Có một vấn đề mà gần như ai làm văn phòng cũng từng gặp: muốn hẹn họp mà không biết người kia có rảnh không. Nhắn tin hỏi thì chờ phản hồi. Gọi điện thì sợ làm phiền. Đôi khi chỉ vì lệch giờ trống mà cuộc họp phải dời đi dời lại.
Và đó là lúc Shared Calendar – chia sẻ lịch trong Outlook 2016 phát huy tác dụng.
Chỉ cần chia sẻ lịch đúng cách, bạn có thể:
-
Xem được thời gian rảnh của đồng nghiệp
-
Đặt lịch họp nhanh hơn
-
Tránh trùng lịch
-
Làm việc nhóm trôi chảy hơn hẳn
Nghe đơn giản, nhưng hiệu quả thật sự rất rõ ràng.
Shared Calendar là gì?
Hiểu gọn thế này:
Shared Calendar là tính năng cho phép bạn chia sẻ lịch làm việc của mình cho người khác xem hoặc chỉnh sửa (tùy quyền bạn cấp).
Ví dụ:
-
Sếp xem được lịch trống của bạn
-
Trợ lý có thể đặt lịch thay bạn
-
Đồng nghiệp kiểm tra xem bạn rảnh lúc nào
Tất nhiên, bạn kiểm soát được quyền xem đến mức nào.
Điều kiện để chia sẻ lịch trong Outlook 2016
Trước khi bắt đầu, có một điểm quan trọng:
👉 Tính năng chia sẻ lịch hoạt động tốt nhất với tài khoản Exchange hoặc Microsoft 365.
Nếu bạn dùng IMAP/POP3 thông thường, sẽ không có đầy đủ tính năng chia sẻ lịch nội bộ.
Nếu đang dùng email công ty (Exchange), bạn có thể tiếp tục.
Cách chia sẻ lịch trong Outlook 2016 (từng bước cụ thể)
Giờ vào phần thực hành nhé.
Bước 1: Mở phần Calendar
-
Mở Outlook 2016
-
Ở góc dưới bên trái, bấm vào biểu tượng Calendar
Bạn sẽ thấy lịch của mình hiển thị theo ngày, tuần hoặc tháng.
Bước 2: Chọn Share Calendar
-
Trong tab Home
-
Bấm Share Calendar
Outlook sẽ mở một cửa sổ email mới để bạn gửi lời mời chia sẻ.
Bước 3: Chọn người nhận và cấp quyền
Trong cửa sổ chia sẻ:
-
Nhập email người bạn muốn chia sẻ
-
Bấm Details để chọn mức quyền
Có một số mức phổ biến:
-
Availability only
→ Người nhận chỉ thấy bạn bận hay rảnh (không thấy chi tiết) -
Limited details
→ Thấy một phần nội dung -
Full details
→ Thấy đầy đủ thông tin lịch
Ngoài ra, bạn có thể vào Permissions để chỉnh sâu hơn:
-
Cho phép chỉnh sửa
-
Cho phép tạo lịch mới
-
Hoặc chỉ xem
Chọn xong → bấm Send.
Người nhận sẽ làm gì?
Khi người nhận mở email chia sẻ, họ chỉ cần:
-
Bấm Open this Calendar
Lịch của bạn sẽ xuất hiện bên cạnh lịch của họ. Rất tiện.
Cách chỉnh sửa quyền sau khi đã chia sẻ
Có thể bạn đã chia sẻ rồi nhưng muốn đổi quyền. Không sao.
-
Vào Calendar
-
Bấm Calendar Permissions
-
Chọn người cần chỉnh
-
Thay đổi mức quyền
-
Bấm OK
Mọi thứ có thể điều chỉnh lại bất cứ lúc nào.
Cách mở lịch của người khác trong Outlook 2016
Ngoài việc bạn chia sẻ lịch, bạn cũng có thể mở lịch của đồng nghiệp nếu họ đã cấp quyền.
-
Vào Calendar
-
Bấm Open Calendar
-
Chọn From Address Book
-
Tìm tên người cần xem
-
Bấm OK
Lịch của họ sẽ xuất hiện song song với lịch của bạn.
Bạn có thể xem:
-
Thời gian rảnh
-
Thời gian bận
-
Chi tiết (nếu được cấp quyền)
Rất hữu ích khi đặt lịch họp.
Một vài tình huống thực tế khi dùng Shared Calendar
1. Trợ lý quản lý lịch cho sếp
Cấp quyền chỉnh sửa để trợ lý đặt lịch thay.
2. Nhóm dự án theo dõi lịch nhau
Chỉ cần quyền xem chi tiết là đủ để tránh trùng giờ họp.
3. Phòng ban chia sẻ lịch chung
Tạo một lịch chung cho cả nhóm để mọi người theo dõi hoạt động.
Một vài lỗi thường gặp khi chia sẻ lịch
Không thấy nút Share Calendar
Khả năng cao bạn đang dùng IMAP/POP3, không phải Exchange.
Người nhận không mở được lịch
Có thể:
-
Chưa cấp đúng quyền
-
Email không cùng hệ thống
-
Chính sách IT công ty hạn chế
Trong trường hợp này, nên kiểm tra lại với quản trị hệ thống.
Có nên chia sẻ toàn bộ chi tiết lịch không?
Tùy môi trường làm việc.
Nếu là nội bộ thân thiết, bạn có thể chia sẻ Full Details.
Nếu chỉ cần người khác biết giờ rảnh/bận, chọn Availability only là đủ.
Đừng chia sẻ quá nhiều nếu không cần thiết. Lịch làm việc cũng là thông tin cá nhân.
Kết lại cho gọn
Chia sẻ lịch (Shared Calendar) trong Outlook 2016 là một tính năng cực kỳ hữu ích cho làm việc nhóm. Nó giúp giảm nhắn tin qua lại, giảm nhầm lẫn giờ giấc và làm cho việc đặt lịch họp trở nên nhanh gọn hơn nhiều.
Chỉ vài bước thiết lập, nhưng lợi ích thì lâu dài. Khi cả nhóm quen dùng Shared Calendar, bạn sẽ thấy mọi thứ trơn tru hơn hẳn.
Và đôi khi, làm việc hiệu quả không phải là làm nhiều hơn, mà là dùng đúng công cụ sẵn có.
