Có một chuyện khá quen khi dùng Office 2021: mở file Word, Excel hay PowerPoint lên, nhìn trên thanh tiêu đề thấy thêm dòng Compatibility Mode nằm ngay cạnh tên tài liệu. Lúc đầu nhiều người chẳng để tâm lắm. Cứ nghĩ chắc chỉ là một thông báo nhỏ thôi, kệ nó cũng được. Nhưng rồi dùng một lúc mới bắt đầu thấy hơi vướng. Có tính năng không bấm được, có chỗ định dạng bị giới hạn, đôi khi chèn đối tượng mới cũng không được mượt như mong muốn. Thế là câu hỏi xuất hiện rất tự nhiên: cái chế độ này là gì, và tắt nó bằng cách nào?
Thực ra, Compatibility Mode không phải lỗi. Nói ngay điều đó cho nhẹ đầu. Đây chỉ là chế độ tương thích mà Office 2021 dùng để mở những file được tạo từ phiên bản Office cũ hơn, hoặc lưu dưới định dạng cũ như .doc, .xls, .ppt. Nó tồn tại để giúp tài liệu cũ vẫn mở được ổn định, ít hỏng bố cục hơn khi chạy trên phiên bản mới. Nghe thì hợp lý hoàn toàn. Nhưng đổi lại, tài liệu sẽ không tận dụng được hết các tính năng hiện đại của Office 2021. Nói nôm na, phần mềm mới nhưng đang phải “chơi theo luật cũ” của file.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa tài liệu thoải mái hơn, dùng được đầy đủ công cụ mới, hoặc đơn giản là không thích nhìn thấy dòng Compatibility Mode mỗi lần mở file, thì chuyện tắt nó đi là rất đáng làm. Và tin vui là cách xử lý không hề phức tạp. Không cần phải dân kỹ thuật gì cả. Hiểu đúng bản chất một chút là làm được ngay.
Compatibility Mode trong Office 2021 thực chất là gì?
Nói ngắn gọn nhất, đây là chế độ giúp Office 2021 đọc và chỉnh sửa các file đời cũ mà vẫn giữ được khả năng tương thích với định dạng trước đây. Ví dụ phổ biến là file Word dạng .doc thay vì .docx, Excel dạng .xls thay vì .xlsx, hoặc PowerPoint dạng .ppt thay vì .pptx. Khi gặp những file kiểu này, Office 2021 thường tự đưa chúng vào Compatibility Mode.
Tại sao phải làm vậy? Vì nếu nhảy ngay sang chuẩn mới, một số tài liệu cũ có thể bị thay đổi bố cục, lỗi font, lệch bảng biểu, hoặc mất một vài thành phần vốn được thiết kế theo kiểu cũ. Microsoft không muốn chuyện đó xảy ra quá mạnh, nên họ tạo ra chế độ tương thích để giữ file “an toàn” hơn. Về mặt ý tưởng thì khá ổn. Nhưng rõ ràng là nó cũng mang theo vài hạn chế.
Cái hạn chế dễ thấy nhất là một số tính năng mới của Office 2021 sẽ bị tắt hoặc bị giới hạn. Bạn vẫn sửa được nội dung cơ bản, vẫn gõ chữ, chèn hình, chỉnh đoạn văn như thường, nhưng cảm giác không được thoải mái bằng khi làm việc với file định dạng mới. Kiểu như đang lái một chiếc xe khá ngon nhưng bị giới hạn số ấy. Chạy vẫn được, chỉ là chưa đã thôi.
Vì sao nên tắt Compatibility Mode?
Nếu bạn chỉ mở file ra xem rồi đóng lại, có thể thật sự không cần bận tâm nhiều. Nhưng nếu đang định chỉnh sửa sâu, làm mới bố cục, thêm biểu đồ, SmartArt, hiệu ứng PowerPoint, hay tận dụng một loạt tính năng mà Office 2021 hỗ trợ rất tốt, thì Compatibility Mode lại thành ra hơi phiền.
Lý do đầu tiên là chuyện tính năng. File càng ở chuẩn mới, bạn càng dùng được đầy đủ hơn những gì Office 2021 có. Không bị bó tay bởi mấy giới hạn từ định dạng cũ nữa. Điều này đặc biệt rõ với PowerPoint và Excel, nơi các tính năng nâng cao khá quan trọng.
Lý do thứ hai là tính ổn định lâu dài. Định dạng như .docx, .xlsx, .pptx nhẹ hơn, gọn hơn, và nhìn chung phù hợp hơn với môi trường làm việc hiện nay. Nếu bạn không còn lý do gì để giữ file ở dạng cũ nữa, thì việc chuyển lên chuẩn mới gần như là bước rất hợp lý.
Lý do thứ ba thì nghe cảm tính hơn một chút, nhưng thật: làm việc với file không còn Compatibility Mode thường cho cảm giác “mượt” hơn. Mọi thứ mở ra đúng tinh thần của Office 2021, không còn cái cảm giác đang bị cột vào phiên bản quá khứ.
Cách tắt Compatibility Mode trong Word 2021
Đây là phần nhiều người cần nhất, nên nói kỹ một chút. Điều quan trọng phải nhớ là: bạn không tắt Compatibility Mode bằng nút bật/tắt riêng. Cách đúng là chuyển file sang định dạng mới. Khi file không còn ở chuẩn cũ nữa, chế độ tương thích tự mất.
Bước 1: Mở file Word đang ở Compatibility Mode
Bạn mở tài liệu như bình thường. Nếu trên thanh tiêu đề có dòng Compatibility Mode, tức là file đang ở chế độ tương thích.
Bước 2: Chọn File
Bấm vào File ở góc trên bên trái.
Bước 3: Vào mục Info
Tại đây, trong nhiều trường hợp bạn sẽ thấy nút Convert. Nếu có, bạn chỉ cần bấm vào đó. Word sẽ hỏi xác nhận chuyển tài liệu sang định dạng hiện đại hơn. Đồng ý là xong.
Bước 4: Nếu không thấy Convert, dùng Save As
Không phải file nào cũng hiện nút Convert rõ ràng. Chuyện này bình thường thôi. Khi đó, cách chắc ăn nhất là chọn Save As rồi lưu tài liệu dưới dạng Word Document (*.docx).
Bạn có thể lưu đè lên file cũ hoặc lưu thành một file mới. Nếu tài liệu quan trọng, mình khuyên nên lưu thành file mới trước. Cẩn thận vậy vẫn yên tâm hơn.
Bước 5: Đóng file rồi mở lại
Sau khi lưu xong, đóng tài liệu và mở lại file vừa chuyển đổi. Nếu mọi thứ ổn, dòng Compatibility Mode sẽ biến mất.
Nghe có vẻ quá nhẹ nhàng nhỉ? Nhưng thật sự là vậy.
Cách tắt Compatibility Mode trong Excel 2021
Với Excel 2021, cách làm cũng tương tự, chỉ khác ở định dạng file.
Nếu file đang là .xls, bạn có thể làm như sau:
-
Mở file Excel
-
Chọn File
-
Vào Info
-
Nếu có nút Convert thì bấm vào
-
Nếu không thấy, chọn Save As
-
Lưu thành Excel Workbook (*.xlsx)
Sau đó đóng file, mở lại file mới và kiểm tra thanh tiêu đề. Nếu không còn dòng Compatibility Mode thì coi như xong.
Có một chi tiết nhỏ nhưng rất quan trọng với Excel: nếu file của bạn có macro, đừng lưu sang .xlsx một cách máy móc. Vì .xlsx có thể làm mất macro. Trường hợp đó bạn nên chọn .xlsm để vừa ra khỏi Compatibility Mode, vừa giữ được macro. Đây là chỗ nhiều người sơ ý lắm.
Cách tắt Compatibility Mode trong PowerPoint 2021
PowerPoint thì cũng cùng logic đó thôi. Nếu file đang là .ppt, bạn chỉ cần:
-
Mở file PowerPoint
-
Chọn File
-
Chọn Save As
-
Lưu dưới dạng PowerPoint Presentation (*.pptx)
-
Đóng rồi mở lại
Rất nhiều trường hợp chỉ cần vậy là dòng Compatibility Mode biến mất ngay.
Tuy nhiên, với PowerPoint, nếu bài trình chiếu cũ có nhiều hiệu ứng, âm thanh, video, hoặc đối tượng chèn được làm từ lâu, bạn vẫn nên lướt lại một lượt sau khi chuyển định dạng. Không phải để lo quá đâu, nhưng kiểm tra vẫn hơn. Nhất là khi bài thuyết trình sắp đem đi họp hoặc trình chiếu cho khách hàng.
Khi nào không nên tắt Compatibility Mode?
Nghe hơi ngược đúng không? Nhưng thật sự vẫn có lúc nên giữ nguyên.
Ví dụ, bạn còn phải gửi file cho người đang dùng Office rất cũ. Hoặc công ty, trường học, cơ quan của bạn vẫn còn nhiều máy chưa đồng bộ phiên bản. Trong những tình huống đó, giữ tài liệu ở định dạng cũ đôi khi lại an toàn hơn, vì nó bảo đảm người khác mở file không bị rối.
Ngoài ra, một số tài liệu cũ có bố cục nhạy cảm, font hiếm, bảng biểu dày, macro phức tạp hoặc đối tượng đặc biệt có thể thay đổi nhẹ khi chuyển sang chuẩn mới. Không phải lúc nào cũng gặp, nhưng hoàn toàn có khả năng. Bởi vậy, nếu tài liệu quan trọng, hãy lưu một bản sao trước khi convert. Việc đó không thừa đâu.
Những lỗi thường gặp khi chuyển file ra khỏi Compatibility Mode
Dù thao tác không khó, vẫn có vài chuyện rất hay gặp.
Bố cục thay đổi nhẹ
Đây là lỗi phổ biến nhất. Sau khi chuyển từ .doc sang .docx hoặc từ .ppt sang .pptx, khoảng cách dòng, tab, bảng, font hoặc vị trí hình ảnh có thể hơi thay đổi. Vì vậy đừng chuyển xong rồi gửi ngay. Hãy kiểm tra lại.
Mất macro trong Excel
Chuyện này mình nhắc lại vì nó quan trọng. Nếu file có macro mà lưu sang .xlsx, macro có thể biến mất. Khi đó hãy dùng .xlsm.
Không thấy nút Convert
Hoàn toàn bình thường. Không có Convert thì dùng Save As là được. Không cần quá băn khoăn.
Tưởng đã tắt nhưng file vẫn hiện Compatibility Mode
Lỗi này thường do bạn mở nhầm file cũ thay vì file mới vừa lưu. Nghe buồn cười thật, nhưng gặp không ít đâu.
Làm sao để biết Compatibility Mode đã tắt hẳn chưa?
Cách đơn giản nhất là đóng file lại rồi mở lại một lần nữa. Nhìn lên thanh tiêu đề. Nếu không còn dòng Compatibility Mode, nghĩa là bạn đã chuyển thành công.
Ngoài ra, bạn cũng sẽ cảm nhận được file dùng “thoáng” hơn. Một số tính năng trước đó bị giới hạn giờ có thể hoạt động bình thường. Việc chèn, chỉnh, định dạng cũng linh hoạt hơn. Không cần nhìn cũng thấy khác một chút.
Mẹo nhỏ để tránh gặp Compatibility Mode về sau
Có vài mẹo rất đơn giản nhưng khá hữu ích.
Thứ nhất, khi tạo tài liệu mới trong Office 2021, hãy luôn lưu ngay từ đầu ở định dạng chuẩn mới như .docx, .xlsx, .pptx.
Thứ hai, nếu nhận file từ người khác và thấy đang ở Compatibility Mode, hãy tự hỏi xem bạn có thật sự cần giữ tương thích với bản cũ không. Nếu không, cứ chuyển sang chuẩn mới càng sớm càng khỏe.
Thứ ba, với file quan trọng, luôn lưu thêm một bản sao trước khi chuyển đổi. Chuyện nhỏ thôi, nhưng nhiều lúc cứu mình thật.
