Nếu bạn từng làm việc với Microsoft Access 2021, chắc hẳn đã có lúc cảm thấy file database của mình bắt đầu “nặng nề” hơn theo thời gian. Lúc mới tạo thì chạy mượt. Form mở nhanh. Query trả kết quả gần như ngay lập tức.
Nhưng rồi dữ liệu tăng lên. Người dùng cũng nhiều hơn. Và thế là vấn đề bắt đầu xuất hiện.
Có khi hai người cùng chỉnh sửa dữ liệu một lúc và hệ thống báo lỗi. Có khi file database bỗng nhiên bị chậm hẳn đi. Tệ hơn nữa, đôi lúc còn có nguy cơ bị hỏng file.
Nghe quen không?
Đó chính là lúc người ta thường nghĩ đến việc tách database, hay còn gọi là Split Database. Nghe hơi kỹ thuật một chút, nhưng thực ra khái niệm này khá dễ hiểu.
Nói ngắn gọn, Split Database nghĩa là chia cơ sở dữ liệu thành hai phần riêng biệt:
-
Back-End: chứa toàn bộ bảng dữ liệu (Tables)
-
Front-End: chứa form, query, report và giao diện làm việc
Hai phần này vẫn kết nối với nhau. Người dùng thao tác trên front-end, nhưng dữ liệu thực tế lại được lưu ở back-end.
Một ý tưởng đơn giản thôi. Nhưng hiệu quả mang lại thì không hề nhỏ.
Vì sao nên tách Front-End và Back-End?
Trước khi nói đến cách làm, mình thử đặt câu hỏi này trước đã: tại sao phải tách database?
Thật ra có vài lý do khá rõ ràng.
Đầu tiên là tăng tính ổn định cho hệ thống. Khi nhiều người cùng mở một file Access duy nhất, nguy cơ xung đột dữ liệu sẽ tăng lên. Việc tách database giúp mỗi người sử dụng một file giao diện riêng, giảm đáng kể tình trạng này.
Thứ hai là cải thiện tốc độ làm việc. Khi database được tách, Access chỉ cần truy cập dữ liệu cần thiết thay vì tải toàn bộ hệ thống. Điều này giúp form và query chạy nhanh hơn.
Một lợi ích nữa khá quan trọng là dễ bảo trì và nâng cấp hệ thống. Ví dụ bạn cần chỉnh sửa giao diện hoặc thêm tính năng mới. Nếu database chưa tách, việc cập nhật sẽ khá rủi ro.
Ngược lại, khi đã split database, bạn chỉ cần thay đổi file front-end. Dữ liệu trong back-end vẫn được giữ nguyên.
Khá tiện, đúng không?
Chuẩn bị trước khi thực hiện Split Database
Trước khi bắt đầu quá trình split database, có một vài bước chuẩn bị nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng.
Đầu tiên, hãy sao lưu database.
Nhiều người thường bỏ qua bước này vì nghĩ rằng quá trình split rất đơn giản. Nhưng trong công việc liên quan đến dữ liệu, cẩn thận một chút luôn là điều nên làm.
Chỉ cần copy file database sang một thư mục khác là đủ.
Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng không có ai đang sử dụng file database. Nếu nhiều người mở file cùng lúc, Access có thể gặp lỗi trong quá trình tách dữ liệu.
Cuối cùng, bạn nên kiểm tra lại cấu trúc database. Các bảng dữ liệu cần được thiết kế đúng, và form chỉ nên dùng để nhập hoặc hiển thị dữ liệu.
Khi mọi thứ đã sẵn sàng, chúng ta có thể bắt đầu.
Các bước thực hiện Split Database trong Access 2021
Quá trình tách database thực ra chỉ mất vài phút. Access đã có sẵn công cụ hỗ trợ nên bạn không cần làm quá nhiều thao tác phức tạp.
Bước 1: Mở file database
Trước hết, bạn mở file Access database (.accdb) đang sử dụng.
Đây là file chứa cả dữ liệu và giao diện của hệ thống.
Bước 2: Truy cập Database Tools
Trên thanh menu của Access, bạn chọn tab:
Database Tools
Trong phần này có một công cụ khá quan trọng tên là Access Database Splitter.
Bạn chỉ cần nhấn vào Split Database.
Bước 3: Chọn vị trí lưu file Back-End
Sau khi chọn Split Database, Access sẽ yêu cầu bạn chọn nơi lưu file back-end.
Thông thường hệ thống sẽ gợi ý tên file dạng:
Database_be.accdb
Bạn có thể giữ nguyên hoặc đổi tên cho dễ quản lý. Ví dụ:
-
data_backend.accdb
-
database_data.accdb
Sau đó nhấn Split.
Access sẽ tự động thực hiện phần còn lại.
Bước 4: Access tạo Linked Tables
Sau khi hoàn tất, Access sẽ làm ba việc chính:
-
Di chuyển toàn bộ tables sang file back-end
-
Giữ lại form, query và report trong file front-end
-
Tạo linked tables để kết nối hai database
Nhờ vậy, khi người dùng nhập dữ liệu thông qua form, thông tin vẫn được lưu trực tiếp vào back-end.
Từ góc nhìn người sử dụng, gần như không có sự khác biệt nào. Họ vẫn làm việc như bình thường.
Chỉ có cấu trúc hệ thống bên trong là thay đổi.
Triển khai database cho nhiều người dùng
Sau khi database được tách, bước tiếp theo là triển khai cho người dùng trong mạng nội bộ.
Cách làm phổ biến nhất là:
-
đặt file back-end trên server hoặc thư mục mạng chung
-
mỗi người dùng có một file front-end riêng trên máy tính
Nhờ vậy nhiều người có thể làm việc cùng lúc mà vẫn đảm bảo dữ liệu được lưu tập trung.
Nếu sau này cần nâng cấp hệ thống, bạn chỉ cần chỉnh sửa file front-end rồi gửi phiên bản mới cho người dùng.
Dữ liệu trong back-end vẫn được giữ nguyên.
Một vài lưu ý khi sử dụng Split Database
Khi sử dụng split database, có vài điều nhỏ nhưng rất đáng chú ý.
Thứ nhất là đường dẫn đến file back-end. Nếu file này bị di chuyển sang thư mục khác, các linked tables sẽ mất kết nối. Lúc đó bạn cần cập nhật lại đường dẫn bằng công cụ Linked Table Manager.
Thứ hai là phân quyền truy cập thư mục dữ liệu. Điều này giúp tránh việc xóa nhầm file hoặc chỉnh sửa ngoài ý muốn.
Thứ ba là backup dữ liệu thường xuyên. File back-end chứa toàn bộ dữ liệu của hệ thống, vì vậy sao lưu định kỳ là việc không nên bỏ qua.
Kết luận
Split Database là một kỹ thuật khá quan trọng khi xây dựng hệ thống bằng Microsoft Access. Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể tách dữ liệu và giao diện thành hai phần riêng biệt.
Khi áp dụng đúng cách, hệ thống sẽ ổn định hơn, dễ quản lý hơn và phù hợp với môi trường có nhiều người dùng.
Nếu bạn đang xây dựng một ứng dụng quản lý bằng Access cho công ty hoặc nhóm làm việc, việc tách database gần như là bước nên làm sớm. Một thay đổi nhỏ thôi, nhưng đôi khi lại giúp cả hệ thống chạy mượt mà hơn rất nhiều.
