Có những lỗi máy tính nghe thì rất nhỏ, nhưng đến lúc dính vào mới thấy bực thật sự. Lỗi gõ tiếng Việt trong Office 2016 là một kiểu như vậy. Đang ngồi soạn văn bản bình thường, tự nhiên dấu bị mất, chữ nhảy lung tung, gõ một kiểu hiện ra một kiểu khác. Có lúc nhìn cả đoạn văn mà chỉ biết thở dài. Nhất là khi đang cần làm gấp, Word lại “trở chứng”, cảm giác đúng là không vui chút nào.
Tuy vậy, nói đi cũng phải nói lại, lỗi này thường không nghiêm trọng đến mức phải cài lại máy hay mang ra tiệm ngay. Phần lớn trường hợp chỉ cần kiểm tra đúng vài chỗ là xử lý được. Cái khó nằm ở chỗ nhiều người không biết nên bắt đầu từ đâu, thế là sửa lung tung một hồi, vừa mất thời gian vừa rối thêm. Vì vậy, cách tốt nhất là đi từng bước, nhìn đúng nguyên nhân rồi sửa cho gọn. Bài viết này sẽ nói đúng chuyện đó, theo kiểu dễ hiểu, gần gũi, không quá kỹ thuật nhưng vẫn đủ để bạn tự làm được.
Vì sao Office 2016 bị lỗi gõ tiếng Việt?
Nhiều người cứ thấy Word gõ sai tiếng Việt là nghĩ ngay Office bị lỗi. Thật ra chưa chắc. Có rất nhiều trường hợp Office vẫn bình thường, còn nguyên nhân lại nằm ở bộ gõ tiếng Việt, ở font chữ, hoặc ở thiết lập bàn phím của Windows. Nói cách khác, thứ mình nhìn thấy chỉ là biểu hiện bên ngoài thôi, còn “gốc rễ” có khi nằm chỗ khác.
Ví dụ khá quen nhé. Bạn đang dùng Unikey ở bảng mã Unicode, nhưng tài liệu lại sử dụng font thuộc bộ mã cũ như VNI hay TCVN3. Khi đó, dù bạn gõ hoàn toàn đúng, chữ vẫn lỗi. Cũng có máy chạy cùng lúc hai bộ gõ, chẳng hạn Unikey và một phần mềm cũ còn sót lại. Kết quả là xung đột. Có khi Word lại đang bật các tính năng tự động sửa quá đà, làm quá trình nhập tiếng Việt bị rối. Nghe vô lý, nhưng gặp rồi mới thấy nó phiền ra sao.
Kiểm tra bộ gõ tiếng Việt trước
Đây là bước đầu tiên và gần như lúc nào cũng nên làm trước nhất. Nếu bạn đang dùng Unikey, hãy mở nó lên và nhìn vào hai mục quan trọng: bảng mã và kiểu gõ. Với Office 2016, cách an toàn nhất thường vẫn là để:
-
Bảng mã: Unicode
-
Kiểu gõ: Telex hoặc VNI
Nếu bạn dùng những font thông dụng như Times New Roman, Arial, Calibri hoặc Tahoma thì cứ để Unicode là gần như ổn. Nhiều khi lỗi không phải do Word quá phức tạp gì đâu, mà chỉ vì bảng mã bị chọn sai. Một chi tiết nhỏ thôi nhưng đủ làm cả đoạn văn bản nhìn rối như tơ vò.
Ngoài ra, cũng nên kiểm tra xem máy có đang chạy nhiều bộ gõ cùng lúc không. Chuyện này không hiếm, nhất là ở những máy dùng lâu năm. Có khi Unikey vẫn mở, nhưng đâu đó lại còn Vietkey hoặc một tiện ích nhập liệu khác chạy nền. Hai chương trình cùng can thiệp vào bàn phím thì lỗi xuất hiện là điều rất dễ hiểu. Tốt nhất chỉ nên giữ lại một bộ gõ duy nhất.
Chạy Unikey bằng quyền Administrator
Nghe có vẻ hơi kỹ thuật một chút, nhưng thao tác này thật ra rất dễ. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng Unikey rồi chọn Run as administrator. Đơn giản vậy thôi. Nhưng nhiều trường hợp, đây lại là cách xử lý khá hiệu quả.
Lý do là Office 2016 đôi khi chạy với quyền cao hơn bộ gõ, khiến Unikey không thể hoạt động ổn định trong lúc nhập văn bản. Kết quả là dấu bị lỗi, chữ hiện sai hoặc gõ lúc được lúc không. Khi chạy Unikey bằng quyền quản trị, tình trạng này thường giảm đi rõ rệt. Nếu muốn tiện hơn, bạn có thể vào Properties > Compatibility rồi tích vào mục Run this program as an administrator để lần sau chương trình tự chạy theo chế độ đó.
Kiểm tra font chữ và bảng mã của tài liệu
Đây là chỗ rất nhiều người bỏ qua. Trong khi thực tế, lỗi font và lỗi bảng mã lại là nguyên nhân cực kỳ phổ biến. Nói đơn giản thế này: bộ gõ và font chữ phải tương thích với nhau. Nếu không khớp, văn bản sẽ lỗi ngay cả khi bạn gõ đúng.
Với Office 2016, nếu đang dùng Unikey ở Unicode thì bạn nên ưu tiên các font như Times New Roman, Arial, Calibri, Tahoma hoặc Cambria. Đây là những font phổ biến, ổn định, rất ít khi gây lỗi nếu bảng mã đúng. Ngược lại, nếu mở một file cũ thấy dùng font kiểu .VnTime, VNI-Times hoặc những font thuộc bộ mã cũ, thì phải cẩn thận. Nếu vẫn gõ bằng Unicode, khả năng lỗi là rất cao.
Một cách thử rất nhanh là tạo một file Word mới hoàn toàn, chọn font Times New Roman, để Unikey ở Unicode rồi gõ thử vài câu. Nếu file mới hoạt động bình thường mà file cũ vẫn lỗi, gần như chắc chắn vấn đề nằm ở tài liệu cũ, không phải ở Word nói chung.
Tắt bớt AutoCorrect trong Word 2016
Word 2016 có khá nhiều tính năng hỗ trợ nhập liệu. Bình thường thì chúng tiện đấy, nhưng đôi lúc lại can thiệp quá sâu. Có khi bạn vừa gõ xong một từ, Word lập tức sửa thành cái gì đó rất lạ. Thế là tưởng bộ gõ bị lỗi, nhưng thực ra chính Word đang “nhiệt tình” quá mức.
Bạn có thể kiểm tra tại:
File > Options > Proofing > AutoCorrect Options
Trong phần này, hãy xem các thiết lập như tự động thay thế ký tự, tự sửa từ, tự viết hoa đầu câu. Nếu đang gặp lỗi gõ tiếng Việt liên tục, bạn nên thử tắt bớt một số mục. Không cần tắt hết, nhưng nên giảm những tính năng can thiệp trực tiếp vào văn bản đang nhập. Nhiều khi chỉ chỉnh chỗ này thôi là Word gõ lại mượt ngay.
Kiểm tra cài đặt bàn phím trong Windows
Ngoài Word và bộ gõ, Windows cũng có thể là nguyên nhân gây lỗi. Có máy cài quá nhiều kiểu bàn phím và ngôn ngữ nhập liệu, chẳng hạn English US, Vietnamese rồi thêm vài layout khác. Trong lúc thao tác, người dùng vô tình chuyển sang chế độ khác mà không để ý, thế là việc gõ tiếng Việt bắt đầu trục trặc.
Bạn nên vào phần cài đặt bàn phím của Windows để xem lại. Nếu không cần thiết, hãy xóa bớt những layout thừa. Càng gọn càng dễ kiểm soát. Nhiều lỗi máy tính thực ra không đến từ chuyện gì ghê gớm, mà chỉ vì có quá nhiều thứ cùng hoạt động một lúc.
Dùng tính năng Repair của Office 2016
Nếu đã thử các cách trên mà vẫn chưa hết lỗi, lúc đó bạn hãy kiểm tra chính bộ Office. Cách đơn giản nhất là dùng tính năng Repair có sẵn. Bạn vào Control Panel, chọn Programs and Features, tìm Microsoft Office 2016, bấm Change rồi chọn Repair hoặc Quick Repair. Sau khi hệ thống chạy xong, mở lại Word và thử gõ lại.
Trong khá nhiều trường hợp, repair là đủ để khắc phục lỗi. Nếu vẫn chưa ổn, bạn có thể dùng Online Repair để sửa sâu hơn. Cách này mất thời gian hơn một chút, nhưng thường hiệu quả nếu bộ Office bị lỗi thật.
