Nếu bạn đang làm luận văn, báo cáo chương – mục rõ ràng, hoặc tài liệu có phần mở đầu, nội dung chính và phụ lục riêng biệt… chắc chắn bạn sẽ phải đánh số trang khác nhau cho từng phần. Ví dụ:
-
Phần mở đầu: i, ii, iii
-
Phần nội dung chính: 1, 2, 3
-
Phần phụ lục: A1, A2 hoặc tiếp tục số 1, 2…
Tin vui là Word 2021 hỗ trợ việc này rất tốt, chỉ cần bạn nắm nguyên tắc dùng Section Break và Page Number Format. Và yên tâm nhé—nghe có vẻ “chuyên môn” nhưng thật ra rất dễ làm.
Section trong Word 2021 là gì và vì sao phải dùng nó?
Section không phải trang. Cũng không phải chương. Section là khu vực của tài liệu mà bạn có thể áp dụng định dạng độc lập:
-
đánh số trang riêng
-
đổi header/footer
-
đổi hướng trang (ngang/dọc)
-
đổi lề theo từng phần
Vậy nên, muốn đánh số trang khác nhau → phải chia Section trước.
Bước 1: Tạo Section Break đúng vị trí cần tách số trang
Giả sử bạn cần:
-
Trang bìa: không số
-
Mục lục: số La Mã (i, ii, iii)
-
Nội dung chính: bắt đầu từ trang 1
Bạn phải chèn Section Break tại điểm chuyển phần.
Cách làm:
-
Đặt con trỏ cuối trang muốn tách section
-
Vào Layout (hoặc Page Layout) → Breaks
-
Chọn Next Page dưới mục Section Breaks
Làm vậy ở mỗi điểm thay đổi kiểu đánh số.
Section đúng chỗ = 50% thành công.
Bước 2: Tắt “Link to Previous” để section mới hoàn toàn độc lập
Đây là bước mà cực kỳ nhiều người quên!
Nếu bạn chèn số trang mà Section sau vẫn chạy tiếp số của section trước, nghĩa là Word đang liên kết header/footer.
Để tách nó ra:
-
Nhấp đúp vào Header hoặc Footer
-
Trên thanh Header & Footer Tools, nhấn Link to Previous để tắt
Khi nút không sáng nữa → section đã tách biệt.
Bước 3: Chèn số trang theo kiểu riêng từng section
Bây giờ mỗi section đã “độc lập”, bạn có thể đánh số khác nhau.
Thực hiện:
-
Mở Insert → Page Number
-
Chọn vị trí hiển thị (Top, Bottom…)
-
Mở lại Page Number → Format Page Numbers
-
Tùy chỉnh kiểu số:
-
i, ii, iii (La Mã)
-
1, 2, 3 (Ả rập)
-
A, B, C
-
hoặc bất kỳ kiểu nào Word hỗ trợ
-
-
Ở mục Page numbering, chọn:
-
Start at: để bắt đầu số mới (thường chọn 1)
-
hoặc Continue from previous section nếu muốn tiếp số
-
Ví dụ cực phổ biến:
-
Section 1: không số (bìa)
-
Section 2: i, ii, iii (mục lục)
-
Section 3: 1, 2, 3… (nội dung chính)
Bước 4: Ẩn số trang ở nơi không cần (như trang bìa)
Nếu bạn muốn trang bìa không có số trang, chỉ cần:
-
Vào header/footer của section
-
Đánh dấu Different First Page
Word sẽ tự ẩn số trang ở trang đầu tiên của section đó mà không ảnh hưởng trang sau.
Bước 5: Dùng Navigation Pane & thanh trạng thái để kiểm tra Section
Với tài liệu dài nhiều phần, đôi khi bạn tách section xong nhưng không chắc đã đúng.
Bạn có thể kiểm tra bằng:
Navigation Pane
Mở: View → Navigation Pane
→ giúp xem cấu trúc Heading, nhưng cũng thuận tiện để kiểm tra nội dung từng phần.
Thanh trạng thái Word
Nhấp vào header/footer, bạn sẽ thấy Word hiển thị:
Section 1, Section 2, Section 3…
→ rất dễ kiểm soát.
Lỗi thường gặp và cách xử lý nhanh
1. Đánh số trang bị nối tiếp dù bạn đã Start at 1?
→ Bạn quên tắt Link to Previous.
2. Section mới nhưng vẫn mang định dạng của section cũ?
→ Bạn cần tách cả Header và Footer.
3. Số trang bị sai toàn bộ khi thêm nội dung?
→ Chỉ cần Update Entire Table (nếu dùng TOC).
4. Đặt số trang La Mã nhưng Word vẫn hiển thị 1,2,3?
→ Kiểm tra lại Format Page Numbers.
Lời kết
Đánh số trang theo section trong Word 2021 không hề khó. Chỉ cần nhớ ba yếu tố quan trọng:
✔ Chia Section đúng vị trí
✔ Tắt Link to Previous
✔ Chỉnh Format Page Numbers từng section
Một khi nắm được 3 bước này, bạn có thể định dạng mọi loại tài liệu trong word 2021 để làm : luận văn, báo cáo, sách, tài liệu nội bộ… mà không gặp bất cứ rắc rối nào.
