Có một tình huống quen thuộc ở môi trường công sở: muốn đặt lịch họp nhưng không biết đồng nghiệp có rảnh không. Gửi tin nhắn hỏi thì chờ trả lời. Gọi điện thì ngại làm phiền. Đôi khi chỉ vì không xem được lịch của nhau mà cuộc họp phải dời tới dời lui mấy lần.
Nếu bạn đang dùng Outlook 2019, thật ra có một giải pháp rất đơn giản: Shared Calendar – chia sẻ lịch.
Chỉ cần thiết lập đúng cách, bạn có thể:
-
Xem thời gian rảnh/bận của đồng nghiệp
-
Đặt lịch họp nhanh chóng
-
Tránh trùng lịch
-
Quản lý công việc nhóm mượt hơn hẳn
Nghe thì có vẻ nhỏ nhặt, nhưng khi cả nhóm dùng quen rồi, hiệu quả rõ rệt lắm.
Shared Calendar trong Outlook 2019 là gì?
Hiểu gọn thế này:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy quyền bạn cấp).
Ví dụ:
-
Sếp xem được lịch của bạn để sắp xếp họp
-
Trợ lý đặt lịch thay bạn
-
Đồng nghiệp kiểm tra giờ rảnh trước khi gửi lời mời họp
Quan trọng là bạn hoàn toàn kiểm soát được mức độ chia sẻ.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 2019
Trước khi bắt đầu, cần lưu ý một điểm quan trọng:
👉 Tính năng chia sẻ lịch hoạt động đầy đủ khi bạn dùng tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365.
Nếu bạn đang dùng IMAP/POP3 thông thường, tính năng này sẽ bị hạn chế hoặc không khả dụng.
Nếu email của bạn là email công ty (Exchange), bạn có thể thực hiện đầy đủ các bước dưới đây.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 2019 (từng bước cụ thể)
Giờ vào phần thực hành nhé. Làm theo từng bước, rất dễ.
Bước 1: Mở Calendar
-
Mở Outlook 2019
-
Ở góc dưới bên trái, bấm biểu tượng Calendar
Lúc này bạn sẽ thấy lịch hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm vào Share Calendar
Outlook sẽ mở một email mời chia sẻ lịch.
Bước 3: Thêm người nhận và chọn mức quyền
Trong cửa sổ chia sẻ:
-
Nhập email người bạn muốn chia sẻ
-
Chọn mức chi tiết trong mục Details
Các mức phổ biến gồm:
-
Availability only
→ Người nhận chỉ thấy bạn rảnh hay bận (không xem chi tiết nội dung) -
Limited details
→ Xem được tiêu đề cơ bản -
Full details
→ Xem đầy đủ nội dung lịch
Ngoài ra, bạn có thể bấm Permissions để chỉnh sâu hơn:
-
Cho phép chỉnh sửa
-
Cho phép tạo sự kiện mới
-
Hoặc chỉ xem
Chọn xong → bấm Send.
Vậy là lời mời chia sẻ đã được gửi đi.
Người nhận sẽ làm gì?
Khi người nhận mở email mời chia sẻ:
-
Bấm Open this Calendar
-
Lịch của bạn sẽ xuất hiện song song với lịch của họ
Họ có thể bật/tắt lịch của bạn tùy ý khi xem.
Cách chỉnh sửa hoặc thu hồi quyền chia sẻ
Có thể bạn đã chia sẻ lịch rồi nhưng muốn thay đổi quyền. Không sao.
-
Vào Calendar
-
Chọn Calendar Permissions
-
Chọn tên người cần chỉnh
-
Thay đổi mức quyền
-
Bấm OK
Nếu muốn ngừng chia sẻ hoàn toàn, bạn chỉ cần xóa người đó khỏi danh sách quyền.
Mọi thứ có thể chỉnh lại bất cứ lúc nào.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 2019
Nếu người khác đã chia sẻ lịch cho bạn, bạn có thể mở như sau:
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
-
Bấm OK
Lịch của họ sẽ hiển thị cạnh lịch của bạn.
Cách này cực kỳ hữu ích khi đặt lịch họp nhóm.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền chỉnh sửa để trợ lý chủ động đặt và thay đổi lịch.
2. Nhóm dự án theo dõi tiến độ
Chỉ cần quyền xem chi tiết là đủ để tránh trùng giờ họp.
3. Phòng ban chia sẻ lịch chung
Tạo lịch chung để mọi người cập nhật sự kiện nội bộ.
Khi dùng quen rồi, bạn sẽ thấy công việc mượt hơn rất nhiều.
Một vài lỗi thường gặp khi chia sẻ lịch
Không thấy nút Share Calendar
Có thể bạn đang dùng IMAP/POP3 thay vì Exchange.
Người nhận không mở được lịch
Nguyên nhân có thể là:
-
Chưa cấp đúng quyền
-
Chính sách IT công ty hạn chế
-
Hai tài khoản không cùng hệ thống
Nếu nghi ngờ vấn đề hệ thống, nên kiểm tra với bộ phận IT.
Có nên chia sẻ toàn bộ chi tiết lịch không?
Điều này phụ thuộc vào môi trường làm việc.
-
Nội bộ thân thiết → có thể chia sẻ Full Details
-
Làm việc liên phòng ban → chỉ cần Availability Only là đủ
Không phải lúc nào cũng cần chia sẻ toàn bộ thông tin.
Kết lại ch
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2019 là một tính năng cực kỳ hữu ích nếu bạn làm việc theo nhóm. Nó giúp giảm nhắn tin qua lại, tránh nhầm lẫn giờ giấc và làm cho việc đặt lịch họp trở nên nhanh gọn hơn nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích thì lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy việc phối hợp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn hẳn.
Đôi khi, làm việc hiệu quả không nằm ở việc làm nhiều hơn, mà là dùng đúng công cụ mình đã có.
