Nếu bạn dùng OneNote 2021 để ghi chú hằng ngày, có lẽ bạn đã quen với việc tạo rất nhiều trang note. Hôm nay ghi lại ý tưởng, mai ghi nội dung cuộc họp, hôm khác lại viết danh sách việc cần làm. Ban đầu mọi thứ còn khá gọn gàng. Nhưng sau vài tháng… notebook bắt đầu dày lên thấy rõ.
Đến lúc cần tìm lại một thông tin nào đó thì hơi “khó thở” một chút.
Bạn nhớ là mình đã viết nó. Chắc chắn luôn! Nhưng viết ở trang nào thì… chịu.
Đây chính là lúc Tags trong OneNote trở nên cực kỳ hữu ích. Chỉ cần đánh dấu nội dung bằng các thẻ phù hợp, sau này bạn có thể tìm lại chúng trong vài giây. Không cần mở từng trang, không cần đọc lại cả notebook.
Nghe hơi “thần kỳ” đúng không? Nhưng thực tế đúng là như vậy.
Tags trong OneNote 2021 là gì?
Trong OneNote, tag có thể hiểu đơn giản là một dạng nhãn đánh dấu. Bạn gắn nó vào một dòng ghi chú để phân loại nội dung.
Ví dụ như:
-
To-Do – việc cần làm
-
Important – nội dung quan trọng
-
Question – câu hỏi cần giải quyết
-
Idea – ý tưởng
Mỗi tag đều đi kèm một biểu tượng nhỏ. Nhìn vào là hiểu ngay nội dung đó thuộc loại gì.
Điểm thú vị là OneNote có thể tổng hợp tất cả các tag giống nhau trong toàn bộ notebook. Nhờ vậy bạn có thể xem lại toàn bộ việc cần làm hoặc tất cả ý tưởng chỉ trong một danh sách duy nhất.
Khá tiện đấy chứ.
Vì sao nên sử dụng tìm kiếm theo tag?
Có người hỏi: “OneNote đã có chức năng tìm kiếm rồi, vậy cần gì tag nữa?”
Câu hỏi hay đấy.
Tìm kiếm thông thường sẽ dựa vào từ khóa. Nhưng đôi khi bạn không nhớ chính xác từ khóa. Bạn chỉ nhớ rằng đó là một việc cần làm, hoặc một ghi chú quan trọng.
Lúc này tag phát huy tác dụng.
Ví dụ:
-
Bạn muốn xem toàn bộ việc cần làm trong tuần
-
Bạn muốn xem lại các câu hỏi chưa giải quyết
-
Bạn muốn rà soát những ghi chú quan trọng
Nếu đã gắn tag trước đó, việc tìm lại chỉ mất vài giây. Nhanh gọn hơn rất nhiều so với việc lục từng trang.
Cách gắn tag cho ghi chú trong OneNote 2021
Trước khi tìm theo tag, tất nhiên bạn cần gắn tag cho nội dung.
Cách làm không hề phức tạp.
Đầu tiên, mở trang ghi chú trong OneNote 2021. Sau đó chọn dòng nội dung cần đánh dấu.
Tiếp theo:
-
Vào tab Home
-
Tìm nhóm Tags
-
Chọn loại tag phù hợp
Ngay lập tức biểu tượng tag sẽ xuất hiện bên cạnh dòng ghi chú.
Ví dụ, nếu đó là một việc cần làm thì chọn To-Do. Một dấu tích nhỏ sẽ hiện ra ở đầu dòng.
Chỉ vậy thôi. Rất nhanh.
Cách tìm kiếm ghi chú theo tag
Sau khi đã gắn tag cho các nội dung quan trọng, bạn có thể bắt đầu tìm kiếm.
Trong OneNote 2021, hãy làm như sau:
-
Mở tab Home
-
Nhấn Find Tags
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Đây là Tag Summary – nơi tổng hợp toàn bộ tag trong notebook.
Danh sách này sẽ hiển thị:
-
Các dòng ghi chú có tag
-
Loại tag được sử dụng
-
Vị trí của ghi chú trong notebook
Chỉ cần nhấp vào một mục bất kỳ, OneNote sẽ mở ngay trang chứa nội dung đó.
Nhanh thật!
Lọc kết quả tìm kiếm theo phạm vi
Một tính năng khá hay nữa là bạn có thể lọc phạm vi tìm kiếm.
Ví dụ:
-
This Section – chỉ tìm trong section hiện tại
-
This Notebook – tìm trong toàn bộ notebook
-
All Notebooks – tìm trong tất cả notebook
Nếu bạn sử dụng nhiều notebook khác nhau, tính năng này cực kỳ hữu ích.
Chẳng hạn bạn có notebook riêng cho công việc và notebook khác cho học tập. Khi tìm tag To-Do, bạn có thể giới hạn trong notebook công việc để tránh danh sách quá dài.
Tạo tag riêng trong OneNote
Ngoài các tag mặc định, OneNote còn cho phép bạn tạo tag riêng.
Ví dụ như:
-
Khách hàng cần liên hệ
-
Ý tưởng nội dung
-
Công việc gấp
Để tạo tag mới, bạn chỉ cần:
-
Vào Home
-
Nhấn vào danh sách Tags
-
Chọn Customize Tags
Sau đó bạn có thể tạo tag mới, chọn biểu tượng và đặt tên tùy ý.
Việc này giúp hệ thống ghi chú của bạn trở nên linh hoạt hơn rất nhiều.
Một vài mẹo nhỏ khi sử dụng tags
Để tag thực sự phát huy tác dụng, bạn nên hình thành một vài thói quen nhỏ.
Thứ nhất, hãy gắn tag ngay khi ghi chú. Đừng để sau này mới quay lại đánh dấu, vì rất dễ quên.
Thứ hai, cố gắng dùng tag nhất quán. Ví dụ, mọi việc cần làm đều dùng To-Do.
Thứ ba, thỉnh thoảng mở Tag Summary để xem lại. Điều này giống như một bảng tổng hợp công việc vậy.
Nhờ những thói quen nhỏ này, notebook của bạn sẽ trở nên dễ quản lý hơn rất nhiều.
Khi nào nên dùng tags thay vì tìm kiếm thông thường?
Tìm kiếm từ khóa và tìm kiếm tag thực ra bổ sung cho nhau.
Nếu bạn nhớ chính xác nội dung, tìm kiếm từ khóa là nhanh nhất.
Nhưng nếu bạn chỉ nhớ loại thông tin, tag sẽ tiện hơn.
Ví dụ:
-
Tìm tất cả việc cần làm
-
Tìm các ghi chú quan trọng
-
Tìm câu hỏi chưa giải quyết
Những thứ này gần như không thể lọc bằng từ khóa một cách hiệu quả. Nhưng với tag thì lại rất đơn giản.
Kết luận
Tính năng tìm kiếm theo tag trong OneNote 2021 tuy không quá nổi bật, nhưng lại cực kỳ hữu ích khi notebook bắt đầu có nhiều nội dung.
Chỉ cần gắn tag cho các dòng ghi chú quan trọng, sau đó sử dụng Tag Summary để xem lại. Bạn sẽ nhanh chóng tìm được việc cần làm, ý tưởng mới hoặc những câu hỏi chưa giải quyết.
Một khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy việc quản lý ghi chú trở nên gọn gàng hơn hẳn. Và OneNote lúc đó không chỉ là một cuốn sổ điện tử nữa — nó giống như một hệ thống quản lý thông tin cá nhân khá thông minh.
Thật ra, đôi khi chỉ cần một tính năng nhỏ như tags thôi… cũng đủ thay đổi hoàn toàn cách bạn sử dụng OneNote.
