Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2016

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2016

Th12 24, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn từng nhìn một bảng Excel dài cả nghìn dòng rồi tự hỏi:
“Giờ mình tổng hợp cái đống này kiểu gì đây?”
thì rất có thể bạn đang cần đến PivotTable trong Excel 2016.

Thú thật nhé, PivotTable là một trong những tính năng mạnh nhất của Excel, nhưng cũng là thứ khiến rất nhiều người… né tránh. Nghe tên đã thấy “cao siêu”, mở lên thấy kéo thả tùm lum là bắt đầu rối. Nhưng sự thật là: hiểu đúng rồi thì PivotTable lại cực kỳ dễ dùng, thậm chí còn vui nữa.

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2016

PivotTable là gì? Nói đơn giản cho dễ hình dung

PivotTable hiểu nôm na là bảng tổng hợp dữ liệu động.

Bạn có một bảng dữ liệu gốc rất dài, ví dụ:

  • Doanh thu theo ngày

  • Danh sách bán hàng

  • Danh sách nhân viên, đơn hàng, sản phẩm…

PivotTable giúp bạn:

  • Tổng hợp

  • Đếm

  • So sánh

  • Phân tích

chỉ bằng kéo – thả, không cần viết công thức phức tạp.

Điều hay là:
👉 Bảng dữ liệu gốc không hề bị thay đổi.
PivotTable chỉ là một “bản sao thông minh” để bạn phân tích.

Khi nào nên dùng PivotTable trong Excel 2016?

Nhiều người hỏi:
“Trường hợp này dùng hàm SUMIF hay PivotTable?”

Câu trả lời là:

  • Dữ liệu ít, đơn giản → dùng hàm

  • Dữ liệu nhiều, cần tổng hợp liên tục → PivotTable

Ví dụ:

  • Tổng doanh thu theo tháng

  • Doanh thu theo từng nhân viên

  • Số lượng sản phẩm bán theo khu vực

  • Đếm số đơn hàng theo trạng thái

Những thứ này mà viết công thức thì cũng được, nhưng PivotTable làm nhanh và gọn hơn rất nhiều.

Prompt tạo ảnh 2:
“Excel 2016 PivotTable creation window, selecting data range, clean instructional screenshot style”

Cách tạo PivotTable trong Excel 2016 – từng bước, không rối

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu gốc

Trước khi tạo PivotTable, hãy đảm bảo:

  • Dữ liệu có tiêu đề cột rõ ràng

  • Không có dòng trống xen kẽ

  • Mỗi cột chỉ chứa một loại dữ liệu

Ví dụ:

  • Cột Ngày → chỉ chứa ngày

  • Cột Doanh thu → chỉ chứa số

Chuẩn dữ liệu ngay từ đầu sẽ giúp PivotTable hoạt động mượt hơn rất nhiều.

Bước 2: Tạo PivotTable

  1. Click vào bất kỳ ô nào trong bảng dữ liệu

  2. Vào tab Insert

  3. Chọn PivotTable

  4. Nhấn OK

Excel sẽ tự động:

  • Nhận diện vùng dữ liệu

  • Tạo một sheet mới chứa PivotTable

Tới đây, bạn sẽ thấy một khung trống và bảng PivotTable Fields bên phải. Đừng hoảng, phần hay nhất nằm ở đây.

Làm quen với PivotTable Fields – hiểu là dùng được

PivotTable có 4 khu vực chính:

  • Rows (Hàng): dùng để phân nhóm theo chiều dọc

  • Columns (Cột): phân nhóm theo chiều ngang

  • Values (Giá trị): nơi tính tổng, đếm, trung bình…

  • Filters (Bộ lọc): lọc dữ liệu theo điều kiện

Nguyên tắc rất đơn giản:
👉 Muốn xem cái gì → kéo nó vào đó

Ví dụ:

  • Muốn xem doanh thu theo nhân viên

    • Nhân viên → Rows

    • Doanh thu → Values

Chỉ cần kéo thả, kết quả hiện ra ngay. Không cần viết công thức. Nhẹ cả người.

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2016

Thay đổi cách tính trong PivotTable (rất quan trọng)

Mặc định:

  • Dữ liệu số → Excel tính Sum

  • Dữ liệu chữ → Excel tính Count

Nhưng bạn hoàn toàn có thể đổi.

Ví dụ:

  • Đổi Sum thành Average

  • Đếm số đơn hàng

  • Tính Max, Min

Cách làm:

  1. Click mũi tên ở ô trong Values

  2. Chọn Value Field Settings

  3. Chọn kiểu tính bạn muốn

Đây là chỗ nhiều người không để ý, nên dùng PivotTable mà kết quả lại “sai sai”.

Lọc và sắp xếp dữ liệu trong PivotTable

PivotTable không chỉ tổng hợp, mà còn lọc rất tiện.

Bạn có thể:

  • Lọc theo tháng

  • Chỉ xem 1 nhân viên

  • Chỉ xem top 10 sản phẩm bán chạy

Chỉ cần dùng:

  • Filter

  • Hoặc mũi tên lọc ngay trong Rows / Columns

Tất cả đều không ảnh hưởng dữ liệu gốc, nên bạn có thể thử thoải mái, không sợ hỏng file.

Cập nhật PivotTable khi dữ liệu thay đổi

Một lỗi rất hay gặp là:

“Ủa sao dữ liệu mới nhập mà PivotTable không đổi?”

PivotTable không tự cập nhật.

Cách làm:

  • Click vào PivotTable

  • Chuột phải → Refresh

  • Hoặc dùng phím Alt + F5

Chỉ một thao tác nhỏ, nhưng nếu quên là dễ hiểu nhầm dữ liệu lắm đấy.

Một vài mẹo nhỏ giúp dùng PivotTable hiệu quả hơn

  • Luôn định dạng dữ liệu gốc dạng Table (Ctrl + T)

  • Đặt tên cột ngắn gọn, dễ hiểu

  • Không gộp ô trong dữ liệu gốc

  • Hạn chế chỉnh sửa trực tiếp trong PivotTable

Những thói quen này giúp file của bạn bền, dễ sửa và dễ mở rộng về sau.

Cách sử dụng PivotTable để tổng hợp dữ liệu trong Excel 2016

Kết lại – PivotTable không khó, chỉ là bạn chưa quen

Nhiều người nghĩ PivotTable là thứ gì đó rất “cao cấp”. Nhưng thật ra, PivotTable trong Excel 2016 sinh ra để giúp người bình thường làm việc nhanh hơn, chứ không phải để làm khó ai cả.

Chỉ cần bạn:

  • Hiểu dữ liệu của mình

  • Biết kéo đúng chỗ

  • Dành ra một chút thời gian làm quen

Thì PivotTable sẽ trở thành công cụ bạn dùng gần như mỗi ngày. Và đến lúc đó, bạn sẽ tự hỏi:
“Sao hồi trước mình lại ngồi cộng từng ô làm gì cho khổ vậy?” 😄

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

Th12 23, 2025 | powerpoint, excel 365, word 365

Có một sự thật là thế này:
nếu bạn đã từng quen với VLOOKUP, thì lần đầu gặp XLOOKUP trong Excel 365 sẽ có chút bỡ ngỡ. Nhưng chỉ cần dùng vài lần thôi, cảm giác sẽ chuyển từ “lạ ghê” sang “sao hồi trước mình không biết sớm hơn nhỉ?”.

Excel 365 mang XLOOKUP đến như một lời giải cho hàng loạt phiền toái cũ: đếm cột, khóa bảng, sợ chèn cột, sợ #N/A… Tất cả những nỗi lo đó, XLOOKUP xử lý gọn gàng đến mức nhiều lúc bạn chỉ muốn thở phào: “À, hóa ra Excel cũng có ngày dễ thương thế này.”

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

XLOOKUP trong Excel 365 là gì? Hiểu nhanh cho đỡ mệt

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được Microsoft thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và cả INDEX + MATCH trong rất nhiều tình huống.

Nói ngắn gọn:

  • Bạn muốn tìm giá trị gì → nói rõ

  • Bạn muốn tìm ở cột nào → chỉ ra

  • Bạn muốn trả về cột nào → nói luôn

Excel không bắt bạn phải:

  • Tra từ trái sang phải

  • Nhớ số thứ tự cột

  • Lo bảng bị chèn thêm cột

Mọi thứ rõ ràng hơn, logic hơn, và ít “bẫy” hơn hẳn.

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc lòng

Cú pháp đầy đủ của XLOOKUP trong Excel 365 là:

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Nghe thì dài, nhưng đừng hoảng. Thực tế, 90% trường hợp bạn chỉ dùng 3 đối số đầu.

  • lookup_value: giá trị cần tìm

  • lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

  • return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các phần sau là tùy chọn, dùng khi cần nâng cao.

Prompt tạo ảnh 2:
“Excel 365 spreadsheet with XLOOKUP syntax highlighted, arrows pointing to lookup column and return column, instructional screenshot style”

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong Excel 365 dễ đến mức bất ngờ

Giả sử bạn có bảng dữ liệu như sau:

Mã NV Tên nhân viên Phòng ban
NV01 An Kế toán
NV02 Bình Marketing

Bạn nhập Mã NV ở ô A2 và muốn Excel tự trả về Phòng ban.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

=XLOOKUP(A2, A:A, C:C)

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không sợ bảng thay đổi.
Không cần khóa vùng dữ liệu.

So với VLOOKUP, cảm giác như bỏ được một cái gánh nặng trên vai vậy.

Những điểm khiến XLOOKUP trong Excel 365 “ăn đứt” VLOOKUP

1. Tra cứu ngược – chuyện nhỏ với XLOOKUP

VLOOKUP chỉ tra từ trái sang phải. Muốn tra ngược là phải xoay bảng hoặc dùng INDEX + MATCH.

XLOOKUP thì không quan tâm bạn tra xuôi hay ngược.
Chỉ cần:

  • Cột tìm ở đâu

  • Cột trả về ở đâu

Excel 365 xử lý gọn gàng, không phàn nàn.

2. Không sợ chèn cột, xóa cột

Đây là điểm cực kỳ “đáng tiền”.

VLOOKUP phụ thuộc vào số thứ tự cột.
XLOOKUP thì phụ thuộc vào cột bạn chỉ định.

Thế nên:

  • Chèn thêm cột → không sao

  • Xóa cột khác → không ảnh hưởng

File bền hơn, ít lỗi vặt hơn rất nhiều.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

XLOOKUP xử lý lỗi #N/A gọn gàng hơn hẳn

Một điểm mình rất thích ở XLOOKUP là tham số if_not_found.

Ví dụ:

=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, “Không có dữ liệu”)

Nếu không tìm thấy kết quả, Excel sẽ hiển thị:

“Không có dữ liệu”

Không còn #N/A đỏ chót.
Không cần bọc thêm IFERROR.
Nhìn bảng tính cũng “dễ thở” hơn hẳn, đặc biệt khi làm báo cáo.

Tìm gần đúng, tìm ký tự đại diện – XLOOKUP làm luôn

XLOOKUP trong Excel 365 hỗ trợ nhiều chế độ so khớp:

  • 0 – Tìm chính xác (mặc định)

  • -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

  • 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

  • 2 – Dùng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ: tra bậc thuế, xếp loại điểm số, mức chiết khấu… thì XLOOKUP xử lý rất mượt, không cần bảng phụ rườm rà.

Tìm từ dưới lên – XLOOKUP làm được trong một nốt nhạc

Đây là điểm mà rất nhiều người “wow” khi biết.

=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, , , -1)

Tham số -1 trong search_mode cho phép Excel tìm từ dưới lên trên.
Cực kỳ hữu ích khi:

  • Dữ liệu trùng lặp

  • Bạn muốn lấy kết quả mới nhất

VLOOKUP không làm được. INDEX + MATCH thì làm được nhưng dài dòng. XLOOKUP thì gọn gàng.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP trong Excel 365

  • File dùng XLOOKUP chỉ mở đầy đủ trên Excel 365 hoặc Excel 2021 trở lên

  • Nếu gửi file cho người dùng Excel cũ → họ sẽ không xem được công thức

  • Khi làm file dùng chung, nên xác định rõ phiên bản Excel của mọi người

Dù vậy, trong môi trường Excel 365 hiện nay, XLOOKUP gần như là lựa chọn mặc định rồi.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 365

Kết lại – học XLOOKUP sớm, tiết kiệm thời gian về lâu dài

Thật lòng mà nói, XLOOKUP trong Excel 365 không phải là hàm khó, chỉ là bạn chưa quen. Nhưng một khi đã quen rồi, bạn sẽ thấy công việc với Excel nhẹ hơn rất nhiều: ít lỗi hơn, công thức dễ đọc hơn, file cũng “bền” hơn.

Nếu VLOOKUP từng khiến bạn dè chừng mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới: hiểu ý, làm nhanh, ít gây rắc rối. 😄

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2021: Hiểu đúng rồi là thấy… nhẹ hẳn người

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2021: Hiểu đúng rồi là thấy… nhẹ hẳn người

Th12 23, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 2021 và đã từng bực mình vì VLOOKUP “dở chứng” mỗi khi chèn thêm cột, thì chào mừng bạn tới với INDEX MATCH. Nghe tên thì có vẻ hơi học thuật, hơi nâng cao, nhưng thực tế lại rất đời. Chỉ cần hiểu bản chất một chút thôi, là bạn sẽ thấy: À, hóa ra lâu nay mình khổ vì dùng chưa đúng công cụ.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2021: Hiểu đúng rồi là thấy… nhẹ hẳn người 1

INDEX MATCH là gì mà dân Excel hay truyền tai nhau?

Nói gọn trong một câu duy nhất cho dễ nhớ:

👉 MATCH tìm vị trí – INDEX lấy dữ liệu

Thế thôi. Không hơn không kém.

  • MATCH: giúp Excel tìm xem một giá trị nằm ở dòng số mấy trong một cột (hoặc hàng).

  • INDEX: lấy ra giá trị ở đúng dòng (và cột) mà bạn chỉ định.

Khi ghép hai hàm này lại, bạn có một công cụ dò dữ liệu cực kỳ linh hoạt. Không cần cột dò nằm bên trái. Không sợ chèn cột. Và trong Excel 2021, INDEX MATCH vẫn là “vũ khí” rất đáng tin, kể cả khi đã có XLOOKUP.

Làm quen với MATCH trước, đừng vội ghép

Cú pháp của MATCH trong Excel 2021 là:

=MATCH(giá_trị_cần_tìm, vùng_dò, kiểu_dò)

Ví dụ:

=MATCH("SP05", A2:A20, 0)

Giải thích cho dễ hiểu:

  • Tìm giá trị SP05

  • Trong cột A từ dòng 2 đến 20

  • Dò chính xác (số 0)

Kết quả trả về là gì?
👉 Một con số, đại diện cho vị trí.

Nếu SP05 nằm ở dòng thứ 7 trong vùng A2:A20, MATCH sẽ trả về 7. Nó không trả về “SP05”, cũng không trả về dữ liệu liên quan. Chỉ là vị trí thôi. Nhiều người mới hay nhầm chỗ này, nên nhớ kỹ nha.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2021: Hiểu đúng rồi là thấy… nhẹ hẳn người 2

INDEX – hàm lấy dữ liệu rất thẳng thắn

Đến lượt INDEX. Hàm này có cú pháp đơn giản hơn nhiều:

=INDEX(vùng_dữ_liệu, số_dòng)

Ví dụ:

=INDEX(B2:B20, 7)

Excel sẽ lấy giá trị ở dòng thứ 7 trong cột B. Không suy diễn, không đoán mò. Bạn đưa số mấy, nó lấy đúng chỗ đó.

Và tới đây, bạn có thể đoán ra rồi đúng không? MATCH cho bạn số dòng, INDEX dùng số dòng đó để lấy dữ liệu. Hai mảnh ghép vừa khít.

Ghép INDEX MATCH lại – phần “đinh” của câu chuyện

Công thức INDEX MATCH phổ biến trong Excel 2021 sẽ trông như thế này:

=INDEX(B2:B20, MATCH(A2, A2:A20, 0))

Đọc theo kiểu nói chuyện:

  • MATCH tìm xem giá trị trong ô A2 nằm ở dòng nào của cột A

  • INDEX dùng dòng đó để lấy dữ liệu tương ứng ở cột B

Ví dụ thực tế:

  • Cột A: Mã sản phẩm

  • Cột B: Tên sản phẩm

  • A2: mã bạn nhập

Kết quả trả về là tên sản phẩm đúng với mã. Không cần đếm cột. Không sợ bảng thay đổi. Rất gọn.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2021: Hiểu đúng rồi là thấy… nhẹ hẳn người 3

Vì sao INDEX MATCH vẫn “đáng học” trong Excel 2021?

Có người hỏi: “Excel 2021 có XLOOKUP rồi, học INDEX MATCH làm gì nữa?” Câu hỏi hợp lý đấy. Nhưng thực tế là INDEX MATCH vẫn rất đáng dùng, vì mấy lý do sau:

1. Không bị giới hạn trái – phải

VLOOKUP bắt bạn dò từ trái sang phải. INDEX MATCH thì không quan tâm. Bạn có thể:

  • Dò ở cột A

  • Trả về dữ liệu ở cột Z

Miễn là bạn chỉ đúng vùng.

2. Chèn cột thoải mái, công thức không “toang”

INDEX MATCH không dựa vào số thứ tự cột. Thế nên chèn thêm cột cũng không làm sai kết quả. Đây là điểm mà dân Excel làm việc lâu năm rất thích.

3. Dễ đọc lại công thức khi bảng lớn

Nhìn vào INDEX MATCH, bạn biết ngay:

  • Dò ở cột nào

  • Lấy dữ liệu ở cột nào

Không cần ngồi đếm cột trong đầu như lúc dùng VLOOKUP.

Một ví dụ rất đời cho bạn áp dụng ngay

Giả sử bạn có bảng:

  • Cột A: Mã nhân viên

  • Cột B: Tên nhân viên

  • Cột C: Phòng ban

  • Cột D: Lương

Bạn nhập mã nhân viên ở ô F2, muốn lấy lương.

Công thức:

=INDEX(D2:D100, MATCH(F2, A2:A100, 0))

Xong. Rất thẳng. Và kể cả ngày mai có ai đó chèn thêm cột B’ hay C’, công thức vẫn chạy ngon.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2019: Hiểu bản chất rồi là thấy… dễ hơn VLOOKUP nhiều

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2019: Hiểu bản chất rồi là thấy… dễ hơn VLOOKUP nhiều

Th12 23, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn đang dùng Excel 2019 và đã từng vật lộn với VLOOKUP, thì khả năng cao bạn cũng từng nghe ai đó nói: “Dùng INDEX MATCH đi, đỡ lỗi hơn.” Nghe thì có vẻ cao siêu, hơi học thuật, thậm chí là… ngại học. Nhưng nói thật nhé, INDEX MATCH không khó, chỉ là nó hay bị giải thích theo kiểu sách vở nên làm người mới nản từ đầu.

Bài này không dạy theo kiểu giáo trình. Mình sẽ nói chuyện với bạn như đang ngồi cạnh nhau, mở file Excel lên và chỉ từng bước. Hiểu từ gốc, dùng từ từ, không cần nhớ máy móc. Đọc xong, bạn sẽ thấy INDEX MATCH trong Excel 2019 thực ra rất “đáng yêu”.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2019: Hiểu bản chất rồi là thấy… dễ hơn VLOOKUP nhiều 4

INDEX MATCH là gì? Nói ngắn cho dễ nhớ

Bạn chỉ cần nhớ một câu này thôi:

👉 MATCH tìm vị trí – INDEX lấy dữ liệu

Thế là đủ để bắt đầu.

  • MATCH: tìm xem giá trị bạn cần nằm ở dòng số mấy trong một cột.

  • INDEX: lấy dữ liệu tại một dòng (và cột) cụ thể trong bảng.

Ghép hai hàm lại, bạn sẽ dò được dữ liệu theo cách rất linh hoạt. Không bị giới hạn trái – phải như VLOOKUP, không sợ chèn cột làm hỏng công thức. Và trong Excel 2019, cặp này vẫn là “chân ái” với rất nhiều người.

Làm quen với MATCH trước, đừng ghép vội

Cú pháp của MATCH trong Excel 2019 như sau:

=MATCH(giá_trị_cần_tìm, vùng_dò, kiểu_dò)

Ví dụ:

=MATCH("NV05", A2:A20, 0)

Nó có nghĩa là:

  • Tìm “NV05”

  • Trong cột A từ dòng 2 đến 20

  • Dò chính xác (số 0)

Kết quả trả về là gì?
👉 Số thứ tự dòng, không phải giá trị.

Nếu NV05 nằm ở dòng thứ 6 trong vùng A2:A20, MATCH sẽ trả về số 6. Nhiều người mới hay nhầm chỗ này, nên nhớ kỹ: MATCH chỉ trả vị trí, không trả dữ liệu.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2019: Hiểu bản chất rồi là thấy… dễ hơn VLOOKUP nhiều 5

Đến lượt INDEX – hàm lấy dữ liệu rất thẳng tính

Hàm INDEX có cú pháp:

=INDEX(vùng_dữ_liệu, số_dòng)

Ví dụ:

=INDEX(B2:B20, 6)

Excel sẽ lấy giá trị ở dòng thứ 6 trong cột B. Không suy đoán, không vòng vo. Bạn đưa số mấy, nó lấy đúng chỗ đó.

Và tới đây, bạn có thể thấy ngay “mảnh ghép” còn thiếu: MATCH cho số dòng, INDEX dùng số dòng đó để lấy dữ liệu.

Ghép INDEX MATCH lại – phần quan trọng nhất

Công thức INDEX MATCH phổ biến trong Excel 2019 sẽ trông như thế này:

=INDEX(B2:B20, MATCH(A2, A2:A20, 0))

Giải thích theo kiểu nói chuyện:

  • MATCH tìm vị trí của giá trị ở ô A2 trong cột A

  • INDEX dùng vị trí đó để lấy dữ liệu tương ứng ở cột B

Ví dụ thực tế:

  • Cột A: Mã sản phẩm

  • Cột B: Tên sản phẩm

  • A2: mã bạn cần tra

Kết quả là tên sản phẩm đúng với mã. Không cần đếm cột, không sợ chèn cột. Gọn!

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2019: Hiểu bản chất rồi là thấy… dễ hơn VLOOKUP nhiều 6

Vì sao INDEX MATCH “ăn điểm” hơn VLOOKUP trong Excel 2019?

Đây là mấy lý do rất đời, không lý thuyết:

1. Không cần cột dò nằm bên trái

VLOOKUP bắt buộc cột dò phải ở bên trái. INDEX MATCH thì không quan tâm. Dò cột nào cũng được, miễn là bạn chỉ đúng vùng.

2. Chèn cột không làm hỏng công thức

VLOOKUP dùng số thứ tự cột. Chèn một cột là dễ toang.
INDEX MATCH dùng vùng cụ thể, chèn cột vẫn chạy bình thường.

3. Công thức dễ kiểm soát khi bảng lớn

Khi nhìn lại công thức INDEX MATCH, bạn biết ngay:

  • Dò ở đâu

  • Trả về ở đâu

Không phải ngồi đếm cột trong đầu như lúc dùng VLOOKUP.

Ví dụ thực tế cho dễ áp dụng

Giả sử bạn có bảng:

  • Cột A: Mã nhân viên

  • Cột B: Tên nhân viên

  • Cột C: Phòng ban

  • Cột D: Lương

Bạn nhập mã nhân viên ở ô F2, muốn lấy lương.

Công thức:

=INDEX(D2:D100, MATCH(F2, A2:A100, 0))

Thế là xong. Không cần quan tâm cột D đứng thứ mấy, không sợ ai chèn thêm cột B hay C.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2016: Ban đầu hơi ngán, quen rồi thì… không muốn quay lại VLOOKUP

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2016: Ban đầu hơi ngán, quen rồi thì… không muốn quay lại VLOOKUP

Th12 23, 2025 | excel 365, Tài Khoản, word 365

Nếu bạn từng làm Excel một thời gian, chắc chắn đã quen mặt hàm VLOOKUP. Dễ dùng, gõ nhanh, ai cũng biết. Nhưng rồi đến một ngày, bạn gặp bảng dữ liệu “khó ở”: cột cần tìm nằm bên phải, bảng bị chèn thêm cột, hoặc dữ liệu thay đổi liên tục. Và thế là VLOOKUP bắt đầu làm bạn bực mình. Lúc đó, cái tên INDEX MATCH xuất hiện, nghe hơi học thuật, hơi đáng sợ. Nhưng tin mình đi, INDEX MATCH trong Excel 2016 không hề khó, chỉ là bạn chưa được ai giải thích cho đúng kiểu đời thường thôi.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2016: Ban đầu hơi ngán, quen rồi thì… không muốn quay lại VLOOKUP 7

INDEX MATCH là gì mà dân Excel hay truyền tai nhau vậy?

Nói ngắn gọn thế này cho dễ nhớ:

  • MATCH: tìm vị trí của một giá trị trong một cột (hoặc hàng).

  • INDEX: lấy giá trị tại một vị trí xác định trong bảng.

Ghép lại, MATCH tìm vị trí – INDEX lấy dữ liệu. Hai thằng này kết hợp với nhau tạo thành một cặp cực kỳ linh hoạt. Không bị giới hạn “trái sang phải” như VLOOKUP, không sợ chèn cột làm sai công thức, và chạy cũng nhanh hơn khi dữ liệu lớn.

Nghe tới đây chắc bạn vẫn hơi mơ hồ. Không sao, mình đi từng bước.

Làm quen với hàm MATCH trước (đừng vội ghép)

Cú pháp của MATCH trong Excel 2016 là:

=MATCH(giá_trị_cần_tìm, vùng_dò, kiểu_dò)

Ví dụ:

=MATCH("SP03", A2:A10, 0)

Câu này nghĩa là gì?

  • Tìm “SP03”

  • Trong cột A từ A2 đến A10

  • Dò chính xác (số 0)

Kết quả trả về không phải là “SP03”, mà là vị trí của nó. Nếu SP03 nằm ở dòng thứ 4 trong vùng A2:A10, MATCH sẽ trả về số 4.

Đây là điểm nhiều người mới hay nhầm. MATCH không trả về giá trị, nó chỉ trả về vị trí.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2016: Ban đầu hơi ngán, quen rồi thì… không muốn quay lại VLOOKUP 8

Tiếp theo là hàm INDEX – lấy dữ liệu đúng chỗ

Cú pháp của INDEX:

=INDEX(vùng_dữ_liệu, số_dòng)

Ví dụ:

=INDEX(B2:B10, 4)

Excel sẽ lấy giá trị ở dòng thứ 4 trong vùng B2:B10. Rất thẳng thắn, không vòng vo.

Giờ bạn thấy vấn đề chưa? MATCH cho bạn số dòng, INDEX dùng số dòng đó để lấy dữ liệu. Và thế là hai hàm này “bắt tay” với nhau.

Ghép INDEX MATCH lại với nhau – khoảnh khắc à ha!

Công thức hoàn chỉnh thường sẽ trông như thế này:

=INDEX(B2:B10, MATCH(A2, A2:A10, 0))

Giải thích theo kiểu nói chuyện:

  • MATCH tìm vị trí của giá trị trong cột A

  • INDEX dùng vị trí đó để lấy dữ liệu tương ứng trong cột B

Ví dụ thực tế:

  • A2 là mã sản phẩm bạn cần tìm

  • Cột A là danh sách mã

  • Cột B là tên sản phẩm

Công thức trên sẽ trả về tên sản phẩm đúng với mã. Gọn gàng, rõ ràng, và quan trọng là… không sợ chèn cột.

Hướng dẫn sử dụng INDEX MATCH trong Excel 2016: Ban đầu hơi ngán, quen rồi thì… không muốn quay lại VLOOKUP 9

Vì sao INDEX MATCH “ăn đứt” VLOOKUP trong nhiều trường hợp?

Đây là lý do nhiều người đã quen INDEX MATCH thì khó quay lại VLOOKUP:

1. Không cần cột dò nằm bên trái

INDEX MATCH cho phép bạn:

  • Tìm ở cột A

  • Trả về dữ liệu ở cột Z
    Không quan tâm trái – phải. Rất thoải mái.

2. Không sợ chèn thêm cột

VLOOKUP dùng số thứ tự cột. Chèn một cột là dễ sai.
INDEX MATCH thì dò theo vùng cố định, chèn cột không ảnh hưởng.

3. Công thức rõ ràng hơn khi đọc kỹ

Nhìn công thức INDEX MATCH, bạn biết ngay:

  • Dò ở đâu

  • Trả về ở đâu

Không phải đếm cột trong đầu như VLOOKUP.

Một ví dụ đời thường cho dễ hình dung

Giả sử bạn có bảng:

  • Cột A: Mã nhân viên

  • Cột B: Phòng ban

  • Cột C: Lương

Bạn muốn:

  • Nhập mã nhân viên

  • Lấy ra mức lương

Công thức:

=INDEX(C2:C100, MATCH(E2, A2:A100, 0))

Trong đó:

  • E2 là mã nhân viên cần tra

  • A2:A100 là cột mã

  • C2:C100 là cột lương

Không cần quan tâm thứ tự cột, không cần chỉnh gì khi bảng thay đổi. Rất “đã”.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Th12 22, 2025 | excel 365, powerpoint, word 365

Nếu bạn đã từng làm việc với Excel đủ lâu, chắc chắn bạn biết cảm giác này:
gõ VLOOKUP, nhớ cột đầu tiên, đếm cột trả về, rồi cầu trời đừng ai chèn thêm cột vào bảng. Chỉ cần ai đó thêm một cột là công thức đi tong. Mệt thật sự.

Và rồi Excel 2021 xuất hiện cùng XLOOKUP. Không ồn ào, không phô trương, nhưng dùng rồi mới thấy: “Ủa, sao trước giờ mình lại chịu khổ với VLOOKUP vậy?” 😄

XLOOKUP không chỉ là bản nâng cấp. Nó là cách Excel nói với người dùng rằng:

“Thôi, để tôi làm việc này cho bạn dễ hơn.”

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

XLOOKUP là gì? Nói đơn giản cho dễ hiểu

XLOOKUP là hàm tra cứu dữ liệu mới, được thiết kế để thay thế VLOOKUP, HLOOKUP và thậm chí cả INDEX + MATCH trong nhiều trường hợp.

Thay vì:

  • Bắt buộc tra từ trái sang phải

  • Phải nhớ số thứ tự cột

  • Dễ lỗi khi bảng thay đổi

XLOOKUP cho phép bạn:

  • Tra cứu theo bất kỳ hướng nào

  • Chỉ định rõ cột tìm và cột trả về

  • Tự xử lý lỗi gọn gàng

  • Không sợ bảng bị chèn cột

Nghe thôi đã thấy nhẹ đầu rồi, đúng không?

Cú pháp XLOOKUP – nhìn là hiểu, không cần học thuộc

Cú pháp chuẩn của XLOOKUP như sau:

=XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

Nhìn thì hơi dài, nhưng thực tế bạn chỉ cần nhớ 3 tham số đầu là dùng được 80% trường hợp.

  • lookup_value: giá trị cần tìm

  • lookup_array: cột (hoặc hàng) chứa giá trị cần tìm

  • return_array: cột (hoặc hàng) chứa kết quả trả về

Các tham số còn lại là “gia vị”, dùng khi cần nâng cao.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Ví dụ cơ bản: dùng XLOOKUP trong 10 giây

Giả sử bạn có bảng dữ liệu:

Mã SP Tên sản phẩm Giá
SP01 Áo thun 150
SP02 Quần jean 350

Bạn muốn nhập Mã SP và trả về Giá.

Công thức XLOOKUP sẽ là:

=XLOOKUP(A2, A:A, C:C)

Chỉ vậy thôi.
Không đếm cột.
Không lo bảng thay đổi.
Không cần nhớ “cột thứ mấy”.

So với VLOOKUP thì sao? Nhẹ hơn hẳn.

Vì sao XLOOKUP “ăn đứt” VLOOKUP?

Không phải tự nhiên mà dân Excel gọi XLOOKUP là “chân ái”. Dưới đây là những điểm khiến nhiều người chuyển hẳn.

1. Tra cứu ngược thoải mái

VLOOKUP bó buộc tra từ trái sang phải.
XLOOKUP thì không.

Bạn có thể:

  • Tra mã → tên

  • Tra tên → mã

  • Tra bất kỳ cột nào, miễn là bạn chỉ rõ

Excel không còn bắt bạn phải sắp xếp lại bảng nữa. Quá đã!

2. Không cần đếm cột

VLOOKUP yêu cầu:

“Cột trả về là cột thứ mấy?”

XLOOKUP thì nói:

“Bạn muốn trả về cột nào? Chỉ tôi là được.”

Điều này cực kỳ quan trọng khi làm file lớn, chỉnh sửa thường xuyên.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

XLOOKUP xử lý lỗi thông minh hơn

Một điểm mình rất thích là if_not_found.

Ví dụ:

=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, “Không tìm thấy”)

Nếu không có dữ liệu, Excel sẽ trả về:

“Không tìm thấy”

Không còn #N/A đỏ chót, không còn phải bọc IFERROR bên ngoài. Gọn gàng, dễ đọc, dễ hiểu.

Các chế độ so khớp trong XLOOKUP (dùng khi cần)

Tham số match_mode cho phép bạn chọn cách Excel tìm dữ liệu:

  • 0 – Tìm chính xác (mặc định)

  • -1 – Tìm giá trị nhỏ hơn gần nhất

  • 1 – Tìm giá trị lớn hơn gần nhất

  • 2 – Tìm bằng ký tự đại diện (*, ?)

Ví dụ tìm gần đúng theo mức lương, bậc thuế, xếp loại… thì XLOOKUP làm rất mượt.

Tìm từ dưới lên? XLOOKUP làm được luôn

VLOOKUP không làm được chuyện này.
INDEX + MATCH thì làm được nhưng khá dài.

XLOOKUP thì chỉ cần thêm search_mode.

=XLOOKUP(A2, A:A, B:B, , , -1)

-1 nghĩa là tìm từ dưới lên.
Cực kỳ hữu ích khi dữ liệu có trùng giá trị và bạn muốn lấy kết quả mới nhất.

Một vài lưu ý nhỏ khi dùng XLOOKUP

  • XLOOKUP chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365 trở lên

  • Nếu gửi file cho người dùng Excel 2016 trở xuống → họ sẽ không xem được công thức

  • Khi làm file dùng chung, nên cân nhắc đối tượng sử dụng

Tuy nhiên, nếu bạn làm việc cá nhân hoặc nội bộ với Excel mới, thì cứ yên tâm dùng.

Cách sử dụng XLOOKUP trong Excel 2021

Kết lại – học XLOOKUP sớm, đỡ khổ về sau

Thật lòng mà nói, XLOOKUP không khó, chỉ là nhiều người chưa thử. Nhưng một khi đã dùng rồi, bạn sẽ thấy Excel nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Công thức rõ ràng hơn, file bền hơn, ít lỗi vặt hơn.

Nếu VLOOKUP là thứ khiến bạn phải “né tránh” mỗi khi làm báo cáo, thì XLOOKUP giống như một người bạn mới, hiểu chuyện và biết điều. 😌