Có lẽ nhiều người từng rơi vào cảnh này rồi: mở Word 2010 lên, đang định gõ một đoạn văn bản cho xong việc thì tự nhiên tiếng Việt bắt đầu “dở chứng”. Dấu nhảy lung tung, chữ biến dạng, gõ một đằng hiện ra một nẻo, có lúc còn mất luôn dấu khiến cả đoạn văn nhìn vừa buồn cười vừa bực mình. Đang cần làm gấp mà gặp đúng lỗi này thì đúng là chỉ muốn thở dài. Khó ở chỗ, lỗi gõ tiếng Việt trong Office 2010 không phải lúc nào cũng đến từ một nguyên nhân duy nhất. Nó có thể do bộ gõ, do font chữ, do cấu hình Office, thậm chí do chính Windows đang xung đột ngầm mà mình không để ý.
Thế nhưng nói vậy không có nghĩa là lỗi này khó sửa. Ngược lại là đằng khác. Chỉ cần kiểm tra đúng vài chỗ quan trọng, làm theo thứ tự hợp lý, thì phần lớn trường hợp đều xử lý được khá nhanh. Không cần quá rành kỹ thuật đâu, cứ bình tĩnh làm từng bước là ổn. Bài viết này sẽ đi theo hướng gần gũi, dễ làm, không vòng vo quá nhiều. Mục tiêu chỉ là giúp bạn sửa được lỗi và gõ tiếng Việt lại bình thường trong Word 2010. Vậy thôi, đơn giản mà thiết thực.
Vì sao Office 2010 lại bị lỗi gõ tiếng Việt?
Đây là câu hỏi nghe đơn giản nhưng thật ra khá đáng nói. Nhiều người cứ thấy Word gõ sai tiếng Việt là nghĩ ngay Office bị lỗi. Nhưng không hẳn vậy. Rất nhiều trường hợp, Office 2010 vẫn chạy bình thường, còn nguyên nhân thực sự nằm ở bộ gõ tiếng Việt như Unikey, Vietkey, hoặc do bảng mã và font chữ không khớp với nhau.
Ví dụ thế này cho dễ hình dung. Nếu bạn đang dùng Unikey ở chế độ Unicode mà lại gõ trên một văn bản sử dụng font VNI hay TCVN3, khả năng lỗi gần như là chắc chắn. Chữ sẽ hiện sai, dấu đặt lung tung, nhìn vào chỉ thấy rối mắt. Hoặc có khi máy đang chạy cùng lúc hai bộ gõ, một cái can thiệp trước, một cái can thiệp sau, thế là bàn phím bắt đầu loạn. Mấy lỗi kiểu này rất hay gặp, nhất là trên máy cài lâu năm.
Nói ngắn gọn, muốn sửa đúng thì phải hiểu lỗi đang nằm ở đâu. Đừng vừa thấy sai đã vội gỡ Office ra cài lại. Có khi chưa cần đến mức đó đâu.
Kiểm tra bộ gõ tiếng Việt trước tiên
Bước đầu tiên, cũng là bước nên làm trước nhất, là kiểm tra bộ gõ. Nếu bạn đang dùng Unikey thì hãy mở bảng điều khiển của nó lên. Nhìn vào hai mục quan trọng nhất: bảng mã và kiểu gõ.
Thông thường, với Word 2010 và hầu hết font chữ hiện nay, lựa chọn an toàn nhất vẫn là:
-
Bảng mã: Unicode
-
Kiểu gõ: Telex hoặc VNI
Nếu bạn dùng những font quen thuộc như Times New Roman, Arial, Calibri hay Tahoma, gần như cứ Unicode là ổn. Đừng đổi qua đổi lại linh tinh. Nhiều khi chỉ vì vô tình bấm nhầm bảng mã mà văn bản bắt đầu lỗi ngay, trong khi mình lại tưởng máy bị hỏng.
Ngoài ra cũng nên kiểm tra xem máy có đang chạy nhiều bộ gõ cùng lúc hay không. Chuyện này không hiếm đâu. Có máy cài Unikey nhưng trước đó từng dùng Vietkey, rồi chương trình cũ vẫn âm thầm chạy nền. Thế là hai bộ gõ “đấu nhau”. Kết quả thì bạn cũng đoán được rồi: gõ chữ nào loạn chữ đó. Cách xử lý khá đơn giản, chỉ giữ lại một bộ gõ duy nhất, tốt nhất là Unikey bản ổn định.
Chạy Unikey bằng quyền Administrator
Nghe hơi kỹ thuật một chút, nhưng thao tác này lại rất dễ làm. Bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào biểu tượng Unikey rồi chọn Run as administrator. Xong.
Vì sao cách này lại hữu ích? Bởi vì đôi khi Word 2010 chạy với quyền cao hơn Unikey, khiến bộ gõ không thể can thiệp chính xác vào vùng nhập văn bản. Khi đó, lỗi tiếng Việt sẽ xuất hiện dù nhìn qua thì mọi thiết lập đều có vẻ đúng cả. Đây là kiểu lỗi hơi “khó chịu”, vì không dễ nhận ra ngay nguyên nhân. Nhưng một khi chạy Unikey bằng quyền quản trị, mọi thứ lại hoạt động bình thường. Nghe đơn giản mà hiệu quả thật.
Nếu muốn tiện hơn cho những lần sau, bạn có thể thiết lập để Unikey luôn chạy với quyền admin. Chỉ cần vào Properties, mở tab Compatibility, rồi tích vào mục Run this program as an administrator. Từ lần sau trở đi khỏi phải nhớ nữa. Máy tự làm cho mình luôn.
Kiểm tra font chữ và bảng mã của văn bản
Đây là chỗ rất nhiều người bỏ qua. Thật ra, lỗi tiếng Việt trong Office 2010 thường không chỉ do bộ gõ, mà còn do font chữ của tài liệu không tương thích với bảng mã đang dùng. Nói cách khác, bạn gõ đúng nhưng văn bản vẫn hiển thị sai vì “hai bên không nói cùng một ngôn ngữ”.
Nếu đang dùng Unikey ở chế độ Unicode, hãy ưu tiên các font phổ biến như:
-
Times New Roman
-
Arial
-
Calibri
-
Tahoma
Đó là những font tương thích tốt với Unicode và gần như không có gì phải lăn tăn. Còn nếu bạn mở một file cũ, thấy nó đang dùng font như .VnTime, VNI-Times, hay mấy font lạ lạ khác, thì nên cẩn thận. Những font đó thường đi với bảng mã cũ như TCVN3 hoặc VNI. Lúc này nếu bạn vẫn gõ Unicode thì văn bản sẽ lỗi ngay.
Một mẹo rất thực tế là thử tạo một file Word mới hoàn toàn. Sau đó chọn font Times New Roman, để Unikey ở Unicode, rồi gõ thử một đoạn ngắn. Nếu file mới gõ ngon lành mà file cũ vẫn lỗi, khả năng cao là do file cũ đang dùng font hoặc bảng mã không phù hợp. Làm vậy giúp khoanh vùng nhanh hơn nhiều. Đỡ mất thời gian mò mẫm.
Tắt bớt các tính năng tự động sửa của Word 2010
Word 2010 có khá nhiều tính năng hỗ trợ nhập liệu. Nghe thì hay đấy, nhưng không phải lúc nào cũng hữu ích với tiếng Việt. Có những lúc nó tự sửa chữ, tự thay ký tự, tự viết hoa, hoặc can thiệp vào câu chữ theo kiểu… rất không đúng lúc. Kết quả là mình gõ một kiểu, Word lại “nhiệt tình” sửa thành kiểu khác. Phiền không cơ chứ!
Bạn có thể kiểm tra mục này bằng cách vào:
File > Options > Proofing > AutoCorrect Options
Trong phần này, hãy xem thử các thiết lập tự động thay thế ký tự hoặc sửa từ đang bật những gì. Nếu đang bị lỗi gõ tiếng Việt liên tục, bạn nên thử tắt bớt một số tính năng AutoCorrect. Không nhất thiết phải tắt hết, nhưng cứ bớt cái nào can thiệp quá sâu vào quá trình nhập văn bản là tốt.
Đặc biệt trên những máy cấu hình cũ, Office 2010 kết hợp với bộ gõ tiếng Việt và tính năng AutoCorrect đôi khi tạo ra xung đột rất khó chịu. Tắt bớt một vài mục thôi cũng có thể cải thiện rõ rệt.
Kiểm tra cài đặt bàn phím trong Windows
Có một nguyên nhân nghe qua tưởng nhỏ nhưng lại gây lỗi khá âm thầm: hệ thống Windows đang cài nhiều kiểu bàn phím hoặc nhiều ngôn ngữ nhập liệu khác nhau. Ví dụ, máy có English US, Vietnamese, thêm một vài input khác nữa, rồi trong lúc thao tác bạn vô tình bấm tổ hợp phím chuyển đổi mà không để ý. Thế là Word nhận tín hiệu nhập liệu lạ, bộ gõ bắt đầu hoạt động không như mong muốn.
Trong trường hợp này, bạn nên vào phần cài đặt bàn phím của Windows để kiểm tra. Nếu không thực sự cần, hãy để lại ít layout thôi, càng gọn càng tốt. Máy tính văn phòng cũ vốn không thích sự rối rắm. Cứ đơn giản là dễ sống với nhau hơn.
Thật ra nhiều lỗi công nghệ là vậy. Không hẳn do phần mềm quá tệ, mà do có quá nhiều thứ cùng chạy, cùng chen vào một lúc. Đến người còn rối nữa là máy!
Sử dụng tính năng Repair để sửa Office 2010
Nếu đã kiểm tra bộ gõ, bảng mã, font chữ, AutoCorrect mà vẫn chưa hết lỗi, lúc này mới nên nghĩ đến chuyện sửa chính bộ Office. May là Office 2010 có sẵn tính năng Repair, và nó khá hữu ích trong những tình huống như thế này.
Bạn làm theo các bước sau:
-
Vào Control Panel
-
Chọn Programs and Features
-
Tìm Microsoft Office 2010
-
Chọn Change
-
Sau đó chọn Repair
Quá trình này thường không mất quá nhiều thời gian. Nó sẽ kiểm tra lại các thành phần của Office, sửa những file bị thiếu hoặc cấu hình bị lỗi. Nhiều trường hợp sau khi repair xong, Word gõ tiếng Việt mượt lại như bình thường. Nếu vẫn chưa ổn, khi đó mới nên cân nhắc gỡ ra và cài lại bản Office sạch hơn.
Đôi khi, cách giải quyết hiệu quả nhất lại là quay về những bước cơ bản như thế. Không hào nhoáng gì, nhưng được việc.
Một quy trình xử lý nhanh khi Word đang gõ bỗng lỗi
Nếu bạn đang làm việc mà Word 2010 bỗng dưng lỗi tiếng Việt, có thể thử theo thứ tự ngắn gọn sau:
-
Đóng Word lại hoàn toàn
-
Thoát Unikey
-
Mở lại Unikey bằng quyền administrator
-
Kiểm tra bảng mã Unicode
-
Mở file Word mới
-
Chọn font Times New Roman
-
Gõ thử một đoạn ngắn
Nghe đơn giản đúng không? Nhưng chính cái quy trình nhỏ này lại xử lý được rất nhiều ca lỗi. Đôi khi máy chỉ đang xung đột tạm thời thôi, khởi động lại đúng cách là mọi thứ trở về bình thường.
