cáo, thì đây là công cụ chắc chắn nên khai thác tối đa.
Hy vọng bài viết này mang đến trải nghiệm đọc tự nhiên, thoải mái, dễ hiểu – kiểu như một người bạn đang chỉ bạn cách làm. Nếu bạn cần mình viết thêm hướng dẫn cho Word 2019 hay 2021, chỉ cần nói một tiếng nhé!
Th12 4, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng phải sửa một file dài đến vài chục trang và gửi qua lại trong nhóm, bạn sẽ hiểu Track Changes trong word 365 cần thiết đến mức nào. Tính năng này giống như chiếc camera ghi lại mọi thay đổi nhỏ xíu trong tài liệu, chẳng bỏ sót chữ nào. Thế nên, trong bài viết này, ta sẽ vừa học cách bật Track Changes, vừa biết cách Accept All để “dọn sạch” tất cả chỉnh sửa khi công việc hoàn tất. Mình chia thành từng phần rõ ràng để bạn dễ theo dõi, không lạc đường.
1. Track Changes là gì và tại sao nên dùng?
Track Changes dịch đúng nghĩa là theo dõi thay đổi. Khi bật lên, Word sẽ đánh dấu từng chỉnh sửa bạn thực hiện – thêm chữ thì gạch chân, xóa chữ thì gạch ngang. Có nhiều người tham gia chỉnh? Mỗi người một màu khác nhau. Người xem file không cần hỏi cũng biết ai sửa đoạn nào, đổi câu nào, thêm dòng nào.
Tính năng này rất hợp dùng khi:
Viết luận văn, báo cáo, tài liệu công việc cần đồng chỉnh sửa.
Trao đổi nội dung giữa nhiều người, tránh hiểu nhầm.
Cần lưu vết trước và sau chỉnh sửa để so sánh.
Thậm chí đôi khi chỉ đổi một chữ và → hay thôi, Track Changes cũng “bắt quả tang” bạn ngay. Nhưng đó lại chính là điểm hay – không chi tiết nào bị bỏ sót!
2. Cách bật Track Changes trong Word 365 (đơn giản không tưởng!)
Nào, giờ vào thực hành. Mở Word 365 lên, bạn để ý thanh Ribbon phía trên cùng.
Nhìn xem có tab Review không? Nhấp vào → bạn sẽ thấy nút Track Changes nằm khá rõ ràng.
🔹 Chỉ cần bấm một lần, nút sáng lên → Track Changes đã hoạt động.
🔹 Bấm lại nếu muốn tắt.
Từ thời điểm đó trở đi, mọi thay đổi đều được lưu lại dưới dạng dấu màu. Thử gõ thêm một câu, xóa bớt vài chữ để thấy sự khác biệt ngay tức thì. Nếu bạn đăng nhập tài khoản Office, Word còn gắn tên bạn vào từng chỉnh sửa – minh bạch như nhật ký.
3. Làm việc với Track Changes – xem, chỉnh, lọc thay đổi
Biết bật thôi chưa đủ, bạn cũng cần biết cách tương tác với những thay đổi đó. Khi người khác gửi lại file đã track, bạn sẽ thấy đầy highlight, gạch chân, comment hai bên như rừng. Đừng hoảng – Word có đủ công cụ kiểm soát.
Một số thao tác bạn nên nhớ:
Tính năng Tác dụng
Next/Previous Di chuyển qua từng thay đổi
Accept/Reject Chấp nhận hoặc từ chối chỉnh sửa
Display for Review Chọn chế độ hiển thị (hiện đầy đủ, chỉ cuối cùng, hoặc chỉ thay đổi)
Bạn có thể duyệt từng mục một cách chậm rãi, tránh việc sửa nhầm hoặc gộp nhầm. Còn nếu bạn là người gửi file cho người khác chỉnh thì càng dễ theo dõi tiến trình hơn.
4. Accept All – nút “thanh tẩy” tài liệu khi mọi thứ đã xong
Rồi sẽ tới lúc bạn nhìn lại file và nghĩ:
“Được rồi, chỉnh tới đây là đẹp rồi – gom lại đi thôi!”
Đúng thời điểm đó, Accept All chính là ưu tiên số 1.
Vẫn trong tab Review, ngay cạnh Track Changes là nút Accept.
Nhấn ▼ sẽ hiện ra các lựa chọn:
🔸 Accept and Move to Next – chấp nhận chỉnh sửa hiện tại rồi nhảy sang mục tiếp theo.
🔸 Accept Change – chỉ duyệt từng cái một.
🔸 Accept All Changes – xóa sạch highlight, giữ lại nội dung đã chỉnh, trả tài liệu về trạng thái hoàn thiện.
Nếu bạn chắc chắn nội dung đã ổn, bấm Accept All Changes → và cảm giác nhìn document từ đầy màu sắc thành sạch trơn chỉ trong 1 giây… thật sự rất đã!
5. Khi nào nên Accept All, khi nào không? – Đừng vội vàng!
Một số trường hợp bạn nên kiểm từng thay đổi trước khi Accept All:
Khi có nhiều người cùng sửa, quan điểm khác nhau.
Khi nội dung quan trọng, cần kiểm chứng từng từ.
Khi chưa thật sự chắc chỉnh sửa của người khác là đúng.
Ngược lại, Accept All lý tưởng khi:
✔ Đã thống nhất nội dung cuối cùng.
✔ File chỉ còn thay đổi nhỏ không ảnh hưởng cấu trúc.
✔ Deadline sát nút – cần chốt nhanh.
Track Changes và Accept All giống như hai nửa của một chu trình: một cái để ghi lại mọi thay đổi, một cái để hợp nhất khi mọi thứ hoàn chỉnh.
Kết lại – biết dùng đúng lúc, Word trở nên nhẹ như không khí
Word 365 không khó, chỉ là ta chưa khai thác hết. Chỉ cần hiểu Track Changes để theo dõi, Accept All để chốt sửa, bạn đã làm chủ hai thao tác quan trọng nhất trong quá trình xử lý văn bản hợp tác. Nghe thì kỹ thuật, nhưng thực tế nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, tránh tranh cãi, giữ tài liệu lịch sử chỉnh sửa, và cuối cùng trả lại một bản sạch đẹp để xuất bản, in ấn hay nộp bài.
Cứ thử dùng vài lần, bạn sẽ quen tay ngay. Và nếu một ngày bạn mở file thấy highlight đỏ xanh tím vàng loạn xạ, đừng hoảng – bạn đã có chìa khóa xử lý rồi mà! 😉
Th12 4, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365
Nếu bạn từng phải kiểm tra hai phiên bản tài liệu để xem chúng khác nhau ở điểm nào, chắc bạn sẽ hiểu cảm giác… hơi “đau não”. Đặc biệt khi tài liệu dài lê thê, chữ thì na ná nhau, nhìn vào là muốn hoa mắt. Nhưng thật may, Word 2010 có một tính năng cực kỳ hữu ích: Compare – cho phép bạn so sánh hai tài liệu chỉ trong vài giây. Đúng rồi, vài giây thôi! Thế nên hôm nay, mình sẽ kể bạn nghe cách sử dụng nó một cách nhẹ nhàng, thoải mái, thậm chí còn vui nữa là đằng khác.
Vì sao cần so sánh hai tài liệu?
Trước khi đi vào cách làm, thử nghĩ xem: bạn đã bao giờ nhận một file “bản chỉnh sửa cuối cùng (final)” nhưng lại nghi ngờ rằng “Ừm… hình như có gì đó sai sai?” Hoặc bạn làm việc nhóm và muốn biết đồng đội đã sửa những gì khi gửi lại tài liệu? Những lúc như thế, tính năng Compare đúng chuẩn “cứu tinh”.
Nó giúp bạn:
-
Thấy rõ phần nào bị xóa, phần nào được thêm.
-
Biết ai đã thay đổi (nếu tài liệu có thông tin tác giả).
-
Xem tổng quan tất cả chỉnh sửa mà không cần đọc lại từ đầu.
Nghe đã thấy tiện rồi đúng không?
Bắt đầu: Mở tính năng Compare trong Word 2010
Rồi, quay lại với thực hành. Nếu bạn đang dùng Word 2010, hãy mở ứng dụng lên và chuẩn bị sẵn hai tài liệu bạn muốn so sánh. Không cần mở cả hai đâu, chỉ cần mở Word là đủ.
Tiếp theo:
-
Nhìn lên thanh công cụ phía trên, bạn sẽ thấy tab Review.
Đừng bỏ qua tab này, nó chứa rất nhiều thứ hay ho mà người dùng bình thường ít khi để ý đến.
-
Trong nhóm công cụ của Review, bạn sẽ thấy nút Compare (biểu tượng hai tờ giấy nhỏ).
-
Nhấp vào nó. Một menu xổ xuống, và bạn chọn Compare….
Đến đây mới thật sự “vào việc”.
Chọn tài liệu gốc và tài liệu đã chỉnh sửa
Khi cửa sổ “Compare Documents” hiện lên, bạn sẽ thấy Word yêu cầu:
Nghe thì đơn giản, nhưng đôi khi bạn dễ nhầm lẫn nếu đặt tên file không rõ ràng. Tốt nhất nên kiểm tra trước hoặc đặt tên kiểu:
-
BaoCao-Goc.docx
-
BaoCao-Sua.docx
Khi đã chọn xong cả hai file bằng cách nhấn nút Browse…, bạn có thể để nguyên các tùy chọn phía dưới (mặc định). Nếu bạn thích soi thật kỹ, có thể tích chọn những mục như:
-
Nội dung bị xóa
-
Nội dung được thêm
-
Thay đổi định dạng
-
Bình luận (nếu có)
Sau đó nhấn OK, và… hãy đợi một chút thôi. Word sẽ xử lý để tạo ra một bản “hợp nhất” hiển thị mọi điểm khác nhau.
Giao diện kết quả so sánh – nhìn thì phức tạp nhưng không khó hiểu
Khi Word 2010 hoàn thành so sánh, bạn sẽ thấy cửa sổ chia làm ba phần:
-
Bảng Summary bên trái
Nơi hiển thị loại thay đổi nào đã xảy ra và số lượng.
Cứ như danh sách “tội trạng” vậy!
-
Tài liệu kết quả ở giữa
Đây là bản tổng hợp chứa các biến động: chữ thêm thì gạch chân, chữ xóa thì gạch ngang, thay đổi định dạng thì đánh dấu màu.
Nhìn qua là thấy ngay!
-
Hai tài liệu gốc và sửa ở bên phải
Bạn không nhất thiết phải xem cả hai, nhưng Word vẫn hiển thị để bạn tiện kiểm tra.
Giao diện này ban đầu có thể hơi rối, nhưng chỉ cần vài phút làm quen là bạn sẽ thấy nó cực kỳ mạnh mẽ.
Một vài mẹo nhỏ giúp bạn sử dụng Compare hiệu quả hơn
Thêm vài ý “bỏ túi” để bạn dùng tính năng này mượt hơn:
-
Nếu tài liệu nhiều hình ảnh, đôi khi Compare không nhận đúng thay đổi giữa phiên bản. Trong trường hợp đó, nên kiểm tra thủ công phần hình.
-
Bạn có thể xuất kết quả so sánh như một file mới, không ảnh hưởng đến hai file gốc.
-
Nếu muốn so sánh từng đoạn cụ thể, hãy tách phần đó thành file riêng trước rồi Compare.
-
Nên bật Track Changes khi chỉnh sửa, để lần so sánh sau hiển thị rõ tác giả thay đổi.
Những mẹo nhỏ này giúp công việc của bạn đỡ phiền toái và tránh bị sót thay đổi quan trọng.
Vậy so sánh khác gì với Combine?
Nhiều người hay nhầm Compare và Combine.
Compare = so sánh hai phiên bản.
Combine = gộp các chỉnh sửa từ nhiều người vào một tài liệu.
Nếu bạn làm việc nhóm và mỗi người gửi bạn một phiên bản tài liệu thì Combine mới là thứ bạn cần. Còn nếu chỉ muốn biết “file A và file B khác gì nhau?”, thì cứ chọn Compare là chuẩn không cần chỉnh.
Kết luận – đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích
Tính năng so sánh hai tài liệu trong Word 2010 thực ra không phức tạp. Chỉ vài cú nhấp chuột là bạn đã có thể nhìn thấy toàn bộ thay đổi rõ ràng như ban ngày. Trong môi trường làm việc cần tính chính xác, hoặc khi bạn muốn kiểm soát chất lượng nội dung, Compare thực sự là một công cụ đáng giá.
Nếu trước đây bạn từng thấy việc kiểm tra hai tài liệu gần như bất khả thi, thì từ giờ trở đi, bạn đã có một “vũ khí bí mật” cực kỳ mạnh mẽ rồi đấy!
Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Có những lúc bạn mở một file Word ra và tự hỏi: “Ủa, câu này ai sửa, sửa lúc nào, và vì sao lại sửa kiểu… kỳ kỳ vậy?” Nếu tài liệu chỉ có mình bạn làm thì còn đỡ. Nhưng hễ dính tới làm nhóm, gửi qua gửi lại giữa sếp – đồng nghiệp – khách hàng là y như rằng dễ xảy ra hiểu lầm. Và đó là lúc Track Changes (Theo dõi thay đổi) trong Word 2019 phát huy tác dụng. Nó giúp Word ghi lại mọi chỉnh sửa một cách rõ ràng, minh bạch, nhìn phát biết ngay chuyện gì đang diễn ra. Còn khi đã chốt nội dung rồi, bạn chỉ cần Accept All (Chấp nhận tất cả) là tài liệu trở lại “sạch sẽ”, gọn gàng, như chưa từng có cuộc sửa đổi nào.
1) Bật Track Changes trong Word 2019
Cách bật thật ra cực đơn giản, không cần nhớ nhiều:
-
Mở tài liệu trong Word 2019.
-
Bấm tab Review (Xem lại) trên thanh công cụ.
-
Tìm nhóm Tracking rồi nhấn Track Changes.
Khi nút Track Changes sáng lên (hoặc có trạng thái bật), nghĩa là Word đang theo dõi thay đổi. Từ lúc đó trở đi, bạn sửa gì Word cũng “ghi biên bản” lại hết.
Nhưng nhiều người bật xong lại hoang mang: “Sao mình sửa mà chẳng thấy gì đổi màu?” Thường là do bạn đang để chế độ hiển thị quá gọn, nên dấu sửa bị ẩn bớt.
Chọn chế độ hiển thị cho đúng ý
Ngay trong tab Review, bạn sẽ thấy phần hiển thị kiểu:
-
All Markup: hiện toàn bộ thay đổi (rõ nhất nhưng nhìn hơi rối)
-
Simple Markup: hiện đơn giản (gọn hơn)
-
No Markup: ẩn dấu sửa để đọc cho mượt (thay đổi vẫn còn nhé!)
-
Original: xem bản gốc trước khi sửa
Nếu đang kiểm tra chi tiết, cứ chọn All Markup cho chắc. Còn nếu bạn chỉ muốn đọc nội dung trôi chảy, chuyển No Markup là thấy “dễ thở” ngay.
2) Track Changes ghi lại những gì?
Khi Track Changes bật, Word sẽ đánh dấu các thao tác phổ biến như:
-
Thêm chữ: chữ mới thường có màu khác hoặc được đánh dấu
-
Xóa chữ: chữ bị xóa sẽ gạch ngang (chứ không biến mất hẳn)
-
Sửa nội dung: thực chất là xóa + thêm, nên bạn sẽ thấy cả hai dấu
-
Đổi định dạng (đậm/nhạt, font, cỡ chữ…): có thể được ghi nhận tùy cài đặt
Nó hữu ích vì bạn luôn thấy “lịch sử chỉnh sửa” ngay trong văn bản. Tài liệu dài cũng không sao, vì Word có nút nhảy qua từng thay đổi để bạn duyệt dần. Vấn đề chỉ là… đôi khi đông người sửa quá, nhìn như cầu vồng. Nhưng thôi, rối còn hơn mù mờ, đúng không?
3) Accept All: chốt tất cả thay đổi trong một nốt nhạc
Khi bạn đã đồng ý với toàn bộ chỉnh sửa và muốn có bản cuối sạch sẽ, hãy dùng Accept All:
-
Vào tab Review (Xem lại)
-
Tìm nhóm Changes
-
Bấm nút Accept (Chấp nhận)
-
Mở menu xổ xuống (mũi tên cạnh Accept)
-
Chọn Accept All Changes (Chấp nhận tất cả thay đổi)
Ngay lập tức, toàn bộ dấu gạch ngang, màu sắc, ký hiệu sửa đổi biến mất vì chúng đã được “hợp thức hóa” vào văn bản.
Có một lựa chọn còn tiện hơn nếu bạn sắp gửi file đi:
Cái này kiểu “dọn nhà xong tắt luôn đèn”, khỏi lo bạn quên tắt Track Changes rồi tiếp tục sửa linh tinh mà không hay.
4) Một chút cảnh giác trước khi bấm Accept All
Accept All nhanh thật, nhưng đừng bấm theo kiểu ‘thôi cho xong’. Nhất là tài liệu quan trọng: hợp đồng, báo cáo số liệu, nội dung gửi khách. Chỉ cần một thay đổi nhỏ bị sửa sai tên riêng hay sai con số là đủ mệt rồi. Vậy nên trước khi chốt, bạn nên lướt nhanh vài đoạn trọng yếu. Hoặc nếu muốn chắc hơn nữa, duyệt từng thay đổi:
Chậm hơn, nhưng đổi lại là an tâm. Mà an tâm đôi khi đáng giá hơn tốc độ lắm!
Th12 3, 2025 | word 365, excel 365, powerpoint
Nếu bạn hay làm việc với tài liệu Word chung với đồng nghiệp, chắc chắn đã ít nhất một lần nghe đến cụm từ Track Changes. Nghe thì có vẻ hơi “chuyên môn”, nhưng thực ra, nó chỉ là tính năng giúp ghi lại mọi chỉnh sửa trong văn bản để người khác xem là ai đã sửa, sửa cái gì và lúc nào. Nói nôm na, Track Changes giống như camera ghi hình trong ngôi nhà tài liệu của bạn, ai đi lại, ai thay đổi gì là nó biết hết. Tiện vô cùng!
Track Changes là gì mà ai cũng dùng?
Bạn cứ tưởng tượng thế này: nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, nhưng bạn muốn xem lại toàn bộ quá trình và quyết định xem có đồng ý với những thay đổi đó hay không. Lúc này, Track Changes chính là vị cứu tinh. Khi bật tính năng này, mỗi chỉnh sửa—dù chỉ là thêm một dấu cách—đều sẽ được đánh dấu bằng màu sắc khác nhau. Có khi bạn nhìn vào thấy hơi “rối mắt”, nhưng đổi lại, bạn hoàn toàn nắm được ai làm gì trên tài liệu của mình.
Điều thú vị là, Track Changes không chỉ để xem người khác sửa, mà còn để chính bạn kiểm soát quá trình biên tập của bản thân. Đôi khi sửa xong lại muốn quay lại bản cũ, nhờ Track Changes bạn chỉ cần Reject là xong. Không cần lật lại từng file cũ nữa.
Cách bật Track Changes trong Word 2021 (nhanh – gọn – dễ nhớ)
Dù Word đã trải qua nhiều phiên bản, nhưng cách bật Track Changes trong Word 2021 vẫn đơn giản cực kỳ. Bạn chỉ cần vài thao tác cơ bản:
-
Mở tài liệu Word bạn muốn theo dõi chỉnh sửa.
-
Trên thanh công cụ phía trên, nhấn vào tab Review.
-
Tại nhóm lệnh Tracking, bạn sẽ thấy nút Track Changes.
-
Nhấn vào nó. Khi nút sáng lên là tính năng đã được kích hoạt!
Thế là xong. Từ khoảnh khắc ấy, Word bắt đầu “ghi hình” tất cả mọi thay đổi. Thêm chữ – nó ghi. Xóa chữ – nó cũng ghi. Thay đổi định dạng – không thoát đâu nhé. Và bạn có thể yên tâm rằng mình không bỏ sót bất kỳ sửa đổi nào.
Một vài mẹo nhỏ giúp thao tác với Track Changes mượt hơn
Nhiều người bật tính năng này nhưng rồi “hoảng nhẹ” vì văn bản đầy màu sắc, gạch xóa lung tung. Điều đó hoàn toàn bình thường! Nếu muốn gọn hơn một chút, bạn có thể:
-
Chọn chế độ hiển thị trong Review → Tracking → Simple Markup để chỉ xem dấu gạch đơn giản ở lề.
-
Hoặc nếu bạn muốn xem mọi thứ, chọn All Markup.
-
Muốn ẩn sạch đánh dấu chỉ để đọc nội dung? Chọn No Markup (nhưng đừng lo, các sửa đổi vẫn còn, chỉ là tạm thời ẩn đi).
Track Changes đúng là hữu ích, nhưng nếu biết tận dụng chế độ hiển thị thì bạn sẽ đỡ đau mắt hơn nhiều đấy.
Cách Accept All trong Word 2021 – “chốt đơn” mọi thay đổi trong một nốt nhạc
Sau khi đã xem đủ thứ chỉnh sửa, đến một lúc bạn sẽ cần “chốt hạ”: giữ lại toàn bộ thay đổi hay loại bỏ toàn bộ? Thay vì Accept từng dòng một (việc này thực sự mỏi tay lắm), Word 2021 cho bạn tùy chọn Accept All, nghe đã thấy khỏe rồi.
Cách làm cực kỳ đơn giản:
-
Trong tab Review, nhìn sang nhóm Changes.
-
Nhấn vào nút Accept (biểu tượng dấu tích).
-
Chọn Accept All Changes hoặc Accept All Changes and Stop Tracking.
Vậy là mọi thay đổi sẽ được áp dụng ngay lập tức. Tài liệu của bạn trở nên “sạch đẹp” như chưa từng có vết đánh dấu nào. Một cảm giác rất thỏa mãn, nhất là sau khi bạn đã đọc và xem xét kỹ lưỡng phần chỉnh sửa từ nhiều người.
Accept All khác gì Accept All Changes and Stop Tracking?
Đây là một câu hỏi khá hay và nhiều người lầm lẫn. Hai tùy chọn này chỉ khác nhau ở một điểm nhỏ nhưng quan trọng:
-
Accept All Changes chỉ chấp nhận toàn bộ chỉnh sửa đã có, nhưng Track Changes vẫn còn bật. Nghĩa là sau đó, nếu ai sửa gì thêm, nó vẫn tiếp tục ghi lại.
-
Accept All Changes and Stop Tracking vừa chấp nhận toàn bộ thay đổi, vừa tắt Track Changes luôn. Thường dùng khi bạn muốn hoàn thiện tài liệu và không muốn tiếp tục theo dõi chỉnh sửa nữa.
Vậy nên trước khi bấm, hãy xem bạn có cần tiếp tục theo dõi hay không. Tránh trường hợp tắt rồi bật lại làm rối thêm.
Khi nào nên sử dụng Track Changes?
Có lúc Track Changes là cứu cánh, nhưng cũng có lúc nó trở thành “biểu đồ hỗn loạn”. Vậy dùng khi nào cho hợp lý?
-
Khi bạn làm việc nhóm, cần người khác xem bạn đã sửa gì.
-
Khi bạn biên tập một văn bản dài, cần xem lại lịch sử chỉnh sửa.
-
Khi bạn gửi tài liệu để góp ý, và muốn mọi phản hồi hiển thị rõ ràng.
-
Khi bạn chỉnh sửa hợp đồng, văn bản pháp lý… nơi từng từ đều quan trọng.
Tuy nhiên, nếu chỉ chỉnh sửa nội dung cá nhân hoặc làm việc một mình, đôi khi việc bật Track Changes có thể làm tài liệu trông hơi rối, gây phân tâm. Lúc này, tắt đi cho đỡ mệt.
Một vài lỗi thường gặp (và cách tránh)
-
Quên tắt Track Changes trước khi gửi tài liệu:
Rất nhiều người đã gặp tình huống “tế nhị” khi gửi tài liệu cho khách hàng và để lộ lịch sử chỉnh sửa bên trong. Hãy nhớ kiểm tra lại trước khi gửi bản cuối cùng nhé.
-
Chọn sai chế độ hiển thị:
Nếu bạn bật No Markup nhưng lại nghĩ tài liệu đã sạch, hãy cẩn thận. Chế độ này chỉ ẩn đánh dấu chứ không xóa.
-
Nhầm giữa Comment và Track Changes:
Comment chỉ để thêm nhận xét, không phải chỉnh sửa văn bản. Track Changes mới là nơi ghi lại thay đổi thực tế.
Lời kết
Track Changes và Accept All trong Word 2021 thực ra không hề phức tạp như nhiều người tưởng. Chỉ cần hiểu đúng cách bật, xem và chốt sửa đổi, bạn sẽ làm chủ tài liệu của mình dễ dàng hơn rất nhiều. Hơn nữa, trong môi trường làm việc hiện nay—nơi ai cũng cần chia sẻ và cộng tác—việc sử dụng thành thạo tính năng này gần như là “kỹ năng sinh tồn”.
Hy vọng bài viết này giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi tiếp cận Track Changes, không còn ngại những dấu gạch đỏ xanh lằng nhằng nữa. Và nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng khác trong Word 2021, cứ nói mình biết nhé!
