Có một sự thật khá buồn cười: rất nhiều người dùng Access 2019 để tạo database bài bản, nhưng khi nhập dữ liệu thì vẫn… mở Table lên và gõ trực tiếp vào đó. Nhìn thì nhanh đấy. Nhưng chỉ cần vài ngày là dữ liệu bắt đầu lộn xộn, sai chính tả, nhập thiếu, nhập nhầm.
Rồi đến lúc làm báo cáo mới thấy hậu quả.
Form nhập liệu sinh ra chính là để giải quyết chuyện đó. Nó giống như “quầy tiếp nhận” phía trước, còn Table chỉ là kho lưu trữ phía sau. Người dùng chỉ nên nhìn thấy Form, không nên đụng trực tiếp vào bảng dữ liệu.
Nghe có vẻ hơi cầu kỳ. Nhưng tin tôi đi, tạo Form không hề khó như bạn nghĩ.
Vì sao nên dùng Form thay vì nhập trực tiếp vào Table?
Table trong Access 2019 giống như bản ghi thô. Bạn có thể nhìn thấy tất cả cột, tất cả trường, kể cả những trường kỹ thuật mà người dùng không cần quan tâm.
Khi nhập trực tiếp vào Table:
-
Dễ sửa nhầm dữ liệu cũ
-
Dễ bỏ sót trường quan trọng
-
Không có hướng dẫn cụ thể
Còn Form thì khác.
Bạn có thể:
-
Ẩn bớt trường không cần nhập
-
Sắp xếp lại thứ tự hợp lý
-
Thêm mô tả, nhãn rõ ràng
-
Kiểm soát dữ liệu nhập vào
Nói ngắn gọn: Form giúp dữ liệu sạch hơn. Và khi dữ liệu sạch, mọi thứ phía sau đều dễ thở hơn.
Tạo Form nhanh trong Access 2019
Access 2019 cho phép bạn tạo Form chỉ trong vài giây.
Cách 1: Tạo Form tự động
-
Chọn Table cần tạo Form
-
Vào tab Create
-
Nhấn Form
Thế là xong.
Access sẽ tạo một Form hiển thị tất cả trường trong bảng đó. Bạn có thể di chuyển giữa các bản ghi bằng thanh điều hướng phía dưới.
Nhanh thật. Nhưng giao diện mặc định thường hơi đơn giản.
Nếu muốn chỉnh sửa lại cho đẹp hơn, bạn cần vào chế độ chỉnh sửa.
Chỉnh sửa Form bằng Layout View và Design View
Access 2019 có hai chế độ để chỉnh Form:
-
Layout View: chỉnh nhanh, dễ nhìn
-
Design View: chỉnh sâu, nhiều tùy chọn hơn
Nếu bạn chỉ muốn:
-
Kéo các trường lên xuống
-
Thay đổi kích thước
-
Căn chỉnh lại bố cục
Layout View là đủ.
Còn nếu muốn thêm nút bấm, Combo Box, hoặc chỉnh thuộc tính chi tiết, hãy vào Design View.
Chỉ cần nhấp chuột phải vào Form → chọn chế độ mong muốn.
Thêm Combo Box – Đỡ sai dữ liệu
Đây là phần mình thích nhất khi làm Form.
Ví dụ bạn có trường “Tỉnh/Thành”. Nếu để Text Box cho người dùng tự gõ, sẽ có đủ kiểu nhập: “HCM”, “TPHCM”, “Tp. Hồ Chí Minh”… Sau này lọc dữ liệu mệt vô cùng.
Giải pháp? Dùng Combo Box.
Cách thêm:
-
Vào Design View
-
Chọn công cụ Combo Box
-
Vẽ lên vị trí mong muốn
-
Làm theo Wizard
Bạn có thể chọn danh sách giá trị cố định hoặc lấy từ một bảng khác.
Kết quả là người dùng chỉ việc chọn, không cần gõ. Gọn gàng. Chuẩn chỉnh.
Thiết lập kiểm tra dữ liệu (Validation)
Một Form tốt không chỉ đẹp, mà còn phải biết “chặn lỗi”.
Bạn có thể thiết lập:
-
Không cho để trống (Required = Yes)
-
Giới hạn độ dài ký tự
-
Điều kiện kiểm tra
Ví dụ:
-
Ngày sinh không được lớn hơn ngày hiện tại
-
Số tiền phải lớn hơn 0
Chỉ cần mở Property Sheet của trường và chỉnh thuộc tính.
Làm bước này ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh cảnh sửa dữ liệu hàng loạt sau này.
Thêm nút bấm (Command Button)
Bạn muốn Form có nút:
-
Thêm bản ghi mới
-
Xóa bản ghi
-
Lưu
-
Đóng Form
Access 2019 có sẵn Command Button Wizard.
Trong Design View:
-
Chọn công cụ Button
-
Vẽ lên Form
-
Chọn hành động mong muốn (Record Navigation, Form Operations…)
Chỉ vài bước là có nút hoạt động ngay.
Form lúc này nhìn giống một phần mềm mini hơn là bảng nhập liệu.
Tạo Form dựa trên Query
Không phải lúc nào Form cũng phải dựa trên Table.
Bạn có thể tạo Query trước, ví dụ:
-
Chỉ hiển thị đơn hàng tháng này
-
Chỉ nhập khách hàng ở khu vực nhất định
Sau đó tạo Form từ Query đó.
Cách này giúp bạn kiểm soát dữ liệu tốt hơn và tránh hiển thị những trường không cần thiết.
Một vài lỗi thường gặp khi làm Form
-
Form không lưu dữ liệu vì chưa liên kết đúng Record Source
-
Sắp xếp trường lộn xộn, khó nhập
-
Không kiểm tra dữ liệu đầu vào
-
Cho phép chỉnh sửa những trường kỹ thuật không nên sửa
Nếu Form hoạt động không đúng, hãy kiểm tra thuộc tính Record Source trong Property Sheet.
Chỉ cần sai nguồn dữ liệu là Form sẽ không ghi nhận bản ghi mới.
