Nếu bạn từng xây dựng một file Microsoft Access rồi chia sẻ cho vài người cùng sử dụng, có lẽ bạn đã gặp tình huống này: file chạy ổn khi dùng một mình, nhưng khi nhiều người cùng mở thì bắt đầu phát sinh lỗi. Có lúc dữ liệu bị khóa. Có lúc file chạy chậm. Thậm chí có trường hợp… file bị hỏng.
Khá khó chịu.
Đó là lý do trong Access tồn tại một kỹ thuật rất quan trọng gọi là split database – tách database thành front-end và back-end.
Nghe có vẻ hơi “kỹ thuật”. Nhưng thực ra nguyên tắc rất đơn giản:
dữ liệu để một nơi, giao diện và logic xử lý để một nơi khác.
Làm như vậy giúp hệ thống ổn định hơn rất nhiều, đặc biệt khi nhiều người cùng làm việc.
Front-end và Back-end trong Access là gì?
Trước khi đi vào cách thực hiện, cần hiểu hai khái niệm này một chút.
Back-end database là nơi lưu trữ dữ liệu. Nó chứa:
-
Tables
-
Quan hệ giữa các bảng
Và thường được đặt trên server hoặc thư mục mạng dùng chung.
Front-end database thì khác. Nó chứa:
-
Forms
-
Queries
-
Reports
-
Macros
-
Modules
Front-end không lưu dữ liệu trực tiếp. Nó chỉ liên kết tới các bảng trong back-end.
Nói cách dễ hiểu:
Back-end là kho dữ liệu, còn front-end là giao diện làm việc.
Vì sao nên tách database?
Có người hỏi: “Tại sao phải split database? Để nguyên một file cho đơn giản không được sao?”
Được. Nhưng chỉ khi có một người sử dụng.
Khi có nhiều người truy cập cùng lúc, việc tách database mang lại vài lợi ích khá rõ:
-
Giảm nguy cơ hỏng file
-
Cải thiện hiệu suất khi nhiều người dùng
-
Dễ cập nhật giao diện mà không ảnh hưởng dữ liệu
-
Quản lý bảo mật tốt hơn
Ví dụ bạn muốn sửa Form hoặc thêm Report. Nếu database đã split, bạn chỉ cần cập nhật file front-end.
Dữ liệu trong back-end vẫn an toàn.
Khá tiện.
Chuẩn bị trước khi split database
Trước khi thực hiện tách database, nên làm vài bước chuẩn bị nhỏ.
Thứ nhất, sao lưu database. Điều này luôn nên làm trước khi thay đổi cấu trúc.
Thứ hai, kiểm tra xem các bảng đã hoạt động bình thường chưa.
Thứ ba, đảm bảo database đã được compact và repair. Điều này giúp file sạch và ổn định trước khi tách.
Khi mọi thứ sẵn sàng, chúng ta có thể bắt đầu.
Cách thực hiện Split Database trong Access 365
Access 365 có sẵn công cụ hỗ trợ việc này. Bạn không cần viết code.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở database trong Access 365.
Bước 2: Vào tab Database Tools trên ribbon.
Bước 3: Chọn Access Database Splitter.
Một cửa sổ sẽ xuất hiện hỏi bạn muốn tạo file back-end ở đâu.
Bước 4: Chọn thư mục lưu back-end database.
Thông thường, nếu hệ thống có nhiều người dùng, bạn nên lưu back-end trên:
-
shared folder trong mạng nội bộ
-
server
-
hoặc OneDrive/SharePoint (nếu cấu hình phù hợp)
Bước 5: Nhấn Split Database.
Access sẽ tự động tạo:
-
một file chứa tables (back-end)
-
file hiện tại trở thành front-end với các bảng liên kết
Quá trình này thường chỉ mất vài giây.
Điều gì xảy ra sau khi split?
Sau khi tách xong, bạn sẽ thấy trong front-end các bảng có biểu tượng nhỏ giống như “liên kết”.
Điều đó có nghĩa là bảng không còn nằm trong file này nữa. Nó đang trỏ tới file back-end.
Tất cả Forms, Queries và Reports vẫn hoạt động bình thường.
Người dùng không nhận ra sự khác biệt lớn. Nhưng hệ thống phía sau đã thay đổi.
Và đó là điều quan trọng.
Triển khai front-end cho nhiều người dùng
Sau khi split database, bước tiếp theo là phân phối file front-end.
Thông thường, mỗi người dùng sẽ có một bản front-end riêng trên máy của họ.
Front-end này liên kết tới cùng một back-end.
Lợi ích của cách làm này:
-
giảm xung đột khi nhiều người dùng
-
cải thiện tốc độ
-
dễ cập nhật giao diện
Nếu cần nâng cấp hệ thống, bạn chỉ cần gửi phiên bản front-end mới cho người dùng.
Back-end vẫn giữ nguyên dữ liệu.
Khi nào cần relink tables?
Đôi khi đường dẫn tới back-end thay đổi.
Ví dụ:
-
chuyển server
-
đổi thư mục lưu trữ
-
di chuyển database
Khi đó front-end sẽ không tìm thấy bảng.
Access cung cấp Linked Table Manager để cập nhật lại đường dẫn.
Chỉ cần chọn bảng, chỉ định vị trí back-end mới, và liên kết sẽ được cập nhật.
Không quá phức tạp.
Một vài lưu ý quan trọng
Có vài điểm nhỏ nhưng khá quan trọng khi làm việc với split database.
1. Luôn sao lưu back-end
Back-end chứa toàn bộ dữ liệu. Mất file này là mất dữ liệu.
2. Không cho nhiều người chỉnh sửa cấu trúc bảng
Chỉ quản trị viên nên làm việc đó.
3. Mỗi người dùng nên có front-end riêng
Không nên dùng chung một file front-end trên mạng.
4. Định kỳ compact database
Điều này giúp hệ thống hoạt động ổn định lâu dài.
Những nguyên tắc nhỏ này giúp hệ thống chạy mượt hơn rất nhiều.
