Có một nỗi đau rất quen mà dân làm slide chắc ai cũng từng gặp ít nhất một lần. Slide ở máy mình thì đẹp lung linh. Font chữ chuẩn chỉnh, chữ cách chữ vừa phải, tiêu đề nhìn rất “xịn”. Nhưng đến lúc mang sang máy khác mở lên thì… thôi rồi. Font bị đổi. Chữ bị giãn. Bố cục vỡ tung. Nhìn mà chỉ muốn thở dài: “Ủa, nãy mình làm cái gì sai vậy?”
Thực ra, lỗi đó không hiếm. Và nguyên nhân thường nằm ở một thứ rất nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng: font chữ không được nhúng (embed). Tin vui là PowerPoint 2019 cho phép bạn xử lý chuyện này khá gọn. Chỉ cần biết cách.
1. Vì sao PowerPoint 2019 hay bị lỗi font chữ?
Nói cho dễ hiểu nhé. Khi bạn dùng một font chữ trên máy mình, PowerPoint không mang theo font đó khi gửi file đi, trừ khi bạn yêu cầu nó làm vậy.
Nếu máy nhận file:
-
Không có font đó
-
Hoặc có phiên bản font khác
…PowerPoint sẽ tự động thay bằng font “gần giống nhất”. Và kết quả thì bạn đã biết rồi đó. Gần giống nhưng không giống. Nhìn lệch lệch, rất khó chịu.
Đặc biệt, nếu bạn dùng:
-
Font tải từ Internet
-
Font Việt hóa
-
Font thiết kế riêng cho công ty
…thì khả năng lỗi font khi mở trên máy khác là rất cao.
2. Nhúng font chữ là gì, và nó giải quyết được gì?
Nhúng font (Embed Fonts) nghĩa là PowerPoint sẽ đóng gói font chữ vào trong file trình chiếu. Khi bạn mang file sang máy khác, PowerPoint dùng chính font đã được nhúng đó để hiển thị.
Hiểu nôm na là:
-
Không cần máy kia cài font
-
Không sợ PowerPoint tự đổi font
-
Slide hiển thị giống hệt như bạn thiết kế
Nếu bạn thường xuyên:
-
Gửi slide cho người khác
-
Trình chiếu trên máy lạ
-
Nộp bài, báo cáo, thuyết trình
…thì nhúng font gần như là bước không nên bỏ qua.
3. Cách nhúng font chữ trong PowerPoint 2019 (rất nhanh)
Phần này làm một lần là nhớ luôn.
Bạn làm theo các bước sau:
-
Mở file PowerPoint 2019
-
Chọn File
-
Chọn Options
-
Vào mục Save
-
Tích vào ô Embed fonts in the file
Ngay bên dưới, bạn sẽ thấy hai lựa chọn:
-
Embed only the characters used in the presentation
-
Embed all characters
Mình sẽ nói kỹ hơn phần này ở đoạn sau.
4. Chọn “Embed only” hay “Embed all” thì tốt hơn?
Đây là chỗ nhiều người phân vân, và cũng rất dễ chọn nhầm.
-
Embed only the characters used
→ File nhẹ hơn
→ Phù hợp khi chỉ trình chiếu, không chỉnh sửa thêm -
Embed all characters
→ File nặng hơn một chút
→ Nhưng người khác mở file vẫn có thể chỉnh sửa chữ mà không lỗi font
Nếu bạn:
-
Chỉ trình chiếu
-
Không cần ai chỉnh sửa
→ Chọn Embed only là đủ.
Nếu bạn:
-
Gửi file cho người khác chỉnh
-
Làm việc nhóm
-
Lưu template dùng lâu dài
→ Nên chọn Embed all cho chắc ăn.
5. Những font không nhúng được – cần biết để tránh mất thời gian
Không phải font nào cũng nhúng được. Đây là sự thật hơi phũ, nhưng phải nói trước.
Một số font:
-
Bị giới hạn bản quyền
-
Không cho phép embed
Khi gặp font kiểu này, PowerPoint 2019 sẽ:
-
Không nhúng được
-
Hoặc không báo rõ ràng, nhưng khi mở ở máy khác vẫn lỗi
Cách xử lý:
-
Đổi sang font cho phép embed
-
Dùng font phổ biến hơn
-
Hoặc chuyển chữ thành hình ảnh (cách này dùng khi bất đắc dĩ)
6. Kiểm tra slide đã nhúng font thành công chưa?
Sau khi nhúng font, bạn nên kiểm tra lại một lần cho yên tâm.
Cách đơn giản nhất:
-
Copy file sang máy khác (hoặc máy ảo)
-
Mở thử
-
So sánh layout, font, khoảng cách chữ
Nếu mọi thứ vẫn giống y như máy gốc, thì bạn đã làm đúng.
7. Một vài lỗi thường gặp khi nhúng font PowerPoint 2019
Dù thao tác không khó, nhưng nhiều người vẫn hay vấp mấy lỗi này:
-
Quên nhúng font trước khi gửi file
-
Nhúng font xong nhưng lại đổi font khác
-
Dùng font không cho phép embed
-
File quá nặng do nhúng quá nhiều font
Mẹo nhỏ:
👉 Chỉ dùng 1–2 font cho cả bài. Vừa đẹp, vừa nhẹ file, vừa ít rủi ro.
8. Nhúng font có làm file nặng hơn không?
Có. Nhưng thường là không đáng kể.
Một file PowerPoint bình thường có thể tăng thêm vài trăm KB hoặc vài MB. So với việc slide hiển thị đúng hay sai, thì cái giá này rất đáng trả.
Trừ khi bạn:
-
Dùng quá nhiều font
-
Font quá nặng
-
Slide có nhiều hình ảnh lớn
…còn không thì nhúng font là chuyện nên làm.
