Microsoft Access từ lâu đã là công cụ quen thuộc để xây dựng các hệ thống quản lý dữ liệu nhỏ và vừa. Nhưng khi nhiều người cùng sử dụng một file Access duy nhất, vấn đề bắt đầu xuất hiện: file nặng, dễ lỗi, thậm chí có nguy cơ hỏng database.
Giải pháp? Split database — tách cơ sở dữ liệu thành Front-End và Back-End.
Nghe có vẻ hơi “kỹ thuật”, nhưng thực ra cách làm khá đơn giản. Nếu bạn đang dùng Access 2010 và muốn hệ thống chạy ổn định hơn, bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước chi tiết.
Split Database Là Gì Và Tại Sao Nên Sử Dụng?
Trước khi đi vào thao tác, hãy hiểu nhanh khái niệm.
Trong Access, Split Database nghĩa là tách một file database thành hai phần.
Back-End chứa toàn bộ Tables (dữ liệu).
Front-End chứa Forms, Queries, Reports, Macros và VBA.
Hai phần này liên kết với nhau thông qua Linked Tables.
Tại sao phải làm vậy?
Có khá nhiều lợi ích:
-
Nhiều người có thể truy cập database cùng lúc
-
Giảm nguy cơ lỗi hoặc hỏng file
-
Tăng tốc độ xử lý dữ liệu
-
Dễ bảo trì và nâng cấp hệ thống
Nói cách khác, nếu database của bạn bắt đầu có 2 người dùng trở lên, việc split database gần như là điều nên làm.
Chuẩn Bị Trước Khi Split Database
Đừng vội bấm split ngay. Có vài bước chuẩn bị nhỏ nhưng rất quan trọng.
Backup Database
Luôn luôn sao lưu file trước khi thay đổi cấu trúc database.
Ví dụ:
Hãy copy thành:
Chỉ mất vài giây, nhưng có thể cứu bạn khỏi nhiều rắc rối.
Kiểm Tra Lỗi Database
Trước khi split, nên chạy Compact and Repair Database.
Cách thực hiện:
Điều này giúp đảm bảo database sạch lỗi trước khi tách.
Đóng Tất Cả Form Và Query
Database cần ở trạng thái ổn định khi thực hiện split. Vì vậy bạn nên:
-
Đóng toàn bộ Form
-
Đóng Query
-
Không có người dùng khác truy cập
Các Bước Split Database Trong Access 2010
Bây giờ đến phần quan trọng nhất: thực hiện split database. Thao tác thực tế chỉ mất vài phút.
Bước 1: Mở Database Trong Access 2010
Khởi động Access và mở file database của bạn.
Ví dụ:
Sau khi mở, bạn sẽ thấy danh sách:
-
Tables
-
Queries
-
Forms
-
Reports
Tất cả đang nằm trong một file duy nhất.
Bước 2: Mở Công Cụ Database Splitter
Trên thanh Ribbon, chọn:
Sau đó chọn:
Một hộp thoại sẽ xuất hiện.
Nhấn:
Access sẽ hỏi nơi lưu file Back-End.
Bước 3: Chọn Nơi Lưu File Back-End
Thông thường bạn nên lưu Back-End ở Shared Folder trên mạng nội bộ.
Ví dụ:
hoặc
Tên file mặc định thường là:
Bạn có thể đổi tên nếu muốn.
Sau đó nhấn Split.
Bước 4: Access Tự Động Tạo Liên Kết
Sau khi hoàn tất, Access sẽ tự động:
-
Tạo file Back-End
-
Di chuyển toàn bộ Tables sang Back-End
-
Tạo Linked Tables trong Front-End
Nếu mở Navigation Pane, bạn sẽ thấy các bảng có biểu tượng mũi tên nhỏ. Đó là dấu hiệu của Linked Table.
Từ thời điểm này:
Front-End chỉ chứa giao diện và logic xử lý.
Back-End chứa dữ liệu.
Hai phần vẫn hoạt động như một hệ thống hoàn chỉnh.
Cách Triển Khai Cho Nhiều Người Dùng
Split database xong vẫn còn một bước quan trọng: triển khai cho nhiều người dùng.
Back-End
Chỉ nên có một file duy nhất đặt trong Shared Folder.
Ví dụ:
Front-End
Mỗi người dùng nên có một bản Front-End riêng trên máy của họ.
Ví dụ:
User2\Sales_FE.accdb
User3\Sales_FE.accdb
Điểm quan trọng: không dùng chung Front-End.
Cách này giúp giảm xung đột dữ liệu và tăng tốc độ xử lý.
Một Số Lưu Ý Quan Trọng
Sau khi split database, có vài điều bạn nên nhớ.
Không Di Chuyển Back-End Tùy Ý
Nếu di chuyển file Back-End sang thư mục khác, liên kết sẽ bị lỗi.
Cách sửa:
Sau đó cập nhật lại đường dẫn.
Thường Xuyên Compact Database
Back-End chứa dữ liệu nên kích thước file sẽ tăng nhanh theo thời gian.
Bạn nên:
-
Compact database định kỳ
-
Backup dữ liệu hàng tuần
Bảo Mật File Back-End
Vì Back-End chứa toàn bộ dữ liệu nên cần bảo mật tốt.
Bạn nên:
-
Phân quyền truy cập thư mục
-
Hạn chế mở file trực tiếp
-
Chỉ cho phép truy cập thông qua Front-End
Khi Nào Nên Split Database?
Bạn nên cân nhắc split database khi:
-
Có từ 2 người dùng trở lên
-
Database bắt đầu chậm
-
File lớn hơn khoảng 50MB
-
Muốn quản lý dữ liệu tập trung
Trong thực tế, hầu hết các hệ thống Access dùng trong doanh nghiệp nhỏ đều sử dụng mô hình Front-End / Back-End.
Kết Luận
Split database trong Access 2010 thực ra không hề phức tạp. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn đã có thể biến một file Access đơn lẻ thành hệ thống Front-End / Back-End ổn định và chuyên nghiệp hơn.
Lợi ích rất rõ ràng: hệ thống chạy ổn định hơn, nhiều người có thể làm việc cùng lúc và việc bảo trì cũng dễ dàng hơn nhiều.
Nếu bạn đang phát triển một ứng dụng Access cho công ty hoặc cho nhóm làm việc, việc split database gần như là bước bắt buộc. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp hệ thống vận hành mượt mà trong thời gian dài.
