Có một điều khá quen thuộc khi dùng OneNote 2016 trong thời gian dài. Ban đầu chúng ta thường ghi chú khá thoải mái. Mở trang mới rồi viết luôn. Ý tưởng đến đâu thì ghi đến đó.
Nhưng sau vài tuần, hoặc vài tháng, notebook bắt đầu dày lên. Trang ghi chú nhiều hơn. Nội dung cũng đủ loại: ghi chú học tập, ghi chú công việc, danh sách việc cần làm, thậm chí cả những ý tưởng bất chợt.
Lúc này một vấn đề nhỏ bắt đầu xuất hiện.
Các trang ghi chú không có cấu trúc giống nhau.
Trang thì có tiêu đề rõ ràng, trang khác lại không. Có trang chia mục nội dung rất gọn gàng, trang khác lại toàn chữ viết liên tục. Khi mở lại để tìm thông tin, đọc hơi… rối.
Vậy có cách nào để tất cả trang ghi chú trông giống nhau, dễ đọc hơn không?
Câu trả lời chính là template trang ghi chú.
Template trang ghi chú là gì?
Template trong OneNote có thể hiểu đơn giản là một mẫu trang ghi chú được thiết kế sẵn. Khi tạo trang mới, bạn chỉ cần áp dụng template này.
Ngay lập tức trang ghi chú sẽ có sẵn bố cục.
Ví dụ:
-
Tiêu đề trang
-
Nội dung chính
-
Danh sách công việc
-
Ghi chú bổ sung
Nhờ vậy, mỗi trang ghi chú đều có cấu trúc giống nhau. Khi mở notebook ra xem lại, mọi thứ trông gọn gàng và dễ theo dõi hơn rất nhiều.
Nghe có vẻ nhỏ thôi. Nhưng nếu bạn ghi chú mỗi ngày thì sự khác biệt sẽ thấy rõ.
Lợi ích khi sử dụng template trong OneNote 2016
Có khá nhiều lý do khiến template trở nên hữu ích.
Trước hết là tiết kiệm thời gian. Khi template đã có sẵn cấu trúc, bạn không cần tạo lại tiêu đề hay chia mục nội dung cho từng trang.
Chỉ cần mở trang mới, chọn template và bắt đầu viết.
Một lợi ích khác là giữ ghi chú thống nhất. Tất cả các trang sẽ có bố cục giống nhau. Điều này giúp đọc lại thông tin nhanh hơn.
Ngoài ra, template còn giúp bạn quản lý nội dung tốt hơn. Nếu mỗi trang đều có mục “việc cần làm” hoặc “ghi chú quan trọng”, bạn sẽ dễ dàng theo dõi công việc hơn.
Những chi tiết nhỏ như vậy đôi khi lại giúp công việc hàng ngày trở nên trật tự hơn.
Các bước tạo template trang ghi chú trong OneNote 2016
Để tạo template, trước tiên bạn cần tạo một trang ghi chú mẫu.
Hãy mở OneNote 2016 và tạo một trang mới. Sau đó bắt đầu thiết kế bố cục theo nhu cầu của mình.
Ví dụ bạn muốn tạo template cho ghi chú công việc hàng ngày. Trang ghi chú có thể gồm:
-
Tiêu đề ngày làm việc
-
Mục nhiệm vụ chính
-
Danh sách việc cần làm
-
Ghi chú thêm
Bạn cũng có thể thêm bảng nhỏ, đường phân cách hoặc checklist để trang ghi chú rõ ràng hơn.
Hãy nhớ một điều: template nên đơn giản và dễ sử dụng. Đừng thiết kế quá phức tạp.
Lưu trang ghi chú thành template
Sau khi trang ghi chú mẫu đã hoàn chỉnh, bước tiếp theo là lưu nó thành template.
Các bước thực hiện khá đơn giản:
-
Chọn tab Insert trên thanh công cụ.
-
Nhấn vào Page Templates.
-
Trong bảng bên phải, chọn Save current page as a template.
Lúc này OneNote sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho template.
Bạn nên đặt tên dễ nhớ như:
-
Template ghi chú công việc
-
Template họp nhóm
-
Template học tập
Sau khi lưu xong, template sẽ xuất hiện trong danh sách để sử dụng sau này.
Cách sử dụng template cho trang ghi chú mới
Khi muốn tạo một trang ghi chú mới theo mẫu, bạn chỉ cần mở trang mới.
Sau đó vào mục Page Templates.
Trong danh sách template, chọn mẫu mà bạn đã tạo trước đó.
Ngay lập tức trang ghi chú sẽ hiển thị theo bố cục của template.
Việc còn lại rất đơn giản. Bạn chỉ cần điền nội dung vào các mục đã có sẵn.
Không cần định dạng lại từng trang nữa.
Một vài mẹo nhỏ để sử dụng template hiệu quả hơn
Sau khi quen với template, bạn có thể thử thêm vài cách để việc ghi chú tiện lợi hơn.
Ví dụ, hãy tạo nhiều template cho nhiều mục đích khác nhau. Một template cho công việc, một template cho học tập, và một template cho ghi chú ý tưởng.
Ngoài ra, bạn có thể thêm checklist hoặc bảng theo dõi công việc vào template. Điều này giúp quản lý nhiệm vụ rõ ràng hơn.
Một mẹo nữa là giữ template càng đơn giản càng tốt. Trang ghi chú quá nhiều chi tiết đôi khi lại gây rối mắt.
Template tốt nhất là template giúp bạn viết nhanh và đọc lại dễ dàng.
Kết luận
Tính năng template trang ghi chú trong OneNote 2016 tuy khá đơn giản nhưng lại cực kỳ hữu ích nếu bạn thường xuyên ghi chú.
Chỉ cần dành vài phút thiết kế một mẫu trang phù hợp với nhu cầu của mình. Sau đó áp dụng template cho các trang ghi chú mới.
Notebook của bạn sẽ trở nên gọn gàng, dễ đọc và dễ quản lý hơn rất nhiều.
Và khi đã quen với cách làm này, bạn sẽ thấy rằng việc ghi chép trong OneNote không chỉ tiện lợi… mà còn khá thú vị nữa.
