Nếu bạn sử dụng OneNote 2019 trong một thời gian dài, rất có thể notebook của bạn đã chứa khá nhiều thông tin. Ghi chú cuộc họp, danh sách việc cần làm, ý tưởng bất chợt, tài liệu học tập… tất cả nằm chung trong một nơi.
Ban đầu thì mọi thứ vẫn ổn. Nhưng khi số lượng ghi chú tăng lên, việc tìm lại một thông tin cụ thể đôi khi trở thành thử thách. Bạn nhớ mình đã viết nó ở đâu đó… nhưng chính xác là trang nào thì không chắc nữa.
Nghe quen không?
Đó chính là lúc Tags trong OneNote phát huy tác dụng. Nhờ hệ thống thẻ này, bạn có thể đánh dấu các đoạn nội dung quan trọng và sau đó tìm lại chúng chỉ trong vài giây.
Nghe đơn giản vậy thôi, nhưng khi dùng quen rồi thì cực kỳ tiện.
Tags trong OneNote là gì?
Trong OneNote, tag là một dạng nhãn đánh dấu. Bạn có thể gắn tag cho một dòng ghi chú để phân loại nội dung.
Ví dụ:
-
Tag To-Do cho những việc cần làm
-
Tag Important cho nội dung quan trọng
-
Tag Question cho câu hỏi cần giải quyết
-
Tag Idea cho những ý tưởng
Các tag này thường đi kèm với biểu tượng nhỏ như dấu tích, ngôi sao hay dấu chấm than. Nhìn vào là nhận ra ngay.
Điểm hay ở đây là OneNote có thể tìm kiếm và tổng hợp tất cả các tag giống nhau trong toàn bộ notebook. Điều này giúp bạn quản lý thông tin nhanh hơn rất nhiều.
Vì sao nên sử dụng tìm kiếm theo Tags?
Nhiều người chỉ dùng OneNote như một cuốn sổ ghi chép điện tử. Nhưng khi biết tận dụng tags, nó trở thành một công cụ quản lý công việc khá mạnh.
Hãy tưởng tượng bạn có hàng chục trang ghi chú cuộc họp. Trong đó có rất nhiều việc cần làm. Nếu không dùng tag, bạn sẽ phải mở từng trang để tìm.
Còn nếu mọi việc cần làm đều được đánh dấu To-Do, bạn chỉ cần tìm theo tag đó. Ngay lập tức OneNote sẽ liệt kê tất cả.
Nhanh gọn. Rõ ràng. Không phải lục tung notebook nữa.
Cách gắn tag cho ghi chú trong OneNote 2019
Trước khi tìm kiếm theo tag, tất nhiên bạn cần gắn tag cho nội dung trước đã.
Cách làm khá đơn giản.
-
Mở trang ghi chú trong OneNote
-
Chọn dòng nội dung cần đánh dấu
-
Vào tab Home
-
Chọn biểu tượng Tags
Ngay lập tức danh sách các loại tag sẽ hiện ra. Bạn chỉ cần chọn loại phù hợp.
Ví dụ, nếu đó là một việc cần làm, hãy chọn To-Do. Một biểu tượng dấu tích sẽ xuất hiện ngay bên cạnh dòng ghi chú.
Vậy là xong.
Cách tìm kiếm ghi chú theo tag
Bây giờ đến phần thú vị nhất: tìm kiếm theo tag.
Trong OneNote 2019, bạn có thể làm như sau:
-
Vào tab Home
-
Nhấn Find Tags
Ngay lập tức OneNote sẽ mở một cửa sổ gọi là Tag Summary.
Cửa sổ này hiển thị toàn bộ các ghi chú đã được đánh dấu tag. Bạn có thể xem:
-
Việc cần làm
-
Ghi chú quan trọng
-
Câu hỏi
-
Ý tưởng
Mỗi mục đều hiển thị kèm theo vị trí của nó trong notebook. Chỉ cần nhấp vào là OneNote sẽ mở đúng trang ghi chú đó.
Khá tiện phải không?
Lọc kết quả tìm kiếm theo khu vực
Một điểm khá hay trong OneNote là bạn có thể lọc phạm vi tìm kiếm.
Ví dụ:
-
Chỉ tìm trong section hiện tại
-
Tìm trong toàn bộ notebook
-
Tìm trong tất cả notebook
Điều này rất hữu ích khi bạn có nhiều notebook khác nhau.
Chẳng hạn bạn dùng một notebook cho công việc và một notebook cho học tập. Khi tìm tag To-Do, bạn có thể giới hạn kết quả chỉ trong notebook công việc.
Như vậy danh sách kết quả sẽ gọn hơn rất nhiều.
Mẹo sử dụng tag hiệu quả hơn
Nếu muốn tận dụng tối đa hệ thống tag trong OneNote, bạn có thể thử vài mẹo nhỏ sau.
Thứ nhất, hãy sử dụng tag nhất quán. Ví dụ, tất cả việc cần làm đều dùng To-Do. Đừng lúc thì dùng To-Do, lúc lại dùng Important.
Thứ hai, đừng ngại tạo tag riêng. OneNote cho phép bạn tùy chỉnh tag để phù hợp với cách làm việc của mình.
Thứ ba, hãy thường xuyên xem lại Tag Summary. Điều này giống như một bảng tổng hợp công việc vậy.
Chỉ vài thói quen nhỏ thôi, nhưng hiệu quả quản lý ghi chú sẽ tăng lên rõ rệt.
Khi nào nên dùng tags thay vì tìm kiếm thông thường?
OneNote vốn đã có chức năng tìm kiếm từ khóa rất mạnh. Vậy tại sao vẫn cần tags?
Câu trả lời khá đơn giản.
Tìm kiếm từ khóa giúp bạn tìm nội dung cụ thể. Còn tag giúp bạn tìm loại thông tin.
Ví dụ:
-
Tìm tất cả việc cần làm
-
Tìm tất cả câu hỏi chưa giải quyết
-
Tìm tất cả ghi chú quan trọng
Những thứ này khó tìm bằng từ khóa, nhưng lại cực kỳ dễ nếu dùng tag.
Kết luận
Chức năng tìm kiếm theo tags trong OneNote 2019 tuy nhỏ nhưng lại rất hữu ích. Nó giúp bạn quản lý thông tin tốt hơn, đặc biệt khi notebook ngày càng nhiều nội dung.
Chỉ cần gắn tag cho các dòng ghi chú quan trọng và thỉnh thoảng mở Tag Summary để xem lại. Nhờ vậy bạn sẽ nhanh chóng tìm được những việc cần làm, những ý tưởng hay hoặc những câu hỏi chưa giải quyết.
Một khi đã quen với cách sử dụng này, bạn sẽ thấy OneNote không chỉ là nơi ghi chép đơn giản nữa. Nó giống như một hệ thống quản lý thông tin cá nhân khá mạnh mẽ.
Và đôi khi chỉ cần một tính năng nhỏ như tags thôi… cũng đủ để việc ghi chú trở nên gọn gàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
