Cách Thực Hiện Form Nhập Liệu Trong Access 2010

Nếu bạn từng nhập dữ liệu trực tiếp vào bảng (Table) trong Access 2010, chắc hẳn cũng có lúc thấy hơi… chán. Màn hình toàn cột với hàng, nhìn giống Excel nhưng lại không “thoải mái” như Excel. Và nếu phải cho người khác nhập dữ liệu? Thôi rồi.

Đó là lúc Form nhập liệu xuất hiện như một vị cứu tinh.

Form trong Access giúp bạn tạo một giao diện thân thiện hơn để nhập dữ liệu. Có thể thêm nút bấm. Có thể kiểm soát thứ tự nhập. Có thể khóa những trường không cần chỉnh sửa. Nói chung là gọn gàng và chuyên nghiệp hơn hẳn.

Nghe hay không?

Vì sao nên dùng Form thay vì nhập trực tiếp vào Table?

Table giống như phần “hậu trường”. Nó lưu trữ dữ liệu thô. Nhưng Form mới là phần “mặt tiền”.

Khi bạn nhập trực tiếp vào Table:

Dễ nhập sai
Dễ chỉnh nhầm dữ liệu cũ
Khó kiểm soát thứ tự nhập

Còn khi dùng Form:

Giao diện rõ ràng hơn
Có thể thêm hướng dẫn
Có thể ẩn bớt trường không cần thiết
Có thể thêm kiểm tra dữ liệu

Nếu bạn xây dựng một hệ thống cho nhiều người dùng, Form gần như là bắt buộc.

Cách tạo Form nhập liệu nhanh trong Access 2010

Access 2010 khá “thân thiện” trong việc tạo Form tự động.

Cách 1: Tạo Form tự động

Chọn bảng (Table) muốn tạo Form
Vào tab Create
Nhấn nút Form

Chỉ vài giây, Access sẽ tạo một Form dựa trên cấu trúc bảng.

Tất cả các trường trong Table sẽ xuất hiện dưới dạng ô nhập liệu. Bạn có thể chuyển qua lại giữa các bản ghi bằng thanh điều hướng bên dưới.

Đơn giản. Nhanh. Dùng được ngay.

Nhưng nếu muốn tùy chỉnh sâu hơn? Ta cần thêm vài bước nữa.

Tùy chỉnh Form trong Design View

Để chỉnh sửa giao diện Form:

Nhấp chuột phải vào Form
Chọn Design View

Lúc này, bạn có thể:

Di chuyển vị trí các ô
Đổi kích thước
Thêm nhãn (Label)
Thay đổi font chữ

Bạn có thể sắp xếp lại các trường theo thứ tự logic hơn. Ví dụ:

Thông tin cá nhân trước
Thông tin liên hệ sau
Ghi chú ở cuối

Nhìn gọn gàng hơn hẳn.

Thêm điều khiển (Control) vào Form

Form không chỉ có Text Box.

Bạn có thể thêm:

Combo Box (hộp chọn danh sách)
Check Box (ô tích chọn)
Button (nút bấm)
Date Picker (chọn ngày)

Ví dụ, thay vì cho người dùng gõ “Nam” hoặc “Nữ”, bạn có thể dùng Combo Box để chọn sẵn. Giảm lỗi nhập liệu đáng kể.

Để thêm Combo Box:

Trong Design View, chọn Combo Box
Vẽ lên vị trí mong muốn
Làm theo hướng dẫn của Wizard

Access sẽ hỏi bạn muốn lấy dữ liệu từ đâu. Chỉ cần chọn bảng hoặc nhập danh sách giá trị.

Thế là xong.

Thiết lập kiểm tra dữ liệu

Đây là phần nhiều người bỏ qua nhưng cực kỳ quan trọng.

Bạn có thể thiết lập:

Không cho để trống (Required)
Giới hạn độ dài
Kiểm tra định dạng

Ví dụ:

Số điện thoại phải đủ 10 chữ số
Email phải đúng định dạng

Việc này giúp giảm sai sót ngay từ đầu. Đỡ phải sửa lại sau này.

Tạo nút bấm trên Form

Bạn muốn thêm nút:

Thêm bản ghi mới
Xóa bản ghi
Mở Form khác
Đóng Form

Access có sẵn Command Button Wizard.

Trong Design View:

Chọn Button
Vẽ lên Form
Làm theo hướng dẫn

Bạn có thể tạo nút “Lưu”, “Thoát”, hoặc “Tìm kiếm”.

Form lúc này nhìn chuyên nghiệp hẳn lên.

Form liên kết với Query

Không phải lúc nào Form cũng phải dựa trên Table. Bạn có thể tạo Form dựa trên Query.

Ví dụ:

Chỉ hiển thị khách hàng ở Hà Nội
Chỉ nhập đơn hàng trong tháng hiện tại

Chỉ cần tạo Query trước, rồi tạo Form từ Query đó.

Cách này giúp kiểm soát dữ liệu tốt hơn.

Prompt tạo ảnh 4:
Microsoft Access 2010 Form view displaying a clean data entry form with navigation buttons, modern office environment, realistic screen capture