Có một chuyện khá quen thuộc với những ai dùng OneNote 2019 để ghi chép thường xuyên. Lúc mới bắt đầu, mọi thứ rất đơn giản. Bạn mở notebook, tạo một trang mới rồi ghi nội dung vào đó. Ý tưởng đến đâu viết đến đó.
Thậm chí có khi chỉ vài dòng. Có khi cả trang dài.
Ban đầu thì không vấn đề gì. Nhưng sau một thời gian, notebook bắt đầu đầy lên. Hàng chục, thậm chí hàng trăm trang ghi chú xuất hiện.
Và lúc đó bạn có thể nhận ra một điều khá rõ:
Các trang ghi chú không có bố cục giống nhau.
Trang thì có tiêu đề to rõ. Trang khác lại chỉ toàn nội dung. Có trang chia mục rất gọn gàng, còn trang khác thì… hơi lộn xộn một chút.
Khi cần tìm lại thông tin cũ, việc đọc lại đôi khi mất thời gian hơn dự kiến.
Đây chính là lúc template trang ghi chú trở nên cực kỳ hữu ích.
Template trang ghi chú trong OneNote 2019 là gì?
Nói đơn giản thôi, template là một mẫu trang ghi chú được thiết kế sẵn.
Thay vì mỗi lần tạo trang mới lại phải định dạng lại từ đầu, bạn chỉ cần chọn template. Trang ghi chú sẽ tự động có sẵn bố cục.
Ví dụ một template có thể bao gồm:
-
Tiêu đề trang
-
Nội dung chính
-
Mục ghi chú quan trọng
-
Checklist công việc
Khi dùng template, mỗi trang ghi chú đều có cấu trúc giống nhau. Nhìn vào notebook là thấy mọi thứ gọn gàng ngay.
Không cần phải mất thời gian chỉnh sửa từng trang.
Lợi ích khi sử dụng template trong OneNote
Nhiều người nghĩ rằng template chỉ dành cho những người làm việc chuyên nghiệp. Nhưng thực ra ai cũng có thể tận dụng.
Lợi ích đầu tiên rất dễ thấy: tiết kiệm thời gian.
Thay vì tạo tiêu đề, thêm checklist hay chia mục nội dung mỗi lần ghi chú, bạn chỉ cần chọn template và bắt đầu viết.
Thứ hai là giữ ghi chú đồng nhất.
Khi tất cả trang đều có cấu trúc giống nhau, việc đọc lại thông tin sẽ nhanh hơn. Bạn biết ngay phần nào là nội dung chính, phần nào là ghi chú quan trọng.
Một lợi ích khác cũng khá hay là quản lý thông tin tốt hơn. Template giúp bạn không bỏ sót những mục quan trọng.
Chẳng hạn như danh sách việc cần làm hoặc các quyết định trong cuộc họp.
Các bước tạo template trang ghi chú trong OneNote 2019
Để tạo template, trước tiên bạn cần tạo một trang ghi chú mẫu.
Hãy mở OneNote 2019 và tạo một trang mới. Trang này sẽ được dùng để thiết kế template.
Sau đó bắt đầu bố trí các phần nội dung theo ý muốn.
Ví dụ bạn có thể thêm:
-
Tiêu đề lớn ở đầu trang
-
Mục nội dung chính
-
Danh sách việc cần làm
-
Khu vực ghi chú thêm
Bạn cũng có thể sử dụng bảng hoặc đường phân cách để trang ghi chú rõ ràng hơn.
Quan trọng nhất là bố cục phải dễ đọc và dễ sử dụng lâu dài.
Lưu trang ghi chú thành template
Sau khi thiết kế xong trang ghi chú mẫu, bước tiếp theo là lưu nó thành template.
Cách thực hiện khá đơn giản.
-
Chọn tab Insert trên thanh công cụ.
-
Nhấn vào Page Templates.
-
Trong bảng bên phải, chọn Save current page as a template.
OneNote sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho template.
Bạn nên chọn những tên dễ nhớ như:
-
Template ghi chú công việc
-
Template họp nhóm
-
Template kế hoạch ngày
Sau khi lưu xong, template sẽ xuất hiện trong danh sách.
Cách áp dụng template cho trang ghi chú mới
Khi muốn tạo trang ghi chú mới theo mẫu, bạn chỉ cần tạo một trang mới trong notebook.
Sau đó mở mục Page Templates.
Trong danh sách template, hãy chọn mẫu mà bạn đã lưu trước đó.
Ngay lập tức trang ghi chú sẽ hiển thị theo bố cục của template.
Lúc này bạn chỉ cần điền nội dung vào các phần đã có sẵn.
Không cần chỉnh sửa định dạng nữa.
Một vài mẹo nhỏ khi thiết kế template
Khi đã quen với template, bạn có thể thử thêm một vài mẹo để ghi chú hiệu quả hơn.
Trước tiên, hãy tạo nhiều template cho các mục đích khác nhau. Ví dụ:
-
Template ghi chú học tập
-
Template họp công việc
-
Template quản lý dự án
Mỗi loại template nên có cấu trúc riêng phù hợp với cách sử dụng.
Ngoài ra, đừng làm template quá phức tạp. Trang ghi chú càng nhiều chi tiết thì càng dễ gây rối.
Một template tốt nên đơn giản, rõ ràng và dễ đọc.
Đôi khi chỉ cần vài mục cơ bản như tiêu đề, nội dung và checklist là đã đủ.
Kết luận
Tính năng template trang ghi chú trong OneNote 2019 tuy không quá nổi bật nhưng lại cực kỳ hữu ích nếu bạn ghi chú thường xuyên.
Chỉ cần dành vài phút thiết kế một mẫu trang phù hợp với nhu cầu của mình. Sau đó áp dụng template cho các trang ghi chú mới.
Notebook của bạn sẽ trở nên gọn gàng, dễ đọc và dễ quản lý hơn rất nhiều.
Và sau một thời gian sử dụng, bạn có thể sẽ nhận ra rằng template không chỉ giúp tiết kiệm thời gian… mà còn khiến việc ghi chép trong OneNote trở nên khoa học và thoải mái hơn hẳn.
